La gestionedella cartella sanitaria e di rischio ai sensi del dlgs 81/08. HSR Resnati spa

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1 La gestionedella cartella sanitaria e di rischio ai sensi del dlgs 81/08 HSR Resnati spa dott. Rino Donghi 29 novembre 2008

2 Premessa Il dlgs 81/08 del 29 aprile 08, in particolare agli artt. 25, 38 e 41, regolamenta le modalità di gestione della sorveglianza sanitaria in azienda. All art. 25 comma 1 lettera c, dispone che il medico competente istituisca, aggiorni e custodisca, sotto la propria responsabilità, una cartella sanitaria e di rischio ( ) per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria. La cartella sanitaria e di rischio deve essere redatta secondo i requisiti minimi contenuti nell Allegato 3A e predisposta su formato cartaceo o informatizzato, secondo quanto previsto dall articolo 54. Gli esiti degli accertamenti effettuati devono essere numerati ed allegati alla cartella sanitaria stessa. 2

3 Ulteriori compiti posti in capo al medico competente dall art. 25, sono i seguenti: comma d) consegnare al datore di lavoro, alla cessazione del proprio incarico, la documentazione sanitaria in suo possesso, nel rispetto delle disposizioni di cui al decreto legislativo del 30 giugno 2003 n.196 e con salvaguardia del segreto professionale; comma e) consegnare al lavoratore, alla cessazione del rapporto di lavoro, la documentazione sanitaria in suo possesso, fornendogli le informazioni riguardo la necessità di conservazione; comma f) inviare all ISPESL, esclusivamente per via telematica, le cartelle sanitarie e di rischio nei casi previsti dal presente decreto legislativo, alla cessazione del rapporto di lavoro, 3

4 La sorveglianza sanitaria prevede l esecuzione delle seguenti visite mediche: a) visita medica preventiva intesa a constatare l assenza di controindicazioni al lavoro cui il lavoratore è destinato al fine di valutare la sua idoneità alla mansione specifica; b) visita medica periodica per controllare lo stato di salute dei lavoratori ed esprimere il giudizio di idoneità alla mansione specifica. c) visita medica su richiesta del lavoratore, d) visita medica in occasione del cambio della mansione onde verificare l idoneità alla mansione specifica; e) visita medica alla cessazione del rapporto di lavoro nei casi previsti dalla normativa vigente. 4

5 Nei casi ed alle condizioni previste dall ordinamento, le visite mediche sono altresì finalizzate alla verifica di assenza di condizioni di alcol dipendenza di assunzione di sostanze psicotrope e stupefacenti. Le visite mediche non possono essere effettuate: a) in fase preassuntiva; b) per accertare stati di gravidanza; c) negli altri casi vietati dalla normativa vigente. 5

6 schema di procedura per l attività in azienda Istituzione della cartella sanitaria Il medico competente verifica l adeguatezza ed eventualmente aggiorna, ai sensi di quanto previsto dal dlgs 81/08, del profilo di mansione, già in uso e redatto per ciascuna mansione che è stata individuata nel corso della valutazione dei rischi. L eventuale aggiornamento o nuova versione deve essere trasmessa, sempre a cura del medico competente, al Servizio di Prevenzione e Protezione (o al proprio riferimento) aziendale alla segreteria medici di HSR Resnati. 6

7 Il profilo di mansione costituisce il profilo di rischio (o scheda di rischio). In esso sono contenute tutte le informazioni che è previsto siano inserite al punto 1 della scheda di visita preventiva e/o periodica della cartella sanitaria. Il medico competente può quindi utilizzare il profilo di mansione come un allegato alla cartella sanitaria, evitando di dover trascrivere le informazioni nell apposito paragrafo 1, ottemperando però ugualmente al disposto dell art. 25 del dlgs 81/08. 7

8 modulo prima pagina della cartella sanitaria Il medico competente verifica che il datore di lavoro (o il proprio riferimento aziendale) abbia ricevuto il modulo di prima pagina Questa prima pagina costituisce il frontespizio della cartella sanitaria e contiene le informazioni generali relative al lavoratore di cui all allegato 3A del dlgs 81/08. Il datore di lavoro, o il riferimento aziendale equipollente, provvede alla sua compilazione e firma per ciascun soggetto da sottoporre alla sorveglianza sanitaria. Per i soggetti già visitati prima dell emanazione del dlgs 81/08, il modulo primo pagina deve essere trasmesso al medico competente in occasione della prima scadenza di visita periodica. Per ciascun lavoratore in visita preventiva, il modulo gli viene trasmesso in occasione della visita preventiva. 8

9 Il modulo prima pagina deve essere compilato in ogni parte, eccetto quella relativa alla indicazione del numero delle pagine che costituiscono la cartella sanitaria personale. Nella parte relativa alla motivazione della istituzione della cartella sanitaria deve essere barrato: prima istituzione. Per i soggetti già sottoposti a sorveglianza sanitaria in passato, è già esistente un documento sanitario personale. Questo documento sanitario, nel suo complesso, è opportuno sia considerato un unico allegato alla cartella sanitaria di nuova istituzione. 9

10 schema di procedura in caso di presenza del medico con carattere di continuità Visita preventiva con visita medica effettuata presso HSR Resnati: Il datore di lavoro prenota presso la segreteria MO, gli accertamenti previsti a mezzo fax o mail inviando, unitamente ai dati amministrativi già in uso, la prima pagina ed il profilo di mansione (o l estratto del DVR) oppure la comunicazione relativa al profilo della mansione che deve essere considerato fra quelli a suo tempo precedentemente trasmessi alla MO. Il profilo di mansione indicato fa fede per la tipologia di accertamenti (protocollo) da attuarsi nei confronti del lavoratore che si presenta a visita. 10

11 La segreteria MO provvede a programmare la data e gli accertamenti preparare la cartellina lavoratore, il PPS con il profilo di mansione e la prima pagina inviati dall azienda. Se è prevista la esecuzione della visita medica a cura del medico competente, (che cioè opera anche in HSR Resnati), viene inserito il modulo di cartella sanitaria visita preventiva. l esecuzione della visita medica a cura di un altro medico, viene inserito il modulo di visita specialistica di medicina del lavoro (la modulistica conforme al dlgs 81/08 non viene utilizzata) Se non è prevista la visita medica: non viene inserita alcuna scheda di visita medica. 11

12 I risultati degli accertamenti effettuati da o per conto di un medico competente che opera anche in HSR Resnati, vengono posti nella sua vaschetta in sala medici (l invio in azienda, sempre alla sua attenzione, verrà effettuata solo su specifica richiesta). I risultati degli accertamenti effettuati per conto di un medico competente che non opera in HSR Resnati, vengono inviati in azienda alla sua attenzione. Ricevuta la documentazione, il medico competente la gestisce secondo le modalità sue proprie, anche attraverso l esecuzione di una ulteriore visita medica che riporta sulla modulistica rispondente al dlgs 81/08. 12

13 Visita periodica e/o visita straordinaria chiesta dal lavoratore la visita medica e gli accertamenti strumentali previsti dal protocollo sanitario vengono effettuati secondo le modalità tradizionalmente in atto. Il medico competente compila il modulo di visita periodica numerandone le pagine (il profilo di mansione o la dichiarazione sostitutiva verrà richiesta ed allegata solo se necessario). Gli accertamenti integrativi gestiti secondo le consuete modalità già in essere, vengono allegati e numerati progressivamente, riportandone gli estremi identificativi nell apposito spazio della scheda di visita 13

14 Visita straordinaria per cambio mansione il datore di lavoro invia il lavoratore al medico competente all interno delle sue presenze in azienda, al profilo di mansione corrispondente alla nuova mansione. Il medico competente, nel riportare i dati, compila il nuovo modulo di visita periodica barrando la motivazione specifica della visita, numerandone le pagine ed allegando il profilo di mansione (in questo caso necessario). L esecuzione degli accertamenti integrativi segue le procedure già in uso (compreso l invio del lavoratore presso la sede HSR Resnati di Milano via S. Croce 10/a). 14

15 schema di procedura in caso di presenza del medico a prestazione Visita preventiva Si procede come per la condizione precedente Visita periodica Si procede come per la condizione precedente, avendo cura che gli accertamenti integrativi vengano effettuati in modo che siano disponibili durante l esecuzione delle visite mediche. Visita straordinaria Anche è opportuno sia effettuata con gli accertamenti sanitari complementari disponibili. Ove possibile è preferibile che questi accertamenti (come anche la visita straordinaria chiesta dal lavoratore e/o la visita di chiusura per fine rapporto) vengano effettuate presso HSR Resnati. In caso di richiesta che l accertamento debba svolgersi presso l impresa, verranno presi accordi specifici e la modulistica necessaria (cartellina lavoratore) verrà inviata in azienda. 15

16 In tutti i casi: il medico competente, al termine della visita medica o al termine della raccolta anamnestica, fa apporre la firma del lavoratore sul modulo di visita medica. quando in possesso dei reperti di tutti gli accertamenti effettuati, provvede alla loro numerazione ed inserimento in cartella. redige infine il giudizio di idoneità alla mansione specifica Di norma è opportuno effettuare le visite mediche avendo disponibili i risultati degli accertamenti sanitari complementari, in modo da poter concludere contestualmente la valutazione della idoneità. Se già previsto dalla prassi aziendale, il medico competente può consegnare così direttamente all interessato una copia del giudizio di idoneità ed acquisirne la firma su quella propria. 16

17 Viceversa se appositamente previsto dalla prassi o se è necessario che il giudizio di idoneità venga discusso preventivamente con i referenti aziendali, il medico competente provvede: alla consegna della copia della documentazione sanitaria personale al lavoratore, alla consegna al datore di lavoro del giudizio di idoneità in triplice copia, comprendendo anche quella per il lavoratore. Una di queste copie gli dovrà essere restituita firmata. 17

18 Ciò può avvenire secondo le modalità e le procedure più adatte alla realtà aziendale. Lo schema proposto da HSR Resnati è il seguente: i giudizi di idoneità pronti, dal medico competente sono trasmessi al datore di lavoro, in una unica busta e compilati su fogli in triplice copia in carta chimica. Il datore di lavoro consegna al lavoratore copia del giudizio facendolo firmare per presa visione. Ne trattiene una copia, ne consegna un altra all interessato e ritorna l ultima al medico competente. questi, dopo averla numerata, la inserisce in cartella, provvedendo alla sua archiviazione e conservazione. 18

19 Casi particolari Visita di chiusura o di fine rapporto Il datore di lavoro richiede la visita medica straordinaria (ed i relativi accertamenti se previsti dal protocollo sanitario) comunicando la data di fine rapporto. Se l attività del medico competente si svolge presso la sede HSR Resnati o presso l azienda con attività a scadenza La segreteria (MO) programma degli accertamenti preparando il modulo di visita periodica ed il modulo conservazione della cartella sanitaria e la comunicazione fatta dall azienda. Le attività successive di esecuzione degli accertamenti, di preparazione dei reperti e di compilazione del giudizio di idoneità sono sovrapponibili ai casi precedenti. 19

20 Casi particolari Si aggiunge: Il medico competente compila il modello di visita medica periodica specificando che si tratta di visita di fine rapporto. Alla chiusura della cartella, insieme al giudizio di idoneità, compilerà anche il modulo di conservazione della cartella sanitaria. Questo modulo viene posto dalla segreteria MO in una apposita busta in doppia copia su carta chimica, perché venga consegnato al lavoratore con le medesime modalità previste per il giudizio di idoneità e la successiva trasmissione della copia firmata alla segreteria MO. Questa fase e le successive di gestione,ricalcano quelle previste per il giudizio di idoneità. 20

21 Casi particolari Se l attività del medico competente si svolge presso la sede l azienda con carattere di continuità. Il datore di lavoro richiede la visita medica straordinaria comunicando la data di fine rapporto direttamente al medico competente, utilizzando le procedure già concordate. La gestione del modulo di conservazione della cartella sanitaria e di rischio segue le medesime modalità poste in essere per la gestione del giudizio di idoneità. 21

22 Casi particolari Invio del documento sanitario al lavoratore dimesso HSR Resnati consegna sempre a ciascun lavoratore la documentazione sanitaria relativa ad ogni accertamento. Ogni giudizio di idoneità contiene la frase che sottolinea questa peculiarità, che ottempera all art. 25 comma e del dlgs 81/08. Se il medico competente ha cura di: a) consegnare sempre di volta in volta tutta la documentazione che viene prodotta relativa al lavoratore, b) consegnare la nota informativa di HSR Resnati al lavoratore, si può considerare ottemperata la norma con le modalità di cui sopra 22

23 Casi particolari Invio del documento sanitario al lavoratore dimesso In caso di richiesta specifica del lavoratore, una copia ulteriore del DOSP viene consegnata al lavoratore spm oppure potrà essere inviata all indirizzo fornito da questi, per tramite del datore di lavoro a mezzo RR. A tal fine, il medico competente, per tramite di HSR Resnati provvede alla preparazione della documentazione sanitaria personale, alla verifica della sua correttezza, all invio, con salvaguardia del segreto professionale e della riservatezza dei dati, al datore di lavoro che la trasmette all interessato. La ricevuta di ritorno della raccomandata costituisce l allegato al modulo di conservazione della cartella sanitaria e di rischio che sostituisce la firma del lavoratore. 23