IV CONVEGNO CODAU VENEZIA 23 SETTEMBRE 2006 NUOVI SERVIZI PER NUOVI BISOGNI LA GESTIONE DEI SERVIZI PER LA RICERCA NELL UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI LECCE Questa relazione ha lo scopo di esporre l assetto organizzativo delle funzioni a supporto della ricerca dell Università degli Studi di Lecce. L esposizione delinea i tratti essenziali di tale assetto dai quali poter, quindi, individuare i fattori abilitanti del posizionamento ottenuto dall Ateneo di Lecce nelle analisi comparative del progetto Good Practice 2005 in ordine ad elevati livelli di efficacia, sia oggettiva sia percepita, nella gestione delle attività amministrative di supporto alla ricerca. Nella prima parte ci si soffermerà, in relazione alle attività oggetto di analisi, sulle unità organizzative dell Ateneo che offrono servizi a sostegno delle attività di ricerca, nella seconda si passerà ad analizzare le risorse umane e tecnologiche impiegate e nella terza parte si concluderà richiamando i dati relativi al livello di accentramento delle attività di supporto alla ricerca presso il nostro Ateneo. I. ATTORI E RUOLI Le strutture dell Università degli Studi di Lecce maggiormente coinvolte nell erogazione dei servizi per la ricerca sono elencate di seguito: - AMMINISTRAZIONE CENTRALE 1. UFFICIO RISORSE STRAORDINARIE E SOSTEGNO ALLA RICERCA 2. CENTRO SERVIZI PER LA GESTIONE AMMINISTRATIVO CONTABILE DEI GRANDI PROGETTI 3. UFFICIO RAPPORTI CON LE IMPRESE 4. SERVIZIO ISPETTIVO INTERNO 5. COMMISSIONE TECNICA BREVETTI D ATENEO - DIPARTIMENTI - INDUSTRIAL LIAISON OFFICE (ILO) Lo sviluppo e l invio delle proposte di progetto sono fasi supportate dall Ufficio Risorse Straordinarie e Sostegno alla Ricerca, mentre la gestione amministrativa dei progetti finanziati è seguita dal Centro servizi per la gestione amministrativo contabile dei grandi progetti e dai Dipartimenti. Nella fase di monitoraggio e valutazione l Ufficio Risorse Straordinarie e Sostegno alla Ricerca gestisce ed implementa l anagrafe della ricerca, il Servizio Ispettivo Interno contribuisce al continuo miglioramento delle prassi adottate nella gestione dei progetti e l Ufficio Rapporti con le Imprese assicura supporto agli Spin-Off per gemmazione di iniziative di ricerca presenti in ambito universitario. A questo proposito un ruolo importante viene anche svolto dall Industrial Liaison Office (ILO), nato da un accordo di programma tra l Università e l Associazione degli Industriali della Provincia di Lecce per favorire il trasferimento delle 1/14
conoscenze dal mondo della ricerca a quello della produzione e per stimolare l innovazione tecnologica nei prodotti e nei processi delle imprese salentine. La presenza della Commissione Tecnica Brevetti d Ateneo consente, inoltre, di individuare le possibilità di sfruttamento economico dei brevetti e di stabilire il mantenimento degli stessi negli anni successivi al deposito. Si riporta di seguito la descrizione delle unità organizzative citate. I.1 UFFICIO RISORSE STRAORDINARIE E SOSTEGNO ALLA RICERCA L ufficio riunisce i processi connessi con le politiche di sviluppo dell Ateneo correlate a: politiche comunitarie per la coesione, lo sviluppo, l occupazione e la ricerca; politiche nazionali di incentivazione delle imprese, della ricerca, dell imprenditorialità giovanile; programmazione negoziata: intese istituzionali di programma, patti territoriali, contratti d area, contratti di programma; politiche nazionali per la ricerca e lo sviluppo delle figure di ricercatori; Piano nazionale della Ricerca e Programmi di Ricerca di Interesse Nazionale; rapporti e convenzioni internazionali; sviluppo locale. In tal senso l ufficio governa i processi di: osservatorio e divulgazione delle opportunità di sviluppo e di accesso agli strumenti finanziari nazionali e comunitari per le attività istituzionali dell Ateneo; sostegno alle strutture didattiche e di ricerca nella redazione e presentazione di progetti e programmi per l accesso agli strumenti finanziari; sostegno alla valutazione di programmi e progetti di sviluppo o di cooperazione con enti territoriali; sostegno agli organi di Ateneo nella predisposizione di programmi ed atti amministrativi da realizzarsi nell ambito degli strumenti della programmazione negoziata o di Rapporti Internazionali; sostegno alle attività degli organi di Ateneo nell attuazione delle politiche di sviluppo locale sostegno e realizzazione delle funzioni di Industrial liason Office; sostegno alle strutture di ricerca nella gestione dei PRIN; gestione ed implementazione dell Anagrafe della Ricerca. I.2 CENTRO SERVIZI PER LA GESTIONE AMMINISTRATIVO CONTABILE DEI GRANDI PROGETTI Il Centro Servizi è stato costituito come Project Office per la gestione dei progetti complessi finanziati con risorse esterne rinvenienti dagli strumenti finanziari delle politiche Comunitarie. E stato costituito come specifico presidio di competenze specializzate nella gestione dei finanziamenti comunitari che, come è noto: - Richiedono una contabilità di progetto separata ; - Richiedono specifiche competenze di natura tecnico amministrativa nella gestione delle spese, sia in termini di eleggibilità sia in termini di rendicontazione; - Operano su budget finanziari composti da voci di Spesa definite dai disciplinari contrattuali e che richiedono una specifica riconciliazione con le voci di spesa del bilancio di Ateneo; - Richiedono competenze specifiche di sostegno alla Gestione dei progetti. Il Centro si caratterizza quindi come presidio di competenze interfunzionale e svolge le attività indicate di seguito per ciascun progetto di cui gli viene assegnata la gestione: programma la gestione delle risorse finanziarie, definendo i budget finanziari per ogni work-package in cui è suddiviso il progetto; gestisce i rapporti con il responsabile di progetto e con i responsabili di work-package; 2/14
cura l istruttoria dei procedimenti di spesa per l acquisto di beni e servizi, per l attivazione di incarichi professionali e di lavoro parasubordinato e per le pratiche di missione del personale che opera nei progetti; gestisce i rapporti con gli enti finanziatori; provvede alla liquidazione delle spese sostenute; produce i report di progetto, comprese le rendicontazioni di spesa; amministra l archivio dei documenti, favorendo le attività di vigilanza e controllo ispettivo. A differenza degli uffici tradizionali, che sono dimensionati per far fronte ad un volume di attività sostanzialmente stabile, il centro dispone di personale flessibile rispetto ai procedimenti ed è appositamente dimensionato, di volta in volta, in relazione ai progetti gestiti. Questa caratteristica consente all Ateneo di gestire in maniera appropriata le variazioni di volume di attività amministrativa senza interferire con il dimensionamento organico degli uffici preposti alla gestione ordinaria. I.3 UFFICIO RAPPORTI CON LE IMPRESE L Ufficio ha le seguenti competenze : esercizio di uno sportello di assistenza ai laureati, in grado di fornire informazioni sulla scrittura dei curriculum, sulle tecniche di ricerca di lavoro, sulle opportunità formative successive alla laurea; costituzione di rapporti diretti stabili ed organici con Ordini Professionali, Camere di Commercio, Enti Locali e Associazioni Datoriali, anche attraverso la sottoscrizione di apposite convenzioni; sviluppo ed implementazione del servizio Banca Laureati, applicazione integrata webdatabase, completamente gratuita, rivolta essenzialmente alla realtà imprenditoriale delle province salentine; coordinamento delle attività connesse ad AlmaLaurea (controllo delle procedure finalizzate all accettazione del servizio da parte dei laureati, invio della documentazione al consorzio); attivazione del servizio di intermediazione nel mercato del lavoro ai sensi dell art 6 del Decreto Legislativo n. 276 del 10 settembre 2003; stimolo e sostegno alla creazione di associazioni di ex-studenti, interlocutori privilegiati dei corsi di studio ed osservatori dei cambiamenti della realtà economica. In questo quadro, organizzazione di incontri tra studenti, docenti e laureati, ormai inseriti nel mondo del lavoro; monitoraggio (follow- up) del destino dei laureati; promozione dei brevetti di ateneo e studio delle loro potenzialità di utilizzazione; supporto agli Spin-Off per gemmazione di iniziative di ricerca presenti in ambito universitario attraverso il raccordo con il sistema delle imprese ed il sistema di finanziamenti ed agevolazioni; promozione, istruzione ed approvazione delle convenzioni per gli stages ed i tirocini degli studenti. I.4 SERVIZIO ISPETTIVO INTERNO Il Servizio è finalizzato al raggiungimento degli scopi indicati di seguito: verificare la correttezza delle dichiarazioni di spesa; accertare e riscontrare l'adozione dei necessari e previsti atti amministrativi e contabili nel rispetto della normativa nazionale, comunitaria e dei regolamenti di Ateneo; riscontrare la congruenza tra quadro finanziario approvato, spesa rendicontata e sovvenzione richiesta; accertare la corrispondenza del periodo in cui la spesa è sostenuta con quello di ammissibilità fissato per le operazioni selezionate, al fine del cofinanziamento, conformemente alle procedure vigenti e nel rispetto di tutte le condizioni applicabili; accertare che le spese incluse nel rendiconto trasmesso siano state effettivamente sostenute; proporre azioni di miglioramento dei processi di gestione dei finanziamenti comunitari anche attraverso la predisposizione e divulgazione di standard di riferimento; divulgare le buone prassi adottate dalle strutture di gestione dei finanziamenti; promuovere la conoscenza degli strumenti normativi e regolamentari che regolano gli strumenti finanziari delle politiche comunitarie. I.5 COMMISSIONE TECNICA BREVETTI D ATENEO La Commissione ha i seguenti compiti: esaminare le proposte di brevetto ed esprimere il proprio parere su di esse; individuare le possibilità di sfruttamento economico dei brevetti; 3/14
effettuare la ripartizione dei relativi proventi; stabilire il mantenimento dei brevetti negli anni successivi al deposito. I.6 INDUSTRIAL LIAISON OFFICE (ILO) E una Società a Responsabilità Limitata, nata da un accordo di programma tra Università e Associazione degli Industriali della Provincia di Lecce per creare uno sportello tecnologico in grado di fornire servizi di informazione, assistenza, monitoraggio e progettazione alle PMI, ideare programmi di Ricerca e Sviluppo Tecnologico e fornire informazione ed assistenza nell'accesso alle fonti di finanziamento pubbliche e private disponibili nell'ambito della ricerca. L ILO si propone di promuovere l'innovazione e di favorire la cooperazione ed il trasferimento tecnologico dalle Università e dai centri di ricerca, pubblici e privati, alle imprese mediante un'attività sul campo di supporto tecnico-scientifico ed operativo nell' ideazione di tali progetti di ricerca. L'idea vincente è di utilizzare la metodologia del "porta a porta" presso le imprese, ad opera di professionisti qualificati in grado di fornire informazione ed assistenza specifica. L'obiettivo è di capitalizzare l'esperienza già avviata dall'università degli Studi di Lecce in tema di assistenza alle imprese nella realizzazione di progetti di ricerca, costruendo un soggetto giuridico autonomo in grado di dialogare in via permanente con le imprese e di fornire loro informazione e assistenza qualificata in tema di innovazione e di trasferimento tecnologico. L ILO intende assistere gli imprenditori nell'intero processo di sviluppo tecnologico dell'azienda, mediante il trasferimento delle competenze tecniche dalle Università e dai centri di ricerca nazionali ed internazionali. Nello specifico l'attività svolta dall ILO è orientata al perseguimento dei seguenti obiettivi strategici: individuare e monitorare i fabbisogni di innovazione tecnologica delle PMI; analizzare ed individuare i punti di forza e di debolezza delle imprese locali e proporre soluzioni idonee al loro sviluppo; promuovere programmi di ricerca, innovazione e trasferimento tecnologico; svolgere attività di assistenza e supporto alla definizione di piani di innovazione e di progetti di ricerca; promuovere ed organizzare attività formative volte alla creazione di figure professionali orientate alla gestione ed al controllo dell'innovazione tecnologica; effettuare attività di ricerca di venture capital da impiegare in progetti di investimento ad alto rischio orientati all'innovazione tecnologica. L attuale assetto organizzativo è frutto di un progressivo percorso di maturazione ed apprendimento istituzionale, avviato in seguito alla necessità di acquisire sempre più dall esterno le risorse per la ricerca e lo sviluppo. Tale esigenza ha spinto l Ateneo a cercare di migliorare la capacità di proporre progetti, con l istituzione nel 1997 dell Ufficio Programmazione, Sviluppo e Controllo di gestione, le cui competenze relative alla ricerca sono state assegnate dal 2004 all Ufficio Risorse Straordinarie e Sostegno alla Ricerca. Il fatto di riuscire ad attirare maggiori risorse dall esterno ha fatto poi nascere l esigenza di migliorare la capacità di gestire le risorse acquisite e per questo motivo da un lato è stato istituito nel 1998 il Centro servizi per la gestione amministrativo contabile dei grandi progetti e dall altro si è favorito il decentramento della gestione dei progetti presso i Dipartimenti. Il circuito virtuoso non si è arrestato e si è subito avvertita l esigenza di maggiore diffusione e promozione dei risultati dei progetti di ricerca, portando alla nascita della Commissione Tecnica Brevetti d Ateneo, dell Industrial Liaison Office e dell Ufficio Rapporti con le Imprese. La complessità dei progetti gestiti e la maggiore autonomia riconosciuta ai Dipartimenti ha anche fatto sorgere l esigenza di monitorare le attività svolte e favorire il miglioramento dei servizi per la ricerca, conducendo alla nascita del Servizio Ispettivo Interno. Detto servizio, nato inizialmente con lo scopo di monitorare la gestione dei progetti finanziati con fondi comunitari, si è rivelato un agente promotore di buone prassi. Il primo strumento operativo realizzato è stato infatti un documento, denominato Pista di Controllo, che è diventato un manuale Guida della gestione amministrativa dei progetti da cui è derivato un sistema di classificazione delle anomalie e delle irregolarità. Con questo strumento il personale 4/14
impegnato nella gestione dei finanziamenti ha potuto disporre di una vera e propria lista di controllo cui far riferimento nella gestione ordinaria. L effetto positivo delle attività del servizio ha portato nel 2006 il Consiglio di Amministrazione ad estendere l ambito di intervento dello stesso a tutti i progetti attivati con finanziamenti esterni. Le tappe di detto percorso di sviluppo organizzativo sono così riepilogate: Esigenza Anno Cambiamento organizzativo Effetto Aumentare la capacità di acquisire risorse dall esterno per ricerca e sviluppo 1997 Istituzione Ufficio Programmazione, Sviluppo e Controllo di gestione Aumenta il numero di progetti approvati e quindi le risorse da gestire Migliorare la capacità di gestire le risorse acquisite, accrescere la capacità di spesa 1998 Istituzione Centro servizi per la gestione amministrativo contabile dei grandi progetti Aumenta l esigenza di condividere e promuovere le conoscenze acquisite Favorire la diffusione e la promozione dei risultati dei progetti di ricerca presso le imprese Monitorare le attività svolte e favorire la diffusione delle buone prassi 2001 Nascita dell Industrial Liaison Office 2002 Nascita della Commissione Tecnica Brevetti d Ateneo 2004 Nascita dell Ufficio Rapporti con le Imprese e del Servizio Ispettivo Interno Elevata soddisfazione rispetto alla promozione della ricerca! Migliorano i servizi per la ricerca, attraverso il monitoraggio delle attività e la promozione di buone prassi Accrescere la capacità di intervento selle strutture di ricerca 2006 Delega ai Dipartimenti delle funzioni amministrative connesse alla fase di Presentazione dei progetti di definizione degli accordi con i partner di progetto. Semplificazione della gestione Estensione delle funzioni del Servizio Ispettivo Interno al controllo di Tutti i progetti attivati con finanziamento esterno e non solo con Fondi Comunitari. 5/14
II. RISORSE IMPIEGATE a. Risorse umane Nella tabella seguente vengono riportate le unità di personale (espresse in termini di persone equivalenti) impiegate nell erogazione di servizi per la ricerca. Promozione Monitoraggio contesto e competenze Ricerca del Finanziamento Sviluppo ed invio proposta Negoziazione Gestione amministrativa del progetto di ricerca Valorizzazione risultati della ricerca Erogazione di formazione alle strutture interne ed esterne Monitoraggio e statistiche Valutazione della ricerca Supporto ripartizione Fondi Ateneo Tot. Amm. Centrale 0,1 1,1 1,3 1,4 0,1 1,7 0,3 0,1 1,3 0,2 0,4 8 Dip. 1,0 0,4 0,3 0,6 0,7 5,6 0,2 0,2 0,9 0,1 0,5 10,5 Totale Ateneo 1,1 1,5 1,6 2,0 0,7 7,3 0,6 0,3 2,2 0,4 0,9 18,5 Dir EP D C Totale Amm. Centrale 0,3 1,2 5,8 0,7 8 Dip. 0,0 1,4 2,8 6,3 10,5 Totale Ateneo 0,3 2,6 8,6 7 18,5 Al fine di rapportare tali dati alla dimensione dell Ateneo si riassumono i principali indicatori relativi all Università degli Studi di Lecce. Numero personale TA al 31/12/2004 542 Numero docenti al 31/12/2004 684 Numero studenti a.a. 2004/05 1 28770 Numero iscritti a dottorati di ricerca a.a. 2004/05 2 937 Numero assegnisti attivi al 31/12/2005 3 88 Finanziamenti per la ricerca 2003 15.918.732,9 Finanziamenti per la ricerca 2004 20.290.862,7 1 Rilevazione MIUR Iscritti in regola con il pagamento della prima rata 31/01/2005 2 Rilevazione MIUR Post laurea dicembre 2005 3 Rilevazione MIUR Personale docente a contratto e tecnico amministrativo 31/12/2005 6/14
b. Infrastruttura tecnologica Il personale impiegato nei servizi per la ricerca utilizza abitualmente strumenti informatici ad ausilio del proprio lavoro e negli ultimi anni si è cercato di sfruttare soprattutto le grandi potenzialità di internet nel campo della divulgazione. Tutte le unità organizzative richiamate nel primo paragrafo, infatti, gestiscono dei siti web che non solo forniscono informazioni, ma contengono anche strumenti per raccogliere dati, archiviarli ed elaborarli in modo informatico. 1. Sito intranet del Dipartimento Innovazione e Sviluppo Il Dipartimento Innovazione e Sviluppo gestisce un proprio sito (visibile solo all interno dell Ateneo) sul quale ogni Ufficio del Dipartimento può pubblicare delle news o dei documenti di interesse. Tra i diversi servizi informativi offerti da questo sito occorre segnalare il Servizio Mailing, che offre la possibilità di segnalare agli iscritti le opportunità di finanziamento, nell ambito di programmi nazionali e comunitari, monitorate costantemente dall Ufficio risorse straordinarie e sostegno alla ricerca mediante consultazione dei siti web utili e delle gazzette ufficiali. Tramite questo servizio i docenti interessati vengono contattati con una e-mail ogni volta che viene pubblicato un bando che interessa le loro tematiche di ricerca. Home page del sito 7/14
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Dall home page del sito si può anche accedere a servizi per la ricerca appositamente sviluppati all interno dell Ateneo tra i quali l anagrafe della ricerca e quello dei finanziamenti. Di seguito vengono riportate brevemente le caratteristiche di questi strumenti divulgativi. 2. Anagrafe della ricerca L'Anagrafe è costituita da schede informative compilate direttamente dai ricercatori e consultabili nell ambito della intranet di Ateneo. Ogni ricercatore ha la possibilità, accedendo alla scheda tramite password assegnata dall'ufficio Risorse Straordinarie e Sostegno alla Ricerca, di aggiornare costantemente i dati personali inseriti e quelli riguardanti le proprie pubblicazioni scientifiche o le attività didattiche svolte. Le schede sono poi consultabili dall esterno attraverso il sito web di Ateneo. 9/14
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3. Anagrafe dei finanziamenti Si tratta di un database implementato al fine di archiviare e gestire in modo informatico le informazioni relative ai progetti di ricerca. L Ufficio Risorse Straordinarie e Sostegno alla Ricerca si occupa di inserire nel programma informatico le informazioni su ogni progetto, le risorse necessarie all attuazione, i dati relativi all iscrizione in bilancio ed alla rendicontazione delle somme da ricevere, al cofinanziamento dovuto dall Ateneo e dal Dipartimento ed al trasferimento di Fondi dall Amministrazione Centrale alle strutture destinatarie. Il sistema, tramite delle pagine di consultazione disponibili sulla intranet di Ateneo, consente di interrogare la banca dati per ottenere una scheda in cui vengono sintetizzati i dati generici del progetto oppure per visualizzare le informazioni sugli incarichi affidati al personale docente e tecnico amministrativo interno in corrispondenza di un determinato progetto approvato. 11/14
4. Sito intranet del Servizio ispettivo interno 12/14
5. Sito internet dell Industrial Liaison Office 13/14
III. ACCENTRAMENTO/DECENTRAMENTO Nella tabella seguente sono riportate le attività relative alla ricerca secondo l ordine decrescente del livello di accentramento 4 presso l Amministrazione Centrale. Attività Livello di Accentramento Ricerca del Finanziamento 76,0% Valutazione della ricerca 65,2% Monitoraggio contesto e competenze 64,8% Sviluppo ed invio proposta 61,4% Valorizzazione risultati della ricerca 60,3% Monitoraggio e statistiche 54,4% Supporto ripartizione Fondi Ateneo 48,3% Gestione amministrativa del progetto di ricerca 23,0% Erogazione di formazione alle strutture interne ed esterne 19,2% Promozione 7,9% Negoziazione 6,4% IV. CRITICITÀ Tra le criticità riscontrate occorre segnalare i tempi molto ristretti che spesso sono a disposizione delle strutture per lo sviluppo e l invio delle proposte progettuali. Inoltre risulta difficile assicurare l aggiornamento costante dell anagrafe della ricerca da parte di docenti e ricercatori. V. CONCLUSIONE Dall analisi appena riportata emerge che i risultati positivi ottenuti dal nostro Ateneo sono certamente determinati dalle sinergie che si sono sviluppate dall intensa cooperazione tra le diverse unità organizzative coinvolte, grazie non solo ad un contesto caratterizzato da competenze ben delineate e da un livello elevato di autonomia e flessibilità, ma anche ai servizi offerti sulla intranet di Ateneo che hanno reso possibile la condivisione della conoscenza posseduta da ognuno dei soggetti coinvolti nel processo. 4 Il livello di accentramento per l analisi delle prestazioni fa riferimento al numero di persone equivalenti rilevate per l Amministrazione Centrale rispetto al totale (Amministrazione Centrale e Dipartimenti). 14/14