Conservazione digitale documenti contabili

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1 Treviso, lì Ai Signori Clienti Loro Sedi CIRCOLARE N. 12/2015 E possibile accedere alla nuova AREA RISERVATA del sito registrandosi al seguente link: Conservazione digitale documenti contabili Già da tempo il Governo ha dichiarato che uno degli obiettivi necessari per attuare la riforma fiscale e la lotta all evasione è lo sviluppo digitale del Paese. L estensione dell obbligo della digitalizzazione dei documenti contabili alla pubblica amministrazione e ai privati è racchiuso in un pacchetto di provvedimenti in parte già attuati e altri in via di approvazione. Oggetto della riforma è la totale dematerializzazione dei documenti e scritture analogiche rilevanti ai fini tributari prevedendo un sistema di produzione elettronica di documenti contabili e di regole per la conservazione elettronica dei documenti informatici. Il D.P.C.M. 13 novembre 2014, in vigore dal 12 febbraio 2015, ha completato le disposizioni relative alla formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici; tali regole diventeranno obbligatorie per la Pubblica Amministrazione a partire da agosto 2016, mentre per i privati il primo passo è l obbligo, in vigore dal 31 marzo del 2015, della fatturazione elettronica nei confronti di tutte le Pubbliche amministrazioni. Di seguito un breve excursus sui principali punti del processo di conservazione digitale, per la cui applicazione si consiglia la collaborazione di una casa di software. Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 1

2 I N D I C E Premessa pag Documenti informatici a rilevanza fiscale pag Glossario informatico pag Caratteristica del documento informatico pag Dematerializzazione di documenti pag Il responsabile della conservazione elettronica/ Manuale della Conservazione Elettronica pag Adempimenti/nuove disposizioni/ Opzione in D.R Modello Unico pag Versamento imposta di bollo pag Obbligo esibizione documenti pag Iter - conservazione documenti informatici pag Novità all orizzonte! Schema di decreto legislativo pag. 14 Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 2

3 PREMESSA Le norme per una corretta gestione dei documenti informatici a rilevanza fiscale sono contenute nel Codice dell Amministrazione Digitale (c.d. CAD) che ha visto, nelle disposizioni introdotte dal D.P.C.M. 13 novembre 2014 pubblicato in G.U. n. 8 il 12 febbraio 2015, il completamento del quadro normativo. Le regole in esso contenute assumono una importanza fondamentale per la corretta gestione dei documenti informatici a rilevanza fiscale, cui trovano diretta ed immediata applicazione, in forza del richiamo alle stesse operato dal DM 17 giugno che ha modificato e semplificato la disciplina della conservazione elettronica dei documenti informatici. Il Codice dell Amministrazione Digitale CAD ha dettato le regole per la formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici assicurando così la gestione totalmente dematerializzata dei documenti sin dalla fase della loro generazione. A tal fine vanno utilizzati i formati previsti dal CAD e dai decreti attuativi ovvero i formati scelti dal responsabile della conservazione 2, chiamato a motivarne la scelta nel manuale di conservazione. Chiarimenti inoltre sono stati forniti dall Agenzia delle entrate, con la Circolare n. 18/2014, in tema di fatturazione e conservazione elettronica, due momenti distinti ma collegati dal medesimo processo di dematerializzazione dei documenti contabili. L esercizio di attività d impresa o di lavoro autonomo comporta l obbligo di tenere determinati libri e registri contabili secondo quanto prescritto dal codice civile e/o dalle norme tributarie. Ricordiamo che l obbligo di tenuta delle scritture contabili è sancito: ai fini civilistici, dall art c.c. secondo cui l imprenditore che esercita un attività commerciale deve tenere: il libro giornale e il libro degli inventari, nonché le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell impresa. ai fini fiscali, è disciplinato dal Titolo II del DPR n. 600 (artt ) e il DPR 633/72. 1 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto ai sensi dell art. 21, comma 5 del CAD. 2 Vedi punto 1.4. Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 3

4 1. Documenti informatici a rilevanza fiscale Quando si parla di documenti informatici, le regole tecniche rivestono un importanza basilare. I documenti informatici, perché abbiano rilevanza anche ai fini tributari, devono essere realizzati con idonei software applicativi ed avere le caratteristiche di immodificabita, integrità, autenticità e leggibilità. Inoltre devono soddisfare congiuntamente alcuni requisiti: 1. la forma dei documenti deve essere statica e non modificabile; 2. devono essere emessi con l apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica, per garantire l attestazione della data, l autenticità e l integrità; 3. devono essere esibiti, a richiesta, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, anche in via telematica in alternativa a quella cartacea e informatica, presso il luogo di conservazione delle scritture contabili secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali; 4. devono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d imposta; 5. devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche di questi ultimi; 6. il processo di conservazione va completato entro il termine di 3 mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale. 1.1 Glossario informatico 3 Prima di addentrarci nel nuovo mondo dei documenti informatici è necessario acquisire il significato della terminologia necessaria per capire il significato della digitalizzazione dei documenti. 3 art. 1 del D.M. 23 gennaio 2004 Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 4

5 Glossario informatico a) «documento rilevante ai fini tributari»: scritture, libri e registri elencati dal DPR 600/73 e dal DPR 633/72; registri prescritti ai fini IVA; dichiarazioni fiscali, modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio, i modelli F23 ed F24), fatture e documenti simili; libri sociali elencati nell'art c.c., relazione sulla gestione (articolo 2428 c.c.), relazione dei sindaci (articolo 2429 c.c.) e dei revisori contabili (art. 14 del DLgs. 39/2010), che per legge devono essere allegate al bilancio d'esercizio. b) «documento analogico»: si distingue in originale e copia ed è formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, (supporti cartacei, pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiche o microfilm, lastre o pellicole radiologiche, cassette e nastri magnetici audio e video); c) «documento analogico originale»: documento analogico che può essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi; d) «documento digitale»: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile l'origine; e) «documento informatico»: Consistono nella rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono "statici non modificabili", vale a dire che il loro contenuto risulta non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo. Il documento informatico è emesso con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica qualificata, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità f) «firma elettronica»: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica; g) «firma elettronica avanzata»: firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati; h) «firma elettronica qualificata»: firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; i) «firma digitale»: particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; l) «certificato qualificato»: certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatore rispondente ai requisiti fissati dall'allegato II della medesima direttiva; m) «impronta»: sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna funzione di hash; n) «funzione di hash»: funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari, un'impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali; Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 5

6 o) «evidenza informatica»: sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica; p) «riferimento temporale»: informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; l'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite edocumentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso; q) «marca temporale»: evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale; r) «processo di conservazione»: processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della deliberazione dell'aipa n. 42 del 2001; s) «documento statico non modificabile»: documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonché immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati; t) «sottoscrizione elettronica»: apposizione della firma elettronica qualificata. 1.2 Caratteristica del documento informatico Per soddisfare il requisito della forma scritta, attribuendo valore probatorio al documento informatico, è necessario, come già detto, che il documento abbia i requisiti di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilita. Creazione del documento Le regole tecniche non richiedono l utilizzo di particolari tecnologie imponendo solamente la memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione. Formazione del documento Il documento deve essere chiuso attraverso l utilizzo di processi o strumenti informatici al fine di renderlo immodificabile durante le fasi di tenuta, accesso e conservazione. Vanno quindi eliminati tutti gli eventuali elementi dinamici presenti quali codici eseguibili e macroistruzioni in grado, una volta attivati, di modificare il contenuto documentale. Chiusura del documento L immodificabilità di un documento informatico redatto digitalmente, e quindi la chiusura, viene ottenuta con: - la sua sottoscrizione con firma digitale o con firma elettronica qualificata da parte dell autore, - l apposizione di una validazione temporale, - il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa, Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 6

7 - la memorizzazione su sistemi di gestione documentale con politiche di sicurezza o il versamento ad un sistema di conservazione da parte del gestore. Si hanno due chiusure: 1. quando la chiusura coincide con la memorizzazione da parte del gestore nel sistema di gestione informatica dei documenti o nel sistema di conservazione; 2. al momento della registrazione dell esito dell operazione con misure per la protezione dell integrità nel caso in cui il documento derivi dalla registrazione di transazioni informatiche o dall acquisizione telematica di dati. Alla chiusura del documento informatico deve essere in ogni caso associato: - l apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione 4, - la data di chiusura, - l oggetto, - il soggetto che ha formato il documento, - l eventuale destinatario. Termini per la chiusura della procedura La procedura di conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, in base all art. 7 co. 4-ter D.L. 357/94 (tale termine vale anche per le fatture elettroniche). 2. Dematerializzazione di documenti, scritture analogiche, copie informatiche. La generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell'art. 22 co. 3 del CAD, il quale sancisce che dette copie hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta; tale processo termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. 4 Deve essere utilizzata una marca temporale a chiusura del pacchetto oggetto di conservazione il quale può essere composto da un files, ad es. lotto di fatture. Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 7

8 Ai fini fiscali, la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici può essere attestata da un notaio o altro pubblico ufficiale. Un documento informatico è, non solo quello redatto e formato con idonei applicativi software, ma anche quello che risulta dall acquisizione della copia per immagine di un documento analogico o della copia informatica di un documento analogico. Un documento che nasce analogico può essere infatti trasformato in documento informatico acquisendone una copia per immagine che sostituisce ad ogni effetto di legge l originale cartaceo. In via generale l efficacia probatoria della copia informatica è pari a quella del documento analogico. Infatti, come stabilito dall art. 22, del CAD, le copie per immagine hanno la medesima efficacia probatoria dell originale a condizione che siano formate nel rispetto delle regole tecniche e che la loro conformità non venga espressamente disconosciuta. I duplicati informatici hanno infine il medesimo valore giuridico del documento informatico; il D.Lgs. 7 marzo 2005, n dichiara che: le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71. Traslando queste disposizione al documento a rilevanza fiscale va precisato come possano essere dematerializzati, mediante acquisizione dell immagine, e generando quindi una copia per immagine, i documenti in origine analogici a condizione che, laddove la copia informatica di uno o più documenti analogici venga fornita a terzi, la stessa debba essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata dal soggetto che effettua la copia. Solamente per i documenti analogici originali unici è richiesta l attestazione di conformità e la sottoscrizione digitale della stessa da parte di un notaio o di altro pubblico ufficiale. 5 CAD art. 22 Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 8

9 Il pubblico ufficiale è una figura indispensabile per ultimare il processo di conservazione dei documenti analogici originali unici. La funzione del pubblico ufficiale consiste nell'attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine; di conseguenza deve obbligatoriamente partecipare al processo di conservazione elettronica di documenti analogici originali unici. Per pubblico ufficiale si intendono, oltre al notaio, anche il cancelliere, il segretario comunale e il funzionario incaricato dal sindaco che provvede ad autenticare le copie dei documenti di cui ha in deposito gli originali, o comunque le copie dei documenti originali che gli vengono esibiti. 3. Il responsabile della conservazione elettronica Il responsabile della conservazione 6 è colui che attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione elettronica, sia esso riferito ai documenti elettronici ovvero cartacei. Con la circ. n. 36/E del 6 dicembre 2006, l agenzia delle Entrate ha precisato che il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la possibilità di quest ultimo di delegare un terzo. I contribuenti diversi dalle persone fisiche possono nominare responsabile della conservazione sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (socio o amministratore), sia un terzo esterno alla società, all associazione o all ente. Tuttavia l affidamento dell incarico di effettuare la conservazione dei documenti fiscali non fa venir meno la responsabilità del contribuente nei confronti dell Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti. Compiti del responsabile In particolare, tra i compiti del responsabile rientrano: - la definizione e la progettazione, sotto il profilo organizzativo e tecnologico, dell'intero processo; - la verifica della funzionalità del sistema e dei programmi Edp utilizzati nel processo; - la garanzia della sicurezza e dell'integrità del sistema; - la richiesta della presenza del pubblico ufficiale, ove necessario; - la definizione delle procedure per l'apposizione della marca temporale; - la verifica e il mantenimento della leggibilità dei documenti nel tempo. 6 I compiti del responsabile della conservazione elettronica sono elencati nell'art. 5 della Delibera CNIPA n. 11/2004 Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 9

10 Il responsabile della conservazione deve predisporre il Manuale della Conservazione Elettronica al fine di garantire il corretto svolgimento del procedimento e di tutelare la propria posizione, nonché quella dell'impresa in caso di eventuali contestazioni da parte dell'autorità. Tale documento dovrà essere soggetto a verifica e aggiornamento periodico. Contenuto del Manuale della Conservazione Elettronica Il manuale dovrà contenere: - l'indicazione dei responsabili, la nomina dei responsabili, eventuale delega, o sostituto del responsabile; - la definizione delle procedure di formazione, gestione e conservazione dei documenti (tipologie di documenti da conservare, descrizione del flusso di lavorazione dei documenti, generazione del supporto dell'archivio sostitutivo e sua etichettatura, informazioni sulle operazioni da effettuare per garantire la leggibilità nel tempo dei dati conservati); - la descrizione delle misure di sicurezza adottate; - l'annotazione delle verifiche periodiche di leggibilità, nonché delle comunicazioni da effettuare in D.R. 4. Adempimenti / nuove disposizioni Il decreto del 17 giugno 2014, ha modificato e semplificato gli adempimenti richiesti dalla normativa per i documenti informatici a matrice fiscale. Le nuove disposizioni hanno eliminato il vincolo temporale dei 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche, le semplificazioni nell assolvimento dell imposta di bollo, nonché l eliminazione dell obbligo di comunicazione dell impronta dell archivio digitale oltre alla previsione esplicita della operatività delle medesime regole per i documenti del settore doganale. Obbligo Comunicazione in Dichiarazione dei Redditi Con le nuove previsioni normative, non va più inviata alle Agenzie fiscali l impronta dell archivio ma è richiesto di effettuare l opzione della scelta della conservazione elettronica dei documenti fiscali, in dichiarazione dei redditi. Modello Unico 2015X2014 La conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari da quest anno entra nel modello Unico 2015X2014. I contribuenti dovranno infatti procedere alla compilazione del nuovo rigo appositamente predisposto (RS104 in Unico SC, RS40 in Unico SP e RS140 in Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 10

11 Unico PF), al fine di indicare la modalità di conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari. La compilazione di tale rigo risulta obbligatoria per tutti gli imprenditori e i lavoratori autonomi, indipendentemente dalla tipologia di conservazione adottata; elettronica o su carta. Dovrà essere indicato: - il codice 1 se il contribuente, nel periodo d imposta di riferimento, ha conservato in modalità elettronica almeno un documento rilevante ai fini tributari; caso in cui il contribuente nel corso del 2014 abbia completato la conservazione elettronica di documenti fiscali relativi a periodi di imposta precedenti. - codice 2 se non è stato conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari. Questa indicazione va resa anche nel caso in cui, nel corso del 2014, il contribuente ha iniziato a gestire i documenti a rilevanza fiscale, relativi a tale periodo di imposta, in modalità completamente dematerializzata, sia in fase di emissione che di produzione 7. L esempio tipico è quello dei fornitori delle Pa chiamati, dallo scorso 6 giugno 2014, non solo a emettere ma anche a conservare le fatture elettroniche emesse e trasmesse tramite il sistema di interscambio. Variazione dati Iva In tutte le ipotesi sopra considerate, va trasmesso telematicamente all agenzia delle Entrate il modello di variazione dati Iva, comunicando il luogo di conservazione entro 30 giorni dall attivazione. 4.1 Versamento imposta di bollo In luogo del pagamento dell imposta di bollo in acconto e a saldo previsto dalla formulazione della vecchia disposizione normativa, è ora previsto il versamento in unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell esercizio. Le fatture elettroniche, quando assoggettate ad imposta di bollo, devono contenere una specifica annotazione di assolvimento dell imposta secondo le nuove regole del D.M. 17 giugno Ciò in quanto, il processo di conservazione deve essere effettuato, a prescindere dalla tipologia documentale, entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni fiscali Termine previsto dall articolo 7, comma 4-ter, del decreto legge 10 giugno 1994, n. 357 secondo cui la tenuta di qualsiasi registro contabile, con sistemi meccanografici, è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei dei dati relativi all esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi. Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 11

12 Modalità di versamento fino al superata Prima dell'entrata in vigore del DM , l imposta doveva essere corrisposta mediante modello F23. I soggetti interessati presentavano, all'ufficio delle Entrate competente in base al proprio domicilio fiscale, una comunicazione (preventiva) contenente: il numero di atti e documenti informatici, distinti per tipologia, che si presumeva di emettere nel corso dell'anno; l'imposta dovuta su ogni singolo documento; l'importo globale dell'imposta relativo ad ogni articolo della Tariffa; la somma complessivamente dovuta; gli estremi dell'avvenuto pagamento. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo, i medesimi soggetti dovevano presentare all'ufficio delle Entrate competente una comunicazione (consuntiva) contenente: l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente; gli estremi del versamento dell'eventuale differenza d'imposta, oppure la richiesta di rimborso o di compensazione (nel caso in cui il pagamento effettuato in via preventiva si fosse rivelato eccedente sulla base dei documenti effettivamente formati). l'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, veniva assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso Modalità di versamento a decorrere dal Ai sensi dell'art. 6 co. 1 e 2 del DM , l'imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati durante l'anno) è pagata: con modalità esclusivamente telematica, mediante modello F24 on line 8 in unica soluzione; entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, ossia entro il 30 aprile; le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo di 2 (vale a dire quelle nelle quali l'importo addebitato senza IVA è superiore a 77,47 euro) devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell'imposta ai sensi del DM Tale obbligo di annotazione dovrebbe riguardare: non solo le vere e proprie fatture elettroniche (ossia quelle emesse e ricevute in un qualunque formato elettronico ed accettate come tali dal destinatario, per le quali vige l'obbligo di conservazione elettronica); ma anche quelle considerate documenti informatici fiscalmente rilevanti perché spedite in un qualunque formato elettronico, ma non accettate come elettroniche dal 8 (art. 17del DLgs. 241/97); 9 (art. 6 co. 2 ultimo periodo del citato DM) Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 12

13 destinatario (rispetto ad esse l'emittente può - e non deve - procedere alla conservazione elettronica). 5. Obbligo esibizione dei documenti In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede dell'attività o presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal contribuente nella dichiarazione di inizio attività. 5.1 Iter - conservazione documenti informatici 1. Apposizione della firma digitale e riferimento temporale: una volta effettuata la memorizzazione dei documenti, il responsabile della conservazione procede ad apporre sul singolo documento informatico a firma digitale e il riferimento temporale, cioè un informazione contenente la data e l ora. 2. Rilevazione dell impronta: creato il file firmato riportante il riferimento temporale, si procede con la rilevazione dell impronta, attraverso l impiego di apposito programma. 3. Evidenza informatica: le impronte così ottenute dai singoli libri e registri vengono poi raccolte in una evidenza informatica (cioè un file) annuale in formato Txt (blocco note), riportanti il nome del singolo registro, i codici hash, il riferimento temporale (giorno, mese, anno, ore, minuti, secondi), il nome del file in Pdf e il nome del file firmato in p7m. 4. Apposizione della firma e marca temporale: l evidenza informatica così ottenuta, contenente l impronta dei documenti, viene poi, da parte del responsabile della conservazione, firmata mediante l utilizzo della smart card e marcata con l apposizione della marca temporale (cioè un informazione contenente data e ora che, se apposta su un documento informatico, lo rende opponibile a terzi). 5. Conservazione dei documenti informatici : la fase finale del processo di conservazione avviene mediante la memorizzazione dei documenti informatici insieme all evidenza informatica firmata, su un idoneo supporto di memorizzazione (es. CD, DVD, dischi ottici, server, ecc.). Ai fini tributari è necessario che i documenti oggetto di conservazione siano resi leggibili e disponibili, se richiesti dalle autorità competenti, su Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 13

14 supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture contabili e sia resa possibile la funzione di ricerca ed estrazione delle informazioni dai supporti che le contengono mediante alcuni elementi predefiniti (cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data). 6. Opzione in Dichiarazione dei redditi: opzione in dichiarazione dei redditi della conservazione elettronica dei documenti fiscali almeno un documento rilevante ai fini tributari. 6. Novità all orizzonte! Schema di decreto legislativo E stato pubblicato lo schema del decreto legislativo 10, approvato dal Consiglio dei Ministri il 21 aprile scorso, che stabilisce una riduzione degli adempimenti amministrativi e contabili dei contribuenti, mediante sistemi informatici e telematici di generazione e trasmissione di fatture e dei dati dei corrispettivi. Le novità in via di completamento dovrebbero prevedere la semplificazione dei controlli del fisco e gli adempimenti dei contribuenti trasferendo alle comunicazioni automatizzate la gestione delle fatture e dei corrispettivi, con l applicazione di incentivi specifici per tutti gli operatori economici con speciale riguardo a quelli minori. In particolare, a tutti coloro che sceglieranno di trasmettere in modo automatico al fisco fatture emesse e ricevute e corrispettivi verranno aboliti alcuni adempimenti comunicativi gravosi e di difficile assolvimento quali: - lo spesometro, - le comunicazioni black list, - gli elenchi riepilogativi degli acquisti intracomunitari e delle prestazioni passive Ue; inoltre verranno introdotte regole agevolative per ottenere con più facilità i rimborsi Iva spettanti, nonché la riduzione di un anno sui termini di accertamento a condizione che si garantisca la tracciabilità dei pagamenti. *** *** Per eventuali necessità si prega di contattare il professionista di riferimento. Con l occasione si porgono cordiali saluti. Studio 10 In attuazione della delega conferita al governo con la legge n. 23/2014. Circolare n. 12 del Riproduzione vietata. pag. 14