Pagine numerate progressivamente. Non è soggetto a vidimazione È soggetto ad imposta di bollo. Non può essere sezionale

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1 L OBBLIGO FISCALE Sancito dal D.P.R. n. 633 del 26/10/72 - Istituzione e disciplina dell'iva - all'art. 39 prevede la conservazione dei registri e dei documenti fiscali a norma dell'art. 22 del D.P.R. n. 600 del 29/9/73 - Disposizioni in materia di accertamento delle imposte sui redditi. L'art. 22 dispone che le scritture contabili obbligatorie e i relativi documenti siano conservati per cinque anni o in caso di accertamento fino alla fine di un'eventuale controversia. In relazione ai documenti devono essere conservati gli originali delle fatture e della corrispondenza ricevuta nonché le copie delle fatture e della corrispondenza spedita. La legge n. 489 del 8/08/94 (la gia citata "Tremonti 1") all'art. 7 bis comma 9 consente l'uso di "supporti di immagini" per la conservazione delle scritture contabili e dei documenti estendendone la validità ai fini fiscali rimandando ad un successive decreto del Ministero delle Finanze le modalità di pratica applicazione. II Testo Unico n. 445 del 28/12/2000 all'art. 13 prevede esplicitamente la conservazione su supporti informatici dei libri e delle scritture obbligatorie creati come documenti informatici. All'art 10 comma 6 il Testo Unico prevede che gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici devono essere assolti secondo modalità da definirsi con decreto del Ministero delle Finanze. Un'ulteriore semplificazione e introdotta dalla legge n. 383 del 18/10/2001 con la soppressione dell'obbligo di vidimazione e bollatura preventiva dei libri contabili obbligatori. Il 23/03/2004 e stato emanato il decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 27 del 3/02/2004. II decreto rende applicabile 1'art. 7 bis comma 9 della legge 489/94 (Tremonti 1) fa riferimento ed accetta quanto previsto dal Testo Unico n 445/2000 sul documento informatico e sulla firma digitale e dalla Delibera A.I.P.A. n. 42/2001 sulla conservazione ottica sostitutiva (sostituita il 19/02/04 dalla nuova Delibera CNIPA n. 11/2004). Definisce inoltre le modalità di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici sui libri e sui registri obbligatori Il 20/02/2004 è stato emanato il Decreto Legislativo n. 52 (G.U n. 49 del 28/02/2004) - Attuazione della Direttiva 2001/115/CE che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. Il decreto recepisce ed attua la Direttiva della Comunità Europea sulla fatturazione elettronica modifica inoltre la legge IVA n. 633/72 negli art stabilendo che le aziende possono trasmettere le fatture per posta elettronica garantendone l'integrità del contenuto e l'autenticità dell'origine mediante l'apposizione obbligatoria del riferimento temporale e della firma digitale dell'emittente. E' obbligatorio inoltre il consenso del destinatario ed è obbligatoria l'archiviazione elettronica a norma del Decreto 23/01/2004. I due decreti (23/01/04 e 20/02/04) consentono finalmente anche ai fini fiscali la conservazione sostitutiva su supporti informatici in alternativa ai supporti cartacei dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie sia che siano nati informatici o che nati cartacei siano stati trasformati in informatici successivamente tramite l'acquisizione della loro immagine con uno scanner.

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3 LIBRI CONTABILI Libro Inventari Indicazione e valutazione delle attività e passività In calce devono essere riportati StatoPatrimoniale e il Conto Economico Libro giornale Indicazione giorno per giorno delle operazioni relative all esercizio dell impresa Art e seg. C.C Art e 22 DPR 600/ e 2214 seg C.C. 14 e 22 del D.P.R. 600/73 Termine di Termine di trascrizione/stampa redazione/annotazione Pagine numerate progressivamente Deve redigersi all inizio All inizio dell esercizio Non è soggetto a vidimazione dell esercizio dell impresa e dell impresa e successivamente È soggetto ad imposta di bollo successivamente ogni anno ogni anno entro tre mesi dalla Non può essere sezionale entro tre mesi dalla presentazione dei redditi In caso di patrimoni destinati ad presentazione dei redditi uno specifico affare un L.I. per ciascun specifico affare Pagine numerate progressivamente Operazioni devono essere numerate cronologicamente Non è soggetto a vidimazione È soggetto ad imposta di bollo L.G. per ciascun specifico affare in caso di patrimoni destinati ad uno specifico affare Non oltre 60 gg dalla data in cui è stata effettuata l operazione Entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all esercizio in cui i dati devono essere trascritti REGISTRI FISCALI Registri IVA fatture emesse registrazione di tutte le operazioni attive e le autofatture Art. 23 D.P.R. 633/72 Pagine numerate progressivamente Le operazioni devono essere annotate secondo un ordine progressivo e con riferimento alla data di emissione Non è soggetto a vidimazione In esenzione di bollo Entro 15 gg dalla data di emissione Entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all esercizio in cui i dati devono essere trascritti Registri IVA fatture di acquisto fatture e bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati/importati Art. 25 D.P.R. 633/72 Registrazioni numerate in ordine progressivo Numerazione progressiva delle pagine Non è soggetto vidimazione In esenzione di bollo Anteriormente alla liquidazione mensile o trimestrale ovvero alla dichiarazione annuale Entro il termine ultimo per la presentazione della dichiarazione annuale relativa all esercizio in cui i dati devono essere trascritti Mastrini Scritture ausiliarie che classificano per oggetto (riportando descrizioni e valori) i fatti amm.vi cronologicamente rilevati nel libro giornale Art. 14 lett c) 22 D.P.R. 600/73 Art C.C. Devono essere tenuti unitamente al libro giornale pagine numerate progressivamente Non sono soggette a vidimazione In esenzione di bollo Registrazioni non oltre 60 gg dalla data in cui è stata effettuata l operazione Entro il termine ultimo per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all esercizio in cui i dati devono essere trascritti

4 Registro dei beni ammortizzabili Scritture ausiliari di magazzino Riportano le variazioni intervenute tra le consistenze delle rimanenze negli inventari annuali Art. 16 DPR 600/73 Numerazione progressiva delle pagine Non sono soggette a vidimazione In esenzione di bollo Art. 14 lett d) DPR 600/73 Art C.C. Devono essere tenute se si superano determinati parametri Le rilevazioni possono essere effettuate anche in forma riepilogativa ma con periodicità non superiore al mese Pagine numerate progressivamente Non sono soggette a vidimazione In esenzione di bollo Entro il termine per la presentazione dei redditi Entro il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all esercizio in cui i dati devono essere trascritti Non oltre 60 gg Entro il termine per la presentazione dei redditi relativa all esercizio in cui i dati devono essere trascritti 1. Numerazione progressiva delle pagine = numerazione progressiva per ciascun anno es. 2005/1 2005/2.2005/ /1 2006/2 2006/3. l anno da indicare è l anno cui fa riferimento la contabilità e non quello in cui è effettuata la stampa delle pagine oppure se si tratta di registri soggetti a imposta di bollo (libro giornale libro inventari) è possibile una numerazione progressiva ogni 100 fogli e l anno indicato corrisponde all anno di pagamento dell imposta di bollo. 2. libro giornale libro inventari - Scritture ausiliari di magazzino registro beni ammortizzabili: devono essere conservati per 10 anni dalla data dell ultima registrazione ovvero oltre tale termine fino a quando non siano definiti gli eventuali accertamenti relativi al corrispondente periodo d imposta. 3. nel caso di libri contabili presso terzi si deve esibire l attestazione di quest ultimo che comprova quanto dichiarato (art 52 dpr 633/72 art 33 dpr 600/73) 4. Ai sensi dell articolo 7 comma 4 ter del D.L. 357/1994 la tenuta di qualsiasi registro contabile/fiscale (es. libro giornale mastrini registri IVA scritture ausiliari di magazzino etc.) con sistemi meccanografici - senza efficacia giuridica - comporta l obbligo di procedere alla stampa delle scritture nel termine previsto per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi relativa all esercizio in cui i dati devono essere trascritti. Si ricorda che il registro dei beni ammortizzabili deve essere redatto/trascritto entro il termine menzionato nel mentre il libro degli inventari all inizio del primo esercizio dell impresa e successivamente entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all esercizio in cui i dati devono essere trascritti. 5. La tenuta con sistemi meccanografici elettronici e similari è considerata regolare anche in mancanza di trascrizione su carta ma esclusivamente per l esercizio in corso e se in sede di controllo i supporti magnetici risultino aggiornati e vengano stampati su richiesta degli organi competenti.

5 MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE DECRETO 23 gennaio 2004 Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto. IL MINISTRO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE Visti gli articoli da 2214 a 2220 del codice civile in materia di scritture contabili nonche' l'art dello stesso codice in materia di validita' probatoria delle riproduzioni meccanografiche; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972 n. 642 concernente la disciplina dell'imposta di bollo; Visto il decreto legislativo 9 luglio 1997 n. 237 recante «Modifica della disciplina in materia di servizi autonomi di cassa degli uffici finanziari»; Visto il decreto del direttore del Dipartimento delle entrate del Ministero delle finanze 31 luglio 1998 e successive modificazioni concernente «Modalita' tecniche di trasmissione telematica delle dichiarazioni e dei contratti di locazione e di affitto da sottoporre a registrazione nonche' di esecuzione telematica dei pagamenti»; Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 recante «Regole tecniche per la formazione la trasmissione la conservazione la duplicazione la riproduzione e la validazione anche temporale dei documenti informatici ai sensi dell'art. 3 comma 1 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997 n. 513»; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 recante «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa» e in particolare l'art. 10 comma 6 in materia di forma ed efficacia del documento informatico come sostituito dall'art. 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002 n. 10 concernente «Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche» che prevede l'emanazione di un decreto del Ministro dell'economia e delle finanze per definire le modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto; Vista la deliberazione dell'autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione n. 42 del 13 dicembre 2001 che detta le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali; Ritenuta la necessita' di stabilire le modalita' di attuazione degli obblighi fiscali inerenti ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto ottico o altro tipo di supporto idoneo; Sentito il Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione; Decreta: Art. 1. Definizioni 1. Ai fini del presente decreto conformemente a quanto previsto dal decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 e dalla deliberazione dell'autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione n. 42 del 13 dicembre 2001 in seguito denominata AIPA si intende per: a) «documento»: rappresentazione analogica o digitale di atti fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo;

6 della relativa immagine secondo le modalita' di cui all'art. 3 commi 1 e Il processo di conservazione di cui al comma 1 puo' essere limitato a una o piu tipologie di documenti e scritture analogici purche' sia assicurato l'ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuita' per ogni periodo di imposta. 3. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici originali avviene secondo le modalita' di cui al comma 1 e si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformita' di quanto memorizzato al documento d'origine. 4. La distruzione di documenti analogici di cui e' obbligatoria la conservazione e' consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale. Art. 5. Comunicazione alle Agenzie fiscali dell'impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari 1. Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998 per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi all'imposta regionale sulle attivita' produttive e all'imposta sul valore aggiunto il soggetto interessato o il responsabile della conservazione ove designato al fine di estendere la validita' dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. 2. Con provvedimento le Agenzie fiscali indicano gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare unitamente a quelli del precedente comma. 3. Le stesse Agenzie rendono disponibile per via telematica la ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo. Art. 6. Esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari 1. Il documento di cui all'art. 3 e' reso leggibile e a richiesta disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture in caso di verifiche controlli o ispezioni. 2. Il documento conservato puo' essere esibito anche per via telematica secondo le modalita' stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali. Art. 7. Modalita' di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici 1. L'imposta di bollo sui documenti informatici e' corrisposta mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997 n L'interessato presenta all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno nonche' l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. 2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata dall'interessato all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici distinti per tipologia formati nell'anno precedente e

7 gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta effettuato con i modi di cui al comma 1 ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L'importo complessivo corrisposto risultante dalla comunicazione viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso. 3. L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972 n. 642 tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabiita' dei dati memorizzati e' dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse ed e' versata nei modi indicati nel comma 1. Il presente decreto sara' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Roma 23 gennaio 2004 Il Ministro: Tremonti

8 CIRCOLARE N. 36/E Direzione Centrale Normativa e Contenzioso Roma 06 dicembre 2006 OGGETTO: Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

9 39 caso se la richiesta riguarda documenti originali unici conservati l esibizione degli stessi all Ufficio in forma cartacea deve essere accompagnata da una dichiarazione di conformità al documento originale rilasciata da un pubblico ufficiale. Si ricorda inoltre che l articolo 39 terzo comma del D.P.R. n. 633 del 1972 aggiunto dall articolo 2 comma 1 lettera a) del D.Lgs. n. 52 del 2004 consente che il luogo di archiviazione (da intendersi più precisamente nel senso della conservazione disciplinata dal decreto) delle fatture sia situato in un altro Stato a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Al riguardo si rinvia alle istruzioni fornite con la menzionata Circolare 45/E del MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL IMPOSTA DI BOLLO SUI DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI Nei precedenti punti 2. e 3. sono stati indicati alcuni documenti contabili rilevanti ai fini tributari tra gli altri sono stati citati le fatture il libro giornale e il libro degli inventari. L imposta di bollo dovuta su tali documenti è regolata rispettivamente dagli articoli 13 comma 1 e 16 comma 1 lettera a) della tariffa allegata al d.p.r. 26 ottobre 1972 n L articolo 13 comma 1 prevede l imposta nella misura di Euro 181 per fatture note conti e simili documenti recanti addebitamenti ( ) ricevute e quietanze rilasciate dal creditore ( ) quando l importo degli stessi supera Euro 7747 pertanto anche nel caso della loro emissione sotto forma di documenti informatici è dovuta l imposta di bollo nella stessa misura. L articolo 16 comma 1 lettera a) prevede che sono soggetti all imposta di bollo fin dall origine i libri di cui all art primo comma del codice civile; ogni altro registro se bollato e vidimato nei modi di cui agli artt e 2216

10 40 del codice civile( ) nella misura di Euro 1462 per ogni cento pagine o frazione di cento pagine. Il decreto prevede una diversa modalità di determinazione dell imposta di bollo; infatti l articolo 7 comma 3 stabilisce che sia corrisposta nella misura di Euro 1462 per ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. In questo modo l importo è adeguato ad una modalità di assolvimento degli obblighi di emissione tenuta e conservazione dei documenti fiscali che non permette più l applicazione dell imposta con riferimento al numero di pagine. Il rinvio dell articolo 7 comma 3 del decreto ai registri di cui all articolo 16 della tariffa del d.p.r. n. 642 del 1972 permette di fugare i dubbi connessi all obbligo di assolvimento dell imposta prevista dal comma 1 dello stesso articolo 16 per ogni altro registro se bollato e vidimato nei modi di cui agli artt e 2216 del codice civile. Infatti la nuova modalità di tenuta dei registri su supporto di memorizzazione ottica o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati comporta che gli stessi non possano essere sottoposti alla vidimazione neanche quando tale obbligo sussiste per i corrispondenti registri tenuti su supporto cartaceo. Tale circostanza tuttavia non fa venir meno l obbligo di assolvimento dell imposta di bollo. Pertanto tutti i registri per i quali se tenuti su supporto cartaceo è previsto il pagamento dell imposta di bollo devono assolvere tale imposta qualora siano tenuti con modalità diverse. La genericità della previsione normativa che definisce documento la rappresentazione analogica o digitale di atti fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo.. (art. 1 comma 1 lettera a) del decreto) comporta che gli stessi siano soggetti all imposta di bollo nella medesima misura prevista per le diverse tipologie di documenti indicati nella tariffa allegata al d.p.r. n. 642 del 1972 ad eccezione dei libri e registri per i

11 41 quali come precisato in precedenza l imposta è dovuta con riferimento al numero delle registrazioni (art. 7 comma 3 del decreto). Per i documenti informatici rilevanti ai fini tributari - indicati ai precedenti punti della circolare - l imposta di bollo ai sensi dell articolo 7 comma 1 del decreto è corrisposta mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997 n Il soggetto interessato ai sensi del comma 1 in base al proprio domicilio fiscale presenta all ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente il numero presuntivo degli atti dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno nonché l importo e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta. Tale comunicazione consente di stabilire l imposta presunta da versare e pertanto deve contenere: il numero di atti e documenti informatici - distinti per tipologia in conformità agli articoli della tariffa - che si presume saranno emessi nel corso dell anno; l imposta dovuta su ogni singolo documento; l importo globale dell imposta relativo ad ogni articolo della tariffa; la somma complessivamente dovuta gli estremi dell avvenuto pagamento. Il versamento deve essere eseguito tramite modello F23 utilizzando il codice tributo 458T Il comma 2 dispone che entro il mese di gennaio dell anno successivo i soggetti interessati devono presentare all ufficio delle entrate competente una comunicazione (consuntiva) contenente l indicazione del numero dei documenti informatici distinti per tipologia formati nell anno precedente e gli estremi del versamento dell eventuale differenza dell imposta ( ) ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L ultimo periodo del comma citato prevede L importo complessivo corrisposto risultante dalla comunicazione viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell imposta per l anno in corso.

12 42 Il contribuente deve quindi accertare l effettivo numero dei documenti informatici emessi o formati nel corso dell anno calcolare l imposta dovuta per gli stessi e stabilire la differenza da versare o da chiedere a rimborso. La maggiore imposta dovuta per l anno precedente è corrisposta contestualmente all acconto per l anno in corso. L eventuale maggiore imposta corrisposta per l anno precedente può essere compensata con l acconto dovuto per l anno in corso - in tal caso il versamento in acconto è pari alla differenza tra l acconto dovuto e la maggiore imposta corrisposta per l anno precedente - o ne può essere chiesto il rimborso. Anche nella comunicazione consuntiva i documenti informatici devono essere distintamente indicati per tipologia rispetto alle indicazioni della Tariffa con l indicazione dell imposta di bollo dovuta e dell importo versato. Si ritiene inoltre che le comunicazioni di cui all articolo 7 possano essere spedite tramite raccomandata con avviso di ricevimento all ufficio dell Agenzia dell Entrate competente. È appena il caso di precisare che per i documenti atti e registri informatici rilevanti ai fini tributari l imposta di bollo deve essere assolta solo con le modalità stabilite dal decreto. Qualora il contribuente sia già autorizzato al pagamento dell imposta di bollo in modo virtuale ai sensi dell articolo 15 del D.P.R. n. 642 del 1972 deve assolvere agli obblighi previsti con riferimento ai documenti diversi da quelli ricompresi nel decreto. In questo caso il contribuente deve osservare le disposizioni di cui al decreto - compresa quella relativa all Ufficio dell Agenzia delle Entrate competente - relativamente ai documenti informatici e le disposizioni di cui all articolo 15 del d.p.r. n. 642 del 1972 per tutti gli altri documenti per i quali sia stata rilasciata l autorizzazione.

13 RISOLUZIONE N. 161/E Roma 09 luglio 2007 Direzione Centrale Normativa e Contenzioso OGGETTO: D.M. 23 gennaio 2004 articolo 21 d.p.r. 26 ottobre 1972 n. 633 Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. Con l'interpello specificato in oggetto concernente l'interpretazione del decreto ministeriale 23 gennaio 2004 è stato esposto il seguente QUESITO La Banca Alfa S.p.a. (d ora innanzi Banca o istante) intende attivare un servizio di conservazione sostitutiva dei documenti informatici e dei documenti analogici già memorizzati sotto forma di immagini. A tale fine il Gruppo Alfa S.p.a. creerà una apposita struttura tecnica con il compito di conservare in maniera sostitutiva i documenti fiscalmente rilevanti della Banca quelli di altre società del Gruppo nonché quelli di soggetti terzi operando quindi anche come outsourcer. Il servizio offerto comprende oltre alla conservazione anche il controllo periodico il riversamento diretto ed eventualmente quello sostitutivo dei documenti conservati nonché l attività necessaria all invio dell impronta dell archivio alle Agenzie fiscali.

14 3 I documenti una volta completato il procedimento di conservazione possono essere consultati ed estratti sia dall archivio dei documenti conservati che dalla base di dati della conservazione; inoltre l istante è in grado di fornire uno o più supporti informatici (CD o DVD) contenenti copia dell archivio e dei documenti conservati. In caso di controlli o ispezioni da parte delle competenti Autorità nei confronti della Banca di altre società del gruppo e di clienti estranei l istante effettua la conservazione dei documenti disponibili sull ADI anticipando rispetto ai termini ordinari la conservazione sostitutiva. SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE L'istante alla luce dei chiarimenti resi dall'amministrazione finanziaria con la circolare 6 dicembre 2006 n. 36 propone una serie di soluzioni interpretative in relazione a quattro aspetti della procedura di conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. In particolare i quesiti posti si incentrano su: a) adempimenti preliminari all attivazione del servizio; b) tipologia dei documenti oggetto della conservazione sostitutiva c) tempistica della conservazione; c) accessi ispezioni e verifiche. In considerazione del numero di quesiti posti nel fornire il parere dell Agenzia delle entrate si darà conto della soluzione prospettata dall istante in merito ad ogni specifico aspetto. PARERE DELL'AGENZIA DELLE ENTRATE a) Adempimenti preliminari all attivazione del servizio 1) Il primo dei quesiti posti concerne la modalità di assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici ed in particolare la decorrenza del termine per la presentazione della comunicazione prescritta dall articolo 7 comma 1 del D.M. 24 gennaio 2004 in fase di avvio della procedura di conservazione.

15 4 Il secondo periodo del suddetto comma 1 stabilisce che: l'interessato presenta all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. La norma non prevede espressamente un termine per effettuare comunicazione tuttavia dal tenore letterale della disposizione è possibile evincere che la stessa ha natura preventiva; tanto si desume dall indicazione del numero presuntivo degli atti dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati entro l anno. Pertanto la comunicazione in argomento deve essere effettuata in via preventiva anteriormente al primo avvio della procedura di conservazione. Quanto all individuazione del soggetto interessato lo stesso si identifica con la persona fisica o giuridica tenuta a corrispondere l imposta di bollo sui documenti informatici; dunque nel caso di specie la Banca è soggetta agli adempimenti prescritti dall articolo 7 del D.M. soltanto per i documenti dalla stessa emessi o tenuti con modalità informatiche. L istante non riveste invece la qualifica di soggetto interessato per i documenti emessi o tenuti con modalità informatiche dai clienti e della altre società del Gruppo. 2) Sempre in relazione al pagamento del imposta di bollo viene chiesto di sapere cosa debba intendersi per registrazione poiché a norma dell articolo 7 comma 2 ultimo periodo del D.M. 23 gennaio 2004 per i libri e i registri tenuti con modalità informatiche l imposta di bollo è dovuta ogni registrazioni o frazioni di esse. Al riguardo si conviene in linea di massima con l interpretazione prospettata secondo cui per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile a prescindere dalla righe di dettaglio. Dunque se si guarda al libro degli inventari per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite nonché la registrazione

16 5 della nota integrativa mentre per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia a prescindere dalle righe di dettaglio interessate. b) Tipologia di documenti oggetto della conservazione sostitutiva 1) Per i documenti analogici l istante propone una modalità di conservazione che esclude il transito per la fase di acquisizione dell immagine del supporto fisico espressamente prevista dall articolo 4 del D.M. 23 gennaio In particolare per i documenti emessi si ritiene possibile portare in conservazione lo spool di stampa e non il risultato dell operazione di scansione del documento cartaceo. Per spool (acronimo cha sta per simultaneous peripheral operations on-line) di stampa si intende l immagine informatica di lavori da svolgere o da trasmettere ad un altro dispositivo immagazzinata in un buffer un'area particolare della memoria o su un disco dove rimane in attesa di essere smistata verso il dispositivo di stampa. Lo spool è dunque una rappresentazione informatica del documento da conservare che però non possiede fin dall origine i requisiti del documento informatico rilevanti ai fini tributari ossia non è statico e non modificabile e non viene emesso con l apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. Dunque ai fini fiscali il documento da cui trae origine lo spool non può che essere un documento analogico ossia formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui (così articolo 1 comma 1 lettera b) del citato D.M.). Il nostro ordinamento non ammette infatti altre tipologie di documenti rilevanti ai fini tributari né è possibile immaginare allo stato della legislazione un documento che abbia natura analogica ma veste informatica. Se dunque il documento è formato utilizzando una grandezza fisica occorrerà acquisire l immagine della suddetta grandezza fisica carta film o nastro magnetico che sia così come prescritto dal ricordato articolo 4 del D.M.

17 CIRCOLARE N. 5/E Direzione Centrale Normativa Roma 29 febbraio 2012 OGGETTO: Quesiti riguardanti la comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari ai sensi dell articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004 e del provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010

18 Pagina 2 di 25 SOMMARIO 1 PREMESSA QUESITI RIGUARDANTI LE MODALITÀ DI GENERAZIONE ED INVIO DELL IMPRONTA E DI FORMAZIONE DELLA COMUNICAZIONE Formazione dell impronta Numero delle impronte Contenuto della trasmissione Libro Unico del Lavoro Compilazione del campo periodo d imposta Compilazione del campo fatturazione elettronica Formato trasmissione Schema e modulo di controllo Data di inizio e di fine validità Soggetto firmatario QUESITI RIGUARDANTI I SOGGETTI ABILITATI ALL INVIO DELL IMPRONTA Soggetto tenuto all invio della comunicazione Responsabile della conservazione persona fisica Revoca del responsabile della conservazione e nuova nomina Presenza di due responsabili della conservazione Modifica anagrafica del responsabile della conservazione QUESITI RIGUARDANTI I TERMINI PER L INVIO DELL IMPRONTA Conservazione sostitutiva documenti relativi a periodi fiscalmente prescritti Termine invio impronta archivi cartacei pregressi Periodo d imposta non coincidente con l anno solare Comunicazione correttiva IMPOSTA DI BOLLO SUI DOCUMENTI INFORMATICI Assolvimento imposta di bollo sui documenti informatici Assolvimento dell imposta di bollo nel caso di periodo d imposta non coincidente con l anno solare Periodicità delle comunicazioni QUESITI VARI Operazioni straordinarie Riversamento archivi Comunicazione correttiva : identificazione file Conservazione all estero dei documenti digitali Effetti della modifica recata all articolo 2215-bis del codice civile... 23

19 Pagina 16 di 25 R: È possibile inviare una comunicazione correttiva di una comunicazione già inviata. È possibile inviare - solo una volta - una comunicazione correttiva di una comunicazione ordinaria validamente trasmessa (in altre parole non è possibile correggere una comunicazione correttiva né una comunicazione per riversamento). La comunicazione correttiva può essere trasmessa non oltre 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire quindi per il periodo d imposta 2011 entro il 4 marzo IMPOSTA DI BOLLO SUI DOCUMENTI INFORMATICI 5.1 Assolvimento imposta di bollo sui documenti informatici D. Quando e come si assolve l imposta di bollo se dovuta sui documenti informatici? R: Si osserva preliminarmente che i registri - a prescindere dal formato digitale o analogico - scontano l imposta di bollo se dovuta prima di essere posti in uso. Vale a dire antecedentemente al momento della prima registrazione relativa al periodo d imposta secondo quanto stabilito dall articolo 2 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972 n. 642 ai sensi del quale L imposta di bollo è dovuta fin dall origine per gli atti i documenti e i registri indicati nella parte prima della tariffa se formati nello Stato ed in caso d uso per quelli indicati nella parte seconda. (cfr. anche la circolare del 22 ottobre 2001 n. 92/E paragrafo 2.1). La modalità di assolvimento dell imposta di bollo quindi è subordinata alla scelta - preventiva alla messa in uso - da parte del contribuente in ordine alla tenuta dei registri. Nel caso in cui il contribuente opti per la tenuta come documenti informatici l imposta è assolta secondo la modalità e nei termini di cui all articolo 7 del D.M. 23 gennaio 2004 secondo cui 1. L imposta di bollo

20 Pagina 17 di 25 sui documenti informatici è corrisposta mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997 n L interessato presenta all Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l indicazione del numero presuntivo degli atti dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno nonché l importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. 2. Entro il mese di gennaio dell anno successivo è presentata dall interessato all Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l indicazione del numero dei documenti informatici distinti per tipologia formati nell anno precedente e gli estremi del versamento dell eventuale differenza dell imposta effettuato con i modi di cui al comma 1 ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L importo complessivo corrisposto risultante dalla comunicazione viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell imposta per l anno in corso. ( ) 5.2 Assolvimento dell imposta di bollo nel caso di periodo d imposta non coincidente con l anno solare D. Quando e come si assolve l imposta di bollo se dovuta sui documenti informatici in caso di periodo d imposta non coincidente con l anno solare? R: L articolo 7 del decreto ministeriale 23 gennaio 2004 sopra citato nella risposta al quesito 5.6 utilizza sistematicamente il termine anno che presenta implicazioni contabili e fiscali diverse da quelle associate alla locuzione periodo d imposta. Da un lato con il termine anno senza ulteriori specificazioni si intendono i 12 mesi solari (incidentalmente si osserva che ai fini IVA anno solare e periodo d imposta coincidono ai sensi dell articolo 20 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972 n. 633).

21 Pagina 18 di 25 Dall altro lato la definizione del periodo d imposta è sancita ai fini delle imposte dirette dall articolo 76 del T.u.i.r. di cui al decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986 n. 917 che al comma 2 dispone: Il periodo di imposta è costituito dall esercizio o periodo di gestione della società o dell ente determinato dalla legge o dall atto costitutivo. Se la durata dell esercizio o periodo di gestione non è determinata dalla legge o dall atto costitutivo o è determinata in due o più anni il periodo di imposta è costituito dall anno solare. Ciò posto si ritiene che l anno enunciato nel citato articolo 7 del D.M. 23 gennaio 2004 debba essere inteso come anno solare e che il numero presuntivo degli atti dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati anche se riferiti alle frazioni di due distinti periodi d imposta debba essere calcolato in relazione a tale periodo. Si precisa che l eventuale coesistenza di registri analogici e informatici nel medesimo periodo d imposta è compatibile con l articolo 3 comma 1 lettera d) del citato D.M. che consente la memorizzazione dei documenti informatici su qualunque supporto a condizione che sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta. Ad esempio nel caso di periodo d imposta 01/09/x 31/08/x+1 è ammissibile nel corso dell anno solare 2010 la tenuta e conservazione dei registri in modalità analogica per il periodo d imposta che termina il 31 agosto 2010 e in modalità informatica per il periodo d imposta che inizia il 1 settembre Limitatamente a tale ipotesi si precisa che il numero presuntivo degli atti dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno va calcolato con riferimento alla frazione d anno dal 1 settembre al 31 dicembre Periodicità delle comunicazioni D. Le comunicazioni di cui all articolo 7 commi 1 e 2 del D.M. 23 gennaio 2004 vanno effettuate ogni anno?

22 Pagina 19 di 25 R: Ai sensi dell articolo 7 comma 1 del D.M. 23 gennaio 2004 l interessato presenta all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno nonché l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta. Il successivo comma 2 inoltre dispone che entro il mese di gennaio dell'anno successivo è presentata dall'interessato all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici distinti per tipologia formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta effettuato con i modi di cui al comma 1 ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L importo complessivo corrisposto risultante dalla comunicazione viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell imposta per l anno in corso. Dal combinato disposto delle norme citate emerge che il contribuente è tenuto a comunicare sia il numero presuntivo degli atti dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l anno unitamente all importo e agli estremi del versamento in acconto dell imposta sia il numero definitivo dei predetti atti e documenti unitamente all importo e agli estremi del versamento a saldo. La comunicazione preventiva di cui al comma 1 è effettuata antecedentemente alla messa in uso degli atti e dei documenti soggetti all imposta di bollo. Si precisa infatti che i registri a prescindere dal formato digitale o analogico devono in ogni caso aver scontato l imposta di bollo antecedentemente al momento della prima registrazione relativa al periodo d imposta secondo quanto stabilito dall articolo 2 del D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 642: L imposta di bollo è dovuta fin dall origine per gli atti i documenti e i registri indicati nella parte prima della tariffa se formati nello Stato ed in caso

23 Pagina 20 di 25 d uso per quelli indicati nella parte seconda. (cfr. anche la circolare del 22 ottobre 2001 n. 92/E paragrafo 2.1). In tal senso si deve ritenere superata la precedente posizione espressa con la risoluzione 161/E del 2007 nella quale è stato affermato in maniera generica che la comunicazione preventiva va inoltrata anteriormente al primo avvio del processo di conservazione. La comunicazione consuntiva di cui al comma 2 invece è effettuata entro il 31 gennaio dell anno successivo. A regime si è dell avviso che sia sufficiente effettuare un unica comunicazione entro il 31 gennaio di ogni anno contenente il numero definitivo degli atti dei documenti e dei registri emessi o utilizzati durante l anno precedente; l importo e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta a saldo per l anno precedente ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione dell eventuale eccedenza; l importo e gli estremi dell avvenuto pagamento dell imposta in acconto per l anno in corso. 6 QUESITI VARI 6.1 Operazioni straordinarie D. Nel caso di operazione straordinaria fusione per incorporazione con effetti nel corso del periodo di imposta si chiede quale sia il soggetto tenuto a trasmettere l impronta ed entro quali termini. R: Ai sensi dell articolo 5-bis comma 2 del D.P.R. n. 322 del 1998 In caso di fusione di più società deve essere presentata dalla società risultante dalla fusione o incorporante la dichiarazione relativa alla frazione di esercizio delle società fuse o incorporate compresa tra l inizio del periodo d'imposta e la data in cui ha effetto la fusione entro l ultimo giorno del nono mese successivo a tale data [...] in via telematica.

24 Su carta intestata Spett.le: AGENZIA DELLE ENTRATE Indirizzo della sede di competenza Data: A mezzo: entro il (per esercizio solare) Raccomandata A.R. Oggetto: PRIMA COMUNICAZIONE DI ASSOLVIMENTO PRESUNTIVO DELLA IMPOSTA DI BOLLO. A partire dall esercizio 2013 la scrivente società intende adottare l archiviazione sostitutiva dei libri contabili assoggettati a imposta di bollo ed elencati in tabella. Con la presente comunichiamo la modalità di calcolo in base alla quale abbiamo provveduto a liquidare l imposta di bollo per l esercizio 2013 così come previsto dal D.M. 23/01/2004 art. 7 comma 2: Documento Esercizio 1/1-31/12 A I U=A/2500 V=U*I T=U*I pagine N (&) Importo Importo accadimenti Imposta unità di versato da contabili imposta versare ($) Libro Giornale ($) Libro Inventari (&) Arrotondato all unità per eccesso. ($) Consuntivo per l esercizio espresso a n di pagine. L importo di 7310 risulta versato in data odierna a mezzo mod. F23 (allegata vedi copia per presentazione all Ufficio) con codice tributo 458T per l esercizio Distinti saluti timbro e firma per la società comunicante

25 Su carta intestata Spett.le: AGENZIA DELLE ENTRATE Indirizzo della sede di competenza Data: A mezzo: entro gennaio 2013 (per esercizio solare) Raccomandata A.R. Oggetto: ASSOLVIMENTO PRESUNTIVO DELLA IMPOSTA DI BOLLO. La scrivente società ha adottato da tempo l archiviazione sostitutiva dei documenti contabili assoggettati a imposta di bollo ed elencati in tabella. Con la presente comunichiamo il calcolo in base al quale abbiamo provveduto a liquidare l imposta di bollo per l esercizio 2013 così come previsto dal D.M. 23/01/2004 art. 7 comma 1: Documento Esercizio 1/1-31/12 A I U=A/2500 V=U*I T=U*I N N (&) Importo Importo accadimenti Imposta unità di versato da contabili imposta versare 2012 ($) Libro Giornale ($) ($) Libro Inventari ($) (&) Arrotondato all unità per eccesso. ($) Presuntivo per l esercizio con rispetto all esercizio antecedente. L importo di 7310 risulta versato in data odierna a mezzo mod. F23 (allegata vedi copia per presentazione all Ufficio) con codice tributo 458T presuntivo per l esercizio 2008 e per compensazione consuntiva dell esercizio Distinti saluti timbro e firma della società comunicante

26 AGENZIA DELLE ENTRATE Mod. F23 1. VERSAMENTO DIRETTO AL CONCESSIONARIO DI 2. DELEGA IRREVOCABILE A MODELLO DI PAGAMENTO: TASSE IMPOSTE SANZIONI E ALTRE ENTRATE AGENZIA/UFFICIO PER L ACCREDITO ALLA TESORERIA COMPETENTE 3. NUMERO DI RIFERIMENTO (*) PROV. DATI ANAGRAFICI COGNOME DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE NOME DATA DI NASCITA 4. SESSO M o F COMUNE (o stato estero) DI NASCITA / SEDE SOCIALE PROV. CODICE FISCALE giorno mese anno COGNOME DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE NOME DATA DI NASCITA 5. SESSO M o F COMUNE (o stato estero) DI NASCITA / SEDE SOCIALE PROV. CODICE FISCALE giorno mese anno DATI DEL VERSAMENTO 6. UFFICIO O ENTE 7. COD. TERRITORIALE (*) 8. CONTENZIOSO 9. CAUSALE 10. ESTREMI DELL ATTO O DEL DOCUMENTO Anno Numero codice sub. codice (*) 11. CODICE TRIBUTO 12. DESCRIZIONE (*) 13. IMPORTO 14. COD. DESTINATARIO EURO (lettere) PER UN IMPORTO COMPLESSIVO DI EURO ESTREMI DEL VERSAMENTO (DA COMPILARE A CURA DEL CONCESSIONARIO DELLA BANCA O DELLE POSTE) DATA giorno mese anno CODICE CONCESSIONE/BANCA/POSTE AZIENDA CAB/SPORTELLO MOD. F EURO (*) RISERVATO ALL UFFICIO COPIA PER IL SOGGETTO CHE EFFETTUA IL VERSAMENTO

27 AGENZIA DELLE ENTRATE Mod. F23 1. VERSAMENTO DIRETTO AL CONCESSIONARIO DI 2. DELEGA IRREVOCABILE A MODELLO DI PAGAMENTO: TASSE IMPOSTE SANZIONI E ALTRE ENTRATE AGENZIA/UFFICIO PER L ACCREDITO ALLA TESORERIA COMPETENTE 3. NUMERO DI RIFERIMENTO (*) PROV. DATI ANAGRAFICI COGNOME DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE NOME DATA DI NASCITA 4. SESSO M o F COMUNE (o stato estero) DI NASCITA / SEDE SOCIALE PROV. CODICE FISCALE giorno mese anno COGNOME DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE NOME DATA DI NASCITA 5. SESSO M o F COMUNE (o stato estero) DI NASCITA / SEDE SOCIALE PROV. CODICE FISCALE giorno mese anno DATI DEL VERSAMENTO 6. UFFICIO O ENTE 7. COD. TERRITORIALE (*) 8. CONTENZIOSO 9. CAUSALE 10. ESTREMI DELL ATTO O DEL DOCUMENTO Anno Numero codice sub. codice (*) 11. CODICE TRIBUTO 12. DESCRIZIONE (*) 13. IMPORTO 14. COD. DESTINATARIO EURO (lettere) PER UN IMPORTO COMPLESSIVO DI EURO ESTREMI DEL VERSAMENTO (DA COMPILARE A CURA DEL CONCESSIONARIO DELLA BANCA O DELLE POSTE) FIRMA DATA giorno mese anno CODICE CONCESSIONE/BANCA/POSTE AZIENDA CAB/SPORTELLO MOD. F EURO Autorizzo addebito sul conto corrente bancario n. cod. ABI firma (*) RISERVATO ALL UFFICIO / CAB COPIA PER IL CONCESSIONARIO/BANCA/POSTE

28 AGENZIA DELLE ENTRATE Mod. F23 1. VERSAMENTO DIRETTO AL CONCESSIONARIO DI 2. DELEGA IRREVOCABILE A MODELLO DI PAGAMENTO: TASSE IMPOSTE SANZIONI E ALTRE ENTRATE AGENZIA/UFFICIO PER L ACCREDITO ALLA TESORERIA COMPETENTE 3. NUMERO DI RIFERIMENTO (*) PROV. DATI ANAGRAFICI COGNOME DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE NOME DATA DI NASCITA 4. SESSO M o F COMUNE (o stato estero) DI NASCITA / SEDE SOCIALE PROV. CODICE FISCALE giorno mese anno COGNOME DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE NOME DATA DI NASCITA 5. SESSO M o F COMUNE (o stato estero) DI NASCITA / SEDE SOCIALE PROV. CODICE FISCALE giorno mese anno DATI DEL VERSAMENTO 6. UFFICIO O ENTE 7. COD. TERRITORIALE (*) 8. CONTENZIOSO 9. CAUSALE 10. ESTREMI DELL ATTO O DEL DOCUMENTO Anno Numero codice sub. codice (*) 11. CODICE TRIBUTO 12. DESCRIZIONE (*) 13. IMPORTO 14. COD. DESTINATARIO EURO (lettere) PER UN IMPORTO COMPLESSIVO DI EURO ESTREMI DEL VERSAMENTO (DA COMPILARE A CURA DEL CONCESSIONARIO DELLA BANCA O DELLE POSTE) DATA giorno mese anno CODICE CONCESSIONE/BANCA/POSTE AZIENDA CAB/SPORTELLO MOD. F EURO (*) RISERVATO ALL UFFICIO COPIA PER EVENTUALE PRESENTAZIONE ALL UFFICIO