SeniorERP. Prezentare sisteme integrate pentru Distributie, Productie, Servicii, Retail

Transcript

1 SeniorERP Prezentare sisteme integrate pentru Distributie, Productie, Servicii, Retail

2 1. Introducere Despre Senior Software Beneficii ale implementarii unui sistem ERP Particularitati SeniorERP Beneficii comerciale si tehnologice Schema flexibila de licentiere Personalizarea solutiei Versiuni de update si upgrade Scalabilitate si performanta pe platforma Windows Server Arhitectura sistemului Lucrul in timp real prin Windows Communication Foundation Securitatea datelor si controlul accesului Servicii aferente sistemului Analiza proceselor de afaceri Implementarea SeniorERP Planificarea implementarii si Analiza detaliata Instalarea Serverului Training Configurarea aplicatiei Importul datelor Go Live Post - Go Live Evaluarea Rezultatelor Managementul de proiect Suport post implementare Mentenanta servere SeniorERP Structura functionala NIVELUL DE LICENTIERE STANDARD... 22

3 4.1.1 Nomenclatoare Spatiu de lucru Aprovizionare Vanzari Politici comerciale Stocuri Productie Trezorerie Administrare NIVELUL DE LICENTIERE SILVER Contabilitate Mijloace fixe NIVELUL DE LICENTIERE GOLD Logistica Controlling Bing Maps ADD-ON-URI SeniorVisualBI SeniorSFA pentru automatizarea fortei de vanzari SeniorCRM Enterprise SeniorCRM Express SeniorE-commerce SeniorWMS (Warehouse Management System) SeniorINVENTORY SeniorHR EDI (Electronic Data Interchange)... 96

4 1. Introducere 1.1 Despre Senior Software Infiintat in 2003, Senior Software este lider in sisteme software pentru managementul afacerilor specializate pe verticale de piata, pentru IMM-uri. Companie avand capital integral romanesc, Senior Software dezvolta si implementeaza sisteme informatice de ultima generatie. Domeniile de competenta includ dezvoltarea de aplicatii de tip ERP (Enterprise Resource Planinng), CRM (Customer Relationship Management), SFA (Sales Force Automation), SCM (Supply Chain Management) si BI (Business Intelligence) oferite prin intermediul solutiilor SeniorERP, SeniorSFA, SeniorCRM, SeniorWMS, SeniorINVENTORY si SeniorVisualBI. Printre cei ce au ales sa foloseasca serviciile Senior Software se numara: Walmark Romania, Regency Company, Mirano, Consolight, Multibond Dural, Akzo Nobel Coatings Romania, Phoenix Contact, Rocast, Side Grup, General Parmafood, Apollo Mod Distribution, Koelner Romania, Velfina, Dinamic 92 Distribution, S&D Pharma, Immergas Romania, Farmaceutica Remedia, Hofigal, Biochefarm, KG Rulmenti, Felder Gruppe, Vitap Echipamente, Sea-Bell Trading, General Industry, Sentia, Gamacris Distributie, Ocean Fish, DDS Group, Romvelia Prodcom, Vitacom Electronics, RIGK Romania, Cord Impex, Marcoser, Gero Tools, Dufa Tec, Duraziv, Heinrig Distribution, Bitholder, Planoil, Therezia Prodcom, M&M Product si multi altii ( click aici pentru lista completa ) Senior Software este certificata conform standardelor ISO 9001:2000 pentru sistemul de management al calitatii. Auditul si certificarea a fost realizata de AJA Registrars, companie acreditata de UKAS (UK). Implementarea standardelor ISO pentru managementul calitatii a avut ca scop principal definirea unor procese si obiective masurabile si garantarea replicarii calitatii la standarde inalte in orice activitate desfasurata pentru clientii companiei. Investitiile constante pe care Senior Software le-a realizat in incorporarea celor mai noi tehnologii in sistemele proprii fac parte din trendul general de inovare in folosul utilizatorului final. Ca o recunoastere a acestei directii de busines, Senior Software este Microsoft Gold Certified Partner si a fost premiat ca fiind cel mai activ partener Microsoft pe zona S+S (SaaS - Software as a Service). In cele ce urmeaza oferim cateva detalii in ceea ce priveste implementarea unui sistem ERP, un rezumat al solutiei propuse, descrierea tehnica, precum si termenii de implementare. Apreciem interesul cu care ati abordat propunerea noastra si suntem increzatori in parteneriatul pe termen lung pe care il vom construi impreuna!

5 Testimoniale clienti Senior Software Sistemul ERP de la Senior Software este diferit fata de ceea ce am avut pana acum, este flexibil, cu o interfata prietenoasa si usor de utilizat. In plus, este integrat cu solutia Business Intelligence, un instrument nou pentru noi, insa de un real ajutor, pentru ca ne ofera analize deosebite pe care anterior nu le puteam obtine., a declarat domnul Ovidiu Roman, Director Executiv M&M Product, liderul pe piata ambalajelor flexibile din Romania Pe parcursul prezentarii sustinute de adevarati profesionisti am devenit tot mai interesati de potentialul acestui sistem si am intuit ca este ceea ce ne dorim de la un astfel de program. Faptul ca sistemul este integrat, ca avem un modul flexibil de analiza manageriala si de optimizare si simplificare a proceselor interne au fost argumente in plus, care au condus la decizia de a achizitiona sistemul ERP furnizat de Senior Software. Principalele asteptari dupa implementare se refera la operarea mai simpla, mai rapida si castigarea de timp pentru business-ul nostru, la faptul ca putem apela la o echipa de suport dedicata, care sa fie acolo atunci cand avem nevoie., a declarat doamna Carmen Constantin, Quality Manager in cadrul companiei Ocean Fish, lider de piata in domeniul productiei, distributiei si exportului de produse din peste. Ca probabil in cazul majoritatii companiilor romanesti, dinamica financiara a companiei noastre ne-a distras de la a acorda atentia cuvenita alinierii la cerintele de piata privind un sistem informatic complet precum cel furnizat de Senior Software. Chiar daca cu intarziere, am reusit sa implementam un sistem ERP si ne bucuram ca am facut acest pas. Regretam ca nu am luat aceasta decizie in urma cu cativa ani pentru ca, probabil, rezultatele noastre ar fi fost altele, insa mai bine mai tarziu decat niciodata., a declarat domnul Ionut Ciocodeica, General Manager Planoil, unul dintre principalii comercianti de produse petroliere din Romania, cu o cifra de afaceri de pesre 170 de mil EUR. In urma analizei mai multor oferte de sisteme ERP existente pe piata din Romania am constatat ca Senior Software ofera o flexibilitate si o posibilitate ridicata de customizare a solutiilor oferite, care satisface cel mai bine necesitatile noastre. Pachetele integrate oferite, tehnologia pe care e dezvoltata intreaga platforma, posibilitatea de achizitie de noi module pe masura ce situatia o va impune, service-ul si consultanta in-house asigurata rapid si competent de catre companie ne-a convins ca este varianta cu cel mai bun raport pret/calitate si cu cea mai mare valoare adaugata noi., a declarat domnul Radu Bartos, Director General Cora Trade Center, importator si distribuitor de produse de birotica, papetarie si ambalare

6 Senior Software raspunde cerintelor noastre din acest moment pe partea de achizitii si distributie, permitand lucrul cu diferite categorii de clienti ce pot fi incadrati pe liste distincte de pret, cu diverse drepturi de discount. Pentru ca vanzarile sunt raportate zilnic, performantele echipei de vanzari pot fi urmarite intr-un mod eficient si rapid. In final, Senior Software ne-a oferit cel mai bun raport calitate-pret dintre toti furnizorii de software din acest moment. domnul Liviu Stan, Administrator al companiei Düfa Tec, un joint-venture germano-roman, avand ca asociati compania Meffert AG Farbenwerke si pe domnii Liviu Stan si Irinel Gheorghe. Dupa o pauza de 5 ani, compania a readus in Romania cunoscuta vopsea lavabila sub denumirea de Düfa Originalul german. Am ajuns la concluzia ca este nevoie sa achizitionam si sa implementam o solutie ERP deoarece sistemul folosit nu mai facea fata nivelului de dezvoltare atins de firma noastra. La aceasta s-au adaugat si dificultatile de analiza a informatiilor oferite de sistem. Solutia SeniorERP a confirmat ca raspunde nevoilor noastre reusind sa acopere bine activitatea principala a societatii, fiind in acelasi timp un produs intuitiv si flexibil. Cristian Cireap, Director Comercial Romvelia Prodcom, producator agricol si distribuitor de inputuri agricole (produse si materiale utilizate in procesul de productie din agricultura) din zona de sud a tarii. Anterior implementarii sistemului ERP ne era imposibil sa urmarim in timp real evolutia relatiei dintre pretul de achizitie al materiei prime avand in vedere faptul ca achizitionam laptele de vaca de la peste 1000 de producatori privati costurile de productie, pretul de desfacere si profitabilitatea, defalcate pe familii de produse si produse individuale., domnul Ferenc Pastor, Director Executiv Therezia Prodcom, un nume sonor in domeniul produselor lactate din Romania si un element important pe piata branzeturilor. Am ales Senior Software pentru ca sistemele oferite se potrivesc necesitatilor noastre (managementul activitatilor de productie si distributie, urmarirea cheltuielilor pe centre de cost), sunt usor de utilizat, inclusiv pentru persoane fara experienta in lucrul cu sisteme ERP si sunt flexibile. Mai mult, sistemele permit analize complexe, in detaliu, asupra datelor actualizate in timp real, pentru a lua rapid decizii la nivel de management." Cosmina Oprea, General Manager Dacia Plant, producator si distribuitor cu peste zece ani de experienta si o cifra de afaceri de 13 mil. de RON. Dacia Plant este in topul celor mai importanti producatori de tincturi, comprimate, ceaiuri si remedii naturale din Romania. Citeste interviurile cu clientii Senior Software

7 1.2 Beneficii ale implementarii unui sistem ERP Un sistem ERP reprezinta o imbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia informatiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului informatic, in vederea atingerii unor obiective de business specifice. De-a lungul timpului, tehnicile si practicile de management au evoluat intr-un set de reguli general acceptate (best practices) specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate in urma unui proces de sedimentare indelungat, aceste "best practices" sunt si ele supuse necesitatii continue de resincronizare cu modificarile structurale ale mediului de afaceri. Rolul unui ERP este de a facilita incorporarea si actualizarea acestora in cadrul proceselor de business ale companiei. Tehnologia informationala reprezinta infrastructura hardware, software, retelistica si comunicatii necesara implementarii unui ERP. O companie poate decide implementarea unui sistem ERP pe o infrastructura IT optima, astfel incat procesele de afaceri sa opereze la un randament care sa permita atingerea obiectivelor de business prestabilite. Avantajele furnizate de un sistem ERP Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin implementarea unui sistem ERP, dintre care amintim: Reducerea costurilor operationale Un ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, precum: productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de variata, informatia este operata o singura data si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se economiseste timp, resurse, se diminueaza probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre particularitatile uzuale ale unui ERP este stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica. o Exemplu: Un client lanseaza (telefonic sa prin fax/ ) o comanda. Aceasta comanda este apoi operata de catre diverse departamente (vanzari, depozit, achizitii, facturare, contabilitate) pe masura ce diverse activitati sunt prestate in vederea

8 satisfacerii cererii. Identificarea la un anumit moment a statusului comenzii este un proces care presupune contactarea fiecarui departament posibil a fi intervenit asupra acesteia. Identificarea cauzelor care genereaza pierderi de vanzare este de asemenea extrem de dificila. Prin implementarea unui ERP, tot procesul poate fi automatizat: de la preluarea comenzii printr-un portal online (Business to Business sau Business to Consumer) sau prin alte canale, pana la livrare si facturare, in orice moment existand posibilitatea verificarii statusului curent si identificarea eventualelor neconformitati cu cererea originala. Facilitarea managementului operatiunilor curente Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la momentul respectiv. Utilizand rapoartele standard furnizate de catre ERP sau prin implementarea de instrumente de tip Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezentate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale. Optimizarea stocurilor In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc. Cresterea nivelului de onorare a comenzilor Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achizitie, management stocuri, management depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate. Imbunatatirea cashflow-ului Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor implicati. Integrarea informatiilor financiare

9 Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema "adevarurilor multiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii. Gestionarea eficienta a activitatii de productie Responsabilii din cadrul departamentului de productie au la dispozitie o serie de instrumente prin intermediul carora sa isi gestioneze activitatea: retete de productie, bonuri de intrare, de consum, wizard-uri de generare automata a documentelor, rapoarte de stoc in functie de reteta aferenta produsului etc. Astfel, se obtin o serie de beneficii, cum ar fi: Automatizarea fluxurilor specifice activitatii de productie; Posibilitatea de a urmari trasabilitatea de la materiile prime la produsul finit; Transparenta costurilor de productie; Echilibru intre productia previzionata si cea efectiva. Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e- business si comunicare online. Ai nevoie de o solutie de tip ERP? In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea unui ERP: Motivatii tehnologice Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic sau nu, in care se opereaza independent). Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu. Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor. Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin.

10 Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business. Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in infrastructura tehnologica curenta. Motivatii operationale Optimizarea proceselor de business Reducerea costurilor structurale Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente Implementarea a noi strategii de business Expansiunea masiva a businessului Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei. 1.3 Particularitati SeniorERP Prin ce difera SeniorERP de alte solutii ERP? Un raspuns rapid, bazat exclusiv pe reactiile primite la prima vedere in cadrul prezentarilor catre potentialii beneficiari ai sistemului, ar pune pe primul loc naturaletea cu care firmele din domeniile: distributie, productie, servici si retail se regasesc in ceea ce ofera sistemul SeniorERP. Dorinta noastra ca si producator al unui sistem informatic destinat sa fie parte din infrastructura organizatiei este sa punem la dispozitia fiecarui departament instrumente specifice, care sa ajute nu numai la organizarea si controlul propriei activitati, ci sa fluidizeze circuitul informational interdepartamental. In urma experientei acumulate dintr-un numar mare de implementari in domeniu, aceste instrumente au fost adaptate cerintelor specifice companiilor de distributie, productie, servicii si retail, respectand dorinta acestora de simplitate in utilizare, automatizare a operatiunilor repetitive, scalabilitate la numar mare de tranzactii, utilizatori si puncte de lucru, operare in timp real etc. Faptul ca sistemul este specializat pe verticale de piata se traduce prin reducerea timpului de implementare si a riscurilor aferente necunoasterii business-ului clientului. Customizarile necesare fiind deja implementate in mare masura in sistem, iar procesele de afaceri familiare, este destul de usor sa conducem clientul catre obiectivele propuse. De asemenea evitam overhead-ul masiv indus de catre functionalitatile neutilizabile, destinate altor tipuri de companii, care sunt inerente aplicatiilor generaliste, care doresc sa acopere cat mai multe

11 verticale industriale. Efortul de asimilare a SeniorERP de catre utilizatori este relativ redus, iar acolo unde descoperim dificultati, incercam sa le eliminam in versiunile urmatoare. Suntem atenti nu numai la natura informatica a problemelor clientilor nostri, ci si la nevoile lor de business, la mediul economic in care acestia opereaza, pentru a putea oferi beneficiile dorite in urma implementarii cu succes a SeniorERP. In explicarea sistemului nostru catre piata, abordam diverse teme de business intr-o maniera integrata, pentru a sublinia cum intervine tehnologia in procesele de afaceri si a evidentia riscurile si beneficiile care decurg de aici. ( Un alt aspect extrem de important pentru noi este sa oferim clientilor nostri tehnologie de ultima generatie. Aceasta reprezinta pentru noi o garantie in plus oferita firmei care implementeaza un sistem ERP privind perspectiva dezvoltarii viitoare sustinuta, nu limitata, de catre infrastructura informatica. Nu in ultimul rand, SeniorERP se diferentiaza prin calitatea serviciilor oferite in cadrul implementarii si postimplementare. Procesul de implementare este foarte clar definit si controlat, iar dupa finalizarea acestuia, proiectul este preluat de catre departamentul de suport, astfel incat in nici un moment nu incetam sa fim alaturi de clientii nostri. 2. Beneficii comerciale si tehnologice 2.1 Schema flexibila de licentiere Este important sa alegi solutia care ti se potriveste. Pentru aceasta, SeniorERP, datorita avantajelor oferite de tehnologia de ultima generatie inglobata in sistem, ofera o politica de licentiere extrem de flexibila. Aceasta politica porneste in primul rand de la profilul si specificul organizatiei ce urmeaza sa implementeze sistemul ERP si de la datele reale, descrierea concreta a nevoilor si resurselor implicate in proces. Alege: On Demand sau On premise (Licenta sau abonament) Senior Software ofera posibilitatea achizitionarii sistemului SeniorERP in doua variante: On Premise si On demand (SaaS sau abonament), dand posibilitatea clientilor sa isi cheltuiasca bugetele legate de achizitionarea unui ERP asa cum considera mai util: prin achizitionarea unei licente si instalarea solutiei ERP in sistemul informatic propriu sau prin achizitionarea unui pachet de servicii lunare de tip abonament, care ofera accesul la un ERP puternic, bazat pe servicii web, Smart Client si ClickOnce, prin intermediul internetului. Cele doua metode de achizitionare a sistemului au rezultate similare, doar modalitatea de livrare difera. In final, in

12 ambele cazuri sunteti beneficiarul unei solutii ERP puternice, potrivita pentru necesitatile reale si conform bugetelor alocate: SeniorERP. 2.2 Personalizarea solutiei Datorita structurii modulare a aplicatiei, fiecare Beneficiar isi poate personaliza licentele client in functie de nevoile reale. Mai mult, echipa noastra de analiza va asista gratuit la locatia dvs. pentru a alege impreuna cea mai buna solutie. La finalul procesului de analiza va propunem un estimat al costurilor si un calendar de implementare. Nivelul de customizare permis depinde de varianta de licentiere selectata (on premise sau on demand licente sau abonament). 2.3 Versiuni de update si upgrade Fiecare client beneficiaza de un Contract anual de intretinere in baza caruia are acces la versiuni noi ale produsului (third and second digit upgrades) precum si la actualizarile legislative, daca este cazul. SeniorERP incorporeaza ClickOnce, tehnologie dezvoltata de Microsoft. Aplicatiile de tip ClickOnce se pot actualiza singure; ele verifica automat existenta unor versiuni mai noi decat cea folosita in mod curent, si atunci cand detecteaza noi versiuni ale aplicatiei, le inlocuiesc automat pe cele vechi si actualizeaza sistemul. Acest lucru conduce la o reducere substantiala a costului de instalare si mentenanta, apropiind din acest punct de vedere sistemele bazate pe Windows Forms de cele Web, oferind in acelasi timp facilitatile de operare rapida si securitatea maxima specifice. 2.4 Scalabilitate si performanta pe platforma Windows Server 2012 SeniorERP este disponibil pe baza platformei Windows Server 2012 ca parte a strategiei de dezvoltare tehnologica permanenta. Windows Server 2012 este cel mai avansat sistem de operare Windows Server de pana acum, conceput sa stea la baza urmatoarei generatii de retele, aplicatii si servicii web. Odata cu implementarea SeniorERP pe noua platforma, avand avantajul finalizarii transferului clientilor pe sistemul de baze de date SQL Server 2012 se deschid noi capabilitati de dezvoltare, livrare si administrare de functionalitati, confortul unei retele securizate si cresterea eficientei tehnologice a organizatiei, in conditiile reducerii semnificative a costurilor de intretinere. Windows Server Performanta, Scalabilitate, Interoperabilitate Windows Server 2012 vine cu o platforma web puternica pentru aplicatii si servicii, Internet Information Services 7.0/7.5/8.0 (IIS8), oferind scalabilitate, securitate, flexibilitate in

13 configurari, performanta ridicata, facilitati extinse de administrare si monitorizare, constituind o platforma capabila de o crestere sustinuta a activitatilor de business. Serverul de aplicatie SeniorERP este optimizat pentru a beneficia de noile capabilitati oferite, menite sa ridice substantial standardele de performanta si securitate precedente, in conditiile minimizarii timpilor pierduti in administrarea si mentenenata sistemului. Prin integrarea cu platforma de comunicare Windows Communication Foundation si prin integrarea unor instrumente puternice de monitorizare in timp real a eventualelor disfunctionalitati, are loc o extensie a capabilitatilor de management ale sistemului. Scopul final al acestei configuratii este de a oferi un sistem ERP puternic, centralizat, capabil de fi accesat in conditii de siguranta maxima de la distanta, de a oferi capabilitati intuitive si sigure de vizualizare, partajare si operare asupra informatiilor in timp real, fara intreruperi datorate administrarii sau pierderilor datelor, usor de administrat, cu costuri reduse de intretine, deschis spre a comunica cu alte sisteme Arhitectura sistemului Arhitectura solutiei SeniorERP Ca urmare a alegerilor tehnologice facute in perspectiva anilor urmatori, arhitectura SeniorERP este configurata pentru a oferi avantaje pe termen lung: Sistemul este localizat in prezent in limba romana si in limba engleza. Server de aplicatie SeniorERP hostat in IIS 7.0/7.5/8.0 sau mai nou + Windows Process Activation Service (WAS) si.net 4.0; Server baze de date: SQL Server 2012; Client Windows:.Net 4.0, cu actualizare automata prin ClickOnce; Client mobile:.net CF 3.5 cu SP1; Integrare cu Portal E-Commerce si alte sisteme informatice specializate; Platforma de comunicare SeniorERP bazata integral pe Windows Communication Foundation (WCF); Sistemul este optimizat pentru lucrul prin Internet ; datorita sistemului de compresie a datelor transmise sistemul poate rula si pe conexiuni mai putin performante. Nevoi ulterioare vor fi acoperite prin: Alte functionalitati si module existente in SeniorERP;

14 Functionalitati cuprinse in noile versiuni; Dezvoltari specifice, pe baza cerintelor de la clienti; Prin integrarea cu Portal/Website Client; Integrare cu alte sisteme specializate; 2.6. Lucrul in timp real prin Windows Communication Foundation SeniorERP a ales sa utilizeze WCF in urma experientei acumulate in decursul implementarilor in cadrul companiilor de distributie, productie, servicii si retail cu unul sau mai multe puncte de lucru regionale. Decizia incorporarii WCF in cadrul sistemului SeniorERP are ca scop principal oferirea unui raspuns imediat oricaror nevoi de scalabilitate si flexibilitate ale companiilor din verticalele distributie, productie, servicii. Firmele care activeaza in verticalele import, distributie sau logistica au de obicei mai multe depozite, un volum de tranzactii foarte mare, nomenclatoare de produse deseori de ordinul zecilor de mii. Aceste companii resimt acut nevoia de a avea informatie in timp real, care sa ajute la fluidizarea proceselor si fluxurilor de business. In urma acestor experiente si bazandu-se pe realitatile de azi, Microsoft a lansat odata cu.net 3.0 platforma de comunicare Windows Communication Foundation - WCF. Aceasta platforma reprezinta o unificare a tehnologiilor existente dezvoltate de Microsoft pentru lucrul in mediu distribuit. Se abstractizeaza astfel mesajele (datele) transportate de canalul de comunicatie, alegerea acestuia din urma putand fi efectuata in momentul implementarii sistemului informatic. Incepand din acest moment, un sistem bazat pe WCF poate fi configurat pe aproape orice infrastructura IT existenta la client. Optiunile de configurare sunt extrem de variate, astfel incat sa acopere situatiile reale intalnite in practica. Pentru administratorii de infrastructura IT, este foarte important faptul ca platforma WCF utilizeaza tehnologii cunoscute, mature, documentate, este administrabila centralizat, implementeaza nativ ultimele standarde de securitate, este extrem de scalabila, este rapida si aduce solutii simple si flexibile, nepurtatoare de costuri ascunse, pentru probleme complicate. De asemenea, WCF este o tehnologie optimizata pentru urmatoarea generatie de sisteme de operare de tip Windows Server, ceea ce garanteaza o durata de viata mare si costuri mici de intretinere si actualizare Securitatea datelor si controlul accesului Configurarea grupelor de Utilizatori si a drepturilor de acces asociate se face la instalarea sistemului de catre Administrator. Aceste date se pot modifica ulterior folosind interfata de

15 control. Structura de nivele de securitate permite configurarea drepturilor de acces pentru fiecare meniu/optiune din program. De exemplu, un Utilizator cu responsabilitati doar de vanzator are acces doar in sectiunea dedicata iesirilor/vanzarilor. Mai mult de atat, accesul este controlat si mai fin, Beneficiarul avand dreptul de a vizualiza doar anumite rapoarte sau de a modifica anumite informatii, fara a le putea sterge definitiv din sistem. Noi standarde de securitate Implementarea SeniorERP pe Windows Server 2012 aduce cu sine avantajul celor mai inalte standarde de securitate, la nivel de server, de retea, de informatii sau de utilizatori. Nevoia de siguranta creste odata cu accesul la informatii in timp real, peste Internet. Noile tehnologii acopera si scenarii de operare in mod conectat, conectat partial sau deconectat, sau interconectari intre sisteme diferite (ERP, SFA, WMS, CRM, E-Commerce). Standarde de securitate ridicate sunt necesare si pentru protejarea datelor atat de accesari neautorizate, in special la nivel de raportari manageriale, cat si de pierderi sau distrugeri. 3. Servicii aferente sistemului Orice companie are nevoie de un sistem informatic performant in vederea managemetului resurselor proprii si a relatiei cu clientii. Datorita diversitatii activitatilor care compun businessurile actuale, sistemele informatice au devenit extrem de complexe. O implementare de succes depinde in acceasi masura de calitatea intriseca a sistemului cat si de modul in care acesta este parametrizat conform necesitatilor clientului. Datorita experientei acumulate deja in domeniu, precum si a calitatii personalului, Senior Software ofera valoare adaugata solutiei SeniorERP-ului prin experienta si kow-how-ul acumulate in relatia cu clientii, ajutand companiile sa-si atinga propriile obiective de crestere. 3.1 Analiza proceselor de afaceri Analiza proceselor de afaceri a companiilor inaintea semnarii contractului este un demers proactiv pentru reducerea factorilor de risc la implementare si setarea de obiective realiste. Acest proces implică cunoasterea şi stabilirea fluxului de activitati si documente specifice, analiza datelor şi problemelor de integrare, luarea de decizii cu privire la posibilitatile de optimizare, identificarea customizarilor necesare pentru desfasurarea la parametrii optimi a activitatii clientului. Metodologia de implementare folosita va fi adaptata în concordanta cu necesitatile clientului, care vor fi documentate şi agreate pe parcursul proiectului. Aceasta abordare structurata va permite clientului sa controleze procesul si sa inteleaga directia si necesitatile proiectului in orice moment.

16 Abordarea implementarii programului de catre consultantii Senior Software permite clientului sa-si utilizeze resursele in cel mai eficient şi economic mod, in minimum de timp posibil şi cu cele mai mici costuri pentru client. Acest proces implica cunoasterea si stabilirea fluxului de activitate al clientului, a fluxurilor de documente, analiza datelor si problemelor de integrare, luarea de decizii cu privire la posibilitatile de optimizare, identificarea customizarilor necesare pentru desfasurarea la parametrii optimi a activitatii clientului. Analiza va lua forma unui interviu sustinut de doua chestionare. Rezultatul acestei etape va fi un studiu de fezabilitate, al carui scop este sa determine daca, in limita resurselor disponibile, pot fi realizate obiectivele dorite. Studiul trebuie sa-i asigure pe toti factorii interesati de posibilitatea satisfacerii integrale a cerintelor lor. Aceasta etapa se va sustine inainte de semnarea contractului, detaliile contractului fiind sustinute de rezultatele acestei prime etape. 3.2 Implementarea SeniorERP Planificarea implementarii si Analiza detaliata Scopul fazei de planificare a proiectului este acela de a confirma cerintele proiectului în ceea ce priveste intinderea, planificarea temporala şi participantii. De asemenea, se convine asupra unui cadru de implementare si se definesc rolurile şi responsabilitatile consultanţilor Senior Software, respectiv ale personalului din partea clientului care participa la implementare. Aceasta etapa impune stabilirea de asteptari realiste, în scopul asigurarii succesului proiectului şi va constitui fundatia pentru activitatile urmatoare. Etapa de planificare, consta in intocmirea, impreuna cu clientul, a project plan-ului de implementare. Project manager-ul desemnat de Senior Software va tine permanent legatura cu reprezentantii companiei, pentru desfasurarea optima a implementarii. Tot in aceasta etapa se identifica activitatile critice si ordinea acestora, calculul riscurilor asociate implementarii etc. Analiza detaliata consta in radiografierea in detaliu a fluxurilor clientului, configurarea parametrilor functionali, detaliaterea customizarilor si identificarea lor temporal. Finalul acestei etape este un Raport de analiza detaliata, ce va contine atat analiza de business cat si elemente de project management. Printre elementele constitutive ale raportului se afla: A. Aria de acoperire a proiectului B. Documente de referinta C. Abordarea proiectului D. Analiza detaliata

17 E. Infrastructura client F. Situatia actuala client G. Cerinte H. Procese standard I. Canale de comunicare J. Analiza customizari K. Fezabilitate L. Riscuri M. Scopuri si obiective N. Planul de proiect Implementarea aplicatiei va incepe numai dupa ce Raportul de analiza va fi aprobat de client Instalarea Serverului Aceasta faza va implica instalarea SeniorERP pe platforma hardware a clientului de catre Consultantul Tehnic al Senior Software. Consultantul Tehnic va pregati mediul, asigurandu-se ca echipamentele hardware, sistemul de operare, reteaua şi baza de date sunt setate corect inaintea instalarii aplicatiei. Va fi apoi instalata aplicatia SeniorERP; bazele de date vor fi initiate şi vor fi realizate testari initiale pentru a verifica functionalitatea instalarii. Implicarea Administratorului de Sistem IT al clientului este vitala in aceasta faza pentru asigurarea asistentei la accesarea sistemului si la instalarea aplicatiei. Instalarea serverului se face de la distanta, urmand ca statiile de lucru sa fie instalate de catre consultantul de implementare. De asemenea, in aceasta etapa se parametrizeaza aplicatia conform fisei de parametrii ce a fost completata in cadrul analizei detaliate Training Scopul acestei faze este de a asigura training-ul utilizatorilor, prezentandu-le noul sistem, sfera de actiune şi functionalitatile acestuia si modul cum intervine SeniorERP in activitatea lor. Dupa prezentarea generala a aplicatiei, consultantul de implementare creeaza, impreuna cu reprezentantul de proiect din partea clientului, grupele de training.trainingul este modular, fiecarei grupe de training ii vor fi prezentate in detaliu functionalitatile aplicatiei conform activitatilor pe care acea grupa o desfasoara. La sfarsitul training-ului, dupa review, are loc testarea utilizatorilor, astfel incat momentul de Go live al aplicatiei sa aiba loc in conditii optime. In cadrul perioadei de implementare se agreaza de comun acord un calendar pentru perioadele de training. Sedintele de training se organizeaza la sediul clientului. Se recomanda ca grupele de

18 Utilizatori sa nu depaseasca 10 persoane simultan pentru o eficienta ridicata a procesului de invatare Configurarea aplicatiei Aceasta etapa se desfasoara pe parcursul intregii implementari, prin identificarea nevoilor de configurare a layout-urilor si a print-urilor aplicatiei Importul datelor Importul datelor are loc inainte de Go Live. Clientul completeaza fisierele in format Excel predate de Business Analyst in timpul analizei. Acestea sunt verificate de consultantul tehnic care efectueaza importul datelor in aplicatia SeniorERP. Datele urmeaza a fi verificate si de catre client, care isi da acordul scris asupra corectitudinii datelor de pornire. In cazul in care se inlocuieste un alt sistem, transferul activitatii pe noua platforma de lucru se realizeaza prin preluarea soldurilor de inceput in noul sistem si inceperea activitatii de la o data stabilita Go Live Debutul etapei Go Live este practic marcat de momentul in care utilizatorii incep sa lucreze efectiv cu SeniorERP. Odata cu demararea acestei etape, recomandam ca utilizatorii sa inceteze operarea datelor primare in aplicatiile folosite anterior. Pe baza experientei dobandite in acest domeniu, putem afirma fara retineri faptul ca, in acest mod, adaptarea la noile proceduri de lucru va fi mai usoara si mai rapida. Testarea prealabila a utilizatorilor ofera masura abilitatii lor de a face fata cerintelor şi procedurilor operationale. De asemenea, avand in vedere faptul ca datele importate au fost verificate de catre client si ca acesta si-a dat acordul asupra corectitudinii acestora, atat consultanţii Senior Software cat şi personalul clientului au deja certitudinea in aceasta faza ca noul sistem porneste de la o baza de date stabila si corecta. Un consultant de implementare va ramane la dispozitia clientului, intre 2 si 5 zile in functie de complexitatea proiectului si tipul de implementare ales, pentru a supraveghea desfasurararea optima a lucrului cu aplicatia Post - Go Live Dupa demararea etapei Go Live, se trece la efectuarea configurarilor si a training-ului necesare utilizarii modulelor de contabilitate, controling si mijloace fixe ale aplicatiei. Implementarea SeniorERP se considera incheiata odata cu inchiderea cu succes a primei luni contabile in aplicatie.

19 3.2.8 Evaluarea Rezultatelor Evaluarea proiectului de implementare a sistemului SeniorERP se face cu scopul de a identifica gradul de multumire al clientilor. Evaluarea rezultatelor implementarii are loc in 2 pasi: 1. Imediat dupa implementare: pentru a identifica gradul de multumire al clientului privind procedurile de implementare folosite, profesionalismul angajatilor implicati in implementare s.a. 2. La 6 luni dupa implementare: pentru a identifica gradul de multumire al clientului privind utilizarea aplicatiei si evaluarea sistemului de suport al Senior Software. 3.3 Managementul de proiect Managementul de Proiect reprezinta ingredientul vital al tuturor implementarilor de software reusite. Cercetarea in profunzime a necesitatilor utilizatorilor, a resurselor disponibile pentru proiect, precum si a complicatiilor sau riscurilor care pot afecta proiectul ofera repere clare pe baza carora poate fi evaluata desfasurarea proiectului. Managerul de Proiect va desfasura activitati aditionale de planificare, va realiza verificari regulate ale desfasurarii proiectului si va administra in mod proactiv orice problema aparuta pe parcursul desfasurarii proiectului. Acesta va realiza o evaluare detaliata a riscurilor de proiect, identificand potentialele probleme, evaluand impactul acestora si oferind solutii de rezolvare a lor. Va fi elaborat un Plan de Proiect, care va reflecta distributia activitatilor necesare pentru indeplinirea obiectivelor de proiect ale clientului. In urma evaluarii disponibilitatii resurselor şi nivelelor de competenta, fiecare sarcina din planul de proiect va fi alocata angajatului potrivit, iar planurile de activitati rezultate vor circula între toti membrii echipei. Planul va fi mentinut pe tot parcursul proiectului pentru a reflecta performantele reale comparativ cu cele planificate si orice modificari agreate pentru realizarea corespunzatoare a proiectului. Managerul de Proiect va realiza, impreuna cu toti membrii echipei de proiect, evaluari pentru a determina progresele realizate şi a rezolva problemele care intarzie indeplinirea anumitor sarcini. Odata discutata starea curenta a proiectului, Managerul de Proiect va actualiza Planul de Proiect şi va informa toti membrii relevanti ai echipei asupra starii proiectului şi va identifica directiile de actiune corespunzatoare pentru rezolvarea problemelor aparute pe parcursul implementarii. 3.4 Suport post implementare Pentru a asigura satisfactia clientului si dupa implementarea aplicatiei, Senior Software pune la dispozitia clientilor sai sistemul de suport post implementare.

20 Senior Software asigura suport pentru intrebari de natura tehnica sau in cazul unor eventuale raportari ale unor situatii de functionare anormala a solutiei. Suportul tehnic este disponibil in timpul orelor normale de operare ( ). Sistemul de suport creste fiabilitatea, accesabilitatea si increderea in sistem livrand raspunsuri de calitate pentru aplicatiile Senior Software in cel mai scurt timp, prin folosirea de instrumente performante. Senior Software asigura suportul aplicatiei printr-un sistem de ticketing dupa un Service Level Agrement, garantand astfel un termen maxim de raspuns pentru fiecare solicitare sau incident raportat. Sistemul de suport asigura suport pentru diverse tipuri de probleme: Optimizarea folosirii Intrebari post implementare Preluare de bug-uri Ajutor in raportare Avantajele folosirii sistemului de suport Costuri de suport predictibile si scalabile Cresterea fiabilitatii sistemului Cresterea increderii personalului in folosirea aplicatiei Consultanta oferita de o echipa cu bogate cunostinte tehnice si de business 3.5 Mentenanta servere SeniorERP Printre obligatiile companiilor care detin propria infrastructura IT necesara functionarii sistemului SeniorERP intra si mentenanta pentru tehnologiile din spatele acestuia: SQL Server, IIS, Server 2008 etc. In acest mod, este asigurata functionarea la parametri optimi a aplicatiei. Totusi, nu toate companiile care aleg sa aiba propriul server au si un departament IT sau acesta este de mici dimensiuni, orientat mai mult catre helpdesk si mentenanta statiilor de lucru. Senior Software pune la dispozitia acestor companii un serviciu de mentenanta a serverului SeniorERP, menit sa asigure buna functionare a aplicatiei si sa micsoreze semnificativ riscul aparitiei intreruperilor de activitate.

21 Ce servicii asigura Senior Software? Consultanta de specialitate in ceea ce priveste imbunatatirea sistemului informatic; Intretinerea sistemului de operare (licentiat) de pe serverele care fac obiectul contractului: - verificarea de ansamblu a starii de functionare a sistemului de operare licentiat; - instalarea corectiilor puse la dispozitie de producatorul sistemului de operare (service pack, security patch) in cazul in care exista o conexiune permanenta la internet sau la sediul Senior Software; - actualizarea driverelor in cazul aparitiei de noi versiuni; - setarea punctelor de restaurare pentru sistemele de operare care permit acest lucru; - realizarea copiilor de siguranta pentru fisierele importante ale sistemului de operare (daca este necesar); - optimizarea configuratiei sistemului de operare; - verificarea conexiunii la retea si/sau la internet (corectarea setarilor de retea si/sau de internet); Intretinerea pachetului SQL server (licentiat) si verificarea starii de functionare a acestuia: instalarea, configurarea si optimizarea, in corelatie cu configuratia hardware, sistemul de operare si cerintele SeniorERP; instalarea update-urilor puse la dispozitie de producator; monitorizarea serverului, configurarea alertelor; configurarea planului de mentenanta (backup-uri, index rebuild, database integrity check, etc) configurarea si planificarea joburilor SQL; Care este modul de lucru? Clientul va facilita echipei Senior Software accesul remote la serverele care fac subiectul contractului de mentenanta prin initierea unei conexiuni VPN de pe unul din aceste servere catre serverul Senior Software. 4. Structura functionala Pentru a oferi clientilor o schema de licentiere simpla si flexibila, usor de recunoscut si inteles, SeniorERP este structurat astfel:

22 4.1 NIVELUL DE LICENTIERE STANDARD Nomenclatoare GESTIUNI Fiecare punct de lucru al unei companii poate avea un numar nelimitat de gestiuni. Acestea pot fi gestiuni de tip depozit, magazin, custodie de la terti, custodie la terti etc. Rolul acestora este sa suporte activitatile desfasurate pe fiecare punct de lucru. O gestiune cu caracter special este cea de tranzit. In perioada dintre momentul emiterii avizului de transfer catre o gestiune din cadrul unui alt punct de lucru si momentul receptiei in gestiunea destinatie, bunurile transferate se regasesc in cadrul gestiunii virtuale tranzit, gestiune care este unica per companie. ARTICOLE Acest nomenclator este optimizat in vederea gestionarii unui numar ridicat de articole si ofera functionalitati avansate de cautare, sortare, grupare. De asemenea pune la dispozitia utilizatorului o gama variata de informatii grupate pe functionalitati: sistem de codificare,

23 producator, brand, informatii Best Before Date (BBD), informatii de logistica, politici de aprovizionare, preturi, retete, poza, numar nelimitat de clasificari, proprietati etc. Coduri si denumiri alternative In relatia cu furnziorii, producatorii sau clientii de tip hypermarket, apare nevoia de a comunica cu acestia in codurile si denumirile specifice. SeniorERP poate gestiona un numar virtual nelimitat de coduri de denumiri secundare, care sunt atasate la nivel de produs si partener, astfel incat comenzile de aprovizionare sau avizele si facturile clientilor sa fie emise automat in formatele agreate. GESTIONAREA AMBALAJELOR CU REGIM RETURNABIL O parte dintre ambalajele in care sunt prezentate si comercializate marfurile au regim returnabil (borcane, sticle, navete). SeniorERP ofera in orice moment o evidenta clara a ambalajelor ce trebuie recuperate de la client sau returnate furnizorului. PERSONAL Sunt gestionate informatii utile legate de angajati, structura personalului pe puncte de lucru, departamente, functii. De asemenea se definesc diviziile de vanzari, componenta acestora.

24 TREZORERIE Avand in vedere faptul ca orice tranzactie se evalueaza simultam in trei valute: cea originala, echivalent moneda nationala, echivalent moneda de referinta, este obligatorie introducerea cursului valutar, existand si posibilitatea de importat automat. De asemenea, aceste nomenclatoare contin bancile, sucursalele, conturile in lei si/sau valuta, precum si asocieri de tipul cont implicit per valuta per divizie de vanzari. PARTENERI Asigura managementul clientilor, furnizorilor, producatorilor. Un partener poate fi simultam client, furnizor sau producator, astfel ca nu este necesara inregistrarea multipla. De asemenea, fiecare partener poate avea unul sau mai multe puncte de lucru, astfel ca tranzactiile sunt urmarite simultan pe punct de lucru si partener. Sunt gestionate informatii atat informatii comerciale, precum si informatii de tip CRM. De asemenea, partenerii sunt alocati pe puncte de lucru ale companiei, astfel incat atunci cand se factureaza din Iasi, spre exemplu, implicit vor fi disponibili in lista de selectie doar clientii care au cel putin un punct de lucru in Iasi.

25 MIJLOACE FIXE Contin clasificarile mijloacelor fixe, precum si alte informatii utile modulului de management al mijloacelor fixe. CONTABILITATE Deoarece principiul de functionare al contabilitatii implica generarea automata a notelor contabile pentru toate operatiune care necesita acest lucru, rolul acestor nomenclatoare este acela de a sigura informatiile necesare motorului de generare automata: planuri contabile, clasificari contabile (articole, parteneri, personal, MF, etc), modelele de contare, asocierile cu tipurile de tranzactii etc. CONTROLLING Un factor esential in luarea deciziei manageriale il constituie stabilirea bugetelor si realizarea acestoara de catre fiecare centru de venit si de cost existent intr-o companie. In cadrul acestui submeniu va fi definita structura centrelor de venit si de cost. Tot aici vor fi stabilite regulile de repartizare automata a veniturilor si cheltuielilor pe centrele ce intra in componenta structurii definite anterior.

26 DOCUMENTE In general un document este un subiect de workflow si are un set de informatii predefinite. O comanda de client poate parcurge de exemplu urmatoarele stari: oferta, confirmare oferta, rezervare bunuri, in curs de picking, picking finalizat, inchisa partial, inchisa. In cadrul acestor nomenclatoare sunt gestionate aceste stari, precum si fisa documentelor cu regim special. De asemenea topurile de documente sunt asociate punctelor de lucru pentru eliminarea erorilor de operare. GEOGRAFICE Plecand de la faptul ca o companie care opereaza puncte de lucru isi divide teritoriul astfel incat fiecare punct de lucru acopera o zona geografica, in general bine delimitata, putem distinge opratiuni care se desfasoara in interiorul acestor zone: vizite clienti, livrare marfa, dar si nevoi de raportare, in special, care nu mai respecta aceasta divizare. Rolul acestor nomenclatoare este de a defini si organiza atat operatiunile intra-punct de lucru, cat si un numar nelimitat de zone geografice in scopuri de raportare (marketing, logistica etc).

27 PARC AUTO Managementul flotei de masini necesita extrem de multe informatii de toate tipurile, ponind de la structura flotei pe puncte de lucru si departamente si continuand cu date specifice precum anvelope, greutate, volum, numar de europaleti, remorci, soferi, licente etc Spatiu de lucru Este destinat centralizarii celor doua tipuri mari de activitati: operarea datelor, respectiv emiterea de rapoarte. Dashboard Rolul acestui submodul este de a reduce timpul in care informatia operata este pusa la dispozitia consumatorului final, in special persoanelor din conducere care utilizeaza un set standard de indicatori. In cazul acestui gen de consumator de informatii devine o problema configurarea repetata a aceluiasi set de rapoarte, in special in cazul in care sunt utilizate filtre complexe si grupari ale datelor. Indicatorii, parametrii de initializare ai acestora, precum si prezentarea grafica sunt customizabile, iar accesul la datele efective are loc prin apasarea unui buton. Datele se pot vizualiza, exporta in formatele uzuale sau tipari la imprimanta. Indicatorii sunt grupati pe grupe: vanzari, achizitii, stocuri etc.

28 Shortcut Meniuri Datorita faptului ca un ERP are prin natura lui un grad de complexitate relativ ridicat, iar operatorii de date efectueaza, in general, operatiuni repetitive, este necesara o concentrare a acestor activitati intr-un singur loc. Aceasta functie o indeplineste submodulul curent Aprovizionare Necesar de aprovizionat Datorita factorilor diversi care influenteaza aprovizionarea, estimare unui necesar de aprovizionare este o activitate configurabila conform specificului clientului. Rolul acestuia este de a pune la dispozitia factorilor de decizie o propunere de comanda de aprovizionare conform parametrilor presetati (VMZ, comenzi client, stoc minim, durata de aprovizionare etc). In functie de organizarea departamentului de aprovizionare si de alti factori implicati, se poate automatiza intr-o anumita masura procesul de estimare a nevoii de marfa si a emiterii comenzilor de aprovizionare aferente. Gradul de automatizare variaza de la caz la caz, unele companii care au implementat un astfel de proces in SeniorERP estimandu-l la peste 95%.

29 Comenzi intrare Ca si in cazul vanzarilor, recomandam urmarirea completa a fluxurilor de aprovizionare, pentru a putea urmari si controla calitatea procesului. In cadrul acestui proces, comenzile de aprovizionare joaca un rol esential. Ele pot fi generate pe baza unui necesar existent si vor luate in calcul la generarea urmatorului necesar de aprovizionare. In cazul comenzilor de achizitie emise in baza comenzilor de client, in momentul receptiei acestora exista algoritmi configurabili de rezervare a marfii sosite, pentru a putea onora echilibrat cererile. De asemenea, implementarea eficienta a sistemului de Warehouse Management depinde de calitatea informatiilor privind statusul comenzilor emise catre furnizori (data livrarii, cantitati confirmate, date de natura logistica etc). Departamentul financiar poate fi un consumator de informatii interesat de acest tip de tranzactii, avand in vedere ca este probabil, datorita valorilor posibil ridicate, sa aiba un impact semnificativ in cash-flow-ul organizatiei.

30 Avize expeditie intrari Una sau mai multe comenzi, partial sau integral, pot fi livrate prin unul sau mai multe avize, iar acestea se factureaza ulterior. Se urmareste extrem de usor statusul fiecarei linii de comanda sau aviz. Facturi cheltuieli avans Sunt folosite atunci cand doar o parte din valoarea serviciului achizitionat devine efectiva pe loc, restul distribuindu-se in timp. Similar si pentru exigibilitatea TVA. Extracomunitare In cazul importului de bunuri din tari nemembre UE, raman in vigoare vechile norme de achizitie utilizand fluxul: Invoice/s -> DVI -> NIR. Inainte de completarea DVI-ului, utilizatorul trebuie sa aiba grija sa repartizeze facturile de servicii (sau serviciile din interiorul Invoice/s) pe Invoice/s. Dupa acest pas, este rolul DVI-ului de a repartiza taxele vamale si comisioanele in costul marfii, pentru fiecare cod vamal individual si de a pune in evidenta TVA de plata. Noile jurnalele de TVA se genereaza automat conform parametrilor setati. Un DVI poate fi atasat unei singure facturi sau mai multora simultan. Intracomunitare Conform noilor norme fiscale, in cazul achizitiilor din spatiul comunitar nu se mai completeaza DVI-ul. In cazul acestor achizitii, pentru calculul costului marfii, se repartizeaza totusi facturile de servicii aferente (calculul este automat, conform criteriului selectat). Noile jurnalele de TVA se genereaza automat conform parametrilor setati. Facturi intrare/intern Este cazul uzual al achizitiilor de bunuri si servicii interne. NIR-uri Reprezinta modalitatea de a introduce bunurile in gestiune si de a evidentia diferentele dintre scriptic si faptic in cadrul unei receptii de bunuri. Daca se doreste, plusurile sunt evidentiate automat in cadrul unei gestiuni de tip custodie de la terti, iar minusurile in cadrul unei gestiuni de tip custodie la terti, situatia finala a bunurilor evidentiate astfel urmand a fi clarificata ulterior. In momentul salvarii unui NIR, stocul se actualizeaza cantitativ si valoric. De aceea, inainte de crearea unui NIR, se va proceda la repartizarea in costul marfii a diverselor servicii aferente, daca se doreste acest lucru. Sunt puse la dispozitie diverse criterii de repartizare: valoric, volum, greutate, manual.

31 Zona libera SeniorERP vine in intampinarea dorintei de a gestiona stocul si miscarea marfurilor depozitate in zonele libere si in antrepozitele vamale. Totodata, se poate tine o evidenta clara a taxelor si impozitelor percepute de vama in momentul vanzarii marfurilor stocate in cadrul acestor depozite Vanzari Divizii In cazul unui nomenclator de dimensiuni mari, devine imposibil pentru un agent comercial sa se concentreze echilibrat pe tot portofoliul de produse. De aceea o practica uzuala consta in segmentarea echilibrata a acestui nomenclator pe divizii de vanzare. In acest mod, se poate avea o relatie cu un partener pe mai multe canale de vanzare, cu game de produs diferite, liste de preturi diferite, conditii comerciale diferite si se poate echilibra forta de sustinere a produselor, eliminandu-se tentatia de a promova doar produsele usor vandabile. Zone Vanzare Pentru a putea organiza si controla sistemul de vizite la client, se folosesc zonele de vanzare. In cadrul fiecarei zone de vanzare se planifica structura si durata vizitelor. De asemenea, in cazul rotatiei fortei de vanzari, organizarea clientilor ramane nealterata. Se poate analiza evolutia zonei de vanzare in functie de personalul de vanzari care a administrat-o. Organizarea zonelor de vanzare reprezinta unul dintre punctele importante de interfatare cu sistemul de SFA.

32 Oferte Daca firma distribuie produse de valoare mare, care nu sunt neparat pe stoc sau care necesita personalizare, oferta/cererea de oferta este punctul de plecare al procesului de vanzare. Oferta poate juca si rolul de contract cadru, pe baza ei (a ultimei versiuni acceptate) pot fi generate diversele comenzi de client. Uzual, in acest punct, daca bunurile nu se regasesc pe stoc, procesul de vanzare se interfateaza cu cel de aprovizionare, planificarea livrarilor fiind conditionata de raspunsul furnizorilor si de durata aprovizionarii. Comenzi Comanda unui client este un document care poate urmari, conform implementarii, workflow-ul procesului de vanzare incepand cu momentul finalizarii ofertei, trecand prin confirmare, aprovizionare, rezervare, picking si finalizandu-se cu un document de livrare (aviz sau factura). Se evidentiaza astfel atat stadiul procesului, cat si neconformitatile cu cererile clientilor, calitatea aprovizionarii, calitatea vanzarii etc. O comanda de vanzare poate fi creata in sistem prin diverse metode: telesales, generare din oferta, SFA, portal e-commerce integrat, EDI, import fisier etc. Astfel, prin interfetele oferite, se elimina o mare parte din efortul de operare si din posibilele erori umane si se poate monitoriza provenienta comenzilor in functie de canalul de vanzare. In practica, ne putem confrunta cu situatii in care comenzile nu pot fi onorate pe loc datorita insuficientei stocului. De aceea, SeniorERP ofera posibilitatea de a urmari comenzile neonorate iar indata ce stocul o permite, se pot inregistra documentele de tip backorder pentru onorarea acestora.

33 Avize Expeditie Una sau mai multe comenzi, partial sau integral, pot fi livrate prin unul sau mai multe avize, iar acestea se factureaza ulterior. Se urmareste extrem de usor statusul fiecarei linii de comanda sau aviz. Datorita urmaririi la nivel de linie de document, in cazul custodiilor nu este necesar sa fie creata cate o gestiune pentru fiecare client, una singura fiind suficienta pentru fiecare punct de lucru. In orice moment vom putea identifica produsele aflate in custodie prin lista pozitiilor de avize de custodie ramase deschise total sau partial. La nivel total, vom vedea stocul cumulat al gestiunii de tip custodie. Factura Iesire Este documentul care incheie prima parte a procesului de vanzari de bunuri si/sau servicii. Daca toti parametrii sistemului au fost setati, emiterea unei facturi consta din selectia clientului, a punctului de lucru, a articolelor facturate si din completarea cantitatilor. Restul informatiilor se completeaza automat pe baza regulilor de business prestabilite. Bineinteles, daca se utilizeaza alte fluxuri de vanzare (recomandat), factura poate fi un document generat automat. Printre multe altele, pot fi configurate optiunile de a vinde pe stoc negativ, de a vinde sub pretul de achizitie, de a bloca la vanzare un client/punct de lucru pentru o divizie/intreaga companie, de a tipari facturile in codurile clientului, de a configura formatul de tiparire. O intrebare des intalnita este legata de modul de operare al retururilor. In SeniorERP exista doua posibilitati de introducere a unui retur: din istoric. In cazul in care tranzactia sursa este deja in sistem, atunci se poate storna partial sau integral orice linie de document asociata clientului selectat. Marfa este reintrodusa in stoc la costul marfii din momentul vanzarii. Nu este necesara nicio informatie suplimentara, toate datele necesare vor fi preluate din tranzactia sursa. retur direct. Imediat dupa implementare, atunci cand nu exista in sistem tranzactia sursa, retururile vor necesita completarea manuala corecta a datelor specifice, inclusiv a costului marfii din momentul vanzarii. Pe masura trecerii timpului, aceste situatii devin din ce in ce mai rare, fiind inlocuite de situatiile prezentate la punctul de mai sus. Export Comunitar Sunt puse in evidenta facturile de export pentru bunurile livrate in interiorul UE, conform noului cod fiscal, corespunzator cu pozitia in jurnalele de TVA. Livrari Intracomunitare cu Transport Propriu Sunt puse in evidenta bunurile livrate in interiorul UE, conform noului cod fiscal, corespunzator cu pozitia in jurnalele de TVA.

34 Vanzari in Rate In cazul vanzarii bunurilor de valori mari, pentru stimularea cererii, exista optiunea de a etapiza platile conform unui grafic generat automat conform parametrilor setati. Se poate urmari individual status-ul fiecarei scadente si se poate seta modalitatea de contare dorita. Facturi Venituri in Avans Sunt folosite atunci cand doar o parte din valoarea serviciului vandut devine efectiva pe loc, restul distribuindu-se in timp. Similar si pentru exigibilitatea TVA. Retail In cazul gestiunilor de tip magazin, gestiunea se poate tine la pret de vanzare, metoda de descarcare este specifica, iar vanzarea se face pe bon fiscal. Casa de marcat este folosita ca si imprimanta fiscala, operarea se efectueaza in proportie de 100% in sistem. De asemenea se poate emite automat factura la bonul fiscal generat. Unificare Parteneri Este un instrument prin care, in cazul in care, din motive obiective sau subiective, un partener/punct de lucru este introdus de mai multe ori in nomenclator, toate tranzactiile sunt transferate pe unul singur, iar restul de clienti/puncte de lucru inutile sunt sterse. Pentru a putea elimina un partener redundant, se elimina in prima faza punctele de lucru atasate.

35 4.1.5 Politici comerciale Liste Preturi Personalizate Acest submodul este suportul decizional destinat uneia dintre cele mai delicate operatiuni din cadrul politicii comerciale ale unei companii: managementul preturilor si al termenelor de plata in conditiile unor nomenclatoare de zeci de mii de produse si parteneri. Este vorba atat de catre preturile de vanzare, cat si despe cele de achizitie, nete/depozit sau brute/retail, de promotii, de liste de preturi fixe sau seturi de discount-uri, de liste de preturi cu un numar limitat de produse, sau cu posibilitati de selectie din lista parinte etc. Tot in cadrul acestui submodul se poate stabili si politica de creditare/termene de plata in acord cu cea de preturi, chiar si la nivel de produs. Listele de preturi sunt asociate si cu gestiunile (ex: preturi nete la depozite sau brute la magazine) sau cu diviziile de vanzare acolo unde este cazul. Recalculare Preturi In cazul utilizarii metodei de descarcare Cost Mediu Ponderat (CMP), utilizand aceasta optiune, exista posibilitatea revaluarii pretului/costului de descarcare a marfii in orice moment. Schimbare Preturi Orice modificare adusa unei liste de preturi genereaza in mod automat un ordin de schimbare de pret. Un ordin de schimbare de pret cu caracter special este cel de schimbare a preturilor de retail. Daca spre exemplu lista de preturi de retail este asociata cu un numar de 20 de magazine si se modifica un pret, se genereaza in mod automat 20 de ordine de schimare de pret, cate unul

36 pentru fiecare magazin, care au rolul de a inregistra/regla noul adaos comercial si de a genera notele contabile aferente Stocuri Inventar Se poate efectua inventar la nivel de lot, articol, orice clasificare de articol sau pe intreg nomenclatorul la nivel de depozit. Se completeaza in mod automat scripticul=fapticul, completandu-se doar fapticul acolo unde cazul. In cazul gestiunilor de tip retail, pretul trebuie specificat atat la nivel de cost marfa, cat si la nivel de pret de vanzare cu amanuntul. Bon Intrare Se utilizeaza in special in cadrul modului de productie, dar poate fi utilizat ca substitut pentru plusul de inventar, daca este cazul. Bon Consum Caracteristic acestui tip de tranzactie este faptul ca pe un singur bon de consum pot exista cauze diferite: protocol, depreciere, donatie etc. In functie de cauza selectata la nivel de produs se

37 genereaza automat nota contabila specifica. De asemenea este utilizat si in cadrul modulului de productie. Transfer intre Depozite Transferurile intre gestiuni fac parte din procesul de redistributie a produselor in cadrul companiei si reprezinta rezultatul unui flux decizional, pentru sustinerea caruia SeniorERP ofera instrumente specifice variate. Se pot transfera bunuri intre tipuri diferite de gestiuni din cadrul aceluiasi punct de lucru sau aflate in puncte de lucru diferite. De ex: transfer din depozit in magazin, din gestiunea de vanzare in cea de expirate, din depozitul central (ex: Bucuresti) in depozitul din Cluj etc. In cazul transferurilor intre depozite si retail, marfa se descarca/incarca din/in gestiune conform cu tipul de gestiune. In cazul in care bunurile sunt transferate intre punctele de lucru, in momentul emiterii avizului de transfer, marfa este alocata unui depozit de tranzit (unic la nivel de sistem, predefinit, nemodificabil), pana in momentul receptiei la destinatie. In acest mod, evidentiem in orice moment marfa aflata in miscare si nu afectam stocurile gestiunilor destinatie fara decizia ( receptia ) gestionarului. Daca exista diferente la receptie, bunurile nereceptionate pot fi retinute in tranzit in vederea rezolvarii neconformitatilor (retur la sursa - eroare de operare, facturare transportator - deprecieri etc). Operatiuni pe Loturi In cazul descarcarii de gestiune de tip FIFO, LIFO sau FEFO, apar operatiuni specifice la nivel de lot. Spre exemplu: schimbarea numarului lotului, corectie data expirare, schimbare stare vandabilitate, calitate etc. Unificare Articole Este un instrument prin care, in cazul in care, din motive obiective sau subiective, un articol este introdus de mai multe ori in nomenclator, toate tranzactiile sunt transferate pe unul singur, iar restul de articole inutile sunt sterse. Scheme automate de codificare Nu de putine ori, profitand de ocazia implementarii unui sistem ERP, se doreste schimbarea structurii nomenclatoarelor existente. In cadrul acestei probleme, punctual, pentru a da semnificatie sistemului de codificare, se pot crea machete pentru generarea automata a codurilor, conform noilor cerinte.

38 Proprietati Articole Sunt extrem de utile in cazul in care in nomenclatorul de articole exista game variate de produse, fiecare gama avand caracteristici diferite. Daca, spre exemplu, o companie comercializeaza Monitoare pentru calculatoare, in primul rand le vom clasifica in Monitoare LCD si Monitoare CRT. Un produs de tipul Monitor LCD are urmatoarele proprietati: Diagonala, Tip Interfata, Timp de raspuns, Rezolutie maxima. Un produs de tipul Monitor CRT: Diagonala, Ecran plat, Dimensiune pixel, Rezolutie maxima. In acest moment devine extrem de accesibila orice fel de cautare de tipul: ce produse din grupa Monitoare LCD, avand producatorul SONY, cu Diagonala de 19 avem in stoc?, indiferent de dimensiunea nomenclatorului de articole. SERVICE Pe langa stocurile constituite in vederea comercializarii, in depozit pot fi regasite si articole ce necesita interventii tehnice pentru remedierea disfunctionalitatilor ce au aparut in cadrul termenului de garantie. Fluxul logic al inregistrarilor efectuate in cadrul SeniorERP ofera informatii despre starea articolelor din momentul in care acestea ajung in service si pana in momentul in care clientul reintra in posesia lor.

39 4.1.7 Productie Retetar Un produs compus are optiunea de a-i putea atasa una sau mai multe retete. Acestea pot fi de tipul: promotie, compunere, descompunere, productie. O reteta promotionala este utilizata daca nu este necesara manopera. Ex: la 10 pixuri cumparate se ofera o ascutitoare. In momentul selectionarii unui astfel de produs promotional, sistemul descarca automat produsele componente. Retetele de tip compunere, decompunere sau productie sunt folosite in cadrul proceselor specifice. Orice reteta poate avea mai multe versiuni, lucru util in cazul productiei de unicat sau de serie mica, nemaifiind necesara crearea unui articol nou pentru fiecare reteta. De asemenea, o reteta poate fi intocmita fie pentru o unitate de produs finit fie pentru o transa intreaga de productie ce va avea ca rezultat mai multe unitati de produs finit. Compunere Reprezinta procesul prin care este realizat un produs compus care are atasata o reteta de tip compunere. Fluxul poate fi: emitere ordin de compunere, generare transfer materii prime in gestiunea de productie, emiterea de bonuri de consum si emiterea de bonuri de intrare asociate ordinului de compunere, transfer in gestiunea de vanzare. Descompunere Reprezinta procesul invers compunerii. Specific este modul in care costul marfii bunului care se descompune se transfera produselor rezultate.

40 Wizard generare bon intrare din ordin de productie Generarea bonului de intrare pornind de la un ordin de productie se realizeaza prin intermediul wizardului de generare documente. Acesta are rolul de a stabili costurile efectuate in cadrul procesului de productie pe baza bonurilor de consum inregistrate si ofera un mod usor de editare a informatiilor ce se doresc a fi salvate pe bonul de intrare. Pretul de intrare in gestiune al unui articol obtinut in urma procesului de productie poate fi cel determinat pe baza costurilor generate in cadrul acestui proces sau poate fi unul anterior stabilit. Wizard-ul de generare bon intrare din ordin de productie permite selectarea modului in care va fi determinat pretul de cost al articolelor obtinute din productia proprie.

41 4.1.8 Trezorerie Operatiuni Casa Sunt urmarite documentele care afecteaza soldul unei casierii. Spre exemplu: incasari/plati numerar, viramente interne, borderouri incasari agenti, operatiuni pe conturi contabile, avansuri spre decontare etc. Informatiile despre operatiunile la nivelul unei zile sunt prezentate centralizat, registrul de casa generandu-se in mod automat, in lei sau in valuta, dupa caz. De asemenea, notele (inregistrarile) contabile sunt generate conform modelelor de contare prestabilite, diferentele de curs fiind implicit evidentiate in contabilitate conform legislatiei in vigoare. Operatiuni Curente Banca Sunt urmarite extrasele de cont in detaliu. Incasarile si platile se repartizeaza pe facturile sau cecurile restante. Daca incasarea este primita de la punctul central al clientului, ea se poate repartiza pe orice factura restanta din orice punct de lucru valid. Sunt valabile toate regulile de generare automata (registru de banca, note contabile etc), prezentate mai sus. Operatiuni in Curs Banca Sunt urmarite cecurile si biletele la ordin emise/primite. Acestea contin atat data emiterii, cat si data scadenta. Facturile acoperite isi pierd scadenta, aceasta fiind preluata de catre efectele de incasat. De remarcat faptul ca un CEC are rolul de a prelua ( acoperi ) scadentele documentelor pe care se repartizeaza. El nu scade soldul final al partenerului, ci doar schimba componenta acestuia. Daca, spre exemplu, clientul X are 5 facturi scandente in valoare totala de 1000 RON, si emite un CEC in valoare de 500 RON cu care acopera 3 facturi, soldul curent al clientului are valoarea de 1000 RON si este format din 2 facturi neacoperite si un CEC neincasat. Refuzuri de previziuni In cazul in care clientii nu isi pot onora angajamentele de plata pot fi inregistrate refuzurile de cecuri si de bilete la ordin. In acest mod, facturile acoperite initial de anagajamentele ce nu mai pot fi onorate vor redeveni scadente in vederea achitarii lor prin alte modalitati. Depunere cecuri Pentru a fi depuse in banca, cecurile si biletele la ordin trebuie sa fie insotite de un borderou centralizator, completat cu datele caracteristice fiecarui instrument de plata ce va fi depus in vederea incasarii. Printarea acestuia poate fi efectuata direct din SeniorERP.

42 Compensari Procesele verbale de compensare au rolul de anula scadentele unui partener debitor cu cele echivalente ale unui partener creditor. Sumele se echivaleaza la un curs selectat. Document de cheltuieli Prin inregistrarea documentelor de chelutieli se vor evidentia foarte usor clientii deveniti incerti precum si componenta soldului acestora. Personal Avansuri / Deconturi Acordarea unui avans spre decontare este o operatiune distincta si genereaza obligatia justificarii acestuia. In multe cazuri, angajatul prezinta documente justificative cumulative, nemaifiind posibila asocierea fiecarei cheltuieli cu un avans bine precizat. SeniorERP permite stingerea mai multor avansuri simultan, printr-o metoda simpla, formata din 4 pasi: 1. operarea documentelor justificative 2. selectarea simpla a avansurilor justificate si a sumelor care se doreste a fi stinse

43 3. selectarea simpla a documentelor justificative introduse la pasul 1 4. daca se doreste, in cazul in care sumele difera, se poate emite pe loc o dispozitie de plata sau de incasare, dupa caz, pentru stingerea soldului angajatului. Personal Borderouri Utilizand submodulul Operatiuni Casa se opereaza initial depunerea de catre agentul comercial a borderoului cumulativ la casierie (uzual), pentru a fi prins in registrul de casa. In cadrul prezentului submodul, urmeaza detalierea acestuia pe chitante individuale si stingerea soldurilor achitate. In acest fel nu supraincarcam registrul de casa cu operatiuni atomice (fiecare chitanta in parte), si oferim posibilitatea de verificare rapida, cumulativa, a registrului cu documentele primare. Inchideri Avansuri In cazul in care factura soseste in luna urmatoare avansului (mai ales in cazul in care exista diferente de curs), exista operatiunea curenta dedicata stingerii acestora. Astfel, efectele sunt generate la data facturii, neafectand situatia contabila precedenta. Girare cecuri In multe situatii, un cec primit este folosit pentru a acoperi o datorie la un furnizor. In acest caz banii efectivi ajung de la client direct la furnizor, deci este necesara aceasta operatiune pentru stingerea soldurilor. Inchideri Facturi Valuta Se utilizeaza atunci cand au loc inchideri de solduri ale unor facturi in valuta cu alte facturi de semn opus emise/receptionate in luni diferite. Exemplu: credit notes. Reevaluare La sfarsitul anului fiscal (dar si la sfarsit luna, daca se doreste) exista necesitatea actualizarii soldurilor in valuta la un curs actual (31 decembrie). Situatiile acoperite de acest submodul sunt: solduri furnizori, avansuri furnizori, solduri clienti, avansuri clienti precum si soldurilor conturilor de casa si de banca pe care se opereaza cu valuta. Solduri Initiale Inainte de inceperea implementarii SeniorERP, se initializeaza datele de pornire. In acest caz vorbim despre soldurile casieriilor, conturilor bancare si partenerilor. In cazul partenerilor se urmareste compunerea detaliata a soldului, la nivel de document.

44 4.1.9 Administrare Grupe utilizatori In cadrul procesului de implemetare a SeniorERP, o atentie deosebita este acordata constructiei coerente a fluxurilor operationale. Companiile care au implementat ISO, sau intentioneaza acest lucru, regasesc in SeniorERP un suport major in vederea realizarii obiectivelor asumate in cadrul certificarii. Primul pas consta in identificarea tipologiilor de activitati operationale si decizionale, precum si a necesarului de personal care sa le presteze. Pentru a realiza un flux coerent, fiecare activitate operationala necesita accesul la anumite resurse din cadrul sistemului, iar in anumite puncte, interventia unui proces decizional. Datorita modului de lucru online cu baza de date centralizata, utilizatorii Senior.ERP beneficiaza de toate avantajele specifice, dar este necesar un sistem complex de drepturi de acces in sistem. Grupele de utilizatori cumuleaza atat drepturile necesare desfasurarii operatiunilor aferente, cat si personalul care efectueaza respectivele operatiuni.

45 Configurare tiparire documente O alta etapa distincta in cadrul procesului de implementare este reprezentata de personalizarea formatelor in care se emit/tiparesc documentele din sistem (vezi ISO). Orice format tiparit al unui document dispune de un designer complet prin care se poate ajusta conform nevoilor. Modul de lucru este exclusiv grafic, fiind in acelasi timp puternic si intuitiv. Back-up/Restore SeniorERP inmagazineaza date critice ca si importanta pentru functionarea companiei. Stabilirea unei politici de back-up este cruciala pentru siguranta in exploatarea sistemului. Aceasta politica este diferita in functie de complexitatea implementarii si de dimensiunea bazelor de date. Se poate porni de la clasicul back-up zilnic, oferit ca functionalitate in sistem, si se poate ajunge la clustering, mirroring si alte instrumente specifice volumelor mari de date. Indiferent de marimea organizatiei, acest proces este critic si nu trebuie sub nici o forma neglijat. Este necesara definirea unui responsabil cu aceasta activitate si trebuiesc luate in calcul

46 si situatiile critice (incendii, inundatii, cutremur), astfel incat in orice situatie, datele sa poata fi restaurate la un anumit punct, cat mai apropiat de prezent. Configurari generale sistem Sunt parametri generali de functionare ai sistemului, grupati pe functionalitati. De obicei se configureaza in cadrul implementarii, dar exista posibilitatea moficarii acestora conform necesitatilor ulterioare. Workflow-uri Configurarea unui workflow presupune definirea uneia sau a mai multor actiuni ce vor fi executate in momentul inregistrarii unei operatiuni in ERP. Pe langa workflow-urile implicite, adminstratorul bazei de date poate configura o serie de workflow-uri personalizate ce vor fi declansate in momentul inregistrarilor operate in SeniorERP.

47 4.2 NIVELUL DE LICENTIERE SILVER Contabilitate Note Contabile Diverse In urma implementarii SeniorERP, un procent covarsitor din totalul inregistrarilor contabile este generat automat, conform configurarilor dorite. In cazuri exceptionale, este necesara operarea de note contabile corectoare sau, in cazul in care nu au fost achizitionate toate modulele aplicatiei, introducerea manuala a notelor specifice. Chiar si introducerea acestor note contabile diverse se poate efectua conform unor machete usor de predefinit, astfel incat sa nu se completeze decat sumele.

48 Operatiuni conturi In prinicipal acopera activitatile specifice inchiderii contabile a unei luni operationale. Spre exemplu: inchidere TVA, inchidere Venituri si Cheltuieli etc. Aceste operatiuni este recomandat sa se efectueze dupa ce in prealabil s-au rulat verificarile automate de sfarsit de luna. Daca de exemplu, s-a rulat o inchidere de venituri si cheltuieli si s-a constatat neoperarea unei inregistrari, operatiunea poate fi reluata dupa introducerea respectivului document. De asemenea, dupa ce aceste operatiuni au fost efectuate si verificate, este recomandata inchiderea exercitiului (lunii), pentru a avea garantia ca nu se mai poate interveni asupra datelor. Generare Note Contabile Notele contabile aferente documentelor primare inregistrate in SeniorERP vor fi generate automat. Generarea notelor contabile se va realiza fie in momentul salvarii documentului, fie la un moment ulterior (de exemplu: la sfarsitul zilei), in functie de alegera utilizatorului. Atunci cand situatia o cere, notele contabile generate automat de catre sistem pot fi modificate sau regenerate manual de catre personalul departamentului financiar-contabil al companiei. De asemenea, este locul unde se pot valida, de-valida global documente, cu posibilitati de selectie a tipurilor de operatiuni si a perioadei dorite. Este foarte important de precizat faptul ca in cazul aparitiei unei modificari legislative, daca se regenereaza notele contabile anterioare modificarii, acestea vor respecta setarile valabile la data respectiva, modificarile aduse devenind active doar momentul dorit.

49 Exista situatii in care un document primar (ex: bon de consum, inventar) poate genera note contabile diferite in functie de contextul in care a fost emis (ex: bon de consum de protocol, depreciere, compunere etc). Motorul de generare a inregistrarilor contabile existent in SeniorERP, asigura un mod foarte simplu de asociere a unei note contabile cu un document in functie de cauzele (care pot fi definite dupa caz) selectabile care au condus la emiterea respectivului document. Neselectarea unei cauze specifice conduce la generarea notei contabile implicite asociate documentului. Contabilitatea operatiunilor in valuta respecta toate cerintele uzuale, inclusiv generarea automata a diferentelor de curs. De asemenea, toate notele contabile sunt generate la nivel de punct de lucru, astfel incat este posibila emiterea balantei contabile la nivel de punct de lucru, daca este cazul. Salarii Pentru ca balanta de inchidere a fiecarei luni sa fie completa, SeniorERP ofera posibilitatea importarii statelor de salarii generate de aplicatii dedicate generarii acestora. Pe baza informatiilor importate se vor genera note contabile ce vor completa balanta de inchidere.

50 Exercitii Financiare Procesul de inchidere contabila a unei luni operationale implica verificari extensive de catre departamentul contabil. In cursul implementarilor am identificat tipuri de astfel de verificari si le-am automatizat. Aceste verificari, impreuna cu posibilitatea de a crea, valida, inchide sau redeschide o luna operationala fac obiectul acestui modul. Se poate opera in urma sau simultan in mai multe luni, atat timp cat acestea nu sunt inchise. Inchideri de Venituri si Cheltuieli Neexigibile Spre exemplu, in cazul vanzarii de abonamente in avans, in fiecare luna, o parte din veniturile in avans si TVA-ul neexigibil aferent devin efective, respectiv exigibil. In cadrul acestui submodul exista posibilitatea de a decide automat/manual care venituri sau cheltuieli devin efective in luna selectata si de a regulariza TVA-ul corespunzator.

51 4.2.2 Mijloace fixe Lista MF Reprezinta toate bunurile companiei care indeplinesc statutul de mijloc fix, sau daca este cazul, de obiect de inventar. Pot fi urmarite o multitudine de informatii specifice, printre care mentionam: Codul de clasificare si denumirea grupei Denumirea mijlocului fix Numar inventar Data punerii in folosinta Tipul de imobilizare Valoarea de inregistrare Gestionarul Centrul de cost Tipul de amortizare asociat fiecarui standard de amortizare Coeficientul de amortizare pentru amortizarea accelerata Durata de amortizare Unitarea de masura Durata de amortizare ramasa Valoarea ramasa Furnizorul Data referitoare la documentul de intrare Conturile contabile aferente Atentie deosebita trebuie acordata clasificarii mijloacelor fixe din punct de vedere al centrelor de cost, pentru ca fiecare operatiune asociata mijloacelor fixe, genereaza atat notele contabile specifice, cat si repartizarile costurilor pe centre. O alta mentiune este legata de posbilitatea declararii mai multor standarde de amortizare (ex: standar de amortizare contabila, standard de amortizare fiscala (utilizarea de credite SAPARD etc). La emiterea rapoartelor se va tine cont de standardul de amortizare selectat.

52 Clasificare MF In cazul amortizarii contabile, in functie de aceasta clasificare, se stabileste perioada de amortizare. Clasificarea ofera un minim si un maxim posibil. Operatiuni MF Sunt urmarite operatiunile care pot avea ca subiect un mijloc fix. Exemplu: reevaluare, casare, vanzare etc. Calcul amortizare Un mijloc fix poate avea asociate una sau mai multe amortizari. O amortizare are asociat cel putin un standard de amortizare. Un singur standard de amortizare este cel care genereaza note contabile. Sunt acoperite metodele: amortizare liniara, progresiva, degresiva cu cele doua variante.

53 4.3 NIVELUL DE LICENTIERE GOLD Logistica Zone livrare In general, o companie de distributie poate avea unul sau mai multe puncte de lucru proprii. In functie de organizare, un punct de lucru poate avea atat activitati de vanzare, cat si de logistica a livrarilor. Daca punctul de lucru deserveste un numar semnificativ de clienti, si opereaza activitati logistice planificabile, acesti clienti pot fi diferentiati pe zone de livrare. O zona de livrare reprezinta o grupare logica a clientilor in vederea stabilirii unei rute de aprovizionare. O astfel de zona de livrare poate deservi una sau mai multe divizii de vanzare, in functie de natura produselor si volumul vanzarilor. Pe o zona de livrare activeaza o masina conform unui plan de vizite. In definirea unui client poate fi setat un timp mediu de pregatire a unei comenzi, timp care poate fi estimat pe baza datelor istorice, asfel incat, atunci cand se introduce in sistem o comanda de client noua, se poate planifica in mod automat prima livrare posibila, masina si livratorul care vor deservi ruta in acel moment. Ulterior se pot ajusta aceste planificari, in cazul supraincarcarilor sau a indisponibilitatilor (masina defecta, sofer indisponibil).

54 Planificare livrari / masini / soferi O masina poate fi activa, la modul ideal, 24 de ore pe zi, 7 zile pe saptamana, deci este nevoie de o planificare detaliata a activitatilor. De asemenea, o masina poate avea cel putin un sofer pe schimb sau pe livrare si poate deservi una sau mai multe divizii. Cu ajutorul submodului curent, aceste activitati pot fi planificate si urmarite eficient. PARC AUTO Foi parcurs Pentru a putea urmari activitatea unei masini, in acest modul se completeaza foile de parcurs cu date complete. Amenzi Sistemul gestioneaza in detaliu amenzile primite, inclusiv numarul de puncte acumulat, cauzele producerii sau penalitatile primite.

55 Accidente Se urmareste inclusiv cauza accidentului, avariile produse, valoarea daunei, numarul de dosar la compania de asigurari. Carburanti Acest submodul inregistreaza istoricul alimentarilor si pune la dispozitia utilizatorilor un sistem de analiza al consumului in modurile tabular si grafic. Gestiune risc Pentru eficientizarea utilizarii parcului auto, este necesara urmarirea duratelor de imobilizare a masinilor si a cauzelor acestora. De asemenea se urmaresc actiunile intreprinse pentru a reuce durata indisponibilitatii unei masini Controlling Centre venit si cost Se configureaza structura centrelor de cost/venit, formulele de repartizare automata a tranzactiilor pe centrele definite anterior. Nu exista limite in ceea ce priveste structura si numarul centrelor. Organizarea acestora este arborescenta, pentru a oferi rapoarte de tip drilldown, pornind de la indicatori agregati, mergand catre informatii detaliate. Datorita corelarii

56 informatiilor din acest modul cu cele existente in modulele gestiune si contabilitate, calitatea analizelor este maxima, iar accesul la informatiile dorite este imediat, indiferent de sursa acestora. Avand in vedere nivelul extrem de ridicat de automatizare a generarii efectelor contabile, recomandam companiilor care implementeaza SeniorERP si care nu au utilizat in trecut un astfel de modul, sa-l considere ca o evolutie fireasca calitativa a activitatii departamentului financiar - contabil de la introducere/operare de date catre analiza si control. Bugete de venituri si cheltuieli Odata definita structura de centre, se pot configura bugetele lunare specifice. Se pot urmari bugetele previzionate versus cele in curs de executie versus cele realizate. Bugetele de venituri si cheltuieli sunt instrumente care asigura descentralizarea deciziilor intr-o companie, fara a afecta parametrii financiari prestabiliti. Prin stabilirea precisa a responsabililor pe sectiunile de buget dorite, se poate transfera actul de decizie catre verigile operationale. Cel putin in prima faza a descentralizarii, se recomanda reevaluarea bugetelor la un interval de timp mai scurt - de obicei lunar.

57 Cheltuieli Previzionate Nu toate cheltuielile se inregistreaza in momentul efectuarii lor. De exemplu, decontul de cheltuieli aferent atasat unei deplasari in interes de serviciu, se inregistreaza la revenirea in firma. Intre timp un alt angajat poate cere un avans pentru o alta deplasare, dar nu se stie daca bugetul a fost depasit sau nu. Rolul acestui submodul este acela de a evidentia cheltuielile in curs, pentru a incuraja un comportament proactiv in controlul realizarii bugetelor previzionate. Cashflow Realizat utilizand metoda calculului direct, cashflowul este prezentat atat in format tabular, divizat pe componente, cat si grafic, usor de inteles si urmarit. Astfel devin evidente punctele de maxim sau minim de cashflow si se pot planifica masuri corectorii. O categorie distincta o reprezinta documentele care au termenul de scadenta mult depasit, acestea necesitand un proces de decizie asupra influentei cashflow - ului. Pentru a evita repetarea unor astfel de situatii, exista posibilitatea avertizarii / blocarii emiterii de noi documente catre clientii in cauza, in cazul depasirii pragurilor prestabilite. Este extrem de importanta crearea unor politici comerciale coerente, in care indicatorii de bonitate sa joace un rol important. In cazul utilizarii ca si canal de vanzare a agentilor comerciali, unul din criteriile acordarii de bonusuri este cel al respectarii termenelor de plata agreate. O alta politica de

58 imbunatatire a cashflow-ului este integrarea pe vericala a noi canale de distributie care asigura un cashflow imediat: retail, online etc. SeniorERP permite acordarea de termen de plata la nivel de linie de factura, in felul acesta putandu-se stabili scandente mai apropiate pentru produsele usor vandabile, surplusul de chasflow putand finanta produsele care necesita sustinere. Pentru analize specifice, exista atat rapoarte sintetice de analiza a imbatranirii soldurilor, cat si rapoarte detaliate la nivel de scadenta de document Bing Maps SeniorERP integreaza tehnologia Bing Maps, platforma online de servicii dezvoltata de Microsoft pentru accesul la informatii geospatiale, harti sau trasee rutiere. Integrarea Bing Maps in cadrul SeniorERP ofera beneficii extinse companiilor ce activeaza in distributie sau logistica, prin punerea la dispozitie a unor instrumente eficiente de optimizare a costurilor logistice si management complex al fortei de vanzari. Functionalitati de localizare

59 Bing Maps este o platforma de servicii integrate ce permite dezvoltarea unor aplicatii dinamice online prin intermediul hartilor si imaginilor geospatiale detaliate. Companiile pot beneficia de multiple functionalitati pentru determinarea diverselor rute in organizarea trasnportului sau livrarilor si optimizarea acestora. Integrarea acestei tehnologii cu diverse servicii sau aplicatii ofera noi modalitati revolutionare de a organiza eficient procesele organizationale. Optimizarea costurilor logistice In cadrul SeniorERP, Bings Maps intervine direct in interactiunea cu departamentele de logistica ale companiilor, oferind noi perspective in organizarea modalitatilor de a livra marfa catre clienti. Dintre beneficiile importante ale acestei integrari se pot aminti: posibilitatea calcularii rutei optime pina la un anumit client sau care este cea mai buna ruta care trece pe la urmatorii clienti. De asemenea, sistemul intervine in organizarea eficienta a zonelor de livrare, detalierea traseelor pentru incepatori sau identificarea rapida a adreselor de livrare nefamiliare.

60 Managementul inovator al fortei de vanzari Pentru a sprijini realizarea obiectivelor departamentelor de vanzari din companii, integrarea Bing Maps in SeniorERP creeaza posibilitati noi de control si management al proceselor. Sistemul intervine in rezolvarea uneia dintre principalele probleme in organizarea agentilor de vanzare: optimizarea rutelor de vizita astfel incat in timpul de munca al agentului sa fie vizitati maximum de clienti posibili. Modalitati de vizualizare a proceselor afacerii Prin integrarea Bing Maps in cadrul SeniorERP, companiile dispun de un instrument puternic pentru vizualizarea informatiei critice de business, intr-o maniera integrata, ce combina hartile online si datele proprii introduse in sistem. Informatii din baza de date de clienti, sau din multiple surse, pot fi integrate cu Bing Maps pentru a obtine o imagine de ansamblu pentru diverse procese si pentru a oferi solutii inovative in abordarea propriei afaceri.

61 4.4 ADD-ON-URI SeniorVisualBI Modulul de analize manageriale din SeniorERP utilizeaza instrumentele specifice BI: Server special destinat agregarii datelor (Microsoft SQL Server 2012 Analysis Services - OLAP). Rolul acestui server este de a procesa periodic (de obicei zilnic) datele primare si de a precalcula diversi indicatori, astfel incat analizele sa fie rapide, desi volumul de date la care se aplica este enorm. Un alt avantaj este dat de faptul ca rapoartele complexe nu mai extrag date din baza operationala, deci operatiunile curente (ex: facturarea) nu mai sunt afectate negativ. Microsoft SQL Server 2012 Reporting Services Pentru constructia de rapoarte personalizate, conform specificatiilor clientului. Rapoartele pot fi emise pe baza datelor precalculate (OLAP) sau direct din bazele de date operationale (nerecomandat in cazul volumelor mari de date).

62 SeniorVisualBI este dezvoltat pe platforma Tableau Software, liderul mondial in vizualizarea datelor. Oricine doreste sa analizeze, sa monitorizeze sau sa controleze operatiunile pe care le desfasoara poate utiliza SeniorVisualBI, deoarece: 1. Este complet vizual si interactiv; 2. Nu necesita cunostinte tehnice; 3. Nu necesita consultanti; 4. Este extrem de usor de utilizat: doar drag & drop; 5. Este perfect integrat cu SeniorERP; 6. Accesul la date este realizat conform politicilor de securitate agreate. Noua versiune a sistemului Business Intelligence vine in ajutorul utilizatorilor cu o serie de functionalitati noi si cu altele imbunatatite.

63 Viteza de procesare a volumelor mari de date a fost imbunatatita semnificativ, ceea ce inseamna ca acum mai mult ca oricand interactionezi cu sistemul in timp real. Noi capabilitati de analiza predictiva: Pana in prezent, graficele generate cu sistemul BI iti permiteau sa observi rapid evolutia vanzarilor sau a altor indicatori urmariti pe o anumita perioada de timp. Cu noua versiune Business Intelligence ai posibilitatea sa vezi si cum vor evolua acestia in viitor, prin intermediul analizelor predictive. Mai exact, acest nou tip de analiza iti permite sa estimezi valorile viitoare ale indicatorilor tai pornind de la datele istorice pe care le ai la dispozitie. Vezi Video Iar pentru a te ajuta sa analizezi mai repede informatii complexe, au fost introduse noi modalitati de vizualizare a datelor: gruparea datelor, seturile de date, graficele cu harti arborescente, diagrame de tip Bubble, grafice Word Cloud sau dashboard-uri cu forma libere si elemente flotante. Afla mai multe despre noua versiune SeniorVisualBI

64 4.4.2 SeniorSFA pentru automatizarea fortei de vanzari SeniorERP ofera o puternica componenta de Sales Force Automation (SFA), cu beneficii majore in optimizarea proceselor companiei: SeniorSFA face parte din ultima generatie de aplicatii mobile disponibile pe Android, destinate managementului calitatii proceselor de vanzare si a echipelor de teren, acoperind urmatoarele tipuri de activitati: vanzari tranzactionale si consultative, merchandising, marketing, training, service si gestionarea obiectivelor. SeniorSFA gestioneaza: Clienti, Contacte si Prospecti, impreuna cu toate informatiile referitoare la acestia: date de contact, istoricul achizitiilor, al interactiunilor si al cerintelor, diferite documente atasate etc.

65 Articole si Stocuri, cu liste de pret asociate, informatii logistice si de trasabilitate, atasamente multimedia, manuale de utilizare si date tehnice. Trasee si Activitati, care pot fi planificate si urmarite in detaliu, pentru obtinerea celor mai bune rezultate. Oportunitati, impreuna cu data estimata de inchidere, probabilitatea castigarii vanzarii, valoarea acesteia etc. Sunt foarte utile pentru analiza pipeline-ului de vanzari cu ajutorul componentei de raportare SFA. Oferte, Comenzi si Vanzari directe, care pot fi configurate cu usurinta in SFA, in functie de natura procesului de vanzare. Toate documentele sunt trimise automat la sediul central pentru a fi prelucrate, iar in cazul vanzarii directe, facturile si notele de livrare sunt disponibile in timp real personalului implicat. Formulare de service, ce pot fi completate rapid de catre utilizatorul mobil si trimise catre sistemul central, asigurand rezolvarea rapida a cererilor de la clienti. Cercetari de Piata, utile pentru colectarea feeback-ului de la clienti sau a informatiilor referitoare la competitie. Campanii de Marketing si Promotii particularizate pe categorii de clienti sau articole. Pot fi accesate de catre personalul din teren direct in sistemul SFA instalat pe device-ul mobil. Rapoarte si Analize, realizate cu ajutorul componentei de raportare a sistemului SFA. Aceasta permite evaluare imediata a performantei echipelor de pe teren, volumul vanzarilor, stocul disponibil, comenzi neonorate, performanta campaniilor de marketing si a promotiilor etc. Preluarea comenzilor se face cu ajutorul dispozitivelor mobile (smartphone-uri sau tablete), cu o forma simpla si intuitiva de introducere a datelor si de regasire a informatiilor utile (stocuri, solduri, conditii comerciale, fisa produs etc.). Comenzile sunt preluate conform unui program de vizita si se poate urmari foarte usor respectarea traseului, momentele operarii comenzilor. Comenzile pot fi transmise in timp real, generand rezervarea automata a produselor, pentru produsele out-of-stock putand fi prezentate alternative.

66 Modulul de SFA este integrat nativ in SeniorERP. Comenzile sunt preluate automat, putand intra imediat in fluxul logistic. Nu exista necesitatea unei operari suplimentare, eliminandu-se costurile si erorile aferente. Comenzile fiind preluate pe masura emiterii, se elimina alternanta varfuri de lucru, perioade de inactivitate. Resursele logistice se niveleaza, costurile scad. Cuplat cu modulul WMS, care automatizeaza activitatea depozitului, erorile de preluare si pregatire a marfurilor scad spre zero. Calitatea relatiei cu clientii creste, volumele de vanzari cresc de asemenea fie si din eliminarea pierderilor, neexistand tensiuni, creste si gradul de incasare. Sistemul optimizeaza livrarea comenzilor printr-o planificare mai eficienta, numarul de incidente se apropie de zero, crescand astfel si satisfactia profesionala a livratorilor. Care sunt beneficiile aduse de sistemul SeniorSFA? Vezi video Fidelizeaza oamenii cu cele mai bune rezultate Sistemul gestioneaza in timp real si transparent indicatorii de performanta ai angajatilor: cei mai productivi se vor simti recunoscuti si recompensati pentru eforturile lor, iar intreaga echipa va fi determinata sa se raporteze la top performeri si sa-si concentreze eforturile spre atingerea targetelor. In plus, cu terminalele Android usor de utilizat si la preturi accesibile, productivitatea utilizatorilor mobili va creste simtitor, la fel si calitatea relatiilor cu clientii.

67 Creste performanta echipei de vanzari Pe langa datele uzuale necesare finalizarii unei vanzari ( stocuri, solduri, preturi, promotii, discount-uri, istoric clienti, service etc. ) angajatii au acces si la pasi de vanzare personalizati pe categorii de clienti sau articole si la cele mai bune practici validate de angajatii cu experienta. Acestora li se alatura functionalitatile de training online ale aplicatiei, care permit scurtarea perioadei de acomodare si integrare a unui nou angajat. Elimina sedintele lungi si fara rezultate concrete Toate rezultatele, performantele si informatiile de vanzare sunt stocate in sistem si disponibile imediat pentru analiza sau elaborarea de strategii de vanzari, iar datele din piata si actiunile competitiei sunt centralizate si monitorizate prin intermediul formularelor din aplicatie. In plus, angajatii au acces pe terminal la statusul obiectivelor proprii si de echipa si la cele mai bune practici de vanzare si vor sti ce actiuni sau cunostinte trebuie sa-si imbunatateasca. Include cea mai performanta platforma de analiza a datelor la nivel mondial: Poate fi construita orice analiza interactiva, grafica sau tabelara, doar prin drag & drop. Nu necesita cunostinte tehnice, imaginatia utilizatorului determina limita sistemului.

68 Afla cum poti beneficia de avantajele solutiei de automatizare a activitatii echipelor mobile

69 4.4.3 SeniorCRM Enterprise SeniorCRM Enterprise este cel mai intuitiv sistem pentru managementul interactiunilor cu prospectii, clientii, furnizorii sau alte tipuri de parteneri, si pentru eficientizarea activitatilor interne conexe. SeniorCRM Enterprise este dezvoltat pe plaftorma Microsoft xrm, cu peste 1 milion de utilizatori la nivel mondial. Este usor de utilizat si de integrat cu alte produse Microsoft: Outlook, Excel, Word, SharePoint pentru a forma o solutie eficienta si adaptabila necesitatilor de business. Managementul Vanzarilor - permite urmarirea pipeline-ului de vanzari pentru a maximiza numarul de contracte incheiate Puteti accesa o gama completa de informatii despre client online sau offline, iar cu ajutorul instrumentelor aflate la dispozitia angajatilor din departamentul de vanzari, acestia au posibilitatea sa acceseze lead-urile in timp real si astfel sa identifice oportunitatile de cross-sell si up-sell, incheind mai multe contracte, intr-un timp mai scurt.

70 Functionalitati:

71 Managementul campaniilor de Marketing oferta o perspectiva clara asupra clientilor, a segmentelor de clienti si a investitiilor de marketing cu cele mai eficiente campanii. Concentrativa eforturile de marketing utilizand liste inteligente si instrumente de segmentare, pentru a putea aborda prospectii intr-un mod mai eficient. Functionalitati:

72 Customer Service reprezinta o modalitate de a genera valoare adaugata si revenue prin calitatea serviciilor oferite clientilor existenti. Raspundeti mai repede la solicitarile clientilor si oferiti departamentului de suport posibilitatea de a anticipa, adresa si livra clientilor un serviciu care sa contribuie la profitabilitatea pe termen lung a afacerii. Functionalitati:

73 Beneficii oferite de sistemul SeniorCRM Enterprise: Te ajuta sa vinzi mai usor: Monitorizezi mai atent vanzarile Sistemul CRM iti permite sa urmaresti fiecare activitate si informatie de vanzare: vizite la clienti, apeluri efectuate sau oferte trimise de catre vanzatori, detalii despre preferintele clientilor sau date de contact despre noi prospecti si multe altele. Stabilesti fluxuri personalizate de vanzare Un proces de vanzare presupune in majoritatea cazurilor mai multe etape: contactul initial, prima discutie, prima oferta, negocierea etc. In CRM poti personaliza fiecare etapa sau poti defini mai multe fluxuri de vanzare, particularizate pe tipuri de produse/servicii sau clienti.

74 Corectezi si implementezi bune practici Odata obtinuta transparenta la nivel de detaliu asupra procesului de vanzare, e important sa fie identificate atat punctele in care vanzarea esueaza cel mai des, dar si cele mai bune practici de vanzare, validate de angajatii cu experienta. Acestea reprezinta o resursa valoroasa pentru intreaga echipa de vanzari deoarece ii ajuta sa-si corecteze zonele cu probleme si sa obtina rezultate mai bune. Setezi targete si obiective de performanta Pentru a te asigura ca fiecare angajat al departamentului de vanzari respecta fluxurile de vanzare, poti asocia etapele acestora cu obiective de performanta: apeluri sau vizite efectuate, oferte trimise, oportunitati castigate samd. Acestea nu substituie targetele de vanzare, insa ajuta la imbunatatirea productivitatii unui vanzator, acesta stiind in orice moment cate vizite sau oferte mai are de trimis pentru a-si indeplini targetele.

75 Te ajuta sa vinzi mai mult: Extinzi permanent baza de prospecti Acum, ca ai obtinut o echipa de vanzari mai productiva, tot ce le mai trebuie sunt clienti potentiali carora sa le vanda. O baza de date cu prospecti este foarte usor de intretinut in CRM: poti importa sau introduce manual orice tip de informatie despre acestia, ii poti segmenta in functie de locatia geografica, indicatori financiari sau alt criteriu relevant pentru procesul de vanzare. Realizezi campanii de marketing eficiente Odata creata baza de prospecti, aceasta poate fi segmentata si abordata cu usurinta prin campanii de marketing rapide spre exemplu pentru comunicarea unei oferte speciale sau mai complexe, cu activitati multiple. Sistemul CRM permite implementarea de campanii integrate de marketing pe unde poti observa ce prospecti au deschis sau au interactionat cu newsletter-ul tau sau online, prin monitorizarea vizitatorilor de pe site si transformarea acestora in oportunitati de vanzare.

76 Diversifici sursele de potentiali clienti Diversitatea canalelor si mecanismelor prin care potentialii clienti intra in contact cu oferta companiei poate fi descurajatoare si nu de multe ori costisitoare, insa flexibilitatea sistemului CRM iti permite sa le monitorizezi si evaluezi pe fiecare in parte. Spre exemplu, site-ul companiei poate fi un bun generator de prospecti, iar fiecare vizita sau interactiune cu acesta este inregistrata individual in CRM. Afla mai multe despre solutiile online de generare de prospecti! Iti concentrezi eforturile de vanzare pe cele mai profitabile surse de prospecti Activitatile care au ca scop atragerea de potentiali clienti sunt variate atat ca mod de desfasurare, cat si ca buget, de aceea este important ca fiecare metoda de obtinut prospecti sa fie testata, monitorizata si evaluata din punct de vedere Costuri versus Rezultate obtinute. Astfel iti vei concentra eforturile de promovare si vanzare catre cele mai bune surse de potentiali clienti pentru afacerea ta.

77 Te ajuta sa-ti pastrezi clientii aproape si mai multumiti: Comunici unitar si corect cu fiecare client Indiferent de departamentul sau angajatul care interactioneaza cu un client, prospect sau partener, corectitudinea mesajelor comunicate este foarte importanta, de la oferta trimisa de vanzator unui client pe pana la modul in care departamentul de suport rezolva telefonic un incident. De asemenea, nu este placut nici sa i se solicite unui client aceleasi informatii sau date de contact desi este la a 5-a comanda plasata, sau sa nu ii fie luate in considerare toate cerintele. Raspunzi mai rapid la solicitarile clientilor Procedurile de rezolvare a incidentelor si solicitarilor clientilor sunt usor de personalizat si automatizat, rezultand in scaderea timpilor de raspuns catre clienti. Spre exemplu, alocarea solicitarilor se face automat catre un responsabil din departamentul de suport & service, iar

78 disponibilitatea istoricului interactiunilor cu clientul si nivelul de service agreat cu acesta vor ajuta angajatul sa raspunda rapid si corect la solicitare, in termenii contractuali agreati. Cresti calitatea raspunsurilor la incidente Fiecare incident rezolvat reprezinta o sursa de informare pentru un angajat din departamentul de suport. Metodele de solutionare ale celor mai uzuale solicitari pot fi validate de angajatii cu experienta si centralizate in CRM sub forma unei baze de cunostinte, iar intreaga echipa de suport beneficiaza de know-how-ul acumulat in urma interactiunilor cu clientii. Astfel, sunt reduse atat riscurile asociate fluctuatiilor de personal, cat si perioadele de integrare ale noilor angajati. Identifici noi oportunitati de business pe clientii existenti SeniorCRM este un instrument puternic pentru cresterea satisfactiei clientului prin reducerea timpilor de raspuns la incidente, cresterea calitatii raspunsurilor si automatizarea activitatilor repetitive in departamentul de suport&service. Cresterea satisfactiei clientului este o sursa de venit care se cuantifica, in functie de strategia companiei, in termeni de: loializare, obtinerea de recomandari pentru atragerea de noi clienti, cresterea oportunitatilor de vanzare de noi produse si servicii. Afla mai multe despre SeniorCRM Enterprise

79 4.4.4 SeniorCRM Express SeniorCRM Express este cea mai accesibila solutie CRM pentru managementul activitatilor de vanzari, marketing si service, dedicata intreprinderilor mici si mijlocii din Romania. Companiile pot obtine foarte usor acces la functionalitati specifice de management al pipelineului de vanzari, activitatilor de suport, campaniilor de marketing si nu numai. SeniorCRM Express se adreseaza companiilor mici si mijlocii, startup-urilor care au nevoie de sisteme de tip CRM intuitive si accesibile pentru cresterea vanzarilor si eficientizarea activitatilor interne, si este oferit sub doua tipuri de licentiere, On Premise si On Demand:

80 Functionalitati specifice: Managementul vanzarilor si al lead-urilor SFA este o functie importanta a sistemului CRM care simplifica si imbunatateste operatiunile echipei de vanzari si reprezinta un real suport pentru activitatile cheie precum managementul leadurilor, managementul oportunitatilor, managementul conturilor si contactelor, managementul pipeline-ului de vanzari, previziuni de vanzari, analize pe vanzari samd. Managementul campaniilor & Marketing prin Sistemul CRM ofera functionalitati complete de managementul campaniilor de marketing, marketing prin , formulare de generare de leaduri online si managementul produselor, pentru a acoperi necesitatile de marketing ale companiei.

81 Automatizarea activitatilor de suport: SeniorCRM Express ofera facilitati de service & suport clienti precum managementul ticketelor, managementul informatiilor, portal self-service pentru clienti, rapoarte si statistici pe activitatile de suport, necesare pentru departamentul de Suport al companiei.

82 Stocuri SeniorCRM Express include si functionalitati de gestiune a stocurilor si inventariere pe produse, vanzatori, liste preturi, comenzi de achizitie, comenzi de vanzare, oferte, facturi, servicii. SeniorCRM Express este un produs Senior Software si incorporeaza cele mai noi tehnologii disponibile: - Ofera interfete adaptate special pentru telefoanele mobile de ultima generatie (smartphones) sau tablete si va permite sa aveti mereu la indemana toate informatiile sau sa adaugati unele noi; - Nu este nevoie de statii de lucru performante aplicatia fiind accesibila cu un simplu browser de Internet si implicit un consum mic de resurse; Afla mai multe despre beneficiile solutiei SeniorCRM Express

83 4.4.5 SeniorE-commerce Portalul de vanzari online este un instrument cu impact semnificativ in organizarea si optimizarea procesului de vanzari. Acest canal de vanzari are anumite proprietati care il fac foarte atractiv: nu-si schimba jobul, este activ 24/7, are acoperire maxima, isi prezinta bine produsele, nu comenteaza bonusurile, este scalabil si flexibil, este in acord cu tendintele curente ale pietei. Indiferent de publicul tinta, un portal de vanzari online este usor de utilizat, are informatii de ultim moment, poate fi promovat usor, ofera informatii utile si de calitate despre produsele oferite. Un beneficiu major al portalului oferit de SeniorERP este integrarea nativa cu ERP-ul. Back officeul portalului este chiar ERP-ul, comenzile emise fiind transferate imediat in SeniorERP, informatiile despre stocuri, preturi, istoric etc. fiind accesate in timp real. Nu sunt necesare sincronizari costisitoare si greu de intretinut, nu se intoduce informatie redundanta.

84 "Portalul este necesar in momentul de fata in domeniul nostru. Daca nu am acest instrument si vreau sa ma duc la o multinationala care are buget alocat pe birotica, papetarie, tehnica de calcul, nu ma primeste la negocieri. Integrarea ERP-ului cu un portal online este o conditie obligatorie pentru a ne pastra competitivitatea." dl. Cristian Stanciu, General Manager Office Media Ca si principiu general de lucru, un portal de E-commerce integrat cu SeniorERP are 2 componente: 1. Conectorul SeniorERP. Acest conector asigura interfata cu ERP-ul si este un API usor accesibil partenerilor care dezvolta portalul. El asigura securitatea, comunicatia si cache-ul. Este add-on al SeniorERP si este actualizat odata cu versiunile noi de ERP. Datorita arhitecturii avansate a conectorului SeniorERP, care asigura facilitati de cache si care acceseaza serviciile web SeniorERP in conditii de siguranta maxima, portalul poate fi hostat atat in reteaua proprie, pe un server separat, cat si la un provider specializat. Informatiile nu necesita sincronizare, cache-ul are propria politica de reimprospatare. Cel mult va exista o intarziere intre momentul update-ului informatiilor in ERP si momentul in care acestea devin disponibile in portal. 2. Portalul de e-commerce. Acest portal este dezvoltat de catre un partener Senior Software si acceseaza datele din ERP prin intermediul conectorului. Platformele de vanzare online se clasifica in: Magazin online: consta intr-un site prin care publicul larg poate cumpara produsele sau serviciile unei companii. Acest site reprezinta si o foarte buna metoda de promovare, de atragere si fidelizare a consumatorilor. Beneficii: Cresterea veniturilor: extinderea canalelor de vanzare cu un magazin online presupune abordarea unui nou segment de clienti, care prefera cumparaturile online in favoarea shopping-ului traditional. Imbunatatirea cash-flow-ului: clientul va plati pe loc iar banii vor intra in cont intr-un timp scurt, in functie de viteza de procesare a bancii; Costuri de implementare si operare reduse, deoarece intretinerea unui magazin online nu necesita prea multi angajati;

85 Imbunatatirea metodelor de promovare si fidelizare, printr-un control mai eficient al publicului tinta si canalelor de promovare online; Portal B2B: reprezinta o platforma online prin care partenerii comerciali pot face comenzi si pot accesa politicile comerciale de care beneficiaza ( preturi personalizate, discount-uri ). Beneficii: Fluidizarea si imbunatatirea comunicarii intre parteneri (prin timpi de raspuns mai mici, transparenta preturilor, a discounturilor etc. ) Reducerea costurilor prin automatizarea anumitor activitati ale procesului de vanzare: inregistrarea clientilor, trimiterea cataloagelor si ofertelor etc. si existenta functionalitatilor de self service pentru clienti; Ofera clientilor experiente unice de cumparare, prin multitudinea de detalii care ii pot fi puse la dispozitie intr-un mod interactiv prin intermediul portalului B2B; Scaderea timpului de lansare a produselor noi si a costurilor implicate de aceste activitati, prin publicarea online a noilor cataloage. Cresterea fidelitatii clientilor prin actualizarea in timp real a stocurilor disponibile si a limitelor de credit ale clientilor. Pot fi puse la dispozitia clientului, prin intermediul contului personal de pe portal, o serie de informatii din ERP, referitoare la soldul personal, istoricul comenzilor sau starea acestora. Afla mai multe despre platforma de vanzare online de la Senior Software

86 4.4.6 SeniorWMS (Warehouse Management System) SeniorWMS este un sistem de gestiune a marfurilor din depozite, ce are rolul de a crea si controla fluxurile de marfuri din cadrul acestora. Datorita integrarii cu SeniorERP, sistemul WMS asigura vizibilitate crescuta asupra activitatilor desfasurate. Pe de o parte primeste comenzile de aprovizionare din ERP si le proceseaza, comparand cantitatea efectiv primita cu cea de pe documente, ulterior trimitand comenzile corecte inapoi in ERP, iar pe de alta parte primeste comenzile de livrare pe baza carora trebuie sa pregateasca marfa. In acest fel, sunteti sigur ca datele de pe documentele din sistemul ERP corespund cu cele reale din depozit.

87 Ce activitati acopera SeniorWMS? 1. RECEPTIA MARFURILOR Managementul comenzilor de aprovizionare: Receptia marfurilor in depozit se face pe baza comenzilor de aprovizionare inregistrate in SeniorERP, acestea fiind comparate cu avizele de livrare primite de la furnizori. Marfurile sunt scanate cu ajutorul unui terminal mobil, iar eventualele diferente aparute intre comanda si aviz sunt inregistrate in sistem. Ulterior, este actualizata cantitatea de pe comanda, iar aceasta este trimisa catre SeniorERP pentru a putea fi emise documentele ulterioare. Receptia si asezarea: La receptie, sistemul poate efectua si paletizarea marfii, urmata de etichetarea corespunzatoare unitatii de stoc dorite: bucata, cutie, palet etc. Depozitarea se poate face pe baza sugestiilor din sistem, care poate calcula in functie de anumite date de intrare care este modalitatea optima de asezare sau poate ramane la alegerea celui care receptioneaza marfa. Managementul retururilor: Similar receptiei de marfuri se gestioneaza si retururile, cu diferenta ca acestea sunt legate de comenzile de client, nu de cele de aprovizionare. Controlul calitatii: In urma controalelor facute asupra marfurilor, gestionarii pot bloca anumite loturi, inregistrand totodata si motivul blocarii. 2. LIVRAREA MARFURILOR Importul comenzilor de livrare: Comenzile primite de la clienti sunt transmise din SeniorERP in sistemul WMS. Reducerea semnificativa a implicarii personalului in acest proces duce la eliminarea greselilor de natura umana. In plus, exportul comenzilor se poate face automat, dupa inregistrarea lor in ERP sau la anumite intervale de timp prestabilite. Astfel, se evita supraaglomerarea angajatilor si se reduce timpul de livrare. Procesarea comenzilor de livrare:

88 SeniorWMS identifica si aloca stocul fiecarei comenzi. Metodele de alocare a stocului pot fi cele standard sau specificate de utilizator. Poate aloca marfa dintr-o locatie specifica, sau fara sa precizeze locul. O comanda de client poate fi impartita in mai multe comenzi de expeditie si pot fi generate back-orders. Totodata, sistemul este capabil sa gaseasca produse inlocuitoare sau sa identifice componentele unui kit. Pe baza unor criterii, cum ar fi localizarea sau modul de impachetare, sistemul WMS poate oferi metode de optimizare a picking-ului sau a reaprovizionarii. Picking: Picking-ul este activitatea de colectare a marfurilor din depozit. Cel care efectueaza picking-ul poarta denumirea de picker. El poate executa aceasta activitate cu ajutorul unui terminal mobil conectat la sistemul WMS sau pe baza unei liste de picking. Procesul de picking se poate face in 2 moduri: 1) Pe baza listelor de picking generate de sistem: a. Pick-by-Order - comanda cu comanda, b. Group (sau Batch) Picking - picking consolidat, c. Zone Picking picking pe zona, d. Multiple - Order Picking - a mai multor comenzi, e. Pick & Pack - preluare si impachetare, f. Pick2Container trimitere la containter. 2) Pe baza comenzilor de livrare: a. Pick-by-Order - comanda cu comanda, b. Group (sau Batch) Picking - picking consolidat, c. Pick & Pack,

89 d. Pick2Container, e. Blank - Order - Picking. Reaprovizionare: - On time: se incepe odata cu picking-ul. Pentru produsele care nu au stoc suficient se genereaza task-uri de reaprovizionare. - Off time: nu este legat de procesul de picking ci se face pe baza necesarului calculat. Impachetare, Incarcare, Livrare: Odata ce marfurile sunt impachetate, sistemul genereaza liste de impachetare sau etichete de livrare. Impachetarea se poate face in timpul sau dupa efectuarea procesului de picking. Incarcarea marfurilor se face cu ajutorul unui dispozitiv de scanare, soferii putand ulterior identifica rapid marfa pe care trebuie sa o livreze. Totodata, pot fi urmarite cu usurinta retururile si poate fi urmarita trasabilitatea marfurilor pana la client. 3. MANAGEMENTUL STOCURILOR Activitatile interne in cadrul depozitului se refera la: Transferul marfurilor intre diferite locatii, care poate fi initiat de sistem sau direct de catre utilizator; Personalul autorizat care se ocupa de corectiile asupra stocurilor. Inventarierea: Inainte de inceperea inventarierii, sunt generate listele de inventar. Procesul este gestionat si monitorizat de sistemul WMS, asigurandu-se acuratetea intregului proces. 4. SISTEMUL DE RAPORTARE SeniorWMS contine o serie de rapoarte predefinite, utilizatorii putand creea si alte rapoarte personalizate. In plus, se poate opta pentru integrarea sistemului de gestionare a stocurilor cu SeniorVisualBI.

90 Care sunt beneficiile pe care ti le ofera? Optimizeaza spatiul de depozitare SeniorWMS faciliteaza asezarea marfurilor in cadrul depozitului, oferind sugestii privind locatia cea mai potrivita. Utilizatorul scaneaza marfa cu ajutorul terminalului mobil wireless, iar pe ecran ii sunt afisate informatii privind produsul si locul unde poate fi depozitat. Creste productivitatea angajatilor din depozit Activitatile din cadrul depozitului, precum receptia, livrarea, picking-ul sau primirea retururilor se pot realiza cu ajutorul dispozitivelor mobile de scanare a marfurilor. In acest mod, chiar si angajatii noi se vor descurca mai bine in depozit, fiind diminuat pe aceasta cale riscul asociat rotatiei de personal sau cel al aparitiei erorilor de procesare. Scade timpul de picking si de livrare Avand la dispozitie un sistem eficient de identificare a marfurilor, companiile pot imbunatati semnificativ timpul de picking si in final vor putea livra mai rapid marfurile la clienti. In acelasi timp, creste si acuratetea comenzilor de client, iar acestia vor fi mai multumiti de calitatea serviciilor oferite. Descopera solutia WMS de la Senior Software!

91 4.4.7 SeniorINVENTORY SeniorINVENTORY permite automatizarea si optimizarea proceselor de reaprovizionare si gestionare a stocului pe baza istoricului comenzilor unei companii, oferindu-i acesteia posibilitatea de a pregati in mod optim stocul necesar pentru vanzarile viitoare, reducand in acelasi timp riscul de supra stoc si numarul de reveniri al comenzilor. Cum raspunde provocarilor? Automatizeaza procesul de planificare a stocurilor, prin activitati de: - Previzionare si planificare; - Reaprovizionare; - Optimizare. Este usor de folosit si accesibil: - Usor de utilizat dar eficient; - Alerteaza utilizatorii cu privire la problemele ce pot aparea. Ofera vizibillitate crescuta asupra tuturor articolelor si locatiilor: Cum functioneaza? - Detaliile legate de stocuri sunt afisate pe ecran pentru a fi mai usor de observat. Pe baza comenzilor primite de la clienti in trecut, se face o previzionare a cererii viitoare si ulterior se stabileste cat la suta din aceasta se doreste a fi acoperita. Se stabileste necesarul de stoc pentru acoperirea comenzilor ce se estimeaza ca vor veni, in functie de previzionarea facuta anterior. Apoi sistemul va propune achizitia sau transferul produselor necesare, in functie de stocul deja existent in toate locatiile companiei. Astfel, luand in calcul stocul din toate locatiile este evitata aparitia stocului in exces si pierderile provocate de acesta. Pentru a asigura fluxul complet de informatii in cadrul companiei, SeniorInventory poate fi integrat cu SeniorERP. Astfel, va transmite catre acesta ordinele de productie, comenzile de aprovizionare sau cele de transfer, in functie de situatia fiecarui produs. Un alt avantaj al sistemului de planificare a stocurilor este acela ca permite gruparea produselor in functie de anumite caracteristici comune, permitand utilizatorului sa verifice

92 intr-un timp mult mai scurt situatia stocurilor a mii de produse. El poate planifica verificarile la diferite intervale de timp in functie de fiecare grup. Astfel, grupele de produse aflate intr-o situatie critica pot fi verificate zilnic, in timp ce altele pot fi verificate o data pe saptamana sau chiar lunar. In cazul in care apar comenzi neprevazute sau situatia financiara este precara, utilizatorul poate interveni in sistem modificand setarile acestuia. Care sunt beneficiile? Automatizeaza procesul de planificare a stocurilor, prin: Previzionare si planificare Reaprovizionare Optimizare Este usor de folosit si accesibil: Usor de utilizat, dar eficient Alerteaza utilizatorii cu privire la problemele ce pot aparea Afla cum poti sa reduci cu pana 85% timpul de planificare a stocurilor!

93 4.4.8 SeniorHR SeniorHR este un sistem performant de gestionare a informatiilor referitoare la resursa umana din cadrul companiei, atat din punct de vedere al dezvoltarii si traseului profesional al angajatilor, cat si al calculului personalizat al salariilor si emiterii declaratiilor si raportarilor aferente. SeniorHR, prin modulele aferente, acopera doua componente esentiale: Modulul HR pentru managementul resurselor umane In cazul in care nu este asigurata satisfactia angajatilor si nu exista transparenta totala in relatia cu acestia, intregul business este afectat. De aceea este necesara informatizarea procesului de gestionare a resurselor umane pentru a asigura obtinerea unui maxim de eficienta in activitatea angajatilor si nu in ultimul rand dezvoltarea profesionala a acestora conform cerintelor companiei. Modulul Payroll pentru calcul salarial Indiferent de numarul angajatilor sau al domeniului de activitate, oricarei companii ii este necesar un sistem de calcul automat al salariilor, emitere a declaratiilor cerute de reglementarile in vigoare, extragerea de raportari si calculul sporurilor sau al retinerilor aferente salariilor. Mai mult decat atat, modificarile legislative frecvente impun o flexibilitate ridicata a sistemului. Beneficiile SeniorHR: Usor de adaptat la specificul companiei SeniorHR permite gestionarea unui numar nelimitat de societati sau puncte de lucru, asigurand in acelasi timp un nivel inalt de securitate a datelor. In plus, calculul salariilor se poate efectua pentru orice tip de organizatie (societate comerciala, institutie publica) sau forma de retribuire.

94 Legislatie la zi Aplicatia ofera toate instrumentele necesare gestionarii eficiente a salariilor si a declaratiilor/raportarilor aferente conform reglementarilor legislatiei romanesti. In cazul unor modificari legislative nu este necesara intreruperea activitatii deoarece aplicatia este actualizata permanent. Control integrat al salariilor Formulele de calcul a salariilor sunt configurabile si parametrizabile, permitand adaptarea in timp real la modificarile de natura interna sau externa ale companiei. In plus, aplicatia permite si planificarea bugetului de salarii prin realizarea de simulari. Astfel se obtine un control mai riguros al cheltuielilor cu salariile. Angajati mai performanti si motivati

95 Pe langa timpul de implementare redus si usurinta in utilizare a SeniorHR, acesta permite si automatizarea proceselor de emitere a declaratiilor, ordinelor de plata sau a raportarilor obligatorii. Astfel se elimina posibilitatea aparitiei erorilor umane sau a lipsei de informare cu privire la anumite activitati obligatorii. Afla mai multe despre solutia SeniorHR