Distretto Anno Rotariano L interazione con la squadra distrettuale

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1 Distretto Anno Rotariano L interazione con la squadra distrettuale

2 Get In Touch Distretto 2090 Anno Rotariano

3 Don t worry Distretto 2090 Anno Rotariano

4 We are Distretto 2090 Anno Rotariano

5 L istruttore distrettuale Presiede la commissione distrettuale per la formazione e assegnare le responsabilità e gli incarichi relativi ai corsi d istruzione, in base alle necessità Gestisce la formazione nel distretto Comunica con altre commissioni distrettuali coinvolte nelle riunioni di formazione Consulta gli addetti del RI e della Fondazione, inclusi gli istruttori del RI, i Coordinatori Regionali Fondazione Rotary (RRFC), i Coordinatori Rotary (RC) e i Coordinatori Immagine Pubblica del Rotary (RPIC) Collabora con il governatore distrettuale in carica e il governatore eletto per: mettere in atto il programma elaborato dal convocatore della riunione individuare gli istruttori del seminario definire, in base alle esigenze, i metodi più efficaci per trasmettere i concetti chiave Collabora con il governatore eletto per promuovere il Seminario sulla gestione delle sovvenzioni Da il sostegno necessario agli istruttori di club Distretto 2090 Anno Rotariano

6 Il segretario distrettuale (1) I compiti "ordinari " (su questi compiti in buona parte coadiuvato dalla segreteria operativa): La Segreteria Distrettuale è l organo amministrativo del Distretto che coadiuva il Governatore e gli altri organi del Consiglio Direttivo Distrettuale. Ha nel suo complesso il compito di redigere i verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo Distrettuale e dell Assemblea Distrettuale in forma ordinaria e straordinaria, e di custodire tutti i documenti del Distretto ed i documenti dei Club di interesse distrettuale. Sempre nel suo complesso cura la comunicazione tra organi del Consiglio Direttivo Distrettuale in entrata e in uscita nei confronti dei singoli Club, degli altri Distretti e del Rotary International. Esegue le convocazioni per le riunioni del Consiglio Direttivo Distrettuale e dell Assemblea Distrettuale in forma ordinaria e straordinaria ed invia tutte le eventuali comunicazioni previste. Gestisce gli archivi distrettuali dei soci del distretto, anche attraverso la gestione WEB Distretto 2090 Anno Rotariano

7 Il segretario distrettuale (2) I compiti legati agli obiettivi annuali: Modernizzare la gestione del distretto Coordinare il processo di rinnovamento nella gestione delle informazioni condivise tra tutte le aree del distretto Rivedere completamente la gestione dei DB ed informazioni sui soci, eliminare ritardi, errori ed incompletezze, cercare di unificare/razionalizzare i flussi e la gestione dei dati Integrazione con le applicazioni WEB Partecipa al gruppo di lavoro che si occuperà della progettazione del nuovo sito WEB distrettuale e social media Distretto 2090 Anno Rotariano

8 Il tesoriere distrettuale Prepara il budget distrettuale in collaborazione con il governatore Elabora il rapporto finanziario annuale, preventivo da presentare all assemblea distrettuale, consuntivo da presentare al congresso distrettuale Garantisce che le registrazioni delle entrate e delle uscite siano tenute in conformità con le procedure operative del distretto, con le direttive del RI e con la legislazione locale e nazionale Garantisce che la legislazione locale e nazionale inerente ai club di servizio sia rispettata, inclusa la normativa fiscale che regola la raccolta di fondi Interagisce con i Club per la raccolta dei contributi, con il RI e con la RF per la gestione di riscossioni, pagamenti ed in generale per tutti i flussi finanziari Istituisce e gestisce, in collaborazione con il governatore, il conto corrente bancario distrettuale Informa il governatore periodicamente dell andamento finanziario del distretto Distretto 2090 Anno Rotariano

9 Il prefetto distrettuale E il responsabile del cerimoniale del Distretto Cura l accoglienza degli ospiti durante le occasioni ufficiali Custodisce i segni e le effigi del Distretto Partecipa, assieme al segretario alla manifestazioni, all organizzazione delle manifestazioni distrettuali Collabora con l istruttore distrettuale alla formazione dei prefetti di club Coordina con i prefetti di club e con gli assistenti del Governatore l organizzazione delle visite ai club Distretto 2090 Anno Rotariano

10 Il segretario per i programmi e progetti Coordina le attività distrettuali relative al programma Promuove la partecipazione al programma mediante contatti periodici con gli assistenti del governatore e i club Promuove i successi dei programmi agli incontri distrettuali e nelle visite ai club invitando i partecipanti a parlare e incoraggiando il coinvolgimento dei club Promuove la pubblicazione di obiettivi e risultati dei programmi Rotary in tutti gli appropriati mezzi di comunicazione, Rotary e non, del distretto In consultazione con i Coordinatori Rotary, identifica competenze di programma nella propria regione Assiste i presidenti delle commissioni di programma di club nello svolgere i propri compiti Incoraggia i club a valutare se il programma è in grado di rispondere ai bisogni locali Identifica potenziali aree di cooperazione tra programmi distrettuali e organizzazioni di servizio locali non rotariane Incoraggia i partecipanti a un programma a partecipare ad altri programmi offerti dal distretto Distretto 2090 Anno Rotariano

11 Il segretario per la comunicazione (1) Mantiene i contatti con il governatore distrettuale e i presidenti delle commissioni chiave per tenersi informati sui progetti e le attività distrettuali che possono essere oggetto di promozione in particolare se di generale interesse pubblico Promuove il Rotary fra i Rotariani ed i non Rotariani, presso i media, i leader della comunità, le organizzazioni con cui esistono potenzialità di collaborazione, i beneficiari dei programmi ed il pubblico in generale (*) Promuove tutti gli aspetti delle attività del Rotary, come PolioPlus, le sei aree d intervento del Rotary, i successi dei progetti, le attività degli alumni, e i premi conferiti ai distretti e alla comunità rotariana (*) (*) definisce ed attua le strategie comunicative Partecipa al gruppo di lavoro che si occuperà della progettazione del nuovo sito WEB distrettuale e social media Distretto 2090 Anno Rotariano

12 Il segretario per la comunicazione (2) Assieme al Responsabile della rivista ed al Responsabile WEB: Trasmette ai media il materiale pubblicabile su progetti ed eventi del distretto, e condividere racconti di distretto e di club mediante i social media Condivide con i club i materiali per le pubbliche relazioni del Rotary e incoraggia a considerare prioritaria l importanza delle iniziative di pubbliche relazioni, sia verso i media tradizionali che digitali Cerca occasioni per parlare ai singoli club dell importanza delle pubbliche relazioni a livello di club, anche con lo sviluppo di siti web rivolti al pubblico Distretto 2090 Anno Rotariano

13 Il segretario per l effettivo (1) Pianifica, propaganda e conduce un seminario distrettuale per l effettivo. Consultandosi con il governatore e l istruttore distrettuale Assiste con gli sforzi di reclutamento dei club, con particolare attenzione verso quelli piccoli o deboli Incoraggia i club perché si sforzino di riflettere la composizione demografica dei professionisti della comunità Assicura che i club siano al corrente degli strumenti per l effettivo messi a disposizione dalla sede centrale del Rotary e che le informazioni relative all effettivo siano tempestivamente comunicate alla sede centrale del Rotary Collabora e comunicare regolarmente con il governatore distrettuale e i dirigenti di club per assicurare che il distretto realizzi gli obiettivi relativi all effettivo Incoraggia i club a partecipare ai programmi Rotariani o del presidente di riconoscimento dello sviluppo dell effettivo Distretto 2090 Anno Rotariano

14 Il segretario per l effettivo (2) Collabora con le commissioni distrettuali per l espansione e per le pubbliche relazioni per pianificare attività utili agli sforzi di sviluppo dell effettivo Incoraggia i club a elaborare e applicare strategie innovative di sviluppo dell effettivo Assiste i presidenti delle commissioni per l effettivo di club nell adempiere alle proprie responsabilità Visita i club per parlare di innovazione, flessibilità, diversità, e modi di stimolare l impegno dei soci Collabora con il Coordinatore Rotary per pianificare le attività relative all effettivo nel distretto Assicura che tutte le commissioni di club dispongano di una copia della Guida allo sviluppo dell effettivo (417) e siano al corrente delle risorse disponibili presso rotary.org Identifica comunità prive di Rotary club la cui popolazione risponde ai requisiti per la fondazione di un nuovo club. Individua comunità in cui si potrebbero fondare nuovi Rotary club senza indebolire il servizio offerto dai club esistenti. Assiste nella fondazione e nell organizzazione di nuovi club Distretto 2090 Anno Rotariano

15 Il segretario Azione Giovani Promuove il Mese della Azione Giovani (settembre) Coordina le attività con le commissioni distrettuali Interact, Rotaract, Rotary Youth Leadership Awards (RYLA), Scambio giovani, Azione di pubblico interesse, Azione internazionale e Azione professionale per favorire la collaborazione Mette l accento sul servizio in ognuno dei programmi Azione Giovani (Interact, Rotaract, RYLA e Scambio giovani) Incoraggia e facilitare i rapporti con altre organizzazioni per ampliare le opportunità per i giovani Incoraggia e facilitare il passaggio dei giovani da un programma (o attività) all altro, proponendo responsabilità progressivamente crescenti man man che i giovani acquisiscono competenze di leadership Segue i partecipanti ai precedenti programmi Azione Giovani perché mantengano attivi i contatti con il Rotary Distretto 2090 Anno Rotariano

16 Il segretario per le manifestazioni distrettuali Sovrintende all organizzazione delle manifestazioni distrettuali (esclusi gli aspetti legati ai contenuti) Collabora con la segreteria operativa nella gestione delle prenotazioni Collabora con il tesoriere distrettuale nella gestione dei pagamenti da ricevere (soci) e da effettuare (servizi) Partecipa al gruppo di lavoro che si occuperà della progettazione del nuovo sito WEB distrettuale e social media, soprattutto per la parte riguardante la gestione delle manifestazioni (diffusione delle informazioni, prenotazioni, pagamenti) Distretto 2090 Anno Rotariano

17 Il responsabile per l informatizzazione ed il WEB E il responsabile dell utilizzo del sito internet distrettuale e ne cura l aggiornamento dei contenuti e delle notizie, soprattutto per quanto riguarda la vita del distretto, i programmi, gli eventi distrettuali Promuove l utilizzo del WEB all interno dei rotariani E il responsabile dell utilizzo dei social media distrettuali e ne cura l aggiornamento dei contenuti, integrati con il sito WEB Promuove l utilizzo dei social media all interno dei rotariani Mantiene i contatti con il governatore distrettuale e i presidenti delle commissioni chiave per tenersi informato sui progetti e le attività distrettuali che possono essere oggetto di promozione in particolare se di generale interesse pubblico Partecipa al gruppo di lavoro che si occuperà della progettazione del nuovo sito WEB distrettuale e social media Distretto 2090 Anno Rotariano

18 Il responsabile per la rivista distrettuale E il direttore responsabile della pubblicazione della rivista distrettuale (vedere gli aspetti legali) Cura la redazione della rivista distrettuale Cura i contatti per gli articoli sulla rivista nazionale Mantenere i contatti con il governatore distrettuale e i presidenti delle commissioni chiave per tenersi informati sui progetti e le attività distrettuali che possono essere oggetto di promozione in particolare se di generale interesse pubblico Promuovere il Rotary fra i non Rotariani, presso i media, i leader della comunità, le organizzazioni con cui esistono potenzialità di collaborazione, i beneficiari dei programmi ed il pubblico in generale (*) Promuovere tutti gli aspetti delle attività del Rotary, come PolioPlus, le sei aree d intervento del Rotary, i successi dei progetti, le attività degli alumni, e i premi conferiti ai distretti e alla comunità rotariana (*) (*) raccoglie le informazioni e collabora con il segretario alla comunicazione Partecipa al gruppo di lavoro che si occuperà della progettazione del nuovo sito WEB distrettuale e social media Distretto 2090 Anno Rotariano

19 Gli assistenti del governatore (1) A livello distrettuale: Contribuire alla definizione degli obiettivi distrettuali Coordinare le visite ufficiali del governatore presso i club Comunicare al governatore i punti di forza dei club, le loro eventuali carenze, e i progressi realizzati verso il conseguimento degli obiettivi Partecipare alle riunioni distrettuali Partecipare a eventi e attività distrettuali, incluse le raccolte fondi per la Fondazione Rotary Partecipare al seminario di formazione della squadra distrettuale Partecipare al SIPE e all assemblea di formazione distrettuale Aiutare a identificare e formare i futuri leader distrettuali Comunicare al vostro successore l attuale situazione dei club Distretto 2090 Anno Rotariano

20 Gli assistenti del governatore (2) A livello di club: Mantenervi in contatto, almeno trimestralmente, con i club che vi sono stati assegnati Assistere i presidenti eletti a definire obiettivi efficaci e a immetterli su Rotary Club Central Monitorare i progressi dei club verso il raggiungimento dei loro obiettivi su Rotary Club Central Assistere i club nella pianificazione e organizzazione della visita del governatore Partecipare a riunioni di club, assemblee di club e altri eventi, sempre su invito Motivare i club a esaudire le richieste del governatore Far sapere alla squadra distrettuale come meglio assistere i club Individuare e incoraggiare la formazione dei futuri dirigenti distrettuali Promuovere la partecipazione al congresso distrettuale e ad altre riunioni del distretto Coordinare la formazione dei club con le apposite commissioni distrettuali Distretto 2090 Anno Rotariano

21 I compiti comuni a tutti Collaborare con governatore, governatore eletto, governatore designato e assistenti del governatore per la pianificazione delle strategie per il raggiungimento degli obiettivi Promuovere e partecipare alle riunioni di formazione distrettuale e al congresso distrettuale Gestire degli scambi di informazioni tra Rotary International, distretto, e soci dei club Collaborare strettamente con i dirigenti di club, con offerta di risorse e guida Condividere i materiali ricevuti da Segreteria, commissioni RI e coordinatori regionali Distretto 2090 Anno Rotariano

22 I compiti comuni a tutti Trasmettere e vivere l esperienza della gestione dell anno rotariano con: entusiasmo coinvolgimento organizzazione competenza serietà correttezza Distretto 2090 Anno Rotariano