Manuale di Conservazione di Lombardia Informatica S. p. A.

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1 Classificazione: Pubblico - Manuale di Conservazione - Manuale di Conservazione di Lombardia Informatica S. p. A. Codice Documento: LISPA-CONS-MDC#01 Revisione del Documento: 04 Data revisione: emette il documento stesso Pagina 1 di 44

2 Classificazione: Pubblico N Ver/Rev/Bozza Data emissione Modifiche apportate Osservazioni 1 21/11/2016 Prima emissione 2 20/11/ Aggiornato Organigramma - Eliminato Capitolo Riversamento Sostitutivo - Aggiornati Certificatori Qualificati di Firma Digitale e TSA - Aggiornato Paragrafo Disaster Recovery 3 20/12/ Aggiornato Titolo del Capitolo 1 Paragrafo /01/ Aggiornato Paragrafo Capitolo 5 Modificato Organigramma Limiti di utilizzo del documento In base alla classificazione del documento. emette il documento stesso Pagina 2 di 44

3 Classificazione: Pubblico INDICE 1 SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO MODIFICHE AL DOCUMENTO RESPONSABILE DEL DOCUMENTO RIFERIMENTI DELLA SOCIETA' CHE SVOLGE L'ATTIVITA' DI CONSERVATORE SISTEMA DI QUALITÀ E DI GESTIONE DELLA SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI TERMINOLOGIA (GLOSSARIO, ACRONIMI) NORMATIVA DI RIFERIMENTO NORMATIVA DI RIFERIMENTO STANDARD DI RIFERIMENTO RUOLI E RESPONSABILITÀ RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE RESPONSABILE DELLA SICUREZZA DEI SISTEMI PER LA CONSERVAZIONE RESPONSABILE DELLA FUNZIONE ARCHIVISTICA DI CONSERVAZIONE RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI PER LA CONSERVAZIONE RESPONSABILE DELLA GESTIONE, DELLO SVILUPPO E DELLA MANUTENZIONE DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE STRUTTURA ORGANIZZATIVA PER IL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE ATTORI DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE OGGETTI SOTTOPOSTI A CONSERVAZIONE OGGETTI CONSERVATI PACCHETTO DI VERSAMENTO PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE MODALITÀ DI ACQUISIZIONE DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO PER LA LORO PRESA IN CARICO VERIFICHE EFFETTUATE SUI PACCHETTI DI VERSAMENTO E SUGLI OGGETTI IN ESSI CONTENUTI VERIFICA DELL ENTE PRODUTTORE CONTROLLO SUL FORMATO DEI DOCUMENTI VERIFICA DELLA PRESENZA DEI METADATI MINIMI VERIFICA DELLA FIRMA DEI DOCUMENTI ACCETTAZIONE DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO E GENERAZIONE DEL RAPPORTO DI VERSAMENTO DI PRESA IN CARICO RIFIUTO DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO E MODALITÀ DI COMUNICAZIONE DELLE ANOMALIE PREPARAZIONE E GESTIONE DEL PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE PREPARAZIONE E GESTIONE DEL PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE AI FINI DELL ESIBIZIONE PRODUZIONE DI DUPLICATI E COPIE INFORMATICHE E DESCRIZIONE DELL EVENTUALE INTERVENTO DEL PUBBLICO UFFICIALE NEI CASI PREVISTI RIVERSAMENTO DIRETTO SCARTO DEI PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE PREDISPOSIZIONE DI MISURE A GARANZIA DELLA INTEROPERABILITÀ E TRASFERIBILITÀ AD ALTRI CONSERVATORI SISTEMA DI CONSERVAZIONE COMPONENTI LOGICHE E-DK UTENTI SISTEMI ALIMENTANTI RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE CA/TSA ARSS SISTEMA DI MEMORIZZAZIONE COMPONENTI TECNOLOGICHE COMPONENTI FISICHE emette il documento stesso Pagina 3 di 44

4 Classificazione: Pubblico 8.11 PROCEDURE DI GESTIONE E DI EVOLUZIONE MONITORAGGIO E CONTROLLI PROCEDURE DI MONITORAGGIO VERIFICA DELL INTEGRITÀ DEGLI ARCHIVI SOLUZIONI ADOTTATE IN CASO DI ANOMALIE CERTIFICATION AUTHORITY E TIME STAMPING AUTHORITY PROTEZIONE DEI DATI MODALITÀ DI PROTEZIONE DEI DATI DEFINIZIONE E IDENTIFICAZIONE DI DATI PERSONALI TUTELA E DIRITTI DEGLI INTERESSATI APPLICAZIONE DEL CODICE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI ADEMPIMENTI GENERALI ADEMPIMENTI TECNICI ED ORGANIZZATIVI REGISTRAZIONE ELABORAZIONE CONSERVAZIONE CANCELLAZIONE/DISTRUZIONE PROTEZIONE COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI A SOGGETTI TERZI emette il documento stesso Pagina 4 di 44

5 1 SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO Il presente documento è il Manuale della Conservazione di Lombardia Informatica S.p.A., ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 pubblicato in GU Serie Generale n.59 del Suppl. Ordinario n. 20) e del Decreto del Ministero dell'economia e delle Finanze 17 giugno Il presente documento risponde alla necessità di documentare il processo di conservazione dei documenti informatici, effettuato con le modalità di cui al citato DPCM e illustra dettagliatamente l organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione dei processi, in particolare le modalità di versamento, archiviazione, distribuzione e di tracciabilità dei documenti conservati, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate ed ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione digitale di documenti informatici. In caso di ispezione da parte delle autorità di vigilanza preposte, il Manuale della Conservazione permette un agevole svolgimento di tutte le attività di controllo. Il Manuale della conservazione è reso disponibile sul sito di Lombardia Informatica, nella sezione Servizio di Conservazione a norma. Il documento è pubblicato in formato PDF/A, sottoscritto con firma digitale del Responsabile del servizio di Conservazione, in modo tale da assicurarne l integrità e l autenticità. Per ogni Cliente viene redatto, oltre al presente Manuale, un allegato, definito Specificità dell Incarico o Specificità della Convenzione a seconda della tipologia di cliente, in cui sono riportate le specifiche relative ai pacchetti di versamento e le deleghe tra il Responsabile della Conservazione del Cliente ed il Responsabile del Servizio di Conservazione di Lombardia Informatica, affidatario del servizio. Il presente Manuale viene consegnato ad AgID (Agenzia per L Italia Digitale) ai fini dell accreditamento dei conservatori. 1.1 MODIFICHE AL DOCUMENTO Il presente documento dovrà essere modificato ogni volta che ci saranno modifiche applicative, funzionali e procedurali che hanno impatti architetturali, infrastrutturali e organizzativi sulla gestione del servizio RESPONSABILE DEL DOCUMENTO Il responsabile del presente documento è Marco Toffolo contattabile tramite i riferimenti di seguito riportati: marco.toffolo@lispa.it PEC Telefono Pagina 5 di 44

6 1.2 RIFERIMENTI DELLA SOCIETA' CHE SVOLGE L'ATTIVITA' DI CONSERVATORE Denominazione sociale Indirizzo della sede legale Rappresentante Legale Lombardia Informatica S.p.A. Via Torquato Taramelli, , Milano Il Presidente N Partita IVA N di telefono PEC info@lispa.it protocollo.lispa@pec.regione.lombardia.it 1.3 SISTEMA DI QUALITÀ E DI GESTIONE DELLA SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI Il Sistema di Gestione per la Qualità di Lombardia Informatica ha ottenuto per la prima volta la certificazione secondo lo standard ISO 9001 nel 1997, con certificato CERT AQ-MIL-SINCERT emesso da Det Norske Veritas. Il Sistema di Gestione per la Qualità è tuttora certificato secondo lo standard ISO 9001 avente campo di applicazione come pubblicato sul sito istituzionale Il Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni,invece, ha ottenuto per la prima volta la certificazione secondo lo standard ISO/IEC nel 2006, con certificato CERT AIS-MIL-SINCERT emesso da Det Norske Veritas. Il Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni è tuttora certificato secondo lo standard ISO avente campo di applicazione come pubblicato sul sito istituzionale Pagina 6 di 44

7 2 TERMINOLOGIA (GLOSSARIO, ACRONIMI) Secondo la normativa vigente e ai fini dell interpretazione del presente Manuale, i termini e le espressioni sotto elencate avranno il significato descritto nelle definizioni in esso riportate. Qualora le definizioni adottate dalla normativa di riferimento non fossero riportate nell elenco che segue, si rimanda ai testi in vigore per la loro consultazione. I termini e le espressioni non definiti avranno il significato loro attribuito all interno del paragrafo o sezione che li contiene. GLOSSARIO DEI TERMINI E ACRONIMI Termine Definizione Accesso operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici Accreditamento riconoscimento, da parte dell Agenzia per l Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione Affidabilità caratteristica che esprime il livello di fiducia che l utente ripone nel documento informatico Aggregazione documentale informatica aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell ente Archivio complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell attività Archivio informatico archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico Attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico Autenticità dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico Base di dati collezione di dati registrati e correlati tra loro Pagina 7 di 44

8 Ciclo di gestione arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo informatico, dell aggregazione documentale informatica o dell archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o conservazione nel tempo Codice decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni Conservazione Coordinatore della Gestione Documentale insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee Copia analogica del documento informatico documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto Copia di sicurezza copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell articolo 12 delle presenti regole tecniche per il sistema di conservazione Destinatario identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato Documento Analogico rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Documento Informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Duplicazione dei documenti informatici produzione di duplicati informatici Esibizione operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia Evidenza informatica una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica Fascicolo informatico Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall articolo 41 del Codice.. Pagina 8 di 44

9 Firma digitale Firma elettronica Firma elettronica avanzata un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1 comma 1 lettera s) Decreto Legislativo del 7 marzo 2005 n. 82) l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica (art. 1 comma 1 lettera q) Decreto Legislativo del 7 marzo 2005 n. 82) insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati (art. 1 comma 1 lettera q-bis) Decreto Legislativo del 7 marzo 2005 n. 82). Si vedano anche le regole tecniche, pubblicate nella G.U. il 21 maggio 2013 Firma elettronica qualificata un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma (art. 1 comma 1 lettera r) Decreto Legislativo del 7 marzo 2005 n. 82) Formato modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l estensione del file Funzionalità aggiuntive le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni Funzionalità interoperative le componenti del sistema di protocollo informatico finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di cui all articolo 60 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Funzionalità minima la componente del sistema di protocollo informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Funzione di hash una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti Identificativo univoco sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l individuazione Pagina 9 di 44

10 Immodificabilità caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso Impronta la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash Insieme minimo di metadati del documento informatico complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell allegato 5 del DPCM del 3 dicembre 2013, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta Integrità insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato Interoperabilità capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi Leggibilità insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l intero ciclo di gestione dei documenti Log di sistema registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli accessi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati Manuale di gestione strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni Memorizzazione processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici Metadati Pacchetto di archiviazione insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell allegato 5 del DPCM del 3 dicembre 2013 pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell allegato 4 del DPCM del 3 dicembre 2013 e secondo le modalità riportate nel presente documento Pacchetto di distribuzione pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all utente in risposta ad una sua richiesta Pagina 10 di 44

11 Pacchetto di versamento pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel presente documento Pacchetto informativo contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare. PDF Piano della sicurezza del sistema di conservazione Il PDF (Portable Document Format) è un formato creato da Adobe nel 1993 che attualmente si basa sullo standard ISO E stato concepito per rappresentare documenti complessi in modo indipendente dalle caratteristiche dell ambiente di elaborazione del documento. Nell attuale versione gestisce varie tipologie di informazioni quali: testo formattato, immagini, grafica vettoriale 2D e 3D, filmati. Un documento PDF può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdES. Il formato è stato ampliato in una serie di sotto-formati tra cui il PDF/A documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell ambito dell organizzazione di appartenenza Piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti documento, che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell ambito dell organizzazione di appartenenza Piano generale della sicurezza documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell ambito dell organizzazione di appartenenza Presa in carico Processo di conservazione Produttore o Ente Produttore accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal presente documento insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale Rapporto di Versamento documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore; Responsabile della Conservazione il soggetto cui sono attribuite funzioni, adempimenti, attività e responsabilità relative al processo di conservazione ottica conformemente a quanto previsto all'art. 7 del DPCM 03/12/2013. Scarto operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale. Pagina 11 di 44

12 Utente persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse. Per quanto non espressamente riportato negli elenchi precedenti, si rimanda ai testi della normativa di riferimento (Allegato 1 DPCM 3 Dicembre 2013). Acronimo Definizione AgID Agenzia per l Italia Digitale CA CAD Certification Authority Codice dell'amministrazione Digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e successive modifiche) D.LGS Decreto Legislativo DM Decreto Ministeriale DPCM Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri DPR Decreto del Presidente della Repubblica GU Gazzetta Ufficiale HSM Hardware Security Module PdA Pacchetto di Archiviazione PdD Pacchetto di Distribuzione PdV Pacchetto di Versamento RdC Responsabile della Conservazione TSA Time Stamp Authority Pagina 12 di 44

13 3 NORMATIVA DI RIFERIMENTO 3.1 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Alla data l elenco dei principali riferimenti normativi italiani in materia, ordinati secondo il criterio della gerarchia delle fonti, è costituito da: Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell'impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis - Documentazione informatica; Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi; Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. Codice in materia di protezione dei dati personali; Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio; Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. Codice dell'amministrazione digitale (CAD); Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Circolare AGID 10 aprile 2014, n Modalità per l accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n STANDARD DI RIFERIMENTO Si riportano di seguito gli standard ai quali si fa riferimento per il Manuale di Conservazione: ISO 14721:2012 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l archiviazione; ISO/IEC 27001:2013, Information technology - Security techniques - Information security management systems Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System); ETSI TS V1.3.1 ( ) Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni; ETSI TR V1.3.1 ( )Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni; UNI 11386:2010 Standard SInCRO - Supporto all Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali; ISO 15836:2009 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core. Pagina 13 di 44

14 4 RUOLI E RESPONSABILITÀ Ruoli Nominativo Periodo nel ruolo Eventuali deleghe Responsabile del servizio di conservazione Marco Toffolo (a.i.) 18/03/2013 Responsabile Sicurezza dei sistemi per la conservazione Responsabile funzione archivistica di conservazione Responsabile trattamento dati personali Responsabile sistemi informativi per la conservazione Responsabile sviluppo e manutenzione del sistema di conservazione Andrea Angeletta 22/11/2016 Andrea Corsini 22/11/2016 Luigi Pellegrini (a.i.) 22/11/2016 Giuseppe Ceglie 22/11/2016 Luigi Bongiorni 22/11/2016 Pagina 14 di 44

15 4.1 RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE E compito del Responsabile del servizio di conservazione svolgere le seguenti attività: Definire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione, nonché del governo della gestione del sistema di conservazione; definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente; garantire la corretta erogazione del servizio di conservazione all Ente Produttore; gestire le convenzioni, definire gli aspetti tecnico-operativi e validare i disciplinari tecnici che specificano gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione; attivare il servizio di conservazione a seguito della sottoscrizione di un contratto di affidamento; terminare il servizio di conservazione alla cessazione di un contratto di affidamento; sovraintendere alla preparazione e alla gestione dei pacchetti di archiviazione; monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione; verificare periodicamente la conformità sotto il profilo normativo e degli standard tecnici di riferimento del sistema di conservazione. 4.2 RESPONSABILE DELLA SICUREZZA DEI SISTEMI PER LA CONSERVAZIONE E compito del Responsabile della Sicurezza dei sistemi per la conservazione svolgere le seguenti attività: Verificare il rispetto e il monitoraggio dei requisiti di sicurezza del sistema di conservazione stabiliti dagli standard, dalle normative e dalle politiche e procedure interne di sicurezza; segnalare le eventuali difformità al Responsabile del servizio di conservazione e individuare e pianificare le necessarie azioni correttive; verificare l effettuazione delle copie di sicurezza; verificare costantemente la conformità delle soluzioni adottate, sotto il profilo dell information security e dell adeguatezza rispetto agli standard tecnologici vigenti. 4.3 RESPONSABILE DELLA FUNZIONE ARCHIVISTICA DI CONSERVAZIONE E compito del Responsabile della funzione archivistica di conservazione svolgere le seguenti attività: Definire e gestire il processo di conservazione, incluse le modalità di trasferimento da parte dell Ente Produttore, di acquisizione, verifica di integrità e descrizione archivistica dei documenti e delle aggregazioni documentali trasferiti, di esibizione, di accesso e fruizione del patrimonio documentario e informativo conservato; definire il set di metadati di conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici; monitorare il processo di conservazione e analisi archivistica per lo sviluppo di nuove funzionalità del sistema di conservazione; collaborare con l Ente Produttore ai fini del trasferimento in conservazione, della selezione e della gestione dei rapporti con il Ministero dei beni e delle attività culturali per quanto di competenza; preparare e gestire il pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione; produrre duplicati e copie informatiche su richiesta; coadiuvare il responsabile del servizio di conservazione nelle procedure di chiusura del pacchetto di archiviazione; interfacciarsi con il produttore qualora sia necessario procedere allo scarto delle tipologie documentarie; coadiuvare il responsabile del servizio di conservazione nell attività di verifica periodica della conformità sotto il profilo normativo e degli standard tecnici di riferimento del sistema di conservazione. Pagina 15 di 44

16 4.4 RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E compito del Responsabile del trattamento dei dati personali svolgere le seguenti attività: Garantire il rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento dei dati personali; garantire che il trattamento dei dati affidati dai Clienti avverrà nel rispetto delle istruzioni impartite dal titolare del trattamento dei dati personali, con garanzia di sicurezza e di riservatezza; verificare periodicamente la conformità normativa del sistema di conservazione con specifico riferimento alla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali; verificare le procedure atte a garantire la riservatezza dei dati; supportare l attivazione del servizio di conservazione a seguito della sottoscrizione di un contratto; supportare le attività di chiusura del servizio al termine del contratto. 4.5 RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI PER LA CONSERVAZIONE E compito del Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione svolgere le seguenti attività: Garantire la corretta gestione dell esercizio delle componenti hardware e software del sistema di conservazione; monitorare il mantenimento dei livelli di servizio (SLA) concordati con l Ente Produttore; segnalare le eventuali difformità degli SLA al Responsabile del servizio di conservazione e individuare e pianificare le necessarie azioni correttive; pianificare la manutenzione e lo sviluppo delle infrastrutture tecnologiche del sistema di conservazione; controllare e verificare i livelli di servizio erogati da terzi con segnalazione delle eventuali difformità al Responsabile del servizio di conservazione; validare le specifiche di integrazione tra sistema produttore e sistema di conservazione; coadiuvare il Responsabile della funzione archivistica nelle attività di definizione dei metadati e di archiviazione. 4.6 RESPONSABILE DELLA GESTIONE, DELLO SVILUPPO E DELLA MANUTENZIONE DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE E compito del Responsabile della gestione, dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione svolgere le seguenti attività: Supportare il Responsabile del Servizio di Conservazione nell erogazione del servizio di conservazione agli Enti Produttori; supportare il Responsabile del Servizio di Conservazione nel monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; acquisire, verificare e gestire i pacchetti di versamento presi in carico e generare il rapporto di versamento; coordinare lo sviluppo e la manutenzione delle componenti software del sistema di conservazione; pianificare e monitorare i progetti di sviluppo del sistema di conservazione; monitorare gli SLA relativi alla manutenzione del sistema di conservazione; interfacciarsi con l Ente Produttore relativamente alle modalità di trasferimento dei documenti e fascicoli informatici in merito ai formati elettronici da utilizzare, all evoluzione tecnologica, alle eventuali migrazioni verso nuove piattaforme tecnologiche; gestire lo sviluppo del portale del servizio di conservazione; occuparsi di integrare i sistemi del produttore con il sistema di conservazione; correggere eventuali anomalie che dovessero emergere nel processo di conservazione. Pagina 16 di 44

17 5 STRUTTURA ORGANIZZATIVA PER IL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE In questo capitolo è descritta, in dettaglio, la struttura organizzativa e le aree di riferimento all interno di Lombardia Informatica, funzionali alla gestione del processo di conservazione e alla erogazione dei servizi ai Clienti. Presidenza Direzione Generale Direzione Centrale Operations Responsabile del Trattamento dei Dati Personali verifica della conformità del sistema di conservazione alla normativa in materia di protezione dei dati personali; supporto all attivazione del servizio di conservazione a seguito della sottoscrizione di un contratto; supporto alle attività di chiusura del servizio al termine del contratto. Dipartimento Piattaforme Applicative Responsabile del Servizio di Conservazione Attivazione del servizio di Redazione e aggiornamento del Manuale della Conservazione (a seguito della sottoscrizione di un contratto) Chiusura del servizio di conservazione (a seguito della cessazione di un contratto) Verifica della corretta configurazione del sistema di conservazione Aggiornamento standard e normativa Consulenza e supporto ai Clienti Redazione e aggiornamento del Manuale della Conservazione Dipartimento Piattaforme Applicative Responsabile della Funzione Archivistica di Conservazione Individuazione dei metadati e analisi archivi Preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione Preparazione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione e della produzione di duplicati e copie informatiche su richiesta Scarto dei pacchetti di archiviazione Verifica della corretta periodicità dei processi di conservazione Supporto aggiornamento standard e normativa Consulenza e supporto ai Clienti Supporto redazione e aggiornamento del Manuale della Conservazione Dipartimento Piattaforme Applicative Gestione della Domanda Attivazione contratto con il Cliente Cessazione contratto con il Cliente Dipartimento Piattaforme Applicative Responsabile Gestione, Sviluppo e Manutenzione del Sistema di Conservazione Acquisizione, verifica e gestione dei pacchetti di versamento e generazione del rapporto di versamento Configurazione del software di conservazione Manutenzione e sviluppo del software di conservazione Dipartimento Infrastrutture Tecnologiche Responsabile dei Sistemi Informativi per la Conservazione Conduzione e manutenzione del sistema di conservazione Monitoraggio del sistema di conservazione Change management Governo della Sicurezza delle Informazioni Responsabile della Sicurezza dei Sistemi per la Conservazione Verifica periodica di conformità a standard e normativa di riferimento Figura 1 Struttura Organizzativa per il Servizio di Conservazione Pagina 17 di 44

18 Per meglio inquadrare l organizzazione del Conservatore di seguito si riporta l organigramma di tutti i soggetti coinvolti nell erogazione del servizio. Roberto Soj Direttore Generale Luigi Pellegrini Direttore Centrale Operations (Responsabile del trattamento dei dati personali a.i.) Giuseppe Ceglie Responsabile dei Sistemi Informativi per la Conservazione Simone Paolucci Supporto Normativo Protezione Dati Personali, Sicurezza delle Informazioni e Amministrazione Digitale Simona Sabadei Responsabile Dipertimento Piattaforme Applicative Andrea Angeletta Responsabile della Sicurezza dei sistemi per la Conservazione Cristian Mauri Responsabile Monitoraggio Gianluca Tricella Responsabile Change Management Personale a supporto Andrea Corsini Responsabile della Funzione Archivistica di Conservazione Marco Toffolo Responsabile del Servizio di Conservazione a.i Luigi Bongiorni Responsabile della Gestione, Sviluppo e Manutenzione del Servizio di Conservazione Gruppo Monitoraggio Personale a supporto 4 Gestori del servizio Fornitore del software di conservazione Personale a supporto Figura 2 Organigramma del Servizio di Conservazione 5.1 ATTORI DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE In un sistema di conservazione si individuano i seguenti attori: Produttore o Ente Produttore Conservatore Utente I ruoli di produttore e utente sono svolti da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti all art. 5 del DPCM 3 dicembre Produttore o Ente Produttore Si identifica col Cliente, che affida la conservazione dei propri documenti al Conservatore, Lombardia Informatica, attraverso la sottoscrizione di un incarico o di una convezione. Il Produttore resta il soggetto responsabile delle attività previste dall art. 7 comma 1 del DPCM 3 dicembre 2013: corretta redazione dei documenti; corretta estrazione degli oggetti destinati alla conservazione dai propri sistemi (gestionali e gestione documentale) e del loro versamento al Conservatore nei modi e nei tempi stabiliti nel presente manuale e negli allegati "Specificità deli Incarico o della Convenzione"; corretta protocollazione e registrazione contabile, nel caso di documenti a rilevanza tributaria e fiscale; corretta indicizzazione dei dati necessari alla generazione dei metadati associati ai documenti versati; corretto invio di documenti in forma stabile e non modificabile; garanzia dell autenticità del contenuto; Pagina 18 di 44

19 corretta tenuta dei supporti di masterizzazione, ricevuti presso le proprie sedi, essendo queste ultime l effettivo luogo di tenuta e conservazione delle scritture valido per le Agenzie competenti ai fini di eventuali verifiche. In particolare, si evidenzia che: il produttore ha la responsabilità di inviare i documenti al Conservatore con un congruo anticipo in modo che la conservazione possa avvenire nel rispetto delle scadenze imposte dalla normativa e secondo quanto previsto nel presente manuale; il produttore risponde del contenuto dei documenti conservati nei confronti delle Autorità preposte. Conservatore Si identifica con Lombardia Informatica che svolge l attività di conservazione per conto dei propri clienti con le modalità descritte nel presente manuale e negli allegati "Specificità deli Incarico o della Convenzione". A seguito della sottoscrizione del contratto di affidamento del servizio di Conservazione, il Produttore affida a Lombardia Informatica, in qualità di Conservatore, nella figura del proprio rappresentante legale (ai sensi dall art. 6 del DPCM 3 dicembre 2013), la conservazione dei propri pacchetti di versamento. All'interno della struttura organizzativa di Lombardia Informatica, la responsabilità della gestione del sistema di conservazione è affidata al Responsabile del Servizio di Conservazione che dispone delle figure professionali necessarie all'espletamento delle attività necessarie per garantire il corretto svolgimento del processo di conservazione. In particolare il Responsabile del Servizio di Conservazione appone la propria firma digitale e la marcatura temporale sui pacchetti di archiviazione. Il Responsabile del Servizio di Conservazione di Lombardia Informatica svolge la propria attività in conformità a quanto previsto dall art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013: a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente; b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati; h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12 del DPCM 3 dicembre 2013; j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m) predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. Utente Si identifica con i soggetti (pubblici o privati) oppure con sistemi di gestione documentale, che interagiscono con i servizi del sistema di conservazione al fine di reperire le informazioni e i documenti di interesse (esibizione). Tra gli utenti rientra anche il produttore ma ad esso si affiancano ulteriori soggetti che, nel rispetto della normativa vigente, possono accedere alle informazioni e ai documenti interessati. Le Autorità incaricate di effettuare i controlli (quali l Agenzia delle entrate, la Guardia di Finanza, la Soprintendenza di Beni Culturali, ecc ) hanno diritto di accedere in qualsiasi momento al sistema di conservazione; inoltre godono dello stesso diritto anche le Autorità di controllo eventualmente indicate dal produttore. L AgID, in qualità di Autorità che ha rilasciato l accreditamento del sistema di conservazione di Lombardia Informatica, può effettuare l accesso al sistema per compiere l attività di vigilanza assegnatale dalla normativa in materia. Tutte le informazioni vengono fornite dal sistema di conservazione in conformità a quanto previsto dall art. 10 del DPCM 3 dicembre Pagina 19 di 44

20 6 OGGETTI SOTTOPOSTI A CONSERVAZIONE 6.1 OGGETTI CONSERVATI Il servizio offerto da Lombardia Informatica permette, potenzialmente, il trattamento e la conservazione di qualunque tipologia di documento che sia questo un documento informatico, un documento amministrativo informatico o un fascicolo informatico. Il cliente, che intende usufruirne, deciderà per quali tipologie documentali attivare il servizio di conservazione e, collaborerà con Lombardia Informatica nelle operazioni di definizione del relativo trattamento. Per ogni tipologia documentale dovranno essere definiti: I dati e i metadati da associare (elementi distintivi di ogni tipologia documentale) Il formato dei documenti Le regole per l invio dei documenti dal soggetto produttore al sistema di conservazione Il dimensionamento del flusso di documenti da inviare in conservazione La periodicità di caricamento dei documenti sul sistema di conservazione Le politiche di gestione dei documenti prima dell invio in conservazione Tempo intercorrente tra la presa in carico dei documenti e l invio in conservazione Tempo di conservazione dei documenti Frequenza delle operazioni di monitoraggio in conformità a quanto indicato nel DPCM 3 dicembre All atto del versamento dei documenti sul sistema, viene verificata la presenza dei metadati minimi associati alle tipologie documentali, in accordo a quanto definito nell allegato 5 alle Regole Tecniche. Il Responsabile del servizio di Conservazione, coordina l intero processo e si assicura della corretta erogazione del servizio di conservazione, in accordo alle politiche di gestione e nel rispetto della normativa vigente. Il Soggetto Produttore, ha la responsabilità di gestire e monitorare il corretto funzionamento dell integrazione tra la piattaforma alimentante ed il sistema di conservazione e si assicura che: tutta la documentazione venga inviata in conservazione correttamente, creando un Pacchetto di Versamento che contenga documenti appartenenti alla stessa tipologia documentale, alla stessa Azienda e corredati almeno dei metadati obbligatori, specifici della tipologia documentale considerata, in base a quanto specificato negli accordi di servizio tutta la documentazione venga inviata al sistema di conservazione secondo le tempistiche stabilite negli accordi di servizio ed in conformità alla normativa vigente vengano gestiti, tempestivamente, eventuali errori generati e quindi segnalati (alert), in fase di versamento dei documenti sul sistema di conservazione. Sarà sua responsabilità reinviare i pacchetti di versamento, opportunamente corretti, rifiutati dal sistema di conservazione a causa di errori. Alcune delle tipologie documentali più comunemente utilizzate sono: Ordinativi Informatici Fatture Elettroniche PA (Attive e Passive) Registri Comunicazione Elettroniche. I fascicoli informatici possono essere gestiti direttamente da front-end dagli utenti autorizzati. Il sistema mette a disposizione delle funzionalità che consentono sia la creazione che la ricerca e quindi la consultazione dei fascicoli. Un fascicolo può contenere documenti appartenenti a tipologie documentali diverse e facenti capo ad aziende diverse. E quindi necessario attribuire ad ogni fascicolo un nome univoco che lo identifichi all interno del sistema. Il dettaglio delle singole tipologie documentali (parametri di configurazione, metadati e strutture) e le modalità di gestione dei fascicoli, vengono concordate con il soggetto Produttore e devono essere descritte negli Allegati Tecnici del presente manuale. Gli Allegati Tecnici, sono parte integrante del contratto con il singolo Ente Produttore. Pagina 20 di 44

21 6.2 PACCHETTO DI VERSAMENTO I documenti, sottoposti a conservazione, vengono caricati sul sistema di conservazione sotto forma di Pacchetti di Versamento (PdV). Come descritto in precedenza, le modalità di versamento sono concordate con l Ente Produttore e sono descritte negli Allegati Tecnici. Il pacchetto di versamento, può essere costituito da un unico documento oppure da un gruppo di documenti della stessa tipologia documentale e deve essere corredato dei metadati associati ad ogni singolo documento. I metadati, consentono l identificazione dei documenti all interno del sistema di conservazione, di reperire informazioni riguardo la struttura ed il formato dei documenti, di garantire integrità ed autenticità ai documenti versati. Ad ogni documento versato, viene assegnato un identificativo univoco ed un impronta (hash) che consentono rispettivamente, di identificarlo univocamente sul sistema di conservazione e di garantirne conformità ed autenticità. 6.3 PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE Il Pacchetto di Archiviazione (PdA), viene generato dal sistema a conclusione del processo di versamento del PdV e si ottiene dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento. E anche possibile che un unico PdV generi più PdA. Ogni pacchetto di archiviazione contiene: I documenti conservati nel formato utilizzato all atto del versamento Il file indice IPdA firmato digitalmente e marcato temporalmente. Il file indice è un file.xml formato secondo le regole tecniche definite nella norma UNI 11386:2010 Standard SInCRO e contiene l ID del pacchetto, l impronta di tutti i documenti e tutte le altre informazioni così come definite nell allegato 4 alle Regole Tecniche. In particolare, nella sezione ExtraInfo, sono contenuti: il nome del file l impronta del documento i metadati. Le eventuali personalizzazioni di tali pacchetti, sono definite negli Allegati Tecnici. 6.4 PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE Il Pacchetto di distribuzione (PdD), permette di rispettare l obbligo di esibizione dei documenti conservati. Attraverso le funzioni di ricerca, presenti sul sistema, l utente può ricercare i documenti di suo interesse. I criteri di ricerca sono basati sui metadati della tipologia documentale considerata ed attraverso questi filtri, l utente può scegliere quali documenti visualizzare ed esportare in un pacchetto di distribuzione. Il pacchetto di distribuzione sarà un file.zip contenente tutti i documenti scelti per l esibizione ed un file di indice firmato digitalmente dal RdC e marcato temporalmente. Il file indice è un file.xml formato secondo le regole tecniche definite nella norma UNI 11386:2010 Standard SInCRO. Il PdD viene generato dal Sistema a partire dai PdA conservati. Un pacchetto di distribuzione può coincidere con un pacchetto di archiviazione, ma è possibile che venga generato a partire da più pacchetti di archiviazione. L accesso alle funzionalità di ricerca ed esibizione dei documenti conservati è consentito solo agli utenti autorizzati in base agli accordi presi con l Ente Produttore. Le eventuali personalizzazioni di tali pacchetti, sono definite negli Allegati Tecnici. Pagina 21 di 44

22 7 IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE Per conservazione si intende quel processo che permette di conservare documenti informatici in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo mantiene la validità legale e fiscale dei documenti ed è in generale successivo all'eventuale archiviazione elettronica. Il Processo di Conservazione di Lombardia Informatica risponde a tutti questi requisiti, garantendo alti standard di sicurezza e affidabilità, il rispetto del trattamento e della tutela dei dati personali in ottemperanza alla normativa vigente in materia di Conservazione. Il processo di conservazione di Lombardia Informatica prevede diverse fasi: Acquisizione del pacchetto di versamento Verifica del pacchetto di Versamento Accettazione/Rifiuto del pacchetto di Versamento Creazione e gestione del pacchetto di Archiviazione Preparazione e gestione del pacchetto di Distribuzione ai fini dell esibizione Produzione di duplicati e copie informatiche Scarto dei pacchetti di Archiviazione. Figura 3 Schema del Processo di Conservazione Pagina 22 di 44

23 Figura 4 Schema del Processo di Esibizione Le figure 1 e 2 mostrano schematicamente il processo di Conservazione e di Esibizione adottato in Lombardia Informatica. Il Sistema Produttore invia un PdV al Sistema di Conservazione di Lombardia Informatica. In questa fase il Sistema di Conservazione effettua delle opportune verifiche e stabilisce se accettare o rifiutare il PdV. Nel caso in cui il pacchetto venga accettato, il sistema genera un Rapporto di Versamento che ne attesta la presa in carico, in caso contrario, restituisce un messaggio di errore. Una volta preso in carico il PdV verranno creati i relativi PdA su cui verrà apposta la Firma Digitale del RdC e la Marca Temporale. I PdA Firmati e Marcati verranno inviati in Conservazione nei tempi prestabiliti dagli specifici accordi di servizio ed in conformità alla normativa vigente, ove applicabile. I documenti conservati possono essere visualizzati dagli utenti che hanno i permessi necessari ad eseguire le operazioni di Esibizione. L utente, fa una richiesta al Sistema di Conservazione per ottenere un PdD, il sistema restituisce all utente il PdD richiesto ai fini dell esibizione. Il processo di Conservazione prevede, quindi, una fase preliminare in cui vanno dettagliatamente definiti: gli attori coinvolti i ruoli e le responsabilità le tipologie documentali gli utenti abilitati ad accedere al servizio e le funzionalità a cui possono accedere. Nei successivi paragrafi verranno descritte dettagliatamente le varie fasi del Processo di Conservazione. 7.1 MODALITÀ DI ACQUISIZIONE DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO PER LA LORO PRESA IN CARICO Il pacchetto di versamento, può essere costituito da un unico documento (Caricamento Singolo) corredato dei metadati specifici che vanno inseriti in fase di caricamento, oppure può essere costituito da un archivio.zip contenente documenti della stessa tipologia documentale ed un file di distinta in formato XML (distinta.xml) che indica il numero di documenti caricati ed i metadati associati ad ogni singolo documento (Caricamento Massivo). Le funzionalità di caricamento dei documenti prevedono che vengano impostati come parametri l Azienda e la Tipologia Documentale dei documenti che si stanno per trasmettere al Sistema di Conservazione. Non è, infatti, possibile creare PdV contenenti documenti appartenenti a tipologie documentali diverse e/o ad aziende diverse. I pacchetti dovranno essere, quindi, omogenei sia per tipologia documentale che per Ente di provenienza. Pagina 23 di 44

24 L Ente Produttore dovrà produrre il PdV nei tempi previsti e provvedere al caricamento dei documenti sul Sistema di Conservazione. La trasmissione del pacchetto al Sistema di Conservazione attraverso le funzionalità di caricamento singolo o massivo dei documenti può avvenire secondo le seguenti modalità: Tramite interfaccia web Tramite interfaccia applicativa di tipo Web Service Nel primo caso, sarà un operatore dell Ente Produttore che si occuperà di caricare manualmente i documenti sul Sistema di Conservazione, attraverso le funzionalità di upload dei documenti messe a disposizione dall interfaccia web dal sistema. A questo operatore, verrà assegnata un utenza con ruolo di Caricatore, in modo che possa avere i permessi per svolgere questo tipo di operazione. Nel secondo caso il caricamento avverrà attraverso una procedura automatica. Una piattaforma alimentante verrà opportunamente configurata per inviare i documenti al Sistema di Conservazione. Verrà creata un utenza definita Tecnica per lo scopo, con ruolo di Caricatore, in modo che possa avere i permessi per svolgere questo tipo di operazione. In entrambe i casi la connessione avverrà attraverso un canale criptato tramite protocollo https. E responsabilità dell Ente Produttore: assicurarsi che il PdV venga preparato ed inviato correttamente controllare che non si verifichino perdite di dati dovuti al mancato caricamento del PdV catturare e gestire eventuali alert inviati dal Sistema di Conservazione al verificarsi di errori provvedere al reinvio dei PdV rifiutati a causa di errori Tutte le operazioni effettuate, che siano andate a buon fine o meno, vengono registrate sui file di Log dell applicativo che gestisce il processo di conservazione. I file di Log vengono conservati a norma in modo da mantenere una tracciatura nel tempo di tutti gli eventi. Le suddette informazioni, o parte di esse, sono definite nella documentazione relativa alla specificità del contratto con il singolo Ente Produttore. 7.2 VERIFICHE EFFETTUATE SUI PACCHETTI DI VERSAMENTO E SUGLI OGGETTI IN ESSI CONTENUTI Durante la fase di caricamento del pacchetto di versamento, il sistema effettua delle opportune verifiche e, nel caso che il pacchetto non sia conforme alle specifiche, rifiuta il pacchetto e restituisce un opportuno messaggio di errore. Il sistema effettua i seguenti controlli sul pacchetto di versamento: Verifica dell Ente Produttore Controllo sul formato dei documenti Verifica della presenza dei metadati minimi Verifica della firma dei documenti (se impostata ed in presenza di documenti firmati) Nel caso in cui una delle suddette verifiche non venga superata il pacchetto viene scartato e i documenti non vengono caricati sul sistema. 7.3 VERIFICA DELL ENTE PRODUTTORE Il sistema verifica l Ente Produttore controllando le credenziali di accesso (Postazione, Username, Password e Ruolo), dell utente che sta effettuando il caricamento, e verificando l associazione tra Postazione, Utente, Azienda e Tipologia documentale contenute nel pacchetto di versamento. La struttura del Sistema di Conservazione, infatti, prevede che ogni Utente sia associato ad una Postazione, ad ogni Postazione possano essere associate una o più Aziende (Enti) e ad ogni Azienda possano essere associate una o più Tipologie documentali. Questa struttura gerarchica garantisce che l accesso sia consentito solo agli utenti autorizzati e limitato al trattamento delle sole Tipologie documentali associate all Ente di appartenenza. Pagina 24 di 44

25 7.4 CONTROLLO SUL FORMATO DEI DOCUMENTI Il sistema gestisce i formati che sono previsti dall allegato 2 del DPCM 3 Dicembre 2013, all atto del versamento, il sistema controlla che ciascun documento abbia un formato che sia conforme a quanto previsto dalla normativa, controllando la signature del file che ne indica il formato. 7.5 VERIFICA DELLA PRESENZA DEI METADATI MINIMI All atto del versamento, il sistema controlla che per ogni documento caricato, siano presenti i metadati obbligatori specifici per la tipologia documentale ed i metadati minimi previsti dalla normativa (Allegato 5 DPCM 3 Dicembre 2013). Nel caso di Caricamento Singolo vengono verificati i metadati inseriti a corredo del singolo documento, nel caso di Caricamento Massivo viene verificata la correttezza del file di distinta, che oltre ad indicare il numero di documenti caricati contiene i metadati relativi a ciascun documento. In particolare sul file di distinta vengono effettuati i seguenti controlli: aderenza allo schema XML definito presenza dei metadati minimi ed obbligatori per ciascun documento corrispondenza tra numero di documenti indicati ed effettivamente caricati 7.6 VERIFICA DELLA FIRMA DEI DOCUMENTI La verifica dei documenti firmati, può essere impostata o meno in base agli accordi definiti con l Ente Produttore. L impostazione avviene attraverso il parametro Controlli di Firma Disabilitati, che si trova nella pagina di configurazione dell associazione tra Azienda e Tipologia Documentale. Nel caso in cui il controllo sia abilitato ed i documenti versati siano firmati digitalmente, il sistema effettuerà i seguenti controlli: a) Integrità dei documenti: la firma non deve precludere la leggibilità dei documenti, se il documento firmato è una busta crittografica, la busta deve poter essere aperta. b) Validità del certificato: Viene verificato che, alla data del riferimento temporale associato al documento ovvero, in assenza di questo, alla data di esecuzione del controllo, che i certificati di firma non siano scaduti, revocati o sospesi. Le eventuali marche temporali associate alle firme devono essere valide, quindi: emesse da una TSA accreditata da AgID, firmate da un certificato valido non revocato o sospeso alla data della marca, non ancora scadute. c) Attendibilità della CA: Viene verificato che i certificati siano attendibili, e quindi emessi da CA accreditate da AgID. d) Algoritmo di firma utilizzato: Viene verificato che la busta crittografica sia in uno dei formati ammessi dalla normativa italiana. Un caso particolare è il controllo sulla validità del certificato. In questo caso non è detto che il sistema rifiuti il pacchetto ma sono possibili due tipi di gestione: 1) Gestione di default: Il sistema non accetta i documenti che hanno una firma con certificato scaduto al momento del caricamento; pertanto al verificarsi della condizione, il documento viene scartato. 2) Gestione con stato In attesa di seconda firma : In accordo con l Ente Produttore, se è attivata la gestione dei documenti scaduti, il documento, invece di essere rifiutato, viene caricato e posto in un uno stato particolare, definito In attesa di seconda firma. E possibile scegliere come devono essere trattati i documenti che si trovano in questo particolare stato: Pagina 25 di 44

26 apporre una seconda firma: in questo caso la firma con certificato scaduto viene inglobata in una nuova busta con firma valida. Chi appone la seconda firma garantisce che la firma originaria era stata apposta quando il certificato era valido; accettare che il documento sia conservato ugualmente: in questo caso il documento prosegue nel suo percorso senza modifiche. Questo è possibile quando ci sono delle condizioni che consentono di validare la firma presente; è il caso ad esempio di un documento protocollato da una Pubblica Amministrazione, per cui la data del protocollo è riconosciuta valida al pari di una marcatura temporale. Questo tipo di gestione è consentita solo al Responsabile della Conservazione (Utente con ruolo Conservatore). Il RdC può delegare questa funzione ad un operatore dell Ente Produttore. All operatore, viene assegnata un utenza a cui è stato assegnato un ruolo particolare definito come Firmatario dei Documenti. Se una delle verifiche suddette non viene superata, il pacchetto viene rifiutato. 7.7 ACCETTAZIONE DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO E GENERAZIONE DEL RAPPORTO DI VERSAMENTO DI PRESA IN CARICO Se le verifiche sul Pacchetto di Versamento sono andate a buon fine, i documenti vengono caricati sul sistema e viene generato un Rapporto di Versamento. A ciascun documento caricato viene assegnato un indice univoco che consente di identificarlo sul sistema. Il Rapporto di Versamento viene archiviato sul sistema ed è costituito da un file XML che contiene: i riferimenti temporali del versamento il numero dei file versati la distinta di ciascun documento versato l impronta (hash) di ciascun documento versato e rappresenta, l attestazione della presa in carico, da parte del RdC verso l Ente Produttore, di tutti i documenti in esso contenuti. Attraverso il Rapporto di Versamento il Soggetto Produttore, può verificare la correttezza del versamento effettuato, e la corrispondenza tra file inviati e quelli effettivamente presi in carico dal sistema, confrontando l hash dei documenti. Il Rapporto di Versamento non viene inviato in conservazione ma viene mantenuto sul sistema, fino a quando i documenti contenuti nel pacchetto di versamento, non verranno inviati in conservazione. Le operazioni relative al versamento, tuttavia, vengono tracciate sui file di Log dell applicazione che vengono conservati a norma. Una volta caricati sul sistema i documenti possono essere ricercati e visualizzati dagli utenti che hanno i permessi per accedere alle informazioni. I documenti visualizzati potranno trovarsi in diversi stati intermedi ( Caricato, In attesa Creazione PdA, In Conservazione, ecc.) prima di essere inviati effettivamente in conservazione (Stato = Conservato) alla fine dell elaborazione di tutto il processo da parte del sistema. 7.8 RIFIUTO DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO E MODALITÀ DI COMUNICAZIONE DELLE ANOMALIE Il Pacchetto di Versamento viene rifiutato, quando una delle verifiche descritte nei paragrafi precedenti non viene superata. Il sistema in questo caso restituisce un messaggio di errore, questo messaggio deve essere catturato dal Soggetto Produttore, che ha la responsabilità di assicurarsi che il pacchetto sia stato inviato correttamente, ed in caso di errore, correggere il pacchetto e rispedirlo. Le modalità, con cui il sistema restituisce un messaggio di errore, cambiano in base alle modalità con cui viene effettuato il versamento: Tramite interfaccia web: In questo caso il messaggio di errore, apparirà sullo schermo all utente specificando la natura dell errore. Pagina 26 di 44

27 Tramite interfaccia WS con procedura automatizzata: In questo caso il messaggio di errore sarà inviato in risposta ad una chiamata di tipo web service o ad una richiesta di rapporto di versamento. Il messaggio di errore e l eventuale Rapporto di Versamento contenente le informazioni sulla natura dell errore, non vengono sottoposti a conservazione, ma tutto viene tracciato nei file di log del sistema che vengono conservati a norma. 7.9 PREPARAZIONE E GESTIONE DEL PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE Una volta acquisito il Pacchetto di Versamento, al fine di inviare in conservazione i documenti caricati sul sistema, dovranno essere generai uno o più Pacchetti di Archiviazione (PdA), come previsto dalla normativa. Il Sistema di Conservazione di Lombardia Informatica prevede due modalità per generare il Pacchetto di Archiviazione: Manuale (tramite interfaccia web), o automatica. I tempi e le modalità di creazione del pacchetto vengono definite in base agli accordi presi con l Ente Produttore. Sia che il pacchetto venga generato manualmente che automaticamente, dovranno essere rispettate le seguenti politiche di gestione prestabilite: 1. Firma digitale sui documenti: Su ciascun documento dovrà essere stabilito se apporre o meno la firma digitale prima del suo inserimento nel pacchetto di archiviazione 2. Firma digitale sul pacchetto di archiviazione: Per ciascun PdA dovrà essere stabilito se e quante firme apporre da parte del RdC o di un pubblico ufficiale 3. Timestamp sul pacchetto di archiviazione: Se applicare o meno il timestamp al PdA 4. Tempistiche di creazione del Pacchetto di Archiviazione: Dovranno essere stabilite le tempistiche tra l acquisizione dei documenti da parte del sistema e la creazione del PdA 5. Tempistiche e Modalità di invio in conservazione del Pacchetto di Archiviazione: Dovranno essere stabilite le tempistiche tra la creazione del PdA e l invio in conservazione e le modalità di invio in conservazione (manuale/automatica) La modalità di creazione dei PdA, viene configurata tramite interfaccia web con accesso amministrativo, nella pagina di configurazione della tipologia documentale considerata. Attraverso il parametro Modalità creazione PdA automatica è possibile scegliere la modalità di creazione (manuale/automatica). Modalità automatica: in caso di modalità automatica, le politiche di gestione suddette potranno essere configurate attraverso opportuni parametri, a questo punto sarà il sistema a gestire la creazione del PdA. Le tempistiche di creazione vengono rispettate attraverso la schedulazione del job Creazione automatica PdA in base agli accordi presi con l Ente Produttore. Modalità manuale: in caso di modalità manuale, sarà compito del RdC o di un suo delegato, svolgere tutti i passaggi necessari alla creazione del PdA in accordo alle politiche di gestione, attraverso le funzionalità messe a sua disposizione dal sistema. Le funzionalità di ricerca dei documenti gli consentiranno di selezionare i documenti di interesse e se richiesto firmarli con le apposite funzionalità di firma. Le funzionalità di creazione del PdA consentiranno di creare il pacchetto, di inserire al suo interno i documenti selezionati e se richiesto di firmare e marcare il pacchetto. Le Tempistiche e le Modalità di invio in conservazione del Pacchetto di Archiviazione possono essere configurate tramite interfaccia web con accesso amministrativo, nella pagina di configurazione della tipologia documentale considerata, attraverso il parametro Modalità conservazione PdA automatica. Se il parametro è abilitato la conservazione avverrà in maniera automatica ed in base alle tempistiche di schedulazione del relativo job di conservazione. Se il parametro è disabilitato la conservazione avverrà manualmente da parte del RdC o di un suo delegato attraverso interfaccia web nel rispetto delle tempistiche prestabilite. Tutte le operazioni di creazione, gestione ed invio in conservazione dei PdA, sia manuali che automatiche, vengono tracciate sui Log di sistema che vengono conservati a norma. Le suddette informazioni, o parte di esse, sono definite nella documentazione relativa alla specificità del contratto con il singolo Ente Produttore. Pagina 27 di 44

28 7.10 PREPARAZIONE E GESTIONE DEL PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE AI FINI DELL ESIBIZIONE I documenti conservati, possono essere consultati attraverso le funzioni di ricerca presenti sul sistema. I criteri di ricerca sono basati sui metadati della tipologia documentale a cui l utente può accedere, ed attraverso questi filtri, l utente può scegliere quali documenti visualizzare. L accesso in modalità di consultazione, è garantito solo agli Utenti opportunamente autorizzati e solamente per le tipologie documentali loro assegnate relative all Ente di appartenenza. La funzionalità Esporta pacchetti di distribuzione consente di esportare un PdD che sarà costituito da un file.zip contente i documenti selezionati, il file indice del pacchetto, le firme e le marche temporali che certificano la conservazione. Oltre alla modalità di consultazione e creazione dei PdD in maniera manuale, il sistema mette a disposizione una modalità applicativa tramite interfacce WS. Attraverso queste interfacce un applicativo esterno (lato Ente Produttore) può richiedere l esibizione di un documento, lo stato di un documento o di un PdA, ricercare i documenti attraverso il loro Id univoco o attraverso l Id del PdA di appartenenza e richiedere l esportazione di un PdD. Le operazioni di esibizione e di esportazione sia che avvengano in maniera manuale o applicativa, si servono di una connessione sicura di tipo https e vengono tracciate sui file di Log dell applicazione che vengono conservati a norma. La corretta visualizzazione dei documenti, è garantita grazie ad una libreria di visualizzatori presenti sul sistema. Questa scelta, consente di poter continuare a visualizzare i documenti più datati, tenendo conto del continuo evolversi tecnologico dei formati dei documenti. I visualizzatori, infatti, oltre ad essere associati ad una specifica tipologia documentale, possono essere associati ad un singolo documento o ad un gruppo di documenti appartenenti alla stessa tipologia. E quindi evidente che, grazie a questa funzionalità, è possibile ridurre le operazioni di riversamento sostitutivo ( vedi par. 7.7) dovute all evolversi tecnologico dei formati. Le suddette informazioni, o parte di esse, sono definite nella documentazione relativa alla specificità del contratto con il singolo Ente Produttore PRODUZIONE DI DUPLICATI E COPIE INFORMATICHE E DESCRIZIONE DELL EVENTUALE INTERVENTO DEL PUBBLICO UFFICIALE NEI CASI PREVISTI Il Riversamento, è quel processo che consente di riprodurre documenti archiviati su dispositivi di memorizzazione digitale. Esistono due tipologie di Riversamento: diretto e sostitutivo RIVERSAMENTO DIRETTO Il Riversamento Diretto, consente di clonare il contenuto affidato al supporto di memorizzazione. Viene quindi creata una copia identica sia nel contenuto che nella rappresentazione del file. Il sistema consente al RdC o agli utenti autorizzati (Esibitori) di estrarre i documenti dal sistema di conservazione e riversarli su un altro supporto. La memorizzazione su un altro supporto è a carico dall utente che ha estratto i documenti. Pagina 28 di 44

29 7.13 SCARTO DEI PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE I documenti conservati, rimangono sul sistema per il tempo di conservazione prestabilito (Retention Time), in base agli accordi presi con l Ente Produttore. Superato questo periodo, i documenti vengono definiti come scaduti e va stabilito se scartarli o se è necessario continuare a mantenerli in conservazione. La gestione dello scarto è un attività che viene svolta dal Responsabile della funzione archivistica o da suoi delegati. L attività svolta consiste nelle seguente procedura: Con cadenza prestabilita ( in base agli accordi con l Ente Produttore) attraverso la funzionalità Ricerca documenti Scaduti messa a disposizione dal sistema viene estratta la lista dei documenti scaduti presenti sul sistema. La lista viene sottoposta all Ente Produttore, che indicherà quali documenti scartare e quali invece mantenere in conservazione oltre la Retetion Time standard (per esempio a causa di procedimenti pendenti relativi ai documenti considerati) Viene quindi prorogato il tempo di conservazione dei documenti che si è scelto di mantenere sul sistema Viene prodotta una Lista di scarto contenente l elenco dei documenti che vanno scartati. La lista viene firmata dal RdC e dall Ente Produttore e viene inviata in conservazione I documenti presenti sulla Lista di scarto vengono eliminati dal sistema di conservazione Procedure specifiche sono definite nella documentazione relativa alla specificità del contratto con il singolo Ente Produttore PREDISPOSIZIONE DI MISURE A GARANZIA DELLA INTEROPERABILITÀ E TRASFERIBILITÀ AD ALTRI CONSERVATORI L interoperabilità tra il sistema di conservazione di Lombardia Informatica ed altri sistemi di conservazione a norma è garantito dall adozione dello standard UNI 11386:2010 Standard Sincro per la generazione dei pacchetti di archiviazione, in accordo a quanto definito dalla normativa vigente (Allegato 4 delle Regole tecniche). Se per qualunque motivo, dovesse cessare il contratto con l Ente Produttore, il sistema è in grado di esportare i PdA trasformandoli in PdD aventi la stessa struttura. I pacchetti estratti verranno messi a disposizione dell Ente Produttore nelle modalità definite dagli accordi contrattuali. Pagina 29 di 44

30 8 SISTEMA DI CONSERVAZIONE L attuale sistema di conservazione di Lombardia Informatica è basato sulla suite e-document Keeper (e-dk) di SIA S.p.A. e su un sistema di storage Centera di EMC2. La piattaforma e-dk utilizzata per il processo di Conservazione si occupa dei processi logici di conservazione dei documenti, della creazione di PdA e di PdD, procedure di firma e azioni di ricerca in archivio. Esistono due ambienti distinti: Ambiente di Produzione e Ambiente di Collaudo. L Ambiente di Collaudo è una replica dell ambiente di produzione e viene utilizzato per effettuare test, aggiornamenti o configurazioni di nuovi utenti/tipologie documentali prima che il tutto venga portato in produzione. 8.1 COMPONENTI LOGICHE La figura seguente mostra le componenti logiche che costituiscono il sistema di conservazione di Lombardia Informatica. Figura 5 Componenti Logiche del Sistema di Conservazione Di seguito analizzeremo nel dettaglio le componenti logiche che costituiscono il Sistema di Conservazione. Pagina 30 di 44

31 8.2 E-DK Il software e-dk è il cuore del Sistema di Conservazione, interagisce con tutte le altre componenti logiche del sistema e gestisce le operazioni di conservazione. L applicazione metta a disposizione degli utenti tutte le funzionalità necessarie alla conservazione/consultazione dei documenti e fornisce delle interfacce applicative che possono essere utilizzate da applicazioni esterne per interagire col sistema. 8.3 UTENTI Gli Utenti accedono al sistema attraverso l interfaccia web messa a disposizione da e-dk. Ciascun utente ha le proprie credenziali di accesso ed un Ruolo, che gli consentono di accedere solo alle funzionalità specifiche per quel ruolo. Gli utenti accedono al sistema, per svolgere operazioni di conservazione/consultazione dei documenti. Le utenze amministrative vengono utilizzate per le operazioni di configurazione dell applicazione. Le utenze definite come tecniche sono delle particolari utenze che vengono utilizzate per far interagire software esterni con le interfacce applicative messe a disposizione da e-dk. 8.4 SISTEMI ALIMENTANTI I Sistemi Alimentanti sono tutti gli applicativi esterni che s interfacciano con e-dk per interagire col Sistema di Conservazione. Solitamente queste applicazioni vengono utilizzate dagli Enti Produttori per automatizzare le operazioni di versamento dei documenti sul sistema. Tuttavia, posso anche essere utilizzate per svolgere operazioni di consultazione/esibizione dei documenti conservati. L interazione avviene attraverso le interfacce applicative (Web Service) messe a disposizione da e-dk ed è per questo tipo di operazioni che vengono utilizzate le utenze tecniche. 8.5 RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE Il Responsabile del servizio di Conservazione si occupa della gestione del servizio, svolgendo attività amministrative, di monitoraggio e supporto al processo di conservazione (vedi Cap. 4). 8.6 CA/TSA La componente CA (Certification Authority) si occupa di controllare la validità dei certificati, mentre la componente TSA (Time Stamp Authority) si occupa di apporre il Time Stamp quando richiesto. 8.7 ARSS La componente ARSS (Aruba Remote Signing Server) viene utilizzata per apporre in maniera automatizzata la firma digitale quando richiesto. Pagina 31 di 44

32 8.8 SISTEMA DI MEMORIZZAZIONE Il Sistema di Memorizzazione è la componente logica che si occupa dell effettiva memorizzazione dei documenti sul sistema. E costituita da due componenti principali: Nas e Centera. Il Nas viene utilizzato come memoria temporanea, vi sono memorizzati i documenti che si trovano ancora negli stadi intermedi del processo di conservazione, i file temporanei ed i Log applicativi di e-dk. Su Centera avviene la conservazione vera e propria dei documenti. Alla fine del processo di conservazione i documenti vengono archiviati su Centera e vengono mantenuti in conservazione per tutto il periodo prestabilito (Retetion Time). Da notare che anche i Log applicativi di e-dk vengono inviati in conservazione su Centera e ciclicamente i log più datati vengono rimossi dal Nas. 8.9 COMPONENTI TECNOLOGICHE Da un punto di vista tecnologico, il Sistema di Conservazione è basato su soluzioni software tra le più diffuse sul mercato quali Jboss, Tomcat, Apache; sugli standard più diffusi per la gestione delle interfacce quali WSDL, SOAP, MIME e sui linguaggi più utilizzati quali Java, HTML, XML. Il DBMS è basato su Oracle e la soluzione può essere ospitata indifferentemente su piattaforme Linux, Windows o altre in grado di gestire il software di sistema. La componente applicativa del Sistema di Conservazione, e-dk, è stata sviluppata interamente con tecnologia J2EE, ed è strutturata con un'architettura software di tipo multi-tier, come mostrato nella figura seguente. Figura 6 Architettura Multi-Tier J2EE di e-dk Pagina 32 di 44

33 Il livello presentazione segue il paradigma MVC: il layer model, che implementa le logiche di navigazione e validazione dei dati e gestisce l interfacciamento con la business logic, è realizzato con classi java; il layer view utilizza il linguaggio di templating Velocity ed è costituito da un insieme di template che consentono di modellare diversi tipi di rappresentazione dei dati in uscita: HTML, XML, PDF; il layer control è realizzato tramite la servlet Turbine che si incarica della gestione di vari moduli del layer model e della generazione dei flussi di output a partire dai template definiti. Il livello integrazione si incarica di esporre le interfaccia della piattaforma verso l esterno e realizza quindi la application interface. Sono previste interfacce basate su web services e su https (streams). Tutte le interfacce della piattaforma sono realizzate seguendo pienamente gli standard WSDL, SOAP e MIME per i web services, e fanno uso di schemi XSD per lo scambio di dati con sistemi esterni. Il livello di elaborazione è suddiviso in due componenti logiche: la business logic, che sviluppa le funzioni applicative, la integration logic che si incarica di realizzare le logiche di l integrazione della piattaforma con i sistemi esterni. Il livello di elaborazione è realizzato utilizzando la tecnologia degli EJB. Sono utilizzati due tipologie di EJB: session EJB per i servizi sincroni; message driver beans per i servizi asincroni. La comunicazione tra gli EJBs è realizzata tramite RMI su protocollo JRMP. L integrità e la consistenza delle transazioni applicative è garantita attraverso l impiego dell architettura JTA Java Transaction API che permette di gestire anche transazioni distribuite sui dati e verso applicazioni esterne integrate con il sistema. La soluzione descritta permette di soddisfare requisiti di scalabilità e affidabilità: la scalabilità è garantita dalla possibilità di attivare nuove istanze applicative nell ambito dello stesso hardware fornito o, se necessario, aggiungendo sistemi HW e le relative nuove istanze applicative; l affidabilità e la relativa assenza di punti di failure viene garantita dalla possibilità di configurazione in cluster delle istanze applicative, attuata per mezzo di meccanismi nativi offerti dall application server Jboss. L accesso al data base avviene attraverso il livello denominato dati e utilizzando un paradigma ad oggetti. La mappatura tra DB relazionale e gli oggetti del sistema è realizzata tramite OJB Object relational bridge. Il layer di gestione dei dati espone un interfaccia JMX, realizzata attraverso oggetti MBeans (Managed Beans), verso il layer di elaborazione. Il Sistema memorizza due copie fisiche (mirroring) di ogni data object su due nodi differenti e indipendenti: in caso di device fault il Sistema è in grado di rigenerare automaticamente gli oggetti mancanti. Il Sistema, inoltre, verifica continuamente l integrità dei contenuti e l autenticità dei contenuti per prevenire corruzione di dati. Nel caso di corruzione ricostruisce il dato attraverso la copia del mirror. Nel livello dati, la componente di gestione documentale Centera utilizza un nuovo paradigma nell accesso ai dati conosciuto come Content Addressing : invece dell approccio classico basato sulla posizione del dato, presenta al programma di archiviazione uno schema di indirizzamento flat. Quando un oggetto viene memorizzato per la prima volta, l applicazione riceve una ricevuta (o "claim check") che è derivata univocamente dal contenuto dell oggetto stesso. Accessi successivi ai dati vengono compiuti restituendo al repository la ricevuta, che identifica univocamente l oggetto. Tale Sistema di archiviazione consente: Autenticazione del Contenuto: qualsiasi oggetto presentato al sistema è memorizzato in modo tale da essere immodificabile ed autenticato, cosa che è trasparente all applicazione utente; Non-cancellazione: Data objects non possono essere cancellati prima che sia concluso il loro retention period; Replica Efficiente: usa un indirizzo univoco derivato dal contenuto per assicurare che solo una copia del contenuto è memorizzata. Questo aspetto può ridurre in maniera significativa il quantitativo di informazioni memorizzate; Pagina 33 di 44

34 Facilità di gestione: la tecnologia semplifica enormemente il system planning e la gestione di centinaia di Terabytes di contenuti. Non vi sono tipologie RAID da scegliere, LUN da costruire o file system da creare, le applicazioni cliente sono esenti dalla complessa gestione delle tradizionali topologie di storage; Scalabilità senza riconfigurazione: il Sistema, basato su tecnologia cosiddetta RAIN (Redundant Arrays of Independent Nodes) è disegnato per essere altamente scalabile (dai terabytes ai petabytes). Il Sistema consente di partizionare il contenuto al suo interno. Questo significa che può essere integrato a più applicazioni e ciascuna applicazione integrata avrà accesso solo ai contenuti presenti nella partizione alla quale è abilitata ad accedere. Tutte le API hanno quindi valore anche solo all interno di una partizione virtuale. Come indicato nella figura seguente, la comunicazione con gli attori e i sistemi esterni è realizzata in generale attraverso protocolli standard di interfaccia, ad esclusione del caso di Centera, che fa uso di interfacce proprietarie. L utilizzo di API per il sistema di memorizzazione permette una totale indipendenza tra la componente applicativa e il Supporto di memorizzazione, consentendo una migrazione e/o integrazione, nell ambito della soluzione complessiva, di differenti sistemi fisici di memorizzazione. L architettura di Centera presenta una piattaforma con no-single-point-of-failure che è altamente scalabile ed implementa un servizio senza interruzioni. Centera è basato su di una architettura denominata RAIN (Redundant Array of Independent Nodes). Per motivi di sicurezza legati alla necessità di Centera, ogni nodo contiene alimentatori e spazio disco ed è interconnesso con tutti gli altri nodi del cluster tramite una LAN privata COMPONENTI FISICHE Il sistema e-dk e il sistema Centera sono installati presso la server farm di Lombardia Informatica, su hardware dedicato. Il Sistema di Conservazione è installato sulle seguenti componenti hardware: e-dk-prod1 (Application Server) Natura dell oggetto S.O. ***** Software ***** Ram ***** HDD ***** Macchina di residenza dell applicativo di Conservazione e-dk (electronic Document Keeper) che è installato come parte dell appliaction server jboss e-dk-prod3 (Application Server) Macchina di residenza dell applicativo di Conservazione e-dk (electronic Document Natura dell oggetto Keeper) che è installato come parte dell appliaction server jboss. Istanza applicativa dedicata alle interfacce webservices e https S.O. ***** Software ***** Ram ***** HDD ***** Pagina 34 di 44

35 e-dk-prod4 (Application Server) Macchina di residenza dell applicativo di Conservazione e-dk (electronic Document Natura dell oggetto Keeper) che è installato come parte dell appliaction server jboss. Istanza applicativa dedicata alle interfacce webservices e https S.O. ***** Software ***** Ram ***** HDD ***** Load Balancer Natura dell oggetto Load balancer delle due macchine interface, e-dk-prod3 e e-dk-prod4 DB ORACLE (DataBase Server) Natura dell oggetto DBMS per la manipolazione delle tabelle e dei dati propri del DB Software ***** NAS Natura dell oggetto HDD File-system per il parcheggio dei dati in attesa di conservazione. 700 GB CENTERA Natura dell oggetto HDD E il device fisico su cui vengono depositati i documenti al termine del processo di conservazione a norma 29 TB ARSS -1 (Server Firma Digitale) Natura dell oggetto Server per firma automatica S.O. ***** Software ***** Ram ***** ARSS-2 (Server Firma Digitale) Natura dell oggetto Clone in fail-over (applicativo) di ARSS-1 S.O. ***** Software ***** Ram ***** L infrastruttura di storage EMC CAS è composta da un sistema Centera che è ubicato presso il data center primario di Lombardia Informatica sito in Via Don Minzoni a Milano e da un secondo sistema Centera che è ubicato presso il data center secondario sito in via Taramelli a Milano, quest ultimo utilizzato come sito di DR. Di seguito sono descritte le componenti hardware e software e la loro locazione. Pagina 35 di 44

36 Le componenti hardware EMC in oggetto saranno per ogni sito: 1 cluster Centera composto da 4 nodi Gen4LP Le componenti software EMC in oggetto saranno per ogni sito: 1 sistema operativo ***** Tool Centera Viewer per la gestione dello storage Il cluster è composto da quattro nodi Gen4LP con dischi SATA da 2 TB cad, pertanto la capacità totale RAW è di 31TB mentre quella disponibile è di 29TB. Dei quattro nodi che compongono il cluster, i primi due vengono utilizzati per l accesso ai dati da parte degli applicativi e per la gestione amministrativa del cluster, mentre i rimanenti due hanno il ruolo di replication, e sono pertanto utilizzati per la sincronizzazione dei dati fra il sito primario e quello di DR. Per quanto concerne la soluzione di DR adottata, il sito secondario (Taramelli) è una replica del sito primario (Don Minzoni) e viene costantemente allineato a quest ultimo. E stata predisposta, tramite una connessione di rete veloce e ridondante, una sincronizzazione tra i due siti ed ogni nuova scrittura sul sito primario, viene replicata sul sito secondario. L infrastruttura di Storage viene costantemente monitorata ed entrambi i Centera sono stati configurati per l invio di health report giornalieri per controllarne lo stato di salute e poter intervenire tempestivamente a fronte di eventuali problematiche hardware/software. In caso di malfunzionamento del sito primario viene attivato il secondario al fine di garantire la continuità del servizio, una volta ripristinato il primario i due ambienti vengono allineati tramite procedura di restore e viene ripristinata la configurazione originale. Figura 7 Schema soluzione Disaster Recovery EMC Centera Per quanto riguarda le configurazioni di rete, tutto l HW è inserito nell infrastruttura di erogazione di Lombardia Informatica, pertanto rispetta tutti gli standard aziendali in termini di sicurezza, ridondanza e disponibilità del servizio. Inoltre, per quanto riguarda i servizi di accesso, va sottolineato il fatto che tali sistemi si collocano all interno della rete di Lombardia Informatica e pertanto anche essi ereditano tutti i servizi, le procedure e i controlli che regolano l accesso di un utente alla rete stessa. Per la descrizioni di tali elementi di sicurezza si rimanda alle policy di Lombardia Informatica. Oltre alla descrizione delle componenti di cui sopra, dal momento che il gestore del sistema di conservazione è Lombardia Informatica e l ambiente di erogazione è la server farm di Lombardia Informatica, vengono adottate, per il sistema di conservazione, tutte le policy e le regole per la sicurezza degli archivi in vigore presso l ente erogatore. Pagina 36 di 44