Accreditamento dei conservatori

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1 Accreditamento dei conservatori V Forum dei Centri Servizi digitali Milano 9/6/2011 Bologna aprile 2011 Enrica Massella Ducci Teri massella@digitpa.gov.it

2 La conservazione dei documenti informatici Processo di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitali nell ambito di un sistema di conservazione allo scopo di mantenerne l integrità e l autenticità nel tempo 43 - Conservazione dei documenti 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza, ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo siano effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. viene attuata con le modalità previste dalle regole tecniche di cui all articolo 71 DEVONO ESSERE EMANATE NUOVE REGOLE TECNICHE 2

3 I requisiti del sistema di conservazione I requisiti del sistema di conservazione dei documenti informatici 44 - Requisiti per la conservazione dei documenti informatici 1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: a. l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento ; b. l'integrità del documento; c. la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i' dati di registrazione e di classificazione originari; d. il rispetto delle misure di sicurezza. ogni documento deve essere riconducibile al soggetto che lo ha formato e mantenere le sue caratteristiche di integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza 3

4 I requisiti del sistema di conservazione Il Responsabile della conservazione 44 - Requisiti per la conservazione dei documenti informatici 1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'art. 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e ove previsto con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, di cui all articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. 1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. il Responsabile della conservazione gestisce il sistema di conservazione in accordo con il Responsabile del protocollo informatico e il Responsabile del trattamento dei dati personali il Responsabile della conservazione può avvalersi di soggetti esterni per la conservazione dei documenti informatici e/o la certificazione dei processi di conservazione 4

5 I requisiti del sistema di conservazione I soggetti pubblici o privati che svolgono attività di conservazione e/o di certificazione del processo di certificazione hanno facoltà di richiedere l accreditamento a DigitPA 44-bis - Conservatori accreditati 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti d el livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l accreditamento presso DigitPA. 2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro l accreditamento presso DigitPA permette il riconoscimento del possesso del livello più elevato dei requisiti di qualità e di sicurezza DigitPA deve stabilire le regole per l accreditamento in analogia con quanto previsto per l accreditamento dei certificatori di firma digitale e dei gestori di posta elettronica certificata DEVONO ESSERE EMANATE REGOLE DA PARTE DI DIGITPA 5 PER L ACCREDITAMENTO

6 Funzioni di DigitPA per l accreditamento DigitPA deve attivare una iniziativa analoga a quella esistente per i certificatori accreditati di firma digitale. In particolare: emanare una deliberazione che indichi i requisiti e la modalità di presentazione della domanda di accreditamento dei conservatori; emanare una deliberazione che indichi i requisiti e la modalità di presentazione della domanda di accreditamento dei certificatori del processo di conservazione; predisporre una procedura per la verifica delle domande di accreditamento; istituire e gestire, pubblicandolo sul sito, l elenco dei conservatori accreditati e dei certificatori del processo di conservazione; emanare le deliberazioni che indichino le modalità di vigilanza e di ispezione da effettuare periodicamente per la verifica del mantenimento dei requisiti di accreditamento; svolgere attività di vigilanza periodica sugli accreditati. 6

7 Requisiti per l accreditamento Dal punto di vista societario, i conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono: possedere i requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche; dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere attività di conservazione; avvalersi di personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti; applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate; avere un capitale sociale non inferiore a Euro

8 Requisiti per l accreditamento Per quanto riguarda aspetti della conservazione, i conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono : indicare il nominativo del Responsabile del servizio di conservazione, degli eventuali delegati e il quadro delle diverse responsabilità; specificare l Ente Certificatore che ha rilasciato la firma digitale e le marche temporali; fornire documentazione del sistema di conservazione realizzato che deve essere gestito in conformità alle disposizioni contenute nel decreto delle regole tecniche previste dal CAD; implementare procedure di sicurezza con riferimento agli standard ETSI; fornire l elenco del software dei programmi in uso nelle eventuali diverse versioni succedute nel tempo; indicare la tipologia di documenti conservati e i formati dei file gestiti; fornire copia del Manuale della conservazione redatto secondo le disposizioni contenute nel decreto delle regole tecniche previste dal CAD. 8

9 Requisiti per l accreditamento Per quanto riguarda qualità e sicurezza, i conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono far riferimento agli standard: ISO 14721: 2003 (OAIS- Open Archival Information System Reference model) per la gestione del processo di conservazione; UNI-SInCRO 11386: 2010 per la struttura dei dati gestiti dal sistema di conservazione in modo anche da garantire l interoperabilità tra sistemi; ETSI TS relativo ai requisiti di sicurezza e affidabilità tecnici, organizzativi, infrastrutturali e gestionali, per realizzare sistemi di conservazione affidabili. 9

10 Standard ISO 14721: 2003 (OAIS- Open Archival Information System) È uno standard finalizzato a definire le caratteristiche di un archivio digitale e a fornire un modello di riferimento per la conservazione di contenuti informativi assieme ai relativi metadati Predisposto dal Consultative Committee on Space Data Systems, è ormai alla base di quasi tutti i progetti internazionali ed europei Individua i soggetti che a diverso titolo interagiscono con l archivio (produttore, responsabile, utente) È basato su sei macro-componenti che svolgono le funzioni fondamentali per garantire la conservazione e l accesso nel tempo alle risorse informative (acquisizione, memorizzazione, gestione dei dati e metadati, accesso, pianificazione della conservazione, amministrazione) 10

11 Standard UNI 11386: SInCRO Con il contributo del CNIPA (oggi DigitPA) si è promosso presso l Ente Nazionale Italiano di Unificazione (UNI) - Sottocommissione SC11 (Record Management - Gestione dei documenti archivistici) della Commissione DIAM, la costituzione del gruppo di lavoro SInCRO Hanno partecipato: istituzioni (Beni Culturali, Salute, DigitPA, Università, ASL Vicenza) operatori del mercato (CompEd Software, IFIN Sistemi, Medas, Omicron Sistemi, Poste Italiane, Regola, SIAV) È stato definito uno standard a livello nazionale (UNI 11386) riguardante la struttura dell insieme dei dati a supporto del processo di conservazione È riportata la descrizione della struttura tramite uno schema XML che permette l interoperabilità tra differenti sistemi di conservazione 11

12 Standard ETSI TS Con il contributo del CNIPA (oggi DigitPA) si è promosso in UNINFO, Ente federato all UNI, la costituzione del Gruppo di lavoro Sicurezza nella conservazione documentale (SCD) che ha operato in sinergia con il gdl SInCRO Hanno partecipato: istituzioni (DigitPA, INAIL, Università) operatori del mercato (Assocertificatori, IBM, IFIN Sistemi, Infocert, Microsoft, Secure Edge, Sosinel) È stato definito uno standard, attualmente emanato quale specifica tecnica ETSI a livello europeo (ETSI TS ), che fornisce un insieme coerente e completo di requisiti di sicurezza e affidabilità tecnici, organizzativi, infrastrutturali e gestionali, in base ai quali realizzare sistemi di conservazione affidabili ed effettuare su di essi ispezioni di audit

13 Requisiti per l accreditamento Relativamente al processo di conservazione, bisogna attendere l emanazione delle regole tecniche per individuare i requisiti del sistema di conservazione Anche per l accreditamento dei certificatori del processo di conservazione bisogna attendere l emanazione delle suddette regole tecniche 13

14 Gruppi di lavoro regole tecniche sul CAD gestione documentale e conservazione 2 Gruppi di lavoro istituiti con delibera di DigitPA raccolti in un unico GdL-Amministrazioni (PA centrali e locali) Riunioni plenarie con il GdL-Amministrazioni 19 aprile maggio 2011 Organizzazione dei lavori per area tematica Documento informatico Sistema di conservazione dei documenti informatici Gestione informatica dei flussi documentali e del protocollo informatico Lavoro di redazione delle regole tecniche in corso

15 Il percorso delle regole tecniche 1. Incontro di Kickoff con il GdL -Amministrazioni 19 apr 2. Presentazione bozza dei documenti al GdL- Amministrazioni 19 mag 3. Redazione del documento preliminare (in corso) Incontro con Associazioni Raccolta osservazioni GdL-Amministrazioni e Associazioni Incontro con il GdL-Amministrazioni Raccolta osservazioni del GdL- Amministrazioni e Associazioni 4. Condivisione: Consultazione pubblica su web Recepimento di osservazioni di stakeholders interessati alla materia 5. Raccolta pareri dovuti (Conferenza Stato Regioni, Consiglio di Stato, Corte dei Conti, Garante,...) 6. Notifica alla Comunità Europea 7. Redazione testo finale 8. Emanazione documento definitivo 01 giu entro 15 giu 28 giu entro 10 lug a partire dal 20 luglio settembre Nov- Gen 2012 Entro 25 gennaio 2012

16 Gruppi di lavoro regole tecniche sul CAD gestione documentale e conservazione Amministrazioni partecipanti ai gruppi di lavoro Agenzia del territorio Agenzia delle Entrate ANCI Arma dei Carabinieri CISIS -Centro Interregionale per i Sistemi informatici, geografici e statistici CNR - Consiglio Nazionale delle Ricerche Consiglio Nazionale del Notariato INPDAP INPS Ministero della Difesa Ministero della Giustizia Ministero della Salute Ministero dell'economia e delle finanze - Dip. Amm.Generale, Personale e Servizi Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento delle finanze Ministero dell'economia e delle finanze - RGS Ministero dell'istruzione, dell'università e della Ricerca Ministero per i Beni e le Attività Culturali Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione UNCEM UPI Risorse coinvolte Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento per la digitalizzazione della PA e l'innovazione tecnologica : Anna Grazia Crescenzi Risorse coinvolte di DigitPA: Maria Pia Giovannini (coordinatore), Stefano Ercoli, Enrica Massella, Stefano Arbia, Antonio Natale, Guido Pera, Angela Scanu

17 Gruppi di lavoro regole tecniche sul CAD gestione documentale e conservazione Associazioni consultate Confindustria Acif Assinform Assocertificatori Assocunsult Assosoftware Asstel Confcommercio Assintel 17 Anorc ABI ACB UNI UNINFO

18 18 Documento informatico

19 DPCM e altri provvedimenti DPCM Regole tecniche Documento informatico ai sensi degli art. 22, 23, 23 bis, 23-ter e 40 del CAD nuovo dispositivo per l emanazione delle Regole tecniche per la formazione, memorizzazione, copia, duplicazione, riproduzione validazione temporale, trasmissione ed esibizione del documento informatico Al DPCM seguiranno: Regole operative / Linee guida : provvedimenti DigitPA volti a definire le specifiche tecniche ( standard, formati, tracciati etc) ed esempi di applicazione. I provvedimenti potranno essere aggiornati periodicamente, a seguito di evoluzione degli standard 19

20 Regole tecniche del Documento informatico Bozza indice regole tecniche 1. Definizioni 2. Ambito di applicazione 3. Riferimenti temporali 4. Caratteristiche del documento informatico 5. Formazione del documento informatico 6. Chiusura del documento informatico 7. Copie, duplicati ed estratti 8. Modalità di esibizione 20

21 21 Sistema di conservazione

22 DPCM e altri provvedimenti DPCM Regole tecniche Sistema di conservazione di documenti informatici ai sensi degli artt 43, 44 e 44-bis del CAD documento che sostituisce l attuale delibera Cnipa 11/2004 ampliandone i contenuti Al DPCM seguiranno: Regole operative / Linee guida : provvedimenti DigitPA volti a definire le specifiche tecniche ( standard, formati, tracciati etc) ed esempi di applicazione. I provvedimenti potranno essere aggiornati periodicamente, a seguito di evoluzione degli standard 22

23 Regole tecniche del Sistema di conservazione Bozza indice regole tecniche Definizioni 2. Ambito di applicazione 3. Riferimenti temporali 4. Il sistema di conservazione 5. Oggetti della conservazione 6. Modelli organizzativi della conservazione 7. Ruoli e responsabilità 8. Il processo di conservazione 9. Formati degli oggetti destinati alla conservazione 10. Supporti di memorizzazione per la conservazione 11. Responsabile della conservazione 12. Il manuale di conservazione 13. Piano della sicurezza 14. Accreditamento 15. Gestione del transitorio

24 Temi da approfondire 1. Modelli organizzativi 2. Standard da adottare: 1. OAIS per la gestione del processo di conservazione 2. UNI-Sincro per la struttura dei pacchetti informativi 3. ETSI per la sicurezza e l affidabilità dei sistemi 3. Distinzione tra documento Informatico e Documento Amministrativo Informatico (soggetti privati e Pubbliche Amministrazioni) 4. Set di metadati da associare al documento informatico e al fascicolo informatico nel corso del loro ciclo di vita 5. Formati del documento informatico 6. Dispositivi di memorizzazione 24..

25 25 Gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico

26 DPCM e altri provvedimenti DPCM Regole tecniche Gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico ai sensi degli artt 5 bis, 40 bis, 41, 47, 57 e 65 del CAD dispositivo per l emanazione delle Regole tecniche per la gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico che sostituisce le regole tecniche in vigore Al DPCM seguiranno: Regole operative / Linee guida : provvedimenti DigitPA volti a definire le specifiche tecniche ( standard, formati, tracciati etc) ed esempi di applicazione. I provvedimenti potranno essere aggiornati periodicamente, a seguito di evoluzione degli standard 26

27 1. DEFINIZIONI Regole tecniche sulla gestione elettronica dei flussi documentali e Protocollo informatico 2. AMBITO DI APPLICAZIONE 3. CONTESTO ORGANIZZATIVO 3.1 Organizzazione della PA AOO AOO virtuali Certificazione delle AOO 3.2 sistema di gestione informatica dei flussi documentali 3.3 Sistema di archiviazione Piano di classificazione Piano di Conservazione 3.4 Responsabile gestione documentale, protocollo informatico e degli archivi 3.5 Governance della gestione informatica dei flussi documentali (rif art.17) 3.6 Manuale di gestione 3.7 Metadati Registry della PA (ISO11179) 4. SITI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (rif. art. 54) 4.1 Moduli e formulari Bozza indice regole tecniche 4.2 Elenco e descrizione dei procedimenti 4.3 Elenco e descrizione dei servizi erogati 4.4 Elenco completo delle caselle di posta certificata 4.5 Pubblicità legale e albo on line 4.6 Accesso agli atti (rif. art.54/comma 2-quarter) 27

28 Regole tecniche sulla gestione elettronica dei flussi documentali e Protocollo informatico 5. ISTANZE E DICHIARAZIONI RICEVUTE E INVIATE DALLE PA 5.1 VIA TELEMATICA (RIF. ART 65) Sottoscrizione delle istanze e delle dichiarazioni Trasmissione via PEC (Imprese, Professionisti, Amministrazioni, CEC PAC) Trasmissione via PEO posta elettronica ordinaria Utilizzo degli indici di caselle di posta (IPA, CECPAC, Indice delle imprese, albi professionali, ecc) Servizi on line disponibili sul sito Trasmissione attraverso processi di cooperazione applicativa 5.2 VIA CANALI TRADIZIONALI Ricezione del documento analogico Trattamento del documento analogico 5.3 DOCUMENTI INFORMATICI CON CONTRASSEGNO ELETTRONICO 28

29 Regole tecniche sulla gestione elettronica dei flussi documentali e Protocollo informatico 6. REGISTRAZIONI - Protocollazione e gestione dei repertori 6.1 REGISTRI /REPERTORI generale di protocollo (corrispondenza ingresso/uscita) Registri particoloari (interno, riservato, emergenza e specialistici per materia) Repertori informatici ( albo on line, delibere, etc) 6.2 REGISTRAZIONE E SEGNATURA Documento informatico e segnatura di protocollo Documento analogico e segnatura di protocollo Messaggi PEC e segnatura di protocollo Messaggi PEO e segnatura di protocollo 6.3 IMPRONTA DEI DOCUMENTI INFORMATICI 6.4 CLASSIFICAZIONE 6.5 ASSEGNAZIONE 6.6 RICEVUTA DI PROTOCOLLAZIONE 6.7 INTEROPERABILITÀ TRA PROTOCOLLI 6.8 TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI 29

30 Regole tecniche sulla gestione elettronica dei flussi documentali e Protocollo informatico 7. PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO E FASCICOLO ELETTRONICO (rif. art.41) 7.1 ORGANIZZAZIONE E RESPONSABILITÀ DEL PROCEDIMENTO (RIF. L.241/90) Responsabile del procedimento e gestione delle deleghe Gestione dei termini del procedimento Conferenza dei servizi 7.2 AVVIO DEL PROCEDIMENTO Presa in carico del documento informatico da istanza (comunicazioni ) Avvio d ufficio 7.3 FASCICOLO INFORMATICO Creazione e identificazione Classificazione Gestione del fascicolo con documenti e registrazioni informatiche (contenuti del procedimento) 7.4 GESTIONE DEGLI EVENTI E SCADENZARIO (FLUSSO DEL PROCEDIMENTO) 7.5 COMUNICAZIONI SUL PROCEDIMENTO (RIF. L.241/90) 7.6 CHIUSURA DEL PROCEDIMENTO 7.7 RILEVAZIONE DELLA SODDISFAZIONE DELL UTENZA 30

31 Regole tecniche sulla gestione elettronica dei flussi documentali e Protocollo informatico 8. PROCEDIMENTI INTER-AMMINISTRAZIONI 8.1 METAPROTOCOLLO 8.2 GESTORE DEL SISTEMA DI RICONCILIAZIONE RICHIESTA/ RISPOSTA INTERAMMINISTRAZIONE 9. MODELLO DI RIFERIMENTO DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI PROCEDIMENTI 9.1 DEFINIZIONE DEL MODELLO DI RIFERIMENTO 9.2 COMPONENTI DEL MODELLO DI RIFERIMENTO Multicanalità Orchestrazione Workflow management Gestione documentale Log per la misurazione del procedimento 31

32 Per maggiori informazioni