REGOLAMENTO PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI ANALOGICI NELL ARCHIVIO. Art. 1 Ambito di applicazione

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1 ALLEGATO " B" ALLA DETERMINAZIONE REGOLAMENTO PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI ANALOGICI NELL ARCHIVIO Art. 1 Ambito di applicazione Il presente regolamento disciplina la conservazione dei documenti amministrativi analogici nell archivio corrente, di deposito e storico delle Strutture amministrative dell Azienda Ospedaliera S. Croce e Carle di Cuneo. Art. 2 Definizione di Archivio L archivio è un bene culturale, a norma dell art. 10 del Decreto legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 e può essere definito come il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento della propria attività. I documenti che compongono l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto «vincolo archivistico». In questa accezione si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio 1. L archivio è l insieme degli atti che formano la memoria dell Ente. Art. 3 Suddivisione di Archivio La vita di un archivio si articola in tre fasi: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico. L'archivio, pur suddiviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico, è unico. Durante il loro intero ciclo di vita, gli archivi hanno sia un valore pratico-giuridico, che un valore culturale: nella fase iniziale, il primo è senz altro prevalente, poi mano a mano si affievolisce, mentre si fa sempre più forte il secondo. Per archivio corrente si intende la parte di documentazione relativa agli affari e ai procedimenti in corso di trattazione o, comunque sia, verso la quale sussiste un interesse corrente. I fascicoli cartacei dell archivio corrente sono formati a cura dei responsabili dei procedimenti amministrativi e conservati presso gli uffici produttori, sino alla loro definizione. La gestione degli archivi correnti viene affidata ai singoli responsabili delle Strutture depositarie che formano i fascicoli, raccogliendo tutti i documenti riferiti in modo stabile ad uno stesso affare o procedimento amministrativo, ad una stessa materia o ad una stessa tipologia documentale, al fine di mettere in evidenza il vincolo archivistico tra i documenti. Tali documenti sono archiviati all interno di ciascun fascicolo, secondo l ordine cronologico di registrazione di protocollo o in base alla propria data. Il fascicolo riporta la voce di classificazione, derivante dal Piano di classificazione (titolario), l indicazione dell oggetto e del numero progressivo di fascicolo nonché le date di apertura e chiusura. 1 Glossario dei Termini Archivistici a cura di Paola Carucci. 1

2 Qualora il fascicolo contenga affari esauriti non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, la documentazione viene versata all archivio di deposito che raccoglie, ordina e seleziona ai fini della conservazione permanente e la rende consultabile, nel rispetto delle leggi vigenti. I documenti che compongono l archivio di deposito sono riferiti ad affari esauriti e si collocano in una fase intermedia del ciclo di vita degli archivi, tra quella dell archivio corrente e quella dell archivio storico. Il passaggio dall archivio corrente all archivio di deposito comporta un cambio di responsabilità: fin tanto che il fascicolo è nella Struttura competente alla trattazione di quel affare il responsabile del documento è il responsabile del procedimento amministrativo, nel momento in cui vi è l operazione di versamento all archivio di deposito il responsabile per la tenuta e la conservazione di quegli atti è il responsabile del servizio archivistico. I documenti nell archivio di deposito possono avere una conservazione limitata, e pertanto essere soggetti a scarto, o illimitata, in base a quanto stabilito dal piano di conservazione e scarto (massimario) approvato dall Azienda Ospedaliera. Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni che presentano un intereresse prevalentemente storicoculturale destinati alla conservazione perenne. Ai sensi dell art. 122 del Codice dei Beni culturali (D. Lgs. n. 42 del 2004) i documenti conservati nell archivio storico sono liberamente e gratuitamente consultabili. La gestione dell Archivio di deposito e storico delle Strutture Amministrative dell Azienda Ospedaliera S. Croce e Carle è affidata alla S.C. Affari Generali, Legale, Segreteria. Art. 4 Versamento dei fascicoli all archivio di deposito Il passaggio della documentazione amministrativa dall archivio corrente a quello di deposito avviene tramite l utilizzo, da parte degli impiegati delle diverse Strutture Amministrative, dell applicativo ARCHIDOC che prevede la compilazione di campi obbligatori riferiti alla scatola/faldone che si intende archiviare: descrizione della documentazione con l indicazione del periodo temporale, anno di produzione dei documenti, codice alfanumerico del piano di conservazione e scarto (massimario), tipo confezionamento. Tale procedura permette la ricerca dei documenti archiviati per ogni singola Struttura, nonché la visione della collocazione attribuita nell archivio di deposito (le informazioni operative sono reperibili sulla intranet aziendale). Al fine della trasmissione dei fascicoli all archivio di deposito ogni Struttura deve curare con scrupolo il trasferimento rispettando le indicazioni qui di seguito evidenziate: a) effettuare un controllo accurato della documentazione da inviare nell archivio di deposito in quanto il materiale deve essere ordinato, eliminando eventuali fotocopie e verificando la completezza dei fascicoli; b) i documenti per cui esiste l obbligo di conservazione devono essere adeguatamente suddivisi dal rimanente materiale cartaceo per cui non esiste necessità e obbligo di conservazione (es. depliants, materiale pubblicitario, doppioni di riviste di cui già esiste una raccolta ufficiale, ulteriori copie di documenti di cui è agli atti un esemplare ecc.); detto materiale cartaceo, che non costituisce documento, dovrà essere avviato immediatamente al macero rivolgendosi al personale incaricato, evitando il trasporto all archivio amministrativo; 2

3 c) il materiale selezionato potrà essere accolto all archivio amministrativo in raccoglitori standard (scatole americane di cm32x30x33 e di cm46x32x35), da richiedere tramite la procedura delle richieste di magazzino, presente sulla intranet, oppure in faldoni o raccoglitori chiusi (project). Esso potrà inoltre essere raccolto, in relazione alla natura del materiale (ad esempio: schede o tabulati vari, planimetrie, ecc.) e confezionato in pacchi aventi le stesse dimensioni degli schedari o raccoglitori di cui si è detto. La documentazione con durata illimitata deve essere conservata in raccoglitori chiusi (porta progetto) o scatole. Il peso dei raccoglitori o faldoni non dovrà superare i 5 kg; mentre per le scatole è previsto un peso massimo di 15 kg; d) per ogni faldone/scatola è necessario accedere all applicativo ARCHIDOC, seguire la procedura per l inserimento a sistema del faldone/scatola che attribuirà un numero progressivo generale alla documentazione archiviata. Il programma prevede la stampa automatica dell etichetta da applicare alla scatola/faldone nonché la stampa della bolla che dovrà seguire il faldone/scatola dalla consegna alla ditta traslochi che curerà il trasferimento, alla presa in carico di detta documentazione all archivio di deposito. L addetto all archivio prende in consegna la scatola e provvede all inserimento sul programma ARCHIDOC della collocazione (fila, piano, settore), visibile dalle Strutture produttrici tramite la funzione di ricerca scheda sull applicativo stesso. Si precisa che la Struttura produttrice avrà cura di: o compilare la scheda d archivio in ARCHIDOC e incollare sulla scatola/faldone l etichetta identificativa della medesima (se si utilizza la scatola cm 46x32x35 collocare la succitata etichetta sul lato più lungo) o comunicare all indirizzo affarigenerali.legale@ospedale.cuneo.it l avvenuta predisposizione di documentazione da inviare all archivio di deposito, precisando il numero di scatole/faldoni (citando il n. attribuito dalla procedura al momento dell inserimento) in modo da permettere all addetto all archivio di prendere contatti con la ditta traslochi competente al ritiro delle medesime; o consegnare la scatola/faldone alla ditta Traslochi competente, unitamente alla bolla di trasporto. Il Responsabile dell archivio gestisce i documenti ricevuti, dispone la collocazione degli stessi in appositi spazi, secondo le leggi ed i regolamenti e tiene traccia della movimentazione dei documenti presenti nell archivio tramite la compilazione del registro d archivio. Art. 5 Consultazione dei documenti La documentazione custodita nell archivio di deposito potrà essere consultata su richiesta del responsabile della Struttura o suo delegato utilizzando il modulo Richiesta documentazione all archivio di deposito amministrativo, scaricabile dalla intranet aziendale (Allegato 1) al presente regolamento), compilando i campi: - struttura richiedente; - tipologia dei documenti richiesti con l indicazione del n. di scatola attribuito dalla procedura; - collocazione dei documenti (fila, piano e settore); Il modulo debitamente compilato viene trasmesso dalla Struttura richiedente via ad affarigenerali.legale@ospedale.cuneo.it che provvederà ad evadere la richiesta. 3

4 La documentazione consegnata potrà essere trattenuta dalla Struttura richiedente per il tempo strettamente necessario e comunque non oltre i trenta giorni dalla consegna, salvo casi eccezionali debitamente motivati. Per la restituzione della documentazione è possibile utilizzare il modulo presente sempre sulla intranet Restituzione documentazione all archivio di deposito amministrativo (Allegato 2) al presente regolamento). Il modulo debitamente compilato viene trasmesso via dalla Struttura richiedente ad affarigenerali.legale@ospedale.cuneo.it che provvederà ad evadere la richieste. Il Responsabile dell archivio gestisce le richieste che pervengono dalle varie Strutture con le modalità stabilite dal presente regolamento aziendale. Art. 6 Scarto d'archivio Il Responsabile dell archivio cura periodicamente la procedura per lo scarto dei documenti: seleziona i documenti da scartare sulla base del piano di conservazione e scarto approvato dall Azienda, invia la proposta di scarto alla Soprintendenza Archivistica al fine del nulla osta, predispone l atto deliberativo, comunica l avvenuta distruzione alla Soprintendenza, secondo le disposizioni comunicate dalla stessa e reperibili sul sito 4

5 Allegato 1) al presente regolamento 5

6 Allegato 2) al presente regolamento 6