Le novità sulle spese di rappresentanza

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1 Dr. Anton Pichler Dr. Walter Steinmair Dr. Helmuth Knoll Interconsult GmbH Srl Sparkassenstraße 18 Via Cassa di Risparmio I Bozen Bolzano T F E info@interconsult.bz.it I Steuer-, MwSt.-, Eintragungsnummer Handelsregister Bozen Codice fiscale, Part. IVA, numero iscrizione registro imprese Bolzano Ges.-Kap. v.e. Cap.soc. i.v ,00 Circolare 23/08 Bolzano, lì Le novità sulle spese di rappresentanza Con la pubblicazione del decreto attuativo è stato definito il nuovo trattamento fiscale delle spese di rappresentanza. Il decreto attuativo è cambiato sostanzialmente dalla prima bozza pubblicata in Aprile Con la presente circolare vorremo dare un riepilogo delle novità e un aiuto per una giusta classificazione fiscale delle spese di rappresentanza. 1.1 La nuova nozione di spese di rappresentanza Il secondo comma dell Art. 108 del T.u.i.r. definisce che le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo di sostenimento laddove rispondenti ai requisiti di inerenza e congruità, fissati dal decreto sopra richiamato, anche in funzione della natura e della destinazione delle stesse, del volume dei ricavi dell attività caratteristica ed internazionale dell impresa. Il terzo comma prevede che sono comunque deducibili le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a Euro 50,00 (Iva incl.). Il primo comma dell unico articolo del decreto attuativo contiene la nozione essenziale di spesa di rappresentanza, stabilendo che le spese di rappresentanza devono: essere inerenti allo svolgimento dell attività d impresa, essere effettivamente sostenute, essere documentabili e documentati, essere sostenuti per finalità di natura promozionale o comunque di pubbliche relazioni, rispondere, con riferimento al loro sostenimento, a criteri di ragionevolezza in funzione dell obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l impresa ovvero essere coerenti con le pratiche commerciali del settore. Il decreto stabilisce che sono comunque ovvero automaticamente da considerare spese di rappresentanza (sempre rispettando i requisiti di inerenza, documentazione ed effettivo sostenimento del costo) le seguenti casistiche: le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano programmate e in concreto svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell attività caratteristica dell impresa; le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose; le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione dell inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell impresa; le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall impresa; Circolare 23/08 1/1

2 ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza. Il decreto stabilisce altresì che non sono da considerarsi spese di rappresentanza e interamente deducibili 1 alcune categorie di spese: le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall impresa o in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell impresa. Per le imprese la cui attività caratteristica consiste nell organizzazione di manifestazioni fieristiche e altri eventi simili, non costituiscono spese di rappresentanza le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, sostenute nell ambito di iniziative finalizzate alla promozione di specifiche manifestazioni espositive o altri eventi simili. le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute direttamente dall imprenditore individuale in occasione di trasferte effettuate per la partecipazione a mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti beni e servizi prodotti dall impresa o attinenti all attività caratteristica della stessa. La deducibilità delle erogazioni e delle spese sopra indicate è, tuttavia, subordinata alla tenuta di un apposita documentazione dalla quale risultino anche le generalità dei soggetti ospitati, la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione e la natura dei costi sostenuti. 1.2 Limiti alla quota deducibile Il decreto prevede che la deducibilità delle spese di rappresentanza sia scaglionata in relazione all ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica dell impresa 2 risultanti dalla dichiarazione dei redditi relativa allo stesso periodo e in misura pari a: Ammontare deducibile Ammontare dei ricavi e proventi 1,3% Fino a 10 milioni di 0,5% Per la parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni di 0,1% Per la parte eccedente 50 milioni di Una volta identificata le spese come spese di rappresentanza si avranno due conseguenze dirette: A partire dal periodo d imposta successivo a quello in corso al si avrà una deducibilità limitata al 75% delle spese di vitto ed alloggio anche se ricomprese nella nozione di spese di rappresentanza. L indetraibilità dell Iva sulle spese in questione, tranne che per i beni distribuiti gratuitamente con un valore unitario inferiore a Euro 25,82. Ai fini della determinazione dell importo deducibile non si tiene conto delle spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a Euro 50,00, deducibili per il loro intero ammontare. Si dovrà quindi contabilizzare queste spese separatamente dalle altre spese di rappresentanza, così come si dovranno contabilizzare separatamente le spese di vitto ed alloggio, anche se spese di rappresentanza, perché a partire dal 2009 queste spese sono deducibili al 75%. 1 Sempreché sia rispettata l inerenza e l effettivo sostenimento delle spese in questione. 2 Configurano come ricavi della gestione caratteristica i proventi e ricavi nei punti A.1 e A. 5 del conto economico; Holding e altre società finanziarie possono anche considerare gli interessi attivi e altri proventi finanziari (Punto C.15 e C.16). Circolare 23/08 2/2

3 Ai fini Irap le spese di rappresentanza sono deducibili integralmente per le società di capitali e per le società di persone che hanno optato per la determinazione della base imponibile IRAP in base alla disciplina prevista per le società di capitali. Per entrambi la base imponibile Irap è costituita dalle risultanze del conto economico sfuggendo così alla limitata detrazione stabilita ai fini Irpef ed Ires. 1.3 La documentazione richiesta ai fini della deducibilità dei costi Il decreto prevede che: La deducibilità delle erogazioni e delle spese integralmente deducibili è, tuttavia, subordinata alla tenuta di un apposita documentazione dalla quale risultino anche le generalità dei soggetti ospitati, la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione e la natura dei costi sostenuti. L Agenzia delle entrate e gli organi di controllo competenti possono invitare i contribuenti a fornire indicazione, per ciascuna delle fattispecie qualificate come spese di rappresentanza, dell ammontare complessivo, distinto per natura, delle erogazioni effettuate nel periodo d imposta e dell ammontare dei ricavi e proventi derivanti dalla gestione caratteristica dell impresa assunti a base di calcolo della percentuale di deducibilità. L invito può riguardare anche l ammontare complessivo delle spese relative ai beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50 euro e l ammontare complessivo delle spese integralmente deducibili. Rimane qualche dubbio con riguardo alle spese sostenute fino al varo definitivo del provvedimento, visto che il contribuente nei passati undici mesi non poteva sapere che per la deducibilità delle spese è necessaria la tenuta dell apposita documentazione. 1.4 Imprese di nuova costituzione All interno del decreto viene anche stabilita una specifica ipotesi per le imprese di nuova costituzione finalizzata a chiarire che le spese di rappresentanza sostenute nei periodi d imposta anteriori a quello in cui sono conseguiti i primi ricavi, possono essere portate in deduzione dal reddito dello stesso periodo e di quello successivo se e nella misura in cui le spese sostenute in tali periodi, siano inferiori all importo deducibile. Viene dunque previsto questo meccanismo di recupero a condizione che vi sia capienza negli esercizi in cui i ricavi sono stati prodotti. Esempio: in caso di costituzione di una società nel corso del 2008 e di conseguimento dei primi ricavi nel 2010, le spese di rappresentanza sostenute nel 2008 e 2009 possono essere dedotte nel 2010 e 2011, fermo restando, per ciascun periodo, il rispetto dei limiti di deduzione. Circolare 23/08 3/3

4 1.5 Delineamento tra spese di rappresentanza e spese di pubblicità A accessione delle spese automaticamente classificabili come spese di rappresentanza (vedi punto 1.1) si possono constatare le seguenti caratteristiche di spese di rappresentanza e spese di pubblicità. Spese di rappresentanza Sono sostenute al fine di creare, mantenere o accrescere il prestigio della società e di migliorarne l immagine, ma non danno luogo ad aspettative dirette di incremento delle vendite. Sono caratterizzate da gratuità nel senso di mancanza di corrispettivo o di specifica controprestazione da parte dei destinatari di una determinata prestazione. Sono sostenute per reclamizzare il nome e l immagine dell azienda a un determinato pubblico scelto. Sono dirette a rappresentare un immagine positiva dell imprenditore a un gruppo definito di soggetti destinatari di una particolare utilità o beneficio (ad esempio clienti attuali, potenziali, operatori del settore). Spese di pubblicità Sono sostenute allo scopo di incrementare le vendite, acquisendo nuova clientela o ampliando il fatturato nei confronti della clientela già esistente. Prevedono l assunzione da parte del percipiente di obblighi di fare, non fare o permettere derivanti da un contratto sinallagmatico tra le due parti. Sono sostenute per propagandare i beni e i servizi oggetto dell attività aziendale nei confronti della generalità dei consumatori per formare o rafforzare la domanda. Sono dirette a creare l interesse per un prodotto e sono rivolte a una collettività indeterminata. Circolare 23/08 4/4

5 1.6 Tabella riepilogativa Definizione Automaticamente spese di rappresentanza se rispettano i requisiti di cui sopra. Spese di rappresentanza inerenti allo svolgimento dell attività d impresa, effettivamente sostenute, documentabili e documentati 3, sostenuti per finalità di natura promozionale o comunque di pubbliche relazioni, rispondere, con riferimento al loro sostenimento, a criteri di ragionevolezza in funzione dell obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l impresa ovvero essere coerenti con le pratiche commerciali del settore. le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano programmate e in concreto svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell attività caratteristica dell impresa; organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose; organizzati in occasione dell inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell impresa; organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall impresa; ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza. Deducibilità IRES/IRPEF 1,3% fino a 10 milioni 0,5% la parte eccedente 10 milioni fino a 50 milioni 0,1 la parte eccedente 50 milioni Un ulteriore limite di deducibilità del 75% si ha per le spese di vitto ed alloggio configurabili spese di rappresentanza Detraibilità IVA 0% Iva indetraibile Iva interamente detraibile per i beni omaggio con valore unitario inferiore a 25,82 Non si considerano mai spese di rappresentanza le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall impresa o in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell impresa. Per le imprese la cui attività caratteristica consiste nell organizzazione di manifestazioni fieristiche e altri eventi simili, non costituiscono spese di rappresentanza le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, sostenute nell ambito di iniziative finalizzate alla promozione di specifiche manifestazioni espositive o altri eventi simili. le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute direttamente dall imprenditore individuale in occasione di trasferte effettuate per la partecipazione a mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti beni e servizi prodotti dall impresa o attinenti all attività caratteristica della stessa. Spese interamente deducibili ovvero deducibili al 75% trattasi di spese di vitto ed alloggio Interamente detraibile Spese di rappresentanza Beni omaggio con valore unitario inferiore a 50 Interamente deducibili Interamente detraibile per i beni omaggio con valore unitario inferiore a 25,82 3 La deducibilità delle erogazioni e delle spese indicate nel presente comma è, tuttavia, subordinata alla tenuta di un apposita documentazione dalla quale risultino anche le generalità dei soggetti ospitati, la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione e la natura dei costi sostenuti. Circolare 23/08 5/5