REGOLAMENTO PER GLI ARCHIVI COMUNALI TITOLO I Principi fondamentali

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1 REGOLAMENTO PER GLI ARCHIVI COMUNALI TITOLO I Principi fondamentali Art. 1 FUNZIONE DELL ARCHIVIO Ai sensi del D.Lgs.22 gennaio 2004, n.42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio), ai sensi dell'articolo 10 della L. 6 luglio 2002, n. 137 e del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), il Comune di Forlì individua nell'archivio Comunale una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell'agire amministrativo, il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell'ente e il diritto di tutti i cittadini all'accesso, all'informazione, alla formazione permanente e allo sviluppo della conoscenza. Art. 2 DEFINIZIONE 1. Si intende per Archivio il complesso degli atti, dei documenti e dei dati - indipendentemente dal supporto su cui sono registrati - prodotti, ricevuti e comunque utilizzati dall'ente al fine dello svolgimento dell'attività amministrativa, anche se strutturati in banche dati o sistemi informatici. Art. 3 NATURA DELL'ARCHIVIO 1. Gli archivi e i singoli documenti dell'ente, di cui all'art.2, sono beni archivistici; obbediscono pertanto alle disposizioni legislative in materia di beni culturali di cui al D. Lgs. n. 42/2004, art.2, e sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico. Art. 4 L ARCHIVIO COME SERVIZIO 1. Si intende per archivio l'insieme delle attività, delle competenze, delle risorse e dei beni strumentali, volto ad assicurare gli adempimenti previsti in ambito archivistico dalla normativa vigente. 2. L'archivio ha valenza interna come supporto all'attività amministrativa e valenza esterna come servizio pubblico di accesso alla documentazione, sia per fini amministrativi, che storici, culturali e ricerca. 3. L'archivio, indipendentemente dalle soluzioni organizzative e dalle responsabilità e professionalità individuate per la sua gestione, è da considerarsi funzionalmente integrato. Art. 5 UNICITA' DELL ' ARCHIVIO 1. L' Archivio è da considerarsi come unico, pur nella distinzione delle fasi di vita dei documenti, nonchè della loro valenza sia giuridica che storica, indipendentemente dalle soluzioni organizzative e dalle responsabilità e professionalità individuate come idonee ad assicurare gli adempimenti di legge e l'efficacia del servizio. 2. Fanno parte del patrimonio archivistico anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.

2 Art. 6 CONSERVAZIONE L archivio non può essere smembrato per nessuna ragione e deve essere conservato nella sua organicità. Il trasferimento di complessi organici di documentazione a soggetti diversi dall Amministrazione è subordinato ad autorizzazione del soprintendente ai sensi dell'art. 21 D.Lgs. 42/2004. Lo scarto dei documenti deve essere documentato. La riproduzione e conservazione di documenti cartacei su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, deve seguire le procedure definite dalla deliberazione CNIPA n 11/2004 nonché gli indispensabili prerequisiti per la gestione dei documenti informatici: - classificazione e fascicolazione informatica dei documenti; - procedure definite per la conservazione, dettagliate nel manuale di gestione e nel DPS (piano di sicurezza dei documenti informatici). Art. 7 CONSULTABILITA 1. I documenti conservati nell'archivio sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, secondo le disposizioni di cui al D.Lgs. 42/2004, art.122, che lo diventano dopo settanta anni. 2. Il trattamento di dati personali da parte dell'archivista e degli utenti è regolato dal Codice di deontologia e di buona condotta emanato dal Garante per la protezione dei dati personali con provvedimento del 14 marzo 2001 e dal D. Lgs.30 Giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali, art La consultazione a scopi storici dell'archivio di deposito e storico, è regolata sulla base di indirizzi generali stabiliti dal Ministero, ai sensi del D.Lgs n. 42/2004, art L'accesso a fini amministrativi è disciplinato: da apposito regolamento, ai sensi della Legge , n. 241, art. 24; dalle disposizioni di cui al D.P.R.445/2000, artt. 58, 59 e 60; dal Codice II - Disciplina del Diritto di accesso e del procedimento amministrativo, art , estratto da: Testo Unificato dei regolamenti in materia di partecipazione popolare, esercizio dei diritti di accesso ed informazione, tutela della riservatezza - Approvato con deliberazione consiliare n. 81 del 20 aprile Modificato con deliberazioni consiliari n. 153 del 9 novembre 2009, n. 72 del 28 giugno 2010, n. 88 del 12 luglio 2010, n. 6 del 24 gennaio 2011, n. 126 del 18 dicembre 2012 e n. 43 del 29 aprile Art. 8 RESPONSABILITA DELL ENTE 1. L'Amministrazione, nella figura del Responsabile dell'archivio così come individuato nel manuale di gestione dei flussi informatici all'art. 4, o di persona da egli delegata con atto formale, è pienamente responsabile della tenuta del proprio archivio, dalla fase della sua formazione, a quella della conservazione permanente e dell'accesso a scopi di studio e ricerca, anche nel caso in cui le modalità di gestione dovessero comportare l'esternalizzazione di determinati servizi, secondo quanto previsto al successivo art Ogni azione amministrativa comporta la produzione, la tenuta e la conservazione di documentazione archivistica: ogni ufficio è pertanto responsabile della gestione documentaria durante lo svolgimento delle proprie attività.

3 Art. 9 LA PROFESSIONALITA DELL' ARCHIVISTA 1. L Amministrazione riconosce, pur nel concorso di competenze che afferiscono all Archivio e ne assicurano il buon andamento, la specificità della professionalità, garantendone l acquisizione, l autonomia e l idoneo inquadramento (o qualificazione) professionale. Art. 10 ESTERNALIZZAZIONE 1. In caso di esternalizzazione di determinati servizi o prestazioni, l Amministrazione sottopone i relativi capitolati d appalto/contratti/convenzioni all autorizzazione della Soprintendenza Archivistica. Essi dovranno sempre contenere tra i prerequisiti la professionalita archivistica degli operatori esterni. 2. Il manuale di gestione dovrà fornire indicazioni sui requisiti obbligatori in ordine alle diverse tipologie di servizio/prestazione. Art. 11 STRUMENTI 1. Gli strumenti di cui l ente si dota per il funzionamento/gestione dell Archivio sono: Il presente Regolamento per l' Archivio Comunale Il Manuale di gestione dei flussi informatici. 2. Gli strumenti citati costituiscono parte integrante dell archivio. E pertanto obbligo del Comune assicurare il recupero e la piena utilizzazione delle loro versioni storiche, quale imprescindibile informazione di contesto della produzione documentaria. 3. L adozione degli strumenti è subordinata all autorizzazione del Soprintendente. TITOLO II Organizzazione e disposizioni generali Art.12 SUDDIVISIONI DELL'ARCHIVIO 1. L'archivio è suddiviso funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico. -Archivio corrente, costituito dalla documentazione in corso di trattazione e conservato presso gli uffici competenti. In esso sono conservati gli affari non ancora definiti, per i quali il tempo di trattazione e quindi di conservazione dei precedenti può variare a seconda della materia trattata. Ne fanno parte anche le banche dati, i sistemi informativi o altri repertori informatizzati che acquisiscono, trattano e conservano dati e informazioni utilizzati ai fini dello svolgimento dell attività amministrativa. -Archivio di deposito, costituito dalla documentazione prodotta nell ultimo quarantennio e conservato presso l'archivio comunale di via asiago. Comprende il complesso di fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta piu' necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico;

4 prevede una gestione coordinata di fascicoli di natura e supporti diversi (cartacei, informatici ed ibridi). -Archivio storico, costituito dalla documentazione prodotta oltre l ultimo quarantennio e conservato presso l'archivio comunale di via asiago. Detto materiale ha prevalente interesse storico ed è destinato perciò alla conservazione permanente. Dalla sezione è esclusa la documentazione necessaria alle pratiche correnti (ad es. i registri anagrafici, della leva, dello stato civile, ecc.). Nell'Archivio storico sono trasferite le acquisizioni di materiale archivistico dell'amministrazione Comunale o altri fondi provenienti da enti pubblici soppressi o da privati, mediante acquisto, donazione o comodato. Nel corso degli anni si è proceduto ad alcuni versamenti di detta documentazione storica presso l'archivio di stato, previo apposito accordo tra gli enti interessati. 2. La documentazione cartacea è depositata in appositi locali siti in via Asiago nr. 12, idonei sotto il profilo delle condizioni conservative. Non sono ammessi depositi di documentazione da parte dei singoli uffici o servizi non preventivamente concordati con l' archivista. L'area destinata all'archivio non può essere utilizzata per altro deposito se non di materiale considerato archivistico. 3. La documentazione informatica, al fine di garantirne ed assicurarne l'integrità, l' affidabilità, la riservatezza e la consultabilità nel tempo, viene trasmessa, attraverso appositi web service, al ParER (Polo Archivistico Regionale dell' Emilia-Romagna) che, attraverso apposite convenzioni, mette a disposizioni degli enti dell'emilia Romagna un servizio di conservazione. Il Comune di Forlì, denominato ente produttore, ha la possibilità di accedere, tramite apposita interfaccia web, ai documenti inviati in conservazione. Art. 13 ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO ARCHIVISTICO 1. Ai fini della gestione documentaria, l Amministrazione ha individuato, nell'ambito del proprio ordinamento, l'unità Protocollo Albo Archivio del Servizio Segreteria Generale. 2. Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più uffici utente, ognuno dei quali, tramite personale adeguatamente formato e abilitato, svolge le operazioni di propria competenza. 3. Il Servizio competente alla tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei flussi documentali e degli archivi è il Servizio Segreteria Generale; all'unita' Protocollo e Conservazione Atti è attribuita la gestione dell'archivio di deposito e storico attraverso lo svolgimento dei compiti previsti dalla normativa vigente. Art. 14 RESPONSABILITÀ 1. All'Unita' di cui al comma 3 del precedente art. 13 è preposto un funzionario o istruttore direttivo categoria D. 2. Tutti gli operatori dell'ente sono tenuti al recepimento e l' attuazione del presente regolamento e del manuale di gestione. 3. La responsabilità e la formazione della tenuta dei fascicoli e dei singoli documenti dell'archivio corrente, fa capo ai soggetti responsabili dei procedimenti amministrativi che

5 adottano le procedure e gli strumenti stabiliti dal Manuale di Gestione, con il coordinamento e il supporto del Responsabile dell'unita' Protocollo e Conservazione atti. Art.15 IL VERSAMENTO DELLE PRATICHE ESAURITE IN ARCHIVIO DI DEPOSITO Ogni ufficio dell Amministrazione comunale è tenuto a versare all archivio di deposito i fascicoli delle pratiche esaurite e non più in uso corrente; annualmente gli uffici che hanno istruito il fascicolo dovranno versare in archivio di deposito le pratiche relative ad affari definiti e conclusi. Con questa operazione sarà determinato anche un passaggio di competenze fra i due uffici in materia di responsabilità nella conservazione della documentazione. In caso di fascicolo cartaceo e/o ibrido, il versamento, obbligatorio per tutti gli uffici, avviene secondo le seguenti procedure: - Il singolo ufficio predispone il proprio materiale (fascicoli, buste/faldoni, registri, singole unita' documentarie) asportando eventuali fotocopie e altro materiale che non abbia valenza documentaria; - predispone per ogni fascicolo un report dei documenti in esso contenuti; - predispone un modulo di versamento del materiale destinato all'archiviazione dove vengono riportati anno/numero/indice di classificazione di ogni fascicolo/pratica, l intestazione di registri o volumi, gli estremi cronologici di ogni pezzo; - qualora l elenco non riporti detti elementi o sia redatto in modo approssimativo o il fascicolo/pratica risulti mancante del report, il personale del servizio archivistico, che da quel momento acquisisce la responsabilità della conservazione della documentazione, può respingere il versamento, motivando e dando le informazioni necessarie alla correzione della documentazione. In caso di fascicolo interamente informatico, il versamento avviene in modo interamente informatico. TITOLO III Gestione Servizio Archivio di deposito e storico Art MODALITA DI CONSULTAZIONE E DI RIPRODUZIONE DEI DOCUMENTI 1. La richiesta di consultazione della documentazione presente in archivio, può essere avanzata da appartenenti all Amministrazione, da dipendenti di altra Amministrazione, da esterni all Amministrazione. Per il rilascio di copie sono previsti costi di riproduzione nella seguente misura: 0,15 per i fogli formato A4; 0,25 per i fogli formato A3 e folio; 2. La consultazione deve avvenire fuori dal deposito dell archivio ed alla presenza di personale che eserciterà la necessaria vigilanza, affinché le carte non vengano scomposte ma integralmente conservate, in caso di fascicolo cartaceo/ibrido. In caso di fascicolo interamente informatico, sarà adibita idonea postazione con il presidio di personale addetto. Art MODALITA DI ACCESSO DEL PERSONALE INTERNO L accesso all Archivio di deposito e storico è consentito al personale dipendente dell Ente previo accordo con gli addetti all'archivio. Per l estrazione di fascicoli e pratiche dall archivio storico o di deposito va compilata in duplice copia l'apposita scheda di richiesta: una copia è trattenuta dal personale del

6 Servizio archivistico, l altra è posta in modo visibile in luogo del fascicolo o della pratica prelevata. Art MODALITA DI ACCESSO DEL PERSONALE ESTERNO L accesso all Archivio è consentito solo in presenza del personale addetto. Per accedere alla consultazione è necessario esibire un documento d'identità e presentare domanda, su modello appositamente predisposto dall'amministrazione (allegato A) e secondo le modalità evidenziate nel modulo stesso. Per la ricerca sono previsti diritti di segreteria, nella misura di 10,00 per pratica. Per pratica si intende l'intero fascicolo costituito da più documenti inerenti lo stesso oggetto. In caso di urgenza, da evadere entro 15 giorni, tale diritto aumenta a 20,00. Ove possibile se il numero delle fotocopie lo consente, le riproduzioni saranno fatte contemporaneamente alla richiesta. In caso contrario la richiesta sarà evasa servendosi di un servizio di fotocopiatura esterno al Comune di Forlì: l' inoltro sarà' a cura dell'unita' Protocollo Generale. L'autorizzazione all'accesso può essere negata per motivi di comprovata necessità e/o impedimento o per inosservanza delle norme stabilite dal presente regolamento. Gli utenti sono tenuti a conservare sul tavolo di consultazione soltanto gli strumenti strettamente inerenti al proprio lavoro. E' proibito durante la consultazione: - trasportare la documentazione fuori dai locali in cui è conservata o dall'apposito locale in cui è depositata per la consultazione; scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti; fare calchi o lucidi o trarre fotocopie, fotografie, minute, senza il permesso del personale preposto; scomporre i documenti dall'ordine in cui si trovano o estrarre documenti per qualsiasi motivo. In caso di necessità dovrà essere richiesta l'assistenza del personale preposto; _ accedere ai locali di deposito. I pezzi archivistici ricevuti in consultazione dovranno essere restituiti ogni volta all'archivista, ricomposti nello stato in cui sono stati consegnati. In caso di qualsiasi problema o necessità in merito alla consultabilità dei documenti e al loro ordine,l' utente deve chiedere l'assistenza del personale preposto. Gli studiosi sono invitati a far pervenire all'archivio copia del proprio elaborato relativo alle fonti archivistiche utilizzate. In caso di pubblicazioni di documenti tratti dall'archivio è obbligatorio consegnare una copia della stampa. Il materiale archivistico è escluso dal prestito. La documentazione può tuttavia essere concessa in prestito ad istituzioni culturali pubbliche e private che ne facciano richiesta per mostre temporanee, previa acquisizione del nulla osta del Ministero per i Beni Culturali, tramite la Soprintendenza Archivistica. ART. 19 CASI ESENZIONE DIRITTI SEGRETERIA 1. I diritti di segreteria indicati all'art. 18 non sono previsti né nella misura di 10 né di 20, in caso di accesso agli atti per motivi di ricerca o studio, appositamente documentati e senza fini di lucro. 2. II diritti di segreteria indicati all'art. 18 non sono previsti né nella misura di 10 né di 20, in caso di accesso a pratiche interamente digitalizzate.

7 ART. 20 FOTOGRAFIE DI DOCUMENTI 1. Gli utenti debitamente autorizzati potranno effettuare con proprie macchine fotografiche o propri scanner, la riproduzione del materiale archivistico ai sensi della Legge 241/1990 e DPR 184/ Il materiale archivistico è escluso dal prestito. La documentazione può tuttavia essere concessa in prestito ad istituzioni culturali pubbliche e private che ne facciano richiesta per mostre temporanee, previa acquisizione del nulla osta del Ministero per i Beni Culturali, tramite la Soprintendenza Archivistica.