Manuale operativo per la gestione della procedura digitale di rendicontazione del OccupaMI 2013: Bando contributi alle pmi per il sostegno all occupazione 1. Finalità delle procedure digitali La nuova modalità di procedura digitale per la gestione del Bando Contributi alle pmi per il sostegno all occupazione, oltre che rispondere alla normativa vigente, permette la semplificazione delle procedure di accesso, la riduzione dei tempi di istruttoria e di erogazione del contributo, il contenimento dei costi dell azione amministrativa e il diritto all utilizzo tecnologie telematiche per l accesso ai servizi dell Ente. 2. Lo strumento digitale: Servizi on line Servizi on line è il portale tramite il quale presentare la rendicontazione per i bandi della Camera di Commercio di Milano gestiti con modalità on-line e, in particolare, per il bando Contributi alle PMI per il sostegno all occupazione. 3. Prerequisiti per l utilizzo dello strumento Servizi on-line Hardware PC collegato ad internet; In caso di utilizzo dei seguenti dispositivi di Firma Digitale: o Se si utilizza la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) (1) su supporto smart card: è necessario disporre di un lettore di smart card; o Se si utilizza come supporto informatico un token (es. Business key), non è necessario un apposito lettore. 1
Software Sistema Operativo Windows 2000, XP, Vista, Windows 7; Browser (2) Microsoft Internet Explorer versione 7 e successive o Firefox versione 3 e versioni successive; Software per la gestione/lettura della firma digitale (3). Strumenti Eventuale CNS. È possibile richiederla presso ogni Pubblica Amministrazione. In Camera di Commercio di Milano viene rilasciata dall Ufficio RAO Milano, Via Meravigli 11 - lun-giov dalle 9.00 alle 13.30, ven dalle 9.00 alle 12.30; Posta elettronica semplice o Posta Elettronica Certificata (PEC) (4). 2
4. La procedura di presentazione della rendicontazione Come previsto dall art.8 del Bando, entro 60 giorni naturali e consecutivi dalla data di apertura della rendicontazione (pena decadenza dallo stesso), l impresa deve procedere alla rendicontazione compilando il Modulo di richiesta di liquidazione tramite l accesso al portale http://servizionline.mi.camcom.it e allegando il contratto di lavoro. Di seguito sono riportate in dettaglio le singole fasi della procedura di rendicontazione a) Fase di Accesso al sistema Ciascuna impresa, collegandosi all homepage della Camera di Commercio di Milano (www.mi.camcom.it), può accedere, previa identificazione, all area Servizi on-line in cui è attivo il servizio Bandi on-line. È possibile accedere al servizio on-line anche collegandosi direttamente all indirizzo http://servizionline.mi.camcom.it. 3
Selezionando Bandi on-line si accede alla procedura per la presentazione della rendicontazione on-line. Come già avvenuto nella fase di presentazione della domanda, per procedere alla compilazione, è necessario autenticarsi. L autenticazione (5) può avvenire tramite due modalità alternative: tramite l utilizzo di un dispositivo di Firma Digitale (Carta Nazionale dei Servizi o Business Key): le imprese che utilizzano questa modalità si autenticano e completano l intera procedura on-line; tramite autenticazione al servizio. Per chi non dispone di un dispositivo di Firma Digitale, l accesso avviene mediante l inserimento del proprio ID e della propria Password. In entrambi i casi, il legale rappresentante, identificandosi ed accedendo al servizio opererà, quindi, in un area riservata. b) Fase di Compilazione del Modulo di richiesta di liquidazione del contributo Effettuato l accesso all area riservata, selezionando Le mie richieste l utente visualizza l elenco delle domande presentate. In questa fase, nella colonna Stato iscrizione l utente può 4
verificare lo stato delle domande presentate: l accesso alla fase di rendicontazione è possibile solo per le domande per cui compare la scritta Ammessa ; per le domande che risultano Da liquidare, Non ammesse o Ammesse non finanziabili non è invece possibile effettuare alcuna operazione. Verificato lo stato di ammissibilità della domanda per la quale si intende presentare la rendicontazione, selezionando Visualizza si accede all area relativa alla rendicontazione. Si apre quindi una schermata che riporta i dati inseriti nella domanda di partecipazione al Bando e i dati di istruttoria. È possibile visualizzare il Modulo di domanda cliccando sul pulsante Visualizza domanda. In fondo alla pagina, compare il pulsante Inserisci Dati di Rendicontazione ; cliccandolo compare la schermata successiva nella quale l utente può procedere all inserimento dei dati di rendicontazione. L utente deve compilare i seguenti campi: data attivazione contratto: inserire la data di sottoscrizione del contratto o, in caso di stabilizzazione del lavoratore, la data di comunicazione della trasformazione a tempo indeterminato; periodo di prova previsto: cliccare Si o No accanto al campo relativo alla previsione del periodo di prova; in caso di indicazione del periodo di prova inserire la data di scadenza; 5
aiuti di stato concessi in regime de minimis: indicare se ricevuti benefici concessi in regime c.d. de minimis nell arco di tre esercizi finanziari (quello della concessione e i due precedenti) cliccando Si o No. Compilati tutti i campi, l utente procede cliccando sul pulsante Salva Dati di Rendicontazione. Si apre così una nuova finestra in cui sono riepilogati i dati relativi alla domanda ed i dati di rendicontazione inseriti. Per proseguire è necessario allegare il contratto di lavoro selezionando dal menù a tendina la tipologia di allegato che si intende caricare e successivamente caricando l allegato cliccando sul pulsante Sfoglia. Caricato l allegato, cliccare sul pulsante Salva Allegato. Si precisa che per proseguire è necessario allegare tutti gli allegati previsti. 6
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Attenzione In questa fase (cliccando sui rispettivi pulsanti in fondo alla pagina) è ancora possibile procedere: alla modifica dei dati di rendicontazione alla modifica dei dati bancari, solo nel caso in cui si intenda cambiare il codice IBAN indicato nella fase di presentazione della domanda. Per continuare la procedura di rendicontazione cliccare sul pulsante Visualizza e Firma Documento di Rendicontazione. c) Fase di Firma ed invio della richiesta di liquidazione Viene quindi visualizzata un anteprima del Modulo di richiesta liquidazione del contributo, compilato in ogni sua parte, contenente tutte le informazioni inserite dall utente nelle maschere precedenti. L utente, come per la fase di presentazione della domanda, a seconda che disponga o meno di un dispositivo di Firma Digitale, come per la Fase di Accesso, può procedere tramite due modalità: 1. Per imprese dotate di un dispositivo di Firma Digitale Il modulo di richiesta liquidazione deve essere firmato digitalmente dal legale rappresentante dell impresa (a tale proposito, se si utilizza la CNS, l utente deve verificare che il dispositivo di supporto della CNS sia connesso al computer). Cliccando sul comando Conferma e Firma On Line con CNS si apre una finestra in cui si visualizza il file della domanda. Cliccando sul comando Firma, compare la maschera di richiesta PIN. 8
Dopo aver inserito il PIN e validato l operazione, il sistema verifica le credenziali del titolare del dispositivo di firma digitale e appone la firma digitale sui documenti. Se la procedura di firma va a buon fine, il sistema visualizza un messaggio che conferma la riuscita dell operazione. Con l apposizione della firma, si attiva il pulsante Trasmetti in Camera di Commercio. Dopo aver firmato la domanda, l utente può operare le seguenti scelte: visualizzare in file PDF il Modulo di richiesta di liquidazione del contributo; annullare la firma; inviare telematicamente la richiesta di liquidazione del contributo in Camera di Commercio. Cliccando sul pulsante Trasmetti in Camera di Commercio si conclude la procedura. Il sistema assegna un numero ed una data di protocollo. 2. Per imprese non dotate di un dispositivo di Firma Digitale Cliccando sul tasto Conferma senza firma digitale, la procedura permette di trasmettere la documentazione in Camera di Commercio ma attenzione: la procedura non è terminata! Nella schermata, infatti, si attivano le seguenti opzioni: Modifica Dati di Rendicontazione : cliccando su questo pulsante è possibile ritornare alla schermata che permette di modificare i dati di rendicontazione; Visualizza Documento di Rendicontazione : cliccando su questo pulsante è possibile visualizzare un file pdf che riporta un anteprima del Modulo di richiesta di liquidazione del contributo. Attenzione: non si tratta del file da consegnare presso la Camera di Commercio; Annulla Documento di Rendicontazione : cliccando su questo pulsante è possibile annullare il documento di rendicontazione e generarne uno nuovo; Trasmetti in Camera di Commercio : cliccando su questo pulsante non sarà più possibile modificare il Modulo di richiesta liquidazione del contributo che viene quindi trasmesso alla Camera di Commercio. Trasmesso il Modulo di richiesta di liquidazione del contributo alla Camera di Commercio, l utente viene portato ad una schermata nella quale si comunicano il numero e la data di protocollo. Seguendo il link proposto si ritorna alla propria pratica dove è attivo un pulsante per scaricare il documento pdf della domanda. Entro 10 giorni lavorativi dalla data di protocollo, tale documento deve essere stampato, sottoscritto e consegnato a mano, unitamente al documento d identità del firmatario, all Ufficio Protocollo della Camera di Commercio di Milano: 9
Protocollo Generale della CCIAA di Milano Via San Vittore al Teatro, 14 20123 Milano (lun-giov. 9.00/13.00 - ven. 9.00/12.30). d) Comunicazioni dalla Camera di Commercio di Milano Si informa che tutte le comunicazioni inerenti alla fase di rendicontazione verranno trasmesse all indirizzo e-mail indicato in domanda. 10
Approfondimenti (1) CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI La Carta Nazionale dei Servizi (CNS) è uno strumento di identificazione in rete e contiene i dati identificativi del titolare, il quale digitando un codice personale (PIN) può accedere ai servizi web della Pubblica Amministrazione. Può contenere, inoltre, un certificato di sottoscrizione, che consente di firmare digitalmente i documenti informatici. La CNS può essere contenuta su supporto smart card (tessera) o token (chiavetta USB). È dotata al suo interno di un microprocessore che contiene un certificato di autenticazione (identifica il titolare e assicura l autenticità delle informazioni). Può inoltre essere dotata di un certificato di sottoscrizione (permette di firmare digitalmente documenti informatici). La Camera di Commercio di Milano rilascia la Carta Nazionale dei Servizi a chiunque ne faccia richiesta. In particolare, le società e le imprese individuali con sede legale in provincia di Milano e regolarmente iscritte al Registro Imprese, hanno diritto al rilascio gratuito del primo certificato di autenticazione e di sottoscrizione, limitatamente al titolare o ad un legale rappresentante. La CNS con firma digitale non è legata al ruolo che la persona ricopre all'interno delle singole società, per cui se una persona ha cariche in diverse società, richiederà la CNS indicando l'appartenenza ad una sola di queste imprese ma, ovviamente, potrà utilizzare la sua CNS per firmare i documenti di qualsiasi impresa nella quale ricopra delle cariche. La CNS è rilasciata dall Ufficio RAO - Milano Via Meravigli 11 (orari: lun-giov dalle 9.00 alle 13.30, ven dalle 9.00 alle 12.30). (2) BROWSER Programma informatico che consente di visualizzare e accedere ai contenuti delle pagine dei siti web e di interagire con essi, permettendo all utente di navigare in rete (Internet Explorer, Mozilla ). (3) FIRMA DIGITALE E un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità del documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Un documento firmato digitalmente ha lo stesso valore legale di un documento firmato con firma autografa. La firma digitale attesta la volontà del titolare di sottoscrivere un documento informatico e ne comprova l integrità. 11
(4) POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema che certifica l'invio e la ricezione di messaggi di posta elettronica, fornendo al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale allegata documentazione. La PEC garantisce l opponibilità a terzi dell avvenuta consegna, dell integrità e dell inalterabilità del contenuto del messaggio e degli allegati trasmessi, al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Si rammenta che l indirizzo PEC al quale inviare comunicazioni destinate alla Camera di Commercio di Milano è il seguente: protocollo.cciaa@mi.legalmail.camcom.it. (5) AUTENTICAZIONE AI SERVIZI EROGATI DALLA CCIAA Identificazione informatica del soggetto che accede ai servizi erogati in rete dalla Pubblica Amministrazione (art. 64 del Codice dell Amministrazione digitale). 12