Inserimento lista esami obbligatori - 1 Bando. Attivazione raccolta domande Erasmus - 2 Bando Graduatorie e assegnazione delle borse - 2 Bando

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1 DOMANDA ERASMUS ONLINE: GUIDA ALL USO Presentazione Il nuovo percorso per la raccolta delle Domande Erasmus Online mediante l omonimo applicativo web è organizzato in 2 cicli, denominati rispettivamente 1 bando e 2 bando. Ciascun ciclo prevede tre fasi. Queste fasi coinvolgono - il Settore Programmi Internazionali - le Facoltà banditrici - gli studenti iscritti all Università degli Studi di Roma La Sapienza FASI IN GENERALE Stato Nome fase 0 bando 1 Descrizione Inserimento lista esami obbligatori - 1 Bando fase 1 bando 1 fase 2 bando 1 Attivazione raccolta domande Erasmus - 1 Bando Graduatorie e assegnazione delle borse - 1 Bando Accesso dello studente alla pagina personale e compilazione Learning Agreement, Stampa contratto finanziario, Visualizzazione assegnatari - 1 Bando fase 0 bando 2 Inserimento lista esami obbligatori e regole per il 2 Bando fase 1 bando 2 fase 2 bando 2 Attivazione raccolta domande Erasmus - 2 Bando Graduatorie e assegnazione delle borse - 2 Bando Accesso dello studente alla pagina personale e compilazione Learning Agreement, Stampa contratto finanziario, Visualizzazione assegnatari - 2 Bando - Il passaggio di fase è attivato dal Settore a seguito del ricevimento di una richiesta specifica inviata ( /fax) dalle Facoltà banditrici allegando testo del Bando di selezione comprensivo delle informazioni relative alle borse per le sedi partner a concorso. Tale documentazione deve essere inviata almeno tre giorni lavorativi prima della pubblicazione del bando stesso per consentire il necessario controllo con i dovuti tempi tecnici. - Il passaggio non è retroattivo. - Il ciclo 1 bando è indirizzato agli studenti iscritti alla Facoltà banditrice. - Il ciclo 2 bando è specifico per l assegnazione delle borse residue a studenti iscritti anche ad altre Facoltà. - La partecipazione dei fuori Facoltà al 2 bando è abilitata direttamente dalla Facoltà banditrice mediante apposita pagina ( bando 2 - Gestione regole borse 2 bando).

2 SEZIONE AMMINISTRATIVA DI FACOLTA Il link d accesso è raggiungibile dalla pagina Operazioni gestite dalle Facoltà in relazione a ciascuno stadio comune ai due bandi: 1. Setup iniziale Momento che precede l attivazione della raccolta delle domande Erasmus via web (fase 0). 2. Gestione Studenti Durante la raccolta delle domande è possibile monitorare il numero delle domande in corso, cancellare le candidatura errate o modificare solo alcuni dati su richiesta degli studenti interessati (fase 1), eventualmente è possibile inserire delle candidature se pervenute solo su supporto cartaceo. Dopo la raccolta: - visualizzare e scaricare i moduli di domanda compilati; - modificare gli eventuali errori di compilazione (quest ultima operazione non potrà più essere effettuata dopo il trasferimento della domanda di candidatura nel database Socrates Organizer ma dovrà essere richiesta al Settore Programmi Internazionali); - selezionare i dati da esportare in una tabella excel da adattare ai fini della selezione (fase 2); - assegnare le borse (pulsante assegna ); - completare la compilazione del contratto di accettazione (pulsante INS ) (fase 1); - inserire i dati degli studenti che hanno consegnato solo la versione cartacea della domanda di candidatura. 3. Comunicazioni Studenti L uso delle funzioni previste da questa sezione, nel corso delle fasi 0 e 1 (comuni ai due bandi), consente il caricamento di documenti e l invio di note informative che gli studenti assegnatari di borsa potranno consultare online mediante la propria pagina personale (fase 2 ). 4. Link per area Studenti Utile per l accesso alla domanda Erasmus online nei casi in cui è necessario (es. inserimento domande consegnate solo nella versione cartacea, etc.) e per la visualizzazione della pagina personale degli studenti assegnatari (es. controllo dati e comunicazioni inserite, stampa moduli ECTS personalizzati, etc.).

3 NEI DETTAGLI: 1. Setup iniziale Quando Operazione NB - Caricamento del Bando di Facoltà - Gestione esami obbligatori - Gestione regole borse 2 bando Bando 1 e 2 Bando 1 e 2 Bando 2 Se in 2 bando Concluse le operazioni di Setup richiedere al Settore l abilitazione per la fase 1 Attivazione raccolta domande trasmettendo il testo del bando di selezione almeno tre giorni feriali prima della sua pubblicazione. 2. Gestione Studenti - Visualizzazione domande Erasmus e assegnazione delle borse - Ricerca e stampa Contratto Finanziario - Stampa allegato A SM Quando Operazione NB fase 1 e 2 fase 2 fase 2 L operazione di trasferimento della candidatura di uno specifico studente verso Socrates Organizer deve essere effettuata alla fine del processo di assegnazione. Pertanto, prima di procedere, assicurarsi di aver eseguito correttamente le operazioni di modifica, se necessaria, e di assegnazione. Prima di acquisire la firma dello studente, si raccomanda di verificare la correttezza del dato relativo al periodo di durata della borsa. Conclusa la fase 1 Raccolta domande richiedere l abilitazione alla fase 2 Graduatorie e assegnazione (la fase 2 comprende anche le funzioni di Ricerca stampa Contratto Finanziario e Stampa allegato A SM). I contratti in originale degli studenti assegnatari debitamente controfirmati e completi dell allegato A SM devono pervenire al Settore Programmi Internazionali al fine di consentire la preparazione del certificato Erasmus. 3. Comunicazioni Quando Operazione NB - Comunicazioni agli studenti (Files) - Comunicazioni agli studenti (Messaggi) fase 0, 1, 2 fase 0, 1, 2 Durante le fasi 0, 1, 2 le Facoltà potranno allestire i contenuti dell area comunicazioni con quanto si ritiene utile per gli studenti. Le informazioni inserite saranno visibili ai vincitori di borsa solo dopo il trasferimento della relativa candidatura nel Socrates Organizer. 4. Link per area Studenti Quando Operazione NB - Domanda Erasmus fase 1 Utile per inserire le candidature. - Pagina personale fase 2 Utile controlli e stampa dei moduli ECTS.

4 SEZIONE STUDENTI Il link d accesso è raggiungibile dalla pagina Gli studenti sono tenuti a confermare, nei tempi e nei luoghi previsti dal bando di Facoltà, la propria candidatura mediante la consegna della versione cartacea debitamente controfirmata e completa degli allegati richiesti. Il Settore riceverà esclusivamente i dati relativi agli studenti assegnatari di borsa. Il rilascio dei certificati Erasmus e di altri documenti annessi, da parte del Settore Programmi Internazionali, è subordinata alla consegna da parte delle Facoltà dei contratti d accettazione (completo dell Allegato A SM e del Learning Agreement ) debitamente compilati e provvisti delle firme richieste. Al BANDO 1: possono partecipare solo gli iscritti alla Facoltà banditrice. Al BANDO 2: possono partecipare anche gli iscritti alle altre Facoltà previa abilitazione nel corso della da parte delle Facoltà. DOMANDA DI CANDIDATURA ONLINE RACCOLTA DOMANDE FASE 1-1 e 2 BANDO Accesso alla pagina di benvenuto mediante digitazione matricola e codice fiscale La domanda di candidatura consta di 8 step (comuni ai due bandi): Step 1 Step 2 Step 3 Step 4 Step 5 Step 6 Step 7 Step 8 Compilazione Dati Anagrafici Sono previsti 3 percorsi didattici: - Nuovo ordinamento (CdL, CdLS) - Vecchio ordinamento - Altro (Corso di Alta Formazione/Specializzazione/Dottorato/Master/Master Erasmus Mundus) Per la scelta del Corso di Laurea relativo al Nuovo e Vecchio Ordinamento è stato previsto un unico elenco a tendina aggiornabile sulla base delle informazioni fornite al Settore dagli stessi candidati. Scelta della/e destinazione/i a concorso mediante menu a tendina. Bando 1: 4 scelte possibili, la prima obbligatoria. Bando 2: 1 sola opzione. Curriculum formativo Specifico per i 3 predetti percorsi formativi. Dichiarazione esami sostenuti, percorso distinto per Nuovo Ordinamento, Vecchio Ordinamento e Altro Corso di Studio. Corsi/moduli che si intendono seguire sulla base delle informazioni disponibili. Preparazione Linguistica e Competenze Informatiche. Precedenti soggiorni di studio all estero ed altre notizie utili ai fini di una valutazione curriculare. Anteprima della domanda e conferma dei dati I candidati riceveranno all indirizzo eventualmente fornito un avviso e una copia della domanda compilata che dovrà essere consegnata alla Facoltà banditrice secondo i tempi e nei luoghi indicati nel Bando di Facoltà.

5 ASSEGNAZIONE DELLE BORSE - FASE 2 1 e 2 BANDO PAGINA PERSONALE VINCITORI DI BORSA Gli studenti vincitori di borsa Erasmus potranno accedere alla pagina personale digitando la propria matricola e codice fiscale. L accesso è abilitato dal RAEF nel momento del trasferimento di ciascuna candidatura nel Socrates Organizer. La pagina in argomento conterrà i dati generali relativi alla borsa (durata, destinazione etc.), la modulistica ECTS (da scaricare e completare secondo le necessità) e gli altri documenti forniti dalle Facoltà mediante la propria pagina d amministrazione.