MODALITÀ DI SCELTA DELL ASSOCIAZIONE ANORC PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI 1. DENOMINAZIONE, INDIRIZZI E PUNTI DI CONTATTO Denominazione ufficiale: ANORC, Associazione Nazionale degli Operatori e Responsabili della Conservazione digitale Indirizzo postale: Via V. M. Stampacchia, n. 21 Città: Lecce CAP: 73100 Paese: Italia Punti di contatto: Segreteria / Direzione All attenzione della Direzione generale Tel / Fax: +390832256065. Posta Elettronica Certificata: anorc@pec.it Indirizzo internet: http://www.anorc.eu. Tutta la documentazione è disponibile presso i punti di contatto sopra indicati. 2. OGGETTO DELL AFFIDAMENTO L appalto ha ad oggetto l affidamento del servizio di conservazione digitale di tutti i documenti amministrativi e fiscalmente rilevanti di ANORC realizzato ai sensi del D.Lgs. 82/2005, del DPCM 3 dicembre 2013 e, relativamente alla documentazione fiscalmente rilevanti, del DMEF 17 giugno 2014. A titolo esemplificativo e non esaustivo si citano: libro cassa, fatture, e-mail, PEC, note di debito, bilanci. 3. QUANTITATIVO O ENTITÀ DELLA DOCUMENTAZIONE OGGETTO DI CONSERVAZIONE Oggetto di conservazione digitale sono sia documenti originariamente analogici che documenti nativamente informatici. Il servizio deve garantire la conservazione di tutta la documentazione fiscalmente rilevante prodotta da ANORC per l anno 2017, 2018, 2019 e delle mail relative agli account del dominio anorc.it prodotte negli stessi anni.
Il servizio deve prevedere anche la migrazione dei documenti relativi agli anni 2014, 2015 e 2016 già conservati presso altro conservatore accreditato. I documenti prodotti sono quantificabili in circa 2500 documenti all anno per un volume di circa 10 giga byte l anno. 4. QUADRO GIURIDICO DI RIFERIMENTO Il servizio di conservazione digitale dei documenti deve essere sviluppato e fornito in ottemperanza alla seguente normativa generale e alle regole tecniche vigenti: D.LGS. 7 marzo 2005 n. 82 - Codice dell'amministrazione Digitale; D. Lgs. 196/2003, n 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali; Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE2014/910/UE noto come Regolamento eidas (electronic IDentification Authentication and Signature); Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE; Decreto del Presidente della Repubblica del 26 ottobre 1972 n. 633 - Istituzione e disciplina dell imposta sul valore aggiunto; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 17 Giugno 2014 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005; Circolare AgID n. 65/2014 - Modalità per l accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44- bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. 5. INFORMAZIONI SUL CORRISPETTIVO
Il Servizio prestato deve essere a titolo non oneroso e si sviluppa come scambio di servizi di valore equivalente. Nel contratto che verrà stipulato tra ANORC e l affidatario è inserita apposita clausola con la quale l Associazione si impegna a garantire alla società scelta ampia visibilità attraverso i mezzi di comunicazione dell Associazione. I partecipanti possono comunque presentare la propria offerta a titolo oneroso a fronte del servizio che si impegnano ad offrire. Resta inteso che tali offerte verranno esaminate solo in caso di mancata ricezione di candidature a titolo gratuito o nel caso di ricezione di offerte gratuite ma non idonee o non valutabili. Il rapporto tra ANORC e la società affidataria è reso noto attraverso gli strumenti di comunicazione dell Associazione. La società aggiudicataria, in qualità di conservatore affidatario del servizio di conservazione di ANORC, potrà fregiarsi di un logo (creato appositamente) e le sarà garantita visibilità costante attraverso un banner presente sul sito dell Associazione L utilizzo del suddetto logo sarà normato da un apposita clausola del contratto di affidamento del servizio. 6. DURATA Il servizio avrà una durata di 36 (trentasei) mesi. La data di avvio del servizio è quella indicata nel contratto. Con la firma del contratto l Appaltatore/assegnatario assume l impegno di fornire tutte le prestazioni, i servizi e le attività descritte nel contratto e nei suoi allegati. 7. RINNOVO Entro lo scadere dei 36 mesi previsti sarà indetta una nuova procedura di assegnazione del servizio che terrà in debito conto le attività già svolte dal precedente assegnatario. 8. SOGGETTI AMMESSI A PARTECIPARE La partecipazione alla richiesta di partnership in questione è rivolta unicamente agli associati ANORC in regola con il versamento della quota associativa alla data del termine ultimo per presentare le offerte; questi hanno la facoltà di parteciparvi singolarmente o in forma associata. I partecipanti devono possedere una delle seguenti forme: società di capitali, cooperative, consorzi. I requisiti soggettivi di idoneità morale e affidabilità generica (di seguito indicati) devono essere posseduti al momento della presentazione della domanda di partecipazione e sussistere per tutta la durata del rapporto. Per gli operatori economici che partecipano in forma associata i requisiti soggettivi di idoneità morale e affidabilità generica devono essere posseduti da ciascuno dei componenti della compagine.
9. IDONEITÀ MORALE E AFFIDABILITÀ GENERICA Il concorrente deve dimostrare, anche a mezzo di dichiarazione sostitutiva resa ai sensi del D.P.R. 445/2000: l insussistenza delle cause di esclusione di cui all art. 38 del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i., lettere a, b, c, d, e, g, h, i, l, m; l insussistenza di pendenze economiche legate al versamento della quota associativa o di altre irregolarità nel rapporto con l Associazione; l assenza della causa di esclusione di cui alla L. 383/2001 e s.m.i. in materia di emersione del lavoro sommerso. 10. IDONEITÀ PROFESSIONALE Il candidato deve dimostrare di realizzare il servizio attraverso un team di professionisti in linea con quanto previsto dal documento Profili professionali pubblicato da AgID in relazione all Accreditamento dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici. Il candidato deve dimostrare, anche a mezzo di dichiarazioni sostitutive rese ai sensi del D.P.R. 445/2000, l iscrizione alla C.C.I.A.A. e la sussistenza di un assicurazione sui rischi industriali legati alla corretta gestione e custodia dei documenti conservati. La polizza assicurativa deve prevedere la rinuncia al diritto di rivalsa, a qualsiasi modo, verso ANORC e / o suoi dipendenti, collaboratori ed incaricati. Il responsabile del servizio di conservazione del candidato dovrà essere iscritto nel registro dei responsabili della conservazione tenuto da ANORC Professioni. 11. REQUISITI OGGETTIVI DI CAPACITÀ TECNICA E PROFESSIONALE Il candidato deve dichiarare e/o dimostrare, anche a mezzo di dichiarazioni sostitutive rese ai sensi del D.P.R. 445/2000, l elenco dei principali servizi identici a quello oggetto del presente documento, effettuati negli ultimi tre anni, con l indicazione dei destinatari. E considerato requisito oggettivo aggiuntivo e titolo di preferenza il possesso di eventuali certificazioni del sistema di qualità aziendale (es. ai sensi delle norme della serie UNI EN ISO 9001:2000, ) o ogni altra certificazione di sistema attinente al servizio di conservazione digitale dei documenti, con l indicazione della tipologia e degli esiti delle verifiche di auditing (es. 27001). In assenza di certificazione è ammessa la facoltà di provare l impiego di misure equivalenti di garanzia della qualità, la cui idoneità è valutata dalla Giunta esecutiva ANORC previo parere del Consiglio Direttivo. 12. ESENZIONE NELLA PROVA DI IDONEITÀ E DI REQUISITI OGGETTIVI DI CAPACITÀ
Tutti coloro che abbiano ottenuto l accreditamento da parte dell Agenzia per l Italia Digitale previsto dall art. 44 bis del D.Lgs 82/2005 sono esonerati dalla presentazione delle dichiarazioni di cui ai precedenti punti 10, 11, e 12. 13. CHIARIMENTI I concorrenti possono chiedere eventuali ulteriori chiarimenti ed informazioni complementari alla Direzione generale ANORC. 14. MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DELLE OFFERTE L offerta deve pervenire entro e non oltre le ore 12.00 del giorno 11 dicembre 2017. Le offerte, devono pervenire ad ANORC esclusivamente a mezzo Posta Elettronica Certificata all indirizzo anorc@pec.it riportante in oggetto la dicitura CANDIDATURA PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DI ANORC. L offerta che pervenga dopo il termine stabilito è automaticamente esclusa. L offerta, a pena di esclusione, deve contenere: domanda di partecipazione; manuale di conservazione; offerta tecnica; eventuale offerta economica. Tutta la documentazione inviata dovrà essere presentata in formato pdf/a firmato digitalmente dal rappresentante legale del candidato. 15. CRITERI DI AGGIUDICAZIONE L aggiudicazione avviene sulla base della valutazione effettuata dalla Giunta Esecutiva, acquisito il parere del Consiglio Direttivo: del livello qualitativo del servizio e dei servizi accessori; dell esperienza nel settore e nella fornitura del servizio richiesto; della gratuità del servizio prestato. Nel caso non pervengano offerte gratuite, a parità dei criteri sub a) e b), è preferito il concorrente che ha richiesto il prezzo più basso. ANORC si riserva di aggiudicare l appalto anche in presenza di una sola offerta ritenuta valida. ANORC si riserva inoltre la facoltà di decidere di non procedere all aggiudicazione se nessuna offerta risulti conveniente o idonea in relazione all oggetto del contratto.
16. GIUSTIFICAZIONI ANORC si riserva la facoltà di chiedere al concorrente i chiarimenti e le giustificazioni, ritenute pertinenti in merito agli elementi costitutivi dell offerta medesima, con particolare riferimento all economia del metodo di prestazione del servizio e alle soluzioni tecniche adottate. 17. SPESE Tutti gli eventuali oneri relativi alla presente procedura di assegnazione restano a carico dei partecipanti e dell assegnatario.