Salonicco, 13/14 marzo Verbale

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1 ASSEMBLEA GENERALE DELLA RETE EUROPEA DI FORMAZIONE GIUDIZIARIA (REFG) Salonicco, 13/14 marzo 2003 Membri presenti e rappresentanti Istituto Nazionale della Magistratura GR KALAMARIA - SALONICCO Verbale Austria Bundesministerium für Justiz (Ministero Federale di Grazia e Giustizia) Belgio Conseil Supérieur de la Justice (Consiglio Superiore della Magistratura / Hoge Raad voor de Justitie Danimarca Domstolsstyrelsen (Amministrazione Giudiziaria) Finlandia Oikeusministeriö Francia École Nationale de la Magistrature (Istituto Nazionale della Magistratura) Germania Bundesjustizministerium (Ministero Federale di Grazia e Giustizia) Bayerisches Staatsministerium der Justiz (Ministero di Grazia e Giustizia della Baviera) Grecia Istituto Nazionale della Magistratura Irlanda Istituto di Studi Giuridici Italia Consiglio Superiore della Magistratura (CSM) Kofler Hemma Hamaides Jacques van den Broeck Edith Meilvang Anders Kiesiläinen Kari Hirvonen Jorma Ceccaldi Sylvie Cavrois Marie-Luce Strehler Stefan Palde Helmut Kroustalakis Evangelos Athineos Antonios Grammatikoudis Mimis Kosmidis Cristoforos Miliopoulo Anestis Thanou Vasiliki McCracken Brian Civinini Maria Giuliana Di Federico Giuseppe Celentano Carmelo - 1 -

2 D Alterio Armando Ferranti Donatella Lussemburgo Ministère de la Justice (Ministero di Grazia e Giustizia) Olanda Stichting Studiecentrum Rechtspleging Portogallo Centro de Estudos Judiciários (Centro di Studi Giuridici) Spagna Escuela Judicial de España (Istituto di Studi Giuridici di Spagna) - Barcellona Dennewald Jeannine Langbroek Martin Quak Perry C. Tavares Mendes Mário Valls Gombeau José Francisco Gómez Martínez Carlos Gran Bretagna Inghilterra e Galles Comitato Studi Giuridici di Inghilterra e Galles Scozia Comitato di Studi Giuridici Academy of European Law Trier - Accademia di Diritto Europeo di Trier- (ERA) Rose William Adams Edward Morrison Nigel Heusel Wolfgang Steinsberger Dirk Invitati: Consiglio d Europa Claus Jean Commissione Europea Polonia Ministero di Grazia e Giustizia Romania Procura della Repubblica di Romania Slovenia Corte Suprema della Repubblica di Slovenia Schmidt-Pariset Florence Madurowicz-Nowosad Monika Nicolae Angela Kmecl Andrej Assenti: Svezia Domstolsverket Panofsky John - 2 -

3 Punti all ordine del giorno: (la relativa documentazione è riportata in rosso) 1. Apertura dell Assemblea Approvazione dell ordine del giorno ORDINE DEL GIORNO 2. Approvazione dei Verbali dell Assemblea Generale di Copenaghen Verbali del 5/6 dicembre Situazione attuale: registrazione e ratifica della nuova Carta Versione della Carta emendata a Copenaghen / Statuto adottato dal Comitato Direttivo a Trier 4. Emendamento della Carta e dello Statuto Proposta di emendamento presentata dal CSM Proposta di emendamento presentata dal Ministero di Grazia e Giustizia polacco 5. Norme di procedura Proposta congiunta presentata dal CSM e dall ERA (concordata nella riunione del Comitato Direttivo tenutasi il 3 febbraio 2003 a Trier) 6. Comitato Direttivo e Segretariato Relazione sull attività del Segretariato Relazione sull attività del Comitato Direttivo Disamina ed approvazione Membri del Comitato Direttivo: candidature ed elezioni Segretariato: candidature e nomine Segretario Generale: candidatura ed approvazione 7. Gruppi di Lavoro Relazione sull attività del GL 1, 2 e 3 Disamina ed approvazione Organizzazione futura dei gruppi di lavoro Concept paper del Segretariato Disamina e votazione Candidature ed elezioni 8. Concetto di formazione della Rete Individuazione delle esigenze formative alla luce delle risposte date ai questionari Sintesi delle risposte Discussione Delineazione delle azioni future su: sviluppo dei moduli formativi standard relativi alla formazione in materia di diritto comunitario; corsi di formazione linguistica; programmi di scambio; sviluppo di strumenti di formazione mediante l utilizzo di tecnologie informatiche; manuali di cooperazione giudiziaria in materia di diritto civile e penale Discussione Attività congiunte del 2002/2003 (diritto civile, penale, e regole di concorrenza) Lista dei seminari previsti nell ambito dei programmi UE 2002/03 in materia di diritto civile, penale e di regole di concorrenza Nuove proposte Valutazione dell attività formativa Questionario di valutazione standard della REFG Discussione 9. Programmi UE per la promozione della cooperazione giudiziaria e della formazione per il 2003/04 Presentazione dei nuovi programmi Attività congiunte per il 2003/2004 (diritto civile, penale, e regole di concorrenza) Ulteriori azioni e proposte 10. Relazioni esterne della Rete - 3 -

4 Relazioni con i Paesi candidati del centro Europa e dell Est Relazione del Segretariato Disamina e votazione Relazioni con Organizzazioni Internazionali che si occupano di Formazione Giudiziaria Relazione del GL3 Disamina e votazione Varie ed eventuali 11. Formazione iniziale e continuativa della magistratura in Grecia: introduzione 1. Approvazione dell Ordine del Giorno L assemblea è stata dichiarata aperta alle ore 9:45 del 13 marzo 2003 ed è stata presieduta dal Direttore dell Istituto Nazionale della Magistratura greco, il Sig. Evangelos Kroustalakis, avendo constatato che il quorum necessario era stato raggiunto. Il presidente, Sig. Kroustalakis, dopo aver dato il benvenuto ai presenti, è passato alla disamina del punto 2 all ordine del giorno (i verbali dell Assemblea Generale di Copenaghen). 2. Approvazione dei verbali dell Assemblea Generale di Copenaghen I verbali dell Assemblea Generale che si è tenuta il 5/6 dicembre 2003 a Copenaghen sono stati approvati senza osservazioni. 3. Situazione attuale: registrazione e ratifica della nuova Carta Il Sig. Heusel ha ringraziato la Corte Suprema di Giustizia del Belgio per il lavoro svolto in merito alla registrazione della neonata associazione, spiegando che il Comitato Direttivo, nel corso della riunione tenutasi il 3 febbraio 2003 a Trier, era stato informato della necessità di elaborare uno Statuto per l Associazione appena creata, sulla base della Carta adottata a Copenaghen. Anteriormente alla data dell Assemblea Generale, dieci dei 19 membri avevano firmato ed inviato lo Statuto dell Associazione alla Sig.ra van den Broeck, la quale aveva provveduto a rimettere lo stesso al Ministero di Grazia e Giustizia. Le firme mancanti potranno essere apposte sui documenti relativi alla registrazione ed i rispettivi membri saranno considerati membri fondatori. I documenti firmati da Francia, Italia e Spagna sono stati già spediti in Belgio. I membri che non hanno ancora consegnato alla Corte Suprema di Giustizia i documenti firmati, hanno presentato la seguente dichiarazione sullo stato della firma degli stessi: Lussemburgo: Lo Statuto sarà firmato a tempo debito. Gran Bretagna: Lo Statuto sarà firmato dal Gran Cancelliere, per conto dei Comitati di Studi Giuridici di Scozia, Inghilterra e Galles e, entro tre settimane, verrà inviato alla Corte Suprema di Giustizia del Belgio. Svezia: Non è disponibile alcuna dichiarazione in quanto nessun rappresentante svedese era presente all Assemblea Generale. La Sig.ra van den Broeck ha sottolineato quanto fosse importante ricevere tutti i documenti firmati con largo anticipo rispetto al 18 maggio 2003, data delle elezioni in Belgio, evento questo che potrebbe considerevolmente protrarre i tempi previsti per la procedura di registrazione, nel caso in cui non venisse conclusa prima di questa data e, durante il coffeebreak, ha distribuito due copie dello Statuto da far firmare a tutti i membri che lo avevano ratificato. Il Sig. Heusel ha presentato all Assemblea Generale la domanda dell AGIS di cofinanziamento delle spese amministrative della Rete da parte dell Unione Europea, inviata alla Commissione Europea il 7 febbraio 2003 (cfr il modulo, la lettera di accompagnamento, - 4 -

5 la bozza del programma delle attività della REFG per il 2003 e la bozza di bilancio distribuita prima dell inizio della riunione). Per spese amministrative si intendono le spese di organizzazione delle riunioni (servizio di interpretariato, ecc.), l elaborazione e l ampliamento del sito web, gli stipendi dell assistente legale e dell amministratore che assisteranno il Segretario Generale ed il Segretariato. Il Sig. Heusel ha colto l occasione per ricordare ai membri di conservare tutte le ricevute delle spese sostenute relativamente alla Rete (spese di viaggio e di alloggio, ecc.) a copertura del 20% del budget che deve essere pagato dai membri stessi e che deve essere presentato alla Commissione, sotto forma di contributo finanziario per la Rete. Dal momento che non è previsto il pagamento di alcuna quota associativa, il contributo finanziario all Associazione, da parte del candidato (REFG), consisterà nelle spese già sostenute da ogni delegazione per partecipare alle varie riunioni della Rete. Per quanto riguarda le spese del personale, solo il personale neoassunto destinato alla Rete potrà essere incluso nella bozza di bilancio per il finanziamento UE, mentre lo stipendio del Segretario Generale sarà costituito da contributi in natura da parte dell organizzazione-membro di cui fa parte. Inoltre, il Sig. Heusel ha sottolineato l importanza dell offerta, da parte del Governo del Lussemburgo, di coprire le spese di affitto dell ufficio del Segretariato in Lussemburgo, dal momento che il canone potrebbe rientrare in quel 20% di contributo finanziario personale. Dato che è stata la stessa ONG a presentare domanda di finanziamento, non è necessario stipulare accordi societari, come nel caso di altre domande presentate nell ambito del programma AGIS o di altri programmi in materia di diritto civile. La proposta di stabilire un ufficio del Segretariato della REFG in Lussemburgo è stata posta in discussione. Il Sig. Kroustalakis ha affermato che, nel caso in cui tale possibilità venisse presa in considerazione, il Segretariato ne informerà il Comitato Direttivo e l Assemblea Generale. 4. Emendamento della Carta e dello Statuto Dal momento che lo Statuto è in fase di registrazione da parte del Ministero di Grazia e Giustizia del Belgio, il Sig. Kroustalakis ha consigliato di non apportare modifiche al documento fino a che la procedura di registrazione non venga completata, in quanto ogni eventuale emendamento dovrebbe essere sottoposto ad approvazione da parte dei membri, nel corso di successive Assemblee Generali. Secondo il Sig. Kroustalakis, invece, dovrebbero essere emendate le Norme di Procedura tenendo in considerazione lo Statuto, al fine di garantire il funzionamento della Rete. La Sig.ra Cavrois ha espresso il suo desiderio che, nella riunione odierna si affronti un dibattito sullo Statuto, essendo la prima volta in cui viene presentato a tutti i membri. Inoltre, ha sottolineato che, per quanto riguarda la gerarchia della Carta e dello Statuto, sarebbe opportuno chiarire il ruolo predominante della Carta sullo Statuto. In merito al suggerimento della Sig.ra Cavrois di modificare l enunciazione dell Art.5 (5), il Sig. Hamaide ha affermato che, essendo in atto il processo di registrazione, sarebbe praticamente impossibile, allo stato attuale, modificare lo Statuto. Dopo un breve dibattito, è stato deciso di rimandare la discussione su eventuali emendamenti allo Statuto alla prossima Assemblea Generale e l'esamina delle proposte di emendamento a questo documento, nel corso della riunione odierna allorché si affronterà la questione delle Norme di Procedura. La Sig.ra Civinini ha manifestato il proprio consenso alla richiesta della Sig.ra Cavrois di organizzare un Assemblea Generale durante la presidenza italiana dell Unione Europea, allo scopo di apportare eventuali emendamenti alla Carta, riferendosi alle proposte di emendamento presentate dall Italia durante la riunione del Comitato Direttivo a Trier (cfr le proposte di emendamento degli Artt.10 ed 11 dello Statuto, documentazione distribuita prima - 5 -

6 della riunione dell Assemblea). La Sig.ra Cavrois ha chiesto inoltre l emendamento della Carta per dare la possibilità al Consiglio d Europa di partecipare alle attività della Rete in qualità di osservatore. Il Sig. Claus ha sottolineato l interesse e la volontà, da parte del Consiglio d Europa, di ricevere lo status officiale di osservatore. Al riguardo la Sig.ra Civinini ha presentato la proposta di Francia ed Italia di apportare il seguente cambiamento alla Carta che verrà discusso nella prossima Assemblea Generale: Versione inglese: Il Consiglio d Europa potrà partecipare alle riunioni organizzate dalla REFG in qualità di osservatore. Versione francese: Il Consiglio d Europa può assistere alle riunioni organizzate dalla REFG in qualità di osservatore. 5. Norme di procedura Il Sig. di Federico ha letto la bozza della versione emendata dal Comitato Direttivo in data 3 febbraio 2003 (Trier) delle Norme di Procedura. E stato stabilito di emendare la bozza delle Norme di Procedura, in base alla proposta della Sig.ra Kofler, in modo tale che tutti i membri abbiano la possibilità di assistere alle riunioni del Comitato Direttivo e dei Gruppi di Lavoro, in qualità di ospiti. Previa autorizzazione da parte dei Presidenti delle riunioni, questi ospiti avranno il diritto di intervento ma non di voto. L ordine del giorno delle riunioni del Comitato Direttivo o dei Gruppi di Lavoro dovrà essere inviato a tutti i membri con largo anticipo rispetto alla data fissata per le riunioni. Le proposte individuali di emendamento delle Norme di Procedura sono state discusse e messe ai voti sulla base della bozza congiunta del CSM (Italia) e del Segretariato. L Assemblea Generale, all unanimità, ha adottato la versione delle Norme di Procedura allegata al presente verbale. 6. Comitato Direttivo e Segretariato Il Sig. Heusel ha presentato una panoramica delle attività del Comitato Direttivo e del Segretariato (cfr. la documentazione della riunione). Il Sig. Kroustalakis ha sottolineato il ruolo estremamente importante ed autorevole del Comitato Direttivo e l essenzialità di un equilibrio di interessi all interno di questo organismo della Rete. Il Sig. McCracken ha espresso la sua condivisione per quanto sostenuto dal Sig. Kroustalakis ed ha affermato che il Comitato dovrebbe rappresentare tutte le diverse opinioni dei suoi membri. Il Sig. Kroustalakis ha chiesto uno scambio di opinioni sui compiti del Segretariato, del Segretario Generale ed in particolare del Comitato Direttivo. I membri hanno deciso di non aprire nuovamente una discussione sulla struttura della Rete ed hanno manifestato la loro intenzione di trovare un compromesso per le elezioni dei nuovi membri degli organismi della Rete. Il Sig. Heusel ha affermato che, in una prospettiva a medio termine, la soluzione più appropriata per la Rete sarebbe quella di avere un proprio Segretariato che non sia legato ad alcun membro, ma che sia un organismo separato alle dipendenze esclusive della stessa Rete. Ciò rappresenterebbe lo sviluppo auspicato dall ERA, che ha già espresso la propria - 6 -

7 disponibilità a portare avanti il lavoro del Segretariato per altri due anni, allo scopo di preparare l ufficio che andrà ad occupare il Segretariato e che preferibilmente avrà sede nel Lussemburgo, grazie anche al supporto del Governo del Lussemburgo. La Sig.ra Dennewald ha ribadito l offerta del Ministero di Grazia e Giustizia di mettere a disposizione del Segretariato le strutture necessarie in Lussemburgo. L ulteriore discussione sulla struttura e la necessità di continuità e stabilità da una parte e la necessità di cambiamento/rotazione dall altra sono state riassunte dal Sig. Kroustalakis, il quale ha avanzato l ipotesi di far continuare a svolgere all ERA, per altri due anni, la funzione di Segretariato e di conservare il concetto di avvicendamento per la posizione di Segretario Generale. Inoltre, ha invitato il Comitato di Studi Giuridici di Inghilterra e Galles a considerare la candidatura per il Comitato Direttivo. Dopo il break, il Sig. Gómez ed il Sig. Heusel hanno ritirato la propria candidatura per la posizione di Segretario Generale, mentre il CSM (Italia) ha ritirato la propria candidatura per quella di Segretariato. L Assemblea Generale ha eletto all unanimità i restanti candidati: il Sig. D Alterio per la carica di Segretario Generale e l ERA, per il Segretariato, che rimarrà in carica per due anni a partire dalla data della riunione odierna. L Assemblea inoltre ha accolto la proposta del Sig. Kroustalakis, di escludere dal Comitato Direttivo l Italia e l ERA, essendo stati eletti per ricoprire le suddette cariche. I membri specificati di seguito sono stati eletti all unanimità membri del Comitato Direttivo: Consiglio Superiore della Magistratura (Belgio), Finlandia, Ecole Nationale de la Magistrature Istituto Nazionale della Magistratura (Francia), Germania, Irlanda, Istituto Giudiziario (Spagna), Comitato Studi Giuridici di Inghilterra e Galles (Gran Bretagna). 7. Gruppi di Lavoro Prima di passare alla presentazione delle attività dei Gruppi di Lavoro, il Sig. Quak ha presentato la candidatura dell SSR (Olanda) per entrare nei Gruppi di Lavoro I e III. - Gruppo di Lavoro I Programmi Il Sig. di Federico ha presentato la relazione sulle attività del Gruppo di Lavoro I (cfr. la documentazione della riunione). Alla conclusione della relazione ha espresso la volontà dell Italia di diventare membro anche del Gruppo di Lavoro III, oltre al Gruppo di Lavoro I di cui è già membro, che era già stato annunciata prima della riunione. Nel corso della discussione che ha seguito l intervento italiano, sulla struttura futura del Gruppo di Lavoro I, tutti i membri hanno riconosciuto l importanza di continuare il lavoro in sottogruppi (per esempio quelli su diritto civile e penale), in modo tale che esperti nelle diverse branche del diritto lavorino sui programmi. La Sig.ra Cavrois ha sottolineato l importanza dello scambio di esperti tra i membri, proponendo la creazione di un database in cui siano riportati i nomi degli stessi. Inoltre, lo scambio di esperienze nell ambito della formazione giudiziaria e l ampliamento delle attività formative già esistenti potrebbero permettere di ottenere ulteriori finanziamenti da parte della UE per le attività di formazione. Il Sig. Gómez ha chiesto uno scambio più attivo dei programmi tra i - 7 -

8 membri ed il Sig. Kroustalakis ha sottolineato che il Gruppo di Lavoro I dovrebbe cercare di intensificare i propri sforzi in questo senso. Il Sig. Claus ha confermato che il Consiglio d Europa è disposto a collaborare ed a sostenere gli sforzi del Gruppo di Lavoro I. Il Sig. di Federico ha sottolineato l importanza dei moderni mezzi di comunicazione per le attività dei Gruppi di Lavoro, come video conferenze, ecc. I seguenti membri sono stati eletti all unanimità membri del Gruppo di Lavoro I Programmi: Consiglio Superiore della Magistratura (Belgio), Amministrazione giudiziaria danese, ERA, Finlandia, Ecole Nationale de la Magistrature Istituto Nazionale della Magistratura (Francia), Germania, CSM (Italia), SSR (Olanda), Istituto Giudiziario (Spagna), Comitato Studi Giuridici di Scozia (Gran Bretagna). L Ecole Nationale de la Magistrature è stato eletto convocatore del Gruppo di Lavoro. - Gruppo di Lavoro II Sito web Le attività del Gruppo di Lavoro II sono state esposte nella relazione del Segretariato (cfr. la documentazione della riunione). L Italia e la Slovenia hanno espresso la loro volontà di collaborare all elaborazione del sito web insieme al Comitato Studi Giuridici di Inghilterra e Galles ed al Segretariato che, ospitando nel proprio il sito web della Rete, è considerato membro di questo Gruppo di Lavoro. Nel corso dell Assemblea è stata espressa l esigenza di aumentare il numero di link del sito e che il sito diventi un punto di partenza, per i giudici europei, nella ricerca di informazioni (Edward Adams). I seguenti membri sono stati eletti all unanimità, membri del Gruppo di Lavoro II Sito web: CSM (Italia), ERA, Slovenia, Comitato Studi Giuridici (Inghilterra e Galles) Il Comitato Studi Giuridici di Inghilterra e Galles è stato eletto convocatore del Gruppo di Lavoro. - Gruppo di Lavoro III Relazioni esterne - 8 -

9 Il Sig. Kroustalakis ha fatto riferimento ad una conferenza recentemente organizzata per i giudici dei paesi dell Europa del sud-est ed ha invitato il Segretario Generale a rappresentare la REFG in occasioni analoghe. Il Sig. D Alterio ha accettato l invito con sommo piacere. Il Sig. Strehler ha presentato una breve panoramica delle attività della Rete di Lisbona del Consiglio d Europa (cfr. la documentazione della riunione) ed il Sig. Palder ha affermato che le azioni future di questo Gruppo di Lavoro dovrebbero essere discusse nel corso di questa Assemblea Generale. Il Sig. Heusel ha spiegato che l obbiettivo originario del Gruppo di Lavoro III era quello di stabilire dei contatti con i Paesi candidati, il che non andava al di là del coinvolgimento e della partecipazione di questi Paesi alle attività della REFG, cosa che al momento è ormai realtà. Non è stato possibile elaborare progetti di assistenza specifici per i Paesi candidati, dal momento che ciò è di responsabilità di altre autorità nazionali e che devono essere realizzati nell ambito di programmi UE specifici. In vista dell imminente accesso di questi Paesi, gli obbiettivi e le competenze di questo Gruppo devono essere ridefiniti. Possibili obbiettivi potrebbero essere rappresentati da contatti con Paesi terzi che attualmente non stanno negoziando l accesso alla UE ed il mantenimento dei contatti con le Reti Giudiziarie Europee esistenti e le reti del Consiglio d Europa. Il Sig. Quak ha sollevato la questione relativa a quale organismo della Rete debba preparare i cambiamenti necessari in vista dell accesso di questi nuovi Paesi. La Sig.ra Cavrois e la Sig.ra Civinini hanno suggerito la messa a punto di un programma per l accesso dei Paesi candidati. Sarebbe opportuno che questi Paesi ricevessero dettagliate informazioni sulla REFG. I Gruppi di Lavoro potrebbero preparare delle relazioni sulle attività dei Paesi candidati e sui loro sistemi giudiziari. Inoltre, dovrebbero essere individuati i contatti già esistenti dei membri della REFG con i Paesi candidati. Il Sig. D Alterio ha suggerito che il Gruppo di Lavoro III discuta i problemi derivanti dall accesso di nuovi membri nella UE e fornisca al Segretario Generale le linee guida per il suo lavoro. Sarebbe pertanto compito del Segretario Generale stabilire e mantenere i contatti. Il Sig. Kroustalakis ha menzionato la possibilità di uno studio che potrebbe essere realizzato dal Gruppo di Lavoro III, sui sistemi giudiziari dei Paesi in attesa di diventare membri della UE, che potrebbe essere utile per il lavoro del Segretario Generale. La Sig.ra Madurowicz-Nowosad ha espresso la speranza della Polonia di ricevere anche in futuro ulteriori informazioni sulla Rete e la Sig.ra Nicolae ha sottolineato l importanza delle attività della REFG per la Romania e l interesse per l attività del Gruppo di Lavoro I. I seguenti membri sono stati eletti all unanimità membri del Gruppo di Lavoro III Relazioni esterne: Austria, Consiglio Superiore della Magistratura (Belgio), Germania, Istituto Nazionale della Magistratura (Grecia), CSM (Italia), SSR (Olanda), Istituto Giudiziario (Spagna), Domstolsverket (Svezia), Comitato Studi Giuridici di Inghilterra e Galles L Istituto Giudiziario spagnolo è stato eletto convocatore del Gruppo di Lavoro

10 8. Il concetto di formazione della Rete Il Sig. Heusel ha sollecitato tutti i membri che ancora non avevano restituito i questionari sulle esigenze di formazione, a farlo il prima possibile, in modo tale che il Gruppo di Lavoro I possa cominciare a valutarli. Sette membri non hanno ancora fornito le loro risposte (il Consiglio Superiore della Magistratura Belgio; l Amministrazione giudiziaria danese; l Ecole Nationale de la Magistrature Francia; l Istituto Nazionale della Magistratura greco; il CSM -Italia; il Lussemburgo; l Istituto Giudiziario spagnolo ed il Domstolsverket -Svezia). [Punti 9.e 10. cfr la documentazione della riunione] 11. Formazione iniziale e continuativa dei giudici greci: introduzione E stata presentata una relazione sul sistema giudiziario greco (per ulteriori dettagli cfr la documentazione della riunione). Varie ed eventuali Il Ministro di Grazia e Giustizia greco, Filippos Petsalnikos, il 14 marzo ha parlato all Assemblea Generale esprimendo il proprio apprezzamento per gli sforzi e gli obbiettivi della Rete e per lo spirito di cooperazione che pervade la REFG. L Assemblea è stata dichiarata sciolta alle ore 16:15 di venerdì, 14 marzo 2003 Dirk Steinsberger, 27 marzo 2003, Trier

11 L Assemblea Generale ha adottato le seguenti Norme di Procedura: RETE EUROPEA DI FORMAZIONE GIUDIZIARIA REFG Norme di Procedura Preambolo Attraverso le attività delle istituzioni facenti parte della Rete si è potuta constatare la necessità di adottare norme di procedura interne al fine di assicurarne il buon funzionamento. Le Norme di Procedura di seguito specificate, che sono state adottate dall Assemblea Generale sulla base dell Art.7 (3) della Carta, riflettono l esperienza e le conoscenze raggiunte sino ad oggi. Queste norme si basano sulla reciproca fiducia e sulla volontà di collaborare, salvaguardando l indipendenza di ciascun Membro. Art.1 Considerazioni generali (1) Le norme di procedura di cui al presente documento saranno applicate a tutte le istituzioni facenti parte della REFG ed in particolar modo all Assemblea Generale, al Segretario Generale, al Segretariato, al Comitato Direttivo, ai Gruppi di Lavoro e ad ogni altro organismo della Rete. Quanto di seguito stabilito non inficerà in alcun modo le disposizioni di cui alla Carta. (2) Il termine membri si riferirà alle istituzioni-membro del rispettivo organismo. In tutti gli altri casi verrà utilizzato il termine membri della REFG. Art.2 Votazioni (1) Il Comitato Direttivo ed i Gruppi di Lavoro saranno debitamente costituiti purché vi siano presenti almeno la metà dei membri. (2) Salvo diversamente stabilito nella Carta, le decisioni sono prese a maggioranza semplice dei voti anche in caso di elezioni. Ogni membro ha diritto ad un voto. Nono sono ammesse votazioni per delega. Art.3 Durata delle Cariche e Presidenza (1) Il Comitato Direttivo ed i Gruppi di Lavoro resteranno in carica per due anni, con la possibilità di essere rieletti. I membri della REFG rappresentanti gli Stati Membri della UE presidenti di turno dell Unione (ovvero i presidenti uscenti o i presidenti del turno successivo) sono invitati a partecipare alle riunioni del Comitato Direttivo pur non essendone stati eletti membri. (2) Il Comitato Direttivo sarà convocato dal Segretario Generale su richiesta dei membri. Le riunioni saranno organizzate da uno dei Membri nominati dal Comitato o dal Segretariato

12 e saranno presiedute dal membro del Comitato ospitante o dal membro che detiene la presidenza di turno dell Unione Europea. (3) Ogni Gruppo di Lavoro eleggerà un Convocatore delle riunioni, il quale coordinerà le attività del gruppo. Le riunioni saranno convocate su richiesta congiunta del Convocatore e del Segretario Generale o della maggioranza dei membri, nel luogo stabilito dal Convocatore e saranno presiedute da un rappresentante del Convocatore o del Segretario Generale. Art.4 Preparazione delle riunioni (1) Il Segretario Generale preparerà gli inviti e l ordine del giorno in collaborazione con il Convocatore e/o il Membro Ospitante. Gli inviti dovranno essere consegnati a tutti i membri della REFG almeno un mese prima della data fissata per la riunione. I Membri potranno presentare proposte in merito all ordine del giorno e mozioni di risoluzione fino a due settimane prima della riunione. La versione finale dell ordine del giorno sarà elaborata sulla base di quanto detto e distribuita a tutti i membri della REFG, almeno una settimana prima della riunione. (2) I membri della REFG possono partecipare a tutte le riunioni del Comitato Direttivo e dei Gruppi di Lavoro, purché ne diano comunicazione al membro ospitante almeno sette giorni prima della riunione. (3) Verrà nominato un Relatore che si occuperà dei singoli punti all ordine del giorno e preparerà una proposta di risoluzione che verrà distribuita a tutti i membri preferibilmente due settimane e, comunque, non meno di sette giorni prima della riunione. Nel corso della riunione il Relatore verbalizzerà tutti i commenti ricevuti. (4) Il Convocatore, il Membro Ospitante o il Segretariato potranno decidere, previa consulta e purché i membri non si oppongano, di invitare alle riunioni i rappresentanti di altre organizzazioni o di nominarli Relatori. (5) Le persone non appartenenti alla Rete potranno partecipare alle riunioni su invito dei Membri di cui sopra e comunque, in assenza di veto, su invito di un singolo Membro. Art.5 Organizzazione delle riunioni (1) L ordine del giorno sarà approvato all apertura di ogni riunione. (2) Le lingue di lavoro saranno l inglese ed il francese. I documenti di lavoro potranno, pertanto, essere redatti in una di queste due lingue. I membri presenti potranno decidere, all unanimità, di adottare altre lingue di lavoro. (3) Il servizio di traduzione simultanea verrà fornito solo per le riunioni dell Assemblea Generale. Nel caso in cui i Membri richiedano o il Presidente decida di utilizzare altre lingue, sarà fornito il servizio di traduzione simultanea verso le lingue di lavoro

13 Art.6 Verbali (1) Per ogni riunione si provvederà alla stesura dei relativi verbali. Il Segretario Generale sarà responsabile dei verbali del Comitato Direttivo. I verbali delle riunioni dei Gruppi di Lavoro saranno elaborati dal Convocatore, con l eventuale collaborazione del Segretariato. (2) La bozza dei verbali verrà consegnata a tutti i Membri al massimo entro un mese dalla data delle riunioni. Verrà data la possibilità a tutti i Membri di presentare le proprie obiezioni entro un ragionevole periodo di tempo. (3) In assenza di commenti o obiezioni, che dovranno essere presentati nei tempi previsti, i verbali verranno redatti nella loro versione finale; in caso contrario saranno approvati nella successiva sessione. (4) Le versioni finali dei verbali verranno consegnate a tutti i membri della REFG. Nel caso in cui delle obiezioni vengano respinte, esse verranno allegate ai verbali nella loro versione finale. Art.7 Relazione all Assemblea Generale Il Segretario Generale e, dietro loro richiesta, i Convocatori dei Gruppi di Lavoro, presenteranno una relazione orale o scritta all Assemblea Generale sulle attività della Rete. Art.8 Segretariato (1) Il Segretario Generale ed il Segretariato assisteranno l Assemblea Generale, il Comitato Direttivo ed i Gruppi di Lavoro e forniranno a tutti i membri le informazioni necessarie, in particolar modo quelle relative alla preparazione ed all organizzazione delle riunioni, per quanto possibile mediante supporti informatici. I membri della REFG forniranno loro tutto il sostegno di cui necessitano. (2) Il Segretariato ospiterà e gestirà il Sito web della REFG. (3) Il Segretariato agirà da contatto e da punto di riferimento per il reperimento delle informazioni, per i membri della REFG e per terzi. (4) Il Segretario Generale rappresenterà la Rete di fronte a terzi. In situazioni che esulano dalla gestione ordinaria o in casi di emergenza, potrà agire solo previa autorizzazione dell Assemblea Generale o del Comitato Direttivo. (5) Il Segretariato coordinerà il lavoro del Comitato Direttivo e dei Gruppi di Lavoro ed avrà il diritto a partecipare a tutte le riunioni. Art.9 Entrata in vigore Le Norme di Procedura di cui al presente documento entreranno in vigore una volta approvate dall Assemblea Generale. Approvato dall Assemblea Generale il 13 marzo 2003 a Salonicco