La Qualità in UniTN. ATTUATO un percorso di rinnovamento su sistemi informativi, organizzazione, processi

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1 La Qualità in UniTN OBIETTIVO GENERALE: migliorare l organizzazione al fine di aumentare l efficacia e l efficienza dei servizi, istituzionali e di supporto ATTUATO un percorso di rinnovamento su sistemi informativi, organizzazione, processi CERTIFICAZIONE DI QUALITÀ rappresenta la fase finale di di un progetto di rilevazione, analisi, reingegnerizzazione e pubblicazione dei processi l approccio seguito sarà illustrato per: Sistema Bibliotecario di Ateneo International Doctorate ICT School 1

2 Il progetto di rilevazione e reingegnerizzazione dei processi: l approccio Introdurre in Ateneo una logica per processi Favorire il massimo coinvolgimento del personale attraverso interviste dirette e riunioni Aumentare il livello di trasparenza attraverso la pubblicazione on-line dei processi Accrescere l efficienza attraverso un intervento sui processi La certificazione di qualità Inserire il modello dei processi in un quadro di riferimento organico e universalmente riconosciuto Manifestare all esterno la qualità dei servizi erogati Introdurre nuovi processi adempimenti finalizzati al coordinamento e monitoraggio della qualità del sistema di erogazione 2

3 La Certificazione del Sistema Bibliotecario di Ateneo: Cosa abbiamo fatto Fase I Fase II Fase III Fase IV Formalizzazio Pubblicazione ne ne dei dei on on line line dei dei Certificazione Censimento processi processi Sistema dei dei processi rilevati rilevati Qualità Qualità MANUTENZIONE DEL SISTEMA 3

4 Fase I: Censimento dei processi E stata realizzata una rilevazione di massima dei processi di ciascun centro gestionale dell area tecnico amministrativa a cura dei Responsabili dei centri stessi E stato identificato il Sistema Bibliotecario di Ateneo come progetto pilota per la rilevazione e reingegnerizzazione dei processi. 4

5 Fase II: Modellazione dei processi Interviste con i Responsabili dei processi al fine di conoscere e documentare la situazione attuale (AS-IS) nel Sistema Bibliotecario di Ateneo Modellazione dei processi con un software dedicato (Rational Rose) e condivisione del modello con i Responsabili. Analisi dei processi rilevati al fine di evidenziarne criticità e inefficienze Eventuale ri-disegno, in stretta collaborazione con gli attori direttamente interessati, del processo al fine di ottenere un flusso efficiente, controllato e certificabile in base alla norma UNI-EN-ISO

6 Fase III: Pubblicazione on-line del modello dei processi Creazione di pagine WEB sulle quali pubblicare la struttura organizzativa, gli attori, i processi e le procedure di Ateneo Gerarchia dei processi Descrizione dei processi Processi 6

7 Fase IV: La Certificazione del Sistema Bibliotecario di Ateneo POLITICA PER LA QUALITA LA DOCUMENTAZIONE Approccio e obiettivi generali per la qualità MANUALE DELLA QUALITA Descrizione generale del sistema MODELLO DEI PROCESSI Descrizione in dettaglio dei processi (pubblicati on-line) DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Carta dei Servizi Regolamenti Manuali operativi Norme tecniche Istruzioni Modulistica 7

8 Attività Mese Documentazione Sistema Gestione Qualità Fase IV: La Certificazione del Sistema Bibliotecario di Ateneo Luglio IL PIANO DI LAVORO Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre Carta dei Servizi Verifiche interne Verifica pre - certificazione Certificazione 8

9 International Doctorate School in Information and Communication Technologies MISSION: formare persone con competenze adeguate per esercitare attività di ricerca, innovazione e trasferimento tecnologico a livello internazionale, presso centri di R&D pubblici e privati, università AMBIENTE INTERNAZIONALE: docenti, tutors e studenti stranieri, mobilità, cotutele, PARTNERS: 9

10 International Doctorate School in Information and Communication Technologies numero totale studenti: (esame finale nel 2005) XX ciclo (a.a. 04/05): 43 studenti (24( stranieri), 164 domande Domande 04/05 - Universita' di provenienza EU 16% Africa 2% ITALIA 24% China 2% Eastern Europe 12% Australia 1% India 16% South America 3% Asia 23% North America 1% 10

11 International Doctorate School in ICT PERCHÈ LA CERTIFICAZIONE ISO 9001 OBIETTIVO: stimolare e aiutare il miglioramento dell organizzazione mediante il principio del PDCA, al fine di aumentare l efficacia dell azione formativa gestire il sistema in un ottica di orientamento allo studente e di soddisfazione delle altre PI definire in modo razionale e trasparente il sistema di gestione e l azione formativa garantire l efficacia e la continuità di monitoraggio dei processi possedere un SGQ riconosciuto a livello internazionale per migliorare le capacità di attrazione 11

12 International Doctorate School in ICT PRINCIPI DI GESTIONE PER LA QUALITÀ ORIENTAMENTO AL CLIENTE ampie scelte di indirizzi formativi orientati alle richieste del mondo del lavoro approccio bilanciato tra le esigenze delle PI LEADERSHIP COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE promuovere la soddisfazione e la motivazione del personale avere una chiara visione del futuro personale entusiasta e fiero di essere parte attiva dell iniziativa ambiente informale, in cui condividere conoscenze ed esperienze 12

13 International Doctorate School in ICT PRINCIPI DI GESTIONE PER LA QUALITÀ APPROCCIO PER PROCESSI DEFINIZIONE esigenze PI obiettivi formativi indirizzi per studenti, personale, formazione, esigenze di risorse (umane e infrastrutture) dati e attività di analisi define process improve process control process measure process FORMAZIONE (DIDATTICA e RICERCA) progettazione, pianificazione, comunicazione, erogazione, verifica iscrizioni e selezione di ingresso selezione docenti esterni execute process SUPPORTO E CONTESTO orientamento, supporto logistico, stage, mobilità, placement 13

14 International Doctorate School in ICT PRINCIPI DI GESTIONE PER LA QUALITÀ APPROCCIO SISTEMICO ALLA GESTIONE MIGLIORAMENTO CONTINUO DECISIONI BASATE SU DATI DI FATTO RAPPORTI DI RECIPROCO BENEFICIO CON I FORNITORI identificare e gestire le interconnessioni e le interdipendenze ricerca sistematica e attuazione di tutte le opportunità di migliorare l efficacia e l efficienza di ogni processo monitoraggio e controllo dei processi tramite indicatori di: operatività - customer satisfaction risultato accordi internazionali: Trento - India cotutele con Belgio e Brasile doppio titolo con Germania, Francia e Spagna convenzione con enti esterni 14

15 International Doctorate School in ICT IL PROCESSO FORMATIVO ELETTRONICA INFORMATICA TELECOMUNICAZIONI 12 indirizzi università + 2 indirizzi partner ext 43 posti (15 università, 23 esterni) + 5 senza borsa corsi: n 31 (20 ore - 3 crediti) tra corsi fondamentali di area di indirizzo sinergie con lauree specialistiche e master studenti devono acquisire 15+9 crediti superando valutazione a fine corso docenti: universitari italiani n o 8, stranieri n o 12; non universitari n o 8 verifiche in itinere: comprehensive, qualifying (con reviewers esterni) reports degli advisors: sulla carriera dello studente output: della ricerca (pubblicazioni, progetti, brevetti, ) 15