CIRCOLARE INTERNA RICORSO AL MERCATO ELETTRONICO PER GLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI SOTTO SOGLIA

Prot. 0026211 del 10/06/2013 CIRCOLARE INTERNA RICORSO AL MERCATO ELETTRONICO PER GLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI SOTTO SOGLIA L OBBLIGO L art. 7, c.2 del D.L. 52/2012 (convertito con la legge 6 luglio 2012, n. 94) estende a tutte le pubbliche amministrazioni, l obbligo di ricorso al MEPA. Il nuovo testo dell art. 1, comma 450 dell art. 1 della L. 296/2006 modificato dall art. 7, comma 2, D.L. n. 52/2012 è ora il seguente: Dal 1 luglio 2007, le amministrazioni statali centrali e periferiche, ad esclusione degli istituti e delle scuole di ogni ordine e grado, delle istituzioni educative e delle istituzioni universitarie, per gli acquisti di beni e servizi al di sotto della soglia di rilievo comunitario, sono tenute a fare ricorso al mercato elettronico della pubblica amministrazione di cui all'articolo 328, comma 1, del regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2010, n. 207. Fermi restando gli obblighi previsti al comma 449 del presente articolo, le altre amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, per gli acquisti di BENI e SERVIZI di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario SONO TENUTE a fare ricorso al mercato elettronico della pubblica amministrazione (MEPA) ovvero ad altri mercati elettronici istituiti ai sensi del medesimo articolo 328. Per gli acquisti di BENI e SERVIZI di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario (ad oggi 200.000,00 Euro) occorre acquistare sul MEPA ovvero su altri mercati elettronici istituiti ai sensi dell art. 328 del Regolamento di esecuzione del Codice (ad oggi esiste unicamente il mercato elettronico creato da CONSIP e quello realizzato da INTERCENT-ER). In base agli orientamenti prevalenti l Affidamento a condizioni economiche più favorevoli rispetto a quelle praticate dal MEPA, attraverso acquisti realizzati al di fuori di tale mercato, non costituisce una condizione sufficiente a giustificare la deroga all obbligo di ricorso al MEPA. L approvvigionamento tramite mercato elettronico è sufficiente per soddisfare il dovere di indagine di mercato/verifica congruità dei prezzi 1. L amministrazione non ha l obbligo di comprare il bene di cui ha bisogno al prezzo più basso, ma sceglie, tra i criteri di aggiudicazione (criterio del prezzo più basso o criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa), quello più adeguato in relazione alle caratteristiche dell'oggetto del contratto (art. 81, comma 2 del D.lgs n. 163/2006). L obbligo di acquisto sul MEPA sembra valere anche per i piccoli acquisti/al dettaglio (es. materiale acquistato in ferramenta), anche se il procedimento è catalogabile come amministrazione diretta 2. Pare che siano esclusi dall obbligo i beni acquistati per il tramite del fondo economale. Cos è il MEPA NORMATIVA DI RIFERIMENTO 1 Art. 332, comma 1 del D.P.R. n. 207/2010: I soggetti da consultare, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento, ai sensi dell'articolo 125, comma 11, del codice, sono individuati sulla base di indagini di mercato, ovvero tramite elenchi aperti di operatori economici di cui ai successivi commi 2, 3 e 4. Le indagini di mercato, effettuate dalla stazione appaltante, possono avvenire anche tramite la consultazione dei cataloghi elettronici del mercato elettronico di cui all'articolo 328, propri o delle amministrazioni aggiudicatici. 2 Deliberazione Corte dei Conti - sez. regionale di controllo per la Lombardia 23/04/2013 n. 165. 1

Il MEPA è una piazza telematica dove le pubbliche amministrazioni possono acquistare in modo diretto accettando le condizioni proposte dal fornitore abilitato oppure contrattare con uno o più fornitori per ottenere offerte personalizzate sulla base di esigenze specifiche quantitative/qualitative. Il MEPA è specificatamente disciplinato dagli artt. 328, 332, 335 e 336 del D.P.R. 5 ottobre 2010 n. 207 - Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163. Nel MEPA si applicano pertanto tutte le norme del titolo II del Codice, con particolare riferimento agli artt. 124 e 125 e conseguentemente il Regolamento comunale per le acquisizioni in economia vigente. Per quanto attiene alle modalità di esecuzione delle operazioni sulla piattaforma telematica trovano applicazione le norme stabilite dal Decreto Legislativo n. 82/2005 (codice dell'amministrazione digitale), in particolare al capo II e capo III, in materia di documenti informatici sia per quanto concerne la firma elettronica, sia per le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti stessi. Il passaggio normativo più interessante in tema di affidamenti di appalti di servizi/forniture, ai fini dell applicazione della normativa, è rappresentato dall art. 328, comma 4, lett b) del D.P.R. n. 207/2010: 4. Avvalendosi del mercato elettronico le stazioni appaltanti possono effettuare acquisti di beni e servizi sotto soglia: a) attraverso un confronto concorrenziale delle offerte pubblicate all'interno del mercato elettronico o delle offerte ricevute sulla base di una richiesta di offerta rivolta ai fornitori abilitati; b) in applicazione delle procedure di acquisto in economia di cui al capo II. APPLICAZIONE DELLE PROCEDURE DI ACQUISTO IN ECONOMIA CON UTILIZZO DELLO STRUMENTO DEL MERCATO ELETTRONICO. In base alla normativa sopra richiamata il MEPA è pertanto uno strumento di acquisto, di cui l Ente DEVE avvalersi (salve le ipotesi richiamate di seguito) applicando la procedura di acquisto in economia declinata dal Regolamento comunale (allorquando la categoria merceologica sia prevista nel precitato Regolamento). Ai sensi dell art. 125, comma 11 del D.lgs n. 163/06 l acquisto in economia di servizi o forniture è possibile proprio solo fino alla soglia di rilievo comunitario (come anticipato fino a Euro 200.000,00) Risulta fondamentale dal punto di vista operativo/procedurale individuare due fasce: acquisizioni di importo inferiore a Euro 40.000,00 (limite affidamenti diretti); acquisizioni di importo pari o superiore a Euro 40.000,00 (cottimo fiduciario). In particolare occorre pertanto riferirsi all art.8 del Regolamento per le acquisizioni in economia dell Ente: Procedura di affidamento di lavori, forniture e servizi in economia. 1. L affidamento di lavori, forniture e servizi viene effettuato con le seguenti modalità: a) per acquisizioni di importo inferiore a Euro 40.000,00, mediante affidamento diretto previa indagine di mercato, consistente, di norma, nella richiesta tramite PEC, fax o anche telefono di almeno tre preventivi a operatori del settore, e/o nella consultazione di elenchi prezzi e/o cataloghi, con attestazione della congruità dei prezzi praticati, rilasciata dal responsabile del procedimento; b) per acquisizioni di importo pari o superiore a Euro 40.000,00, mediante cottimo fiduciario con lettera di invito trasmessa tramite PEC o fax ad almeno cinque operatori del settore (ove esistenti) in possesso dei necessari requisiti, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento. Il criterio di rotazione è rispettato allorquando, per ogni affidamento della stessa natura (v, Determinazione AVCP n. 165/2003), l elenco degli operatori economici da invitare viene modificato almeno per il 50% ove ciò sia possibile in relazione al numero di Ditte idonee esistenti. 2

INDIVIDUAZIONE DEI BENI/SERVIZI OGGETTO DELL AFFIDAMENTO - DEROGHE Il primo passaggio procedurale è l individuazione e descrizione di beni o/e servizi da affidare nella determinazione a contrattare: definire esattamente cosa occorre acquisire risulta fondamentale anche per qualificare la necessità come bene/servizio/lavoro (per i lavori non vige l obbligo). Individuati esattamente i contorni dell appalto si può valutare se ricorre eventualmente un ipotesi in cui sono consentite procedure autonome cartacee rispetto all utilizzo dello strumento MEPA. È il caso in cui non è presente sulla piattaforma la CATEGORIA MERCEOLOGICA cui il bene e/o servizio da acquistare appartiene, ovvero, l ipotesi in cui il bene e/o servizio se pur disponibile - si appalesa per mancanza di qualità essenziali inidoneo rispetto alle necessità prestabilite dall amministrazione procedente 3 non equipollente/sostituibile con altri beni servizi presenti sulla piattaforma 4. Anche il criterio di aggiudicazione potrebbe costituire un motivo per escludere il dovere di ricorso al mercato elettronico, nel caso in cui sia prescelto quello dell offerta economicamente più vantaggiosa: si richiamano sul punto i commi 3 e 13 dell art. 85 del D.lgs n. 163/06: 3. Le aste elettroniche possono essere utilizzate quando le specifiche dell appalto possono essere fissate in maniera precisa e la valutazione delle offerte rispondenti alle specifiche definite nel bando di gara sia effettuabile automaticamente da un mezzo elettronico, sulla base di elementi quantificabili in modo tale da essere espressi in cifre o percentuali. Le stazioni appaltanti non possono ricorrere alle aste elettroniche abusivamente o in modo tale da impedire, limitare o distorcere la concorrenza o comunque in modo da modificare l oggetto dell appalto, come definito dal bando e dagli altri atti di gara. L esigenza di utilizzare il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa con elementi non quantificabili in cifre o in percentuale, potrebbe costituire il motivo che consente di superare l obbligo di ricorso al MEPA, circostanza che dovrà essere specificata e prudentemente valutata e dovrà trovare compiuta evidenza nella motivazione della determinazione a contrattare. La motivazione in ordine alla non reperibilità dei beni o servizi necessari deve risultare dalla determinazione a contrattare per gli affidamenti superiori a Euro 40.000,00 e dalla determinazione di affidamento per gli affidamenti inferiori a Euro 40.000,00. AFFIDAMENTI INFERIORI a 40.000,00 - AFFIDAMENTI DIRETTI - ODA Si ritiene, che la piattaforma MEPA costituita dalle offerte al pubblico per le specifiche categorie merceologiche, sia già il risultato di una indagine di mercato e pertanto per gli importi inferiori a Euro 40.000,00, qualora il bene sia presente sulla piattaforma, il RUP possa provvedere all ordine diretto del prodotto/servizio (ODA), al prezzo migliore presente sulla piattaforma (nel rispetto del principio di rotazione a parità di condizioni economiche offerte), con le caratteristiche e le condizioni contrattuali già fissate, senza necessità di un ulteriore confronto concorrenziale delle offerte pubblicate all'interno del mercato elettronico. La congruità dell offerta prescelta in base ai filtri utilizzati per la ricerca della prestazione necessaria, deve risultare dall istruttoria della pratica. Nel caso in cui il prodotto/servizio non sia assolutamente presente sul mercato elettronico ovvero, pur disponibile, si appalesi, per mancanza di qualità essenziali, inidoneo rispetto alla specifica necessità, il RUP procede, con le modalità cartacee, in base al soprarichiamato art. 8, comma 1 lett. a) del Regolamento interno. 3 Deliberazione Corte dei Conti - sez. regionale di controllo per le Marche 29/11/2012 n. 169 4; Deliberazione Corte dei Conti - sez. regionale di controllo per la Lombardia 18/03/2013 n. 92 3

Il RUP può comunque sempre valutare l opportunità di procedere con una R.D.O. per importi inferiori a 40.000,00 Euro, qualora le caratteristiche del bene/servizio spingano in questa direzione, per esempio perché si ritiene che: il proprio potere contrattuale possa attivare nel mercato della specifica fornitura/servizio condizioni migliorative rispetto al catalogo; per le quantità da acquistare, i prezzi unitari presentati a catalogo possano subire convenienti riduzioni. Per ogni singolo affidamento dello stesso tipo è necessario consultare comunque giornalmente il MEPA, in quanto per certi prodotti le condizioni del mercato mutano velocemente. AFFIDAMENTI PARI O SUPERIORI A 40.000,00 COTTIMI FIDUCIARI - R.D.O. Per gli affidamenti di importo pari o superiore a Euro 40.000,00 l Ente deve procedere tramite confronto concorrenziale sul MEPA; in pratica deve utilizzare lo strumento telematico e il mercato selezionato sul MEPA per la procedura di cottimo fiduciario prevista dall art. 8, comma 1 lett. b) del Regolamento interno (R.D.O.) In pratica occorre attivare l R.D.O. tutte le volte che: l importo dell acquisto supera il limite dei 40.000 euro previsto per l affidamento diretto; la stazione appaltante deve richiedere condizioni di fornitura particolari, che divergono da quelle generali previste per ciascuna categoria merceologica presente sulla piattaforma; nell ambito della categoria merceologica attiva sul MEPA non è stata trovata la tipologia di prodotti di cui si necessita; tra i prodotti offerti a catalogo nessuno presenta tutte le caratteristiche qualitative necessarie; occorre acquisire a corredo dei prodotti alcuni servizi che non sono offerti a catalogo; Nella determinazione a contrattare risulterà fondamentale anche: specificare i contenuti della scrittura privata/capitolato speciale (soprattutto nel caso in cui necessitino condizioni di fornitura particolari, che divergono da quelle generali previste per ciascuna categoria merceologica presente sulla piattaforma o nel caso in cui fra i prodotti offerti a catalogo nessuno presenta tutte le caratteristiche necessarie); individuare il numero delle imprese da invitare, in quanto non appare sufficiente l invito a solo cinque operatori allorquando siano presenti (e quindi esistenti) sul mercato un numero molto maggiore di offerenti; indicare il CIG per gli atti della gara telematica. CONSEGUENZE DEL MANCATO UTILIZZO DELLO STRUMENTO MEPA Il D.L. n. 95/2012 (art. 1) prevede sanzioni e responsabilità in conseguenza della violazione delle norme sopra menzionate: i contratti stipulati in violazione degli obblighi di realizzare acquisti sui mercati elettronici sono nulli e costituiscono illecito disciplinare e contabile, cui corrisponde quindi un'ipotesi tipica di responsabilità amministrativa 5 ALTRE NORME APPLICABILI AL MEPA DURC DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA Art. 18, comma 2 del Regolamento per le acquisizioni in economia: 5 (Deliberazione Corte dei Conti - sez. regionale di controllo per la Lombardia 18/3/2013 n. 92) 4

Per gli appalti fino a 20.000 Euro, prima di effettuare l ordine, il servizio competente acquisisce dai soggetti contraenti una dichiarazione sostitutiva ai sensi dell articolo 46, comma 1, lettera p), del D.P.R. n.445/2000, in luogo del documento di regolarità contributiva. Il servizio contratti effettua i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive, sorteggiandone un numero mensile pari a 5 fra quelle depositate presso il servizio finanziario, ai fini della liquidazione Per importi superiori, il servizio competente acquisisce il DURC d ufficio prima di assumere la determinazione di aggiudicazione. CAUZIONE PROVVISORIA - DEFINITIVA In base all art. 12 del Regolamento per le acquisizioni in economia, l obbligo di prestare la garanzia definitiva ai sensi dell art. 113 D.Lgs 163/2006 è previsto per le acquisizioni di importo pari o superiore a 40.000,00. Negli altri casi il soggetto che dispone l affidamento indica le garanzie eventualmente richieste all affidatario. CONTRIBUTO DI PARTECIPAZIONE ALLA GARA Il versamento del contributo di partecipazione alla gara a favore dell Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici deve essere previsto per importi superiori a Euro 150.000,00. REQUISITI Per abilitarsi ad un bando MEPA il fornitore deve possedere i seguenti requisiti: 1. Capacità professionale: iscrizione presso il Registro delle Imprese per attività attinenti all oggetto del Bando di abilitazione (pubblicato da Consip) e relativo nulla osta antimafia di cui all art. 9, comma 1, del D.P.R. 252/1998; assenza di cause di esclusione ex art. 38 d.lgs. 163/2006; adempiere, all interno della propria azienda, agli obblighi di sicurezza previsti dalla vigente normativa in materia. 2. Capacità economico- finanziaria: fatturato specifico, realizzato nell anno precedente alla presentazione della domanda di abilitazione, relativo al bando, non inferiore a 25.000 euro (valore che può differire a seconda della categoria merceologica del Bando di abilitazione) La Commissione di abilitazione, permanentemente istituita in Consip per l esame delle domande inoltrate dalle imprese, esamina le dichiarazioni fornite dalle imprese e può richiedere chiarimenti, effettuare controlli e/o verifiche anche a campione, anche successivamente al rilascio dell'abilitazione, in merito all'effettiva sussistenza e alla permanenza dei requisiti dichiarati. Può altresì richiedere in ogni momento l'invio di certificati, attestazioni, autocertificazioni o di altra documentazione comprovante il permanere dei requisiti. Nell ambito dei poteri spettanti a Consip per la gestione del Mercato elettronico, questa, anche su segnalazione da parte dei soggetti aggiudicatori, può procedere all accertamento di eventuali violazioni. Se accertate, le violazioni potranno comportare la sospensione dell abilitazione per un periodo di tempo variabile tra 1 e 12 mesi, nonché il risarcimento degli eventuali danni subiti da Consip e/o da terzi. Risulta necessario stabilire quali ulteriori controlli effettuare sugli operatori economici prima di aggiudicare. Per importi inferiori a Euro 40.000,00, si potrebbe stabilire in via interpretativa di considerare sufficiente, prima dell affidamento, l acquisizione della dichiarazione sostitutiva dell impresa in ordine a tutti i requisiti generali di cui all art.38 del D.lgs n. 163/2006, da controllare a campione mensilmente, utilizzando dal 01/07/2013 l AVCP PASS 5

Per importi superiori occorre sempre verificare, prima dell affidamento tutti i requisiti generali previsti dall art. 38 del D.lgs n. 163/2006 utilizzando dal 01/07/2013 l AVCP PASS. COMMISSIONE E SEDUTE DI GARA Si applica per quanto riguarda la Commissione, l art. 16 del Regolamento per le acquisizioni in economia: Il Sistema consente, poi la gestione della seduta pubblica virtuale. STIPULA DEL CONTRATTO Secondo l art. 328, comma 5 del D.P.R. n. 207/2010: Il contratto è stipulato per SCRITTURA PRIVATA, che può consistere anche nello scambio dei documenti di offerta e accettazione FIRMATI DIGITALMENTE dal fornitore e dalla stazione appaltante. La stazione appaltante procede nei confronti dell'esecutore alle verifiche circa il POSSESSO DEI REQUISITI previsti e della CAUZIONE DEFINITIVA di cui all'articolo 113, del codice, e, nel caso siano stati consultati fornitori abilitati, a rendere noto ai contro interessati l'esito della procedura. La fase di stipula viene gestita in modo elettronico: il contratto sarà sottoscritto con firma digitale dall Ente e inoltrato all operatore economico tramite inserimento nel sistema. In base all art. 11, comma 10 bis, lett. b) del D.lgs n. 163/2006, nel caso di acquisizioni sul MEPA, viene prevista una nuova ipotesi di esonero dall applicazione del termine dilatorio (c.d. standstill) di 35 giorni tra la comunicazione dell aggiudicazione e la firma del contratto con l affidatario. L articolo 13 del D.L. 52/2012 elimina l obbligo di riscossione dei diritti di segreteria sui contratti di acquisto di beni e servizi, quando i beni o i servizi medesimi siano disponibili mediante strumenti informatici di acquisto. PARTE OPERATIVA Si ritiene utile mettere a disposizione in allegato Il mercato elettronico della pubblica amministrazione: modalità operative di Massimiliano Barba. che descrive in modo analitico le modalità di attivazione e utilizzo del MEPA. Il Servizio Contratti in collaborazione con il Servizio Informatica intende testare direttamente l utilizzo del mercato elettronico (R.D.O. O.D.A.) per almeno 3 procedure di gara: saranno coinvolti i RUP responsabili del singolo affidamento. L invio della circolare sarà seguito da un breve corso/confronto con il fine di far emergere eventuali problematiche. Allegati: Deliberazione Corte dei Conti - sez. regionale di controllo per le Marche 29/11/2012 n. 169; Deliberazione Corte dei Conti - sez. regionale di controllo per le Marche 17/03/2013 n. 17; Deliberazione Corte dei Conti - sez. regionale di controllo per la Lombardia 18/03/2013 n. 92; Deliberazione Corte dei Conti - sez. regionale di controllo per la Lombardia 26/03/2013 n. 112; Il mercato elettronico della pubblica amministrazione: modalità operative di Massimiliano Barba. Il Servizio Contratti 6