CONSERVAZIONE E TUTELA DEGLI ARCHIVI STORICI ITALIANI La tutela sul patrimonio archivistico italiano viene esercitata dallo Stato. Essa assume diverse forme e intensità in relazione alla natura giuridica dell ente produttore dell archivio. L organo che esercita la tutela è il Ministero per i beni e le attività culturali attraverso l Amministrazione archivistica italiana. L Amministrazione archivistica italiana: i compiti La principale normativa di riferimento è il Decreto del presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409 e il Codice dei beni cultuali e del paesaggio (decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42). L'amministrazione archivistica italiana ha il compito di (art. 1, dpr n. 1409 del 1963) conservare i documenti degli organi centrali e periferici degli Stati preunitari, quelli dello Stato italiano e gli archivi e i singoli documenti dei quali lo Stato è proprietario o depositario attraverso i seguenti istituti di conservazione o Archivio centrale dello Stato (a Roma) o Archivi di Stato (uno per ogni capoluogo di provincia) esercitare la tutela sugli archivi storici degli enti pubblici e sugli archivi privati dichiarati di interesse nazionale attraverso i seguenti istituti di tutela o Sovrintendenze archivistiche (una per ogni regione) si occupa degli archivi svolgere funzioni di tutela anche nei confronti degli archivi correnti e di deposito degli enti statali, pubblici e privati attraverso gli Archivi di Stato (commissioni di sorveglianza) per gli uffici statali e le Sovrintendenze archivistiche per gli uffici pubblici e privati L Amministrazione archivistica italiana: gli istituti di conservazione Archivio centrale dello Stato L' Archivio centrale dello Stato ha il compito di conservare gli originali delle leggi e dei decreti e i documenti storici delle amministrazione centrali dello Stato unitario. Fanno eccezione: Gli organi costituzionali. Secondo l art. 42 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 (codice dei beni cultuali e del paesaggio), la Camera dei deputati, il Senato della Repubblica, la Presidenza della Repubblica, la Corte costituzionale non versano i documenti all'archivio centrale dello Stato ed hanno un proprio archivio storico in quanto l autonomia dei massimi organi costituzionali verrebbe messa in discussione con l azione del versamento dei documenti presso l' Archivio centrale dello Stato che assoggetterebbe i predetti organi ad obblighi e ad interventi delle autorità amministrative non compatibili con la loro funzione costituzionale. Il Ministero degli affari esteri 1
gli Uffici degli Stati maggiori dell'esercito, della Marina e dell'aeronautica (art. 41 del codice dei beni cultuali e del paesaggio). Archivi di Stato Gli Archivi di Stato hanno il compito di conservare gli archivi prodotti dalle amministrazioni centrali e periferiche preunitarie e quelli prodotti dagli uffici statali postunitari del territorio di competenza. Gli uffici dello Stato e gli organi giudiziari sono obbligati, ai sensi dell'art. 41 del codice dei beni cultuali e del paesaggio, a versare all'archivio di Stato, competente per territorio, i documenti riguardanti gli affari esauriti da oltre quaranta anni. Il termine per il versamento si calcola dalla data de1l'ultimo documento relativo all'affare. Le liste di leva sono versate settant anni dopo l anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti ricevuti dai notai cessati da oltre cento anni Sezioni di Archivi di Stato con sede in città non capoluogo di provincia conservano fondi documentari di particolare importanza storica esistenti in quelle località; le sezioni dipendono dalla direzione dell'archivio di Stato del relativo capoluogo provinciale. L Amministrazione archivistica italiana: gli istituti per la tutela sugli archivi pubblici e privati dichiarati di interesse nazionale Soprintendenze archivistiche Le 19 Soprintendenze archivistiche, una per ciascuna regione, con l'eccezione della Soprintendenza per il Piemonte che estende la propria attività anche alla Valle d'aosta, hanno il compito di esercitare la tutela sugli archivi degli enti pubblici e di quelli privati dichiarati di interesse culturale (art. 13 del codice dei beni culturali). Vigilanza sugli archivi degli enti pubblici Il codice impone a tutti gli enti pubblici di provvedere alla conservazione dei propri archivi nella loro organicità; di ordinare e inventariare i propri archivi storici, costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni; di non procedere a spostamenti, smembramenti e scarti di documenti senza il nulla osta del Soprintendente archivistico (artt. 20, 21, 30 del codice dei beni culturali). Le Soprintendenze archivistiche esercitano mediante ispezioni periodiche la vigilanza sugli archivi delle regioni a statuto speciale e ordinario, delle province, dei comuni e di tutti gli altri enti pubblici non territoriali. La vigilanza è diretta ad accertare che gli enti rispettino i seguenti obblighi imposti dalla legge: -conservazione e ordinamento dei loro archivi; -non procedere a scarti senza il nulla osta della Soprintendenza; - consultazione degli atti con l'osservanza delle norme dettate nel codice dei beni culturali; - corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito. Qualora gli enti pubblici non ottemperino all'obbligo della conservazione dei documenti il Ministro per i beni e le attività culturali ordina il deposito dell'archivio storico presso l' Archivio di Stato competente per territorio. Vigilanza sugli archivi storici di enti privati, famiglie e persone 2
Gli archivi di privati sono oggetto di tutela e di obblighi per i proprietari se dichiarati di interesse culturale dalle Sovrintendenze archivistiche (art. 13 codice dei beni culturali). Le Soprintendenze devono accertare d'ufficio l'esistenza nella propria regione di archivi o di singoli documenti di proprietà di privati e dei quali sia presumibile il notevole interesse storico. I proprietari che acquisiscono documenti di interesse storico devono darne notizia alla Soprintendenza.. Coloro che esercitano professionalmente la vendita di documenti devono inviare alla Soprintendenza l'elenco dei documenti posti in vendita; anche i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari devono segnalare eventuali documenti presenti affinché lo Stato possa adottare i provvedimenti per la tutela dei documenti ed il diritto di prelazione. Il presupposto per la tutela degli archivi privati è il provvedimento con il quale la Sovrintendenza archivistica dichiara il notevole interesse storico di archivi o di singoli documenti di proprietà privata. La dichiarazione di notevole interesse storico di un archivio o di un singolo documento ha l'effetto di limitare il diritto di proprietà privata, per ragioni di interesse pubblico. Obblighi dei privati i cui archivi sono dichiarati di notevole interesse storico: a) conservare gli archivi e i singoli documenti b) ordinarli e inventariarli o consentire che all'inventariazione provveda la Soprintendenza archivistica; c) permettere agli studiosi la consultazione dei documenti; d) procedere al restauro dei documenti o consentire che vi provveda la Soprintendenza; e) consentire al Soprintendente di procedere, previa intesa, a visite per accertare l'adempimento degli obblighi previsti dalla legge; f) comunicazione alla Soprintendenza del trasferimento della sede dell'archivio; g) comunicazione alla Soprintendenza della dispersione di documenti o della distruzione di tutto o di parte dell'archivio per cause fortuite o di forza maggiore; h) non trasferire a titolo oneroso o gratuito la proprietà, il possesso o la detenzione dell'archivio o dei documenti senza darne notizia al soprintendente; i) coloro che acquistano a titolo di eredità o di legato l'archivio o i singoli documenti sono obbligati a comunicarlo alla Soprintendenza. Anche il notaio che intervenga agli atti suddetti è obbligato alla comunicazione; j) non esportare l'archivio o i documenti fuori dal territorio della Repubblica senza avvertire la Soprintendenza; k) non smembrare gli archivi che devono essere conservati nella loro organicità; l) non procedere a scarti senza l'autorizzazione della Soprintendenza. I privati possono depositare volontariamente presso gli Archivi di Stato. La consultabilità dei documenti archivistici L 'art. 122, comma 1, del codice dei beni cultuali e del paesaggio dichiara che tutti i documenti conservati negli archivi di Stato sono liberamente consultabili. Vi sono però dei limiti. La libera consultazione è esclusa per le categorie elencate dalla legge: a) documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato; b) documenti contenenti i dati personali e relativi a provvedimenti penali; c) documenti che contengono dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale delle persone o rapporti riservati di tipo familiare. L'individuazione dei documenti non consultabili liberamente può avvenire nell ambito del lavoro delle Commissioni di sorveglianza (vedi paragrafo successivo) ed è di competenza del Ministero dell interno (art. 125 del codice dei beni cultuali e del paesaggio). 3
Anche i documenti citati divengono però consultabili con il decorso del tempo. Sempre secondo l'art. 122 del codice dei beni culturali: a) i documenti di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data; h) i documenti che contengono dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data; c) i documenti che contengono dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, diventano consultabili settanta anni dopo la loro data. Anteriormente al decorso dei termini citati, i documenti sono accessibili: o ai sensi delle norme che regolano l'acceso ai documenti amministrativi (legge n. 241/1990); o per scopi storici. In questo caso è necessaria l autorizzazione del Ministero dell'interno che consulta la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell interno, di cui fanno parte anche un archivista di Stato ed uno storico (art. 123 del Codice dei beni culturali). Questa Commissione ha il compito di fornire al Ministro dell interno la consulenza nell'analisi comparativa degli interessi alla accessibilità degli atti e la tutela della riservatezza individuale. Queste norme riguardano i documenti conservati presso gli Archivi di Stato, presso gli archivi storici degli enti pubblici, presso gli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Per questi ultimi (art. 122, comma 3 del codice dei beni culturali) è lasciata al proprietario la facoltà di stabilire la condizione di non consultabilità per tutta o una parte della documentazione. Il codice prevede anche la possibilità di consultare gli archivi correnti e di deposito di enti pubblici e statali per fini storici: in tal caso le regole vanno stabilite dagli enti medesimi su indicazione generale del Ministero per i beni e le attività culturali (art. 124 del Codice dei beni culturali) La tutela degli archivi correnti e di deposito Degli archivi correnti e di deposito sono responsabili gli stessi soggetti produttori che curano direttamente la tenuta, l organizzazione, la conservazione e, per quanto previsto dalla legge, la consultabilità. Essendo, però, la fase formativa di particolare rilievo per le fasi successive e quindi anche per l esistenza dell archivio storico, lo Stato deve svolgere una funzione di tutela anche quando l archivio è strumento di gestione del soggetto produttore. Per gli archivi degli enti statali vi sono le commissioni di sorveglianza. Presso gli uffici centrali e periferici dello Stato fino al livello provinciale, esclusi i ministeri degli affari esteri e della difesa, che hanno propri archivi storici, e presso gli uffici giudiziari fino al livello di tribunale sono istituiti Commissioni di sorveglianza (art. 41, comma 5 del codice dei beni culturali) con il compito di: o vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito; o proporre la selezione dei documenti ai fini della conservazione permanente o della distruzione; o curare il versamento dei documenti presso gli Archivi di Stato; o identificare gli atti di natura riservata. 4
Delle commissioni fanno parte rappresentanti degli uffici cui appartengono gli archivi attivi, del Ministero per i beni e le attività culturali e del Ministero dell'interno. L'istituzione delle Commissioni di sorveglianza garantisce l'ordinamento e la conservazione dei documenti sin dal momento in cui i medesimi sono prodotti dalle amministrazioni. Per gli uffici degli enti pubblici vi è l azione della Sovrintendenza archivistica. 5