Il Notaio 4.0: la funzione notarile nell era digitale

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1 CONVEGNO TELEMATICO Il Notaio 4.0: la funzione notarile nell era digitale Roma, 23 marzo 2017 Gli estratti monitori tratti dalle scritture contabili obbligatorie meccanizzate ed informatiche Gea Arcella, Notaio in Tavagnacco

2 La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche La produzione e conservazione digitale dei documenti fiscali: riguarda tutti: privati, imprese, pubblica amministrazione. ü Hanno un preciso valore probatorio sia nei confronti del fisco che nei rapporti tra privati; ü hanno forma scritta, ma non necessariamente sottoscritta; ü hanno un'esigenza di conservazione duratura, ma non tendenzialmente illimitata. 2

3 Le scritture contabili e la fatturazione elettronica Analizzeremo: ü Il quadro normativo ed alcuni interventi di prassi dell'amministrazione Finanziaria. ü Le diverse modalità di tenuta della contabilità e di emissione delle fatture. 3

4 Le tipologie di scritture contabili e di fatture ü Le scritture meccanizzate ü Le fatture elettroniche e le fatturepa ü Le scritture ex 2215-bis c.c. alla luce del D.M. del 17 giugno

5 Le scritture meccanizzate - 1 Le scritture meccanizzate : tenute meccanograficamente (ora informaticamente) temporaneamente, da stampare entro tre mesi dalla scadenza del termine, per la presentazione delle dichiarazioni fiscali. Art. 7, comma 4-ter del d.l. n. 357/1994, poi convertito con la legge n. 489/1994 5

6 Le scritture meccanizzate - 2 Requisiti ü Numerazione ex art. 22 del d.p.r. n. 600/1973 (apposizione di un numero progressivo a ciascuna pagina e indicazione pagina per pagina dell anno di riferimento) effettuata direttamente dal contribuente. ü Regolare tenuta della contabilità ex art c.c. ü Non è richiesta la vidimazione: problema dell'efficacia probatoria ex art c.c., che invece richiede la vidimazione. 6

7 La fatturazione elettronica in generale: il quadro normativo ü D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 ü Direttiva 2010/45/UE, c.d. Direttiva Iva ü Legge 24 dicembre 2012 n. 228 c.d. Legge di Stabilità

8 La fatturazione elettronica: la Legge di Stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Definizione di fattura elettronica : Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente (art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973). 8

9 La fatturazione elettronica: la Legge di Stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Definizione di fattura elettronica : Per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è più rilevante il tipo di formato originario, elettronico o cartaceo, della fattura, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa (ossia messa a disposizione) e ricevuta. 9

10 La fatturazione elettronica: la Legge di Stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario. (art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973). ü La disciplina europea usa una diversa espressione: accordo del destinatario (art. 232 Direttiva Iva). ü La manifestazione di volontà da parte del destinatario non è sottoposta a forme particolari, e quindi può avvenire anche successivamente. ü All emissione e per fatti concludenti (es. mediante il pagamento del corrispettivo o la registrazione del documento contabile). 10

11 La fatturazione elettronica: la Legge di Stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 La conservazione elettronica delle fatture: ü Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze adottato ai sensi dell art. 21, comma 5, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 ( Codice dell amministrazione digitale ). ü Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. (art. 39, d.p.r. n. 633 del 1972) 11

12 La fatturazione elettronica: la Legge di Stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 ü Non è più obbligatorio apporre sulla fattura elettronica firma digitale e marca temporale, l'immodificabilità della fattura può essere assicurata anche mediante sistemi di controllo di gestione, che garantiscano un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile. ü è da considerarsi elettronica qualsiasi fattura «emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico», quindi anche un semplicissimo file Pdf trasmesso al destinatario per posta elettronica, pur se frutto di una scansione, è fattura elettronica. 12

13 La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Le criticità : ü Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all'accettazione del destinatario, ma l'accettazione può essere desunta dal comportamento concludente del destinatario, per esempio il pagamento della fattura. ü Scattano però in questo caso delle differenti modalità di conservazione (obbligatoriamente informatica anche per il destinatario). ü Sarebbe preferibile un accordo esplicito. 13

14 La fatturazione elettronica: la Legge di Stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 L'AF ha chiarito, nel Forum della fatturazione elettronica, che la fattura elettronica ricevuta elettronicamente non si considera accettata se il destinatario si accorda in tal senso con l'emittente ovvero stampa la fattura e la conserva con modalità cartacee tradizionali. Per l'emittente il comportamento del destinatario è irrilevante e potrà procedere comunque alla conservazione elettronica della fattura emessa. 14

15 La fatturazione elettronica: la Legge di Stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973 Le criticità: ü La «fattura elettronica», ai fini della conservazione, dovrà essere sottoposta alla conservazione elettronica, seguendo la procedura attualmente dettata dal dm 17 giugno ü Ai sensi dell articolo 1, comma 209, della legge n. 244/2007, è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della PA: ciò vale tanto per l emittente quanto per il destinatario della fattura. ü La conservazione deve essere assicurata per il periodo di dieci anni. 15

16 La fatturazione elettronica e la PA La legge n. 244 Finanziaria 2008, il D.M. attuativo n.55 del 3 aprile 2013 e il D.L. n. 66 del 24 aprile 2014 prescrivono che tutti i fornitori che emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione (anche sotto forma di nota o parcella) devono: ü produrre un documento in formato elettronico, denominato FatturaPA; ü trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica dal 31 marzo 2015 l obbligo di ricezione vale per tutte le altre Amministrazioni (centrali e locali). 16

17 L obbligo è riferito: La fatturapa: gli interessati ü agli Operatori economici (imprese e lavoratori autonomi), titolari di partita IVA, che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni pubbliche; ü alle Amministrazioni stesse che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione delle predette fatture e che abbiano il ruolo di fornitore verso altre Pubbliche Amministrazioni; ü agli Intermediari (banche, Poste, commercialisti) ovvero i soggetti ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione e trasmissione delle fatture elettroniche e per l archiviazione. 17

18 La fatturapa: cos è La FatturaPA ha queste caratteristiche: ü il contenuto è un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA, l unico a essere accettato dal Sistema di Interscambio; ü l autenticità dell origine e l integrità del contenuto sono garantite dall apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura; ü la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell ufficio destinatario della fattura riportato nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Il contenuto della FatturaPA prevede oltre alle informazioni rilevanti ai fini fiscali, anche l indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili per la corretta trasmissione della fattura al destinatario. 18

19 La fatturapa: come si invia La FatturaPA può essere trasmessa al Sistema di interscambio scegliendo tra i seguenti canali: ü direttamente a mezzo PEC (Posta Elettronica Certificata) all indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. Il messaggio non deve superare la dimensione di 30MB e non è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio; ü direttamente via web. In questo caso è necessario essere registrati ai canali Entratel e Fisconline, che consentono l accesso ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate; ü tramite un intermediario accreditato (Notartel). 19

20 La fatturapa: i servizi per i notai ü Conservazione FiscaleOnline», conservazione della documentazione fiscale in modalità elettronica. ü FatturaPA Online Compilatore, per l'emissione di una FatturaPA in formato elettronico. ü FatturaPA Online Trasmissione, per l'invio attraverso il Sistema di Interscambio. 20

21 L'art bis cod. civ. - 1 Documentazione informatica: I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile. Articolo introdotto dall art.16,comma 12-bis, L. 28 gennaio 2009, n.2 21

22 L'art bis cod. civ. - 2 Requisiti ü Firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato. ü Marcatura temporale. Cadenza del processo: annuale (v. comma 3). Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni. 22

23 L'art bis cod. civ. - 3 L'equiparazione operata dal 2215-bis dell'apposizione di: ü marcatura temporale e ü firma digitale dell'imprenditore, o di altro suo delegato, alla vidimazione e agli obblighi di numerazione progressiva ricompongono il sistema tra norma sostanziale e disposizioni sul valore probatorio delle scritture (art. 634 c.p.c.) ancora legato alla vidimazione annuale, dando valore probatorio pieno alla documentazione contabile informatica. 23

24 Il D.M. del 17 giugno 2014 Ai fini tributari, la formazione, l'emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l'esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell'art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica. 24

25 Il D.M. del 17 giugno 2014 I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell'art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico. 25

26 I requisiti da verificare: La sequenza operativa 1) La firma digitale dell'imprenditore o di un suo delegato (art bis c.c.). 2) La nomina al responsabile della conservazione (DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche sulla conservazione). 3) Il rispetto del requisito di immodificabilità del formato del file (art. 2, comma 2 DM 17 giugno 2014). 4) La regolare tenuta della contabilità (art.3, comma 1 DM cit.). 5) Il riferimento temporale opponibile ai terzi (art.3, comma 2 DM cit.) 6) Il rispetto di termini per la loro apposizione (art.3, comma 3, DM cit.). 7) La comunicazione all Agenzia Entrate della tenuta elettronica della contabilità (art. 5, comma 1 DM cit.). 8) La bollatura per il libro giornale (art. 6, DM cit). 26

27 La formula REPERTORIO N. Certifico io sottoscritto, Notaio in, iscritto presso il Collegio Notarile del Distretto., che quanto riportato nella presente copia è stato estratto dalle pagine del Registro.della società., con sede in., Codice Fiscale, Partita IVA ed numero di iscrizione al Registro Imprese di, libro la cui tenuta è obbligatoria per disposizione normativa di natura tributaria, regolarmente tenuto informaticamente nel rispetto delle norme del codice civile, delle disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e delle altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilita', conservato nel sistema di conservazione Sostitutiva della società, con sede in, Cf. e PIVA, ai sensi del DM 17 giugno Dichiaro di aver verificato, avvalendomi degli strumenti informatici del notariato italiano la firma qualificata di cui il file denominato «...pdf.p7m«contenente il registro è provvisto: la verifica ha dato esito positivo ed il relativo certificato non risulta né scaduto né revocato. Il certificato di firma qualificata/digitale, rilasciato da..n. di serie, è intestato al signor, che nella società de qua ricopre la qualifica di.. (Presidente del CdA/Amministratore Unico/ AD) Il pacchetto di archiviazione risulta firmato e marcato temporalmente dal responsabile della conservazione signor. ; la verifica ha dato esito positivo ed i relativi certificati non risultano né scaduti né revocati alla data della marcatura temporale del... Il certificato di firma qualificata/ digitale, rilasciato da n. di serie, è intestato a e la marca temporale n... è stata emessa.. Le scritture oggetto del presente estratto sono state firmate e marcate temporalmente da parte del responsabile della conservazione nel termine previsto dal DM 17 giugno 2014 come richiamato dal l'ult. co. dell'art bis c.c.. Consta di facciate compresa la presente..., addì... 27