SETTORE 2 Bilancio, Patrimonio, Contratti e Pubblica Istruzione Codice Identificativo Gara ( CIG ) 26158950D8 PROCEDURA APERTA PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CONSULENZA E ART. 1 FINALITÀ DEL SERVIZIO BROKERAGGIO ASSICURATIVO CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO II presente appalto ha per oggetto l'affidamento del servizio di consulenza e brokeraggio in materia assicurativa ad un idoneo soggetto aggiudicatario, in seguito, denominato "Broker", ai sensi del D. Lgs.vo 209/2005. L'affidamento del servizio di brokeraggio assicurativo concerne l'assistenza dell'amministrazione Provinciale nella determinazione del contenuto dei contratti assicurativi e nella gestione ed esecuzione dei medesimi, consistente in: 1. servizio di assistenza, consulenza e gestione del programma assicurativo globale della provincia di Olbia - Tempio, l'individuazione, l analisi e la valutazione dei rischi a cui la Provincia è soggetta, l'individuazione delle soluzioni maggiormente efficaci ed economiche relativamente alle esigenze dell'ente, l'analisi delle polizze assicurative esistenti e l'individuazione delle coperture occorrenti; 2. monitoraggio dei costi delle coperture e relativa valutazione dei costi/benefici al fine di ottimizzare le risorse in relazione alla qualità dei servizi offerti; 3. supporto tecnico specialistico alla provincia di Olbia - Tempio nell'espletamento delle gare, fino alla eventuale valutazione delle offerte; 4. assistenza nella gestione tecnica ed amministrativa dei contratti e aggiornamento dei contratti stessi in relazione alle esigenze assicurative dell'ente; 5. avviso dei premi in scadenza; 6. assistenza nella gestione dei sinistri, anche nel caso in cui l'amministrazione dovesse trovarsi nella veste di danneggiata; 7. supporto formativo del personale dell'ente che collabora alla gestione dei contratti assicurativi. ART. 2 PRESTAZIONI RICHIESTE II Broker, con i propri mezzi e la propria organizzazione, si attiverà per garantire all'ente gli interventi necessari ai fini di affrontare in maniera ottimale tutte le esigenze di carattere assicurativo. II servizio concerne l'analisi e la gestione dei rischi e delle relative polizze assicurative a favore della Provincia Olbia - Tempio e comprende in via indicativa e non esaustiva le seguenti attività specialistiche: a) Identificazione, analisi e quantificazione periodica dei rischi attinenti all'attività della Provincia Olbia Tempio; b) Indicazioni sulla eventuale e possibile prevenzione e protezione dei rischi individuati. c) Analisi delle polizze assicurative in essere ed individuazione delle coperture occorrenti. d) Elaborazione di un programma assicurativo annuale che evidenzi interventi effettuati e indicazioni sulle strategie da attuare a breve e medio termine anche in relazione allo stato dei sinistri e finalizzato ad ottimizzare le coperture assicurative ed i relativi costi a carico della Provincia. II programma dovrà essere predisposto e presentato entro il 30 settembre di ogni anno. 1
e) Aggiornamento e revisione delle coperture assicurative a seguito dell'evolversi del mercato e delle nuove esigenze della Provincia. f) Consulenza e assistenza agli Uffici preposti della Provincia per l'effettuazione dell'inventario e stima, ai fini assicurativi, del patrimonio immobiliare e mobiliare della Provincia stessa, con particolare riferimento all'attività di individuazione dei "beni pregevoli" ex legge 1089/39, nonché periodica verifica ed eventuale adeguamento degli stessi. g) Assistenza continuativa alla Provincia in ordine alle varie problematiche assicurative che emergano nello svolgimento dell'attività della stessa, con individuazione delle soluzioni ottimali da attivare. h) Esecuzione e gestione delle polizze, con segnalazione preventiva delle scadenze dei premi dovuti e delle scadenze contrattuali. i) Fornitura agli Uffici preposti della Provincia di apposita modulistica riepilogativa dei contratti, con indicazione dei dati contabili degli stessi. j) Assistenza tecnica nella predisposizione degli atti necessari, inclusa la bozza del capitolato speciale, per l espletamento delle procedure concorsuali per la stipula dei contratti assicurativi, nel rispetto delle leggi vigenti in materia, in ragione dell'osservanza dei termini imposti dalle leggi. k) Assistenza nell'individuazione delle polizze assicurative e dei massimali da richiedere agli appaltatori di lavori, servizi e forniture, nonché nella successiva verifica di corrispondenza delle polizze stesse alle prescrizioni di capitolato. l) Consulenza ed assistenza nell'applicazione della normativa vigente in materia assicurativa. m) Consulenza ed assistenza sulle problematiche di carattere assicurativo derivanti dall'attuazione del D. Lgs.vo 81/2008 in materia di sicurezza negli ambienti di lavoro. n) Consulenza e assistenza, relativamente alle eventuali convenzioni o contratti che la Provincia vada a stipulare con Terzi, nell'individuazione degli obblighi assicurativi da porre a carico degli stessi, nonché verifica di corrispondenza delle polizze, da questi stipulate, alle norme della convenzione o del contratto. o) Consulenza e assistenza nell'individuazione degli obblighi assicurativi da porre a carico dei locatari, occasionali o continuativi, di impianti, alloggi o beni della Provincia (ad esempio per il "rischio locativo" ex artt. 1588, 1589 e 1611 del Codice civile a carico dei locatari). p) Assistenza nella verifica delle coperture assicurative in rapporto ai sinistri e nelle iniziative da assumere nei confronti delle Società assicuratrici in ordine alla trattazione degli stessi. q) Gestione stragiudiziale dei sinistri della Provincia, con assistenza nelle varie fasi di trattazione di quelli attivi o confacenti alle varie tipologie di rischio, al fine di conseguire, nel minor tempo possibile, la liquidazione o il risultato sperato nei confronti delle società assicuratrici. r) Redazione e presentazione di relazione, a cadenza semestrale, riepilogativa dello stato dei sinistri denunciati. s) Attività di formazione e informazione del personale della Provincia, addetto o coinvolto nelle problematiche assicurative, sia per tematiche specifiche che generiche, inerenti la gestione amministrativa e contabile del Programma assicurativo. t) Attività di informazione e aggiornamento della Provincia, anche mediante circolari periodiche, e-mail ecc., relativamente a variazioni e innovazioni legislative e contrattuali, di interesse dell'ente Pubblico. u) Elaborazione di un rapporto annuale sullo stato del Programma Assicurativo, che riepiloghi gli interventi effettuati e che fornisca indicazioni sulle strategie suggerite a breve e medio termine. v) Messa a disposizione di una casella di posta elettronica riservata per le comunicazioni con l'ente; creazione, ove il Broker abbia attivato un sito internet, di un area riservata all'ente per l accesso in qualsiasi momento alle informazioni che le parti riterranno utili, inerenti lo svolgimento dell'incarico (ad es. informazioni di dettaglio e relative ai dati contabili di ciascuna polizza). w) Individuazione, se richiesto, di compagnie assicurative in grado di fornire sponsorizzazioni in occasione di manifestazioni organizzate dalla Provincia, per le quali si rende necessaria la copertura assicurativa. x) Predisposizione, se richiesto, di programmi previdenziali ed assistenziali integrativi a favore del personale della Provincia. ART. 3 DURATA DEL CONTRATTO L'incarico avrà la durata di anni tre, con possibilità di proroga nelle more dell'indizione di nuova gara, a decorrere dalla data della stipula del contratto ovvero, qualora il servizio inizi sotto le riserve di legge, entro 10 giorni dalla data ricezione del provvedimento di aggiudicazione definitiva. 2
In caso di scadenza naturale o anticipata dell'incarico, il Broker, su richiesta dell Amministrazione, si impegna ad assicurare la prosecuzione delle attività per il periodo che verrà indicato dalla Provincia e, comunque, per non oltre 120 giorni, al fine di consentire il graduale passaggio delle competenze al nuovo Broker o all Amministrazione. II contratto cesserà con decorrenza immediata, qualora venga meno l iscrizione al Registro Unico degli Intermediari Assicurativi e riassicurativi di cui all art. 109 D. Lgs.vo n. 209/2005. ART. 4 SITUAZIONE ASSICURATIVA DELLA PROVINCIA Le polizze assicurative della Provincia Olbia - Tempio, attualmente in corso, sono le seguenti: RAMO N COMPAGNIA PREMIO LORDO ANNUO SCADENZA C.V.T. Dipendenti 220898.12.700002 DUOMO 14.248,26 30/06/2011 ore in missione Assicurazione 211/1035404 DUOMO 15.500,00 30/06/2011 ore incendio Assicurazione 212/1036996 DUOMO 6.000,00 30/06/2011 ore furto Polizza 1054400 DUOMO 149.895,00 30/06/2011 ore Responsabilità civile Polizza infortuni 0777860 DUOMO 5.058,13 30/06/2011 ore Polizze autoveicoli AXA Bacciu 16.552.14 Varie scadenze Assicurazioni TOTALE 207.253,50 In ogni caso ai fini della dichiarazione del valore dell appalto, l importo presunto delle provvigioni, calcolato sull importo dei premi assicurativi attualmente in corso e previsto per l intero periodo è pari ad 114.438,66 per un triennio, pari al 10% sull ammontare lordo dei premi liquidati, mentre per le polizze autoveicoli l importo della provvigione calcolato al 6% è pari ad 2.979,39, per un triennio per un importo complessivo di 117.418,10. Si precisa che i premi annui lordi non sono comprensivi di eventuali regolazioni premi. ART. 5 SVOLGIMENTO DELL INCARICO È esplicitamente convenuto che restano in capo all'ente l assoluta autonomia decisionale, la piena titolarità della scelta del contraente, la sottoscrizione dei contratti d'assicurazione ed ogni altro documento di perfezionamento delle polizze, la formulazione di disdette così come altre operazioni modificative di obblighi precedentemente assunti. II Broker non assume alcun compito di direzione e coordinamento nei confronti degli uffici provinciali, né è in grado di impegnare in alcun modo la Provincia se non previa esplicita autorizzazione. Entro i limiti di cui al comma precedente la Provincia autorizza il Broker a trattare in nome proprio con tutte le Compagnie assicuratrici. II Broker effettuerà una segnalazione preventiva, almeno 60 giorni prima, delle scadenze dei premi assicurativi dovuti, trasmettendo i dati necessari per il pagamento dei medesimi. L'eventuale proposta, da parte del Broker, di disdetta o di modifica delle polizze assicurative dovrà essere comunicata con un anticipo di almeno 60 giorni rispetto ai termini contrattuali previsti per la disdetta delle stesse, onde consentire all'ente di attivare tutte le procedure necessarie. II Broker deve garantire in ogni momento la trasparenza dei rapporti con le Compagnie Assicuratrici, obbligandosi a mettere a disposizione della Provincia ogni documentazione relativa alla gestione del rapporto assicurativo. 3
ART. 6 CORRISPETTIVI L'incarico di cui al presente affidamento non comporta alcun onere a carico della Provincia né presente né futuro, per compensi, rimborsi o altro. L'attività prestata dal Broker viene remunerata con una provvigione calcolata sui premi assicurativi relativi ai contratti conclusi per tramite del broker (clausola di brokeraggio). I compensi del broker, come da consolidata consuetudine di mercato, resteranno ad intero ed esclusivo carico delle Compagnie di assicurazioni con le quali verranno stipulati o rinnovati i contratti assicurativi dell'ente. La provvigione viene calcolata applicando le percentuali indicate dal Broker in sede di offerta ai premi imponibili richiesti dalle Compagnie assicuratrici per la stipula dei contratti di assicurazione. L'importo delle provvigioni ovvero le percentuali e le relative modalità di calcolo dovranno essere sempre espressamente indicate in ogni procedura di gara per l affidamento di contratti assicurativi e successivamente riportate nel testo contrattuale. Sarà onere del broker predisporre una adeguata clausola, da inserire nelle bozze dei Capitolati d'oneri e nei successivi contratti assicurativi, per disciplinare le modalità di liquidazione dei compensi. L'aggiudicatario é impegnato, comunque, a non percepire o ricavare provvigioni di entità superiore a quella dichiarata in sede d'offerta. Nessun compenso potrà essere richiesto nel caso in cui l'ente non ritenga di procedere alla stipula dei contratti d'assicurazione o le relative gare non abbiano buon esito. La Provincia non risponderà in alcun modo di eventuali inadempimenti della Compagnia Assicuratrice. Ai soli fini della determinazione degli elementi legati all'entità dell'importo dell'appalto triennale (es. cauzione provvisoria, procedura applicabile ecc.) si stima in 117.418,10 l entità totale dell'appalto. II suddetto valore é stato determinato come segue: applicando ai premi assicurativi relativi all'annualità in corso per le garanzie R.C.T./R.C.O., Infortuni, Kasko veicoli privati usati per servizio e Incendio la percentuale del 10% e per la Libro Matricola/Parco Auto la percentuale del 6%. ART. 7 OBBLIGHI DELLE PARTI CONTRAENTI L'aggiudicatario svolgerà l incarico nell'interesse della Provincia, osservando tutte le indicazioni e richieste che l Amministrazione stessa fornirà; inoltre è obbligato a garantire la fattibilità delle sue proposte in ogni loro fase. La Provincia è libera di accettare in tutto o in parte la proposte avanzate dal Broker. Sono a carico del Broker aggiudicatario tutte le spese ed oneri necessari per l espletamento dell'incarico e tutti i rischi connessi con l esecuzione del medesimo. Il Broker, nell espletamento del servizio si impegna a: impiegare propri mezzi e risorse e ad accollarsi gli oneri relativi al reperimento e all'utilizzo della documentazione necessaria; garantire la propria disponibilità a partecipare alle riunioni sulle problematiche assicurative, da tenersi presso la sede dell'amministrazione, quando la stessa lo ritenga necessario; svolgere l incarico alle condizioni di cui al presente Capitolato, al Bando di gara e all'offerta presentata in sede di gara, nell'interesse dell'ente e nel rispetto di tutte le indicazioni e le richieste da questo fomite; garantire soluzioni che risultino concretamente percorribili in ogni loro fase ed esaustive circa la copertura dei rischi insiti nell'attività dell'ente; non assumere alcun compito di direzione e coordinamento nei confronti degli uffici dell'ente; non sottoscrivere documenti che possano in alcun modo impegnare l Ente senza la preventiva esplicita autorizzazione di questa ultimo, né effettuare alcuna operazione comportante modifiche, anche di mero carattere amministrativo e formale, rispetto ad obblighi precedentemente assunti dall'ente; mettere a disposizione dell'amministrazione Provinciale ogni documentazione relativa alla gestione del rapporto assicurativo; fornire esaustive relazioni in merito ad ogni iniziativa o trattativa condotta per conto dell'amministrazione Provinciale; garantire la trasparenza dei rapporti con le Compagnie assicurative aggiudicatarie dei contratti assicurativi. Dalla data di decorrenza dell incarico, inoltre, il broker è tenuto: - ad assicurare la completa gestione del programma assicurativo dell'ente, come individuato ai sensi del presente Capitolato. In tale ottica, egli assumerà l impegno a collaborare con l attuale Compagnia Assicuratrice per il pieno e completo passaggio delle competenze, secondo il disposto del codice deontologico e secondo i principi generali in materia. In particolare, il Broker si impegnerà a gestire i sinistri 4
pregressi, denunciati prima dell'inizio dell'incarico di cui al presente Capitolato e non ancora chiusi a tale data; - a tenere il segreto d'ufficio ed osservare l obbligo di diligenza nell'esecuzione del servizio di cui all'articolo 1176 del codice civile. L Amministrazione si impegna a: non stipulare o modificare alcuna polizza senza la consulenza e l intermediazione del Broker; rendere nota, in occasione di procedure concorsuali per la stipula delle polizze assicurative, che la gestione del contratto di assicurazione e delle relative polizze è affidato al Broker, il quale è deputato a rapportarsi, per conto della Provincia, con le Compagnie assicurative per ogni questione inerente il contratto medesimo; indicare espressamente, in ciascun capitolato d'appalto, la percentuale della provvigione che la Compagnia aggiudicataria corrisponderà al Broker; citare espressamente, in tutti gli atti afferenti i propri servizi assicurativi, che si avvale della consulenza e assistenza del Broker; fornire al Broker la collaborazione del proprio personale, nonché tutti gli atti e documenti necessari per il completo e puntuale disbrigo di formalità e adempimenti riguardanti il suddetto servizio; non stipulare o variare alcuna polizza senza la consulenza e l intermediazione del Broker. ART. 8 REFERENTE DEL BROKER E UFFICIO OPERATIVO II Broker si impegna, alla data dell'assunzione dell'incarico, a designare un proprio incaricato quale referente unico dell'ente per il servizio oggetto del presente capitolato. Tale referente dovrà garantire il corretto svolgimento del servizio, intervenendo riguardo ad eventuali problematiche che dovessero sorgere e dando riscontro direttamente ad ogni richiesta avanzata dall'ente, eventualmente anche recandosi personalmente presso la sede di quest'ultimo. II Broker dovrà comunicare, contestualmente alla designazione del referente, le fasce orarie di presenza ordinaria, i recapiti per il reperimento (numero di telefono, fax, indirizzo di posta elettronica), ed il sostituto del referente in assenza di quest' ultimo. Inoltre il Broker, entro sessanta giorni dall'assunzione dell'incarico, dovrà predisporre l apertura, ove non già esistente, di un ufficio operativo con sede nel territorio della Provincia, designando il relativo responsabile. Tale ufficio, da intendersi quale struttura operativa di interfaccia con l Amministrazione, può essere eventualmente dislocata in locali di pertinenza non esclusiva del Broker. ART. 9 RESPONSABILITÀ DEL BROKER Il Broker è l unico responsabile dell'esaustività delle prestazioni necessarie ad ottenere la buona riuscita del servizio. Egli è responsabile del contenuto dei contratti che ha contribuito a determinare e a fare stipulare, modificare o integrare agli organi comunali competenti. Il Broker è altresì responsabile nel caso in cui non segnali tempestivamente e non dimostri d'aver esperito ogni azione necessaria alla modificazione delle condizioni contrattuali che comportino responsabilità amministrativa degli organi comunali competenti, dei dirigenti o funzionari preposti al servizio. Il Broker risponde altresì dei danni causati anche dopo la scadenza dell'incarico di cui al presente disciplinare. I rischi per le responsabilità derivanti dall'esercizio dell'incarico, nessuno escluso, dovranno essere coperti mediante idonea copertura assicurativa con le modalità di cui al successivo art.10. ART. 10 POLIZZA ASSICURATIVA Prima dell'assunzione dell'incarico, il Broker dovrà dimostrare di aver stipulato polizza di assicurazione per la responsabilità civile per negligenze ed errori professionali nel rispetto della normativa vigente. Detta polizza dovrà essere mantenuta in vigore per tutto il periodo di validità contrattuale e dovrà avere il massimale di almeno 5.000.000,00. ART. 11 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO Il contratto sarà risolto anticipatamente al verificarsi di uno dei seguenti casi: - accertamento di false dichiarazioni rese nel corso della vigenza contrattuale; 5
- inadempimento di uno degli obblighi espressamente previsti nel presente capitolato e/o nell'offerta formulata; - perdita dei requisiti generali per l ammissione alla gara; - cancellazione dall Albo dei Mediatori di Assicurazioni al sensi dell'art 109 del D. Lgs.vo n. 209/05 Codice delle Assicurazioni; - cessione anche parziale del contratto. È fatto salvo ogni diritto della Provincia di procedere per i danni subiti. ART. 12 FORMA DEL CONTRATTO II contratto sarà stipulato per iscritto in forma pubblica amministrativa. Le spese derivanti dalla stipulazione e dalla registrazione del contratto sono a carico del Broker. ART. 13 FORO COMPETENTE Per qualsiasi controversia dovesse insorgere in merito all'interpretazione, applicazione ed esecuzione del presente capitolato speciale, sarà competente il Foro di Tempio Pausania. ART. 14 AUTORIZZAZIONE AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Ai sensi e per gli effetti di quanto disposto dal D. Lgs.vo 30 giugno 2003, n. 196, ciascuna delle parti autorizza l'altra al trattamento dei propri dati, compresa la comunicazione a terzi, per finalità e scopi annessi, connessi e conseguenti esclusivamente all'esecuzione dell'incarico regolamentato dal presente capitolato. 6