Direzione Centrale Amministrazione, Pianificazione e Controllo Settore Logistica e fornitori Ufficio Gare e Contenzioso -CAPITOLATO TECNICO- PROCEDURA APERTA PER L AFFIDAMENTO DELLA STAMPA E DISTRIBUZIONE DELLE PUBBLICAZIONI DELL AGENZIA DELLE ENTRATE PER L ANNO 2011 Prot. n. 2010/171574 1
PREMESSA L Agenzia delle Entrate ha indetto una gara comunitaria nella forma della procedura aperta ai sensi dell art. 55 del D.Lgs. 163/06 al fine di acquisire per l anno 2011 una fornitura per la stampa e la distribuzione di pubblicazioni elaborate dall Agenzia stessa. Il presente Capitolato Tecnico riporta le tipologie, le qualità, le quantità, le caratteristiche tecniche, i controlli di produzione, le modalità di confezionamento, i tempi e l indicazione delle sedi di consegna relativamente a quanto oggetto della fornitura. La società dovrà tassativamente disporre di impianti di stampa Roto-offset e piana. Nell ambito del rispetto delle suddette caratteristiche tecniche la società, a sua totale cura e spese, oltre che alla stampa ed alla distribuzione, dovrà provvedere : 1) all imballaggio del materiale in conformità alle norme in vigore; 2) ad effettuare il deposito e la conservazione delle opere stampate, in attesa della loro distribuzione per un periodo non superiore a 12 mesi; 3) ad effettuare tutti i trasporti relativi all esecuzione della fornitura. 1. TIPOLOGIE E QUANTITÀ Si premette doverosamente che: - il contratto derivante dal presente appalto ha natura di contratto-quadro e, come tale, non obbliga alla stampa (e distribuzione) né di quantità minime per pubblicazione né alla stampa (e distribuzione) di qualsivoglia delle pubblicazioni sotto indicate; - l Agenzia potrà- in ogni tempo- insindacabilmente ridurre il quantitativo effettivo da mandare in stampa, senza applicazione di penali o riconoscimenti economici all affidatario; - i quantitativi sotto riportati rivestono perciò carattere meramente indicativo; - partecipando alla presente procedura di gara, ogni concorrente dichiara di essere edotto delle precisazioni di cui ai precedenti punti e di accettarle espressamente. Le pubblicazioni oggetto della fornitura prodotte in conformità alle caratteristiche tecniche di cui al successivo punto 2 sono indicate di seguito: a) n. 180.000 copie dell Annuario del contribuente 2011 vol. I b) n. 180.000 copie dell Annuario del Contribuente 2011 vol. II; c) n. 5.000 copie del Book istituzionale dell Agenzia 2011 ; d) n. 9.000 depliants. L Agenzia si riserva la facoltà di aumentare di 1/5 (un quinto) la fornitura globale e/o di ogni singola fornitura, con conseguente aumento proporzionale dei corrispettivi totali. L Agenzia potrà, inoltre, decidere, in piena flessibilità, di aumentare e/o diminuire il numero delle pagine delle pubblicazioni, con conseguente aumento/riduzione del corrispettivo contrattuale in base agli importi dichiarati nell offerta economica, relativamente ai prezzi di stampa. E fatto obbligo all aggiudicataria di dar corso in ogni momento su richiesta dell Agenzia alla stampa suppletiva alle medesime condizioni economiche applicate per la rispettiva fornitura originaria senza ulteriori oneri per l Agenzia. 2
Le suddette quantità di pubblicazioni verranno suddivise dall Agenzia delle Entrate nel Piano di Distribuzione, riportante, per ciascuna pubblicazione, i quantitativi richiesti e le varie destinazioni. 2. CARATTERISTICHE TECNICHE E GRAFICHE DELLE PUBBLICAZIONI ED ONERI DELLA SOCIETA 2.1 Caratteristiche tecniche Ogni pubblicazione dovrà corrispondere alle caratteristiche tecniche indicate dall Agenzia. Di seguito vengono riportate le caratteristiche di massima, ferma restando la possibilità, per l Agenzia, di indicare variazioni. La carta usata per la stampa di ogni pubblicazione dovrà avere una percentuale di pasta di legno non superiore al 5%. TITOLO - Annuario del contribuente 2011 vol. I Tiratura: 180.000 copie Formato: rifilato chiuso: cm 18,5 x 26 Pagine: 208 pagine interne + 4 pagine copertina Carta interno: patinata opaca da 80 grmq Carta copertina: patinata opaca da 250 grmq (+plastificazione lucida in bianca) Stampa interno: Rotoffset a 4/4 colori Stampa copertina: offset a 4/0 colori Allestimento: Brossura fresata Confezione: in scatole da 50 copie Tempi di consegna - dalla consegna del CD con l impaginato definitivo alla cianografia: 3 giorni - dalla cianografia a fine stampa:10 giorni lavorativi Distribuzione prevedibilmente entro il mese di aprile 2011 e, comunque, in osservanza di quanto previsto tassativamente al successivo paragrafo 6 TITOLO Annuario del Contribuente - 2011 vol. II Tiratura: 180.000 copie Formato: rifilato chiuso: cm 18,5 x 26 Pagine: 90 pagine interne + 4 pagine copertina Carta interno: patinata opaca da 80 grmq Carta copertina: patinata opaca da 250 grmq (+plastificazione lucida in bianca) Stampa interno: Rotoffset a 4/4 colori Stampa copertina: offset a 4/0 colori Allestimento: Brossura fresata Confezione: in scatole da 50 copie Tempi di consegna - dalla consegna del CD con l impaginato definitivo alla cianografia: 3 giorni - dalla cianografia a fine stampa:10 giorni lavorativi Distribuzione prevedibilmente entro il mese di settembre 2011 e, comunque, in osservanza di quanto previsto tassativamente al successivo paragrafo 6. 3
TITOLO - (Book istituzionale) AGENZIA DELLE ENTRATE Tiratura: 5.000 copie Formato rifilato chiuso: cm 18,5 x 26 Pagine: 24 pagine interne + 4 pagine copertina Carta interno: patinata opaca da 150 grmq Carta copertina: patinata opaca da 250 grmq (plastificazione opaca in bianca) Stampa interno: offset 4/4 colori Stampa copertina: offset a 4/0colori Allestimento: due punti metallici Confezione: in pacchi da 20, 50 e 100 copie Tempi di consegna - dalla consegna del CD con l impaginato definitivo alla cianografia: 3 giorni - dalla cianografia a fine stampa:10 giorni lavorativi Distribuzione: prevedibilmente entro metà maggio 2011 e comunque, in osservanza di quanto previsto tassativamente al successivo paragrafo 6 DEPLIANTS Formato: un foglio A4 piegato in tre (6 facciate compresa copertina ed ultima di copertina) a colori; carta patinata opaca 115 grmq. Tiratura: 9.000 copie Confezione: in pacchi da 50 copie Tempi di consegna - dalla consegna del CD con l impaginato definitivo alla cianografia: 3 giorni - dalla cianografia a fine stampa:10 giorni lavorativi Distribuzione: Tre distribuzioni da 3.000 copie l una nel corso dell anno 2011. 2.2 Caratteristiche grafiche delle pubblicazioni I contenuti grafici di ciascuna pubblicazione dovranno risultare conformi ai CD-rom ed ai supporti cartacei che saranno forniti all Aggiudicatario dall Agenzia. 3. CONTROLLI DI PRODUZIONE Al fine di una corretta esecuzione della fornitura oggetto del presente appalto, è necessario che venga garantito un costante livello di standard qualitativo. A tal fine l Agenzia provvederà ad eseguire i test preliminari di cui al successivo punto 4.1. 3.1 Carta La qualità della carta deve soddisfare le caratteristiche indicate al precedente punto 2. Le caratteristiche della carta sono validate tramite: - autocertificazione della cartiera produttrice; - eventuale analisi e controlli eseguiti a cura dell Agenzia delle Entrate presso laboratori qualificati, su campioni prelevati dalle forniture ricevute. L autocertificazione sopraindicata deve essere prodotta all Agenzia per ogni nuovo approvvigionamento della carta. 4
3.2 Ciclo di produzione 3.2.1 Controllo Qualità La Società aggiudicataria si impegna a riportare su apposito registro, le attività di controllo che si rendano necessarie al fine di un corretto controllo qualitativo di tutte le fasi di lavorazione, in particolare, allo scopo di garantire: - il controllo delle tonalità ed intensità di inchiostrazione secondo gli standard approvati; - il controllo del registro tra i colori. Tutti i reports della lavorazione ed i campioni rappresentativi della qualità media della produzione debbono essere posti a disposizione dell Agenzia Settore Comunicazione e Ufficio Fornitori - per eventuali controlli. 3.2.2 Stampa Durante la stampa, la Società ha l obbligo di effettuare continue verifiche di qualità del prodotto per avere una costanza di valori densitometrici dei colori rispetto alla cartella di colorazione standard. L Agenzia si riserva durante ogni fase la facoltà di procedere ad ispezioni e verifiche, finalizzate al controllo di qualità ed al rispetto delle caratteristiche tecniche richieste, nonché il diritto di adottare variazioni tecniche al fine di rendere il prodotto maggiormente rispondente alle esigenze istituzionali. 4. TEMPI E MODALITÀ DI LAVORAZIONE 4.1 Test preliminari La rispondenza alle specifiche della carta da utilizzare per la fornitura dovrà essere attestata da un certificato di conformità, con allegati cento fogli di carta a titolo di campione. Detta campionatura dovrà essere prodotta al Settore Comunicazione prima dell inizio delle fasi di stampa. I test sopra indicati saranno eseguiti per tutti i tipi di pubblicazioni. 4.2 Controllo conformità e visto si stampi Il Settore Comunicazione provvederà, mediante comunicazione scritta, inoltrata anche via e-mail, ad invitare la Società a ritirare, presso la sede dell Agenzia di Via Cristoforo Colombo, 426 C/D, il cd rom in formato word, pdf e xpress ed il supporto cartaceo, contenenti il progetto editoriale e l impaginazione per ogni pubblicazione. Entro il termine di 3 giorni lavorativi successivi al predetto invito, la Società dovrà trasmettere, a propria cura e spese, agli stessi Uffici almeno tre copie cianografiche delle pubblicazioni. Il Settore Comunicazione, esaminate le bozze e accertata la piena conformità della pubblicazione al cd rom e al supporto cartaceo, procederà a comunicare, per iscritto, anche via e-mail, l apposizione, sulle bozze stesse, del visto si stampi, dal quale decorreranno i termini per la corretta e completa esecuzione della fornitura relativa a ciascuna pubblicazione. Sarà onere della società aggiudicataria provvedere al ritiro della copia cianografica definitiva presso la sede dell Agenzia. 5
4.3 Modalità di confezionamento del prodotto finito Ogni pacco contenente le pubblicazioni dovrà essere confezionato con il numero di copie previsto al precedente punto 2.1 in modo da garantire l integrità e la buona conservazione dei prodotti editoriali. 5. COLLAUDO 5.1 Autocertificazione del fornitore La Società aggiudicataria è tenuta a certificare che i beni prodotti e pronti per la consegna siano conformi ai requisiti previsti dal presente Capitolato tecnico e dallo Schema di contratto, dandone atto in apposita autocertificazione. L Agenzia della Entrate Settore Comunicazione e Ufficio Fornitori - si riserva la facoltà di effettuare tutte le verifiche che riterrà opportune compresi controlli in corso di produzione- per accertare l effettiva rispondenza dei beni stessi ai requisiti contrattuali, avvalendosi, ove lo ritenga opportuno, anche di analisi di laboratorio e/o dell opera di esperti. 5.2 Termini del collaudo Il collaudo ha luogo presso i magazzini del fornitore e dovrà avvenire prima dell inizio delle spedizioni; a tal fine, della disponibilità al collaudo il fornitore dovrà dare tempestiva formale comunicazione all Agenzia. 5.3 Modalità di collaudo L Agenzia effettuerà il collaudo a campione per verificare che le pubblicazioni siano conformi alle specifiche previste dal presente Capitolato Tecnico. 6. TEMPI DELLA CONSEGNA La consegna di ogni pubblicazione dovrà essere effettuata a cura, rischio e spese del fornitore e dovrà in ogni caso aver termine, tassativamente, entro 10 gg. lavorativi dalla ricezione della comunicazione di cui al precedente punto 4.2. La consegna di ogni pubblicazione dovrà essere effettuata presso gli indirizzi di cui ai Piani di Distribuzione che saranno di volta in volta forniti dall Agenzia per ciascuna pubblicazione. A riprova dell effettiva e corretta esecuzione delle consegne, la Società aggiudicataria dovrà provvedere ad inviare, al termine della spedizione, all Agenzia - Settore Comunicazione - anche via e-mail, un rendiconto delle spedizioni effettuate con l indicazione dei destinatari e dei quantitativi ad ognuno attribuiti entro e non oltre il termine di 5 (cinque) giorni dall ultima consegna effettuata. A titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, si segnala che la tempistica prevista per la consegna delle singole pubblicazioni è la seguente: 1) Annuario del contribuente 2011 vol. I: entro aprile 2011; 2) Annuario del Contribuente 2011 vol. II entro settembre 2011; 3) Book dell Agenzia 2011 : entro maggio 2011; 4) Depliants: in tre distribuzioni nel corso del 2011. 6
7. SEDI DI CONSEGNA La Società dovrà provvedere alla consegna delle pubblicazioni presso le sedi indicate dall Agenzia ubicate in tutto il territorio nazionale. Il Piano di distribuzione sarà comunicato per ciascuna pubblicazione e sarà costituito per l Annuario (vol.i e vol.ii), da circa 500 indirizzi dislocati su tutto il territorio nazionale (corrispondenti alle sedi degli Uffici dell Agenzia); per le altre pubblicazioni (Book dell Agenzia e depliants) da circa 50 indirizzi. La distribuzione, con l assunzione da parte della Società di tutti i rischi connessi, comporterà la consegna del materiale previo accordo con i destinatari, nei quantitativi indicati nel Piano di distribuzione. La consegna avverrà nell ambito del normale orario di lavoro (09:00 14:00), all interno e al piano dei locali indicati dai destinatari stessi. La Società è obbligata a verificare, preventivamente, la disponibilità del destinatario alla ricezione della consegna presso la propria sede istituzionale o in altro luogo indicato dallo stesso destinatario. Ogni consegna deve essere accompagnata mediante apposito documento redatto in conformità al modello elaborato dall Agenzia (All. 4). A tal fine la Società dovrà provvedere alla compilazione preventiva dei documenti di accompagnamento con la specifica indicazione del numero delle copie da consegnare ai singoli destinatari onde consentire agli stessi il riscontro della fornitura espletata. I documenti di consegna, redatti in almeno tre copie, dovranno essere firmati dal vettore e dal destinatario. Una copia resterà al destinatario ed una alla società aggiudicataria che, al termine della fornitura, provvederà ad inviare all Agenzia - Settore Comunicazione - l ulteriore copia a riprova dell effettuazione di ciascuna consegna. I documenti di consegna, redatti sulla base del modello predisposto dall Agenzia dovranno essere prodotti ed inviati a cura e spese della società aggiudicataria. Il documento di consegna di cui sopra potrà essere sostituito dal documento di trasporto previsto dalla legge qualora questo contenga tutti i dati indicati nel fac-simile elaborato dall Agenzia (All. 4). 8. EVENTUALI RISTAMPE E/O NUOVE PUBBLICAZIONI. L eventuale ristampa di tutte o di alcune delle pubblicazioni descritte al punto 1 del presente Capitolato sarà eseguita alle stesse condizioni, che rimangono, quindi, fisse ed invariate per tutta la durata contrattuale, pattiziamente definite per la prima stampa. Per effetto del contratto che verrà stipulato, la società, in seguito all emanazione di specifici ordinativi di fornitura, si obbliga all esecuzione delle forniture indicate e di eventuali, ulteriori forniture analoghe a quelle descritte nel presente Capitolato, per le quali l Agenzia fornirà i necessari supporti tecnici. Il numero di pubblicazioni e di copie indicato al punto 1 del presente Capitolato deriva da una stima presuntiva ed è pertanto da intendersi in senso puramente indicativo. Il vincolo per l Agenzia scaturirà soltanto dalla comunicazione dei singoli ordinativi di fornitura relativi ad ogni pubblicazione. 7
In ogni caso le obbligazioni derivanti dal contratto che verrà stipulato non potranno eccedere l importo massimale complessivo di 285.000,00 (duecentoottantacinquemila/00) al netto dell IVA. Roma, 29 novembre 2010 IL RESPONSABILE DEL SETTORE Santi Marino 8