L esperienza di Bauli con SAP S/4HANA. Ing. Pierangelo Chiappini - CIO, Bauli

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1 L esperienza di Bauli con SAP S/4HANA Ing. Pierangelo Chiappini - CIO, Bauli

2 Una dolce storia: SAP S/4HANA 1511 live in Bauli SAP S/4HANA - NEW GENERATION ERP - DIGITAL AT THE CORE Vimercate, 26 Febbraio

3 Agenda Breve introduzione di Bauli Il Progetto Leonardo: Ambito e Attività Descrizione della soluzione SAP S/4HANA Enterprise Management Architettura e processi implementati Il valore della soluzione per Bauli ed i punti di attenzione Q&A 3

4 Il Gruppo Bauli un azienda in forte crescita I brand Ricorrenze Natale Ricorrenze Pasqua I prodotti Continuativi Merende Continuativi Biscotti e Crackers 4

5 Il gruppo Bauli - gli obiettivi strategici e le direttrici di crescita Innovazione Internazionalizzazione Posizionamento strategico di differenziazione Le sfide che Bauli dovrà affrontare Definire e abilitare attraverso strumenti adeguati processi strategici e operativi uniformi in tutte le aree geografiche, armonizzando le procedure tra tutte le realtà del gruppo Avere disponibilità di informazioni a supporto delle attività e delle decisioni Definire un assetto organizzativo in grado di supportare la crescita a livello internazionale 169 MIO 240 MIO 390 MIO 460 MIO Definire un sistema di Performance Management adeguato in grado di guidare Bauli verso gli obiettivi definiti Essere in grado di supportare e guidare la transizione verso il nuovo assetto definito Flessibilità e velocità di risposta al cambiamento 5

6 Macro Piano Progetto Leonardo 6 CONFIDENTIAL - Bauli & IBM USE ONLY

7 Ambito del progetto Revisione dei processi (BPR) BPR e ridisegno delle aree: Innovation, Order to Cash, Plan to Build, Procure to Pay, Budget to Report, Acquire to Retire Fixed Assets. Mappatura di 89 processi aziendali Idea to Offering Il Modello Il processo di Idea to Offering sarà strutturato secondo un modello Phase&Gate che porteranno l idea individuata ad essere selezionata, definita, valutata e pianificata in termini di fattibilità, sviluppata e industrializzata. Considerando un processo di Idea to Offering più allargato è anche stata definita la fase di Post Launch per avere i feedback su quanto avviato Raccolta, valutazione e selezione delle idee Feasibility tecnica ed economica e sviluppo prototipi del nuovo prodotto Prove industriali e attivazione degli investimenti Idea Generation Feasibility Industrialization Post Launch Documento di Project Idea 1 GO/ NO GO Documento di Letter of Intent 2 GO/ NO GO Documento di Business Activity Recommentation 3 GO/ NO GO 4 7

8 Ambito del progetto Revisione Modello Organizzativo Tre livelli di revisione del modello organizzativo: Macro-struttura organizzativa di gruppo Micro-organizzazione di funzione Ruoli e Responsabilità nello svolgimento delle attività a livello di transazione Macro Design Obiettivi: Definizione del modello di Governance di Gruppo Definizione del macro modello organizzativo Micro Design Obiettivi: Disegno dell organizzazione di funzione a livello di unità Definizione dei ruoli Accountability Alignment Obiettivi: Definizione delle responsabilità di ciascun ruolo nello svolgimento del processo / attività Struttura Organizzativa di Gruppo Possibili Scenari La linea guida finora percorsa a livello di progetto è stata quella di mantenere un unica struttura organizzativa per gestire i business Ricorrenza e Continuativi e, al contempo, di cogliere opportunità di armonizzazione dei processi interni. Funzionale Customer and Market Mngmnt IT and Business Systems A BoD CEO Product Mngmnt B Servizi di Supporto Network o Canale Distributivo Operations per Prodotto (Bene o Servizio) BoD Markting A Finance IT HR Markting CEO B Finance IT HR Markting Struttura Organizzativa a livello n-2 Amministrazione e Finanza To Be Aree e Principali Responsabilità C Finance IT HR CFO Approccio di definizione del Modello Organizzativo Accountability Alignment Matrici RACI C D Distrib Ops Distrib Ops Distrib Ops Amministrazione Tesoreria Controllo 10 per Area Geografica/Mercato/Canale/Cliente Markting Distribution Geo Channel Client Market Product Dvlopmnt Finance IT HR Operations Markting Distribution BoD CEO Geo Channel Client Market Product Dvlopmnt Finance IT HR Operations Matrice per Prodotto Marketing Geo Canale Distributivo Channel Client Operations Market Finance IT Markting HR IT Distribution Operations Finanza Amministrazione Product Human Dvlopmnt Resources CONFIDENTIAL IBM and Bauli SpA use only BoD CEO A B Gestione Ccontabilità generale e reporting (bilancio, corrispettivi, prime note, intercompany) 18 Contabilità Generale, Fornitori e Cespiti Gestione ciclo passivo e note spese (registrazione fatture, gestione pagamenti e rimborsi spese) Gestione asset aziendali (registrazione fatture, gestione cespiti) Gestione adempimenti fiscali Fatturazione attiva non ordinaria Archiviazione sostitutiva documentale Contabilità Clienti e Gestione del Credito Gestione ciclo attivo (attiva ordinaria, incassi, front office con il Cliente, solleciti, marketing trade, resi e rettifiche) Gestione degli agenti Gestione anagrafica cliente / figure aziendali Gestione progetti interni sviluppo/innovazione. Pianificazione finanziaria Gestione flussi bancari Gestione di cassa contanti e valori bollati. CONFIDENTIAL IBM and Bauli SpA use only Responsabilità del singolo ruolo (ambito SAP) 21 CONFIDENTIAL IBM and Bauli SpA use only 8 CONFIDENTIAL - Bauli & IBM USE ONLY

9 Ambito del progetto Disegno del sistema di Performance Management Definizione del modello di Performance Mgmt e di un dashboard strategico di controllo aziendale Livello Strategico 1 Identificazione e disegno di KPI su tre livelli: strategico, organizzativo e operativo Livello Organizzativo Livello Operativo 3 2 x x x Budget to Report - Contabilità Generale KPI Tipologia KPI Priorità Registrazioni errate su totale registrazioni Misura di Efficacia Media Responsabile Definizione Indicatore che mette a confronto il numero di registrazioni errate con il totale delle registrazioni contabili effettuate Unità di misura % Regola di calcolo Dimensioni di analisi Frequenza (Registrazioni errate mensili, annuali / totale registrazioni mensili, annuali)*100 Paese Organizzazione (Società) Mensile Annuale Note 5 9

10 Ambito del progetto Gestione delle attività di Change Management Organizzazione del progetto per Processi Costante monitoraggio e coinvolgimento degli stakeholder Gestione del cambiamento in termini di competenze (re-skilling e training) e del modo di lavorare Struttura di supporto per gli utenti SAP Gli utenti, in caso di dubbi/problemi/richieste relativi al nuovo sistema SAP e in base alla tipologia di richiesta, potranno richiedere supporto: Change Management Cosa cambierà nel modo di lavorare Change Impact Analysis Area Order to Cash Tramite Al Key User di riferimento Di seguito vengono riportate le istruzioni per utilizzare i due canali di supporto. Per tematiche legate a utenza/password, autorizzazioni e problemi di sistema sono state attivate 2 caselle ed è stato individutato un referente della Funzione IT. A seconda delle tematiche occorre procedere come segue: 1 Utenza / Password (problemi di accesso al sistema) inviare una mail a sistemisti@bauli.it. 2 Autorizzazione e Profili (mancanza di autorizzazione a transazioni necessarie per la propria mansione, gruppi merci non abilitati, filtri su transazioni) inviare una mail a leonardo@bauli.it NB. Specificare nell oggetto della mail PROBLEMA AUTORIZZAZIONI TRANSAZIONE" 3 Errori di funzionamento del sistema SAP inviare una mail all IT Analyst di riferimento (vedi 12 tabella in fondo al presente documento). CONFIDENTIAL NB. - Bauli per facilitare & IBM USE ONLY l individuazione del problema si raccomanda di fare un printscreen del problema lanciando la transazione SU53 e di allegare l immagine di printscreen alla mail. 21 CONFIDENTIAL IBM and Bauli SpA use only 10

11 Disegno ed Implementazione del sistema SAP S/4 HANA Enterprise Management Macro-Architettura Applicativa SAP e Processi attivati in Fase 1 PIANIFICAZIONE E FORECAST COSTI FISSI FRONT-END DEL REPORTING OPERATIVO ATTRAVERSO SAP BO ANALYSIS SCHEDA CLIENTE CON SAP BO WEBI PROCESSI DI APPROVAZIONE RICHIESTE ED ORDINI DI ACQUISTO APP PER ANALISI ORDINI E RICHIESTE DI ACQUISTO DATA MODEL ACQUISTI DATA MODEL FATTURATO DATA MODEL CONTABILITA GENERALE E CONTROLLO DI GESTIONE DATA MODEL GESTIONE DEL CREDITO ED AGENTI AMMINISTRAZIONE E FINANZA Verifica Fattura Passiva ACQUISTI INDIRETTI VENDITE ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE GESTIONE ASSET CONTROLLO DI GESTIONE GESTIONE ALLEGATI ORDINI DI ACQUISTO 11

12 SAP HANA Appliance User interface Sistema di reporting operativo e di pianificazione Architettura e Processi BI e Planning SAP HANA Appliance SAP BI Web Intelligence Analysis for Excel (2.3) SAP Fiori SAP HANA Studio SAP BI Enbedded (BW 7.5 SP01) SAP IBP Creazione di Attribute Views per Anagrafiche Creazione di Analytic e Calculation Views per Modelli Dati Real time: Flusso Acquisti Fatturazione Attiva Sviluppo di Procedure per calcolo KPI: DPO Fornitori DSO Clienti Modelli Real Time Infocube Virtuali : Acquisti Fatturazione SD FI Credito e Fornitori Modelli Persistenti (Flusso ETL) Multiprovider Controllo di Gestione : (infocubi Standard: Impegnato, ACDOCA, ODA, Planning) Composite Provider : Fi Credito Cliente Caricamento Dati Storici: Acquisti Budget e Forecast : Costi Fissi per CDC e ordine interno Costi marketing e pubblicità per WBS Controllo di Gestione SAP S/4 HANA

13 User interface Sistema di reporting operativo e di pianificazione con SAP HANA Architettura e Processi BI e Planning User Interface SAP BO Web Intelligence - Reportistica Web intelligence per - Controllo Credito Agenti : Scheda Cliente Ageing Scaduto/Scadere Portafoglio Clienti SAP Fiori - Attivazione APP Standard Area CO-FI - Attivazione APP KPI Standard Acquisti - Creazione APP custom da Query BI SAP BO Analysis for Excel - DPO, DSO e GG di Ritardo Ponderati - Reporting Controllo di Gestione - Reporting Credito Amministrazione Clienti - Reporting Real Time Acquistii 13

14 Il valore della soluzione SAP S/4HANA per Bauli Flessibilità del blocco di contabilizzazione (per gestione di dimensioni di analisi specifiche Bauli) attraverso l utilizzo dell Universal Journal, con contestuale adeguamento delle informazioni gestibili dai flussi passivi, attivi e contabili Gestione dei Business Partner ed ampliamento delle informazioni gestite Processo di approvazione delle Richieste e degli Ordini di Acquisto in mobilità attraverso SAP FIORI Gestione tramite workflow automatizzato ed auditabile delle regole di approvazione dei documenti di acquisto Reporting operativo in Real Time attraverso modelli virtuali HANA con front-end APP FIORI e Analysis Utilizzo di SAP BPC Embedded per i processi di pianificazione 14

15 I punti di attenzione di SAP S/4HANA 1511 Granularità informativa (dimensioni di analisi) delle interfacce contabili: contabilizzazione in ACDOCA solo dopo contabilizzazione in BSEG Gestione di dimensioni di analisi ad hoc per gli impegni finanziari Integrazione con Documentale Open Text Migrazione dei Business Partner (clienti e fornitori) Gestione Intrastrat per acquisti di servizi Integrazione con APP Fiori Gestione Stampe via BRF+ 15

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