Smartphone 4.0. Mappa di installazione Unified Messaging / IVR

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1 Smartphone 4.0 Mappa di installazione Unified Messaging / IVR

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3 Contenuto Sommario 5 Informazioni sul complesso di documentazione 5 Convenzioni del documento 5 Informazioni sulla Guida durante il lavoro 7 Lista di abbreviazioni 9 Installazione del sistema Unified Messaging 11 Passo 1. Preparazione dell ambiente 12 Passo 2. Configurazione del computer server 12 Passo 3. Installazione e avviamento di Smartphone Server 13 Passo 4. Avviamento del servizio Unified Messaging 13 Passo 5. Installazione e avvio di Smartphone Client 14 3

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5 Sommario Benvenuti a Smartphone 4.0, l ultima novità - una potente applicazione software di telefonia computerizzata di multiplo uso. Questo programma adesso integra strumenti facili da usare per la creazione di applicazioni con risposte vocali interattive personalizzate e soluzioni complete per l ufficio: Segreteria telefonica, Unified Messaging o Voic con Faxmail. Unified Messaging è un passo in avanti nella rivoluzione del sistema di messaggeria nel mondo degli affari. Il sistema Unified Messaging include funzionalità di voic e faxmail integrate con il sistema di messaggeria Microsoft Exchange Server. Gli utenti hanno adesso la possibilità di visualizzare documenti fax, ascoltare messaggi vocali e leggere messaggi di posta elettronica, e tutto in una stessa mailbox. Informazioni sul complesso di documentazione Il complesso di documentazione per Smartphone 4.0 è una collezione completa di informazioni e istruzioni per tutti gli utenti così come per l amminsitratore del sistema di messaggeria. Il complesso contiene i seguenti documenti: Novità e miglioramenti in Smartphone 4.0. Questo documento evidenzia alcune delle funzioni implementate nell applicazione software Smartphone 4.0 che sono state migliorate o aggiunte dopo la pubblicazione della versione 3.5. Smartphone 4.0. Guida dell utente. Scritta per gli utenti del sistema Smartphone Unified Messaging o voic . Una guida completa che facilita la comprensione di concetti generale di Unified Messaging o voic e rende più facile l installazione dell applicazione software Smartphone Client sul computer dell utente. Smartphone 4.0. Tesserino. Un piccolo tesserino di riferimento rapido che spiega le funzionalità generali di Voic / Unified MessagingVoic /Unified Messaging, può essere stampato e distribuito tra gli utenti. Smartphone 4.0. Mappa di installazione Unified Messaging / IVR e Voic / IVR. Procedimenti generali e completi sulla configurazione ed esecuzione dei sistemi IVR, Unified Messaging e voic nell ufficio del cliente. Smartphone 4.0. Guida all avviamento. Scritta per la persona responsabile dell installazione del Smartphone Server ed il sistema UM o voic . Include una descrizione passo per passo della procedura di installazione. Smartphone 4.0. Manuale dell amministratore. Scritto per l amministratore del sistema Smartphone Unified Messaging o Voic . Include tutto quello che l amministratore ha bisogno di sapere per mantenere in funzione il sistema. Convenzioni del documento Tutta la documentazione tecnica di Smartphone viene presentata in formato Adobe Acrobat (PDF) e si trova registrata nel CD-ROM di Smartphone. Tutti i documenti includono un indice 5

6 Smartphone 4.0 dei contenuti all inizio del file, segnalibri PDF, un indice di parole chiave alla fine del file, ed un indice di Ricerca PDF. Per utilizzare l indice di ricerca PDF: 1. assicurarsi di avere installato la versione di Adobe Acrobat Reader con Ricerca registrata con Smartphone. 2. In Acrobat Reader selezionare la voce del menu [Modifica Ricerca Indici...], apparirà il dialogo Selezione indice. 3. fare clic su Aggiungi... e spostarsi a <CD-ROM>:\Server\Docs\Italian\Index.pdx. 4. fare clic su OK. L indice del server verrà così collegato. Utilizzare [Modifica Ricerca Interrogazione...] in modo da cercare all istante tutta la documentazione di Smartphone Server. Convenzioni tipografiche Tutti i documenti della NOVAVOX AG seguono le seguenti convenzioni: 1. Le opzioni scelte dal menu e/o dal sottomenu sono messe fra doppie parentesi ( [ ] ) con una barra verticale ( ) fra i diversi livelli del menu. Per esempio: [ Imposta Linee telefoniche ] indica che il dialogo verrà aperto facendo clic su Imposta sul menu principale, e selezionando Linee telefoniche dal sottomenu. 2. Il nome delle finestre, dialoghi, schede, e campi sono messi fra virgolette. 3. Il nome dei tasti sono scritti in grassetto. Per esempio: OK. 6

7 Informazioni sulla Guida durante il lavoro Guida in linea Suggerimenti utili La guida in linea si riferisce all abilità di Smartphone di visualizzare piccole spiegazioni per un elemento dell interfaccia del programma (per esempio, elemento del menu) semplicemente collocando il puntatore del mouse sullo stesso. Questo tipo di guida viene chiamato in linea poiché Smartphone è in linea con la visualizzazione del puntatore del mouse. Queste piccole spiegazioni sono visualizzate nella barra di status Smartphone. Suggerimenti utili sono piccole etichette per le icone della barra degli strumenti del programma. Esse serviranno a capire cosa può succedere nel caso in cui si prema una icona in particolare sulla barra degli strumenti. Guida in linea Smartphone ammette tutte le funzionalità della Guida di Windows NT/2000/XP. Per accedere alla Guida semplicemente: Premere il tasto F1 in qualsiasi momento per la Guida. Premere Shift + F1 in qualsiasi momento per la guida sul contesto del campo attivo. Selezionare [? Contenuto] dalla barra dei menu e cercare per: Contenuto dei libri disponibili e argomenti. Indice degli argomenti. Una parola. Selezionare [? Glossario] dalla barra dei menu per il glossario dei termini. Fare clic sul tasto? in qualsiasi dialogo. File Leggimi Fare clic sul tasto Cos è? con il pulsante sinistro del mouse. Dopo, fare clic sull elemento del dialogo di cui si vuole ottenere la spiegazione. Una finestra pop-up con la spiegazione richiesta apparirà. In qualsiasi finestra della guida in linea, semplicemente fare clic su qualsiasi parola chiave evidenziata, per spiegazioni dettagliate sul proprio contenuto. L informazione di ultima ora su Smartphone potrà essere trovata sul file readme.txt. 7

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9 Capitolo 1: Lista di abbreviazioni Tabella 1: Abbreviazioni Le seguenti abbreviazioni vengono utilizzati in questo documento: DID DTMF IVR IMR PBX PSTN SPC SPS Direct Inward Dialing, le cifre DTMF vengono inviate dal centralino PBX ad un numero interno del sistema voic (per esempio alle linee di Smartphone Server) subito dopo che SPS risponde alla chiamata. Queste cifre contengono informazioni sul tipo di chiamata, e il numero interno dell abbonato che sta chiamando (ha chiamato). Per maggiori informazioni consultare Guida di configurazione del PBX. Dual Tone Multi-Frequency, è un termino utilizzato per descrivere un segnale di selezione, il quale consiste di 2 segnali separati di uguale ampiezza, però con diverse frequenze. (Risposta vocale interattiva) Interactive Voice Response, provvede indicazioni o opzioni di menu (di solito come messaggi vocali) che permettono alla persona che chiama domandare informazione (di solito premendo un tasto della tastiera telefonica e/o indicando comandi). Il sistema IVR provvede l informazione richiesta dalla persona che chiama in modo di risposta vocale. Indicatore di messaggio ricevuto, è un simbolo nello schermo del telefono o la lampadina nell apparecchio telefonico, la quale indica che l utente ha un nuovo messaggio. Centralino telefonico (Private [Access/Automatic] Branch Exchange), un centralino telefonico privato che esegue tante delle funzioni di commutazione che di solito solo sono provviste dalle compagnie telefoniche. Servizio di rete telefonica pubblica (Public Switched/Service Telephone Network), la quale include tutte le centrale telefoniche pubbliche. Le linee fornite dalle centrale pubbliche sono disponibili per qualsiasi cliente in una determinata area geografica. Smartphone Client è un applicazione software la quale viene eseguita sul computer dell utente. Smartphone Client fornisce la connessione con il computer Smartphone Server il quale è responsabile dalla consegna e presentazione nel modo appropriato non solo dei messaggi vocali e messaggi fax, anziché di tutti i tipi di messaggi agli utenti tramite l applicazione software di posta elettronica installata dal cliente (di solito Microsoft Exchange Client o Outlook). Smartphone Server, è l applicazione software responsabile della gestione di messaggi vocali e fax. Essa viene eseguita nel computer munito con le scheda telefoniche che interagiscono direttamente con la rete telefonica interna e pubblica. 9

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11 Capitolo 2: Installazione del sistema Unified Messaging I tipi di sistemi che possono essere costruiti con Smartphone dipendono delle opzioni della licenza. In aggiunta, diverse funzioni avanzate sono disponibili se il proprio ambiente può supportarle. /C/ #LUD Please translate the paragraph below and the table Per informazioni ulteriori sulla configurazione delle funzioni software e hardware richieste per l esecuzione del sistema Unified Messaging. consultare il capitolo Requisiti di sistema sulla Guida all avviamento. La seguente tabella mostra le possibili configurazioni dipendendo delle opzioni acquisite ed installate: Tabella 1: Unified Messaging Risorse Richiesto? Vantaggi Segnalazione Sì Collegamento alla rete Microsoft Exchange Server Sì Sì Hardware fax No Faxmail Licenza server Smart-4-Fax Licenza notifica di posta elettronica Modem GSM e licenza di notifica SMS No No No Server fax Notifica via posta elettronica Notifica via messaggi SMS La prima colonna della tabella di sopra contiene simboli che si incontreranno in vari punti del documento. I punti segnati con uno di questi simboli sono opzionali. Eseguirli solo se si desidera che la configurazione includa questa/e opzione/i. Il procedimento completo di installazione del sistema Unified Messaging consiste in 5 passi principali: 1. preparazione dell ambiente tecnico 2. installazione del hadware del server 3. installazione di Smartphone Server 4. avviamento del servizio Unified Messaging 5. installazione di Smartphone Client 11

12 Smartphone 4.0 E importante eseguire tutti i passi in modo di assicurarsi del completo funzionamento del proprio sistema. In questo documento si offre una panoramica dei procedimenti necessari e riferenze ai documenti che provvederanno maggiori informazioni. Passo 1. Preparazione dell ambiente Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.0. Guida all avviamento (GettingStarted.pdf) Alcuni configurazioni dell ambiente di telecomunicazioni in ufficio saranno richieste in modo di installare il sistema Unified Messaging/IVR. Per maggiori informazioni sui requisiti consultare il capitolo Requisi di sistema sulla Guida all avviamento. Preparazione del sistema di messaggeria Microsoft Exchange Preparare la rete di computer locale LAN in modo che un integrazione completa con il sistema di messaggeria Microsoft Exchange (richiesto dal sistema Unified Messaging) sia possibile. Tutti gli utenti che abbiano intenzione di utilizzare un computer per l accesso ai propri messaggi dovranno avere un PC collegato alla rete locale LAN così come una mailbox nel Microsoft Exchange Server. Questo lavoro dovrà essere fatto dall amministratore di sistema della rete. Per informazioni su Exchange consultare Collegamento di Smartphone Server al MS Exchange Server subcapitolo Collegamento dei componenti UM capitolo della Guida all avviamento. Una volta che sia stato preparato l ambiente, sarà pronto per installare Smartphone. Il PBX e la rete locale LAN preparati appropriatamente provvederanno il servizio necessario a Smartphone. Passo 2. Configurazione del computer server Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.0. Guida all avviamento (GettingStarted.pdf) Sarà necessario configurare il server che risponderà alla chiamate telefoniche e fax degli utenti. Occorre avere un PC per il server che esegua Windows NT/2000 oppure Windows 95 (consultare Requisiti di sistema per la configurazione hardware e software esatta). Sarà necessario anche le schede telefoniche Dialogic. Collegare il computer Smartphone Server alla rete locale LAN utilizzando il tipo di scheda di interfaccia di rete adeguata. Per informazione sui requisiti consultare il capitolo Requisiti di sistema nella Guida all avviamento. Installazione dell applicazione software Host Media Processing (HMP) Eseguire questo passo per l uso della connessione su IP. dell applicazione software HMP consultare il capitolo Installazione dell applicazione software HMP nella Guida all avviamento. 12

13 Installazione del sistema Unified Messaging Passo 3. Installazione e avviamento di Smartphone Server Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.0. Guida all avviamento (GettingStarted.pdf) Dopo che il computer server sia stato preparato, sarà possibile installare l applicazione software Smartphone Server. Installazione di Smartphone Server Installare l applicazione Smartphone Server. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Installazione di Smartphone Server nella Guida all avviamento. Avviamento di Smartphone Server Configurare le impostazioni in modo di provvedere il funzionamento e l adattazione di Smartphone Server al proprio ambiente. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Installazione di Smartphone Server nella Guida all avviamento. Inizializzazione dell avvio automatico Possibilmente sarà necessario fare il proprio server più stabile in modo di prevenire fallimenti del sistema dovuti a problemi di energias elettrica e altri tipi. Per maggiori informazioni consultare i capitoli Inizializzazione dell avvio automatico e Inizializzazione riavio regolare nella Guida all avviamento. Una volta che Smartphone Server sia stato installato e avviato, l applicazione software Smartphone Server sarà in esecuzione e configurata, però non pronta per servire agli utenti. Passo 4. Avviamento del servizio Unified Messaging Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.0. Guida dell amministratore (AdminGuide.pdf) Smartphone 4.0. Guida all avviamento (GettingStarted.pdf) Adesso sarà necessario configurare Smartphone Server in modo di attivare le funzioni del servizio Unified Messaging. Le opzioni di Unified Messaging vengono definite nei dialoghi accessibili dal menu Unified Messaging nell applicazione Smartphone Server e Mailbox Administrator. Per informazione sulle impostazioni del sistema UM consultare i capitoli Panoramica Smartphone Server Panoramica Mailbox Administrator nella Guida dell amministratore. Avvio di Mailbox Administrator L applicazione software Mailbox Administrator viene utilizzata per gestire il database utenti del sistema Unified Messaging. Per maggiori informazioni consultare il subcapitolo Avvio di Mailbox Administrator nel capitolo Avviamento di Voic /Unified Messaging nella Guida all avviamento. 13

14 Smartphone 4.0 Avvio della VAP UM Avviare l Applicazione vocale Unified Messaging in modo di avviare l applicazione Unified Messaging. Per maggiori informazioni consultare il subcapiotolo Avvio delle VAP Voic / Unified Messaging nel capitolo Avviamento di Voic /Unified Messaging nella Guida all avviamento. Una volta che la VAP UM sia stata avviata, il sistema Unified Messaging comincerà a funzionare nel Vostro ufficio. Adesso sarà possibile prestare il servizio agli utenti. Passo 5. Installazione e avvio di Smartphone Client Documenti richiesti in questo passo: Smartphone 4.0. Guida dell utente (UserGuide.pdf) Il sistema Unified Messaging è adesso funzionante. Gli utenti potranno essere registrati e quindi cominiciare ad utilizzare il servizio Unified Messaging. Condivisione di Smartphone Client Gli utenti potranno accedere ai propri messaggi telefonicamente o utilizzando il computer. Per quelli che utilizzano i computer, un applicazione speciale Smartphone Client viene provvista. In modo di farla accessibile a tutti gli utenti, si consiglia che i file di installazione di Smartphone Client e Smart-4-Fax siano condivisi sulla rete locale LAN. L amministratore di sistema dovrà copiare nell unità di disco condivisa nel fileserver le seguenti cartelle dal CD- ROM di Smartphone 4.0 comprendenti tutti i file in tali cartelle: Client I386 Registrazione di utenti nel sistema Unified Messaging Esistono diverse modalità di registrare utenti nel sistema Unified Messaging. Queste vengono descritte dettagliatamente nella documentazione. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Registrazione utenti nella Guida dell utente. Installazione di Smartphone Client Per quelli utenti che utilizzano il computer per accedere ai propri messaggi, il procedimento completo di installazione viene descitto nella documentazione. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Installazione dell applicazione software Smartphone Client nella Guida dell utente. 14

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