Guida alla Convenzione Fornitura di licenze d uso di programmi software Microsoft Office e dei servizi connessi per la Pubbliche Amministrazioni

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1 Fornitura di licenze d uso di programmi software Microsoft Office e dei servizi connessi per la Pubbliche Amministrazioni

2 INDICE INDICE Premessa Oggetto della Convenzione Durata della Convenzione Prodotti Licenza d uso (Lic) Microsoft Office 2007 Standard Licenza d uso (Lic) Microsoft Office Professional Plus Licenza d uso (Lic) Microsoft Office Enterprise Software Assurance Microsoft Office 2007 (versioni Standard, Professional Plus, Enterprise) CD-Rom di installazione e manuali d uso cartacei Servizi Consegna Installazione Call Center del fornitore Modalità della fornitura Condizioni economiche Corrispettivi Penali Fatturazione e pagamenti Come ordinare Registrazione Ordinativo di fornitura Riferimenti del fornitore Call Center del Fornitore Referenti del Fornitore Responsabile generale del Servizio...16

3 1. Premessa La presente Guida ha l obiettivo di illustrare la Convenzione per la Fornitura di licenze d uso Microsoft Office, cd-rom, manuali d uso e dei servizi connessi per le Pubbliche Amministrazioni Lotto, stipulata tra la Consip S.p.A., per conto del, e Telecom Italia S.p.A. (di seguito Fornitore) quale aggiudicatario della procedura di gara. Il sistema delle Convenzioni è regolato, in particolare, dall art. 26 l. 23 dicembre 1999 n. 488 s.m.i., dall art. 58 l. 23 dicembre 2000 n. 388, dal D.M. 24 febbraio 2000 e dal D.M. 2 maggio La Convenzione in oggetto ha durata contrattuale di 12 (dodici) mesi ed è prorogabile fino ad ulteriori 6 (sei) mesi. La presente guida non intende sostituire né integrare la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti, pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni contraenti nei confronti del Fornitore e/o di Consip. Gli ordinativi di fornitura dovranno essere inviati direttamente al Fornitore, secondo quanto esposto nel paragrafo 6, previa registrazione on line, qualora non avvenuta in precedenza, al sistema degli Acquisti in Rete. Si rammenta che ogni obbligazione derivante dall invio dell ordinativo di fornitura (dal rispetto dei livelli di servizio all eventuale applicazione delle penali) è fra l Amministrazione ed il Fornitore e che il Fornitore è il solo responsabile dell adempimento contrattuale. La presente guida unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione è disponibile sul sito internet nella sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni. Per qualsiasi informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di inoltro e compilazione degli ordinativi, ecc.) e per il supporto alla navigazione del sito è attivo il servizio di Call Center degli Acquisti in Rete della P.A. al numero verde

4 2. Oggetto della Convenzione 2.1. Durata della Convenzione La Convenzione in oggetto ha durata contrattuale di 12 mesi ed è prorogabile fino ad ulteriori 6 mesi Prodotti La Convenzione in oggetto è relativa alla fornitura dei prodotti Microsoft illustrati nella TABELLA A riportata di seguito: PRODOTTI MICROSOFT OGGETTO DELLA CONVENZIONE Descrizione dei prodotti Listino Microsoft Open Education fascia B Lic Office Standard 2007 OLP B EMEA Only Lic/SA Office Standard OLP B EMEA Only SA Office Standard OLP B EMEA Only Lic Office Professional Plus 2007 OLP B EMEA Only Lic/SA Office Professional Plus OLP B EMEA Only SA Office Professional Plus OLP B EMEA Only Lic Office Enterprise 2007 OLP B EMEA Only Lic/SA Office Enterprise OLP B EMEA Only SA Office Enterprise OLP B EMEA Only Listino Microsoft Government Open License (GOL) Lic Office 2007 Standard OLP NL GOVT Lic/SA Office Standard OLP NL GOVT SA Office Standard OLP NL GOVT Lic Office Professional Plus 2007 OLP NL GOVT Lic/SA Office Professional Plus OLP NL GOVT SA Office Professional Plus OLP NL GOVT Lic Office Enterprise 2007 OLP NL GOVT Lic/SA Office Enterprise OLP NL GOVT SA Office Enterprise OLP NL GOVT Listino Microsoft Disk & Doc Office 2007 Win 32 Italian Disk Kit MVL CD Office Professional Plus 2007 Win 32 Italian Disk Kit MVL CD Office Enterprise 2007 Win 32 Italian Disk Kit MVL CD Office Pro 2007 Win32 Italian DocKit for Pro, ProPlus and SB Office 2003 Win32 Italian Disk Kit MVL CD Office Pro 2003 Win32 Italian Disk Kit Office 2003 Win32 Italian DocKit Office Pro 2003 Win32 Italian DocKit Quantitativi massimi Licenze d uso (Lic.) Software Assurance (SA) Prodotti Software

5 In riferimento al listino Microsoft Open Education B, si evidenzia e si precisa che tale listino è riconosciuto dalla Microsoft alle Amministrazioni e/o Enti che rientrano nelle seguenti categorie: Scuole di ogni ordine e grado, pubbliche o private riconosciute dal dell'istruzione, della Ricerca e dell'università; Uffici Scolastici Regionali, Centri di Servizi Amministrativi CSA (già Uffici Scolastici Provinciali); Università, statali o Università non statali legalmente riconosciute; dell'istruzione, della Ricerca e dell'università ed agenzie controllate; Enti di Ricerca nazionali aventi personalità giuridica di diritto pubblico non economico (istituiti con legge o riconosciuti dal dell'istruzione, della Ricerca e dell'università), Enti di Ricerca regionali aventi personalità giuridica di diritto pubblico non economico (istituiti o riconosciuti con legge regionale o provvedimento amministrativo); Enti di formazione pubblici che erogano Corsi di Formazione Professionale, diurni o serali, ai sensi della Legge n. 845/1978; Biblioteche e Musei Pubblici. L'elenco completo è inoltre disponibile sul sito del fornitore al seguente indirizzo: Il software di produttività si presta ad essere installato sulla piattaforma Intel e soddisfa la maggior parte dei normali fabbisogni "da ufficio": è infatti presente almeno un editore di testi, un foglio elettronico ed un editore per presentazioni. La Convenzione, relativa al software di produttività individuale, prevede la fornitura della licenza d uso del prodotto e/o la fornitura dei Cd-Rom originali e/o dei manuali d uso dei prodotti stessi. Nei paragrafi seguenti vengono descritti i prodotti oggetto della fornitura Licenza d uso (Lic) Microsoft Office 2007 Standard La licenza d uso Microsoft Office 2007 Standard consente l utilizzo dei seguenti componenti di produttività individuale: Microsoft Word versione 2007 (elaboratore di testi) Microsoft Excel versione 2007 (foglio elettronico) Microsoft Outlook versione 2007 (gestione delle informazioni personali e della posta elettronica)

6 Microsoft PowerPoint versione 2007 (grafica per presentazioni) E la famiglia di prodotti Office progettata per gli utenti che necessitano solo degli strumenti di produttività desktop di base per la creazione, la presentazione, la comunicazione e l'analisi delle informazioni Licenza d uso (Lic) Microsoft Office Professional Plus 2007 La licenza d uso Microsoft Office 2007 Professional Plus consente l utilizzo dei seguenti componenti di produttività individuale: Microsoft Word versione 2007 (elaboratore di testi) Microsoft Excel versione 2007 (foglio elettronico) Microsoft Outlook versione 2007 (gestione delle informazioni personali e della posta elettronica) Microsoft PowerPoint versione 2007(grafica per presentazioni) Microsoft Access versione 2007 (sistema di gestione di database) Microsoft InfoPath versione 2007 (ottimizzazione del processo di raccolta delle informazioni) Microsoft Communicator versione 2007 (è un applicativo di comunicazioni client integrato che consente di comunicare in tempo reale) Microsoft Publisher versione 2007 (per la creazione di stampati e materiale marketing) La famiglia dei componenti Microsoft Office Professional Plus 2007 offre la gamma degli strumenti di produttività desktop per aiutare persone e aziende a gestire le informazioni in modo più efficiente Licenza d uso (Lic) Microsoft Office Enterprise 2007 La licenza d uso Microsoft Office Enterprise 2007 consente l utilizzo dei seguenti componenti di produttività individuale: Microsoft Word versione 2007 (elaboratore di testi) Microsoft Excel versione 2007 (foglio elettronico) Microsoft Outlook versione 2007 (gestione delle informazioni personali e della posta elettronica) Microsoft PowerPoint versione 2007(grafica per presentazioni) Microsoft Access versione 2007 (sistema di gestione di database) Microsoft InfoPath versione 2007 (ottimizzazione del processo di raccolta delle informazioni)

7 Microsoft Communicator versione 2007 (è un applicativo di comunicazioni client integrato che consente di comunicare in tempo reale) Microsoft Publisher versione 2007 (per la creazione di stampati e materiale marketing) Microsoft OneNote versione 2007 (per raccogliere e organizzare informazioni in una posizione comune) Microsoft Groove versione 2007 (per condividere informazioni e collaborare sulle attività di un progetto comune) La famiglia dei componenti Microsoft Office Enterprise 2007 offre la gamma degli strumenti di produttività desktop per aiutare persone e aziende a gestire le informazioni in rete. Segue una tabella di riepilogo dei componenti dei prodotti Microsoft Office 2007 COMPONENTI DISPONIBILI NEI PRODOTTI DI OFFICE 2007 Componenti Standard Professional Plus Enterprise Word 2007 X X X Excel 2007 X X X Outlook 2007 X X X PowerPoint 2007 X X X Access 2007 X X InfoPath 2007 X X Communicator 2007 X X Publisher 2007 X X OneNote 2007 Groove 2007 X X Software Assurance Microsoft Office 2007 (versioni Standard, Professional Plus, Enterprise) La Software Assurance è un abbonamento con durata di 24 (ventiquattro) mesi che consente, durante tale periodo, l aggiornamento all ultima versione disponibile del rispettivo prodotto Microsoft per il quale è stata acquistata una licenza d uso.

8 In Convenzione la Software Assurance può essere acquistata contestualmente all acquisto della licenza del prodotto cui si riferisce (prodotto del listino con il codice Lic/SA) o essa da sola (prodotto del listino con il codice SA); in quest ultimo caso l ordinativo può essere richiesto esclusivamente se già si dispone di licenze con copertura Software Assurance ed entro 90 giorni dalla scadenza della Software Assurance stessa, che viene rinnovata all interno di un nuovo o già esistente contratto Government Open License. Con la fornitura della Software Assurance il Fornitore attiva la procedura prevista, analoga a quella per l attivazione della licenza d uso CD-Rom di installazione e manuali d uso cartacei Si precisa che i manuali d uso cartacei sono delle Guide introduttive al software Microsoft Office Servizi Consegna La Consegna delle Licenze avverrà secondo quanto previsto al capitolo 3. La consegna dei media è comprensiva di ogni onere relativi all imballaggio e al trasporto ed è effettuata entro e non oltre 40 giorni solari e consecutivi a decorrere dalla data di invio dell Ordinativo di Fornitura per i prodotti previsti dalla Convenzione. Per ogni consegna è redatto dal Fornitore un apposito verbale di consegna, sottoscritto da un incaricato della Amministrazione contraente nel quale sono registrati la Data ordine, e cioè la data di invio dell ordinativo di fornitura, quella di consegna, il numero ordine e il numero dei prodotti Software oggetto del verbale; a tale fine può essere accettato anche il Documento di Trasporto purché contenga tutti i dati Installazione Non è previsto servizio di installazione Call Center del fornitore Il Fornitore ha messo a disposizione delle Amministrazioni un apposito numero telefonico ed uno di fax di rete fissa dedicati per la gestione di tutti i servizi oggetto della Convenzione e che funzionano da centro di ricezione degli ordinativi di fornitura. Tali numeri sono:

9 TELEFONO FAX

10 3. Modalità della fornitura Il Fornitore entro 48 (quarantotto) ore decorrenti dalla Data Ordine attiverà la procedura, prevista da Microsoft, per consentire all Amministrazione committente di ricevere la licenza temporanea con la procedura e gli elementi essenziali per l accesso al sito web eopen, in modo tale che l Amministrazione stessa possa accettare e visualizzare elettronicamente la licenza definitiva oggetto dell Ordinativo di Fornitura. Il Fornitore, entro il medesimo termine di cui sopra, darà immediata conferma, via o via fax, all Amministrazione dell avvenuta attivazione della procedura. Nel caso in cui oltre alla licenza si ordinino anche i Manuali e i CD- Rom, questi saranno inviati per posta all indirizzo richiesto dall Amministrazione contraente.

11 4. Condizioni economiche 4.1. Corrispettivi Di seguito è riportato il prezzo (IVA esclusa) relativo alla fornitura di licenze d uso Microsoft Office, Software Assurance, CD-Rom e Manuali d uso dei prodotti in Convenzione, comprensivo di tutti i servizi riportati nei capitoli precedenti: CONDIZIONI ECONOMICHE Listino Microsoft Open Education fascia B Codice Prodotto Costo unitario Lic. Office Standard 2007 OLP B EMEA Only ,23 Lic/SA Office Standard OLP B EMEA Only ,48 SA Office Standard OLP B EMEA Only ,25 Lic. Office Professional Plus 2007 OLP B EMEA Only 79P ,26 Lic/SA Office Professional Plus OLP B EMEA Only ,19 SA Office Professional Plus OLP B EMEA Only ,91 Lic. Office Enterprise 2007 OLP B EMEA Only 76J ,75 Lic/SA Office Enterprise OLP B EMEA Only 76J ,07 SA Office Enterprise OLP B EMEA Only 76J ,31 Listino Microsoft Government Open License (GOL) Lic. Office 2007 Standard OLP NL GOVT ,02 LIc/SA Office Standard OLP NL GOVT ,93 SA Office Standard OLP NL GOVT ,30 Office Professional Plus 2007 OLP NL GOVT 79P ,03 Lic/SA Office Professional Plus OLP NL GOVT ,94 SA Office Professional Plus OLP NL GOVT ,59 Lic. Office Enterprise 2007 OLP NL GOVT 76J ,89 Lic/SA Office Enterprise OLP NL GOVT 76J ,81 SA Office Enterprise OLP NL GOVT 76J ,76 Listino Microsoft Disk & Doc Office 2007 Win 32 Italian Disk Kit MVL CD ,82 Office Professional Plus 2007 Win 32 Italian Disk Kit MVL CD 79P ,82 Office Enterprise 2007 Win 32 Italian Disk Kit MVL CD 76J ,82 Office Pro 2007 Win32 Italian DocKit for Pro, ProPlus and SB ,82 Office 2003 Win32 Italian Disk Kit MVL CD ,82 Office Pro 2003 Win32 Italian Disk Kit ,82 Office 2003 Win32 Italian DocKit ,82 Office Pro 2003 Win32 Italian DocKit ,82

12 Alle Amministrazioni Contraenti che effettueranno l Ordinativo di Fornitura on line, tramite il negozio elettronico, il Fornitore applicherà uno sconto pari allo 0,5% sull importo complessivo dell Ordinativo di Fornitura. Il negozio elettronico è disponibile sul portale delle convenzioni>microsoft Penali Sono di seguito riportate le penali della Convenzione di principale interesse per le Amministrazioni ordinanti e la sintesi della descrizione. 1. Per ogni giorno solare di ritardo, rispetto al termine massimo stabilito per la consegna, il Fornitore è tenuto a corrispondere all Amministrazione Contraente una penale pari allo 0,5% del corrispettivo della fornitura, fatto salvo il risarcimento del maggior danno. 2. Per ogni giorno solare di ritardo, rispetto al termine stabilito per la sostituzione dei beni oggetto di verifica negativa, il Fornitore è tenuto a corrispondere all Amministrazione una penale pari allo 0,5% del corrispettivo della fornitura oggetto dell inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno. 3. Deve considerarsi ritardo anche il caso in cui il Fornitore esegua le prestazioni contrattuali in modo anche solo parzialmente difforme dalle prescrizioni contenute nella Convenzione, ivi compresa la riscontrata difficoltà nella risposta alla chiamata da parte del Call Center, in tali casi le Amministrazioni Contraenti e/o Consip S.p.A. applicheranno al Fornitore le suddette penali sino al momento in cui la fornitura e/o i servizi inizieranno ad essere prestati in modo effettivamente conforme alla presente Convenzione, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.

13 5. Fatturazione e pagamenti Il Fornitore emette una fattura per ciascun Ordinativo di Fornitura al momento della maturazione del corrispettivo, ovvero alla Data di Accettazione della Fornitura. L importo delle predette fatture è corrisposto dalle Amministrazioni secondo la normativa vigente in materia di Contabilità dello Stato e, comunque, a 60 (sessanta) giorni Fine Mese Data Fattura e effettuando un bonifico sul conto corrente intestato alla Telecom Italia SpA n presso la Banca UniCredit Banca d'impresa S.p.A - Agenzia Roma Parioli, Codice ABI 03226, Codice CAB 03202, CIN:H, IBAN:IT18H

14 6. Come ordinare 6.1. Registrazione Per utilizzare il servizio ed effettuare gli ordinativi è necessario da parte degli utenti delle Amministrazioni richiedere specifica registrazione agli Acquisti in Rete della P.A. inviando il modulo di registrazione. La registrazione è un attività mediante la quale i soggetti autorizzati ad impegnare capitoli di spesa per conto delle Amministrazioni si identificano come utenti del servizio; una volta effettuata la registrazione è possibile usufruire di tutte le Convenzioni stipulate nell ambito degli Acquisti in Rete. Per effettuare la registrazione accedere alla sezione Registrazione nel Portale Ordinativo di fornitura Dal punto di vista operativo esistono due modalità differenti per effettuare un ordinativo: la prima tramite fax o posta ordinaria e la seconda attraverso internet. 1. Nel caso di ordine via fax (da inviare al numero di fax ) o posta ordinaria, una volta collegati al portale si effettua il login, inserendo il nome utente e la password nell apposito box (rilasciate a seguito della registrazione on-line). Dopo aver effettuato il login, navigando la sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni>Microsoft 7, si accede al download del modulo d ordine, precompilato automaticamente dal sistema con i dati anagrafici del Punto Ordinante. Il modulo d ordine così scaricato e compilato a cura del PO nella sezione di dettaglio (quantità, tipologia bene/servizio ordinato, modalità di consegna etc ) potrà essere inviato via fax al fornitore. Gli Ordinativi di Fornitura devono necessariamente essere conformi al fac-simile disponibile sul sito - Ordinativo di Fornitura. In caso di presenza di errori nell ordinativo (ad es. errata imputazione/calcolo del costo complessivo), il Fornitore invia una comunicazione all Amministrazione che ha emesso l Ordinativo medesimo al numero di fax ivi specificato. L Amministrazione, apportate le modifiche necessarie, provvede al rinvio dell Ordinativo al Fornitore. 2. Nel caso di ordine on-line, si accede al negozio elettronico attraverso l immissione della user-id e password, rilasciate a seguito della registrazione on line, si visualizza quindi il

15 catalogo inserito in una pagina WEB contenente l elenco dei prodotti in Convenzione, l immagine, i relativi costi e tutti i termini contrattuali. In tale pagina è possibile scegliere il tipo e la quantità dei prodotti da ordinare con relativo costo globale ed inviare un ordinativo in formato elettronico al Fornitore. Nel caso di invio dell Ordinativo di Fornitura online, il modulo deve essere comunque stampato su carta intestata, protocollato, firmato ed archiviato dall Amministrazione; tuttavia sia per la modalità di trasmissione dell ordine via fax che on-line non è necessario far seguire l originale dell ordinativo per posta ordinaria: è sufficiente archiviare il documento debitamente firmato e protocollato (come riportato nel D. Lgs. N. 39 del 12/2/93). Qualora le Amministrazioni ordinanti abbiano necessità che alcuni prodotti siano consegnati in luoghi diversi, devono darne evidenza nell Ordinativo, indicando tipologia e quantitativi dei prodotti da consegnare nonché luogo di consegna, soggetto responsabile della consegna e recapito telefonico di quest ultimo. Dal momento dell invio dell ordinativo l Amministrazione ordinante può, nel termine di 24 ore, annullarlo (ad eccezione degli ordinativi inviati via posta); scaduto tale termine, l ordine diventa irrevocabile ed il fornitore è tenuto a darvi seguito nei termini previsti dalla Convenzione.

16 7. Riferimenti del fornitore 7.1 Call Center del Fornitore Di seguito si riporta il numero di telefono e di fax del Fornitore cui far riferimento per le informazioni, l invio degli ordinativi via fax e per ogni problematica inerente agli ordini: Telefono Fax Referenti del Fornitore L indirizzo del Fornitore è il seguente: info.microsoft.consip@telecomitalia.it Ing. Emilio Ripani in qualità di Responsabile della Convenzione 7.3 Responsabile generale del Servizio Il Fornitore mette a disposizione un Responsabile del servizio che ha la responsabilità delle prestazioni e dei livelli di servizio oggetto della Convenzione. Il suo compito è quello di supervisionare e coordinare le attività a partire dal momento della ricezione degli ordinativi fino alla gestione degli eventuali reclami da parte delle Amministrazioni e/o di Consip, conformemente a quanto previsto nel capitolo 6 del Capitolato Tecnico. Ha inoltre il compito di monitorare l andamento del livello di servizio nell arco del periodo di validità del contratto ed è in grado di porre in atto tutte le azioni necessarie per garantire il rispetto delle prestazioni richieste. Il Responsabile Generale del Servizio del Fornitore è stato individuato nella persona di: Ing. Emilio Ripani Ing. Emilio Ripani Telefono: 06/36881 Fax: 06/ Cellulare 335/ emilio.ripani@telecomitalia.it