DOCUMENTI A RILEVANZA FISCALE

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1 Regolamento eidas 910/2014/UE. Impatto sulla normativa italiana. - Centro Congressi Roma Eventi 1 dicembre 2014 DOCUMENTI A RILEVANZA FISCALE Relatore: prof. avv. Benedetto Santacroce Santacroce-Procida-Fruscione 1

2 DOCUMENTO ELETTRONICO REG. eidas UE 910/2014 CAD D.Lgs. 82/2005 REGOLE TECNICHE AGID ex art. 71 del CAD sul documento informatico APPROVAZIONE DEL REG. EIDAS libera la PUBBLICAZIONE DELLE REGOLE TECNICHE AGID sul DOCUMENTO INFORMATICO D.M Modalita' di ASSOLVIMENTO DEGLI OBBLIGHI FISCALI RELATIVI AI DOCUMENTI INFORMATICI ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto richiama il CAD e le regole tecniche ex art. 71 per i documenti informatici a rilevanza fiscale Santacroce-Procida-Fruscione 2

3 REG. eidas UE 910/2014 DEFINIZIONI DOCUMENTO ELETTRONICO QUALSIASI CONTENUTO CONSERVATO IN FORMA ELETTRONICA, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva SIGILLO ELETTRONICO DATI in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati in forma elettronica, per garantire l origine e l integrità di questi ultimi CONSIDERANDO (59) È opportuno che i sigilli elettronici fungano da prova dell emissione di un documento elettronico da parte di una determinata persona giuridica, dando la certezza dell origine e dell integrità del documento stesso (63) I documenti elettronici sono importanti per l evoluzione futura delle transazioni elettroniche transfrontaliere nel mercato interno. Il presente regolamento dovrebbe stabilire il principio secondo cui a un documento elettronico non dovrebbero essere negati gli effetti giuridici per il motivo nella sua forma elettronica al fine di assicurare che una transazione elettronica non possa essere respinta per il solo motivo che un documento è in forma elettronica. Santacroce-Procida-Fruscione 3

4 DOCUMENTO INFORMATICO Santacroce-Procida-Fruscione 4

5 DOCUMENTO INFORMATICO DOCUMENTO INFORMATICO: la rappresentazione INFORMATICA di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti art. 1, lett. p e p-bis CAD ANALOGICO: la rappresentazione NON INFORMATICA di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti art. 20, co. 1-bis CAD DOCUMENTI INFORMATICI Idoneità del documento informatico a SODDISFARE IL REQUISITO DELLA FORMA SCRITTA e il SUO VALORE PROBATORIO SONO LIBERAMENTE VALUTABILI IN GIUDIZIO tenuto conto della sue CARATTERISTICHE OGGETTIVE DI: -QUALITA -SICUREZZA -INTEGRITA -IMMODIFICABILITA fermo restando quanto previsto dall art. 21 PRINCIPIO DELLA NEUTRALITA TECNOLOGICA documento informatico sottoscritto con firma elettronica Santacroce-Procida-Fruscione 5

6 DOCUMENTO INFORMATICO art. 1, CAD COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO ANALOGICO il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto (lett. i-bis) COPIA PER IMMAGINE SU SUPPORTO INFORMATICO DI UN DOCUMENTO ANALOGICO il documento informatico avente contenuto e forma Identici a quelli del documento analogico da cui è tratto (lett. i-ter) COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO INFORMATICO il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari (lett. i-quater) DUPLICATO INFORMATICO il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario (lett. i-quinquies) Santacroce-Procida-Fruscione 6

7 REGOLE TECNICHE AGID DOCUMENTO INFORMATICO RAPPRESENTAZIONE INFORMATICA di ATTI, FATTI o DATI GIURIDICAMENTE RILEVANTI DUE MOMENTI PRINCIPALI FORMAZIONE CHIUSURA Santacroce-Procida-Fruscione 7

8 FORMAZIONE REDAZIONE INFORMATICA con appositi software CHIUSURA (per renderlo IMMODIFICABILE) SOTTOSCRIZIONE da parte dell autore con FIRMA DIGITALE O FIRMA QUALIFICATA APPOSIZIONE DI VALIDAZIONE TEMPORALE TRASFERIMENTO a terzi con PEC MEMORIZZAZIONE su sistemi di gestione documentale sicuri VERSAMENTO in sistema di CONSERVAZIONE RICEVUTO PER VIA TELEMATICA RICEVUTO SU SUPPORTO INFORMATICO ACQUISIZIONE di: -COPIA PER IMMAGINE di DOCUMENTO ANALOGICO -COPIA INFORMATICA di un documento analogico REGISTRAZIONE INFORMATICA di TRANSAZIONI ACQUISIZIONE DI DATI attraverso moduli o formulari INSIEME di DATI provenienti da una o più basi di dati MEMORIZZAZIONE nel sistema di GESTIONE DOCUMENTALE o di CONSERVAZIONE REGISTRAZIONE dell esito dell operazione con MISURE DI PROTEZIONE dell integrità delle basi di dati e produzione e conservazione dei log di sistema Santacroce-Procida-Fruscione 8

9 TIPOLOGIA COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTI ANALOGICI COPIA ANALOGICA DI DOCUMENTI INFORMATICI EFFICACIA PROBATORIA pari a quella del documento ANALOGICO o dell INFORMATICO originali CONDIZIONI - rispetto delle REGOLE TECNICHE (con apposizione di firma digitale o qualificata del gestore) e - conformità NON ESPRESSAMENTE DISCONOSCIUTA - se fornita a terzi vanno sottoscritti con firma digitale o qualificata di CHI EFFETTUA LA COPIA - CONFORMITA ATTESTATA DA NOTAIO o da ALTRO PUBBLICO UFFICIALE con firma digitale o qualificata: a) non è richiesto il rispetto delle regole tecniche b) la copia non può essere disconosciuta DUPLICATI, COPIE ED ESTRATTI INFORMATICI pari a quella del documento dell INFORMATICO originale - Duplicato: prodotto con PROCESSI e STRUMENTI che assicurano la medesima SEQUENZA di BIT del documento di origine - Copia ed estratti: prodotto con PROCESSI e STRUMENTI che assicurano la corrispondenza alle informazioni del documento di origine. Se forniti a terzi, vanno sottoscritti con firma digitale o qualificata di CHI EFFETTUA LA COPIA Santacroce-Procida-Fruscione 9

10 D.M Modalita' di ASSOLVIMENTO DEGLI OBBLIGHI FISCALI RELATIVI AI DOCUMENTI INFORMATICI ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto Art. 2 Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie 1.Ai fini tributari, la formazione, l'emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l'esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell'art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica. 2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell'immodificabilita', dell'integrita', dell'autenticita' e della leggibilita', e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell'art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l'integrita', l'accesso e la leggibilita' nel tempo del documento informatico. Santacroce-Procida-Fruscione 10

11 D.M Modalita' di ASSOLVIMENTO DEGLI OBBLIGHI FISCALI RELATIVI AI DOCUMENTI INFORMATICI ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto Art. 4 Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari 1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le modalita di cui all'art. 3 del presente decreto. 2. Ai fini fiscali, la conformita' all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, e' autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio autorizzato, secondo le modalita' di cui all'art. 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e delle relative regole tecniche. 3. La distruzione di documenti analogici, di cui e' obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di cui ai precedenti commi. Santacroce-Procida-Fruscione 11

12 D.M Santacroce-Procida-Fruscione 12

13 FATTURA ELETTRONICA art. 21, co. 1, D.P.R. 633/72 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata EMESSA E RICEVUTA IN UN QUALUNQUE FORMATO ELETTRONICO; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario. L emissione della fattura, cartacea o elettronica, da parte del cliente o del terzo residente in un Paese con il quale non esiste alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza è consentita a condizione che ne sia data preventiva comunicazione all Agenzia delle entrate e purché il soggetto passivo nazionale abbia iniziato l attività da almeno cinque anni e nei suoi confronti non siano stati notificati, nei cinque anni precedenti, atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di imposta sul valore aggiunto. Con provvedimento del direttore dell Agenzia delle entrate sono determinate le modalità, i contenuti e le procedure telematiche della comunicazione. La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. Santacroce-Procida-Fruscione 13

14 GESTIONE e PEC MESSAGGI POSTA ELETTRONICA DOCUMENTI INFORMATICI che, in quanto CORRISPONDENZA, vanno CONSERVATI ORDINATAMENTE PER CIASCUN AFFARE CONSERVAZIONE PER 10 ANNI art e 2220 Cod. civ. art. 22 D.P.R. 600/73 A FINI CIVILISTICI A FINI FISCALI Santacroce-Procida-Fruscione 14

15 art. 22 D.P.R. 600/1973 Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del presente decreto, di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali DEVONO ESSERE CONSERVATE fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine stabilito dall'art del codice civile o da altre leggi tributarie FINO ALLO STESSO TERMINE di cui al precedente comma devono essere CONSERVATI ORDINATAMENTE, PER CIASCUN AFFARE,. gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse Santacroce-Procida-Fruscione 15

16 GDF Circ. 1/2008 ANCHE LE COMUNICAZIONI VIA POSTA ELETTRONICA (E MAIL), soprattutto se intercorse con clienti e fornitori oppure fra articolazioni interne delle strutture aziendali più organizzate, possono contenere dati ed informazioni idonee ad evidenziare operazioni non contabilizzate ovvero risultanti dalla contabilità in maniera differente rispetto alla realtà le COMUNICAZIONI VIA E MAIL GIÀ APERTE E VISIONATE DAL DESTINATARIO SONO DIRETTAMENTE ACQUISIBILI DAI VERIFICATORI... QUELLE NON ANCORA LETTE O PER LE QUALI È ECCEPITO IL SEGRETO PROFESSIONALE, vanno acquisite sulla scorta di apposito provvedimento di autorizzazione dell Autorità Giudiziaria, ex art. 52, comma 3, del D.P.R. n. 633/72 Santacroce-Procida-Fruscione 16

17 COME? GESTIONE IN AZIENDA ARCHIVIO in grado di contenere la totalità delle comunicazioni di tutti i dipendenti, permettendo la conservazione per un tempo adeguato (10 anni) di tutta la corrispondenza di interesse aziendale RUBRICA AZIENDALE con cui censire tutti gli interlocutori esterni all azienda SISTEMA DI TRACKING che consenta, se necessario, di protocollare e tracciare le comunicazioni USO di alcune caselle di Posta Elettronica Certificata per le comunicazioni che richiedano un grado di tracciabilità analogo alla raccomandata A/R USO DELLA MARCA TEMPORALE per dare data certa a mail e documenti ARCHIVIO DOCUMENTALE per conservare in maniera organica le diverse versione dei documenti aziendali. Santacroce-Procida-Fruscione 17

18 NODO PRIVACY La necessità di conservare la corrispondenza, anche elettronica, a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale dell azienda, deve essere conciliata con l obbligo del datore di lavoro di rispettare la RISERVATEZZA DEI LAVORATORI E DEGLI INTERLOCUTORI ESTERNI. L archiviazione dei messaggi dovrebbe essere dunque accompagnata dalla PUBBLICIZZAZIONE DELLE REGOLE ADOTTATE dall azienda Santacroce-Procida-Fruscione 18

19 Gestione del DDT quale documento elettronico Il DDT quale documento elettronico può essere gestito: quale documento giuridico in modo virtuale: IL DDT è un documento che fiscalmente serve per superare le presunzioni ovvero per consentire la fatturazione differita su un supporto elettronico (computer, tablet o smatphone gestendo il documento elettronico tramite una procedura informatica: utilizzando una piattaforma elettronica ovvero utilizzando il tracking elettronico dei vettori (Ris 19/E/2013) sottoscrivendo il DDT con firma elettronica avanzata o firma elettronica semplice Santacroce-Procida-Fruscione 19

20 Grazie per l attenzione. prof. avv. Benedetto Santacroce Per contatti: segreteria@studiosantacroce.eu Santacroce-Procida-Fruscione 20