C O M U N E D I C E R V I G N A N O D E L F R I U L I PROVINCIA DI UDINE Verbale di deliberazione del CONSIGLIO COMUNALE Registro delibere di Consiglio Comunale COPIA N. 4 OGGETTO: Approvazione Regolamento dell'archivio Storico L anno 2013 il giorno 01 del mese di FEBBRAIO alle ore 20:30, nella sala del Consiglio Comunale, in seguito a convocazione disposta con invito scritto e relativo ordine del giorno notificato ai singoli Componenti si è riunito il Consiglio Comunale, in sessione straordinaria, seduta pubblica, di prima convocazione, con l intervento dei Signori: Presente/Assente SAVINO Gianluigi Sindaco Presente BERGANTIN Nicola Componente del Consiglio Presente BUDA DANCEVICH Marina Vice Sindaco Presente CANDOTTO Giancarlo Componente del Consiglio Presente CASOLA Antonio Componente della Giunta Presente CHITTARO Roberto Componente del Consiglio Presente COGATO Marco Componente della Giunta Presente COMISSO Giorgio Componente del Consiglio Presente D'ALI' Giovanni Componente del Consiglio Presente FRANETOVICH Cristian Componente del Consiglio Assente GRATTON Federico Componente della Giunta Presente MARANO Loredana Componente del Consiglio Presente MATASSI Elisabetta Componente della Giunta Presente MAULE Federica Componente del Consiglio Presente MAURO Letizia Componente del Consiglio Presente PETENEL Loris Componente del Consiglio Presente ROSSETTI Antonio Componente del Consiglio Presente SNIDERO Ivan Componente della Giunta Presente TOMAT Roberto Componente del Consiglio Presente ZAMPAR Andrea Componente del Consiglio Presente - ZORZENON Roberto Componente del Consiglio Presente Assiste il Vice Segretario sig. SANTAROSSA - Ilva. Constatato il numero legale degli intervenuti assume la presidenza il sig. SAVINO Gianluigi nella qualità di Sindaco ed espone gli oggetti inscritti all ordine del giorno e su questi il Consiglio adotta la seguente deliberazione: Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n. 4 del 01/02/2013 1
OGGETTO: Approvazione Regolamento dell'archivio Storico. IL CONSIGLIO COMUNALE Atteso che è volontà dell Amministrazione procedere all approvazione del regolamento che disciplini il funzionamento dell Archivio Storico del Comune, ivi incluso l accesso e la consultabilità dei documenti conservati; Vista la proposta di regolamento esaminata dalla Commissione Statuto e Regolamenti, che, nella seduta dd. 25/01 u.s., l ha approvata all unanimità; Ritenuto quindi di approvare il testo del regolamento suddetto, che, allegato alla presente delibera, ne costituisce parte integrante e sostanziale; visto lo Statuto Comunale vigente; visto il d. lgs. N. 267/2000; Vista la l.r. n 21/2003; acquisiti i pareri e le attestazioni previste; DATO ATTO che gli interventi del Sindaco, degli Assessori e dei Consiglieri Comunali sono riportati nel supporto digitale allegato al presente atto, di cui forma parte integrante ai sensi dell art. 59, comma 5, del vigente regolamento dei lavori consiliari (gli interventi vengono cosi di seguito sintetizzati). L assessore Cogato illustra il regolamento sull organizzazione dell archivio storico spiegando nello specifico i vari articoli; il Consigliere Zorzenon chiede se tutti i documenti relativi sono oggetto del regolamento, anche quelli di deposito. L assessore Cogato risponde che potrebbero essere oggetto dell archivio in futuro. CON VOTI FAVOREVOLI UNANIMI resi per alzata di mano; DELIBERA 1) di approvare il Regolamento dell Archivio Storico, che, allegato alla presente delibera, ne costituisce parte integrante e sostanziale. Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n. 4 del 01/02/2013 2
C O M U N E D I C E R V I G N A N O D E L F R I U L I PROVINCIA DI UDINE Servizio Segreteria, Contratti, Affari Generali, Promozione Sport, Istruzione e Gestione Amministrativa Servizio Sociale Comuni PROPOSTA DI DELIBERAZIONE: Approvazione Regolamento dell'archivio Storico PARERE DI REGOLARITÁ TECNICA Ai sensi dell'art. 49, comma 1 del D.Lgs.n. 267/2000 del T.U.EE.LL., si esprime parere favorevole alla regolarità tecnica della proposta di deliberazione. Comune di Cervignano del Friuli, 26/01/2013 IL RESPONSABILE - ILVA SANTAROSSA Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n. 4 del 01/02/2013 3
Letto, confermato e sottoscritto, IL PRESIDENTE f.to SAVINO Gianluigi IL Vice Segretario f.to SANTAROSSA - Ilva IL CONSIGLIERE ANZIANO f.to CASOLA Antonio Copia conforme all originale, in carta libera ad uso amministrativo. Lì Il Responsabile del Procedimento ATTESTAZIONE DI INIZIO PUBBLICAZIONE Si attesta che la presente deliberazione oggi 08/02/2013 viene affissa all Albo pretorio, ove vi rimarrà a tutto il 23/02/2013. Lì 08/02/2013 Il Responsabile della Pubblicazione f.to Davide CIBIC Comunicata ai Capi Gruppo consiliari in data 08 febbraio 2013 Comune di Cervignano del Friuli Deliberazione n. 4 del 01/02/2013 4
REGOLAMENTO ARCHIVIO STORICO COMUNE DI CERVIGNANO DEL FRIULI Art. 1 Definizione Si intende come Archivio Storico il complesso degli atti, dei documenti e dei dati relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni e destinati alla conservazione permanente. Tali atti, documenti e dati sono da considerarsi come beni archivistici e quindi obbediscono alle disposizioni legislative in materia di beni culturali di cui al D.Lgs. 22.01.2004 nr. 42 e sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico. Nell'Archivio Storico potranno essere trasferite le eventuali future acquisizioni di materiale archivistico dell'amministrazione Comunale, nonché documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione. Fanno parte del patrimonio archivistico anche gli archivi ed i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o qualsiasi altro titolo. Art. 2 Funzione dell'archivio Ai sensi del D.Lgs. 22.01.2004 nr. 42 e del D.P.R. 28.12.2000 nr. 445, l'amministrazione comunale di Cervignano del Friuli individua nell'archivio Storico, una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell'agire amministrativo, il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell'ente ed il diritto di tutti i cittadini all'accesso all'informazione, alla formazione permanente ed allo sviluppo della conoscenza. Art. 3 Conservazione L'archivio storico non può essere smembrato a qualsiasi titolo e deve essere conservato nella sua organicità. Il trasferimento della documentazione a soggetti diversi dell'amministrazione è subordinato ad autorizzazione del soprintendente, così come lo scarto dei documenti. Art. 4 Consultabilità I documenti conservati nell'archivio sono liberamente consultabili quarant anni dopo la loro data, ad eccezione di quelli contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, secondo le disposizioni di cui all'art. 8 del D.Lgs. 281/1999, che lo diventano dopo settanta anni; gli altri dati sono consultabili ai sensi di quanto disposto dalla Legge nr. 241/1990 e dal D.Lgs. nr. 42/2004 e successive modificazione ed integrazioni. Il trattamento di dati personali da parte del personale addetto e degli utenti è regolato dal codice di deontologia e di buona condotta emanato dal garante per la protezione dei dati personali con provvedimento nr. 8/P/2001 del 14.03.2001 e dal D.Lgs. 30/06/2003 nr. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali.
Art. 5 Accesso Per accedere all'archivio è necessario esibire un documento di identità e presentare richiesta in carta libera utilizzando gli appositi moduli prestampati, dichiarando: generalità del richiedente; argomento della ricerca; finalità della ricerca; assunzione di responsabilità. Per ogni singolo specifico argomento è necessaria una domanda separata; preliminarmente all'accesso è rilasciata autorizzazione da parte del Responsabile. Per motivi di comprovata necessità o per inosservanza delle norme stabilite da presente regolamento, il Responsabile può negare, sospendere o revocare l'autorizzazione. Non si darà corso a richieste generiche. L'accesso e la consultazione sono gratuiti. Art. 6 Consultazione L ingresso nei locali dell Archivio è consentito solo a personale comunale. La consultazione della documentazione da parte del richiedente l accesso è consentita nei locali dell Ufficio Segreteria, sotto la sorveglianza del personale comunale. Durante la consultazione è vietato fare calchi, lucidi, fotografie o fotocopie senza preventiva autorizzazione, scomporre i documenti dall'ordine in cui si trovano o estrarre documenti per qualsiasi motivo. Art. 7 Responsabilità dell'ente L'Amministrazione è pienamente responsabile della tenuta del proprio archivio storico, dalla fase della sua formazione, a quella della conservazione permanente e dell'accesso a scopo di studio e ricerca. L'archivio storico ha sede presso il Municipio di Cervignano del Friuli, in Piazza Indipendenza nr.1. La gestione di tale archivio, attraverso l'assolvimento delle disposizioni di cui al D.Lgs. 22.01.2004 nr. 42 fa capo al Settore Finanziario/Affari generali Servizio Segreteria.