AIEA - Sessione di Studio. La conservazione a lungo termine. Giorgio Toma, partner HSPI. Roma, 28 ottobre 2015

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1 AIEA - Sessione di Studio La conservazione a lungo termine Giorgio Toma, partner HSPI Roma, 28 ottobre 2015 HSPI SpA CONSULENTI DI DIREZIONE BOLOGNA MILANO ROMA Viale Aldo Moro, Bologna tel fax

2 Agenda 1. Introduzione a. Dematerializzazione dei documenti e dei processi b. Percorso di dematerializzazione i. Scadenze ii. iii. iv. Qualche dato Documento informatico Protocollo informatico v. Fatturazione elettronica 2. Conservazione a lungo termine a. Definizione ed obiettivi b. Normativa e standard di riferimento c. Principali elementi d. La conservazione a lungo termine nel processo complessivo di dematerializzazione e. Le principali sfide ed opportunità f. Principali soggetti coinvolti g. Scenari per il Servizio di Conservazione h. Percorso di Accreditamento presso AgID - 2 -

3 Dematerializzazione dei documenti e dei processi La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi è la base per dematerializzare l attività amministrativa, assicurando nuove modalità di comunicazione e interazione tra P.A., cittadini e aziende. L Agenzia per l Italia Digitale (AgID) coordina le azioni in materia di innovazione per promuovere le tecnologie digitali a supporto della pubblica amministrazione, con azioni mirate a stimolare l innovazione e a favorire lo sviluppo di un sistema economico sociale incentrato sulla diffusione delle nuove tecnologie. Sostiene inoltre la digitalizzazione per la condivisione delle informazioni pubbliche e la realizzazione di servizi online per cittadini e imprese. Coinvolge tutte le amministrazioni pubbliche centrali, regionali e locali. Questa sfida pone precisi vincoli alla sua realizzazione attraverso l implementazione di precisi tasselli, come definito dall Agenzia per l Italia Digitale: documento informatico; flussi documentali e protocollo informatico; fatturazione elettronica; conservazione a lungo termine

4 Dematerializzazione dei documenti e dei processi Appare, quindi, chiaro che la vera dematerializzazione in realtà non può ridursi ad una mera digitalizzazione dei documenti, bensì consiste nel faticoso e complesso intervento di riorganizzazione dei processi e del processo decisionale. Inoltre la dematerializzazione o meglio il processo di informatizzazione della memoria documentaria, deve includere un governo di tutte le fasi previste dal ciclo di vita del documento, per produrre risultati di qualche efficacia : formazione (redazione, verifica ed approvazione) gestione (trasmissione) conservazione Assicurare un governo per l intero ciclo del documento significa «ripensare» i diversi elementi dell intero percorso di dematerializzazione dei documenti ed in particolare: aspetti organizzativi processi procedure tecnologia - 4 -

5 Percorso di dematerializzazione Processo di gestione documentale Processo di gestione documentale: protocollo informatico Documenti Processo di conservazione di documenti Documento cartaceo Fattura cartacea Processo di fatturazione elettronica Processo di fatturazione elettronica Documenti Documenti in conservazione Flussi tradizionali Flussi dematerializzati - 5 -

6 Percorso di dematerializzazione Scadenze Fatturazione elettronica: 31 marzo 2015, Primo elenco dei conservatori accreditati presso AgID: ottobre 2014, Fatturazione elettronica: 6 giugno 2014, obbligatorio per ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza (Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013, entrato in vigore il 6 giugno 2013) Protocollo informatico 11 ottobre 2015, obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni (DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico ) obbligatorio per gli altri enti nazionali e per le amministrazioni locali (Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013, entrato in vigore il 6 giugno 2013) Conservazione: 10 aprile 2014, obbligatorio per chi conserva dati della PA (Circolare AGID 10 aprile 2014, n. 65) obbligatorio per chi conserva dati della PA (Regole tecniche per la conservazione dei documenti (DPCM 3 dicembre 2013) - 6 -

7 Percorso di dematerializzazione Qualche dato Fatturazione elettronica: circa Amministrazioni destinatarie di fatture elettroniche (fonte indicepa.gov.it al 22/10/15) Protocollo informatico: circa Enti utilizzatori(fonte indicepa.gov.it al 22/10/15) Conservazione a lungo termine: 36 conservatori accreditati (fonte AgID al 22/10/15) Conservazione a lungo termine: i numeri del ParER - Polo Archivistico della Regione Emilia Romagna (fonte ParER al 22/10/15) Sistema di interscambio della Fatturazione Elettronica PA Riepilogo del funzionamento del SdI nel periodo 1 settembre settembre

8 Percorso di dematerializzazione Documento informatico Processo di gestione documentale Processo di gestione documentale: protocollo informatico Documenti Processo di conservazione di documenti Documento cartaceo Fattura cartacea Processo di fatturazione elettronica Processo di fatturazione elettronica Documenti Documenti in conservazione Flussi tradizionali Flussi dematerializzati - 8 -

9 Documento informatico Definizione: Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti come definito dal Codice dell Amministrazione Digitale. (D.PR. 445/2000 art. 1, lettera b) (D.Lgs. 82/2005 art. 1, lettera p) Obiettivi: La definizione di documento informatico presente nel CAD è frutto delle evoluzioni che hanno riguardato questo ambito, sottolineandone l importanza come elemento indispensabile per la dematerializzazione dell azione amministrativa. Normativa: L Agenzia per l Italia Digitale - in attuazione della normativa vigente (CAD) - ha predisposto le regole tecniche che disciplinano le diverse fasi della gestione documentale di supporto alle amministrazioni (DPCM 13 novembre Regole tecniche documento informatico). Principali elementi: regole e tempistiche definite da AgID per gestire il passaggio dalla gestione fisica dei documenti alla gestione digitale dei documenti con pieno valore legale. Il supporto scelto deve garantire la tenuta e la conservazione del documento, in modo da non compromettere l integrità e l'autenticità del documento. Il supporto è quindi comunque condizione di esistenza del documento, inteso come prova destinata a durare nel tempo, a prescindere dalla sua natura e dalle sue caratteristiche fisiche (floppy disk, compact disk, hard disk, ecc.)

10 Percorso di dematerializzazione Protocollo informatico Processo di gestione documentale Processo di gestione documentale: protocollo informatico Documenti Processo di conservazione di documenti Documento cartaceo Fattura cartacea Processo di fatturazione elettronica Processo di fatturazione elettronica Documenti Documenti in conservazione Flussi tradizionali Flussi dematerializzati

11 Protocollo informatico Definizioni: il legislatore ha individuato nel protocollo informatico quell insieme di procedure informatizzate e di infrastrutture ICT (risorse di calcolo, apparati e reti di comunicazione) che le amministrazioni impiegano per la gestione documentale (Testo unico in materia di documentazione amministrativa - DPR n 445 del 28 dicembre 2000). La gestione dei flussi documentali è un insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Consente la corretta registrazione di protocollo, l assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti. Obiettivi: Il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica dei flussi documentali ha le finalità di: eliminare i registri cartacei, diminuire gli uffici di protocollo, razionalizzare il flusso documentale; implementare gli strumenti che favoriscono un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese) al fine di migliorare la trasparenza dell azione amministrativa

12 Protocollo informatico Normativa: DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, sostitutive di quelle previste con il DPCM 31 ottobre Principali elementi: regole, tempistiche, specifiche tecniche e modalità operative definite da AgID per eseguire le operazioni di registrazione di protocollo (ad esempio istituzione della figura del coordinatore della gestione documentale, revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico, generazione dell impronta per ogni documento informatico, ecc.)

13 Percorso di dematerializzazione Fatturazione elettronica Processo di gestione documentale Processo di gestione documentale: protocollo informatico Documenti Processo di conservazione di documenti Documento cartaceo Fattura cartacea Processo di fatturazione elettronica Processo di fatturazione elettronica Documenti Documenti in conservazione Flussi tradizionali Flussi dematerializzati

14 Fatturazione elettronica Definizione: si definisce fattura elettronica una fattura che, una volta provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell emittente viene inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà nel formato originale. Obiettivi: semplificazione delle procedure amministrative in un ottica di trasparenza, monitoraggio e rendicontazione della spesa pubblica integrazione di un Sistema di interscambio (SDI) che funga da snodo tra gli attori interessati dal processo di fatturazione elettronica semplificazione del rapporto tra imprese e amministrazione finanziaria, riducendo un cospicuo numero di adempimenti che oggi sono un costo e un freno alla produttività soprattutto delle PMI risparmio in termini economici per le PA e per le imprese legato alla dematerializzazione della documentazione di fatturazione Normativa: Finanziaria 2008: ha stabilito l obbligo di trasmissione delle fatture destinate alle Amministrazioni dello Stato attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) Articolo 21, comma 1, del DPR 633/72: la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni è la FatturaPA, una fattura elettronica Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013, entrato in vigore il 6 giugno 2013: inerente l obbligo di emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione in forma elettronica delle fatture nei rapporti con le PA

15 Fatturazione elettronica Principali elementi: regole, tempistiche, specifiche tecniche e modalità operative definite da AgID per emettere, trasmettere, gestire e conservare le fatture esclusivamente in formato elettronico, secondo la normativa vigente. La fattura elettronica è un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite: dalla presenza della firma elettronica di chi emette la fattura; dalla trasmissione della fattura ad uno specifico Sistema di Interscambio (SDI) A prescindere dalle specificità tecniche e organizzative, gli Enti Pubblici dovranno di conseguenza assicurare la conservazione delle fatture attive e passive. Ne consegue una strettissima relazione tra fatturazione elettronica e conservazione, con il necessario allineamento delle tempistiche tra la messa in esercizio della prima e la capacità degli Enti Pubblici di assicurare il mantenimento nel lungo termine dei documenti prodotti o ricevuti solo da soggetti pubblici o privati accreditati. Tale evoluzione comporta senza dubbio profondi cambiamenti non solo nell informatizzazione, ma anche negli aspetti organizzativi, gestiti anch essi in funzione dell attivazione di un sistema di conservazione idoneo al trattamento della nuova mole di documentazione digitale prodotta e tale da garantirne nel tempo la validità legale e probatoria, così come delineato dalle regole tecniche da poco emanate

16 Percorso di dematerializzazione Conservazione a lungo termine Processo di gestione documentale Processo di gestione documentale: protocollo informatico Documenti Processo di conservazione di documenti Documento cartaceo Fattura cartacea Processo di fatturazione elettronica Processo di fatturazione elettronica Documenti Documenti in conservazione Flussi tradizionali Flussi dematerializzati

17 Conservazione a lungo termine Definizione ed obiettivi Definizione: per conservazione a lungo termine si intende quel processo che permette di conservare documenti in modo permanente. La conservazione a lungo termine è parte integrante del percorso di dematerializzazione dell attività amministrativa, in quanto le componenti funzionali del sistema di conservazione devono assicurare il trattamento dell intero ciclo di gestione dell oggetto conservato nell ambito del processo relativo e garantire l accesso all oggetto conservato, in un futuro anche lontano, indipendentemente dall evolversi del contesto tecnologico. Obiettivi: il sistema deve assicurare dal momento della presa in carico dei documenti digitali dal produttore fino al loro eventuale scarto, attraverso l applicazione di regole tecniche, normative, standard specifici e modalità uniformi per i diversi soggetti coinvolti (produttori e conservatori), la formazione dell albo dei conservatori accreditati sulla base di un processo di accreditamento necessario per tutti soggetti che conservano documenti della Pubblica Amministrazione: mantenimento dei requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti nel lungo periodo, validità legale e fiscale protezione nel tempo degli archivi digitali prodotti dalle pubbliche amministrazioni, impedendone il danneggiamento, la perdita o la distruzione gestire l accesso controllato a dati, documenti e informazioni e la diffusione degli stessi per fini amministrativi e di ricerca, tutelando e valorizzando la memoria storica predisposizione di misure adeguate per la qualità e la sicurezza fisica, logica e tecnologica dei sistemi

18 Conservazione a lungo termine Normativa e standard di riferimento Normativa: Regole tecniche per la conservazione dei documenti (DPCM 3 dicembre 2013) Circolare AGID 10 aprile 2014, n. 65 Art. 43 e 44 del Codice dell'amministrazione digitale (CAD) Regole tecniche sulla formazione e gestione dei documenti (DPCM 13 novembre 2014) Standard di riferimento: ISO 14721:2012 anche noto come Open Archival Information System Recommend Practice (CCSDS M-2 OAIS) ISO 16363:2012 Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital repositories (CCSDS M-1 OAIS) ISO/IEC 27001:2005, Information technology - Security techniques - Information security management systems Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System) e successive modifiche (ISO 27001:2013); ETSI TS v1.3.1 ( ) Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Data Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management ETSI TR V1.3.1 ( ) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors UNI 11386:2010 Supporto all Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali digitali ISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core e successive modifiche (ISO 15836:2009)

19 Conservazione a lungo termine Principali elementi Principali elementi: le regole sono state definite da un Gruppo di lavoro che ha operato allo scopo di rendere coerenti gli aspetti di tipo gestionale e tecnologico rispetto al quadro normativo di riferimento nazionale e comunitario. In particolare, il sistema deve assicurare, dalla presa in carico dei documenti digitali dal produttore fino al loro eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendo i requisiti dei: documenti e amministrativi con i metadati ad essi associati, quali: documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l utilizzo di appositi strumenti software (es. pdf) documenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, , documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogico (es. , PEC, backup, immagini diagnostiche) registrazioni informatiche di transazioni o processi, dati forniti dall utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettronici (es. log, registri universitari) fascicoli, ovvero le aggregazioni documentali digitali con relativi metadati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti che appartengono al fascicolo o all aggregazione documentale

20 Conservazione a lungo termine Le principali sfide ed opportunità La conservazione a lungo termine è un processo articolato e impegnativo che implica una profonda reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni e richiede l impiego di figure professionali specialistiche adeguatamente formate per assicurare quanto richiesto dalle norme e regole tecniche. Come assicurare una risposta pronta ed adeguata a queste sfide, sapendo cogliere queste opportunità? 1. avere l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l'attività di conservazione 2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti (competenza gestionale, conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e conservazione dei documenti, dimestichezza con procedure di sicurezza appropriate, rispetto delle norme del CAD e delle Regole tecniche previste dall'art. 43 del CAD in materia di sistema di conservazione di documenti ) 3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate 4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nei decreti delle Regole tecniche previste dal CAD 5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l'autenticità, l'immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei documenti oggetto di conservazione

21 Conservazione a lungo termine Principali soggetti coinvolti Responsabile della Conservazione Persona fisica che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato Produttore Sistema di conservazione Utente Persona fisica o giuridica che trasmette i documenti da conservare mediante pacchetti di versamento. Nelle PA solitamente si identifica con il Responsabile della gestione documentale Persona fisica o giuridica che richiede l accesso ai documenti presenti nel sistema di conservazione al fine di acquisire dati, documenti e informazioni

22 Conservazione a lungo termine Scenari per il Servizio di Conservazione

23 Conservazione a lungo termine Percorso di Accreditamento presso AgID L art. 44-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i. (Codice dell amministrazione digitale, di seguito CAD ) attribuisce all Agenzia per l Italia Digitale (di seguito Agenzia ) il compito di accreditare i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza (Circolare AGID 10 aprile 2014, n. 65). La Circolare richiede ai conservatori di dimostrare quei requisiti precedentemente descritti, oltre ad una serie di ulteriori elementi descritti nella Circolare 65/2014. I conservatori che conseguono l accreditamento ai sensi della presente Circolare sono iscritti nell elenco dei conservatori accreditati, pubblicato sul sito istituzionale dell Agenzia, che esercita sugli stessi una attività di vigilanza, volta ad assicurare che siano mantenuti nel tempo i requisiti che hanno consentito l iscrizione, pena la revoca dell accreditamento e la conseguente cancellazione dall elenco. Alla data odierna sono accreditati 36 Enti: