Guida alla Notificazione

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1 Guida alla Notificazione Premessa. Gli aspetti inerenti i rapporti tra privacy e sistemi di localizzazione dei veicoli nell ambito del rapporto di lavoro sono disciplinati da uno specifico Provvedimento in materia da parte del Garante per la Protezione e Tutela dei dati Personali (Registro dei Provvedimenti n. 370 del 4 ottobre doc. web n ) consultabile anche su web al seguente link: Al punto 5.3.a in premessa del sopraccitato Provvedimento viene ribadito che il trattamento dei dati di localizzazione deve essere oggetto di notificazione al Garante (cfr. art. 37, comma 1, lett. a), del Codice). Il presente documento rappresenta un vademecum sui seguenti aspetti della notificazione: Cosa è la notificazione al Garante Quali sono i principali passi per effettuarla Istruzioni e modalità di accesso al portale di notificazione del Garante Risposte alle domande più frequenti inerenti i principali dubbi che possono sorgere in sede di compilazione dei principali quadri della notifica 1

2 1 Cosa rappresenta la notificazione al Garante e quali sono i principali passi per effettuarla Che cosa è La notificazione è una dichiarazione con la quale un soggetto pubblico o privato rende nota al Garante della Privacy l'esistenza di un'attività di raccolta e di utilizzo di dati personali. Benché il sistema di geolocalizzazione dei mezzi non faccia di per se uso di dati personali dei dipendenti il Garante ha comunque stabilito che il datore di lavoro, titolare del trattamento, possa essere in condizione di risalire di volta in volta all assegnatario di un determinato veicolo. Chi deve notificare Solo i titolari dei trattamenti indicati dalla legge (art. 37 del Codice Privacy ) o dal Garante con appositi provvedimenti, sono obbligati a notificare i trattamenti, ad esempio i Titolari di trattamenti che indicano la posizione geografica di persone od oggetti mediante una rete di comunicazione elettronica. A chi è trasmessa Al Garante, telematicamente tramite il sito come illustrato nel seguito. In quale momento deve essere effettuata La notificazione va effettuata prima che inizi il trattamento dei dati. Quante volte si notifica Una sola volta, indipendentemente dalla durata, dal tipo e dal numero delle operazioni di trattamento, sia che si effettui un solo trattamento, sia che si curino più attività di trattamento con finalità correlate tra loro. Che cosa riguarda La notificazione riguarda l'attività di trattamento di particolari dati personali (ad esempio il Trattamento di dati che indicano la posizione geografica di persone od oggetti mediante una rete di comunicazione elettronica quali i dati che provengono da dispositivi di localizzazione satellitare installati a bordo di veicoli) Come si trasmette Come sarà approfondito più avanti, solo per via telematica tramite il sito del Garante, anche con la collaborazione di eventuali intermediari autorizzati. 2

3 Va ripetuta? No. Una nuova notificazione è richiesta solo: a) prima che cessi definitivamente l'attività di trattamento; b) oppure prima che si apportino al trattamento alcune modifiche agli elementi da indicare nella notificazione. È necessaria una notificazione distinta se si trasferiscono dati all'estero? No. Se si trasferiscono dati all'estero, la circostanza va indicata nella stessa, unica notificazione che riguarda tali dati. Quale uso viene fatto della notificazione? Le notificazioni sono inserite in un registro pubblico che è consultabile gratuitamente da tutti online. Il cittadino può così acquisire tutte le notizie presenti in notificazione quest'ultima è infatti stampabile integralmente così come inviata dal titolare in formato pdf - e può utilizzarle per le finalità di applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali. Ad esempio, per esercitare il diritto di accesso ai dati o altri diritti riconosciuti dal Codice in materia di protezione dei dati personali. Mediante il registro vengono effettuati controlli sui trattamenti oggetto di notificazione, verificando le notizie in essa contenute. A quale obbligo è soggetto chi non deve notificare? Il titolare che non è tenuto alla notificazione deve comunque fornire le notizie contenute nel modello di notificazione a chi ne fa richiesta (nell'esercizio del diritto di accesso e degli altri diritti riconosciuti all'interessato), a meno che il trattamento riguardi pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque. Nel registro dei trattamenti ci sono i nomi delle persone cui si riferiscono i dati? No. Tuttavia, le notizie accessibili mediante la consultazione del registro permettono di conoscere con esattezza il tipo di dati trattati, le finalità della raccolta, l'eventuale presenza di responsabili, il trasferimento all'estero e numerosi altri dati. Cosa accade se si omette la notificazione o la si presenta in ritardo o incompleta? Il titolare è punibile con una sanzione amministrativa. Cosa accade se nella notificazione ci sono notizie non veritiere? La falsa dichiarazione è un reato, punibile a norma di legge. 3

4 2 Quali sono i principali passi per effettuare la Notifica Il dettaglio delle istruzioni per la compilazione di una notificazione sono disponibili sul sito web del garante alla seguente pagina: Di seguito sono riportati in sintesi i passi principali da espletare: 1) La notificazione va eseguita unicamente in via telematica, procedendo dal sito come descritto passo a passo nel successivi paragrafo 3) Istruzioni e modalità di accesso al portale di notificazione del Garante, compilando i campi che sono proposti dalle varie pagine web. Non sono previste e ammesse altre modalità. Nella compilazione i campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori, la loro mancata compilazione impedisce il completamento della procedura di notificazione. Non è necessario eseguire l intera procedura di notificazione in un unica sessione di lavoro; la procedura può essere sospesa temporaneamente e ripresa in momenti successivi. Affinché ciò sia possibile è necessario compilare almeno il riquadro relativo ai dati anagrafici del Titolare del trattamento; quindi, selezionare il tasto SOSPENDI presente a video. Comparirà quindi a video un codice (ID temporaneo) che, contestualmente, verrà inviato all'indirizzo di posta elettronica indicato dal notificante. Tale codice consentirà di riprendere, entro i 10 giorni successivi, la compilazione della notificazione. Il codice è utilizzabile soltanto una volta, in caso di ulteriori sospensioni verranno attribuiti altri ID temporanei. 2) Dopo avere terminato la compilazione delle varie pagine occorre versare al Garante i diritti di segreteria il cui importo è fissato in euro 150,00. Per indicare la modalità di pagamento prescelta va compilato l'apposito riquadro. Le istruzioni del Garante consigliano il pagamento on-line mediante carta di credito, pur essendo consentite altre modalità (bonifico bancario, banco posta o bollettino di conto corrente postale); per i quali occorre indicare gli estremi del pagamento nell'apposito riquadro, il pagamento può quindi essere effettuato utilizzando: conto corrente presso Banca Popolare di Novara Via Poli, Roma IBAN: IT 47 D SWIFT: BAPPIT21O25; conto corrente presso Poste Italiane S.p.A. IBAN: IT 59 O ; bollettino di conto corrente postale n ; intestati a "Garante per la protezione dei dati personali", Piazza di Monte Citorio, 115/ Roma, con causale "diritti di segreteria per notificazione". 4

5 4) Successivamente al versamento dei diritti di segreteria occorre sottoscrivere con firma digitale il file contenente la notificazione (art. 10, comma 3, d.p.r. n. 445/2000). A tal fine, il titolare del trattamento deve utilizzare un dispositivo di firma digitale rilasciato ad uno dei enti accreditati ai sensi dell'art. 2, comma 1, lett. c), d. lg. n. 10/2002. L'elenco degli enti accreditati è rinvenibile sul sito Qualora il notificante non fosse in possesso del dispositivo di firma digitale potrà avvalersi di soggetti qualificati (denominati "intermediari") con il quale il Garante ha stabilito opportune convenzioni in merito. L elenco aggiornato degli intermediari è visibile alla seguente pagine web 5) Infine, come passo conclusivo, occorre trasmettere al Garante per via telematica la notificazione così completata mediante l'apposito tasto. A questo punto il Garante invierà all'indirizzo di posta elettronica indicato dal notificante un messaggio di conferma del ricevimento della notificazione che attesta il buon esito della procedura. Tale messaggio conterrà anche un ID permanente (C.U.N. Codice Univoco del Notificante) da conservare a cura del notificante da utilizzarsi, in tempi successivi, per modifiche o notificazione di cessazione del trattamento, Se l invio al Garante avviene tramite un intermediario, quest ultimo rilascia ricevuta, controfirmata anche dal notificante, di avvenuto invio e copia a stampa della notificazione. 5

6 3 Istruzioni e modalità di accesso al portale di notificazione del Garante La seguente sezione fornisce una guida passo a passo per avviare la procedura web di notificazione. In prima battuta occorre accedere, tramite internet, al sito dell Autorità Garante All apertura della pagina premere il link Servizi online situato in fondo a destra. La seguente figura evidenzia questi primi due passi. 6

7 Passo 1 Dopo aver cliccato su Servizi online aprirà una pagina in cui sarà possibile scorgere il link Notificazione e registro dei trattamenti, cliccare per passare al PASSO 2; 7

8 Passo 2 Dopo aver cliccato su Notificazione e registro dei trattamenti sarà possibile accedere alla porzione di portale deputata alle attività inerenti la notificazione. Sono presenti diversi campi per la consultazione di varie informazioni, per proseguire cliccare su Compilazione della notificazione e passare al Passo 3; 8

9 Passo 3 Dopo aver cliccato Compilazione della notificazione verranno evidenziate due scelte: Prima notificazione Modifica Cancellazione : per proseguire con la prima notificazione (o modifiche/cancellazione in caso di notifica già effettuata) Notificazione sospesa : per proseguire nel caso di precedente SOSPENSIONE utilizzando l ID TEMPORANEO precedentemente assegnato. Cliccando uno dei due di passa al Passo 4; 9

10 Dopo aver cliccato Prima notificazione Modifica Cancellazione comparirà la prima pagina della procedura operativa di notificazione. Cliccare su Prima notificazione e procedere quindi con l inserimento dei dati richiesti. Varie E importare osservare che su tutte le pagine esistono alcuni elementi il cui significato è riassunto nel seguito: I pulsanti INDIETRO e AVANTI che permettono spostarsi nelle varie pagine per rivedere il lavoro fatto e apportare eventuali correzioni. L indicatore fornisce un evidenza della percentuale di completamento dell attività Il pulsante CANELLA permette di cancellare tutti i dati immessi nella pagina corrente Il pulsante SOSPENDI consente di interrompere la sessione di lavoro, salvando quanto fatto fino a quel momento, per poterla riprendere in tempi successivi. Segnarsi l ID TEMPORANEO per riprendere la compilazione in tempi successivi. Un asterisco rosso in prossimità di alcuni campi indicherà che tali campi sono obbligatori e pertanto non sarà possibile procedere oltre fino a quando tali dati non sono stati debitamente compilati Un pulsante punto interrogativo starà ad indicare una funzione di aiuto. Premendo tale pulsante si aprirà una pagina che fornirà informazioni esplicative della porzione di notificazione in corso di stesura 10

11 4 Risposte alle Domande più frequenti Di seguito si trovano alcune risposte alle domande più frequenti che possono insorgere durante la compilazione di una notificazione, tali indicazioni sono date e titolo di esempio in quanto non possono ricoprire tutte le possibili casistiche: D) Procedendo nelle pagine di notificazione ad un certo punto viene posto il seguente quesito sulla tipologia di soggetto notificante. Cosa occorre scegliere? R) Le società di qualsiasi forma giuridica (società di capitali, società di persone, ditte o imprese individuali, cooperative) devono spuntare la seconda scelta; Mentre al passo successivo la quasi totalità di imprese che utilizzano il sistema Trackysat potranno selezionare la voce azienda di trasporti 11

12 D) Procedendo nelle pagine di notificazione ad un certo punto viene posto il seguente quesito. Chi sono i contitolari del trattamento e cosa devo rispondere? R) Il contitolare è la persona fisica o giuridica distinta da quella del titolare cui competono gli stessi diritti/doveri del titolare ed unitamente al quale li esercita (art. 4, lett. f)). Non possiamo dire a priori, non conoscendo la struttura del notificante ed i propri rapporti con altri soggetti, se questi abbiano o meno contitolari del trattamento. Possiamo però affermare che l erogatore del servizio Trackysat NON è comunque contitolare del trattamento, bensì deve essere definito come Responsabile Esterno di trattamento limitatamente a quelle operazioni e quei dati indispensabili alla gestione tecnica del sistema. D) Procedendo nelle pagine di notificazione ad un certo punto viene posto il seguente quesito. Cosa occorre scegliere? R) Se la notificazione viene effettuata unicamente perché si utilizza il sistema Trackysat è sufficiente spuntare la voce evidenziata nell immagine soprastante. 12

13 Inoltre alla successiva domanda qui sotto riportata: Occorre rispondere con la seconda voce in elenco. I infatti che il sistema Trackysat rileva la posizione dei veicoli che identifica tramite il numero di targa, pertanto il gestore del servizio Trackysat non ha la possibilità di associare il veicolo all effettiva persona fisica utilizzatrice. D) Procedendo nelle pagine di notificazione ad un certo punto viene chiesta la descrizione del trattamento effettuato. Cosa occorre rispondere? R) Il sistema Trackysat opera la raccolta delle informazioni tramite il sistema satellitare GPS, pertanto occorre sicuramente spuntare la scelta evidenziata nell immagine soprastante. 13

14 Conclusioni Speriamo che questa guida sintetica possa aiutarvi nella compilazione della notificazione e sia di ausilio ai vostri consulenti aziendali in materia. Qualora abbiate necessità di ulteriore supporto professionale per l espletamento di tale adempimento Trackysat sarà bel lieta di mettere a vostra disposizione i propri consulenti tecnici i quali potranno mettersi in contatto con voi per individuare le vostre specifiche necessità e potervi così predisporre un preventivo ritagliato sulle vostre esigenze. Non esitate dunque a contattarci inviando una mail a info@trackysat.com o telefonicamente al (lun-ven 09-18). 14