REGOLAMENTO GENERALE PER L ARCHIVIO PROVINCIALE

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1 Provincia dell Ogliastra REGOLAMENTO GENERALE PER L ARCHIVIO PROVINCIALE Allegato alla Delibera di Consiglio n. 35 del

2 TITOLO I Principi fondamentali Art. 1 FUNZIONE DELL ARCHIVIO Ai sensi del D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) e del D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000 (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), la Provincia dell Ogliastra individua nell'archivio, una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell agire amministrativo, il reperimento dell informazione, la salvaguardia della memoria storica dell ente e il diritto di tutti i cittadini all accesso all'informazione, alla formazione permanente e allo sviluppo della conoscenza. Art. 2 DEFINIZIONE DI ARCHIVIO 1. Si intende per Archivio il complesso degli atti, dei documenti e dei dati dell ente - indipendentemente dal supporto su cui sono registrati - prodotti, ricevuti, formati e/o conservati al fine dello svolgimento dell attività amministrativa, anche se strutturati in banche dati o sistemi informatici. La documentazione afferente l archivio dell Ente, per le sue caratteristiche di autenticità, affidabilità e interdipendenza, segna nella sua fruizione e conservazione i principi della disciplina archivistica. 2. Le informazioni relative al sistema di gestione informatica dei documenti e dei flussi documentali, comprensive delle funzionalità di ricerca, costituiscono parte integrante dell archivio. 3. Fanno parte dell'archivio anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo. Art. 3 NATURA DELL ARCHIVIO Gli archivi e i singoli documenti dell ente sono beni archivistici ed obbediscono pertanto alle disposizioni legislative in materia di beni culturali di cui al D. Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 e in quanto beni demaniali ed inalienabili, sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico. Art. 4 L ARCHIVIO COME SERVIZIO 1. Si intende per servizio archivistico l insieme delle attività, delle competenze, delle risorse e dei beni strumentali, volto ad assicurare gli adempimenti previsti in ambito archivistico dalla normativa vigente. 2. Il servizio archivistico ha valenza interna come supporto all attività amministrativa e una valenza esterna come servizio pubblico di accesso alla documentazione sia per fini amministrativi che storici e culturali. 3. L Archivio Storico, come servizio culturale pubblico, ispira la propria attività ai principi di erogazione dei servizi pubblici (Direttiva PCM 27/1/1994). 2

3 Art. 5 UNICITA DELL ARCHIVIO 1. L Archivio, inteso sia come patrimonio documentario, sia come servizio, è da considerarsi come unico, pur nella distinzione delle fasi di vita dei documenti (Corrente, di Deposito, Storico), nonché della loro valenza sia giuridica che storica, indipendentemente dalle soluzioni organizzative e dalle responsabilità e professionalità individuate come idonee ad assicurare gli adempimenti di legge e l efficienza e l efficacia del servizio. Art. 6 CONSULTABILITA E FRUIZIONE DELL ARCHIVIO 1. I documenti conservati nell ARCHIVIO storico sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli contenenti i dati sensibili nonche' i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine e' di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, secondo le disposizioni di cui al D.lgs. 42/2004, art Il trattamento di dati personali da parte dell archivista e degli utenti è regolato dal Codice di deontologia e di buona condotta emanato dal Garante per la protezione dei dati personali con provvedimento del 14 marzo 2001 e dal D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali, art Il servizio di consultazione a scopi storici, anche dell ARCHIVIO corrente e di deposito è regolata sulla base degli indirizzi generali stabiliti dal Ministero ai sensi del D.lgs. n. 42/2004, art L accesso a fini amministrativi verrà disciplinato da apposito regolamento, ai sensi della L. 7 agosto 1990, n. 241, Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi, art. 24, nonché dalle disposizioni di cui al D.P.R. 445/2000, artt. 58, 59 e 60. Art. 7 RESPONSABILITA DELL ENTE 1.L Amministrazione, nella figura del suo legale rappresentante, o di persona da egli delegata con atto formale, è pienamente responsabile della tenuta del proprio archivio, dalla fase della sua formazione, a quella della conservazione permanente e dell accesso a scopi di studio e ricerca, anche nel caso in cui le modalità di gestione dovessero comportare l esternalizzazione di determinati servizi, secondo quanto previsto all art Ogni azione amministrativa comporta la produzione, la tenuta e la conservazione di documentazione archivistica: ogni ufficio è pertanto chiamato ad esercitare una corretta e attenta prassi di gestione documentaria durante lo svolgimento delle proprie attività, secondo le disposizioni dell art. 16 del presente regolamento. Art. 8 PROFESSIONALITA ARCHIVISTICA 1. La Provincia riconosce, pur nel concorso di competenze che afferiscono all Archivio e ne assicurano il buon andamento, la specificità della professionalità archivistica, garantendone l acquisizione, l autonomia e l idoneo inquadramento (o qualificazione) professionale. 2. Gli archivisti conducono la propria attività nel rispetto del Codice internazionale di deontologia degli archivisti. Art. 9 ESTERNALIZZAZIONE In caso di esternalizzazione di determinati servizi o prestazioni, l ARCHIVIO sottopone i relativi capitolati d appalto/contratti/convenzioni all autorizzazione della Soprintendenza Archivistica. Gli atti citati dovranno sempre contenere, tra i prerequisiti richiesti, la professionalità archivistica degli operatori esterni. 3

4 TITOLO II Organizzazione e disposizioni generali Art. 10 SUDDIVISIONI DELL'ARCHIVIO 1. L'archivio è suddiviso funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico. 2. Per Archivio Corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente. Ne fanno parte anche le banche dati, i sistemi informativi o altri repertori informatizzati che acquisiscono, trattano e conservano dati e informazioni utilizzati ai fini dello svolgimento dell attività amministrativa 3. Per Archivio di Deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico. 4. Per Archivio Storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni e destinati, previa l'effettuazione delle operazioni di selezione e scarto, alla conservazione permanente. Nell'Archivio Storico saranno trasferite le future acquisizioni di materiale archivistico della Provincia dell Ogliastra o altri fondi provenienti da enti pubblici soppressi o da privati, sia per acquisto che per donazione, o comodato, o deposito. Art. 11 L ARCHIVIO CORRENTE 1. L ARCHIVIO corrente è organizzato attraverso la realizzazione di un sistema informativo finalizzato alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei dati, documenti, procedimenti ed atti, in conformità alle disposizioni del DPR 445/2000 e del D. Lgs. 196/ Il sistema informativo prevede il sistema di gestione informatica dei documenti (Protocollo informatico) e il sistema di gestione dei flussi documentali che lo include. 3. Ciascun documento, ricevuto o prodotto, viene registrato, classificato e su di esso apposta la segnatura di protocollo. 4. La classificazione è un attivita che consente di organizzare tutti i documenti correnti secondo uno schema articolato in voci, comunemente detto Titolario. Mediante la classificazione si assegna al documento la Categoria, la classe e la sottoclasse. Tale classificazione viene assegnata nella fase di protocollazione del documento. Le Categorie, le classi e le sottoclassi sono nel numero prestabilito dal Titolario di classificazione e non sono modificabili né nel numero, né nell oggetto se non per provvedimento del Segretario Generale. 5. A seguito della protocollazione il documento deve essere scansionato e successivamente inoltrato al servizio competente con l ausilio del protocollo informatico. Questo procedimento consente la memorizzazione digitale dei documenti. 6. In generale, il servizio archivio e protocollo provvede all archiviazione del documento in originale, in quanto il protocollo informatico permette la trasmissione dello stesso on line al servizio/i ritenuti competenti, a meno che non si tratti di un documento o di una pratica che va trasmessa in originale. In quest ultimo caso è compito del responsabile del servizio competente curare la tenuta del fascicolo afferente un determinato affare, nonché il suo incremento e la sua conservazione. Nel caso in cui si renda necessaria la spedizione di un documento ricevuto in originale sarà compito del responsabile del servizio competente procedere alla produzione di una copia conforme all originale da depositare in archivio. 4

5 Art L ARCHIVIO DI DEPOSITO 1. L ARCHIVIO di deposito è anche il luogo o comunque il supporto informatico in cui, o a mezzo del quale vengono conservati i fascicoli inerenti affari e procedimenti conclusi. La documentazione cartacea va depositata in appositi locali diversi da quelli dell archivio corrente. L archiviazione della documentazione informatica comporta la progettazione di un deposito digitale e di un sistema informativo di conservazione che assicurino l integrità, l affidabilità, la riservatezza e la consultabilità nel tempo, anche attraverso idonei strumenti di ricerca. 2. L archivio di deposito è sottoposto al servizio AA.GG., Provveditorato e Contratti che ne coordina l incremento, l ordinamento e la consultazione. 3. Il trasferimento dall archivio corrente a quello di deposito di fascicoli relativi a procedimenti ed affari conclusi - salvo quella che per imprescindibile necessità amministrativa deve essere conservata negli uffici competenti- è effettuato periodicamente con cadenza biennale dal responsabile del servizio AA.GG., Provveditorato e Contratti, che redige e conserva l elenco dei fascicoli trasferiti. Copia dell elenco è conservata dal Servizio dal quale si trasferisce il materiale archivistico. Il trasferimento è effettuato rispettando l organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell archivio corrente. Il rispetto di questo principio è assicurato con le seguenti modalità pratiche di organizzazione: I fascicoli sono archiviati per anno; All interno dello stesso anno i fascicoli sono collocati in ordine cronologico; La fascicolazione dei documenti avviene per n di protocollo e data, dal più vecchio documento al più recente; Le serie omogenee di documenti (delibere, determine, ordinanze, decreti, ordini di servizio, circolari ) ed i registri sono archiviati per anno ed in ordine cronologico. 4. I servizi possono richiedere in ogni momento, per la consultazione al servizio archivistico fascicoli e documenti inviati agli atti. Nessun fascicolo, nessun atto può uscire dall archivio se non per richiesta scritta contenente i dati del richiedente e la data. Chiunque, per qualsiasi titolo o causa abbia ritirato dall archivio atti o documenti dell amministrazione è obbligato a restituirli al relativo archivio e, in mancanza, dovrà rispondere dell omessa restituzione. 5. I principi generali e le disposizioni sopra e elencate e descritte valgono per tutti i tipi d archivio, sia cartaceo che informatico. Art. 13 L ARCHIVIO STORICO 1. La Provincia dell Ogliastra si impegna a concentrare in futuro, in una sede idonea, tutta la documentazione archivistica da essa prodotta o ad essa affidata che si trovasse depositata altrove, relativa ad affari esauriti da oltre quaranta anni, fatta salva quella che per imprescindibile necessità amministrativa dovesse essere conservata presso gli Uffici competenti. 2. L Archivio Storico svolgerà le funzioni di conservazione, ordinamento, inventariazione del patrimonio documentario; assicurerà la consultabilità, promuoverà attività didattiche, divulgative e di ricerca storica, in collaborazione con la Scuola, l Università e altri istituti di ricerca. 3. Le ricerche di tipo amministrativo, da svolgersi nell'archivio Storico ad opera di personale interno all'amministrazione, verranno comunicate preventivamente al responsabile, con cui si concorderanno tempi e modalità della consultazione. 5

6 Art 14. CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO E SCARTO DEI DOCUMENTI ARCHIVISTICI 1. L archivio non può essere smembrato, a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nella sua organicità. Il trasferimento di complessi organici di documentazione a soggetti diversi dall Amministrazione, lo scarto di documenti archivistici e la rimozione dell archivio di deposito e dell archivio storico, sono subordinati alla autorizzazione del Soprintendente, ai sensi del D.Lgs. 42/2004, art La riproduzione e conservazione di documenti cartacei su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, deve seguire le procedure definite dal Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) con la deliberazione n. 11/2004, e rispettare gli indispensabili prerequisiti per la gestione dei documenti informatici consistenti in: a) classificazione e fascicolazione informatica dei documenti; b) procedure definite per la conservazione, dettagliate nel manuale di gestione; c) un coerente piano di sicurezza dei documenti informatici. 3. La eventuale conseguente eliminazione dei documenti cartacei deve seguire le normali procedure di scarto di documentazione ed è subordinata all autorizzazione del Soprintendente. 4. Le modalità di selezione del materiale documentario da scartare sono tre e si realizzano in tempi diversi. La prima in ordine cronologico è lo scarto in itinere e riguarda la selezione del materiale per il trasferimento della documentazione dall archivio corrente all archivio di deposito, non comporta l attivazione delle procedure di scarto previste dalla legge e riguarda unicamente il materiale prodotto per motivi esclusivamente gestionali. Scopo dello scarto in itinere è l eliminazione dal fascicolo, nel momento della sua messa agli atti, del materiale destinato a divenire inutile una volta cessata la trattazione corrente della pratica stessa (copie di servizio, stampe, appunti, buste, ecc..). Le altre due presuppongono la predisposizione di un piano di conservazione e sono: lo scarto in via preordinata, che si realizza in relazione alle scadenze previste dal massimario di scarto, da valutarsi quali tempi minimi in vista dell effettiva eliminazione; lo scarto in via differita, invece si verifica in occasione del versamento del materiale nell archivio storico, trascorso il quarantennio previsto per la giacenza nell archivio di deposito. Il Piano di conservazione è un piano nel quale sono indicati i documenti che devono essere conservati in modo permanente e quali invece, possono essere eliminati in quanto di natura strumentale e transitoria. Tale Piano è contenuto nel Massimario di scarto che riproduce l elenco delle categorie, classi e sezioni del Titolario di classificazione e indica, per ciascuna categoria, classe e sezione quali documenti vadano conservati permanentemente e quindi versati dopo quaranta anni dall esaurimento dell affare, alla sezione dell archivio storico e quali, invece possono essere destinati al macero dopo un congruo periodo di tempo determinato a seconda del tipo di documentazione. 5. Il Servizio AA.GG., Provveditorato e Contratti provvederà in seguito alla predisposizione del Piano di conservazione, da concordare con i Dirigenti degli altri settori e da adottarsi previa autorizzazione del Soprintendente. 6

7 Art. 15 ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO ARCHIVISTICO 1. Ai fini della gestione documentaria, l Amministrazione considera tutti gli uffici (ed eventualmente le Istituzioni) afferenti ad un unica Area Organizzativa Omogenea 1 (AOO) (art. 50 del DPR 445/2000). 2. Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più uffici utente, ognuno dei quali, tramite un operatore referente noto, è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. 3. Il Settore competente alla tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei flussi documentali e degli archivi è il Servizio AA.GG., Provveditorato e Contratti, cui è attribuita la gestione dell archivio corrente, dell archivio di deposito e dell archivio storico attraverso lo svolgimento dei compiti previsti dalla normativa vigente. Art. 16 RESPONSABILITÀ 1. Al Servizio è preposto il dirigente del Servizio AA.GG., Provveditorato e Contratti, responsabile degli adempimenti di legge. 2. Ai Dirigenti spetta il recepimento e l attuazione del presente regolamento. 3. La responsabilità della formazione e della tenuta dei fascicoli e dei singoli documenti dell archivio corrente, nonché dei sistemi informativi, fa capo ai responsabili dei procedimenti amministrativi o dei sistemi informativi, che adottano le procedure stabilite dal presente Regolamento, con il coordinamento e il supporto del Servizio. Art. 17 RINVIO Per quanto non previsto dal presente Regolamento, si rimanda alla normativa vigente in materia. 1 L Area Organizzativa Omogenea (A.O.O) è la struttura amministrativa individuata da settori che, per mandato di tipologia istituzionale, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. In particolare. All interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita, che adotta una unica sequenza numerica per l attribuzione del numero di protocollo, rinnovata ad ogni anno solare. 7