Esperienze di organizzazione negli Studi professionali: punti di forza, criticità, rischi e opportunità

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1 Esperienze di organizzazione negli Studi professionali: punti di forza, criticità, rischi e opportunità Alessandra Damiani Managing Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti Consulente per l organizzazione degli Studi professionali alessandra.damiani@barbierieassociati.it Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili Strumenti per l organizzazione dello studio professionale: web, software e social network 15 dicembre 2010

2 Cosa si propone il mio intervento? Sottolineare l importanza dell organizzazione interna quale leva per il governo dello Studio Offrirvi spunti d esperienza per analizzare la vostra attuale realtà alla luce del contesto esterno / interno Suggerire modalità operative sostenibili per gestire un eventuale riassetto organizzativo

3 Dalla nostra esperienza diretta e dal confronto con altri studi attenti all organizzazione sono emersi: i punti di forza (S) le criticità (W) le opportunità (O) i rischi (T) ricorrentemente connessi ad un progetto di riorganizzazione nello studio professionale.

4 Fino a poco tempo fa i professionisti non erano molto sensibili all organizzazione, ma per effetto: della crisi economico finanziaria (dei clienti e propria) dell evoluzione del mercato dell evoluzione dei rapporti personali con i clienti e con i collaboratori della sempre maggiore difficoltà delle materie trattate e degli adempimenti normativi dell accrescersi delle responsabilità personali ecc.

5 sta emergendo sempre più frequentemente l esigenza di prendere in considerazione la propria organizzazione e sviluppare un piano strategico per la gestione dei problemi prioritari. L evoluzione in atto sta fortemente minacciando gli equilibri delle strutture professionali. Il perseguimento di nuovi equilibri è fattibile solo mediante l individuazione di nuove soluzioni organizzative.

6 L esigenza, per poter fronteggiare la crisi economica e le richieste (nuove e diverse) dei clienti, di: fornire nuovi servizi lavorare meglio degli altri lavorare più in fretta degli altri fare di più imparare cose sempre nuove formare nuovi collaboratori (e tant altro)

7 impatta inevitabilmente sulla nostra attuale organizzazione a scapito, talvolta: della qualità del servizio (efficacia) dell efficienza con cui il servizio viene realizzato dello sfruttamento delle potenzialità operative dello sfruttamento delle opportunità di sviluppo della qualità della vita

8 Riesaminare la propria organizzazione è quindi una doverosa necessità. (IFAC International Federation of Accountants / 123 nazioni / accountants - PM Guide)

9 L importanza di definire un piano strategico/operativo VISION Come lo studio si vuole vedere nel proprio contesto P I A N O S T R A T E G I C O SWOT ANALYSIS Punti di forza e di debolezza, opportunità e rischi MISSION Cosa fare per cogliere le opportunità OBIETTIVI STRATEGICI Strategie per perseguire la mission P I A N O O P E R A T I V O STRATEGIE DI MARKETING (es. quali tipologie di clienti e quali mercati vogliamo servire) PIANO OPERATIVO DI MARKETING (es. Branding, promozione, CRM) STRATEGIE SUI SERVIZI (es. quali servizi vogliamo offrire) PIANO OPERATIVO SUI SERVIZI (es. determinazione offerta servizi) STRATEGIE FINANZIARIE (es. come generare e sviluppare i ricavi, come ottimizzare l equilibrio finanziario) PIANO FINANZIARIO (es. patrimonio, liquidità, capitale, ricavi e costi) STRATEGIE SULLE PERSONE (es. di quanti e quali tipologie di collaboratori abbiamo bisogno) PIANO OPERATIVO R.U. (es. reclutamento, fidelizzazione, successione, pianificazione) STRATEGIE TECOLOGICHE (es. quali hardware e software ci servono) PIANO OPERATIVO TECNOLOGICO (es. hardware, software, applicazioni, sistema gestione CRM) STRATEGIE DI CAMBIAMENTO (es. quali sistemi usare per monitorare e rispondere al cambiamento) PIANO OPERATIVO PER IL CAMBIAMENTO (es. principi di gestione del cambiamento)

10 L importanza di una buona analisi Effettuare un analisi sistematica della propria organizzazione può rivelarsi estremamente utile per conoscersi di più, e porre le basi per la definizione di un proprio modello organizzativo.

11 Gestione della leadership Vision e mission dello studio Responsabilità e autorità Funzioni Comunicazione

12 Gestione delle risorse umane e materiali Posizione dei collaboratori v/lo studio Criteri di valutazione Formazione e addestramento Coinvolgimento Percorsi di carriera Tecnologie disponibili e grado di utilizzo

13 Rapporti con fornitori e partner Criteri di valutazione Monitoraggio Condivisione delle modalità operative Partnership

14 Rapporto con i clienti Atteggiamento verso i clienti (passivo, proattivo, CRM, ecc.) Approccio agli incarichi Comunicazioni con i clienti (circolari, sito web, ecc.) Gestione dei feedback (reclami, espressioni di soddisfazione..)

15 Gestione trasversale delle attività Sistematicità Analisi dei rischi Definizione di modalità e criteri di controllo Condivisione Monitoraggio costante Gestione dei feedback

16 Gestione puntuale delle attività Regole operative (chiare e condivise?) Controllo di qualità puntuale Gestione dei feedback (criticità, performance, ecc.)

17 Criticità e possibili miglioramenti Criticità Analisi delle cause Spunti e proposte Obiettivi e azioni di miglioramento Monitoraggio e verifica di efficacia

18 Processo decisionale Intuitivo Basato su dati oggettivi Formalizzato (controllo di gestione)

19 Se da questa analisi sono emersi aspetti a voi familiari, o anche solo spunti interessanti apportare alla vostra organizzazione i miglioramenti desiderati, tenendo conto delle vostre effettive esigenze e disponibilità, non è impossibile!!!

20 Piuttosto, è indispensabile definire ed attuare puntualmente un piano di azione adeguato rispetto ai vostri ritmi ed alle vostre esigenze

21 Senza dimenticare che: i partner dello studio non possono sottrarsi al proprio ruolo di orientamento e guida alla base di ogni buona organizzazione sta l impegno personale e costante di chi la conduce (managing partner, office manager, ecc.)

22 La qualità, non come bollino ma come opportunità Lo standard ISO 9001:2008 miglioramento continuativo c l i e n t i r e q u i s i t i gestione delle risorse input responsabilità della direzione realizz. del servizio misure, analisi e miglioramento output s o d d i s f a z i o n e c l i e n t i Edizione

23 Gli standard organizzativi attualmente riconosciuti a livello internazionale possono fornirci linee guida (es. UNI EN ISO 9004:2009) per perseguire non solo strategie di successo, ma anche finalità importanti quali: rispetto dell ambiente sicurezza responsabilità sociale

24 Ma solo il nostro impegno diretto nell organizzazione può consentirci di raggiungere risultati concreti, tra i quali: economicità stabilità gratificazione professionale

25 e perché no, anche qualità della vita!!!

26 Grazie!

27 Barbieri & Associati Dottori Commercialisti Sistema Qualità Certificato UNI EN ISO 9001:2008 Via Riva di Reno Bologna T F Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili Strumenti per l organizzazione dello studio professionale: web, software e social network 15 dicembre 2010