Come redigere i libri sociali

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1 LA FISCALITÀ E LA GESTIONE DELLE ASD E DELLE COOPERATIVE SPORTIVE Modena, 9 ottobre 2014 Come redigere i libri sociali

2 Ogni Associazione è tenuta a conservare una documentazione che gli permetta di certificare in ogni momento l effettiva gestione democratica dell Ente, e ciò anche al fine di poter dimostrare la reale sussistenza dei requisiti sostanziali (oltre che ovviamente formali) indispensabili previsti dalla legge per poter godere delle agevolazioni fiscali previste per queste tipologie di Enti. Ebbene, dal momento che non esistono indicazioni specifiche di legge in materia di tenuta di libri sociali, né tanto meno obblighi di bollatura per tali libri (previsti, in linea generale, soltanto per le attività commerciali), occorre pertanto adottare strumenti semplici che consentano di documentare con certezza criteri democratici e modalità di svolgimento trasparenti delle attività sociali.

3 In funzione di queste considerazioni, i libri sociali che un Associazione è tenuta ad adottare consistono in semplici registri a fogli fissi con la pagine numerate (è da ritenersi che registri a fogli mobili siano consentiti solo se vidimati, dal momento che in difetto sarebbe molto agevole sostituire un foglio con un altro in ogni momento). Bene, ma quali libri sociali occorre che adotti un Associazione?

4 LIBRO SOCI Questo libro deve contenere l indicazione di tutti coloro che godono della qualifica di socio dell Ente (per ogni anno sociale). Esso deve riportare in via progressiva tutti gli iscritti al sodalizio fino alla naturale scadenza dell anno sociale (ovviamente in coerenza con le domande di ammissione presentate e approvate dal Consiglio Direttivo e fatte salve eventuali delibere motivate di esclusione/radiazione ). È necessario indicare nome e cognome, codice fiscale (per risolvere eventuali omonimie) ed eventualmente il numero di tessera sociale rilasciata. NB: qualora l Ente sia affiliato ad Enti di Promozione Sportiva od a Federazioni Sportive Nazionali e la totalità dei soci dell Associazione stessa siano iscritti a detti EPS/FSN, è da ritenersi che il libro soci consista nella somma dei vari elenchi soci trasmessi.

5 LIBRO VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO Questo libro deve contenere tutte le deliberazioni del Consiglio Direttivo le quali, considerato che trattasi di semplici scritture private (che non godono di particolare efficacia probatoria a meno che, fatto alquanto improbabile, alla riunione intervenga un notaio), è bene che vengano sottoscritte da tutti i presenti, e non solo da Presidente e/o Segretario dell Ente (previsione assai frequente in molti statuti sociali). NB: la condivisione e discussione delle scelte che riguardano l ordinaria amministrazione dell Ente rappresentano uno strumento utilissimo e funzionale al fine di dimostrarne l effettiva gestione democratica e trasparente.

6 LIBRO VERBALI DELLE ASSEMBLEE SOCIALI Questo libro deve contenere tutte le deliberazioni dell assemblea dei soci, prima fra tutte l annuale approvazione dei rendiconti entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio sociale, oltre che ogni eventuale deliberazione di straordinaria amministrazione (fusione, spostamento sede, modifica statuto, elezione nuovo Consiglio Direttivo ). Anche per questi verbali valgono le considerazioni di cui sopra in relazione alle firme dei partecipanti alle assemblee. NB: a fronte degli ultimi sviluppi circa gli accertamenti relativi agli Enti non commerciali è sempre più necessario conservare la prova della corretta convocazione di tutti gli associati (ovviamente secondo le modalità previste dallo statuto, pena l invalidità delle deliberazioni assunte oltre che una presunzione di non democraticità nella gestione dell Ente da parte dell organo Direttivo).

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