Città di Pomezia. Provincia di Roma

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1 Città di Pomezia Provincia di Roma PROCEDURE FINALIZZATE ALLA GESTIONE DEL CICLO PASSIVO DELLA FATTURA ELETTRONICA (D.M. n. 55 del 3 aprile 2013 _ Art.9 D.L. 1 luglio 2009, n. 78) Allegato A) alla deliberazione di Giunta Comunale n del.. Pag. 1/5

2 1. DISPOSIZIONI GENERALI 1.1 L articolo 25 del decreto-legge 24 aprile 2014, n. 66, coordinato con la legge di conversione 23 giugno 2014, n. 89, ha anticipato al 31 marzo 2015 l obbligo, previsto dall articolo 1, comma 209, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, dell utilizzo della fattura elettronica nei rapporti economici tra gli enti locali e i fornitori. 1.2 La fattura elettronica reca i dati e le informazioni indicati e definiti nel documento recante «Formato della fattura elettronica» che costituisce l'allegato A del D.M. 3 aprile 2013 n. 55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n Pubblicato nella Gazz. Uff. 22 maggio 2013, n Emanato dal Ministero dell'economia e delle finanze. 1.3 La fattura elettronica, ai sensi dell art. 2, comma 4 D.M. 3 aprile 2013 n. 55 si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, e ricevuta dalle amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, di cui al paragrafo 4 del documento che costituisce l'allegato B del D.M. 3 aprile 2013 n. 55, da parte del Sistema di interscambio (SdI). 1.4 La trasmissione della fattura dal SdI al Comune di Pomezia, allo stato, avviene attraverso l utilizzo del seguente canale: la posta elettronica certificata (PEC) La disciplina transitoria relativa al trattamento delle fatture emesse entro il 30 marzo, dettata dall art. 6, comma 6 D.M. 3 aprile 2013 n. 55, e dall art. 1, comma 210 della l. n. 244/2007, sarà applicata come previsto dalla Circolare interpretativa del MEF n. 1 del 31 marzo DISPOSIZIONI CONTABILI 2.1 Ogni fattura o altro documento contabile equivalente, oltre a contenere tutti gli elementi previsti dalla normativa fiscale deve contenere anche le annotazioni previste dall'art. 42 del decreto legge 66/2014, convertito in legge n.89/2014 ed in particolare deve indicare: a) il settore o l ufficio comunale cui la fattura è diretta, che ha ordinato la spesa (nella fattura elettronica, nella linea: riferimento amministrazione cod , indicare il Codice Scrivania, comunicato dall Ufficio ordinante a ciascun fornitore); b) il numero della determina di impegno (cod ); c) Il numero e la data dell ordine di acquisto ( e ), ovvero il numero e la data di contratto ( e ) ovvero il numero e la data della convenzione ( e ) d) i dati del SAL, ove presente ( ); e) il capitolo impegnato ( ); f) il numero dell impegno ( ); g) il codice unico o di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3( ); h) il codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136 e previsti nella tabella Allegato A al dl 66/2014 ( ); i) il numero di conto dedicato sul quale effettuare il pagamento Entro 2 (DUE) giorni dal ricevimento della fattura elettronica, mediante il Sistema di Interscambio (SdI), e la Posta elettronica certificata, integrata nella scrivania: E_FATTURE del software Iride, del Settore Finanziario-Servizio Bilancio, la stessa va messa a disposizione, in formato telematico, sulla scrivania di Iride dell Ufficio che ha ordinato la spesa il cui Codice scrivania è inserito nella fattura elettronica ( fattura elettronica: riferimento amministrazione: cod ) Pag. 2/5

3 2.3 Nel caso in cui la fattura elettronica non rechi l indicazione del Codice scrivania, il Servizio Finanziario invierà al SdI un Esito committente di RIFIUTO della fattura elettronica, per mancata indicazione di un dato che il fornitore ha l obbligo contrattuale di inserire nella fattura elettronica in quanto richiesto per iscritto dall Ente committente. 2.4 Entro 10 (DIECI) giorni dalla messa a disposizione di cui al precedente punto 2.2, il responsabile del servizio di cui all articolo 184 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, effettua le verifiche previste dall articolo 35, comma 32, del decreto-legge n. 223/2006 e di cui all articolo 118, comma 3, del decreto legislativo n. 163/2006. Inoltre, nel caso in cui il pagamento presenti un importo superiore a euro, il responsabile del servizio procede anche alla verifica prevista dall articolo 48-bis del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n Nello stesso termine di 10 (DIECI) giorni, nel caso in cui la fornitura o la prestazione fatturate siano conformi a quanto ordinato, le verifiche abbiano dato esito positivo e la fattura rechi i dati richiesti al fornitore, il responsabile provvede ad adottare l atto di liquidazione. 2.6 In caso di non conformità, ovvero di mancato esito positivo delle altre verifiche, nello stesso termine di 10 (DIECI) giorni il responsabile invia al Sistema di Interscambio una notifica di Esito committente di RIFIUTO, utilizzando l apposita funzionalità presente sulla propria scrivania Iride. Il RIFIUTO della fattura elettronica, va comunicato contestualmente anche al Settore Finanziario. 2.7 Al Servizio Bilancio-Settore Finanziario compete, entro 10 giorni, il protocollo e l annotazione delle fatture ricevute nel Registro Unico delle Fatture di cui all articolo 42 del decreto-legge 24 aprile 2014, n. 66, riportando: a) il codice progressivo di registrazione; b) il numero di protocollo in entrata; c) il numero della fattura; d) la data di emissione della fattura; e) il nominativo del creditore; f) il codice fiscale del creditore; g) l oggetto della fornitura; h) l importo fatturato al netto dell IVA; i) l aliquota e l importo dell IVA; j) eventuali altri oneri inseriti in fattura; k) l importo fatturato al lordo dell IVA; l) l eventuale rilevanza ai fini IVA per il Comune; m) la scadenza della fattura; n) il numero dell impegno di spesa comunicato ai sensi dell articolo 191, comma 1, 2 periodo, del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267; o) il codice identificativo gara (CIG) di cui all articolo 3, comma 5, della legge n. 136/2010, se obbligatorio; p) il codice unico di progetto (CUP) di cui all articolo 11 della legge n. 3/2003, se obbligatorio; q) eventuali altre informazioni necessarie. 2.8 Nel termine legale/contrattuale il Settore Finanziario, effettuati i controlli, i riscontri e le verifiche di propria competenza, da esecuzione ai provvedimenti adottati dai Dirigenti, responsabili dei Servizi ai sensi delle precedenti disposizioni. Pag. 3/5

4 3. DISPOSIZIONI ORGANIZZATIVE 3.1 Il referente per la fatturazione elettronica è il Dirigente del Settore finanziario al quale spetta altresì gestire e monitorare i rapporti con lo SdI, mediante accreditamento sul sistema di interscambio. 3.2 Tutti gli altri servizi comunali collaborano con il Settore finanziario al fine del raggiungimento degli obiettivi indicati. In particolare, ogni Dirigente è responsabile della gestione dei propri flussi documentali e informativi relativi alla fattura elettronica e adotta, d intesa con il Dirigente del Settore Finanziario, appositi atti di microorganizzazione, ai sensi dell art. 5, comma 2 del d.lgs. 165/2001 e s.m.i., per semplificare i flussi documentali relativi alle fatture elettroniche. 3.3 In particolare tutti i Dirigenti adottano appositi atti organizzativi interni per disporre: a) l associazione dei Servizi/Uffici con le scrivanie destinatarie delle fatture elettroniche, per ciascun Settore; b) l assegnazione al/ai dipendente/i dell incarico di gestione della scrivania fatture elettroniche: ossia in via esemplificativa anche se non esaustiva, il dirigente assegna le attività di visualizzazione quotidiana della propria scrivania fattura Iride, dello smistamento quotidiano delle fatture ai responsabili incaricati dell istruttoria relativa alla liquidazione, procede alla contestuale individuazione di sostituti per i casi di assenza temporanea del dipendente incaricato etc, etc ; d) l assegnazione ai responsabili di Servizio/Ufficio e/o responsabili di procedimento dell incarico di svolgimento delle attività istruttorie necessarie alla tempestiva adozione dei provvedimenti di liquidazione o di RIFIUTO delle fatture elettroniche; e) la tempistica nel rispetto della quale le attività di cui alle precedenti lettere dovranno essere svolte, per consentire ai Dirigenti di adottare i provvedimenti di competenza entro 10 (DIECI) giorni dalla messa a disposizione della fattura elettronica sulle proprie scrivanie fatture. 3.4 Le disposizioni di servizio adottate dai Dirigenti dovranno essere comunicate entro e non oltre il 23 marzo 2015, al Segretario Generale, al Settore Finanziario- Servizio Bilancio e al Settore I-Sistemi Informativi, al fine di consentire a questi Uffici di procedere alle attività di propria competenza in tempo utile ed in particolare per consentire di attivare le abilitazioni a tutti i dipendenti dell ente incaricati di gestire le scrivanie delle fatture elettroniche. 3.5 Nel caso si renda necessario, successivamente, apportare modifiche all assetto organizzativo comunicato dal Dirigente, lo stesso provvederà ad adottare le relative disposizioni di servizio nel rispetto di quanto previsto al precedente punto 3.3 e a comunicarle contestualmente agli uffici succitati. Entro due giorni dalla data di comunicazione delle nuove disposizioni al Servizio Sistemi Informativi lo stesso procede a dare esecuzione alle disposizioni di servizio modificando/integrando le abilitazioni alle scrivanie fatture elettroniche già attivate. 3.6 Entro il 23 marzo 2015 i Dirigenti procedono al censimento di tutti i contratti in essere e comunicano ai fornitori il Codice Univoco Ufficio (Attualmente UFU59W) e il Codice scrivania (di cui all Organigramma scrivanie fatture elettroniche Iride allegato) necessari per la corretta ricezione e smistamento della fattura elettronica. 3.7 Il Dirigente del Settore finanziario, il Dirigente responsabile della gestione documentale in collaborazione con il Responsabile della sicurezza informatica, adottano entro il 25 marzo 2015 tutte le misure necessarie al fine di integrare il sistema informativo contabile, con il sistema informativo della gestione documentale e con gli applicativi infrastrutturali del Sistema di Interscambio, gestito dall Agenzia delle Entrate. Pag. 4/5

5 3.8 Il Dirigente responsabile della conservazione digitale, in collaborazione con il Dirigente del Settore Finanziario adotta entro il 25 marzo 2015 tutte le misure necessarie al fine di assicurare un efficace ed efficiente sistema di conservazione delle fatture elettroniche, ai sensi del DPCM del 3 dicembre 2013 recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione e del DMEF del 17 giugno Il Dirigente responsabile della conservazione adotta il manuale di conservazione, descritto dall articolo 8 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, tenendo in considerazione il DMEF del 17 giugno 2014, recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali dei documenti informatici), che sarà approvato con un apposita deliberazione di Giunta Comunale Tutti i Dirigenti provvederanno tempestivamente ad accreditarsi presso l Equitalia sp.a. per le verifiche di inadempienza sui pagamenti di importo superiore ad ,00 ai sensi dell art. 48 bis del dpr n. 602/73 introdotto dal dl. 262/2006, convertito nella L. n. 286/2006 nel testo integrato dall art. 2, comma 17 della l. n. 94/2009. Pag. 5/5