Appuntamento con l Esperto a cura di Stefano Setti

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1 Appuntamento con l Esperto a cura di Stefano Setti 1

2 Fattura elettronica 2

3 Tipologie di fatture Tipologia di fattura Fattura elettronica Fattura cartacea Fatture create elettronicamente Descrizione Documento che fin dalla sua prima origine assume un formato elettronico. Attenzione: si tratta di un documento informatico emesso in qualunque formato con modalità che ne garantiscono l integrità di contenuto, l autenticità dell origine e leggibilità e per il quale vi è l accettazione del destinatario. Documento analogico (nella generalità dei casi emesso su supporto cartaceo) o un documento che nasce in formato elettronico ma privo dei requisiti di integrità di contenuto, autenticità e leggibilità. Si pensi ad esempio ad una fattura in formato.pdf o Word non firmato elettronicamente. Documento che fin dalla sua prima origine assume un formato elettronico. Si tratta di un documento informatico emesso in qualunque formato con modalità che ne garantiscono l integrità di contenuto, l autenticità e leggibilità ma per il quale, a differenza della fattura elettronica, non vi è l accettazione del destinatario. Va da sé che tale documento viene inviato al destinatario in formato cartaceo o via posta elettronica ma in assenza di accettazione formale da parte del destinatario. Attenzione: ne consegue che la fattura, creata in formato elettronico, può essere spedita/consegnata in formato cartaceo quando manca il consenso del destinatario alla trasmissione elettronica. Inoltre, in tale ipotesi, il documento emesso mantiene la natura di fattura elettronica, essendo dotato del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. Non essendoci il consenso del destinatario, l invio della fattura mediante un qualsiasi strumento elettronico non si qualifica come trasmissione telematica. Quindi, la fattura, se emessa in formato elettronico, si qualifica come fattura elettronica per l emittente, restando invece sempre cartacea per il ricevente. 3

4 Formato della fattura elettronica La normativa IVA consente ampia libertà nella scelta dei formati utilizzabili per la fatturazione elettronica (e non) ammettendo l utilizzo di qualunque formato (sempre che vi sia l integrità di contenuto, l autenticità dell origine e la leggibilità); nella scelta del formato si dovrà tenere conto delle regole tecniche emanate in attuazione del CAD, che individuano i formati utilizzabili per la tenuta e gestione dei documenti informatici (si veda D.P.C.M. del 13 novembre 2014) e quelli per la conservazione digitale (si veda D.P.C.M. del 3 dicembre 2013); la scelta dei vari tipi di formato dovrà, inoltre, essere operata tenendo conto delle diverse caratteristiche e finalità del processo di fatturazione (elettronica o meno), dell eventuale esigenza/obbligo di conservare elettronicamente il documento informatico, della eventuale interoperabilità con i sistemi ERP aziendali; con riferimento ai formati utilizzabili per la conservazione digitale, le regole tecniche elencano una serie di formati raccomandati tra i quali: pdf, xml, jpeg, tiff, txt. Fa eccezione, a tale regola, la fattura elettronica PA, di cui si scriverà nel successivo capitolo, per la quale è obbligatoriamente prevista l adozione del formato xml. 4

5 Requisiti della fattura elettronica Requisiti della fattura elettronica (CM n. 18/E del 24 giugno 2014) Autenticità dell origine Integrità del contenuto Leggibilità Descrizione Si intende che l identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell emittente della fattura devono essere certi. Al riguardo, le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE precisano che la garanzia dell autenticità dell origine di una fattura è obbligatoria sia per il soggetto passivo fornitore/prestatore che per il soggetto passivo cessionario/committente. Entrambi possono assicurare l autenticità dell origine indipendentemente l uno dall altro. Si intende che il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall articolo 21 del DPR n. 633/1972, non possano essere alterati. Le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE precisano che la garanzia dell integrità del contenuto di una fattura, analogamente all autenticità dell origine, è obbligatoria sia per il soggetto passivo fornitore/prestatore sia per il soggetto passivo cessionario/committente. Entrambi possono scegliere il modo in cui ottemperare a tale obbligo indipendentemente l uno dall altro ovvero congiuntamente. A condizione che sia garantita l invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può essere convertito in altri formati (per esempio da MS word ad XML). Si intende che la fattura deve essere resa leggibile per l uomo, conformemente a quanto previsto dalle Note esplicative della direttiva 2010/45/UE, secondo cui la leggibilità della fattura elettronica è soddisfatta se: il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l uomo su schermo o tramite stampa; è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato. Attenzione: così come chiarito dall Agenzia delle Entrate, ai fini della leggibilità della fattura è richiesta la disponibilità, per tutto il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture. A tale scopo, la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, dato che il legislatore ha previsto esclusivamente l obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile per l uomo. 5

6 Requisiti della fattura elettronica (segue) Ad oggi, le tecnologie che consentono il rispetto dei requisiti precedentemente descritti sono: firma elettronica qualificata o digitale dell emittente; sistemi EDI (Electronic Data Interchange); sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile; altre tecnologie non specificate, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo. 6

7 Conservazione sostitutiva 7

8 Conservazione dei documenti informatici (c.d. conservazione sostitutiva) L art. 3 del DM 17 giugno 2014 stabilisce che la procedura di conservazione dei documenti informatici: deve rispettare le vigenti disposizioni in materia di tenuta della contabilità; deve consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste; termina con l apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione; è effettuata entro il termine di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Attenzione: si tenga, inoltre, presente che: i contribuenti devono comunicare di effettuare la conservazione elettronica dei documenti fiscali nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d imposta di riferimento (non è più obbligatorio comunicare l impronta dell archivio informatico alle Agenzie fiscali; in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente, ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato nella dichiarazione di inizio attività. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti delle competenti Agenzie fiscali. 8

9 Dematerializzazione di documenti e scritture analogiche rilevanti ai fini tributari Il 1 comma dell art. 4 del citato DM 17 giugno 2014 stabilisce che, ai fini tributari, la generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici: avviene in base alla regola che le suddette copie hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all originale non è espressamente disconosciuta; termina con l apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale, ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. Attenzione: il 2 comma dell art. 4 del DM 17 giugno 2014 stabilisce, poi, che ai fini fiscali, la conformità all originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici è autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. 9

10 Distruzione documenti analogici Solo dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva risulta possibile procedere con la distruzione dei documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è possibile. 10

11 Trasmissione telematica delle fatture per opzione 11

12 La disposizione normativa L art. 1, comma 3, del D.Lgs. n. 127/2015 ha stabilito che i soggetti passivi IVA, con riferimento alle operazioni effettuate dal 1 gennaio 2017, possono optare per la trasmissione telematica all Agenzia delle Entrate dei dati di tutte le fatture, sia emesse che ricevute, e delle relative note di variazioni. Attenzione: tale opzione, a regime va effettuata entro il 31 dicembre dell anno precedente a quello di inizio della trasmissione dei dati ha durata quinquennale e, se non revocata, si rinnovano di quinquennio in quinquennio. Per il solo anno d imposta 2017, primo anno di attuazione della disposizione in esame, il Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate del 1 dicembre 2016 ha stabilito che l opzione potrà essere esercitata, utilizzando i servizi telematici dell Agenzia delle entrate, a partire dal 14 dicembre 2016 e fino al 31 marzo Qualora il contribuente opti per la trasmissione telematica delle fatture potrà beneficiare: dal diritto all erogazione dei rimborsi IVA annuali in via prioritaria anche in assenza dei presupposti richiesti dalla normativa; dalla riduzione di due anni dei termini di decadenza previsti per l accertamento in materia di IVA e di imposte dirette, subordinata peraltro anche alla tracciabilità di tutti i pagamenti ricevuti ed effettuati di importo superiore a 30,00 euro; dell esonero dall obbligo di comunicazione del c.d. spesometro trimestrale. 12

13 Opzione (Provv. 28 ottobre 2016 e 1 dic. 2016) Modalità di opzione Durata Tempistica Eventuale revoca Sistema di interscambio (c.d. SdI) Può essere esercitata solo in modalità telematica, con apposita funzionalità on line sul sito dell Agenzia delle Entrate, accessibile autenticandosi con le credenziali dei servizi telematici (potendosi autenticare anche un delegato del soggetto passivo) Ha durata quinquennale e, se non è revocata, si estende per quinquenni A regime dev essere esercitata entro il 31 dicembre dell anno solare precedente a quello di memorizzazione e trasmissione dei dati. Per il primo anno di applicazione, per i contribuenti che già a partire dall anno 2017 intendono avvalersi di tale sistema, l opzione può essere esercitata entro il 31 marzo 2017 (Provvedimento direttoriale del 1 dicembre 2016, n ); per i soggetti che iniziano l attività in corso d anno e che intendono esercitare l opzione sin dal primo giorno di attività, l opzione ha efficacia a decorrere dall anno solare in cui è esercitata. L opzione può essere revocata entro il 31 dicembre dell ultimo anno del quinquennio, con effetti dal 1 gennaio dell anno successivo (anche la revoca, come l opzione, è esercitata esclusivamente in modalità telematica sul sito dell Agenzia). Solo i contribuenti che decideranno di esercitare l opzione prevista dal D. Lgs. 127/2015, potranno utilizzare il Sistema di Interscambio per scambiare le fatture elettroniche con i propri clienti e, così facendo, l Agenzia delle Entrate acquisirà automaticamente i dati delle fatture e il contribuente potrà evitare l adempimento di trasmissione accedendo, inoltre, ai benefici stabiliti all art. 3 dello citato decreto, tra cui i rimborsi prioritari. Inoltre, gli stessi soggetti, qualora ricevano e effettuino i pagamenti delle loro fatture emesse e ricevute in modalità tracciata, potranno accedere alla riduzione di un anno dei termini dell accertamento. Nel caso di emissione della fattura elettronica senza utilizzo del sistema SdI, è necessario trasmettere i dati relativi alle fatture per aderire all opzione. Sotto il profilo operativo, i contribuenti che esercitano l opzione in esame trasmettono, distintamente, le informazioni di tutte le fatture emesse nel corso del periodo d imposta, le fatture ricevute e registrate, ivi comprese le bollette doganali, nonché le relative variazioni. I dati da trasmettere sono quelli riportati nell allegato al provvedimento direttoriale del 28 ottobre 2016, le quali contengono anche le regole di compilazione del singolo file - in formato XML - in relazione ai dati riguardanti i documenti oggetto di trasmissione. Va da sé che non è necessario emettere o ricevere le fatture in formato elettronico, essendo invece sufficiente che i dati delle fatture siano strutturati in un file del formato XML, fermo restando che se le fatture elettroniche sono emesse o ricevute mediante il SdI non è richiesta la trasmissione, in quanto l Agenzia delle Entrate, in qualità di gestore del sistema, può accedervi direttamente. 13

14 Tempistica Scadenze di invio Gennaio - marzo 31 maggio maggio Aprile - giugno 31 agosto 16 settembre (datidel primo semestre) 16 settembre Luglio -settembre 30 novembre 30 novembre 30 novembre Ottobre - dicembre 28 (29) febbraio 28 (29) febbraio 28 (29) febbraio 14