GESTIONE PROCEDURE DI ACQUISTO Rev. 00 del 30/10/2015

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1 Pag. di 3 RIFERIMENTI UNI EN ISO 900:2008 Par. Manuale SEZ UNI EN ISO 400:2004 Par. Manuale SEZ REVISIONI REV. DATA DESCRIZIONE DELLA MODIFICA PARAGRAFI 00 30/0/205 Prima emissione Tutti Data Redazione ACQ Verifica RDD Approvazione DG 30/0/205

2 Pag. 2 di 3 Sommario. SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE TERMINI E DEFINIZIONI RESPONSABILITÀ SCELTA PROCEDURA DI ACQUISTO COTTIMI FIDUCIARI PROCEDURE APERTE DOCUMENTI ALLEGATI... 3

3 Pag. 3 di 3. SCOPO La presente istruzione descrive le modalità e le responsabilità relative alla lavorazione delle procedure d acquisto, precedentemente e successivamente la fase di aggiudicazione delle stesse. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione si applica a tutte le procedure di acquisto di servizi, forniture e lavori di importo superiore a.000 euro, a prescindere dalla tipologia di procedura attuata (affidamento diretto o gara). 3. TERMINI E DEFINIZIONI RUP: Responsabile Unico del Procedimento RDA: Richiesta Di Acquisto OE: Operatore Economico PEC: Posta Elettronica Certificata 4. RESPONSABILITÀ Nei modi e nelle eventualità richieste, Gac, Staff,Acquisti, Albo Fornitori Servizio fruitore sono responsabili del corretto coordinamento tra le parti in esame (nonché l interfaccia con gli operatori economici) durante le fasi di lavorazione delle varie tipologie di procedure.

4 Pag. 4 di 3 5. SCELTA PROCEDURA DI ACQUISTO La tipologia di procedura viene scelta in aderenza ai principi di trasparenza, rotazione e accessibilità di cui al d.lgs. 63 del 2006 e successive modifiche di integrazione. Individuazione della tipologia di procedura La puntuale definizione che l Ufficio Gestione Acquisti e Contrattuale seguirà per l individuazione della procedura (affidamenti economiche, gare aperte, ecc ) viene definita: Per tutte le procedure pianificate in fase di pianificazione Per le procedure ex-novo in fase di redazione del Fascicolo acquisti GAC; Staff; 6. AFFIDAMENTI DIRETTI (ex art. 25) 6. AFFIDAMENTI DIRETTI CON PIU OPERATORI L operatore incaricato (il soggetto assegnatario di cui viene fatto riferimento all IST3 PRS8) provvede a verificare la completezza e la corretta sottoscrizione dei documenti che formano il Fascicolo Acquisti, nello specifico il Modello di Compilazione modello condivisione requisiti Condivisione appositamente predisposto per tale tipologia di procedura, il Documento Prestazionale e l RDA, con particolare attenzione ai soggetti da invitare ed al criterio adottato per tale scelta (fermo restando che gli operatori non possano essere inferiori a 3 in numero). 2 Procedura di richiesta di offerta Effettuate le opportune verifiche, l operatore provvede a gestire la procedura di richieste di offerta tramite una gestione dematerializzata con l ausilio del software aziendale Alice Gare: viene così redatto un fascicolo informatico costituito da

5 lettera di richiesta di offerta (che dovrà essere sottoscritta dal legale rappresentante) + copia dell acquisizione del CIG/SMARTCIG (vedi IST3 PRS8 5.3) che dovà essere sottoscritta dal RUP. Pag. 5 di 3 3 Inoltro al fornitore 4 Verifica iscrizione albo La richiesta di offerta di cui al punto precedente viene così protocollata, mentre l inoltro al fornitore viene direttamente effettuato dall addetto acquisti tramite il software Alice Gare a mezzo procedura telematica. Una volta espletata la procedura e quindi individuato il soggetto aggiudicatario sulla base dei criteri indicati nella lettera di invito, l ufficio acquisti provvede a verificare che esso sia correttamente iscritto all abo fornitori di A.S.M. Prato (la cui procedura di registrazione e iscrizione è conditio sine qua non per il successivo perfezionamento del contratto. Si prosegue con le fasi di aggiudicazione e perfezionamento di cui i processi sono richiamati nell IST 5 PRS 8. Albo Fornitori; 5 Aggiudicazione e Perfezionamento A seguito della fase di perfezionamento, il contratto non dovrà solo essere repertoriato ma anche pubblicato sul portale Amministrazione Trasparente di A.S.M. Prato S.p.a nella sezione appositamente predisposta per questa tipologia di procedura. 6.2 AFFIDAMENTI DIRETTI CON UN UNICO OPERATORE (FIDUCIARIO O PROFESSIONISTA) L operatore incaricato (il soggetto assegnatario di cui viene fatto riferimento all IST3 PRS8) provvede a verificare la completezza e la Verifica modello corretta sottoscrizione dei documenti condivisione che formano il Fascicolo Acquisti, requisiti nello specifico il Modello di Condivisione appositamente predisposto per tale tipologia di

6 procedura, il Documento Prestazionale e l RDA. In conseguenza di quanto detto sopra esclusivamente per queste tipologie di affidamenti, è il servizio fruitore che si attiva per richiedere l offerta, la cui copia è allegata al fascicolo acquisti Allegato al modello di condivisione l addetto provvede a verificare che vi sia l indicazione in merito alla congruità dell offerta presentata dal professionista. Risulta parte integrante del modello di condivisione anche il curriculum vitae del fiduciario/professionista. Pag. 6 di 3 2 Verifica iscrizione albo L Ufficio Gestione Acquisti e Contrattuale provvede a verificare che il soggetto sia correttamente iscritto all abo professionisti di A.S.M. Prato S.p.a. (valido solo per professionisti) di natura tecnica di cui all articolo 9 del d.lgs 63 del Si prosegue con le fasi di aggiudicazione e perfezionamento di cui i processi sono richiamati nell IST 5 PRS 8. Albo Fornitori 3 Aggiudicazione e Perfezionamento A seguito della fase di perfezionamento, il contratto non dovrà solo essere repertoriato ma anche pubblicato sul portale Amministrazione Trasparente di A.S.M. Prato S.p.a nella sezione appositamente predisposta per questa tipologia di procedura. 6.3 PROCEDURE NEGOZIATE IN AFFIDAMENTO DIRETTO (EX. ART 57 D.LGS. 63/2006) L operatore incaricato (il soggetto assegnatario di cui viene fatto riferimento all IST3 PRS8) Compilazione provvede a verificare la modello completezza e la corretta condivisione sottoscrizione dei documenti che requisiti formano il Fascicolo Acquisti, nello specifico il Modello di Condivisione

7 appositamente predisposto per tale tipologia di procedura, il Documento Prestazionale e l RDA. Particolare attenzione dovrà essere posta nella verifica dei criteri per ricorrere ad una procedura negoziata in affidamento diretto (indicazione riportata all interno del Modello di Condivisione adeguatamente compilato) Pag. 7 di 3 Effettuate le opportune verifiche, l operatore avvia la procedura di 2 negoziazione inoltrando lettera di Richiesta di offerta invito all OE per richiederne all OE l offerta. 3 Verifica congruità offerta 3. Verifica con esito negativo Ricevuta l offerta dall OE, l addetto Ufficio Gestione Acquisti e Contrattuale provvede a metterne a conoscenza il Servizio Fruitore affinché possa verificarne la congruità in merito. Una volta fatto ciò il Servizio Fruitore ne comunica risultanze all Ufficio Acquisti affinché possa procedere con la fase di Aggiudicazione e perfezionamento della procedura di negoziazione (punto 6.3 fase 4) Qualora il Servizio Fruitore non reputi l offerta ricevuta congrua in relazione all oggetto della procedura, esso provvede ad informarne l Ufficio Acquisti, il quale richiederà conseguentemente al Fornitore la sua disponibilità ad una revisione dell offerta per giungere ad un adeguato miglioramento delle condizioni economiche che saranno formalizzate dall OE; conseguentemente l Ufficio Gestione Acquisti e Contrattuale riprenderà la gestione della suddetta procedura seguendo quanto riportato a partire dalla fase 3. Servizio Fruitore; Servizio Fruitore;

8 Pag. 8 di Conclusione prematura della procedura In caso che l OE non accetti di modificare le condizioni contrattuali, la procedura negoziata viene considerata nulla. 4 Aggiudicazione e Perfezionamento Qualora a seguito della fase 3 l offerta dell OE venga giudicata idonea dal Servizio Fruitore, dopo averne ricevuto comunicazione l Ufficio Gestione Acquisti e Contrattuale procede secondo le fasi di aggiudicazione e perfezionamento di cui i processi sono richiamati nell IST 5 PRS 8. A seguito della fase di perfezionamento, il contratto non dovrà solo essere repertoriato ma anche pubblicato sul portale Amministrazione Trasparente di A.S.M. Prato S.p.a nella sezione appositamente predisposta per questa tipologia di procedura. Servizio Fruitore 7. COTTIMI FIDUCIARI L operatore incaricato (il soggetto assegnatario di cui viene fatto riferimento all IST3 PRS8) provvede a verificare la completezza e la corretta sottoscrizione dei documenti che formano il Fascicolo Acquisti, nello specifico il Modello di Condivisione Compilazione appositamente predisposto per tale tipologia di procedura, il Documento modello Prestazionale e l RDA, con condivisione particolare attenzione ai soggetti da Servizio Fruitore requisiti invitare ed al criterio adottato per tale scelta (fermo restando che gli operatori non possano essere inferiori a 5 in numero). Eventualmente il Servizio Fruitore può indicare ulteriori operatori economici non iscritti all albo fornitori: i nominativi di questi

9 soggetti addizionali devono essere riportati nell apposita sezione del modello di condivisione. Gli importi di gara non possono superare il limite di per quanto riguarda procedure che hanno ad oggetto lavori, mentre per quelle che hanno ad oggetto servizi e forniture il limite è fissato dalla soglia comunitaria europea. Effettuate le opportune verifiche, l operatore provvede a gestire la procedura di richieste di offerta tramite la spedizione di una lettera di invito agli operatori economici partecipanti, lettera al suo interno indicante gli estremi della gara Pag. 9 di 3 2 Procedura di richiesta di offerta La lettera di invito all operatore (che dovrà essere sottoscritta dal legale rappresentante) ha come allegati i seguenti documenti: copia dell acquisizione del CIG/SMARTCIG (vedi IST3 PRS8 5.3) che dovà essere sottoscritta dal RUP; disciplinare di gara (sottoscritto dal legale rappresentante di ASM); capitolato tecnico (sottoscritto dal Responsabile del servizio fruitore) nonché dal Dirigente dell area di riferimento; Varie ed eventuali. L addetto deve avere premura per il ritorno di copia dell acquisizione del CIG/SMARTCIG (vedi IST3 PRS8 5.3) sottoscritta dal RUP. 3 Inoltro al fornitore La richiesta di offerta di cui al punto precedente viene inoltrata al protocollo per la successiva spedizione. Ufficio Protocollo 4 Aggiudicazione e Perfezionamento Una volta espletata la procedura e quindi individuato il soggetto aggiudicatario sulla base dei criteri indicati nella lettera di invito, previa acquisizione dell espletamento delle

10 verifiche di cui alla normativa vigente, l ufficio acquisti prosegue con le fasi di aggiudicazione e perfezionamento di cui i processi sono richiamati nell IST 5 PRS 8. A seguito della fase di perfezionamento, il contratto non dovrà solo essere repertoriato ma anche pubblicato sul portale Amministrazione Trasparente di A.S.M. Prato S.p.a nella sezione appositamente predisposta per questa tipologia di procedura. Pag. 0 di 3 8. PROCEDURE APERTE L operatore incaricato (il soggetto assegnatario di cui viene fatto riferimento all IST3 PRS8) provvede a verificare la completezza e la corretta sottoscrizione dei documenti che formano il Fascicolo Acquisti, nello specifico il Modello di Compilazione modello condivisione requisiti Condivisione appositamente predisposto per tale tipologia di procedura, il Documento Prestazionale e l RDA, con particolare attenzione ai requisiti di partecipazione di gara adottati (indicati all interno del modello di condivisione). Effettuate le opportune verifiche, l operatore provvede a redigere il bando di gara e tutti i documenti ad esso correlati (Disciplinare di gara, allegati al disciplinare, modelli per la partecipazione alla gara). 2 Procedura di pubblicazione del bando Una volta che l operatore ha predisposto la documentazione, provvede alla pubblicazione del bando di gara e documenti associati, sul profilo del committente e per le pubblicazioni richieste dalla normativa vigente in relazione al tipo di appalto (lavori, servizi, forniture) e al suo valore e a darne evidenza con la compilazione del modulo per esso MOD IST4 PRS 8 Pubblicazioni Bando/Esito

11 predisposto. Istruzione del Sistema di Gestione Integrato Codice IST PRS 8_3 L operatore è attivamente partecipe a verificare che gli atti pubblicati siano sottoscritti dai soggetti di cui viene data indicazione nella IST.2 Pag. di 3 3 Aggiudicazione e Perfezionamento Alla scadenza delle offerte e conclusesi tutte le procedure di gara svolte all individuazione dell OE, l Ufficio Gestione Acquisti e Contrattuale prosegue con le fasi di aggiudicazione e perfezionamento di cui i processi sono richiamati nell IST 5 PRS 8. A seguito della fase di perfezionamento, il contratto non dovrà solo essere repertoriato ma anche pubblicato sul portale Amministrazione Trasparente di A.S.M. Prato S.p.a nella sezione appositamente predisposta per questa tipologia di procedura. MOD IST4 PRS 8 Pubblicazioni Bando/Esito 9. PROCEDURE NEGOZIATE CON PIU OPERATORI L operatore incaricato (il soggetto assegnatario di cui viene fatto riferimento all IST3 PRS8) provvede a verificare la completezza e la corretta sottoscrizione dei documenti che formano il Fascicolo Acquisti, nello specifico il Modello di Condivisione appositamente predisposto per tale tipologia di procedura, il Documento Compilazione Prestazionale e l RDA, con modello particolare attenzione al criterio condivisione adottato per individuare i soggetti requisiti da essere interpellati e alla legittimazione normativa per cui si possa proseguire con una procedura negoziata. Fermo restando quanto indicato dai documenti normativi vigenti, il numero di operatori economici chiamati a partecipare deve essere

12 almeno in numero di 3. Qualora l oggetto della gara tratti di lavori pubblici, per importi inferiori a il numero di operatori richiesto è di almeno 5; per importi pari o superiori a e inferiori al milione, il numero di operatori economici richiesti è di almeno 0. Pag. 2 di 3 Effettuate le opportune verifiche, l operatore provvede a gestire la procedura di richieste di offerta tramite la spedizione di una lettera di invito agli operatori economici partecipanti, lettera al suo interno indicante gli estremi della gara 2 Procedura di richiesta di offerta La lettera di invito all operatore (che dovrà essere sottoscritta dal legale rappresentante) ha come allegati i seguenti documenti: copia dell acquisizione del CIG/SMARTCIG (vedi IST3 PRS8 5.3) che dovà essere sottoscritta dal RUP; disciplinare di gara (sottoscritto dal legale rappresentante di ASM); capitolato tecnico (sottoscritto dal Responsabile del servizio fruitore) nonché dal Dirigente dell area di riferimento; Varie ed eventuali. 3 Inoltro al fornitore 4 Aggiudicazione e Perfezionamento L addetto deve avere premura per il ritorno di copia dell acquisizione del CIG/SMARTCIG (vedi IST3 PRS8 5.3) sottoscritta dal RUP. La richiesta di offerta di cui al punto precedente viene inoltrata al protocollo per la successiva spedizione.. Una volta espletata la procedura e quindi individuato il soggetto aggiudicatario provvisorio sulla base dei criteri indicati nella lettera di invito, previa acquisizione dell espletamento delle verifiche di

13 cui alla normativa vigente, l ufficio acquisti prosegue con le fasi di aggiudicazione e perfezionamento di cui i processi sono richiamati nell IST 5 PRS 8. A seguito della fase di perfezionamento, il contratto non dovrà solo essere repertoriato ma anche pubblicato sul portale Amministrazione Trasparente di A.S.M. Prato S.p.a nella sezione appositamente predisposta per questa tipologia di procedura. Pag. 3 di 3 0. DOCUMENTI ALLEGATI MOD IST4 PRS 8 Pubblicazioni Bando/Esito