ASSOCIAZIONE VENETA DEGLI AVVOCATI AMMINISTRATIVISTI. VADEMECUM a cura di Alessandro Calegari

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1 ASSOCIAZIONE VENETA DEGLI AVVOCATI AMMINISTRATIVISTI VADEMECUM a cura di Alessandro Calegari PER IL DEPOSITO DI ATTI E DOCUMENTI NELLA FASE DI SPERIMENTAZIONE DEL P.A.T. Sequenza (esemplificativa) dei passaggi da seguire per il deposito telematico sperimentale di un ricorso presso il T.A.R. Veneto (visualizzazione consigliata con zoom impostato al 90/100 per cento, per vedere l intera pagina) NB questa guida ha solo carattere esemplificativo. Si consiglia, specie per i primi depositi, di fare riferimento al d.p.c.m. 16 febbraio 2016, n. 40 regolamento recante le regole tecnico-operative per l attuazione del processo amministrativo telematico e alle guide pubblicate sul sito della Giustizia Amministrativa. 1. accedere al sito della giustizia amministrativa e selezionare il menu Processo amministrativo telematico sperimentazione

2 2. cliccare sulla voce Modulo deposito ricorso introduttivo

3 Il file PDF potrebbe non aprirsi. Il problema potrebbe dipendere: a) dal fatto che non si sta usando l ultima versione di acrobat reader (scaricare l ultima versione e aggiornare il programma) b) dal fatto che si sta usando un browser incompatibile (io non sono riuscito a scaricare il modulo usando google chrome e mozilla firefox, mentre non ho avuto problemi con explorer)

4 Prima di compilare il modulo, è consigliabile scaricare e leggere le istruzioni nella sezione Documentazione.

5 Scaricare le istruzioni dal sito

6 Così si presenta il modulo per il deposito di un nuovo ricorso: ci sono vari campi da compilare e file in formato pdf da caricare. 3. Compilare il modulo e caricare i singoli files in formato pdf N.B. Il file è modificabile fino a quando non viene firmato digitalmente si raccomanda di usare per firmare digitalmente il formato PADES (pdf signed) e non CADES (p7m). Le specifiche tecniche accluse al d.p.c.m. n. 40 del 2016, infatti, contemplano solo questo formato di firma digitale (cfr. art. 1, art. 6 e art. 12) Avvertenze: a) i files allegati sono semplici pdf; non è richiesta per ciascuno di essi la firma digitale (almeno in questa fase sperimentale); solo il modello va firmato digitalmente alla fine della compilazione. Il sistema non dà, infatti, errori bloccanti se si inseriscono pdf semplici. L art. 12 delle specifiche tecniche, peraltro, prevede al comma 1 che l atto del processo in forma di documento informativo può essere depositato esclusivamente nei seguenti formati: a) PDF- PDF/A ottenuto da trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia parti. Non è ammessa la scansione di copia per immagine ; b) testo piano senza formattazione (estensione txt) c) testo formattato (estensione formattato); d) archivio compresso Winzip o Winrar. b) nella fase sperimentale il sistema accetta anche l invio di files pdf ottenuti da scansione di atti e documenti cartacei. dal 1 luglio 2016, gli atti potranno essere solo pdf nativi (ottenuti da conversione di file di testo) firmati digitalmente, mentre i documenti potranno essere inviati anche sotto forma di file immagine (ottenuti anche da scansione di documenti cartacei). Per eventuali dubbi, consultare comunque l art. 12 delle specifiche tecniche accluse al d.p.c.m. n. 40 del c) caricare la scansione della procura rilasciata su foglio separato (non occorre, al momento, firma digitale; ma dopo il 1 luglio 2016 anche la scansione della procura rilasciata su documento cartaceo dovrà essere accompagnata da attestazione di conformità e firma digitale); l art. 14 delle specifiche tecniche (non

7 perfettamente coordinato con l art. 12) prevede infatti che il difensore procede al deposito della copia per immagine della procura conferita su supporto cartaceo e ne attesta la conformità all originale, ai sensi dell articolo 22 del CAD, mediante sottoscrizione con firma digitale. d) nulla vieta di usare un file pdf con la procura firmata digitalmente dal cliente e dall avvocato; e) le istruzioni e le specifiche tecniche del d.p.c.m. sembrano non ammettere la scansione della prima pagina del ricorso con la procura a margine (la procura viene conferita in calce tramite foglio separato, informatico o cartaceo poi scansionato e digitalizzato); f) caricare la scansione della/e relata/e di notifica (valgono le stesse specifiche tecniche dettate per la procura, distinguendo le notifiche effettuate tramite PEC e quelle effettuate nelle forme tradizionali). Secondo alcuni, dal 1 luglio 2016, in caso di notifica effettuata in forma tradizionale (non a mezzo pec), dovrà essere scansionato e firmato digitalmente l intero atto notificato, non la sola relata di notifica. g) chiedono di indicare la data della notifica: le istruzioni suggeriscono di mettere quella di perfezionamento per il destinatario; si segnala a questo proposito che è consentito, in base alle specifiche tecniche, anche il deposito di messaggi di posta in estensione eml, msg, sicché, nel caso di notifica a mezzo pec, si può procedere ad allegare direttamente la mail con la ricevuta di avvenuta consegna. h) caricare i documenti singolarmente (non un unico file, ma tanti files pdf quanti sono i documenti); i) non si è parlato di allegare un elenco documenti, ma sarebbe opportuno allegarlo come primo documento. In realtà, qualcuno sostiene che l elenco, non visibile al depositante ma solo all Ufficio, si forma automaticamente con il deposito dei singoli documenti. Viene perciò raccomandato di depositare i documenti seguendo l ordine esatto, corrispondente alla numerazione degli stessi.

8 4. Al termine della compilazione, firmare il modulo digitalmente. N.B. una volta firmato il modulo non può essere più modificato. Fino alla chiusura il modulo si può salvare, chiudere e riaprire (è un pdf editabile). Se qualche campo necessario non è stato compilato o se i campi dedicati a codice fiscale e partita iva non contengono un numero valido, il modulo non può essere chiuso e firmato. Il sistema restituisce un messaggio di errore. 5. Una volta firmato il modulo va salvato come file pdf sul proprio PC: si può salvare in qualunque cartella e con qualunque nome. 6. Qualcuno suggerisce di salvare dei modelli precompilati con le informazioni che si ripetono (nome avvocato, suoi recapiti, casella pec e simili), ma bisogna stare attenti ad eventuali aggiornamenti dei moduli scaricabili dal sito, che potrebbero in tal caso passare inosservati.

9 7. Il file pdf firmato digitalmente (e salvato sul proprio PC) va quindi allegato ad una pec, che va inviata dal proprio indirizzo pec all indirizzo pec Quando il sistema entrerà a regime, in base a quanto prevede l art. 7 delle specifiche tecniche, l invio tramite PEC dell atto introduttivo, dei relativi allegati e degli altri atti di parte è effettuato dalla casella PEC individuale dell avvocato difensore alla casella PEC della sede giudiziaria adita pubblicata sul Sito istituzionale. Si consiglia di indicare nella PEC un oggetto che consenta di identificare facilmente la risposta che il sistema genererà, indicando ad esempio il nome delle parti. SOLO IN CASO DI FILE TROPPO VOLUMINOSI (SOPRA I 25/30 MEGA), VA USATA LA PROCEDURA DI UPLOAD, ACCESSIBILE DALLA PROPRIA SEZIONE RISERVATA DEL SITO DELLA GIUSTIZIA AMMINISTRATIVA (V. INFRA). ALTRIMENTI VA SEMPRE USATO L INVIO A MEZZO PEC. IL SISTEMA CONSENTE ANCHE L INVIO DI PIU PEC, FRAZIONANDO ATTI E DOCUMENTI, MA LA PROCEDURA RICHIEDE PARTICOLARE ATTENZIONE (V. SPECIFICHE TECNICHE)

10 8. Il proprio gestore di pec (non il sistema che gestisce il PAT) restituisce il messaggio di ACCETTAZIONE del messaggio. NON E QUESTO IL MESSAGGIO DI CONFERMA DI AVVENUTO DEPOSITO DEL RICORSO NB Ai fini del rispetto dei termini processuali, il deposito si considera effettuato nel momento in cui è stata generata questa ricevuta di accettazione, PURCHE SI RICEVA, ANCHE DOPO LE ORE DELL ULTIMO GIORNIO DI SCADENZA IL MESSAGGIO DEL SISTEMA CHE CONFERMA L AVVENUTO DEPOSITO!

11 9. Il proprio gestore di pec (non il sistema che gestisce il PAT) restituisce il messaggio di CONSEGNA del messaggio alla casella pec del destinatario. NON E QUESTO IL MESSAGGIO DI CONFERMA DI AVVENUTO DEPOSITO DEL RICORSO.

12 10. Questo (di solito il terzo messaggio ricevuto sulla propria casella pec) è il messaggio che si riceve a deposito avvenuto. Si tratta, in base a quel che prevede l art. 7 delle specifiche tecniche, dell ulteriore messaggio PEC che il S.I.G.A. invia all avvocato entro le ore 24 del giorno lavorativo successivo alla ricezione della PEC di avvenuta consegna del deposito. Tale messaggio riporta l indicazione del numero di protocollo assegnato al ricorso e l elenco di tutti gli atti e documenti trasmessi con il ModuloDepositoRicorso. In questo messaggio sono poi presenti eventuali anomalie di carattere tecnico del deposito. Gli effetti del deposito retroagiscono al momento in cui la PEC è stata accettata dal proprio gestore (v. NB al punto 8)

13 11. Questo è il contenuto del messaggio pec che attesta l avvenuto deposito del ricorso Il messaggio di conferma o di errore è generato automaticamente dal sistema, dopo un intervallo di tempo variabile dai 10 minuti alle 2 ore. Se non si riceve nessun messaggio dopo 2 ore è opportuno contattare il servizio assistenza dalla pagina principale del sito. SEGUE ESEMPIO DI CARICAMENTO DEL MODULO VIA WEB (UPLOAD)

14 12. CARICAMENTO DEL MODULO VIA WEB Raccomandano di usare questo sistema solo in caso di impossibilità di inviare il ricorso via pec. Si accede alla sezione di upload dal portale avvocati, autenticandosi con propria userid e password. N.B. il modulo da caricare è lo stesso che verrebbe normalmente inviato via pec. Bisogna quindi comunque seguire i passaggi da 1 a 5 per la compilazione e la chiusura del modulo. 13. Si deve selezionare TEST Venezia (o altra sede)

15 14. si deve cliccare la voce Deposito telematico

16 15. Si devono indicare i motivi del mancato utilizzo della pec e bisogna riportare il codice identificativo del messaggio d errore ricevuto a seguito del tentativo fallito di invio via PEC. Non sembra essere necessario indicare qui il proprio indirizzo PEC, in quanto le istruzioni dicono che i messaggi di avvenuto deposito sono inviati all indirizzo PEC associato all utenza usata per l accesso al portale da avvocato.

17 16. Il sistema carica il modulo pdf con tutti i documenti allegati. Maggiore è la dimensione del file, più è lungo il tempo necessario per il caricamento.

18 17. Il sistema prende in carico il deposito, senza ancora dire nulla sull esito della procedura. Ai fini del rispetto dei termini processuali, vale il momento in cui viene consegnata la ricevuta del S.I.G.A. 18. Si può stampare una ricevuta. N.B. La ricevuta non indica che il ricorso è stato depositato: per questo bisogna attendere la pec di conferma. Anche in questo caso, la Segreteria trasmetterà entro le ore 24 del giorno lavorativo successivo alla elaborazione del messaggio di ricezione un messaggio PEC di Registrazione deposito. NB In base a quanto prevedono le specifiche tecniche (cfr. art. 7 e art. 8) sembra essere possibile: a) trasmettere il ricorso, coi relativi allegati, solo a mezzo pec; b) se le dimensioni del fascicolo pec superano i 30 mega, è possibile trasmettere più ; c) in alternativa all ipotesi b) è possibile inviare una prima pec e poi fare un upload dei documenti rimanenti col sistema appena descritto); d) effettuare un upload di tutto il fascicolo.

19 19. Ecco l esempio di ricevuta (che non attesta, come detto, il corretto deposito, ma solo la presa in carico del file dal sistema) SEGUE UN ESEMPIO DI MESSAGGIO DI ERRORE

20 20. E stato volutamente caricato con il sistema di upload un modulo senza firma digitale: questo è il messaggio di errore che segnala il mancato deposito del ricorso. Buona sperimentazione!