C.U.D. - novità: la consegna al dipendente può avvenire anche in formato elettronico (oltre che in forma cartacea)

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1 C.U.D. - novità: la consegna al dipendente può avvenire anche in formato elettronico (oltre che in forma cartacea) di Vincenzo D'Andò Pubblicato il 22 dicembre 2006 segnaliamo che è disponibile CUD 2007 in versione editabile (per non scriverli a mano ) DATORI DI LAVORO (sostituti d imposta): è possibile inviare il CUD ai propri dipendenti soltanto in formato elettronico, purché tali dipendenti siano dotati degli strumenti necessari (computer collegato a internet e stampante) per ricevere e stampare la certificazione rilasciata per via elettronica mentre va esclusa in talune ipotesi, come nel caso in cui il sostituto d imposta sia tenuto a rilasciare agli eredi la certificazione relativa al dipendente deceduto. Il chiarimento è contenuto nella risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 145 del , emanata a seguito di una istanza di interpello. L obbligo della consegna del CUD per l anno 2006 è previsto entro il 15 marzo 2007, viceversa con decorrenza dal 1 maggio 2007, la scadenza dovrà essere anticipata al 28 febbraio (quindi, per l anno d imposta 2007, la scadenza sarà quella del 28 febbraio 2008), ciò a seguito del D.L. n. 223/2006, convertito in Legge n. 1

2 248/2006. Secondo la citata risoluzione l attuale normativa non contrasta con la possibilità di utilizzare al tradizionale sistema di consegna del CUD cartaceo, la trasmissione in via telematica ai percipienti. Riguardo lo stesso modello CUD 2007 relativo all anno 2006, appena approvato viene precisato, sulle modalità di consegna della certificazione che il datore di lavoro, ente pensionistico o altro sostituto d imposta deve compilare la certificazione e deve rilasciarla in duplice copia al contribuente e che la certificazione può essere sottoscritta anche mediante sistemi di elaborazione automatica. Infine, l Agenzia delle Entrate ha precisato che se il modello CUD viene emesso come documento informatico deve essere conservato nella stessa forma, mentre se viene emesso come documento analogico, deve essere materializzato e conservato secondo le modalità tradizionali (cartaceo), salva la possibilità di procedere alla conservazione elettronica (uso dello scanner). In entrambi i casi viene ammessa la consegna del modello attraverso canali informatici. Documenti informatici e documenti analogici Alla luce di ciò rivediamo la relativa disciplina dell archiviazione ottica dei documenti. La neo disciplina (Decreto Ministeriale ) della conservazione della 2

3 documentazione contabile effettua una distinzione tra: Documenti informatici, per i quali vengono previste le modalità di emissione, conservazione ed esibizione; documenti analogici, formati o emessi secondo le modalità tradizionali per i quali, é comunque possibile, in alternativa alla conservazione cartacea, la conservazione elettronica, previo esperimento di specifiche procedure. Documento informatico rilevante ai fini tributari I documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono statici non modificabili. Per documento statico non modificabile si intende il documento informatico il cui contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo. A tali fini, il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzioni idonee a modificare i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati. Sono macroistruzioni, ad esempio, i comandi che permettono l aggiornamento automatico della data, la quale, per espressa previsione normativa, deve invece restare immutata. 3

4 Sono codici eseguibili, ad esempio, le istruzioni non sempre visibili all utente, in grado di controllare, in modo non pilotato da chi apre il documento, l aspetto e il contenuto dello stesso. Emissione del documento informatico Il documento informatico deve essere emesso al fine di garantirne l attestazione della data, l autenticità e l integrità, con l apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica. Per riferimento temporale si intende un informazione che associa al documento la data e l ora. A più documenti può essere applicato il medesimo riferimento temporale. Per sottoscrizione elettronica, a sua volta, si intende l apposizione sul documento informatico della firma elettronica qualificata. Documento analogico rilevante ai fini tributari Sono analogici, tutti i documenti formati utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui. Rientrano in tale categoria i documenti che si materializzano su supporti cartacei (ad 4

5 esempio, lo scritto, il dattiloscritto, la fotocopia). Il documento analogico si distingue in documento originale e copia. A sua volta, il documento originale si distingue in originale non unico e unico. Memorizzazione digitale La memorizzazione può avvenire mediante salvataggio dei dati su supporto ottico o su ogni altro idoneo supporto. Inoltre, é possibile memorizzare anche le impronte relative ai documenti, sia informatici che analogici. Per impronta si intende una sequenza di bit di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione di una funzione matematica ( funzione di hash ) ad una generica sequenza di bit in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, e risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione matematica generi impronte uguali. Memorizzazione del documento analogico 5

6 La memorizzazione del documento analogico viene attivata mediante l acquisizione della relativa immagine. Il processo di memorizzazione dei documenti informatici e dei documenti analogici deve rispettare talune regole comuni: La memorizzazione può avvenire attraverso la trasposizione su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo; deve essere rispettato l ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta; devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione, ad esempio, a nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. Supporti di memorizzazione L Agenzia delle Entrate ha evidenziato che per la memorizzazione digitale é possibile utilizzare supporti che applicano la tecnologia laser, come dischi ottici e magnetoottici. In particolare, viene ammesso l utilizzo, tra l altro, di dischi ottici WORM (riscrivibili dall utente), CD-R (non modificabili una volta scritti) e DVD (che hanno una maggiore 6

7 capacità di memorizzare i dati). E possibile utilizzare ogni altro supporto di memorizzazione digitale, oltre a quelli a tecnologia laser, purché sia garantita la conformità dei documenti agli originali, oltre che la leggibilità nel tempo. Costituiscono esempi di supporti magnetici i floppy disk, l hard disk del computer. Archiviazione dei documenti informatici Come ha precisato la circolare n. 36/2006, prima di sottoporre i documenti informatici al processo di conservazione, il contribuente ha la facoltà di archiviarli elettronicamente. Conservazione elettronica Il processo di conservazione elettronica avviene con la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte (nei casi di documenti informatici) o della relativa immagine (nei casi di documenti analogici) e termina, in entrambi i casi, con l apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione 7

8 informatica) contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi. Dicembre 2006 Vincenzo D Andò 8