P.F. Controlli di II livello ed audit relativi ai Fondi comunitari COMITATO DI SORVEGLIANZA RELAZIONE ATTIVITA 2010 POR FSE 2007/13 16 GIUGNO 2011
: Posizione di Funzione Controlli di II livello ed audit relativi ai Fondi comunitari Regione Marche - Via Gentile da Fabriano, 2/4-60125 Ancona - Italy Dirigente ad interim: Dott. Giovanni Rossini Posta elettronica: funzione.controllifondice@regione.marche.it In data 30 dicembre 2010 è stato inviato via SFC 2007 il Parere e il Rapporto Annuale di Controllo a norma dell art. 62, par.1, lett. d), punti i) e ii) del Reg. (CE) n.1083/2006 e dell art. 18, par. 2 del Reg. (CE) n.1828/2006. Entrambi i documenti erano riferiti al periodo dal 1 luglio 2009 al 30 giugno 2010. Il parere fornito era SENZA RISERVE dichiarando che nel periodo di riferimento i sistemi di gestione e di controllo istituiti per il programma POR CRO FSE 2007/13, CCI 2007IT052PO0077, erano conformi alle pertinenti prescrizioni degli articoli da 58 a 62 del Reg. (CE) n. 1083/2006 del Consiglio e della sezione 3 del Reg. (CE) n. 1828/2006 della Commissione e funzionavano efficacemente, fornendo così ragionevoli garanzie circa la correttezza delle dichiarazioni di spesa presentate alla Commissione e circa la legittimità e regolarità delle transazioni collegate. La portata dell esame, invece, è risultata LIMITATA dallo slittamento temporale delle attività dell e dal conseguente mancato completamento delle verifiche sulle operazioni entro l annualità 2010. Le operazioni campionate, compresi casi high value sono 47, per una spesa dichiarata totale pari a 2.352.251,74 (interamente di parte pubblica). Al 30/12/2010 le operazioni controllate corrispondevano ad una spesa certificata di 748.014,13, che si attestava al 3,33% del totale certificato al 31/12/2009. Tale situazione, non ascrivibile alla responsabilità di questa Autorità, è imputabile in parte alla concomitanza delle attività legate alla chiusura della programmazione 2000/06, che hanno rappresentato l impegno prioritario sino a settembre 2010, ed in parte ai vincoli posti dalla normativa nazionale alle assunzioni di personale nell ambito della Pubblica Amministrazione. In relazione a quest ultimo aspetto, in particolare, anche in vista del previsto picco lavorativo legato alla suddetta chiusura, a partire dai primi mesi del 2010 si intendeva operare un rafforzamento dello staff dell attraverso il reclutamento di personale a tempo determinato; ciò non è stato tuttavia possibile per l emanazione dei provvedimenti anticrisi (Decreto Legge 1 luglio 2009, n. 78), che hanno posto seri limiti alle spese per le risorse umane dell Amministrazione regionale. In questo contesto, quindi, sino a settembre 2010 il personale in dotazione all ha concentrato la propria attività prevalentemente sulla chiusura dei programmi 2000/06 e gli audit sulle operazioni campionate sono iniziati a partire dal mese di ottobre 2010. Una volta esaminato il RAC, la Commissione Europea, con nota Ref. Ares(2011)145837 del 09/02/2011, ha espresso perplessità in merito al non completamento degli audit sulle operazioni chiedendo di concludere i controlli e di informarla dei risultati entro il 01/03/2011. Nella medesima nota sono state inoltre chieste precisazioni su alcuni punti che nel RAC non risultavano ben specificati in merito a: 1) Informazioni relative al tasso di errore estrapolato; 2) Requisiti chiave in base ai risultati degli audit di sistema svolti; 3) Richiesta della nuova strategia di audit; 4) Calendario dettagliato delle attività previste nei prossimi tre anni; 5) Informazioni circa il follow up delle irregolarità riscontrate. I chiarimenti richiesti sono stati completamente forniti, compreso l aggiornamento della strategia di audit; inoltre i controlli sulle operazioni campionate sono stati completati entro l 11/02/2011, per cui il parere annuale è senza riserve e la portata senza limiti. Con nota Ref. Ares 367714 del 04/04/2011, la Commissione Europea ha accettato il rapporto annuale di controllo ed il parere annuale presentati, ritenendo soddisfatti i criteri di conformità con il disposto dell articolo 62 paragrafo 1, lettera d) del regolamento (CE) n.1083/2006 del Consiglio. 2
Principali risultati degli audit di sistema Gli audit di sistema effettuati nel primo anno di attività (1/07/2009 30/06/2010), sono in linea con quanto previsto dalla strategia di audit in vigore. Si è deciso di effettuare un audit di carattere generale sulla conformità alle disposizioni comunitarie di tutti gli organismi del programma e di tutte le funzioni esercitate. In particolar modo si è deciso che l audit all Autorità di Gestione avrebbe riguardato soprattutto il funzionamento del sistema informativo, mentre per l Autorità di Certificazione i controlli si sarebbero indirizzati all adeguatezza della struttura organizzativa. Nell ambito degli audit di sistema, al fine di ottenere maggiori informazioni e garanzie sull adeguatezza delle procedure di gestione e controllo adottate, sono anche stati effettuati 48 test di conformità. Tali test, espletati prima del campionamento delle operazioni, sono stati condotti sulla base di apposite check-list, elaborate dall, che sono state articolare per requisito chiave sul modello della check-list utilizzata per gli audit di sistema. Per ottenere risultati maggiormente significativi si è scelto di estendere l analisi al possesso di tutti e sette i requisiti relativi alle attività di gestione e controllo e di sottoporre a verifica, almeno una volta, tutte le strutture del sistema (Autorità di Gestione ed Organismi Intermedi). I test di conformità, interamente effettuati dallo staff dell, sono stati espletati per tipologia di operazione (in genere per bando di gara). Riguardo alle tipologie di operazioni, una volta acquisito l elenco delle spese certificate al 31/12/2009, i casi da esaminare sono stati selezionati casualmente nell ambito delle tipologie di operazioni più rappresentative rispetto all universo di riferimento. I test si sono conclusi con esiti nel complesso positivi ed i risultati conseguiti hanno concorso a fornire un giudizio sul funzionamento del sistema. In una tabella di sintesi, i requisiti chiave coperti, possono essere così rappresentati: Requisito chiave Criteri di valutazione Si No Solo in parte Chiara definizione, assegnazione e separazione delle funzioni fra e all'interno dell'adg / Organismi intermedi Adeguate procedure per la selezione delle operazioni Adeguate informazioni e strategia per fornire gli orientamenti ai beneficiari Adeguate verifiche nella gestione Adeguata pista di controllo 1) Chiara definizione e assegnazione delle funzioni 2) I bandi sono pubblicati 3) Tutte le domande pervenute sono registrate 4) Tutte le domande sono valutate 5) Tutte le decisioni sono comunicate 6) Diritti e obblighi sono chiaramente espressi 7) La normativa nazionale sull'ammissibilità delle spese è chiaramente espressa 8) I beneficiari hanno accesso alle informazioni necessarie 9) Esistenza di procedure scritte 10) Verifiche amministrative complete prima della certificazione 11) Tutte le domande di rimborso sono soggette a un controllo amministrativo 12) Le verifiche in loco sono svolte quando il progetto è già avviato 13) Viene conservata evidenza dei controlli 14) Le verifiche in loco sono basate su una valutazione del rischio adeguata 15) Procedure per garantire che l'adc riceva tutte le informazioni 16) Le registrazioni contabili sono conservate 17) Sono conservate altre informazioni (specifiche tecniche, piano finanziario delle operazioni, rapporti di avanzamento e monitoraggio, ecc.) 3
Sistemi computerizzati di contabilità, monitoraggio e reporting affidabili Necessarie azioni preventive e correttive in caso di errori di sistema individuati dall'ada 18) L'AdG verifica l'esistenza della pista di controllo a livello dei beneficiari 19) Sono costituite procedure per adeguate piste di controllo 20) Sistema computerizzato a regime 21) Procedure per l'esame dei risultati 22) Procedure per azioni preventive e correttive A seguito dell espletamento di tutti i system audit l, sulla base delle modalità descritte nel proprio manuale delle procedure, ha effettuato la valutazione dell affidabilità del sistema di gestione e controllo (attraverso la quantificazione del rischio intrinseco e del rischio di controllo per ciascun criterio previsto dalla check-list di system audit). Da tale analisi è scaturito un basso valore del rischio associato al sistema (MMR=0,02) e, di conseguenza, una elevata affidabilità (categoria 1 Funziona bene), con un livello di confidenza per la verifica delle operazioni pari al 60%. Il sistema, pertanto, funziona bene, nonostante inizialmente siano state riscontrate alcune debolezze segnalate alle Autorità competenti, quali ad esempio per l Autorità di Gestione ritardi nella compilazione delle piste di controllo e carenza di alcune funzionalità del sistema informativo (gestione irregolarità e recuperi), mentre per l Autorità di Certificazione sottodimensionamento dello staff organico. Si fa presente che comunque le criticità segnalate non hanno comportato alcun impatto finanziario sul complesso delle attività. Le stesse criticità sono state inoltre superate: in particolare le informazioni relative alle piste di controllo possono essere estratte automaticamente dal sistema informativo SIFORM tramite apposite query; le funzionalità del SIFORM mancanti (gestione irregolarità e recuperi) sono state attivate, per cui all interno del sistema sono stati inseriti sia il campo relativo alle somme irregolari registrate in sede di audit, sia il campo relativo ai recuperi; infine l Autorità di Certificazione, a seguito dell assunzione di due unità, ha comunicato di ritenere adeguata la dotazione organica. Principali risultati degli audit sulle operazioni Le operazioni controllate sono in totale 47, corrispondenti ad una spesa certificata di 2.325.251,74 (interamente di parte pubblica), che si attesta al 10,47% del totale certificato al 31/12/2009. Nel corso degli audit espletati si è potuto verificare che in generale sono state rispettate le condizioni di cui all art. 16 del Reg. (CE) n. 1828/2006, le operazioni controllate risultano conformi alle disposizioni comunitarie e nazionali e le spese rendicontate corrispondono sia ai documenti giustificativi che alle scritture contabili verificate in loco. La spesa irregolare riscontrata, pari a 8.621,10 e corrispondente ad un tasso di errore dello 0,37%, si riferisce a 5 progetti, come sotto specificato: Organismo gestore Tipologia di operazione Spesa certificata 31/12/2009 Spesa irregolare Provincia AN Formativo 3.832,36 40,00 Note Errato conteggio del compenso orario del personale impiegato nel progetto Provincia AN Formativo 41.450,47 243,36 Duplicazione della spesa Provincia AP Work Experience 7.500,00 7.500,00 Presentazione documentazione fuori termine Provincia AP Work Experience 7.500,00 750,00 Errata imputazione della spesa Regione Marche Formativo 26.811,19 87,74 Totale 87.094,02 8.621,10 Mancanza di documenti giustificativi della spesa sostenuta 4
Si è proceduto, inoltre, alla proiezione del tasso di errore del campione sull universo, considerando il numero di strati della popolazione, la spesa certificata per ogni strato e il tasso di irregolarità per ogni strato: il tasso di errore estrapolato corrisponde allo 0,25% e, attestandosi al di sotto del livello massimo tollerabile di errore, si ritiene non infici il buon funzionamento del sistema. Le irregolarità riscontrate sono relative per lo più ad errori materiali nella rendicontazione delle spese ed in un solo caso è stata verificata la non ammissibilità di un intervento per mancato rispetto dei termini di presentazione della domanda. Per tali motivazioni non si ritengono errori di carattere sistematico. Le operazioni controllate risultano conformi alle disposizioni comunitarie e nazionali e le spese rendicontate corrispondono sia ai documenti giustificativi che alle scritture contabili verificate in loco. Le verifiche espletate hanno interessato tutte le strutture responsabili della gestione, tutti gli assi di intervento e tutte le tipologie di operazioni contemplate. Sulla base dei riscontri ottenuti è possibile concludere che gli audit delle operazioni forniscono garanzie adeguate sul buon funzionamento del sistema di gestione e controllo del programma e confermano il giudizio positivo già scaturito dagli audit di sistema. Come già specificato, infatti, le irregolarità riscontrate non incidono sulla legittimità e regolarità delle spese certificate sul programma. Al completamento delle verifiche l ha tempestivamente informato delle irregolarità riscontrate sia l Autorità di Gestione che l Autorità di Certificazione, fornendo la raccomandazione di detrarre le spese non ammissibili dalle domande di pagamento e di recuperare le somme erroneamente erogate presso i beneficiari. Relativamente ai costi non ammissibili, il follow-up dei casi segnalati risulta già chiuso (per i progetti dell Organismo Intermedio Provincia di Ancona gli importi sono stati recuperati con reversali di incasso dell 11/01/2011 e del 27/01/2011; per il progetto della Regione Marche l importo è stato detratto dal pagamento del saldo, avvenuto con DD n.79 del 22/03/2011; per i progetti dell Organismo Intermedio Provincia di Ascoli Piceno, non sono previsti recuperi presso i beneficiari e gli importi irregolari saranno detratti dalla prossima certificazione di spesa). CONCLUSIONI PARERE SENZA RISERVE Si specifica che la valutazione di affidabilità complessiva del sistema tiene conto sia degli esiti dei system audit che dei risultati degli audit sulle operazioni. L, infatti, ha previsto che la tipologia di parere espresso possa variare in base alle possibili combinazioni tra i valori del tasso di errore stimato del programma e del livello di affidabilità scaturito dagli audit di sistema. Nel caso dell annualità 2010, considerato l elevato livello di affidabilità scaturito dai system audit e la presenza di un tasso di errore molto basso, nettamente inferiore alla soglia di materialità, nell ambito delle verifiche sulle operazioni, si esprime un parere senza riserve. L esito complessivamente positivo delle verifiche sulle operazioni ha infatti confermato le risultanze degli audit di sistema. 5
TABELLA RELATIVA ALLE SPESE DICHIARATE E AGLI AUDIT DEI CAMPIONI Fondo Riferimento (n. CCI) Programma Spese dichiarate nell anno di riferimento (a) Spese dell anno di riferimento sottoposte ad audit nell ambito del campione su base casuale Importo e percentuale (tasso di errore) delle spese irregolari nel campione su base casuale (3) Altre spese sottoposte ad audit (4) Importo delle spese irregolari in altri campioni di spese Totale delle spese dichiarate cumulativamente Totale delle spese sottoposte ad audit cumulativamente indicato come percentuale del totale delle spese dichiarate cumulativamente (1) (2) Importo % (1) FSE 2007IT052PO007 POR FSE MARCHE 2007-2013 22.462.710,19 2.352.251,74 10,47% 8.621,10 0,37% - - 22.462.710,19 10,47% (1) Importo delle spese sottoposte ad audit. (2) Percentuale delle spese oggetto di audit in rapporto alle spese dichiarate alla Commissione nell anno di riferimento. (3) Se il campionamento casuale riguarda più di un programma o di un Fondo, le informazioni sono fornite per l intero campione. (4) Spese del campione supplementare e spese relative al campionamento casuale non comprese nell anno di riferimento. (a) Spese dichiarate sino al 31/12/2009, sulle quali è stato effettuato il primo campionamento. 6