ALL. 1 CIG: D7 - CUP: F79H CAPITOLATO TECNICO

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1 ALL. 1 AFFIDAMENTO DI SERVIZI LOGISTICI, GESTIONALI E OPERATIVI NELL AMBITO DELLE INIZIATIVE PROGRAMMATE SUL PON GOVERNANCE E AZIONI DI SISTEMA 2007/2013 A VALERE SULLA PROGRAMMAZIONE COMUNITARIA FONDO SOCIALE EUROPEO (FSE) CIG: D7 - CUP: F79H CAPITOLATO TECNICO 1

2 INDICE 1. FINALITA DELL AFFIDAMENTO 2. PRESTAZIONI OGGETTO DELL'AFFIDAMENTO 3. MODALITA DI ESPLETAMENTO DELLE ATTIVITA' 4. ELABORATI DA PRODURRE 5. OBBLIGHI, ONERI E RESPONSABILITA DELL'AGGIUDICATARIO 6. DURATA 7. GESTIONE DEI SERVIZI DI TRASPORTO E DI SISTEMAZIONE ALBERGHIERA 2

3 1. FINALITA DELL AFFIDAMENTO Il Programma Operativo Nazionale Governance e Azioni di sistema (PON GAS) approvato con Decisione della Commissione C (2007) 5761 del 21 novembre 2007 e finanziato dal Fondo Sociale Europeo (FSE), prevede, per l Asse E - Capacità istituzionale, l Obiettivo specifico 5.5 Rafforzare ed integrare il sistema di governance ambientale ; lo stesso PON GAS individua, al paragrafo 4.5.3, il Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare (MATTM) quale beneficiario per l attuazione di interventi per il miglioramento della governance ambientale. Il Dipartimento delle Funzione Pubblica è l Organismo Intermedio di riferimento del Progetto. Le attività previste si sviluppano su due Azioni: Azione 7.A "Azioni orizzontali per l'integrazione ambientale" di competenza della DG SEC; Azione 7.B "Azioni di supporto ai processi di Valutazione Ambientale Strategica (VAS) e ai procedimenti di valutazione d'impatto Ambientale (VIA)" di competenza della Direzione Generale per le valutazioni ambientali del MATTM. Le Azioni 7.A e 7.B sono volte a garantire l integrazione della componente ambientale in sede di attuazione delle politiche regionali, attraverso il progressivo radicamento, nella prassi ordinaria, di criteri operativi, strumenti tecnici, procedure amministrative, gestionali e valutative nonché modelli organizzativi che favoriscono l innovazione istituzionale dei settori tematici ambientali, in risposta alle specifiche esigenze avanzate a livello territoriale. I destinatari delle iniziative promosse dal progetto sono le Pubbliche Amministrazioni delle Regioni obiettivo convergenza (Campania, Calabria, Puglia, Sicilia). Al fine di dare attuazione alle due Azioni la Società, nel corso delle annualità 2011 e 2012, ha già realizzato numerose iniziative di formazione rivolte ai funzionari della pubblica Amministrazione delle Regioni obiettivo convergenza nonché ad operatori economici e associazioni di categoria coinvolti nel processo dei Fondi Strutturati 2007/2013. Anche per il triennio , proseguiranno le attività con l obiettivo di completare le iniziative progettuali programmate. Per lo svolgimento delle suddette attività la Sogesid S.p.a. può avvalersi di terzi individuati nel pieno rispetto del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i. e della vigente normativa comunitaria e nazionale applicabile al FSE, con particolare riferimento: - al Regolamento (CE) N. 1081/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 5 luglio 2006 relativo al Fondo Sociale Europeo (FSE); - al Regolamento (CE) N. 1083/2006 del Consiglio dell'11 luglio 2006 recante disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e sul Fondo di coesione; - al Regolamento (CE) N. 1828/2006 della Commissione dell'8 dicembre 2006, che 3

4 stabilisce modalità di applicazione del citato Regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio; - al DPR 3 ottobre 2008, n. 196, che costituisce il Regolamento di esecuzione del Regolamento (CE) n. 1083/2006 recante disposizioni generali sul Fondo Europeo di Sviluppo Regionale, sul Fondo Sociale Europeo e sul Fondo di coesione; - al Vademecum per l ammissibilità della spesa al FSE che definisce gli aspetti rilevanti connessi alla regolarità e ammissibilità della spesa delle operazioni finanziate con il FSE; - alla Circolare n. 2 del 2 febbraio 2009 del Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali, recante Tipologia dei soggetti promotori, ammissibilità delle spese e massimali di costo per le attività rendicontate a cosi reali cofinanziate dal Fondo Sociale Europeo nell ambito dei Programmi Operativi Nazionali ; - alla Circolare del Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali n. 40 del 7 dicembre 2010 che disciplina l ammissibilità dei costi per gli Enti in House nell ambito del Fondo Sociale Europeo , a parziale modifica della Circolare n. 2 del 2 febbraio 2009; - al Manuale delle procedure di rendicontazione e certificazione degli interventi cofinanziati dal FSE del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. 2. PRESTAZIONI OGGETTO DELL'AFFIDAMENTO Di seguito si riporta il dettaglio dei servizi richiesti funzionali alla realizzazione delle iniziative progettuali programmate per il triennio a valere sulle linee di Azione 7.A e 7.B citate al punto 1. Ai fini di una corretta rendicontazione delle spese sostenute da parte della Sogesid S.p.A. l intera attività, di seguito dettagliata, dovrà essere sviluppata mantenendo distinte le somme da imputare alle iniziative afferenti l Azione 7A dalle iniziative afferenti l Azione 7B. Resta a carico della Sogesid S.p.a. il coordinamento generale (tecnico e gestionale) delle attività, quale interfaccia unica con il Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare DG per lo Sviluppo Sostenibile, il Clima e l Energia. Si specifica che: a) non sono ricompresi negli importi posti a base di gara i servizi di trasporto e di sistemazione alberghiera (incluso il pasto serale) descritti nel presente Capitolato Tecnico, per i quali è previsto il rimborso delle spese anticipate dall Aggiudicatario nei termini meglio specificati al punto 7 del presente Capitolato tecnico; b) non sono ricompresi nell importo a base di gara i compensi professionali da riconoscere ai docenti ed, eventualmente ai relatori, coinvolti nelle diverse iniziative oggetto delle prestazioni a base di gara. 4

5 Nell importo a base di gara sono da intendersi invece compresi tutti gli oneri e spese generali, che saranno sopportati dall affidatario, per la organizzazione e gestione dei servizi a rimborso di cui al presente articolo lettera a), nonché tutti gli oneri e spese generali, che saranno sopportati dall affidatario, per la organizzazione e gestione dei servizi il cui onere è a carico diretto della Sogesid e di cui al presente articolo lettera b). Di seguito si sviluppano i fabbisogni organizzativi per ciascuna tipologia di iniziativa/evento, suddiviso tra azione 7A e azione 7B. Nella tabella 1 si riporta una rappresentazione del numero delle azioni previste per le annualità 2013, 2014 e 2015: 5

6 Tabella 1: Numero di azioni previste nelle annualità 2013, 2014 e 2015 per le singole attività da realizzare Rif. Attività da realizzare 2.1 Conferenze (in sinergia 7A e 7B) 2.2 Moduli sviluppo competenza + accompagnamento on the job Annualità 2013 (le attività potranno attuarsi fino a Febbraio 2014) Annualità 2014 Annualità 2015 Totale per Azione A 4 7A 2 7A 6 7B 3 7B 5 7B Workshop 7A 5 7A 4 7A 9 7B 3 7B 5 7B Laboratori tematici 7B 4 7B 4 7B Evento di informazione e sensibilizzazione 2.6 Winter/Summer school 7B 0 1 7B 1 Totale per attività 7A 0 7A 4 7A Pubblicazioni 7A 5 7A 4 7A 9 7B 5 7B 4 7B Scambi di esperienze 7A 0 7A 2 7A 2 7B 1 7B 1 7B CONFERENZE (Iniziativa congiunta Azione 7A e Azione 7B) 2.1 Attività logistiche ai fini dell organizzazione di n. 2 Conferenze sulle tematiche afferenti l integrazione ambientale, lo sviluppo sostenibile e i processi valutativi ambientali. Le Conferenze, da tenersi in comune tra le Azioni 7A e 7B, si svolgeranno n. 1 nel corso dell annualità 2013 (durante il mese di Dicembre ) e n. 1 nel corso dell annualità 2015 (le data di svolgimento verrà comunicata dalla Sogesid S.p.A. all Affidatario entro il 31 dicembre 2014). Il numero dei partecipanti è stimato in 200 unità per la prima e per la seconda Conferenza; prevista inoltre la partecipazione di relatori per ciascuno dei due eventi. I servizi offerti dovranno garantire la migliore preparazione delle Conferenze, provvedendo alla gestione di tutti gli aspetti organizzativi dell evento. I servizi richiesti per ciascuna Conferenza sono i seguenti: 6

7 a) Attività di supporto logistico Indicazione di alcune sedi istituzionali di pregio (almeno tre opzioni) a Roma, idonee per lo svolgimento dell evento, in relazione a valutazioni di economicità e facilità di collegamento rispetto sia alla sede del MATTM, sia ai principali snodi ferroviari ed aerei, che siano integralmente idonee allo svolgimento della Conferenza. La sede dovrà inoltre avere le seguenti caratteristiche minime: sede di tipo istituzionale; n.1 sala con capienza di almeno n. 200 persone (in grado di ospitare la Plenaria della mattina e una delle due Tavole Rotonde in parallelo nel pomeriggio) dotata di cabina per i traduttori in simultaneo; n.1 sala antistante per la registrazione dei partecipanti e servizi di segreteria; n.1 sala attigua con capienza di almeno 100 persone nel pomeriggio (in grado di ospitare una delle due Tavole Rotonde in parallelo); n.1 saletta per la conferenza stampa e/o sala riunioni; n.1 sala contigua alla sala convegno per allestire il Coffe Break ed il Lunch;. Fra le sale individuate, la Sogesid S.p.A. sceglierà quella che meglio rientra nei parametri sopra esposti. Gestione degli spazi del convegno: allestimento (service audio-luci, addobbi floreali adeguati per gli spazi individuati, fondale, totem con scritte e loghi, ecc.), segnaletica, installazione dell attrezzatura informatica ed audiovisiva (servizio amplificazione, video proiezione, registrazione video, videoconferenza web in diretta da rendere disponibile sul sito del Progetto PON GAS Ambiente, con prova di buon funzionamento da effettuare entro un congruo numero di giorni dalla data della Conferenza), servizio fotografico (da effettuare nel corso dell evento ad orari prefissati, concordati con la Sogesid S.p.A.); Fornitura di un servizio di hostess (almeno 3) nelle sedi dell evento e per tutta la durata dell evento, adeguato per le sale adibite alla Conferenza e per quella riservata alla registrazione dei partecipanti; Fornitura, qualora richiesto, del servizio di traduzione simultanea con relativa postazione per gli operatori. Servizio di segreteria organizzativa funzionale a: completamento della mailing list sulla base dell indirizzario parziale fornito dalla Sogesid S.p.A., concordando con la Società modalità e tempi di restituzione della medesima; gestione della mailing list definitiva dei partecipanti concordata con la Sogesid S.p.A. (invio elettronico dell invito a partecipare, gestione delle mail, contatto telefonico con i partecipanti, recall di conferma della partecipazione, registrazione on line dei partecipanti sul sito del Progetto PON GAS con rilascio dell accredito digitale, periodico aggiornamento sul numero dei partecipanti confermati); ricevimento e ausilio ai partecipanti; mantenimento dei rapporti con i relatori; preparazione della documentazione preliminare e successiva all evento; raccolta e sistematizzazione degli atti per la successiva pubblicazione cartacea e digitale; distribuzione degli stampati; gestione delle richieste di rilascio degli attestati di partecipazione all evento; contatti con Università, enti di ricerca e ordini professionali per l attribuzione di crediti formativi ai partecipanti, ove richiesto. Al termine delle attività dovrà essere consegnata una lista aggiornata di tutti i partecipanti contenente nome, cognome, ente o struttura di riferimento, indirizzo 7

8 mail, riferimenti telefonici, indicazione richiesta di attestato di partecipazione, firma del funzionario presente all evento. Organizzazione e servizio di ufficio stampa (predisposizioni e divulgazione di comunicazione anche funzionali per eventuali conferenze stampa, anche attraverso diversi media di livello nazionale, regionale e locale e in coordinamento con gli Uffici stampa del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare; Servizio di coffee break continuato per un minimo di 200 partecipanti, con l utilizzo di prodotti tipici locali della Regione Lazio ( Km zero ) di produzione biologica e, per quei prodotti non producibili localmente (ad esempio, caffè, the, ecc.), la denominazione fair trade o commercio equo e solidale, da allestire in una sala attigua alle sale della Conferenza; Servizio di catering per n. 1 Lunch per un minimo di 200 partecipanti, con l utilizzo di prodotti tipici locali della Regione Lazio ( Km zero ) di produzione biologica e, per quei prodotti non producibili localmente (ad esempio, caffè, the, ecc.), la denominazione fair trade o commercio equo e solidale, da consumare in orario che verrà comunicato in una sala appositamente allestita in un area contigua alle sale della Conferenza. b) servizi di ospitalità Trattasi di servizio a rimborso spese, il cui importo non è incluso in quello posto a base di gara. Le modalità di gestione e rendicontazione delle spese anticipate dall Affidatario vengono disciplinate al punto 7 del presente Capitolato Tecnico. In particolare dovranno essere garantiti, per le unità di partecipanti che verrà indicato dalla Sogesid S.p.A., i seguenti servizi: il mantenimento dei contatti con i relatori e funzionari della PA obiettivo Convergenza segnalati dalla Sogesid S.p.A. con pertinente mailing list, ai fini della prenotazione, acquisto ed eventuale web check-in dei biglietti di viaggio per ognuno di essi; la sistemazione alberghiera per n. 1 notte (incluso il pasto serale) per ognuno dei relatori e dei funzionari della PA Obiettivo Convergenza, segnalati dalla Sogesid S.p.A., con pertinente mailing list; la fornitura delle indicazioni del percorso da effettuare tramite mezzi pubblici sia per raggiungere la sede alberghiera sia per raggiungere la sede dell evento. Qualora sussistano specifiche condizioni che rendono impossibile la fruizione dei mezzi pubblici individuati, la Società aggiudicataria dovrà prevedere un alternativa adeguata, previa autorizzazione della Sogesid S.p.A. L individuazione delle modalità di trasporto, nonché della sistemazione alberghiera dovranno acquisire una preventiva validazione da parte della Sogesid S.p.A. Trattandosi di servizi a rimborso spese - il cui corrispettivo non viene incluso nell importo a base di gara - per le modalità di rendicontazione dei servizi di trasporto 8

9 e di sistemazione alberghiera (ivi inclusi i pasti), si rimanda al punto 7 del presente Capitolato Tecnico. c) Materiali da produrre secondo la grafica indicata dalla Sogesid S.p.a. Produzione (in quadricromia) e affissione della documentazione afferente la comunicazione pubblica quali manifesti (in un numero adeguato all estensione delle sale); Produzione di brochure con informazioni rilevanti quali il programma dell evento e informazioni generali (da produrre per un numero pari ai partecipanti alla Conferenza); Produzione (in quadricromia) di cartelline porta documenti, che dovranno contenere la documentazione preliminare e successiva all evento nonché la brochure informativa (da produrre per un numero pari ai partecipanti alla Conferenza); Disponibilità di carta riciclata da inserire nelle cartelline porta documenti e penne con loghi (circa n. 200 unità). Tutti i prodotti forniti dall Aggiudicatario dovranno favorire la sostenibilità ecologica dei materiali impiegati e promuovere il riciclo degli stessi. Dovranno essere garantiti prodotti cartacei certificati FSC, PEFC, o similari. Tutti i materiali prodotti, sia in formato cartaceo che digitale, dovranno riportare i loghi di seguito indicati - che verranno forniti dalla Sogesid S.p.A. in recepimento ai parametri indicati dalla Commissione Europea: logo Unione Europea; logo Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali; logo della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento della Funzione Pubblica; logo del Fondo Sociale Europeo (FSE) 2007/2013; logo del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare; logo del Progetto PON GAS (FSE) 2007/2013; logo della Sogesid S.p.A. Sulla base della mailing list definitiva dei partecipanti concordata con la Sogesid S.p.A., l invio elettronico dell invito a partecipare deve essere concluso entro 15 giorni dall evento, previa acquisizione di casella postale elettronica dedicata del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare. I materiali di stampa (ivi inclusi manifesti e cartelline porta documenti) dovranno essere prodotti entro 10 giorni dall evento, salvo specifiche esigenze espresse successivamente dal personale Sogesid SpA. 9

10 La data di svolgimento della Conferenza programmata nel 2015 verrà comunicata dalla Sogesid S.p.A. entro il 2014 assicurando, sostanzialmente, uniformità quantitativa ed organizzativa rispetto al medesimo evento tenutosi nel MODULI SVILUPPO COMPETENZE 2.2. Attività logistiche ai fini dell organizzazione di n. 14 moduli di sviluppo delle competenze sulle tematiche dell integrazione ambientale, cambiamenti climatici e sviluppo sostenibile e delle valutazioni ambientali nell ambito della Programmazione Unitaria 2007/2013, destinati al personale delle Pubbliche Amministrazioni regionali e locali delle Regioni Obiettivo Convergenza e, secondariamente, previa verifica disponibilità dei posti, agli iscritti ad Ordini Professionali per garantire un coinvolgimento diretto di questi ultimi e dottorandi. L Aggiudicatario dovrà garantire la fornitura completa dei servizi di supporto organizzativo e logistico ai fini della realizzazione di n. 14 moduli di sviluppo delle competenze di cui: numero 6 moduli di sviluppo delle competenze sulle tematiche dell integrazione ambientale, a valere sull Azione 7A, da realizzare nelle annualità 2013 (per n. 4 moduli) e 2014 (per n. 2 eventi); numero 8 moduli di sviluppo delle competenze sulle tematiche delle valutazioni ambientali, a valere sull Azione 7B, da realizzare nelle annualità 2013 (per n. 3 moduli) e 2014 (per n. 5 moduli) Azione 7.A Attività logistiche ai fini dell organizzazione di n. 6 moduli di sviluppo delle competenza (n. 4 nel 2013 e n. 2 nel 2014) sulle tematiche afferenti i cambiamenti climatici e sviluppo sostenibile, destinati al personale della Pubblica Ammnistrazione delle Regioni Obiettivo Convergenza, anche attraverso il coinvolgimento degli Ordini Professionali. I moduli verranno articolati in due cicli da 40 ore per cinque giornate formative ciascuno (7 ore a giornata per un totale di 35 ore + 5 ore di assistenza on line) in cui le lezioni frontali si alterneranno all accompagnamento on the job. Su richiesta della Sogesid S.p.A. potrà essere prevista una diversa organizzazione dei moduli in termini di giornate dedicate lasciando comunque invariato il totale delle ore complessivamente programmate e il totale delle giornate previste. Il numero complessivo di docenti chiamati ad intervenire in ciascuna giornata è stimato in almeno 1-2 unità. Il numero dei discenti è stimato in 30 unità. I nominativi dei docenti saranno comunicati dalla Sogesid S.p.A.. Per l annualità 2013, si prevede la realizzazione di numero 4 moduli, da realizzarsi nel periodo ricompreso tra il 15 Settembre e il 20 Novembre 2013 presso i Capoluoghi di Regione o di Provincia delle Regioni Obiettivo Convergenza. In particolare è prevista la realizzazione delle seguenti attività ripartite tra le Regioni interessate: 10

11 - Regione Calabria: numero 1 modulo per lo sviluppo delle competenze (articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job); - Regione Campania: numero 1 modulo per lo sviluppo delle competenze (ciascuno articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job); - Regione Puglia: numero 1 modulo per lo sviluppo delle competenze (articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job); - Regione Sicilia: numero 1 modulo per lo sviluppo delle competenze (articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job). I servizi offerti dovranno garantire la migliore preparazione delle attività, della durata di circa 8 ore giornaliere (di cui 7 ore effettive di attività formativa), provvedendo alla gestione di tutti gli aspetti organizzativi dell evento. Per quanto attiene alle attività afferenti l annualità 2014, entro il 31/12/2013 la Sogesid S.p.A. provvederà a comunicare all affidatario le Regioni dell obiettivo convergenza (con Capoluoghi di Regioni e/o Provincia) nelle quali si svolgeranno le stesse. Le modalità di svolgimento e il numero dei destinatari coinvolti in ciascuna iniziativa saranno analoghe ai medesimi eventi realizzati nell annualità In particolare i servizi richiesti sono i seguenti: a) Attività di supporto logistico - Individuazione di almeno due sedi istituzionali per Capoluoghi di Regione e 2 sedi istituzionali per Capoluoghi di Provincia idonee all operatività dell iniziativa in relazione a valutazioni di economicità e di facilità di collegamento rispetto sia alla sede della Regione/Provincia interessata sia ai principali snodi ferroviari ed aerei e che siano integralmente idonee allo svolgimento delle attività formative. Tra le opzioni delle sedi istituzionali da individuare devono essere ricompresi eventuali e adeguati spazi, messi a disposizione dalla Regione/Provincia. La sala dovrà inoltre avere le seguenti caratteristiche minime: - capienza di almeno n. 30/40 persone; - spazio antistante per la registrazione dei partecipanti; - i posti a sedere all interno della sala dovranno essere dotati anche di un ripiano di appoggio, di dimensioni utili a permettere ai discenti di prendere appunti e consultare dispense e materiale didattico fornito. Fra le sale individuate la Sogesid S.p.A. sceglierà quella che meglio rientra nei parametri sopra esposti. Gestione degli spazi dell evento: allestimento (service audio-luci, rete Wi-Fi), segnaletica, installazione dell attrezzatura informatica ed audiovisiva (servizio amplificazione, videoproiezione, disponibilità di personal computer per la proiezione dei supporti didattici). Servizio fotografico (da effettuare nel corso dell evento ad 11

12 orari prefissati, concordati con la Sogesid S.p.A.). Per le attività di accompagnamento on the job, si dovranno predisporre numero 8 postazioni di lavoro di gruppo aventi dimensioni utili ad ospitare ognuna 4 discenti, i quali dovranno essere messi in condizione di lavorare potendo interloquire e collaborare tra loro. Le postazioni, inoltre, dovranno essere organizzate in modo da rendere possibile la visuale reciproca fra i discenti; Servizio di segreteria organizzativa funzionale a: completamento della mailing list sulla base dell indirizzario parziale fornito dalla Sogesid S.p.A. (incluso coinvolgimento di ANCI), concordando con la Sogesid S.p.A. modalità e tempi di restituzione della medesima; gestione della mailing list definitiva dei partecipanti concordata con la Sogesid S.p.A. (invio elettronico dell invito a partecipare, gestione delle mail, contatto telefonico con i partecipanti, recall di conferma della partecipazione, periodico aggiornamento sul numero dei partecipanti confermati); ricevimento e ausilio ai partecipanti; mantenimento dei rapporti con i docenti; preparazione della documentazione preliminare e successiva all evento; distribuzione degli stampati (ove richiesto); gestione delle richieste di rilascio degli attestati di partecipazione all evento; contatti con Università, enti di ricerca e ordini professionali per l attribuzione di crediti formativi ai discenti ove richiesto. L aggiudicatario dovrà assicurare la corretta compilazione in ogni sua parte, dei registri presenze vidimati dal Dipartimento della Funzione Pubblica e forniti dal personale Sogesid S.p.A.; Servizio di coffee break continuativo per 30/40 unità; Servizio di catering sala contigua per n. 1 Light lunch per un massimo di 30/40 unità, con l utilizzo di prodotti tipici locali delle Regioni dell Obiettivo Convergenza ( Km zero ) di produzione biologica e, per quei prodotti non producibili localmente (ad esempio, caffè, the, ecc.), la denominazione fair trade o commercio equo e solidale. b) servizi di ospitalità Trattasi di servizio a rimborso spese, il cui importo non è incluso in quello posto a base di gara. Le modalità di gestione e rendicontazione delle spese anticipate dall Affidatario vengono disciplinate al punto 7 del presente Capitolato Tecnico. Tali servizi dovranno essere assicurati orientativamente per n. 2-3 unità a giornata (1-2 docenti + 1 referente Sogesid S.p.A. preposto alle attività) per ciascuna giornata di attività. In particolare, dovranno essere garantiti: mantenimento dei contatti con i docenti ed il personale della Sogesid S.p.A. preposto alle attività ai fini della prenotazione, acquisto ed eventuale web check-in dei biglietti di viaggio per ognuno di essi; gestione delle spese di trasferimento dei discenti dalla sede abitativa alla sede dell evento, qualora disagiata, con esclusivo riferimento all utilizzo dei mezzi pubblici, che dovranno essere motivate dal discente stesso e preventivamente autorizzate dalla Sogesid S.p.A.; 12

13 sistemazione alberghiera per n. 1 notte (incluso il pasto serale) per ciascuna giornata di attività per i docenti ed il personale della Sogesid S.p.A. preposto alle attività (orientativamente numero 2 persone); fornitura ai docenti e personale Sogesid S.p.A. delle indicazioni del percorso da effettuare tramite mezzi pubblici sia per giungere alla sede alberghiera sia per giungere alla sede dell evento. Qualora sussistano specifiche condizioni che rendono impossibile la fruizione dei mezzi pubblici individuati, la Società aggiudicataria dovrà prevedere un alternativa adeguata, previa autorizzazione della Sogesid S.p.A. L individuazione delle modalità di trasporto, nonché della sistemazione alberghiera saranno definite a valle di una preventiva validazione da parte della Sogesid S.p.A. c) Materiale grafico e kit partecipanti - Disponibilità di carta riciclata nonché penne con loghi (n. 30 unità, salvo specifiche indicazioni fornite dalla Sogesid SpA); - Produzione di materiale stampato (qualora richiesto), che Sogesid avrà cura di trasmettere all Affidatario in formato digitale (n. 30 unità, salvo specifiche indicazioni fornite dalla Sogesid SpA). Tutti i materiali prodotti dovranno favorire la sostenibilità ecologica dei materiali impiegati e promuovere il riciclo degli stessi. Dovranno essere garantiti prodotti cartacei certificati FSC, PEFC, o similari. Tutti i materiali prodotti, sia in formato cartaceo che digitale, dovranno riportare i loghi di seguito indicati - che verranno forniti dalla Sogesid S.p.A. in recepimento ai parametri indicati dalla Commissione Europea: logo Unione Europea; logo Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali; logo della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento della Funzione Pubblica; logo del Fondo Sociale Europeo (FSE) 2007/2013; logo del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare; logo del Progetto PON GAS (FSE) 2007/2013; logo della Sogesid S.p.A. Sulla base della mailing list definitiva dei partecipanti concordata con la Sogesid S.p.A., l invio elettronico dell invito a partecipare deve essere concluso entro 15 giorni dall evento, previa acquisizione di casella postale elettronica dedicata del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare. I materiali di stampa (ivi incluse slides delle lezioni, dispense) dovranno essere prodotti entro 10 giorni dall evento, salvo specifiche esigenze espresse successivamente dal 13

14 personale Sogesid S.p.A Azione 7.B Attività logistiche ai fini dell organizzazione di n. 8 moduli (n. 3 nel 2013 e n. 5 nel 2014) di sviluppo delle competenza sulle tematiche dell integrazione ambientale, destinati al personale delle Regioni Obiettivo Convergenza, anche attraverso il coinvolgimento degli Ordini Professionali. I moduli verranno articolati in due cicli da 40 ore per cinque giornate formative ciascuno (7 ore a giornata per un totale di 35 ore + 5 ore di assistenza on line) in cui le lezioni frontali si alterneranno all accompagnamento on the job. Su richiesta della Sogesid S.p.A. potrà essere prevista una diversa organizzazione dei moduli in termini di giornate dedicate lasciando invariato il totale delle ore complessivamente programmate e il totale delle giornate previste. Il numero complessivo di docenti chiamati ad intervenire in ciascuna giornata è indicativamente pari a 1-2 unità. I nominativi dei docenti saranno comunicati dalla Sogesid S.p.A.. Il numero dei discenti è indicativamente pari a 30/40 unità. Per l annualità 2013, si prevede la realizzazione di numero 3 moduli, da realizzarsi tra i mesi di Luglio 2013 e Novembre 2013 presso i capoluoghi di Regione o di Provincia delle Regioni Obiettivo Convergenza. In particolare è prevista la realizzazione delle seguenti attività ripartite tra le Regioni interessate: - Regione Calabria: numero 1 modulo per lo sviluppo delle competenze (articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job); - Regione Campania: numero 2 moduli per lo sviluppo delle competenze (ciascuno articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job). Per quanto riguarda l annualità 2014, si prevede di realizzare n. 5 moduli di sviluppo competenze, così articolati: - Regione Puglia: numero 1 modulo per lo sviluppo delle competenze (articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job), da realizzarsi entro il bimestre Gennaio-Febbraio 2014; - Regione Sicilia: numero 1 modulo per lo sviluppo delle competenze (articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job), da realizzarsi entro il bimestre Gennaio-Febbraio 2014; Per i restanti tre moduli da realizzare in Regione Calabria e Campania, di seguito specificati, le date verranno fornite dalla Sogesid S.p.A. entro il 31/12/2013: - Regione Calabria: numero 1 modulo per lo sviluppo delle competenze (articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job); 14

15 - Regione Campania: numero 2 moduli per lo sviluppo delle competenze (ciascuno articolato in attività formativa con lezioni frontali e attività formativa di accompagnamento on the job). I servizi offerti dovranno garantire la migliore preparazione delle attività, della durata di circa 8 ore giornaliere (di cui 7 ore effettive di attività formativa), provvedendo alla gestione di tutti gli aspetti organizzativi dell evento. Per quanto attiene alle attività afferenti l annualità 2014, entro il 31/12/2013 la Sogesid S.p.A. provvederà a comunicare all affidatario le Regioni dell obiettivo convergenza (con Capoluoghi di Regioni e/o Provincia) nelle quali si svolgeranno le stesse. Le modalità di svolgimento e il numero dei destinatari coinvolti in ciascuna iniziativa saranno analoghe ai medesimi eventi realizzati nell annualità In particolare i servizi richiesti per ciascuna iniziativa sono: a )Attività di supporto logistico Individuazione di almeno due sedi istituzionali per Capoluoghi di Regione e 2 sedi Istituzionali per Capoluoghi di Provincia idonee all operatività dell iniziativa in relazione a valutazioni di economicità e di facilità di collegamento rispetto sia alla sede della Regione/Provincia interessata sia ai principali snodi ferroviari ed aerei e che siano integralmente idonee allo svolgimento delle attività formative. Tra le opzioni delle sedi istituzionali da individuare devono essere ricompresi eventuali e adeguati spazi, messi a disposizione dalla Regione/Provincia. La sala dovrà inoltre avere le seguenti caratteristiche minime: capienza di almeno n. 30/40 persone. L attività formativa è indirizzata prioritariamente al personale della Pubblica Amministrazione delle Regioni Obiettivo Convergenza e, secondariamente, previa verifica disponibilità dei posti, agli iscritti ad Ordini Professionali per garantire un coinvolgimento diretto di questi ultimi e dottorandi; 1o spazio antistante per la registrazione dei partecipanti; i posti a sedere all interno della sala dovranno essere dotati anche di un ripiano di appoggio, di dimensioni utili a permettere ai discenti di prendere appunti e consultare dispense e materiale didattico fornito. Fra le sale individuate la Sogesid S.p.A. sceglierà quella che meglio rientra nei parametri sopra esposti; Gestione degli spazi dell evento: allestimento (service audio-luci), segnaletica, installazione dell attrezzatura informatica ed audiovisiva (servizio amplificazione, videoproiezione, disponibilità di personal computer per la proiezione dei supporti didattici). Servizio fotografico (da effettuare nel corso dell evento ad orari prefissati, concordati con la Sogesid S.p.A.). Per le attività di accompagnamento on the job, si dovranno predisporre numero 8 postazioni di lavoro di gruppo aventi dimensioni utili ad ospitare ognuna 4 discenti, i quali dovranno essere messi in condizione di lavorare potendo interloquire e collaborare tra loro. Le postazioni, 15

16 inoltre, dovranno essere organizzate in modo da rendere possibile la visuale reciproca fra i discenti; Servizio di segreteria organizzativa funzionale a: completamento della mailing list sulla base dell indirizzario parziale fornito dalla Sogesid S.p.A., concordando con la Società modalità e tempi di restituzione della medesima; gestione della mailing list definitiva dei partecipanti concordata con la Sogesid S.p.A. (invio elettronico dell invito a partecipare, gestione delle mail, contatto telefonico con i partecipanti, recall di conferma della partecipazione, periodico aggiornamento sul numero dei partecipanti confermati); ricevimento e ausilio ai partecipanti; mantenimento dei rapporti con i docenti; preparazione della documentazione preliminare e successiva all evento; distribuzione degli stampati; gestione delle richieste di rilascio degli attestati di partecipazione all evento; contatti con Università, enti di ricerca e ordini professionali per l attribuzione di crediti formativi ai discenti. L aggiudicatario dovrà assicurare la corretta compilazione in ogni sua parte, dei registri presenze vidimati dal Dipartimento della Funzione Pubblica e forniti dal personale Sogesid S.p.A.; Servizio di coffee break continuativo per 30/40 unità; Servizio di catering per n. 1 Light lunch fino ad un massimo di 30/40unità, con l utilizzo di prodotti tipici locali delle Regioni dell Obiettivo Convergenza ( Km zero ) di produzione biologica e, per quei prodotti non producibili localmente (ad esempio, caffè, the, ecc.), la denominazione fair trade o commercio equo e solidale. b) servizi di ospitalità Trattasi di servizio a rimborso spese, il cui importo non è incluso in quello posto a base di gara. Le modalità di gestione e rendicontazione delle spese anticipate dall Affidatario vengono disciplinate al punto 7 del presente Capitolato Tecnico. Tali servizi dovranno essere assicurati orientativamente per n. 2/3 unità (1/2 docenti + 1 referente Sogesid S.p.A. preposto alle attività) per ciascuna giornata di attività. In particolare, dovranno essere garantiti: mantenimento dei contatti con i relatori ed il personale della Sogesid S.p.A. preposto alle attività ai fini della prenotazione, acquisto ed eventuale web check-in dei biglietti di viaggio per ognuno di essi; gestione delle spese di trasferimento dei discenti dalla sede abitativa alla sede dell evento, qualora disagiata, con esclusivo riferimento all utilizzo dei mezzi pubblici, che dovranno essere motivate dal discente stesso e preventivamente autorizzate dalla Sogesid S.p.A.; sistemazione alberghiera per n. 1 notte (incluso il pasto serale) per ciascuna giornata di attività per i docenti ed il personale della Sogesid S.p.A. preposto alle attività (orientativamente numero 2/3 persone); fornitura ai docenti e personale Sogesid S.p.A. delle indicazioni del percorso da effettuare tramite mezzi pubblici sia per giungere alla sede alberghiera sia per 16

17 giungere alla sede dell evento. Qualora sussistano specifiche condizioni che rendono impossibile la fruizione dei mezzi pubblici individuati, la Società aggiudicataria dovrà prevedere un alternativa adeguata, previa autorizzazione della Sogesid S.p.A. L individuazione delle modalità di trasporto, nonché della sistemazione alberghiera saranno definite a valle di una preventiva validazione da parte della Sogesid S.p.A. c) Materiale grafico e kit partecipanti - Disponibilità di carta ecologica nonché penne con loghi (n. 30 unità, salvo specifiche indicazioni fornite dalla Sogesid S.p.A.); - Produzione di materiale stampato, che Sogesid avrà cura di trasmettere all Affidatario in formato digitale (n. 30 unità, salvo specifiche indicazioni fornite dalla Sogesid S.p.A.). Tutti i materiali prodotti dovranno favorire la sostenibilità ecologica dei materiali impiegati e promuovere il riciclo degli stessi. Dovranno essere garantiti prodotti cartacei certificati FSC, PEFC, o similari. Tutti i materiali prodotti, sia in formato cartaceo che digitale, dovranno riportare i loghi di seguito indicati - che verranno forniti dalla Sogesid S.p.A. in recepimento ai parametri indicati dalla Commissione Europea: logo Unione Europea; logo Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali; logo della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento della Funzione Pubblica; logo del Fondo Sociale Europeo (FSE) 2007/2013; logo del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare; logo del Progetto PON GAS (FSE) 2007/2013; logo della Sogesid S.p.A. Sulla base della mailing list definitiva dei partecipanti concordata con la Sogesid S.p.A., l invio elettronico dell invito a partecipare deve essere concluso entro 15 giorni dall evento, previa acquisizione di casella postale elettronica dedicata del Ministero dell Ambiente e della Tutela del territorio e del Mare. I materiali di stampa dovranno essere prodotti entro 10 giorni dall evento, salvo specifiche esigenze espresse successivamente dal personale Sogesid S.p.A.. I materiali (slides delle lezioni, dispense) dovranno essere prodotti entro 5 giorni dall evento, salvo specifiche esigenze espresse successivamente dal personale Sogesid S.p.A. 17

18 WORKSHOP 2.3 Attività logistiche ai fini dell organizzazione di n. 17 workshop aventi carattere tecnico, sulle tematiche dell integrazione ambientale e delle valutazioni ambientali. L Aggiudicatario dovrà garantire la fornitura completa dei servizi di supporto organizzativo e logistico ai fini della realizzazione di n. 17 workshop tecnici di cui: numero 9 workshop sulle tematiche dell integrazione ambientale, a valere sull Azione 7A, da realizzare nelle annualità 2013 (per numero 5 eventi) e 2014 (per numero 4 eventi); numero 8 workshop sulle tematiche delle valutazioni ambientali, a valere sull Azione 7B, da realizzare nelle annualità 2013 (per numero 3 eventi) e 2014 (per numero 5 eventi) Azione 7.A Attività logistiche ai fini dell organizzazione di n. 9 workshop (di cui n. 5 nel 2013 e n. 4 nel 2014) aventi carattere tecnico, sulle tematiche dell integrazione ambientale e delle valutazioni ambientali. Rispetto all annualità 2013, i 5 workshop tecnici previsti verranno realizzati: n. 1 a Roma e n. 4 nei Capoluoghi Regionali delle Regioni dell Obiettivo Convergenza (Calabria, Campania, Puglia e Sicilia), tra i mesi di Luglio e Novembre I workshop, da svolgere ognuno in una giornata singola, si terranno presso sedi regionali ed istituzionali di pregio che verranno individuate in almeno n. 2 proposte a cura dell Affidatario. Per ciascun workshop tecnico si prevede un numero di partecipanti fino ad un massimo di 50 unità nonché la partecipazione di un numero complessivo di relatori indicativamente ricompreso tra le 6 e le 12 unità. I nominativi dei relatori saranno comunicati dalla Sogesid S.p.A. I servizi offerti dovranno garantire la migliore preparazione delle attività, della durata di circa 8 ore per ciascun workshop, provvedendo alla gestione di tutti gli aspetti organizzativi dell evento. Per quanto attiene ai n. 4 workshop previsti nell annualità 2014, entro il 31/12/2013 la Sogesid S.p.A. provvederà a comunicare all affidatario le Regioni dell obiettivo convergenza (con Capoluoghi di Regioni e/o Provincia) nelle quali si svolgeranno gli stessi. Per quanto attiene le modalità di svolgimento dei n. 4 workshop, il numero dei destinatari coinvolti in ciascuna iniziativa sarà analogo ai medesimi eventi realizzati nell annualità In particolare i servizi richiesti per ciascuna iniziativa sono: a) Attività di supporto logistico - Individuazione di sedi istituzionali (almeno due opzioni) a Roma nonché nelle 4 Regioni dell Obiettivo Convergenza (Calabria, Campania, Puglia e Sicilia) in relazione alla facilità di collegamento rispetto sia alla sede del Ministero 18

19 dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare (nel caso del workshop di Roma) che alla sede della Regione interessata (nel caso dei workshop regionali). La scelta dovrà altresì prendere in considerazione la facilità di collegamento delle sedi dai principali snodi ferroviari ed aerei. La sala che ospiterà il workshop dovrà inoltre avere le seguenti caratteristiche minime: capienza di almeno n. 70 persone; 1 sala antistante per registrazione partecipanti; i posti a sedere all interno della sala dovranno essere dotati anche di un ripiano di appoggio, di dimensioni utili a permettere ai partecipanti di prendere appunti e consultare il materiale fornito. Fra le sale individuate la Sogesid S.p.A. sceglierà quella che meglio rientra nei parametri sopra esposti; Gestione degli spazi dell evento: allestimento (service audio-luci, totem con scritte e loghi), segnaletica, installazione dell attrezzatura informatica ed audiovisiva (servizio amplificazione, videoproiezione, eventuale disponibilità di personal computer sulla base di specifiche richieste in sede di organizzazione dell evento), registrazione video (per la durata massima di 1 ora), servizio fotografico (da effettuare nel corso dell evento ad orari prefissati, concordati con la Sogesid S.p.A.), rete WI-FI; Servizio hostess: dovrà essere garantito un servizio di hostess (almeno n. 2) per la sala del convegno e per la registrazione dei partecipanti; Servizio di segreteria organizzativa funzionale a: completamento della mailing list sulla base dell indirizzario parziale fornito dalla Sogesid S.p.A., concordando con la Società modalità e tempi di restituzione della medesima; gestione della mailing list definitiva dei partecipanti concordata con la Sogesid S.p.A. (invio elettronico dell invito a partecipare, gestione delle mail, contatto telefonico con i partecipanti, recall di conferma della partecipazione, periodico aggiornamento sul numero dei partecipanti confermati); ricevimento e ausilio ai partecipanti; mantenimento dei rapporti con i docenti; preparazione della documentazione preliminare e successiva all evento; distribuzione degli stampati; gestione delle richieste di rilascio degli attestati di partecipazione all evento; contatti con Università, enti di ricerca e ordini professionali per l attribuzione di crediti formativi ai partecipanti ove richiesto. Al termine delle attività dovrà essere consegnata una lista aggiornata di tutti i partecipanti contenente nome, cognome, ente o struttura di riferimento, indirizzo mail, riferimenti telefonici, necessità di predisposizione dell attestato di partecipazione e firma del funzionario presente all evento. Realizzazione di una diretta web via streaming dell evento, attraverso il portale del Progetto PON GAS Ambiente, secondo termini e modalità da concordare con la Sogesid S.p.A., comprensivi di una prova di buon funzionamento della videoconferenza web da realizzarsi entro un congruo numero di giorni dal workshop; Diffusione dell evento attraverso media di livello nazionale, regionale e locale, secondo termini e modalità da concordare con la Sogesid S.p.A.; Servizio di coffee break continuato per un minimo di 50/70 unità; Servizio di catering per n. 1 Light lunch per un minimo di 50/70 unità, con l utilizzo di prodotti tipici locali delle Regioni dell Obiettivo Convergenza ( Km zero ) di produzione biologica e, per quei prodotti non producibili localmente (ad 19

20 esempio, caffè, the, ecc.), la denominazione fair trade o commercio equo e solidale. b) Servizi di ospitalità Trattasi di servizio a rimborso spese, il cui importo non è incluso in quello posto a base di gara. Le modalità di gestione e rendicontazione delle spese anticipate dall Affidatario vengono disciplinate al punto 7 del presente Capitolato Tecnico. Nell espletamento di tali servizi dovranno essere garantiti: Mantenimento dei contatti con relatori, i partecipanti (indicati nella mailing list definitiva concordata con la Sogesid S.p.A.), ed il personale Sogesid S.p.A. preposto alla gestione del workshop regionali (fino ad un massimo di numero 2 persone per evento) ai fini della prenotazione, acquisto ed eventuale web check-in dei biglietti di viaggio per ognuno di essi; Sistemazione alberghiera per n. 1 notte (incluso il pasto serale), per i relatori (orientativamente ricompresi tra le 6 e le 12 unità), per il personale Sogesid S.p.A. preposto alla gestione del workshop regionale (fino ad un massimo di numero 2 persone per evento), per i funzionari della Pubblica Amministrazione segnalati dalla Società nella mailing list e provenienti dalle Regioni dell Obiettivo Convergenza, nonché per i funzionati Amministrativi Centrali, qualora docenti; Fornitura delle indicazioni del percorso da effettuare tramite mezzi pubblici sia per giungere alla sede alberghiera sia per giungere alla sede dell evento. Qualora sussistano specifiche condizioni che rendono impossibile la fruizione dei mezzi pubblici individuati, la Società aggiudicataria dovrà prevedere un alternativa adeguata, previa autorizzazione della Sogesid S.p.A. L individuazione delle modalità di trasporto, nonché della sistemazione alberghiera dovrà comunque ricadere fra quelle economicamente più vantaggiose, a valle di una preventiva validazione, da parte della Sogesid S.p.A. c) Materiali da produrre secondo il format indicato dalla Sogesid S.p.a. Produzione (in quadricromia) di cartelline porta documenti, che dovranno contenere la documentazione preliminare e successiva all evento nonché la brochure informativa (da produrre per un numero pari ai partecipanti alla Conferenza); Disponibilità di carta ecologica nonché penne con loghi (fino ad un massimo di 50 unità); Produzione di materiale stampato (da garantire fino ad un massimo di 50 unità), che la Sogesid S.p.A. avrà cura di trasmettere all Affidatario in formato digitale. I materiali prodotti dovranno favorire, ovunque sia possibile, la sostenibilità ecologica dei materiali impiegati e promuovere il riciclo degli stessi. Dovranno essere garantiti prodotti cartacei certificati FSC, PEFC o similari. 20

21 Tutti i materiali prodotti, sia in formato cartaceo che digitale, dovranno riportare i loghi di seguito indicati - che verranno forniti dalla Sogesid S.p.A. in recepimento ai parametri indicati dalla Commissione Europea: logo Unione Europea; logo Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali; logo della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento della Funzione Pubblica; logo del Fondo Sociale Europeo (FSE) 2007/2013; logo del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare; logo del Progetto PON GAS (FSE) 2007/2013; logo della Sogesid S.p.A. Sulla base della mailing list definitiva dei partecipanti concordata con la Sogesid S.p.A., l invio elettronico dell invito a partecipare deve essere concluso entro 15 giorni dall evento, previa acquisizione di casella postale elettronica dedicata del Ministero dell Ambiente e della Tutela del territorio e del Mare. I materiali di stampa (ivi incluse slides, relazioni) dovranno essere prodotti entro 10 giorni dall evento, salvo specifiche esigenze espresse successivamente dal personale Sogesid SpA Azione 7.B Attività logistiche ai fini dell organizzazione di n. 8 workshop aventi carattere tecnico, sulle tematiche dell integrazione ambientale e delle valutazioni ambientali Rispetto all annualità 2013, i 3 workshop tecnici previsti verranno realizzati n. 1 a Roma e n. 2 in due delle Regioni dell Obiettivo Convergenza (Calabria, Campania, Puglia e Sicilia), tra i mesi di Luglio e Novembre In particolare, i workshop realizzati nelle Regioni dell Obiettivo Convergenza, si terranno nei Capoluoghi Regionali delle Regioni Calabria, Campania, Puglia e Sicilia. I workshop, da svolgere ognuno in una giornata singola, si terranno presso sedi regionali ed istituzionali di pregio che verranno individuate a cura dell Aggiudicatario. Per ciascun workshop tecnico si prevede un numero di partecipanti fino ad un massimo di 50 unità nonché la partecipazione di un numero complessivo di relatori indicativamente ricompreso tra le 6 e le 12 unità. I nominativi dei Relatori saranno comunicati dalla Sogesid S.p.A. I servizi offerti dovranno garantire la migliore preparazione delle attività, della durata di circa 8 ore per ciascun workshop, provvedendo alla gestione di tutti gli aspetti organizzativi dell evento. Per quanto attiene ai n. 5 workshop previsti nell annualità 2014, entro il 31/12/2013 la Sogesid S.p.A. provvederà a comunicare all affidatario le Regioni 21

22 dell obiettivo convergenza (con Capoluoghi di Regioni e/o Provincia) nelle quali si svolgeranno gli stessi. Per quanto attiene le modalità di svolgimento dei n. 5 workshop, il numero dei destinatari coinvolti in ciascuna iniziativa sarà analogo ai medesimi eventi realizzati nell annualità In particolare i servizi richiesti per ciascuna iniziativa sono: a) Attività di supporto logistico - Individuazione di sedi istituzionali (almeno due opzioni) nelle 4 Regioni dell Obiettivo Convergenza (Calabria, Campania, Puglia e Sicilia) in relazione alla facilità di collegamento rispetto alla sede della Regione interessata. La scelta dovrà altresì prendere in considerazione la facilità di collegamento delle sedi dai principali snodi ferroviari ed aerei. La sala dovrà inoltre avere le seguenti caratteristiche minime: capienza di almeno n. 60 persone; n. 1 sala antistante per registrazione partecipanti; i posti a sedere all interno della sala dovranno essere dotati anche di un ripiano di appoggio, di dimensioni utili a permettere ai partecipanti di prendere appunti e consultare il materiale fornito. Fra le sale individuate la Sogesid S.p.A. sceglierà quella che meglio rientra nei parametri sopra esposti; Gestione degli spazi dell evento: allestimento (service audio-luci, totem con scritte e loghi), segnaletica, installazione dell attrezzatura informatica ed audiovisiva (servizio amplificazione, videoproiezione, eventuale disponibilità di personal computer sulla base di specifiche richieste in sede di organizzazione dell evento), registrazione video (per la durata massima di 1 ora), servizio fotografico (da effettuare nel corso dell evento ad orari prefissati, concordati con la Sogesid S.p.A.); Servizio hostess: dovrà essere garantito un servizio di hostess (almeno n. 2) per la sala del convegno e per la registrazione dei partecipanti; Servizio di segreteria organizzativa funzionale a: completamento della mailing list sulla base dell indirizzario parziale fornito dalla Sogesid S.p.A., concordando con la Società modalità e tempi di restituzione della medesima; gestione della mailing list definitiva dei partecipanti concordata con la Sogesid S.p.A. (invio elettronico dell invito a partecipare, gestione delle mail, contatto telefonico con i partecipanti, recall di conferma della partecipazione, periodico aggiornamento sul numero dei partecipanti confermati); ricevimento e ausilio ai partecipanti; mantenimento dei rapporti con i docenti; preparazione della documentazione preliminare e successiva all evento; distribuzione degli stampati; gestione delle richieste di rilascio degli attestati di partecipazione all evento; contatti con Università, enti di ricerca e ordini professionali per l attribuzione di crediti formativi ai partecipanti, ove richiesto. Al termine delle attività dovrà essere consegnata una lista aggiornata di tutti i partecipanti contenenti nome, cognome, ente o struttura di riferimento, indirizzo mail, riferimenti telefonici, necessità di predisposizione dell attestato di partecipazione e firma del funzionario presente all evento; Realizzazione di una diretta web via streaming dell evento, attraverso il portale del progetto PON GAS Ambiente, secondo termini e modalità da concordare con la Sogesid S.p.A.; 22