Comune di Monreale Provincia di Palermo Manuale di gestione per l Archivio Storico comunale aderente al servizio archivistico generale Approvato con deliberazione di Giunta Comunale n 05 del 22 gennaio 2008
Premessa - Il manuale di gestione, obbligatorio ex art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, «descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio». - Il comune di Monreale è definito come una sola Area Organizzativa Omogenea (AOO). 1 Definizione di archivio a. L archivio è il complesso di documenti prodotti, acquisiti o utilizzati nello svolgimento della propria attività e nell esercizio delle proprie funzioni dall Ente a cui questo fa riferimento. Fanno parte dell Archivio anche gli archivi e i documenti acquisiti a seguito di dono, di deposito, di acquisto od a qualsiasi altro titolo. b. L archivio del comune di Monreale è chiamato Archivio generale. 2 Suddivisione dell Archivio Generale a. L Archivio generale è unico, pur se conservato in luoghi differenti, ed è suddiviso in: I. Archivio corrente Questo è il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi: 1) in svolgimento; 2) conclusi da breve periodo di tempo ed ancora rivestenti forti interessi all attività corrente; II. Archivio di deposito Questo è il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non è più necessaria una trattazione o verso cui esistono saltuarie esigenze di consultazione legata all attività corrente; III. Archivio storico Questo è il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da almeno 40 anni e destinati alla conservazione permanente. Nell Archivio Storico saranno depositate le future acquisizioni di materiale archivistico dell Amministrazione comunale o proveniente da enti pubblici soppressi o da privati, sia per acquisto che per donazione, deposito o comodato. 2
3 Condizione giuridica e sede a. L Amministrazione comunale riconosce nell Archivio Storico un istituto culturale che concorre all attuazione del diritto di tutti i cittadini all istruzione e all informazione, nonché al libero sviluppo della ricerca e della conoscenza. b. I fondi archivistici a carattere ultra quarantennale sono compresi nella sezione dell Archivio storico. Questi sono soggetti al regime del demanio pubblico e sono inalienabili ai sensi dell art. 18 del D.P.R. 30 settembre 1963, n 1409. c. L Archivio Storico ha sede a Monreale in fondo alla via Archimede, nei locali sottostanti la scuola elementare A. Veneziano. 4. Finalità dell Archivio storico a. La salvaguardia della memoria storica della comunità e del territorio monrealese, attraverso la conservazione e l ordinamento dei propri archivi. b. Permettere a tutti coloro che ne facciano richiesta, dopo aver compilato la modulistica predisposta (Allegato n 1), la consultazione della documentazione contenuta nell Archivio Storico. c. Promuovere, a mezzo stampa e informatico, la ricerca storica e l attività didattica. Valorizzare il patrimonio documentario, pubblico e privato, che costituisce fonte di primario accesso per la storia locale della comunità e del territorio monrealese. L attività di ricerca, promozione e didattica prevede la collaborazione con scuole, Università e altri istituti di ricerca. d. Raccordo costante dell archivio storico e di deposito con l archivio corrente, riguardo ai problemi di gestione dei documenti, nonché per favorire la realizzazione delle procedure di registrazione, classificazione e conservazione, anche alla luce delle nuove tecnologie dell informazione. e. Salvaguardare e acquisire documenti e archivi che risultino essere di interesse per la conoscenza e lo studio della storia del territorio e della comunità monrealese. f. L Archivio Storico persegue finalità di collaborazione tecnica e operativa con la Sopraintendenza Archivistica per la Sicilia e la Sopraintendenza ai Beni librari e documentari della Regione Sicilia, nel quadro delle attribuzioni loro affidate dalla normativa statale e regionale vigente. 3
5. Disposizioni sulla consultazione dei documenti a. L archivio storico è aperto al pubblico nei giorni dal lunedì al venerdì, dalle ore 8.30 alle ore 13.30. Per appuntamento l archivio è aperto al pubblico il martedì e il giovedì dalle 15.30 alle 17.30 e il sabato dalle 8.30 alle 13.30. b. Tutti i documenti dell archivio storico sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato ai sensi degli articoli 21 e 22 del DPR 30 settembre 1963, n 1409. c. Gli studiosi per essere ammessi nelle sale studio sono tenuti a compilare l apposita domanda, esibendo un documento d identità, dopodichè riceveranno un tesserino su cui saranno annotati i loro dati personali e le richieste di presa visione della documentazione e il numero di accesso alla sala. d. La richieste, effettuate in sala, dei documenti non devono superare i n due (2) pezzi archivistici per seduta, salvo particolari deroghe del Responsabile dell Archivio Generale. La distribuzione cessa mezz ora prima della chiusura. e. E vietato agli studiosi durante la consultazione: I. Scrivere o prendere appunti poggiando fogli o quaderni sopra i documenti; II. Fare calchi o lucidi o trarre fotocopie, fotografie, minute, senza il permesso della direzione; III. Scomporre i documenti dall ordine in cui si trovano o estrarre documenti per qualsiasi motivo; IV. Disturbare il silenzio e accedere ai locali riservati al personale archivistico. f. I pezzi archivistici ricevuti in consultazione devono essere restituiti ogni volta all archivista, ricomposti nello stato in cui sono stati riconsegnati e completamente ricondizionati. g. E vietato agli studiosi introdurre nella sala di consultazione borse, cartelle o altri contenitori. Gli studiosi sono tenuti a avere sul tavolo di consultazione solo gli strumenti utili e necessari ai fini del loro lavoro. Il personale dell Archivio Storico, con proprio giudizio serio e motivato, può effettuare dei controlli onde evitare il furto della documentazione data in consultazione. h. E possibile, stante la compilazione dell apposito modulo di richiesta (allegato 2), ottenere la copia dei documenti di cui si è già presa visione. Il permesso di riproduzione non concede nessun diritto di proprietà artistica o letteraria (intellettuale in genere) di fronte a terzi. Dietro 4
richiesta e consenso del personale dell Archivio Storico è permesso fotografare la documentazione presa in visione con mezzi propri. Lo studioso non può però avvalersi dell uso del flash per i documenti anteriori al secolo XIX o deteriorati. Non sono consentite fotocopie del materiale rilegato, ne del materiale cartaceo e pergamenaceo in cattive condizioni, e, in linea di massima, anteriore al XIX secolo. E vietato portare al di fuori dei locali dell Archivio Storico la documentazione per effettuare delle copie. Il costo delle fotocopie in loco, a norma del Regolamento di accesso agli atti, approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n 33 del 27/04/2005, è a carico dello studioso. i. Gli studiosi sono invitati a far pervenire all Archivio Storico una copia del loro elaborato, relativo alle fonti archivistiche usate. In caso di pubblicazione dei documenti tratti dall Archivio Storico lo studioso è obbligato a fornire una copia della stampa. Gli studiosi che intendono pubblicare la riproduzione di uno o più documenti devono farne esplicita richiesta al Responsabile dell Archivio Generale. l. I documenti dell Archivio Storico sono esclusi da qualsiasi forma di prestito al pubblico. In deroga a questa norma il prestito può essere concesso ad istituzioni culturali, pubbliche e private per mostre temporanee, previa acquisizione del nulla osta del Ministero dei BB.CC. e tramite la Sopraintendenza Archivistica per la Sicilia; resta inteso che il prestito temporaneo non può avere una durata maggiore ai settanta (70) giorni. Possono essere escluse dalla presente norma le richieste avanzate dagli impiegati dell Amministrazione Comunale, per motivate ragioni d ufficio, previa visione del Responsabile dell Archivio Generale e visto del protocollo generale. Resta inteso che le suddette ricerche ad uso interno dell Amministrazione devono essere preventivamente comunicate al Responsabile dell Archivio Generale, con cui si concorderanno tempi e modalità della consultazione. m. L Archivio storico è fornito di strumenti adatti alla consultazione della documentazione posseduta: indici cartacei, indici informatici per la ricerca avanzata. Gli indici cartacei sono di libera consultazione; l indice informatico è consultabile a richiesta tramite un operatore dell Archivio storico. o. A chiunque trasgredisca le norme contenute nel presente articolo, potrà essere interdetta, temporaneamente o definitivamente, la consultazione della documentazione conservata presso l Archivio Storico, dandone immediata notizia al Sopraintendente archivistico per la Regione Sicilia, fatte salve le ulteriori azioni in difesa degli interessati dell Amministrazione Comunale e comunque a denuncie all autorità competente. 5
6. Versamento dei documenti a. Dall Archivio di deposito potrà pervenire all Archivio Storico documentazione afferente allo stesso, rispettando i seguenti vincoli: I. La documentazione deve trattare affari la cui conclusione sia risalente ad almeno quaranta (40) anni prima; II. Il conferimento va eseguito una sola volta all anno ed inoltre deve essere operato in un unica soluzione; i tempi ed i modi sono da decidersi all occorrenza; IIl. Il conferimento dall Archivio di Deposito a quello Storico deve necessariamente prevedere, aprioristicamente, un intervento di riordino, inventariazione e scarto della documentazione, che viene quindi effettuato in sede di deposito. IV. Non sono ammesse collezioni o singole G.U. dello Stato, relative a qualsiasi periodo; non sono ammessi quotidiani, esclusi quelli recanti la data di pubblicazione non inferiore al 31 dicembre 1947; non sono ammesse riviste in genere, senza vincoli di data, tranne quelle direttamente riferibili al territorio e alla comunità monrealese. b. La regolare periodicità dell operazione di versamento è fondamentale per garantire la qualità del materiale concentrato. Insistere per la compilazione degli elenchi, in quanto sono, almeno in un primo tempo, strumenti essenziali per l accesso all archivio. 7. Le operazioni di scarto a. L Amministrazione comunale cura l ordinata gestione dell Archivio generale; adotta i provvedimenti relativi al versamento, da effettuarsi annualmente presso l Archivio Storico, di quei documenti che abbiano raggiunto i quaranta (40) anni dalla conclusione degli affari a cui si riferiscono. Prima del versamento debbono esser compiute le operazioni di scarto. b. Contestualmente alle operazioni di scarto e o versamento della documentazione, il personale dell Archivio Storico può valutare l opportunità di conservare tutta quella di corredo raccolte di leggi, statuti e regolamenti, periodici, letteratura grigia prodotta o acquisita dall Ente, riguardante ambiti tematici di pertinenza dell Amministrazione e comunque utile allo studio e alla ricerca intorno alla storia e al del Comune di Monreale. 6
8. Responsabile dell Archivio Generale a. Il responsabile dell Archivio Generale è il Dirigente degli settore agli Affari Generali. 9. Disposizioni relative al personale a. Al personale dell Archivio Storico spetta: I. Provvedere a che siano assicurati la conservazione e l ordinamento degli atti d archivio, nonché la redazione dell inventario; II. Consentire agli studiosi la consultazione dei documenti conservati nell Archivio Storico, secondo le modalitа previste al punto 6 del presente manuale; III. Formulare programmi tesi a conseguire le finalità di cui all art. n 5 del presente manuale, nonché relazioni annuali sull andamento del servizio; IV. Effettuare, ove richiesto dall Amministrazione, ricerche storiche con finalità pratiche o culturali. VI. Il Responsabile e tutto il personale dell Archivio Generale osserveranno il codice di Deontologia degli Archivisti. 10. Norme finali e transitorie a. Il presente manuale di gestione, viene adottato dal Comune e può essere soggetto a modificazioni e integrazioni relative a specifiche esigenza dei singoli servizi archivistici. Tali modifiche vanno comunque ampiamente motivate. 7
Allegato 1 Richiesta di consultazione documenti Al Dirigente Affari Generali SEDE Numero autorizzazione Il/La sottoscritt Nato/a il e residente a via Prov. tel/cell documento n Chiede di potere consultare la documentazione conservata in questo archivio in osservanza di quanto specificato nel punto n 5 del manuale di gestione, Disposizioni sulla consultazione dei documenti, approvato con deliberazione di Giunta Municipale del. Dettaglio buste consultate Busta Busta Busta Busta Busta Dichiaro di prendere in visione la documentazione conservata presso l Archivio Storico comunale di Monreale per scopi di studio e/o ricerca personale, ritenendo estranea la direzione e/o il personale dell Archivio storico da ogni uso che ne potò fare in futuro. Mi impegno a fornire una copia della mia ricerca, relativamente ai dati tratti dall Archivio storico e, in caso di pubblicazione a stampa, a fornirne una copia alla direzione dell Archivio. Data Firma 8
Allegato 2 Richiesta copia documentazione Al Dirigente Affari Generali SEDE Numero autorizzazione Il/La sottoscritt Nato/a il e residente a via Prov. tel/cell documento n Chiede di potere effettuare n copie della documentazione presa in visione, in osservanza di quanto specificato nel punto n 5 del manuale di gestione, Disposizioni sulla consultazione dei documenti, approvato con deliberazione di Giunta Municipale del. Dettaglio della documentazione Busta Categoria Classe Fascicolo Data Oggetto Dichiaro di prendere in visione la documentazione conservata presso l Archivio Storico comunale di Monreale per scopi di studio e/o ricerca personale, ritenendo estranea la direzione e/o il personale dell Archivio storico da ogni uso che ne potò fare in futuro. Mi impegno a fornire una copia della mia ricerca, relativamente ai dati tratti dall Archivio storico e, in caso di pubblicazione a stampa, a fornirne una copia alla direzione dell Archivio. Data Firma 9