FATTURA ELETTRONICA STRUMENTI DIGITALI E FLUSSI OPERATIVI DELLA FATTURA ELETTRONICA Pietro Pettene Responsabile di prodotto PROFIS
Agenda FATTURA ELETTRONICA: STRUMENTI DIGITALI E FLUSSI OPERATIVI DELLA FATTURA ELETTRONICA Il quadro normativo in sintesi Fatturazione elettronica: ciò che c è da sapere Soluzioni integrate Sistemi Possibili scenari I percorsi formativi 3
Fatturazione Elettronica FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B QUADRO NORMATIVO in sintesi
Il quadro normativo in sintesi 1 luglio 2018 Dal 1 luglio 2018 Per cessioni di carburanti Per autotrazione e le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti PA 1 gennaio 2019 Dal 1 gennaio 2019 - Obbligo per tutti di fatturazione elettronica B2B/SDI Cessione di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti Iva Italiani - Abolizione della Comunicazione dati delle Fatture emesse e ricevute (Rimane in vigore la trasmissione dei dati inerenti le operazioni di cessione di beni e prestazioni di servizi effettuate e ricevute da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato) 5
Il quadro normativo in sintesi 1 luglio 2018 Obbligo anticipato al 1 luglio 2018 per alcune categorie di soggetti - Cessioni di benzina/gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori - Prestazioni rese da soggetti diretti subappaltatori nei confronti dell appaltatore principale nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con una PA In evidenza: La scadenza del 1 luglio 2018 riguarda: - Per le fatture emesse: i clienti dello studio professionale che rientrano nelle categorie indicate - Per le fatture ricevute: tutti i soggetti (studio e clienti dello studio) esercenti attività d impresa o professionale 6
Il quadro normativo in sintesi L obbligo riguarda la cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato Le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell'agenzia delle entrate I cedenti o prestatori potranno scegliere: Se operare direttamente sul Sistema di Interscambio ovvero Avvalersi di intermediari per la trasmissione, previo accordo tra le parti, ferme restando le responsabilità del soggetto che effettua la prestazione 7
Il quadro normativo in sintesi Sono esonerati i soggetti passivi che rientrano nel "regime di vantaggio" (art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98) e quelli che applicano il regime forfettario (art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190) Potranno essere individuati ulteriori formati della fattura elettronica basati su standard o norme riconosciuti nell ambito dell Unione europea Sono escluse le cessioni o prestazioni di servizio nei confronti di non residenti, sia comunitari sia extracomunitari 8
Il quadro normativo in sintesi In caso di emissione di fattura utilizzando modalità diverse dal SdI, la fattura si intende non emessa e si applicano le sanzioni previste dall'articolo 6 del decreto legislativo 471/97 Il cessionario e il committente, per non incorrere nella sanzione di cui all'articolo 6, comma 8, del decreto legislativo 471/97, devono adempiere agli obblighi documentali ivi previsti mediante il Sistema di Interscambio Gli obblighi di conservazione previsti dall'articolo 3 del DMEF 17 giugno 2014, si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall'agenzia delle entrate 9
Il quadro normativo in sintesi Il termine di decadenza IVA e IIDD sono ridotti di due anni se viene garantita la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati relativi ad operazioni di ammontare superiore ad euro 500 Agli esercenti arti e professioni ed alle imprese ammesse al regime di contabilità semplificata, l'agenzia delle entrate mette a disposizione: a) gli elementi informativi necessari per la predisposizione dei prospetti di liquidazione periodica dell'iva; b) una bozza di dichiarazione annuale dell'iva e di dichiarazione dei redditi, con i relativi prospetti riepilogativi dei calcoli effettuati; c) le bozze dei modelli F24 di versamento recanti l ammontare delle imposte da versare, compensare o richiedere a rimborso. Se i suddetti soggetti si avvalgono degli elementi messi a disposizione dall'agenzia delle entrate, viene meno l'obbligo di tenuta dei registri IVA acquisti e vendite. 10
Il quadro normativo in sintesi Per il recapito delle fatture l Agenzia delle Entrare mette a disposizione il Servizio di registrazione tramite il quale il cessionario/committente (o intermediario) può indicare al SdI il canale e l indirizzo di recapito fatture» preferito per la ricezione dei file: Codice Destinatario (HUB) o PEC In caso di registrazione al SdI, le fatture elettroniche sono sempre recapitate all indirizzo telematico registrato, diversamente la veicolazione della fattura al destinatario verrà eseguita : tramite PEC se compilato il campo <PECDestinatario> tramite il canale WS/FTP se compilato il campo <CodiceDestinatario> 11
Il quadro normativo in sintesi Consumatore finale: inserimento del solo codice convenzionale 0000000 nel caso in cui non siano stati compilati i campi <IdFiscaleIVA> e sia compilato solo il campo <CodiceFiscale> del cessionario/committente, ed il SdI metterà a disposizione l originale della fattura elettronica nell area riservata del sito dell Ag. Entrate, mentre il cedente/prestatore dovrà consegnare una copia informatica o analogica della fattura Regime di vantaggio, forfettario e produttori agricoli: inserimento del solo codice convenzionale 0000000 ed il SdI metterà a disposizione l originale della fattura elettronica nell area riservata del sito dell Ag. Entrate ed il cedente/prestatore dovrà comunicare tempestivamente (con modi diversi dal SdI) che l originale della fattura elettronica è a sua disposizione (tale comunicazione può essere effettuata anche con consegna copia informatica o cartacea della fattura) Mancata comunicazione del codice destinatario o indirizzo PEC: inserimento del solo codice convenzionale 0000000 ed il SdI metterà a disposizione l originale della fattura elettronica nell area riservata del sito dell Ag. Entrate, ed il cedente/prestatore dovrà comunicare tempestivamente (con modi diversi dal SdI) che l originale della fattura elettronica è a sua disposizione (tale comunicazione può essere effettuata anche con consegna copia informatica o cartacea della fattura) Mancato recapito per canale non attivo (e.g. PEC piena o FTP/WS non attivo): la fattura elettronica è depositata nell area riservata del sito dell Ag. Entrate, e tale informazione viene comunicata al trasmittente, dopodichè il cedente/prestatore dovrà comunicare tempestivamente (con modi diversi dal SdI) che l originale della fattura elettronica è a sua disposizione (tale comunicazione può essere effettuata anche con consegna copia informatica o cartacea della fattura) 12
Schema flussi di trasmissione dei dati fornitore verso il Consumatore finale Digitale Trasmette file Invio fattura Ricevute e notifiche TRASMITTENTE Effettua controlli DESTINATARIO Trasmette file fattura Stampa e consegna fattura Analogico 13
Il quadro normativo in sintesi La fattura elettronica scartata dal SdI si considera NON EMESSA Data di emissione è la data riportata nel campo <Data> della sezione <DatiGenerali> del file della fattura elettronica Data di ricezione è: la data attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione (è contenuta nella ricevuta di consegna inviata da SdI) la data di messa a disposizione nell area riservata del sito dell Ag. Entrate a consumatori finali, regime di vantaggio e forfettario, produttori agricoli la data di presa visione, in caso di messa a disposizione nell area riservata del sito dell Ag. Entrate per impossibilità alla consegna (il SdI comunica al cessionario/committente la suddetta data ) 14
Il quadro normativo in sintesi Le fatture elettroniche sono soggette a conservazione digitale. Nelle aree riservate del sito dell Ag. Entrate del cedente/prestatore e del cessionario/committente il SdI mette a disposizione un duplicato informatico delle fatture elettroniche emesse e ricevute, ove rimarranno disponibili per la ricerca, consultazione e acquisizione sino al 31 dicembre dell anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI I cedenti/prestatori ed i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia, possono fruire del servizio gratuito di conservazione digitale delle fatture elettroniche trasmesse tramite il SdI secondo le norme di cui al DMEF 17/06/2014 e DPCM 03/12/2013, previa adesione all accordo di servizio pubblicato nell area riservata del sito dell Ag. Entrate NB: In assenza di specifiche indicazioni sulle modalità operative, rimane da verificare l opportunità se usufruire del servizio AdE o meno 15
Fatturazione Elettronica FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B Ciò che c è da sapere
La fattura elettronica B2B DEFINIZIONE Il Sistema di Interscambio è la struttura informatica, istituita dal Ministero dell Economia e delle Finanze, gestita dall Agenzia delle Entrate e sviluppata da Sogei, per la trasmissione delle fatture elettroniche e delle relative notifiche. Il SdI effettua una serie di controlli formali per verificare che il file trasmesso sia conforme 17
La fattura elettronica B2B FORMATO SOGGETTI COINVOLTI FIRMA E RT XML conforme alle Specifiche tecniche operative del formato della fattura del sistema di interscambio (v 1.2 del 11 novembre 2016) 1. cedente/prestatore 2. emittente 3. trasmittente 4. SDI 5. destinatario 6. cessionario/committente Il file XML può essere firmato elettronicamente oppure non firmato Firma digitale + riferimento temporale secondo i seguenti due formati: - CAdES --->.xml.p7m - XAdES --->.xml Sigillo elettronico Agenzia Entrate XAdES «Fatture e corrispettivi» TIPO FILE Il file della fattura elettronica può essere: - un file per singola fattura - un file contenente un lotto di fatture 18
Il Servizio di Interscambio VEICOLAZIONE TRASMISSIONE SDI La veicolazione della fattura al destinatario verrà eseguita: tramite PEC se compilato il campo <PECDestinatario tramite il canale concordato con Sogei (cessionario/committente o provider) se compilato il campo di 7 caratteri <CodiceDestinatario La trasmissione al SdI della fattura elettronica può essere eseguita tramite i canali: PEC, Web Service, FTP procedura WEB e APP CONTROLLI Il SdI effettua i controlli per ogni file o lotto di fatture e in caso di mancato superamento dei controlli recapita una ricevuta di scarto 19
Canali per la trasmissione TRAMITE PEC TRAMITE PORTALE FATTURE E CORRISPETTIVI 20
Canali per la trasmissione: approfondimento TRAMITE PEC La fattura elettronica può essere inviata e ricevuta a/da SDI tramite PEC. Per le fatture emesse utilizzando gli indirizzi PEC: - Al primo invio: sdi01@pec.fatturapa.it - Per i successivi, SDI comunica al mittente il nuovo indirizzo email da utilizzare da quel momento in avanti In evidenza: - Le caselle PEC hanno uno spazio limitato - Le mail PEC sono soggette a conservazione digitale (tema spesso dibattuto) 21
Canali per la trasmissione: approfondimento TRAMITE PORTALE FATTURE E CORRISPETTIVI La fattura elettronica può essere inviata e ricevuta a/da SDI tramite il sito Web gratuito messo a disposizione da parte dell AdE In evidenza: - Accesso riservato al contribuente oppure con delega all intermediario da parte del contribuente - E previsto l upload manuale dei file fattura sul portale (il file può contenere una o più fatture ma sempre riferite al medesimo soggetto) 22
Canali per la trasmissione: approfondimento ACCREDITAMENTO CANALE SDI La fattura elettronica può essere inviata e ricevuta a/da SDI tramite i canali: - SDICOOP (5MB) canale Web-service - SDIFTP (150 MB) canale Porta di Dominio - SPCCOOP (5 MB) canale FTP In evidenza: - Per l utilizzo è necessaria la registrazione dell utente tramite l accreditamento del canale - Sono interessate all accreditamento del canale quelle aziende che prevedono un elevato numero di documenti elettronici da far transitare verso SDI (per esempio le software houses) 23
Schema dei flussi di trasmissione delle fatture - Fornitore / Cliente Trasmittente SDI Destinatario Emissione Firma digitale 1-Trasmissione fattura al SDI Controlli del SDI 2 -Notifica di scarto - ESITO + 2B-Trasmissione fattura al cliente 3 -Ricevuta di consegna 3b-Notifica di mancata consegna 10-Conservazione digitale 10-Conservazione digitale 24
Schema dei flussi di trasmissione delle fatture - Cli-For/For-Cli Ciclo dei file per fattura emessa Trasmette file Invio fattura TRASMITTENTE Ricevute e notifiche DESTINATARIO DESTINATARIO Invio fattura Effettua controlli Trasmette file Ricevute e notifiche TRASMITTENTE Ciclo dei file per fattura ricevuta 25
Processo di gestione fattura elettronica Definito il quadro normativo, riepilogo delle misure da porre in essere per l adozione della fattura elettronica per se: Ciclo attivo fatture emesse: - Richiedere ai propri clienti B2B l indirizzo PEC oppure il codice destinatario - Se clienti B2C: gestire l accettazione o diniego a ricevere la copia analogica o copia elettronica - Firmare digitalmente le fatture ed eseguirne l invio - Emessa la fattura, verificarne gli esiti di invio - Registrare in contabilità la fattura - Acquisire il documento nel proprio sistema di archiviazione digitale - Conservare digitalmente la fattura (entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazione annuali) 26
Processo di gestione fattura elettronica Definito il quadro normativo, riepilogo delle misure da porre in essere per l adozione della fattura elettronica per se: Ciclo passivo fatture ricevute: - Indicare ai fornitori l indirizzo PEC oppure il codice destinatario - Acquisire la fattura elettronica - Visualizzare il documento - Registrare il documento in contabilità - Acquisire il documento nel proprio sistema di archiviazione digitale - Conservare digitalmente la fattura (entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazione annuali) 27
Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro Creazione della fattura Oggi Domani 28
Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro Stampa e consegna Oggi Domani 29
Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro - Approvazione Oggi Domani 30
Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro - Conservazione Oggi Domani 31
Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro - Registrazione Oggi Domani 32
Il processo di gestione fattura elettronica L introduzione della fattura elettronica comporta indiscutibili vantaggi per l efficienza riferibili a: - Digitalizzazione dei documenti - Snellimento dei processi di comunicazione dati - Introduzione dei meccanismi di interscambio dati tra diversi sistemi - Condivisione documenti tra clienti e fornitori (anche in mobilità) Ma è altrettanto chiaro che impone: - un adeguata formazione del personale per l utilizzo di modalità, strumenti e tecnologie nuove - Definizione di processi di gestione dei dati in forma esclusiva digitale - Necessità di rivedere il processo di elaborazione delle informazioni (dal data entry alla validazione delle informazioni) Non è quindi un «semplice» adempimento fiscale! 33
Fatturazione elettronica B2B Obbligo strategico per lo studio di monitorare la gestione della Fatturazione Elettronica per tutti i clienti cui eroga il servizio di tenuta della contabilità. L azienda può gestire i rapporti con lo SDI in proprio o delegando un terzo. Il "delegato" ha, in formato elettronico ed elaborabile, i documenti attivi e passivi dell azienda. 34
Fatturazione elettronica B2B La natura dello SDI favorirà la nascita di grandi operatori per offrire la tenuta della contabilità in Service a costi molto bassi e quindi tariffe competitive. 35
Fatturazione elettronica B2B Come affrontare al meglio questo scenario? Attraverso soluzioni integrate che consentono di gestire tutti i passaggi per la corretta emissione e trasmissione delle fatture elettroniche. La soluzione Sistemi è progettata per gestire: Il flusso di lavoro è il medesimo per fatturazione PA e B2B Il flusso di lavoro è il medesimo per tutti i prodotti Sistemi PROFIS/az Fatture/Web 36
Fatturazione elettronica B2B La scelta dello studio La fatturazione elettronica imporrà allo studio professionale la necessità di effettuare una scelta tra queste due situazioni: Preoccuparsi di come le aziende gestiscono il processo di fatturazione: 1. Per «proteggere» la propria clientela 2. Per ampliarla 3. Per estendere la gamma dei servizi erogati Non preoccuparsene: 1. Rischiare di perdere i clienti a favore di altri studi e soggetti diversi e intraprendenti 2. Spostarsi radicalmente verso servizi a più alto valore aggiunto (non facile e immediato da realizzarsi) 37
Fatturazione elettronica B2B Cosa fare per i propri clienti 1. Per evitare che il cliente si rivolga sul mercato in modo autonomo è fondamentale prevenire i suoi bisogni proponendo una soluzione Sistemi integrata a Profis 2. Per questo è necessario analizzare il parco clienti verificando in modo puntuale le loro specifiche esigenze. Ciò consentirà di individuare la soluzione più adeguata 3. Definito lo scenario e i nuovi servizi da proporre è fondamentale procedere ad informare i clienti presentando percorsi formativi e le soluzioni da adottare 38
Fatturazione elettronica B2B Cosa fare per i propri clienti Sistemi fornirà in aggiornamento a tutti gli utenti uno strumento composto da due macro funzionalità: 1. Analisi dei clienti basata sui dati anagrafici e contabili 2. Estensione dei propri servizi attraverso le «opportunità» Consentirà la classificazione del cliente per valutare il tipo di azione da svolgere 39
Fatturazione elettronica B2B Cosa fare per i propri clienti Anche la proposta per il cliente risulterà quindi personalizzata e modulata 40
Fatturazione Elettronica FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B Soluzioni integrate Sistemi
Soluzioni integrate Sistemi Software di «Fatturazione» Gestione Flussi Fattura Elettronica HUB Fatture HUB Fatture Sistemi Sportello fatture Sportello Fatture Contabilizzazione automatica 42
Soluzioni integrate Sistemi Software di «Fatturazione» 43
Soluzioni integrate Sistemi Software Sistemi di nuova generazione PROFIS STUDIO - esolver - SPRING SQL PROFIS/az Fatture/WEB Per l emissione della fattura elettronica si dovranno usare i moduli di «Fatturazione» disponibili per ogni linea di prodotto. Con i prossimi rilasci, i moduli di «Fatturazione» verrà proposto in aggiornamento l emissione della fattura nel formato XML richiesto per il B2B e la firma digitale. Ciò consentirà di poter gestire il file XML firmato o meno a piacere PROFIS/az Fatture/Web In evidenza: Studi professionali e consulenti del lavoro > Profis Vendite / Studio Aziende > Esolver / Spring / Profis AZ 44
Soluzioni integrate Sistemi Software Sistemi di nuova generazione PROFIS STUDIO - esolver - SPRING SQL PROFIS/az Fatture/WEB - La fattura è emessa in formato elettronico in fase di registrazione del documento. - È possibile creare degli allegati al documento archiviato che verranno inseriti nei file XML come documenti esplicativi. - La fattura è visualizzata con un foglio di stile standard oppure AssoInvoice (http://www.assosoftware.it/assoinvoice) più semplice da utilizzare per i controlli 45
Soluzioni integrate Sistemi Gestione Flussi Fattura Elettronica 46
Soluzioni integrate Sistemi Gestione Flussi Fattura Elettronica La trasmissione e la ricezione delle Fatture Elettroniche avviene tramite PEC La trasmissione e la ricezione dei messaggi avviene manualmente PEC PROFIS/az Fatture/Web 47
Soluzioni integrate Sistemi Gestione Flussi Fattura Elettronica Modulo che consente di gestire: Ciclo attivo - Invio file XML, ricezione messaggi Ciclo passivo - Acquisizione file XML, gestione dei messaggi di esito Il processo di trasmissione è completamente tracciato. Gli stati della fattura sono aggiornati in automatico sulla base dei messaggi ricevuti. 48
Soluzioni integrate Sistemi Gestione Flussi Fattura Elettronica Il modulo gestisce tutto il processo di conservazione delle fatture: - Firma massiva delle fatture archiviate - Generazione del pacchetto di conservazione - Firma e marca del responsabile della conservazione In evidenza: La conservazione in house è inclusa nel modulo E opzionale l aggiunta del modulo specifico per la conservazione in outsourcing 49
Soluzioni integrate Sistemi HUB Fatture HUB Fatture Sistemi 50
Soluzioni integrate Sistemi HUB Fatturei HUB Fatture Sistemi L HUB Fatture Sistemi è il servizio, che affianca l attuale trasmissione via PEC, per dare la possibilità di automatizzare e semplificare l invio e la ricezione delle fatture attive e passive. Il servizio tecnologico, accreditato presso l'agenzia delle Entrate, è attivo presso la Service Farm Sistemi e basato sulla tecnologia SDICOOP (Webservice). HUB Fatture e messaggi 51
Soluzioni integrate Sistemi HUB Fatture HUB Fatture Sistemi Rispetto alla trasmissione via PEC: - Gestisce in modo organizzato e dedicato tutto il flusso di trasmissione - Evita di far transitare nella PEC tutto il flusso (fatture/messaggi) - Sincronizzazione dei dati con il gestionale Sistemi schedulabile (non richiede intervento manuale) HUB Fatture e messaggi PROFIS/az Fatture/Web 52
Soluzioni integrate Sistemi Sportello fatture Sportello Fatture 53
Soluzioni integrate Sistemi Sportello Fatture Sportello fatture HUB Piattaforma web per tutti quei clienti a cui lo studio offre già i servizi contabili. Lo Sportello Fatture è uno strumento di collaborazione studio-azienda incentrato sulla condivisione delle fatture e sulla gestione del loro ciclo di vita. Sportello Fatture 54
Soluzioni integrate Sistemi Sportello Fatture Sportello fatture HUB Firma, invio delle fatture attive - Il cliente e/o lo studio emettono le fatture che vengono pubblicate sul web - Il cliente inserisce le fatture sullo sportello (XML da altri sw): - Il cliente (o lo studio) gestisce firma ed Invio - Lo studio acquisisce le fatture per contabilizzarle Sportello Fatture Cliente avvertito da e-mail e/o SMS 55
Soluzioni integrate Sistemi Sportello Fatture Sportello fatture HUB Validazione fatture passive Lo studio riceve le fatture passive per conto del cliente - Vengono pubblicate sullo sportello - Il cliente le vede e definisce Accettazione/Rifiuto - Le fatture sono automaticamente trasferite in Profis Sportello Fatture Cliente avvertito da e-mail e/o SMS 56
Soluzioni integrate Sistemi Sportello Fatture Sportello fatture HUB Validazione fatture passive Il cliente riceve delle FT passive per altri canali - Sulla PEC che gestisce in proprio - FT cartacee/pdf da soggetti esonerati da FTE - FT cartacee/pdf da soggetti esteri - Li carica sullo sportello e lo studio le acquisisce per contabilizzarle Sportello Fatture Altri software di fatturazione Studio avvertito da e-mail 57
Soluzioni integrate Sistemi Contabilizzazione automatica 58
Soluzioni integrate Sistemi Contabilizzazione automatica E il processo guidato che automatizza l inserimento dei dati delle fatture elettroniche nelle procedure contabili di tutti i prodotti Sistemi di nuova generazione. 59
Soluzioni integrate Sistemi Pianificazione rilasci Software di «Fatturazione» Gestione Flussi Fattura Elettronica Già disponibili HUB Fatture Sportello fatture HUB Fatture Sistemi Sportello Fatture Entro giugno Contabilizzazione automatica Entro fine anno 60
Fatturazione Elettronica FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B Possibili scenari
Soluzioni integrate Sistemi Scenario di base: lo studio per sé stesso Software di «Fatturazione» (Studio) Gestione Flussi Fattura Elettronica HUB Fatture HUB Fatture Sistemi Sportello fatture Sportello Fatture Contabilizzazione automatica (fatture passive) 62
Fatturazione elettronica B2B Possibili scenari per i clienti Scenario 1 - Servizio di Fatturazione conto terzi (in Service) Cliente non autonomo per la gestione del processo di fattura B2B Cliente inadatto/indisponibile ad utilizzare uno strumento informatico Il commercialista gestisce tutto il processo di fatturazione elettronica per conto del cliente Scenario 2 - Servizio di Fatturazione on line Cliente disponibile ad utilizzare uno strumento informatico "solo" per emettere le fatture Scenario 3 - Servizio di Consulenza Cliente disponibile ad utilizzare uno strumento informatico per soddisfare anche altre esigenze gestionali Fatture/Web PROFIS/az Scenario 4 - Servizio di Condivisione delle fatture Cliente che utilizza già uno strumento non integrato con il proprio gestionale di studio Sportello fatture 63
Fatturazione elettronica B2B Scenario 1 Servizio di Fatturazione conto terzi (in Service) 64
Fatturazione elettronica B2B Scenario 1 Servizio di Fatturazione conto terzi (in Service) Il commercialista gestisce tutto il processo di fatturazione elettronica per conto del cliente Lo studio emette i DdT, i documenti di vendita e i documenti d'incasso per conto del proprio cliente I documenti generano le relative registrazioni automatiche in contabilità per i regimi di impresa ordinaria e di impresa semplificata Studio professionale PROFIS/Vendite Cliente che non usa uno strumento informatico In evidenza: Se la fatturazione non richiede riferimenti a DDT è possibile usare STUDIO 65
Soluzioni integrate Sistemi Scenario 1 Servizio di Fatturazione conto terzi (in Service) Sportello Fatture Sportello fatture PROFIS/Vendite Firma, invio delle fatture attive HUB Il cliente fornisce allo studio gli elementi per emettere la fattura, lo studio poi la emette: - Vengono pubblicate sullo sportello - Il cliente le può consultare e verificare l avanzamento e messaggi relativi Le fatture sono automaticamente registrate in Profis Sportello Fatture Cliente avvertito da e-mail e/o SMS 66
Soluzioni integrate Sistemi Scenario 1 Servizio di Fatturazione conto terzi (in Service) Sportello Fatture Sportello fatture HUB Validazione fatture passive Lo studio riceve le fatture passive per conto del cliente - Vengono pubblicate sullo sportello - Il cliente le vede e definisce Accettazione/Rifiuto - Le fatture sono automaticamente registrate in Profis Sportello Fatture Cliente avvertito da e-mail e/o SMS 67
Soluzioni integrate Sistemi Scenario 1 Software di «Fatturazione» (Profis Vendite o Studio/no DDT) Gestione Flussi Fattura Elettronica HUB Fatture HUB Fatture Sistemi Sportello fatture Sportello Fatture Contabilizzazione automatica (fatture passive) 68
Fatturazione elettronica B2B Scenario 2 Servizio di Fatturazione on line 69
Fatturazione elettronica B2B Scenario 2 Servizio di Fatturazione on line Il commercialista offre ai clienti un modo facile per caricare le fatture I clienti dello studio: Emettono le fatture e registrano gli incassi Interrogano gli estratti conto. Lo Studio: Accede a tutti i documenti in tempo reale Completa il processo di emissione fattura B2B Acquisisce i movimenti contabili e gestisce in PROFIS la contabilità e tutti gli adempimenti periodici ed annuali. Artigiani, freelance, piccoli professionisti e micro-aziende 70
Fatturazione elettronica B2B Scenario 2 Servizio di Fatturazione on line 71
Fatturazione elettronica B2B Scenario 2 Servizio di Fatturazione on line Fatture/Web Fatture elettroniche attive HUB Il cliente inserisce le fatture e concorda con lo studio - Se firma ed invia la fattura - Firma ed invia lo studio Le fatture sono automaticamente trasferite in Profis 72
Soluzioni integrate Sistemi Scenario 2 Servizio di Fatturazione on line Sportello Fatture Sportello fatture HUB Validazione fatture passive Lo studio riceve le fatture passive per conto del cliente - Vengono pubblicate sullo sportello - Il cliente le vede e definisce Accettazione/Rifiuto Le fatture sono automaticamente trasferite in Profis Sportello Fatture Cliente avvertito da e-mail e/o SMS 73
Soluzioni integrate Sistemi Scenario 2 Software di «Fatturazione» (Profis FattureWeb) Gestione Flussi Fattura Elettronica HUB Fatture HUB Fatture Sistemi Sportello fatture Sportello Fatture Contabilizzazione automatica (fatture passive) 74
Fatturazione elettronica B2B Scenario 3 Servizio di Consulenza 75
Fatturazione elettronica B2B Scenario 3 Servizio di consulenza Sia l Azienda che lo Studio accedono via web a un sistema informativo condiviso, utilizzato dall Azienda per le sue esigenze gestionali e dal Commercialista per erogare i propri servizi. 76
Fatturazione elettronica B2B Scenario 3 Servizio di consulenza Come tutti i prodotti Sistemi anche PROFIS/az si basa sulla Piattaforma Applicativa Sistemi. Studio e Azienda condividono: Piano dei Conti Codici IVA Casistiche IVA Raggruppamenti IVA Tabelle ritenute e contributi Tabelle INTRASTAT Tabelle cespiti Rilevazione dei movimenti contabili e IVA integrata con i documenti delle vendite e acquisti. 77
Fatturazione elettronica B2B Scenario 3 Servizio di Consulenza PROFIS/az Fatture elettroniche attive / passive Accesso ai dati per consulenza HUB Il cliente lavorano in un ambiente condiviso, concordando le attività da svolgere Lo Studio gestisce tramite una unica funzionalità tutte le fatture elettroniche delle imprese clienti gestite su PROFIS/az. 78
Fatturazione elettronica B2B Scenario 3 Servizio di Consulenza Pannello FTE La configurazione multiistanza permette il controllo di gestione delle fatture elettroniche dei diversi clienti attivi con PROFIS/az 79
Fatturazione elettronica B2B Scenario 3 Servizio di Consulenza Flussi finanziari Ottenere le informazioni sui flussi finanziari delle aziende con PROFIS/az 80
Fatturazione elettronica B2B Scenario 3 Servizio di Consulenza Analisi e statistiche Monitorare l andamento aziendale con PROFIS/az 81
Soluzioni integrate Sistemi Scenario 3 Software di «Fatturazione» (PROFIS/az) Gestione Flussi Fattura Elettronica HUB Fatture HUB Fatture Sistemi Sportello fatture Sportello Fatture Contabilizzazione automatica (Fatture passive) 82
Fatturazione elettronica B2B Scenario 4 Servizio di condivisione delle fatture 83
Fatturazione elettronica B2B Scenario 4 Servizio di condivisione delle fatture Azienda che utilizza già un gestionale non integrato con il proprio gestionale di studio ma non vuole essere autonoma per la Fattura Elettronica. HUB file XML SDI compliant file XML SDI compliant Altri SW Fatturazione Sportello FT Ricevute Validazione cliente Sportello FT Emesse Firma Invio Messaggi Altri SW Fatturazione Consulta, Approva/Rifiuta Consulta 84
Fatturazione elettronica B2B Scenario 4 Servizio di condivisione delle fatture Azienda che utilizza già un gestionale non integrato ma non vuole essere autonoma per la Fattura Elettronica oppure potrebbe riferirsi anche ai casi di clienti senza gestionale ma con servizio di fattura elettronica esterno (per esempio: Aruba, Infocamere, ) In evidenza: L utilizzo dello Sportello Fatture + Flussi Fatturazione elettronica consentono: - l acquisizione dei file XML per la conservazione - La contabilizzazione automatica delle fatture Si evolve completamente il servizio al cliente 85
Soluzioni integrate Sistemi Scenario 4 Software di «Fatturazione» Gestione Flussi Fattura Elettronica (per conservazione) HUB Fatture HUB Fatture Sistemi (per servizio invio fatture attive) Sportello fatture Sportello Fatture Contabilizzazione automatica (Fatture attive e passive) 86
Fatturazione Elettronica FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B I percorsi formativi
Fatturazione elettronica B2B - La scelta dello studio LA SCELTA DELLO STUDIO SULLA FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B: Preoccuparsene o Non preoccuparsene 88
Fatturazione elettronica B2B Possibili scenari per i clienti Scenario 1 - Servizio di Fatturazione conto terzi (in Service) Scenario 2 - Servizio di Fatturazione on line Fatture/Web Scenario 3 - Servizio di Consulenza PROFIS/az Scenario 4 - Servizio di Condivisione delle fatture Sportello fatture 89
Fatturazione elettronica B2B I percorsi formativi Riteniamo che l adeguata (in)formazione sia l unica strada che consenta di affrontare al meglio il cambiamento imposto dall introduzione della fatturazione elettronica e farsi trovare pronti. Al fine di fornire il miglior supporto ai ns. Clienti, Vecomp organizzerà: - Cicli di presentazione delle soluzioni Sistemi: - Studio / Parcellazione (dello studio) - Profis Vendite (fatturazione c/terzi) - Profis Fatture Web (fatturazione on line) - PROFIS/az (servizi di consulenza) - Specifici percorsi formativi su tutte le soluzioni (in forma collettiva) 90
Fatturazione elettronica B2B La nostra sala convegni a disposizione dello Studio per incontrare i propri clienti 91
Fatturazione elettronica B2B - FAQ Potrò continuare a stampare la fattura? Come posso ottenere il «Codice destinatario»? La mia azienda Cliente cosa deve comunicare ai propri fornitori per la ricezione delle fatture passive tramite lo Studio? E obbligatorio indicare l indirizzo PEC o il codice destinatario al proprio fornitore? Sì, ma la stampa non ha alcun valore e non può esser conservata nella modalità cartacea. Infatti la fattura elettronica può essere conservata esclusivamente in modalità digitale Il codice destinatario viene rilasciato da SdI a soggetti che provvedono ad accreditare il canale di trasmissione, processo che avviene fornendo garanzie sulle modalità e tecnologie utilizzate per l invio e la ricezione dei file telematici. Solitamente sono le softwarehouse oppure le grandi aziende che hanno convenienza a farlo Si tratta di proporre il servizio di ricezione da parte dello Studio: - se lo Studio usufruisce del modulo HUB Fatture Sistemi, potrà fornire il «Codice destinatario» di Sistemi. Una volta ricevuto il file sull HUB, Sistemi lo inoltra automaticamente allo Studio / Ditta Cliente di riferimento. - se lo Studio non usufruisce dell HUB si dovrà utilizzare la PEC dello Studio Nota bene: quanto sopra e per entrambi i casi, la memorizzazione della modalità prescelta potrà avvenire tramite il «Servizio di registrazione» previsto dall Ade che sarà reso disponibili ad inizio giugno In base al provvedimento del 30/04/2018 a partire dall'1/7/2018 non sarà più obbligatorio indicare nella FTE il codice destinatario o l'indirizzo PEC di recapito, perché, se assenti, SDI lo cercherà nella registrazione di cui al punto a). In assenza di indicazione SDI recapiterà la fattura in un'area riservata del Portale dell'ade da dove il documento sarà a disposizione dell'utente. 92
Fatturazione elettronica B2B - FAQ Come gestire le operazioni con l estero? Come fare per evitare gli scarti delle fatture inviate? Il file fatture XML va sottoscritto digitalmente? L emissione o la ricezione di fatture verso o da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, non è soggetta a fatturazione elettronica, quindi in formato Xml. Si potrà continuare con la modalità di emissione attualmente in uso e si dovrà provvedere ad inviare la comunicazione dei dati come previsto dalle specifiche. Tali operazioni saranno oggetto di apposita comunicazione periodica da trasmettere all Agenzia delle Entrate entro l ultimo giorno del mese successivo a quella di emissione o ricezione. Tuttavia, provvedimento AdE n. 89757 del 30/04/2018 ha specificato che per le sole fatture emesse è possibile inoltrare l intera fattura a SDI, al pari delle altre fatture nazionali, evitando quindi l obbligo della successiva comunicazione telematica. E necessario adottare la seguente buona regola per evitare gli scarti: accertarsi della PEC o del codice destinatario del cliente a cui emettere la fattura. La naturale conseguenza del processo telematico delle fatture elettroniche è che è necessario monitorare gli esiti delle notifiche ricevute da SDI Il provvedimento AdE n. 89757 del 30/04/2018 ha indicato che SdI può accettare file firmati o non firmati elettronicamente. E opinione diffusa che il documento firmato è più "forte" (opponibile a terzi) rispetto a quello senza. Tuttavia, nel caso in cui file sia firmato il SDI effettua controllo anche su validità della firma 93
Fatturazione elettronica B2B - FAQ Come comportarsi sino a quando l HUB Fatture Sistemi non sarà disponibile? Fatturazione a privati, come fare? Per gestire il periodo tra l'1/7/2018-1/09/2018 è possibile scegliere tra queste due soluzioni: Prima soluzione: Registrare provvisoriamente sul portale dell'agenzia delle Entrate l'indirizzo PEC dell'azienda o dello Studio Se lo Studio è autorizzato ad accedere alle caselle PEC delle aziende potrà configurarle nella Gestione Flussi Fattura Elettronica e le fatture saranno scaricate in automatico Se lo Studio non può accedere alle caselle PEC dovrà chiedere ai clienti di inoltrargli le fatture e poi scaricarle manualmente per acquisirle. Seconda soluzione: Non registrare nulla sul portale dell'agenzia delle Entrate ed accedere periodicamente sull'area riservata del contribuente per scaricare manualmente le fatture ed acquisirle nella gestione flussi. L obbligo di emissione si assolve inviando la fattura elettronica a SDI, indicando oltre ai dati del cessionario/committente il codice destinatario «0000000». In tal caso SDI recapita al cessionario/committente la fattura nella sua area riservata ed il cedente/prestatore consegna direttamente al consumatore finale una copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicando contestualmente che il documento è messo a disposizione da SDI nell area riservata dell Agenzia delle Entrate. 94
Fatturazione elettronica B2B - FAQ Come gestire la fattura accompagnatoria? Nel caso di consegna di merce con la fattura accompagnatoria, quest ultima diventa un puro documento per la consegna, ma la fattura per essere valida dovrà essere trasmessa al SDI Qual è la data di ricezione della fattura elettronica? Accettazione e rifiuto della fatturazione elettronica vanno gestite? Sono obbligato ad acquistare l HUB Fatture Sistemi La circolare 1/E/2018 dell'agenzia delle Entrate, ha chiarito che per esercitare il diritto alla detrazione dell'iva sugli acquisti, non basta verificare il momento di esigibilità dell'iva, ma occorre anche essere in possesso della fattura. Traslando questo concetto sulla fattura elettronica ne consegue che è necessario porre attenzione alla "Data di ricezione" della fattura da parte del destinatario. Le procedure Sistemi si adeguano a tale regola e rendono disponibile la data di ricezione della fattura. Nel caso di invio tramite PEC tale data corrisponde alla data di invio della mail da parte di SDI contenente il file della fattura xml con il relativo metadati Per le fatture con data documento maggiore o uguale al 1/07/2018 le azioni di Accettazione/Rifiuto potranno essere eseguite solo su Fatture destinate alla Pubblica Amministrazione. Questo perché il provvedimento del 30/04/2018 non prevede per le Fatture elettroniche B2B le azioni di accettazione e rifiuto. L HUB Fatture Sistemi è un servizio tecnologico e viene proposto commercialmente come modulo aggiuntivo, non obbligatorio. Se non acquistato l invio e la ricezione delle fatture elettroniche potrà avvenire solo ed esclusivamente tramite l utilizzo del canale di trasmissione PEC 95
Fatturazione elettronica B2B - FAQ Quali sono gli intermediari definiti per la fatturazione elettronica B2B? Quali avvertenze relative alle note di credito? Debito? Etc.. La trasmissione al SdI delle fatture da parte del cedente/prestatore, così come la loro ricezione dal SdI da parte del cessionario/committente, possono essere eseguite da intermediari, rilevando che gli stessi possono essere anche soggetti diversi di quelli individuati dall art.3 del DPR 322/98. Con riferimento invece alla consultazione ed acquisizione delle fatture elettroniche messe a disposizione nell area riservata del sito web dell Agenzia delle Entrate, così come l utilizzo del servizio di registrazione al SdI utile a comunicare l indirizzo telematico di ricezione delle fatture elettroniche, tali attività sono consentite solo a intermediari individuati dall art.3 del DPR 322/98, meglio conosciuti come soggetti incaricati della trasmissione, quali i dottori commercialisti, i ragionieri e periti commerciali, i consulenti del lavoro, le associazioni sindacali di categoria, etc; Le regole di compilazione e trasmissione delle fatture elettroniche valgono anche per l emissione delle note di variazione di cui all art. 26 D.P.R. 633/72 (note di credito o di debito). Si precisa che: La richiesta di una nota di variazione da parte del cessionario/committente non è gestita dallo SdI. Nel caso scarto della fattura SdI, sarà necessario registrare in contabilità una nota di variazione interna e senza trasmissione allo SdI 96
Fatturazione elettronica B2B Grazie per l attenzione 97
GDPR: COSA C È DA FARE I nostri prossimi eventi: I cambiamenti necessari e le attività da avviare dopo il 25 maggio Mercoledì 6 giugno (due sessioni: ore 9:00/14:30) FATTURA ELETTRONICA B2B PER LO STUDIO PROFESSIONALE: È L ORA DI AGIRE Le scelte giuste e i tempi adeguati per cogliere le opportunità Venerdì 8 giugno (9:00-11:30)