MANUALE DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVO-CONTABILI (art. 31 Regolamento di Amministrazione e Contabilità) Bilancio d esercizio Approvato con determinazione del Direttore n.28 del 12 luglio 2013 a seguito di parere positivo del Collegio dei Revisori dell Ente espresso nel verbale n. 70 dell 11 luglio 2013
1. OBIETTIVO Il presente documento descrive il processo di formazione e approvazione del Bilancio d esercizio dell'automobile Club Roma, ai sensi del Titolo IV, art. 24 del Regolamento di Amministrazione e Contabilità. Al fine di garantire la Governance delle Società controllate direttamente e indirettamente viene altresì disciplinato il processo di predisposizione e approvazione del bilancio delle stesse, garantendone il raccordo con il bilancio dell'ente. La procedura assicura, inoltre, il rispetto dell'art. 73, D.P.R. 27 febbraio 2003, n. 97. 2. REFERENTI DELLA PROCEDURA I referenti della procedura sono: Dott. Riccardo Alemanno (Direttore); Dott. Marco Nicoletti (Referente dell Amministrazione e Contabilità dell Ente); Centro Servizi Contabili di ACI Informatica SpA (servizi di supporto contabile); Dott. Paolo Riccobono (A.D. Acinservice Srl); Rag.ra Federica Dedoni (Amministratore Unico Ge.Ser. Srl). 3. AMBITO DI APPLICAZIONE Le disposizioni contenute nella presente procedura trovano applicazione all Automobile Club Roma nonché alle Società collegate direttamente e indirettamente dell'ente ai fini della predisposizione del Bilancio d esercizio annuale, attraverso l individuazione: - dei soggetti responsabili delle funzioni coinvolte; - della definizione della documentazione necessaria; - della pianificazione della tempistica circa l attività da svolgere; - dell archiviazione della relativa documentazione (artt. da 21 a 24 Regolamento di Amministrazione e Contabilità). Pag. 2 di 7
4. DEFINIZIONI E ACRONIMI RAC: Referente dell Amministrazione e Contabilità dell Ente; CSC: Centro Servizi Contabili; RAC: Regolamento di Amministrazione e Contabilità. 5. ITER DI FORMAZIONE E APPROVAZIONE DEL BILANCIO DI ESERCIZIO DELL'A.C. ROMA Il processo di predisposizione e approvazione del bilancio si articola nelle seguenti fasi: 1. predisposizione progetto di bilancio d esercizio da parte del Direttore; 2. predisposizione relazione del Presidente; 3. acquisizione degli ultimi bilanci approvati e depositati delle Società controllate dall'ente, da allegare al bilancio ai sensi dell art. 73, D.P.R. 27 febbraio 2003, n. 97; 4. esame e approvazione del progetto di bilancio d esercizio, comprensivo della Relazione del Presidente, da parte del Consiglio Direttivo; 5. predisposizione relazione del Collegio dei Revisori dei Conti; 6. approvazione bilancio d esercizio da parte dell Assemblea; 7. trasmissione bilancio d esercizio, approvato dall Assemblea dei Soci, all A.C.I. e ai Ministeri vigilanti, con allegati gli ultimi bilanci approvati e depositati delle Società collegate; 8. inserimento dei dati di bilancio nella procedura BCWeb (bilanci consolidati della Federazione ACI). 9. approvazione del bilancio d esercizio dell A.C. da parte del Comitato Esecutivo dell A.C.I. (secondo quanto previsto dall art. 24 del RAC) e successiva comunicazione alle Amministrazioni vigilanti. I servizi di supporto amministrativo-contabile sono assicurati all'ente dal Centro Servizi Contabili di Aci Informatica Spa, che svolge le attività di registrazione e chiusura contabile come previsto dal contratto di servizio sottoscritto, giusta Delibera del Consiglio Direttivo dell Ente n. 46 del 30 novembre 2011 (per l anno 2012) e n. 38 del 18 dicembre 2012 (per l anno 2013) fino alla consegna della prima bozza del bilancio di esercizio al RAC, entro la prima decade del mese di marzo. Pag. 3 di 7
Il CSC assicura, tra l'altro, lo svolgimento delle seguenti attività propedeutiche alla chiusura del bilancio: 1) verifica e riconciliazione saldi fornitori; 2) verifica e riconciliazione saldi clienti; 3) verifica e riconciliazione saldi banche; 4) valutazione immobilizzazioni finanziarie; 5) valutazione rimanenze di magazzino; 6) accantonamenti per il personale dipendente; 7) accantonamenti a fondi per rischi ed oneri; 8) ammortamenti delle immobilizzazioni materiali e immateriali; 9) rilevazione ratei e risconti; 10) determinazione eventuali sopravvenienze e insussistenze; 11) determinazione delle imposte dell'esercizio; 12) chiusura conti economici e patrimoniali. Le attività di chiusura dei conti sono svolte dal CSC sulla base delle indicazioni fornite dal RAC, cui compete la validazione finale delle scritture contabili di fine esercizio. L art. 21 del RAC dispone che il Bilancio d esercizio dell A.C., redatto secondo quanto previsto dagli artt. 2423 e seguenti del Codice Civile, è composto dai seguenti documenti: a) Stato Patrimoniale; b) Conto Economico; c) Nota Integrativa; ed è corredato da: Relazione del Presidente; Relazione del Collegio dei Revisori dei Conti; Ultimi bilanci approvati e depositati delle Società controllate dell Ente Acinservice Srl e Ge.Ser. Srl ai sensi dell art. 73, D.P.R. 27 febbraio 2003, n. 97. Ai sensi dell art. 24 del RAC, il Bilancio d esercizio è sottoposto all'approvazione dell'assemblea entro il 30 aprile dell esercizio successivo a quello cui il bilancio si riferisce. Per particolari esigenze, il termine di approvazione può essere prorogato al 30 giugno previa specifica delibera del Pag. 4 di 7
Consiglio Direttivo. In caso di mancata approvazione del Bilancio d esercizio entro i termini predetti, l A.C.I. può disporre, ai sensi dello Statuto A.C.I., la nomina di un commissario ad acta per i relativi adempimenti. Predisposizione bozza del Bilancio d esercizio Entro il mese di febbraio, il RAC: - riceve dal CSC la prima bozza di bilancio di esercizio dell Ente preventivamente concordata sulla base dei criteri e delle politiche concordate; effettua le analisi e verifiche di competenza; formula eventuali osservazioni al CSC; - riceve dagli Amministratori delle Società controllate il progetto di bilancio dell'esercizio e lo trasmette al CSC ai fini della valutazione delle partecipazioni; - trasmette il progetto di bilancio di esercizio al Direttore, formulandogli le proprie osservazioni; - il Direttore effettua le analisi e verifiche di competenza e comunica eventuali indicazioni al CSC ai fini della predisposizione del bilancio definitivo. Entro il 10 marzo, il Direttore riceve il progetto di bilancio definitivo, costituito da: Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota Integrativa nonché copia degli ultimi bilanci approvati e depositati delle società controllate. Entro il 10 marzo, il Direttore sottopone il Bilancio al Presidente per l elaborazione della relazione di sua competenza. Almeno 5 giorni prima della data fissata per l'esame del progetto di bilancio, il Direttore lo invia al Consiglio Direttivo per l'approvazione. In caso di mancata approvazione, il Direttore effettua, con il supporto del RAC, le opportune rettifiche sulla base di quanto riportato nel verbale del Consiglio Direttivo. La bozza di Bilancio revisionata dovrà essere sottoposta nuovamente all approvazione del Consiglio Direttivo. Pag. 5 di 7
Predisposizione Relazione del Collegio dei Revisori dei Conti (art. 23 - RAC) Il Direttore trasmette al Collegio dei Revisori dei Conti il progetto di Bilancio approvato dal Consiglio Direttivo. Il Collegio dei Revisori, dopo aver esaminato il progetto di Bilancio, predispone la relazione di propria competenza. Ai sensi dell art. 23, comma 3 del RAC, la relazione del Collegio dei Revisori dei Conti al Bilancio d esercizio può concludersi con un giudizio positivo senza rilievi, qualora il Bilancio d esercizio sia conforme alle norme che ne disciplinano i criteri di redazione e di valutazione, con un giudizio con rilievi o con un giudizio negativo. Approvazione Bilancio d esercizio da parte dell Assemblea (art. 24 - RAC) Il Direttore deposita presso la sede dell A.C, almeno venti giorni prima della data fissata per l Assemblea, i seguenti documenti: - Progetto di Bilancio approvato dal Consiglio Direttivo: - Stato Patrimoniale; - Conto Economico; - Nota Integrativa; - Allegati: - Relazione del Presidente; - Relazione del Collegio dei Revisori dei Conti; - Ultimi bilanci approvati e depositati delle società controllate direttamente e indirettamente. L Assemblea approva il Bilancio d esercizio. Trasmissione del Bilancio d esercizio all A.C.I. e ai Ministeri Vigilanti (art. 24 - RAC) Entro dieci giorni dall approvazione da parte dell Assemblea, il Bilancio d esercizio con i relativi allegati viene inviato all A.C.I. e ai Ministeri vigilanti ed inserito nella procedura BCWeb. Il preposto ufficio dell A.C.I. procede all istruttoria sul Bilancio d esercizio prodotto dall A.C. e lo presenta al Comitato Esecutivo per l approvazione. Successivamente, ricevuta copia del verbale del Comitato Esecutivo Pag. 6 di 7
attestante l approvazione del Bilancio d esercizio dell A.C., il preposto ufficio dell A.C.I. dà comunicazione dell avvenuta approvazione all A.C. e alle amministrazioni vigilanti. 6. ITER DI FORMAZIONE E APPROVAZIONE DEL BILANCIO DELLE SOCIETÀ CONTROLLATE Le società cpntrollate direttamente e indirettamente dall'ente redigono il bilancio di esercizio nel rispetto delle norme e dei principi contabili ad esse applicabili e si attengono al seguente calendario procedurale. Entro il 15 febbraio trasmettono il progetto di bilancio d'esercizio al RAC, che effettua le analisi e verifiche di propria competenza. Eventuali modifiche e/o integrazioni al progetto di bilancio sono comunicate dal RAC agli Amministratori delle società collegate in tempo utile per consentirne l'esame e l'approvazione da parte dei rispettivi CdA entro il termine del 31 marzo. Prima dell'approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, il Presidente dell'automobile Club Roma comunica al Consiglio Direttivo i dati salienti e i risultati conseguiti da ciascuna società partecipata, anche ai fini della predisposizione delle istruzioni di voto per il rappresentante dell'ente in seno all'assemblea. Entro il 30 aprile le Società convocano le rispettive assemblee per l'esame e l'approvazione del bilancio. Se speciali ragioni attinenti la struttura e l'oggetto lo richiedano, l'assemblea può essere rinviata non oltre il termine di 180 giorni dalla chiusura dell esercizio. Le ragioni del rinvio sono riportate nella relazione degli amministratori sulla gestione. Pag. 7 di 7