Informativa sulle attività di Audit

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1 UNIONE EUROPEA REGIONE CALABRIA REPUBBLICA ITALIANA FONDO SOCIALE EUROPEO PROGRAMMA OPERATIVO REGIONE CALABRIA FSE VIII Comitato di Sorveglianza POR Calabria FSE Dicembre 2014 Punto 4 Informativa sulle attività di Audit 1

2 REGIONE CALABRIA Presidenza Giunta Regionale Autorità di Audit dei programmi operativi FESR e FSE Attività di Audit Aggiornamento e relazione complessiva In data 30/12/2013 l Autorità di Audit ha presentato alla Commissione Europea il Rapporto Annuale di Controllo 2013 e Parere relativo al Programma Operativo FSE , a norma dell articolo 62, paragrafo 1, lettera d), punto i) del regolamento (CE) n. 1083/2006 e dell articolo 18, paragrafo 2 del regolamento (CE) n. 1828/2006. Il RAC copre tutti i controlli attivati nel periodo di riferimento 1/7/ /6/2013 e le spese dichiarate alla Commissione per il Programma Operativo FSE alla data del 31/12/2012. Con nota ARES del 13/2/2014 è stata notificata l accettazione del Rapporto annuale di controllo e del Parere annuale da parte della Commissione Europea DG Occupazione, con richiesta di informativa circa l avvenuta decertificazione delle spese irregolari. In data 4-5/3/2014 si è svolta presso l AdA una Fact finding mission, da parte dei Funzionari della DG Occupazione, i cui esiti sono stati comunicati con nota Ares dell 1/4/2014, con successive controdeduzioni e osservazioni da parte dell AdA. Al fine di predisporre il RAC 2013, l AdA, conformemente alla metodologia descritta nel manuale di Audit, ha effettuato le verifiche di sistema, ai sensi dell art. 62, comma 1, lett. a) e b), del Regolamento (CE) n. 1083/2006, finalizzate a garantire che le attività di audit siano svolte per accertare l efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo del programma operativo sul Dipartimento n. 11 Cultura, Istruzione e sull Autorità di Certificazione (i cui esiti sono stati dettagliatamente illustrati nei relativi rapporti trasmessi alla DG Occupazione CE). 2

3 La metodologia di lavoro utilizzata, per l audit system, è stata caratterizzata dalle seguenti attività: FASE PRELIMINARE: - Raccolta ed analisi iniziale delle informazioni; - Valutazione preliminare dei sistemi e dei controlli; - Definizione circostanziata degli obiettivi del controllo; - Stima iniziale del fabbisogno in termini di risorse e predisposizione di un calendario. FASE DELLA PROGRAMMAZIONE: - Elaborazione ed esame del piano di controllo; - Collegamento con l organismo dell oggetto del controllo; - Predisposizione dei programmi di controllo; - Approvazione del piano. FASE DEL LAVORO SUL CAMPO: - Raccolta e valutazione degli elementi probatori ai fini del controllo; - Test di conformità sul sistema; - Stesura delle prime conclusioni (rapporto provvisorio e apertura del contraddittorio); FASE DI REPORTING: - esame delle conclusioni, pareri, raccomandazioni e risultati; - comunicazione dei risultati; FASE DI FOLLOW-UP: - monitoraggio dell impatto del controllo. L attività di acquisizione preliminare delle informazioni è finalizzata alla comprensione del contesto normativo e organizzativo, attraverso lo studio dell organigramma, delle funzioni, e dei principali sistemi di gestione e controllo, nonché all esame delle risorse e dei finanziamenti assegnati al Dipartimento attraverso l analisi dei capitoli di bilancio. Nella fase di programmazione dei controlli, sono stati definiti: - gli elementi da sottoporre a controllo e le verifiche da effettuare in relazione alle attività afferenti alle strutture auditate; - le modalità di svolgimento dei controlli e gli strumenti operativi da utilizzare; - il calendario dell attività di audit. Successivamente all espletamento delle precedenti fasi, si è avviato il controllo sul campo. 3

4 A conclusione delle attività di verifica, rispetto al Dipartimento 11 sono state rassegnate le seguenti Conclusioni : Alla luce degli esiti della presente verifica di sistema e dei n.25 test di conformità, l Ada ritiene che il Sistema di Gestione e Controllo del FSE con riferimento al Dip.11 rientri nella categoria n.2 e precisamente funziona, ma sono necessari alcuni miglioramenti ; pertanto risulta mediamente affidabile. Riguardo all Autorità di Certificazione sono state formulate le seguenti Conclusioni : Alla luce degli esiti della presente verifica di sistema e del test di conformità, l Ada ritiene che il Sistema di Gestione e Controllo del FSE con riferimento all AdC rientri nella categoria n.2 e precisamente funziona, ma sono necessari alcuni miglioramenti ; pertanto risulta mediamente affidabile. Complessivamente al sistema è stata attribuita la categoria di giudizio 2 funziona, ma sono necessari alcuni miglioramenti con un livello di confidenza del 70%. Sono stati, inoltre, chiusi i follow-up relativi agli audit di sistema attivati nel periodo di riferimento del RAC 2012 e riferiti all ADG FSE/Dipartimento n.10 Lavoro, Formazione Professionale e Politiche Sociali ed al Dipartimento n. 3 Programmazione Nazionale e Comunitaria. A partire dal mese di Ottobre 2013 sono state avviate le nuove verifiche di sistema sull ADG FSE/Dip. n. 10 Lavoro, Formazione Professionale e Politiche Sociali, sul Dipartimento n. 3 Programmazione Nazionale e Comunitaria e sul Ministero dell Istruzione Università e Ricerca scientifica in qualità di Organismo Intermedio, comprendenti anche l esecuzione dei test di conformità. I predetti Audit di sistema si sono conclusi nei primi mesi del 2014 con l invio dei rispettivi Rapporti definitivi, i cui esiti complessivi confluiranno nel RAC * * * * * * * * * * * In base al piano di lavoro per l anno 2013 ed in conformità alle procedure previste nel proprio Manuale, l Autorità di Audit ha effettuato un audit tematico sugli Strumenti di Ingegneria Finanziaria, attivati dalla Regione Calabria e finanziati sul Programma Operativo Calabria FSE 2007/2013. Nelle date del 18 e 25 marzo 2013 l AdA ha dato avvio alle attività di verifica, provvedendo ad acquisire le informazioni necessarie sull organizzazione e sull attuazione degli Strumenti di Ingegneria presso l Autorità di Gestione FSE, incardinata nel Dipartimento n. 10 Lavoro, 4

5 Politiche della Famiglia, Formazione Professionale, Cooperazione e Volontariato, e presso Fincalabra S.p.A., Soggetto Gestore (SG). La verifica è stata diretta a garantire il rispetto degli obiettivi chiave di legalità e regolarità, di sana gestione finanziaria nella predisposizione, organizzazione e attuazione dello Strumento di ingegneria adottato in conformità con il Programma Operativo che lo finanzia, nonché con tutte le disposizioni vigenti al riguardo previste dai Regolamenti dei Fondi Strutturali e dalle altre normative comunitarie e nazionali. I risultati della verifica sono stati sintetizzati nel RAC 2013, e più ampiamente trattati nel relativo rapporto di controllo provvisorio, redatto conformemente alle procedure adottate dal Manuale di Audit dell AdA, ed alle indicazioni fornite dalla Commissione Europea Direzione Generale Politiche Regionali con la nota COCOF , avente per oggetto Nota di orientamento sugli strumenti d ingegneria finanziaria ai sensi dell'articolo 44 del Regolamento (CE) n. 1083/2006, ivi compresi i modelli di approccio agli audit messi a disposizione dalla Commissione con nota n. DG REGIO/J.2/SdB/ib (2011) e relativi allegati, c.d. Quadro comune di audit. * * * * * * * * * * * In relazione all audit sulle operazioni del campione 2012, la selezione del campione dei progetti (avvenuta in data 7/3/2013) ha preso a riferimento la Dichiarazione Certificata di spesa al 31 dicembre 2012 (DDP n. 246 del 28/12/2012), trasmessa dall Autorità di Certificazione, sulla base di un universo che presenta le seguenti caratteristiche: operazioni che presentano valori di spesa positivi relativamente all annualità 2012; - spesa complessiva certificata nel 2012 pari a ,75 (relativamente alle 2315 operazioni con valori di spesa positivi). Pertanto, in tale caso, poiché il numero delle operazioni dell universo è superiore a 800, è necessario utilizzare un metodo di campionamento statistico in base alle indicazioni degli artt. 16 e 17 del Regolamento (CE) 1828/2006. In particolare, per la scelta e l applicazione di un corretto metodo statistico, si è operato sulla base di quanto indicato dal Vademecum per le attività di controllo di II livello, pubblicato da IGRUE, dal Manuale di Audit della Regione Calabria (approvato con DDG dell Autorità di Audit n del 12 ottobre 2011) e dalla Guidance note to the COCOF on sampling method for Audit Authorities (COCOF 08/0021/03-EN Draft 19/2/2013), che, in relazione alla variabilità della popolazione e alla frequenza di errore prevista, indicano le possibili alternative perseguibili. 5

6 Nel caso del POR FSE Calabria , il metodo di campionamento adottato è il campionamento mediante il metodo della stima delle differenze, già utilizzato nelle due annualità precedenti. Sulla base di quanto indicato dalla Guidance note to the COCOF on sampling method for Audit Authorities (COCOF 08/0021/03-EN), la popolazione campionaria è determinata secondo la seguente formula: Dove: N = numero di operazioni con valori positivi nella popolazione, pari a z = coefficiente di confidenza derivante dall Audit di Sistema (70%), pari a 1,036 σ e = deviazione standard dell errore, pari a 3.158,17, calcolata sui risultati del campione dell annualità precedente TE = errore tollerabile (2% dell importo complessivo della spesa certificata), pari a ,68 AE = Errore previsto, stimato dall Autorità di Audit pari al 1,25% In relazione ai dati sopra riportati si precisa che l errore previsto è stato stimato dall Autorità di Audit pari a 1,25%, basandosi sui risultati dei controlli sul campione di spesa 2011 e sugli esiti dei System Audit svolti. In base al proprio giudizio professionale ed alle informazioni acquisite, l Autorità di Audit ritiene possa riscontrarsi un miglioramento complessivo nei sistemi di Gestione e Controllo conducente verso il tasso di errore atteso di cui sopra. Sulla base dei parametri sopra indicati, la popolazione campionaria è pari a 72 operazioni, individuate mediante estrazione casuale utilizzando la funzione Excel Casuale.TRA(), per una spesa campionata complessiva di ,81, che rappresenta il 16% dell intera spesa certificata nell anno Con nota prot. n del 14/03/2013 è stata data comunicazione d avvio delle operazioni di controllo a far data dal 20/03/

7 Dall analisi complessiva, di tipo quantitativo e qualitativo, condotta all interno del RAC a conclusione degli audit sulle operazioni, è emerso che le irregolarità riscontrate dall AdA sul campione 2012, nell ambito delle n. 72 operazioni campionate, n. 20 risultano chiuse positivamente con giudizio Regolare per una spesa campionata complessiva di ,60; n. 37 operazioni, di importo complessivo campionato pari a ,24, hanno riportato giudizio Parzialmente Regolare per le quali la spesa risulta ammissibile, ma sono state formulate apposite raccomandazioni; n. 15 operazioni presentano giudizio Irregolare associato a richiesta di decertificazione da parte dell ADA, per una spesa totale inammissibile di ,67 (su un totale di spesa campionata relativa a tali progetti pari ad ,97). Secondo quanto risulta dall analisi quantitativa e qualitativa, i rilievi mossi sono riferibili ad irregolarità isolate, riconducibili in gran parte a problematiche di carattere finanziario specifiche di ogni operazione. Il tasso di errore risultante dal campione casuale di tipo statistico (metodo della stima delle differenze), sottoposto ad audit, che emerge dalla stesura dei rapporti definitivi, è dello 0,28%. Il tasso di errore proiettato risulta pari all 1,45%, dunque inferiore alla soglia di materialità del 2%. Il tasso di errore risulta comunque inferiore alle annualità precedenti, confermando un netto miglioramento nel funzionamento dei Sistemi di gestione e controllo, supportato dall entrata a regime delle funzionalità del Sistema informativo SIURP (a partire da febbraio 2012) e la diffusione dei controlli di I livello preventivi alla certificazione della spesa. In coerenza con quanto evidenziato nel RAC 2013, l Autorità di Audit ha espresso un Parere senza riserve: La valutazione espressa è basata sulle risultanze degli audit di sistema per l anno 2012, svolte sull Autorità di Certificazione e sul Dipartimento 11, con la collocazione del SIGECO in categoria 2, e degli audit delle operazioni per l annualità di spesa 2012, con un tasso di errore sul campione pari allo 0,28% e totale proiettato pari all 1,45%, dunque inferiore alla soglia di rilevanza del 2%, secondo quanto esplicitato nel Rapporto Annuale di Controllo. * * * * * * * * * * Sono in corso di svolgimento le attività di verifica sul campione 2013, estratto in relazione alla Dichiarazione Certificata di spesa al 31 dicembre 2013 (DDP n. 251 del 23/12/2013), applicando sempre il metodo della stima delle differenze. I risultati delle verifiche sulle 67 operazioni campionate verranno indicati all interno del RAC * * * * * * * * * * 7

8 L Autorità di Audit è stata inoltre impegnata in varie missioni di Audit attivate da parte della Commissione Europea e dalla Corte dei Conti Europea, nonché nell indagine straordinaria sugli appalti necessitata nell ambito della Decisione di interruzione dei termini di pagamento ex art. art. 91 Reg. (CE) n. 1083/2006. Riscontrando le specifiche richieste avanzate dalla DG Occupazione, l Autorità di Audit ha recepito la necessità assicurare un più stretto presidio sugli interventi ricadenti nel settore degli appalti pubblici, tenuto conto delle osservazioni e delle irregolarità riscontrate in sede di controllo della Corte dei Conti PF 5431 Audit ai fini della dichiarazione di affidabilità per l esercizio finanziario 2012 (DAS 2012) - Programma Operativo Regionale Fondo Sociale Europeo 20071T051PO002 Regione Calabria. Essendo medio tempore intervenuta l interruzione dei termini di pagamento, dapprima con lettera del 22/7/2013 (ARES (2013) ) e successivamente con lettera 14/10/2013 (ARES (2013) ), l Autorità di Audit ha concordato con i Servizi della Commissione un Piano di lavoro inteso ad individuare eventuali spese irregolari ricadenti nel settore degli appalti, nonché valutare il lavoro svolto da parte dell Autorità di Gestione, articolato sui seguenti aspetti: System audit 2012 Dipartimento 11-Istruzione - Requisito chiave n. 3 Adeguate informazioni e strategia per fornire linee guida ai beneficiari ; Controlli campione annualità di spesa 2012; Analisi di qualità sui controlli di I livello in materia di appalti pubblici. Gli esiti finali dell attività svolta sono stati comunicati con la Relazione in allegato alla nota prot. n del 30/10/2013. Sulla base delle azioni intraprese da parte delle Autorità italiane, con nota ARES (2013) del 10/12/2013, è stata notificata la sospensione dell interruzione dei termini di pagamento e la ripresa della procedura standard per il rimborso delle domande di pagamento intermedio. * * * * * * * * * * * La chiusura della programmazione , sebbene formalmente conclusa a settembre 2010, ha comportato adempimenti successivi determinando un prolungamento del processo di chiusura, in sovrapposizione agli adempimenti relativi al periodo di programmazione In particolare l AdA è stata sottoposta ad Audit sulla chiusura del POR Calabria FSE da parte della Commissione Europea DG Occupazione nel periodo dal 18 al 21 giugno 2013, esitata con la trasmissione del Progetto di Rapporto dell audit di chiusura 8

9 (ARES n del 07/10/2013), al quale è stato dato riscontro con la Relazione di controdeduzioni allegata a nota prot del 13/12/2013. Analogamente per la chiusura del POR FESR, i due Coordinatori dell AdA hanno svolto attività inerenti la Proposta di chiusura (Ares dell 1/3/2013), formulando le controdeduzioni di competenza dell AdA e partecipando agli incontri a ciò finalizzati. * * * * * * * * * * * Nel corso del 2013 l Autorità di Audit ha partecipato alla fase preparatoria di avvio della programmazione , intervenendo al tavolo di lavoro delle AdA istituito presso Tecnostruttura e presso il MISE all interno del Sottogruppo Regole, e partecipando alla definizione della manualistica e dei documenti di lavoro per il nuovo periodo di programmazione. 9