Allegato Tecnico Pubblica Amministrazione. Specificità del Contratto (rif. Manuale del Sistema di Conservazione)

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1 Allegato Tecnico Pubblica Amministrazione Specificità del Contratto (rif. Manuale del Sistema di Conservazione) Documento costituente parte integrante e sostanziale del contratto per l affidamento del servizio di conservazione digitale di documenti informatici 1. Tipologie di documenti gestite dal sistema di Conservazione Digitale a Norma Di seguito si riportano gli schemi riassuntivi di definizione delle classi documentali, raggruppati per caratteristiche di classificazione, conservazione e tempistiche di scarto, secondo quanto stabilito nel modello di prontuario di classificazione prodotto dal gruppo di lavoro Anci Qualora il tipo di documento da conservare non rientri nel presente elenco, sarà predisposta apposita versione dell Allegato Tecnico. Documenti appartenenti alla classe Amministrazione Generale - Archivio Generale DOCUMENTO 1 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663] Atti rogati dal segretario comunale Contratti e convenzioni delle circoscrizioni Contratti e convenzioni Decreti del Sindaco Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali Deliberazioni del Consiglio comunale Deliberazioni della Giunta comunale Determinazioni dei dirigenti Ordinanze dei dirigenti Ordinanze del Sindaco Verbali degli altri organi collegiali del Comune Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali Verbali delle adunanze del Consiglio comunale Verbali delle adunanze della Giunta comunale Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare in conservazione PDF PDF/A / ALTRO: Release: 1 1 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/ del dell Agenzia delle Entrate; 2 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 3 Meta minimi informatico amministrativo; 4 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - all._tecnico_-_specificitacontratto_pa_v._3.3_del_ doc Pag. 1 a 8

2 Documenti appartenenti alla classe Amministrazione Generale - Archivio Generale DOCUMENTO 5 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663] Registro di protocollo Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare in conservazione PDF PDF/A / ALTRO: Qualsiasi 1 1 Giorni. Non Applicabile 5 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/ del dell Agenzia delle Entrate; 6 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 7 Meta minimi informatico amministrativo; 8 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - all._tecnico_-_specificitacontratto_pa_v._3.3_del_ doc Pag. 2 a 8

3 Messaggio di Posta Elettronica Certificata DOCUMENTO Posta Elettronica Certificata Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare in conservazione PDF PDF/A / ALTRO: Release: 1 Non Applicabile 9 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 10 Meta minimi informatico amministrativo; 11 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - all._tecnico_-_specificitacontratto_pa_v._3.3_del_ doc Pag. 3 a 8

4 Fattura Elettronica Pubblica Amministrazione DOCUMENTO 12 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663] Fattura Elettronica PA [Cod. 01, 02] Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare in conservazione PDF PDF/A / ALTRO: Foglio di stile per la visualizzazione della FatturaPA pubblicato sul sito Mesi 1 10 anni Non Applicabile 12 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/ del dell Agenzia delle Entrate; 13 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 14 Meta minimi informatico amministrativo; 15 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - all._tecnico_-_specificitacontratto_pa_v._3.3_del_ doc Pag. 4 a 8

5 Liste Elettorali DOCUMENTO 16 [Codice tipo documento - come da provvedimento AE N.2010/143663] Liste Elettorali Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: Sottoscrizione documento firma digitale obbligatoria: Formato da versare in conservazione PDF PDF/A / ALTRO: Release: 1 Non Applicabile 16 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/ del dell Agenzia delle Entrate; 17 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 18 Meta minimi informatico amministrativo; 19 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - all._tecnico_-_specificitacontratto_pa_v._3.3_del_ doc Pag. 5 a 8

6 Man di Pagamento, Reversali e Ricevute PAGO PA DESCRIZIONE DOCUMENTO 20 TIPO/CLASSE Man di Pagamento Reversali Ricevute PAGO PA Documento rilevante ai fini delle disposizioni tributarie (DM ) Codice tipo documento (come da provvedimento AE N.2010/143663) Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: forniti e associati al documento a cura L assenza anche di forniti e associati al documento a cura L assenza anche di Sottoscrizione documento Formato da versare in conservazione visualizzazione/presentazione dei firma digitale obbligatoria: PDF PDF/A / ALTRO: Relise: Internet Chrome Explorer/Firefox/Google.. versamento in giorni di anticipo rispetto al termine di chiusura in CHIUSURA del processo di conservazione (deve essere maggiore della frequenza) 1 chiusura evidenza di II livello Periodo riferim. di Periodo di riferimento del documento Area riservata al CONSERVATORE Durata del periodo (in mesi) Data di inizio del periodo Inizio / (descrivere mappatura di raccordo tra documenti classificazione documentale cliente e sistema di 20 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/ del dell Agenzia delle Entrate; 21 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 22 Meta minimi informatico amministrativo; 23 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - all._tecnico_-_specificitacontratto_pa_v._3.3_del_ doc Pag. 6 a 8

7 DESCRIZIONE DOCUMENTO 24 TIPO/CLASSE Man di Pagamento, Reversali e Ricevute PAGO PA Log di accesso SPID GEL Documento rilevante ai fini delle disposizioni tributarie (DM ) Codice tipo documento (come da provvedimento AE N.2010/143663) Fattura Elettronica Fattura Elettronica PA Oltre ai meta previsti al punto del Manuale del sistema di conservazione, anche quelli previsti ai punti: forniti e associati al documento a cura L assenza anche di forniti e associati al documento a cura L assenza anche di Sottoscrizione documento Formato da versare in conservazione visualizzazione/presentazione dei firma digitale obbligatoria: PDF PDF/A / ALTRO: Relise: Internet Chrome Explorer/Firefox/Google.. versamento in giorni di anticipo rispetto al termine di chiusura in CHIUSURA del processo di conservazione (deve essere maggiore della frequenza) 1 chiusura evidenza di II livello Periodo riferim. di Periodo di riferimento del documento Area riservata al CONSERVATORE Durata del periodo (in mesi) Data di inizio del periodo Inizio / (descrivere mappatura di raccordo tra documenti classificazione documentale cliente e sistema di 24 In relazione ai documenti rilevati ai fini tributari vedi tabella allegata al provvedimento N.2010/ del dell Agenzia delle Entrate; 25 Meta minimi da associare a qualsiasi documento informatico; 26 Meta minimi informatico amministrativo; 27 Meta minimi informatico avente rilevanza tributaria; LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - all._tecnico_-_specificitacontratto_pa_v._3.3_del_ doc Pag. 7 a 8

8 2. RMATIVA E STANDARD DI RIFERIMENTO a. Normativa di riferimento Alla data l elenco dei principali riferimenti normativi italiani in materia, ordinati secondo il criterio della gerarchia delle fonti, è costituito da: Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell'impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis - Documentazione informatica; Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi; Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. Codice in materia di protezione dei personali; Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio; Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. Codice dell'amministrazione digitale (CAD); Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 17 giugno Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005. (Ministero dell'economia e delle finanze) in vigore dal ; Circolare AGID 10 aprile 2014, n Modalità per l accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; Circolare Agenzia delle Entrate del 24 giugno 2014 n. 18/E - OGGETTO: IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione. b. Standard di riferimento Si riportano di seguito gli standard di riferimento elencati nell allegato 3 delle Regole Tecniche in materia di Sistema di conservazione con indicazione delle versioni aggiornate al 1o ottobre Si precisa che la coerenza del sistema di conservazione a tali standard è obbligatoria per i soggetti accreditandi e accreditati. ISO 14721:2012 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l archiviazione; ISO/IEC 27001:2013, Information technology - Security techniques - Information security management systems Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System); ET TS V1.3.1 ( ) Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (E); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni; ET TR V1.3.1 ( )Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (E); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni; UNI 11386:2010 Standard ncro - Supporto all'interoperabilita nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali; ISO 15836:2009 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core. 3. Nominativo e Riferimenti Responsabile Conservazione Il Nominativo e i riferimenti del Responsabile della Conservazione sono indicati nell allegato al Contratto denominato: Allegato D Persone designate dal Cliente per i rapporti con PA Digitale. LIVELLO DI RISERVATEZZA: (P)ubblico - all._tecnico_-_specificitacontratto_pa_v._3.3_del_ doc Pag. 8 a 8