Guida alla Convenzione per la fornitura di Carburante da Autotrazione mediante Fuel Card Lotto 5 - Toscana - Umbria - Lazio - Campania - Sardegna

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1 Guida alla Convenzione per la fornitura di Carburante da Autotrazione mediante Lotto 5 - Toscana - Umbria - Lazio - Campania - Sardegna Lotto 6 - Puglia Basilicata Calabria - Sicilia.

2 1. Premessa 2. Oggetto della Convenzione 2.1. Fornitura 2.2. Durata 3. Modalità della fornitura 3.1. Quantitativo minimo 3.2. Tempo di consegna 3.3. Controlli Qualità Quantità 4. Condizioni economiche 4.1. Corrispettivi 4.2. Penali 5. Fatturazione e pagamenti 6. Come ordinare 6.1. Registrazione 6.2. Ordinativo di fornitura 7. Riferimenti del fornitore INDICE 7.1. Call Center 7.2. Referenti del Fornitore 7.3. Responsabile generale del servizio Autotrazione mediante Lotti 5 e 6

3 1. Premessa La presente Guida ha l obiettivo di illustrare la Convenzione per la la fornitura di Carburante da Autotrazione mediante Lotti 5 e 6, stipulata tra la Consip S.p.A., per conto del Ministero dell Economia e delle Finanze, e Kuwait Petroleum Italia S.p.A. (di seguito Fornitore) quale aggiudicatario dei suddetti Lotti della procedura di gara. Il sistema delle Convenzioni è regolato, in particolare, dagli artt.26 L.23 dicembre 1999 n. 488 s.m.i., dall art. 58 l. 23 dicembre 2000 n. 388, dal D.M. 24 febbraio 2000 e dal D.M. 2 maggio La Convenzione in oggetto ha durata contrattuale di 24 mesi ed è prorogabile fino ad un massimo di 6 (sei) mesi. La presente guida non intende sostituire né integrare la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti, pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni contraenti nei confronti del Fornitore e/o di Consip. Gli ordinativi di fornitura dovranno essere inviati direttamente al Fornitore, secondo quanto esposto nel paragrafo 6, previa registrazione on line, qualora non avvenuta in precedenza, al sistema degli Acquisti in Rete. Si rammenta che ogni obbligazione derivante dall invio dell ordinativo di fornitura (dal rispetto dei livelli di servizio all eventuale applicazione delle penali) è fra l Amministrazione ed il Fornitore e che il Fornitore è il solo responsabile dell adempimento contrattuale. La presente guida unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione è disponibile sul sito internet nella sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni > Carburante Rete - 4 > Documentazione. Per qualsiasi informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di inoltro e compilazione degli ordinativi, ecc.) e per il supporto alla navigazione del sito è attivo il servizio di Call Center degli Acquisti in Rete della P.A. al numero verde Oggetto della Convenzione 2.1 Fornitura La Convenzione ha come oggetto la fornitura di carburante per autotrazione, ossia: benzina super senza piombo (Norma E.N. 228), gasolio (Norma E.N. 590), GPL (Norma E.N. 589), mediante. La fornitura del carburante avviene a cura della Q8, secondo le modalità e i termini meglio dettagliati nella Convenzione, presso le stazioni di servizio, abilitate ad accettare Fuel Card, contraddistinte dal proprio marchio su tutto il territorio nazionale (il cui elenco è riportato nel sito le, invece, saranno consegnate presso le sedi e/o i distaccamenti delle Amministrazioni Contraenti, ubicati all interno delle regioni: - Lotto 5: Toscana, Umbria, Lazio, Campania, Sardegna; - Lotto 6: Puglia, Basilicata, Calabria, Sicilia. Si evidenzia che, in ottemperanza alla normativa vigente (dlgs 1/9/93 n. 385, art. 107), l emissione e la gestione delle nonché l incasso della relative transazioni sarà demandato ad una apposita società del gruppo Kuwait Petroluem Italia, denominata VELE FINANZIARIA S.r.l.. Autotrazione mediante Lotti 5 e 6

4 La carta petrolifera o di Q8 (Cartissima Q8) è una tessera di plastica, identificata mediante un codice di 19 cifre (PAN), dotata di banda magnetica con codice segreto (PIN), da utilizzare per la fornitura del carburante per autotrazione presso l intera rete italiana dei punti vendita appositamente abilitati. La carta può essere abbinata ad un automezzo oppure ad una persona fisica. In caso di smarrimento o furto della Carta, l Amministrazione ne dà immediata comunicazione alla VELE FINANZIARIA Srl attraverso il Responsabile del Servizio e presentando denuncia alla Autorità Giudiziaria, ai Carabinieri o alla Polizia ed inviandone copia conforme alla VELE FINANZIARIA S.r.l.. Q8 provvederà a bloccare l'uso della Carta entro il primo giorno lavorativo successivo a quello della ricezione del fax. L Amministrazione può rinunciare in qualsiasi momento a Cartissima Q8 dandone comunicazione alla VELE FINANZIARIA S.r.l., Viale dell Oceano Indiano, Roma, inviando la carta a mezzo lettera raccomandata A.R. In maniera analoga, eventuali variazioni anagrafiche andranno comunicate alla VELE FINANZIARIA S.r.l. a mezzo lettera raccomandata A.R. 2.2 Durata La Convenzione in oggetto ha una durata contrattuale di 24 mesi a decorrere dal 20 gennaio 2010 ed è prorogabile fino ad ulteriori 6 (sei) mesi. I singoli Contratti di Fornitura, attuativi della Convenzione, stipulati dalle Amministrazioni Contraenti mediante Ordinativi di Fornitura, hanno durata compresa tra la data di emissione dell Ordinativo di Fornitura e il 20 gennaio Modalità della fornitura 3.1. Quantitativo minimo Non sono previste limitazioni ai quantitativi ordinabili né relativamente alle Fuel Card né ai litri di carburante per autotrazione. A tal proposito si fa presente che l Amministrazione, nel compilare l Ordinativo di fornitura di cui al seguente paragrafo 6.2, dovrà indicare, tra l altro, il Quantitativo Presunto ossia il quantitativo (in litri) di carburante per autotrazione che si presume di acquistare mediante le indicate nell ordinativo stesso. Tale Quantitativo Presunto non dovrà quindi comprendere il fabbisogno di carburanti per autotrazione soddisfatto attraverso modalità di acquisto diverso dalle (Buoni Carburante, rifornimento presso depositi dell Amministrazione, pagamento in contanti, ecc.). Il Quantitativo Presunto indicato nell Ordinativo di fornitura dovrà essere commisurato alla durata effettiva del contratto di fornitura e NON al fabbisogno annuo dell Amministrazione; il Quantitativo Presunto potrà quindi essere calcolato dividendo per 12 il fabbisogno annuo dell Amministrazione e moltiplicando il risultato per il numero di mesi intercorrenti tra l emissione dell Ordine e il 20 gennaio 2013, data di scadenza di tutti gli Ordinativi di Fornitura (vedi precedente paragrafo 2.2). La fornitura di Carburante per Autotrazione sarà effettuata comunque tenendo conto dell effettivo fabbisogno dell Amministrazione Contraente che potrà risultare maggiore o minore del suddetto Quantitativo Presunto dedotto dai dati di consumo storico in possesso dell Amministrazione. Autotrazione mediante Lotti 5 e 6

5 3.2. Tempi di consegna Dal momento dell inoltro dell Ordinativo di Fornitura, l Amministrazione ha a disposizione 24 ore di tempo per revocare l ordine. Decorso tale termine, le ed i relativi P.I.N. vengono consegnati entro il 30 (trentesimo) giorno solare, successivo alla data in cui l Ordinativo di Fornitura è diventato irrevocabile, salvo diversi accordi tra le parti; in tal caso la Data di Consegna coinciderà con la data concordata Controlli All atto della consegna Q8 farà sottoscrivere un verbale di consegna per accettazione da parte dell Amministrazione Contraente o, per suo conto, dalla corrispondente Unità Ordinante o Unità Utilizzatrice, nel quale sono indicati: la data dell Ordinativo di Fornitura, la data dell avvenuta consegna, il numero progressivo dell'ordinativo di Fornitura, il numero progressivo della consegna, il numero delle oggetto del verbale di consegna ed il numero delle richieste con l Ordinativo. Ciascuna deve essere: 1. a banda magnetica; 2. abbinata alla targa dell automezzo o ad una persona fisica; 3. dotata di almeno un codice segreto di accesso (di seguito definito "PIN"); 4. idonea all erogazione del carburante previa esibizione da parte dell utilizzatore. All atto della ricezione, l Amministrazione verifica che il pacco contenente le Fuel Card sia integro e che le medesime riportino il nome commerciale ed il logo della Q8. Eventuali discordanze riscontrate dovranno essere segnalate per iscritto al Responsabile del Servizio entro le ore 13:00 del giorno successivo alla Data di consegna, inviando un messaggio fax al n. 06/ o un al seguente indirizzo consip@q8.it. Trascorso tale termine, in assenza di comunicazioni come sopra specificato, si riterrà che l Amministrazione ricevente abbia verificato la fornitura e confermato la relativa accettazione. In caso di sostituzione di abbinata alla Targa (ad es. per dismissione autoveicolo) o nominative (ad es. per trasferimento, pensionamento ecc.) e\o di non perfetto funzionamento delle consegnate, l'amministrazione Contraente invierà una comunicazione al Responsabile del Servizio tramite fax al n. 06/ o un al seguente indirizzo consip@q8.it. Il Fornitore provvederà alla sostituzione delle medesime : entro 15 (quindici) giorni solari dal ricevimento della comunicazione dei malfunzionamenti, qualora tale comunicazione sia giunta al Fornitore entro 10 (dieci) giorni lavorativi dall attivazione delle ; entro 30 (trenta) giorni solari dal ricevimento della comunicazione dei malfunzionamenti da parte dell Amministrazione stessa, qualora tale comunicazione sia giunta al Fornitore oltre il 10 (decimo) giorno lavorativo dall attivazione delle. Si rammenta che nei casi sopradescritti il Quantitativo Presunto indicato nell Ordinativo di Fornitura, relativo alle di cui si richiede la sostituzione, rimane invariato, pertanto per la richiesta di sostituzione delle NON DEVE essere inviato alcun ulteriore Ordinativo di Fornitura. Solamente nel caso in cui il Quantitativo Presunto dovesse essere incrementato (ad es. allargamento parco macchine) l Amministrazione è tenuta ad emettere un ulteriore Ordinativo di Fornitura indicando, alla voce Quantitativo Presunto, esclusivamente l incremento di fabbisogno stimato. Autotrazione mediante Lotti 5 e 6

6 Le Amministrazioni Contraenti che sono già in possesso di "Cartissima Q8", in quanto hanno aderito alla precedente Convenzione "Carburanti Rete Lotto 5 o Lotto 6", possono richiedere l'applicazione di tutte le condizioni contrattuali della nuova convenzione cui la presente guida si riferisce alle suddette Carte indicando "SI" nello spazio appositamente previsto dell' Ordinativo di Fornitura. Per maggiori chiarimenti è possibile contattare tutti i riferimenti della Q8 riportati sul sito delle Convenzione e nella presente guida Qualità I carburanti erogati devono presentare caratteristiche fisico-chimiche conformi a quelle fissate dalle norme UNI EN in vigore all atto del prelevamento. Fatti salvi eventuali vizi occulti si dà per accettata la qualità del carburante erogato salvo che sia stata espressamente avanzata riserva scritta all atto dell erogazione stessa Quantità Salvo eventuali riserve da avanzare per iscritto all atto dell erogazione, si intende accettata la quantità indicata sulla colonnina erogatrice. Si ricorda comunque che ogni distributore è soggetto a controlli periodici da parte degli Uffici metrici delle CCIAA ai sensi della D.M. 182 del 28 marzo In ogni caso è possibile, ai sensi del citato D.M. per ogni Amministrazione e per la Consip richiedere agli Uffici metrici competenti per territorio verifiche ove ritenute necessarie. Sul sito previa registrazione gratuita, è possibile scaricare direttamente in formato excel, tutte le transazioni effettuate con Cartissima Q8. 4. Condizioni economiche 4.1. Corrispettivi Il prezzo definitivo, per ciascuna tipologia di Carburante per Autotrazione, sarà individuato sulla base del prezzo consigliato con servizio ore diurne al lordo delle variazioni geografiche e delle variazioni relative ai rifornimenti in autostrade e/o tangenziali comunicato al Ministero dello Sviluppo Economico. Su tale prezzo verrà applicato lo sconto, indicato nell Offerta Economica, al netto di IVA e per litro di carburante, di Euro 0,061 per il lotto 5 e di Euro 0,062 per il lotto 6. Il prezzo consigliato sarà esposto in fattura Penali Nel caso di ritardo nella consegna e attivazione delle o sostituzione delle stesse rispetto ai tempi stabiliti, viene applicata una penale pari a 50 Euro, per ogni giorno lavorativo di ritardo. Viene considerata come ritardo anche un esecuzione della fornitura in maniera difforme da quanto stabilito nella Convenzione, nel Capitolato Tecnico e negli Ordinativi di Fornitura. In tal caso l Amministrazione ha la facoltà di applicare una penale sempre pari 50 Euro per ogni giorno lavorativo di ritardo sino alla data in cui la fornitura viene effettuata in modo effettivamente conforme alle disposizioni di cui agli Ordinativi di Fornitura e alla Convenzione, fatto salvo il risarcimento del maggior danno. 5. Fatturazione e pagamenti I pagamenti saranno effettuati dalle Amministrazioni in favore del Fornitore, sulla base delle fatture emesse da quest ultimo, conformemente alle modalità previste dalla normativa, anche secondaria (contabile), vigente in materia per ogni Amministrazione, e dalla Convenzione che regola le presenti forniture. Autotrazione mediante Lotti 5 e 6

7 Le fatture sono emesse con cadenza mensile e considerano ogni singola fornitura di carburante erogata nello stesso periodo. I pagamenti sono effettuati, secondo la normativa vigente in materia di contabilità dello Stato e, comunque, a 60 (sessanta) giorni dalla data fine mese di ricevimento della fattura, a mezzo di accreditamento su uno dei conti correnti presenti nell elenco riportato nell art. 9 della Convenzione. Le Amministrazioni che desiderassero ricevere le fatture mediante posta elettronica, in alternativa alla posta ordinaria e/o al fax, indicheranno nell Ordinativo di fornitura il relativo indirizzo Come Ordinare 6.1. Registrazione Per effettuare gli ordinativi, è necessario che gli utenti delle Amministrazioni richiedano la registrazione on line al sistema degli Acquisti in Rete della P.A. inviando l apposito modulo di registrazione. La registrazione permette ai soggetti, autorizzati ad impegnare capitoli di spesa per conto delle Amministrazioni, di identificarsi come utenti del servizio. A seguito della registrazione è possibile, una volta effettuata l autenticazione, acquistare tramite tutte le Convenzioni stipulate nell ambito degli Acquisti in Rete e usufruire dei servizi a valore aggiunto. Per effettuare la registrazione è necessario selezionare Registrati sul portale e seguire la procedura indicata Ordinativo di fornitura Dal punto di vista operativo esistono due modalità differenti per effettuare un ordinativo: la prima tramite fax o posta ordinaria e la seconda attraverso internet (tale modalità è ancora in fase di attivazione). 1. Nel caso di ordine via fax o posta ordinaria, una volta collegati al portale si effettua il login, inserendo il nome utente e la password nell apposito box (rilasciate a seguito della registrazione on-line). Dopo aver effettuato il login, navigando la sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni> Carburante rete 3 > Documentazione, si accede alla pagina dei moduli d ordine. Dalla pagina: a. scaricare la I parte del modulo d ordine, precompilato automaticamente dal sistema con i dati anagrafici del Punto Ordinante e corrispondente al lotto di proprio interesse; b. scaricare la II parte del modulo d ordine corrispondente al lotto di proprio interesse e compilalo in ogni sua parte; c. scaricare il Modulo Quantitativo Presunto ed Elenco corrispondente al lotto di proprio interesse; d. inviare il modulo d ordine I e II parte con allegato il Modulo Quantitativo Presunto ed Elenco al numero di fax indicato nell intestazione dell ordinativo stesso. Gli Ordinativi di Fornitura devono necessariamente essere conformi al fac-simile disponibile sul sito. In caso di presenza di errori nell ordinativo (ad es. errata imputazione/calcolo del costo complessivo), il Fornitore invia una comunicazione all Amministrazione che ha emesso l Ordinativo medesimo al numero di fax ivi specificato. L Amministrazione, apportate le modifiche necessarie, provvede al rinvio dell Ordinativo al Fornitore. Autotrazione mediante Lotti 5 e 6

8 2. Nel caso di ordine on-line (tale modalità è ancora in fase di attivazione), una volta collegati al portale si effettua il login, inserendo il nome utente e la password nell apposito box (rilasciate a seguito della registrazione on-line), e, navigando la sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni> Carburante rete 3, si accede al relativo Negozio dove si visualizza l elenco dei prodotti in Convenzione, l immagine e tutti i termini contrattuali. In tale pagina è possibile scegliere il tipo e la quantità dei prodotti da ordinare e inviare un ordinativo in formato elettronico al Fornitore. L ordine si compone di due parti: Modulo d Ordine; Modulo Quantitativo Presunto ed Elenco. Poiché si stima che la compilazione del modulo Quantitativo Presunto ed Elenco, possa prendere più tempo, s invita l amministrazione a scaricare e compilare per primo il relativo file. Il modulo d Ordine sarà in parte già autocompilato con i dati forniti dall Amministrazione al momento della registrazione on line al Programma. Occorrerà aggiungere solamente le ulteriori specifiche richieste (indirizzo recapito fatturazione; nome del referente tecnico ed amministrativo della fornitura; ). Il file relativo al Quantitativo Presunto ed Elenco deve essere inoltrato via fax unitamente al modulo d ordine immediatamente dopo la fase di emissione Identificativo Ordine e comunque non oltre le 24 ore successive, pena la decadenza dell ordine. Nel caso di invio dell Ordinativo di Fornitura on-line, il modulo deve essere comunque stampato su carta intestata, protocollato, firmato ed archiviato dall Amministrazione. Sia per la modalità di trasmissione dell ordine via fax sia on-line, non è necessario far seguire l originale dell ordinativo per posta ordinaria: è sufficiente archiviare il documento debitamente firmato e protocollato (come riportato nel D. Lgs. N. 39 del 12/2/93). Qualora le Amministrazioni ordinanti abbiano necessità che alcuni prodotti siano consegnati in luoghi diversi, devono darne evidenza nell Ordinativo, indicando tipologia e quantitativi dei prodotti da consegnare nonché luogo di consegna, soggetto responsabile della consegna e recapito telefonico di quest ultimo. Dal momento dell invio dell ordinativo l Amministrazione ordinante può, nel termine di 24 ore, annullarlo (ad eccezione degli ordinativi inviati via posta); scaduto tale termine, l ordine diventa irrevocabile e il Fornitore è tenuto a darvi seguito nei termini previsti dalla Convenzione. 7. Riferimenti del fornitore 7.1. Call Center Tel 06/ Tel.06/ Fax 06/ consip@q8.it Autotrazione mediante Lotti 5 e 6

9 7.2. Referenti del fornitore Sig. Giorgio Fiani 7.3. Responsabile del servizio Il Responsabile del servizio è il sig. Giovanni Adamiano. Il Responsabile del Servizio sarà il referente responsabile nei confronti delle Amministrazioni o Enti Contraenti e della Consip S.p.A. e, quindi, avrà la capacità di rappresentare ad ogni effetto il Fornitore. Autotrazione mediante Lotti 5 e 6