emerito del Politecnico di Milano - Rettore (2003-2010) giulio.ballio@polimi.it Fondazione La Triennale di Milano Fondazione Museo del Design Triennale Servizi s.r.l. Relazione del Responsabile della Prevenzione della Corruzione 2015 1. - Premessa La Triennale di Milano, un tempo Ente Autonomo, fu trasformata in Fondazione con il decreto legislativo 20.07.1999, n.273. Sono oggi soci partecipanti il Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo, la Regione Lombardia, il Comune di Milano, la Camera di Commercio di Milano, la Camera di Commercio di Monza Brianza Il suo Consiglio di Amministrazione è composto da 5 Membri, ognuno nominato da un Socio. La sua missione è svolgere e promuovere attività di ricerca, di documentazione e di esposizione settoriale ed interdisciplinare, di rilievo nazionale ed internazionale, con particolare riguardo ai settori dell'architettura, dell'urbanistica, delle arti decorative e visive, del design, dell'artigianato, della produzione industriale, della moda, della produzione audiovisiva e di quelle espressioni artistiche e creative che a diverso titolo ad essi si riferiscono. Nel 2003 venne istituita Triennale Servizi s.r.l. (socio unico la Fondazione Triennale) che ha per oggetto l attività di promozione e di realizzazione di attività commerciali, strumentali, accessorie e connesse agli scopi istituzionali della Fondazione La Triennale di Milano così come definiti dall art. 3, commi primo e secondo, del decreto legislativo 20.07.1999, N. 273 recante le norme di trasformazione in Fondazione dell ente autonomo La Triennale di Milano. Nel 20087 la Fondazione La Triennale di Milano costituisce la Fondazione Museo del Design al fine di meglio perseguire la tutela e la promozione del design italiano e di consentire la più ampia partecipazione di enti e soggetti pubblici e privati al fine di valorizzare le migliori produzioni del design italiano non solo del passato ma anche della contemporaneità. Sono oggi soci della Fondazione la Regione Lombardia, il Comune di Milano e la Camera di Commercio di Milano. Queste tre unità, soggette ad un unica posizione di vertice (Direzione Generale) hanno personale e funzioni profondamente interconnesse e producono, oltre che tre singoli bilanci annuali, anche un bilancio consolidato. Esse non possono che essere esaminate congiuntamente per quanto riguarda la gestione della loro visibilità e della prevenzione della corruzione. Il Consiglio di Amministrazione della Fondazione Triennale ha nominato il sottoscritto Responsabile per la Prevenzione della Corruzione il 28/11/2014. Si è infatti preferito che tale compito fosse svolto da una persona esterna che conosce bene l intero sistema POLITECNICO: I-20158 Milano, Via La Masa 1, Tel.: 02 2399 8376 ABITAZIONE: I-20133 Milano, Via Beato Angelico 5, Tel e Fax.: 02 7385754
Triennale (essendone stato Vice Presidente dal 2007 al 2013) piuttosto che rendere ancora più gravoso l impegno lavorativo del Direttore del Museo del Design, unico dirigente assunto nelle tre entità. 2. - Organizzazione del Sistema Triennale In questo paragrafo è sommariamente descritta l organizzazione del Sistema Triennale con particolare riguardo ai Servizi trasversali alle tre unità, a quelli specifici di ogni unità, a quanto attuato per rispondere alla richiesta di trasparenza, alle sue procedure interne, alla classificazione dei suoi stakeholders. 2.1 - Direzione e Servizi Il Direttore generale pro tempore del Sistema Triennale è nominato con mandato triennale dal Consiglio di Amministrazione della Fondazione Triennale su proposta del Presidente, ha la funzione di Direttore Generale sia della Fondazione Triennale sia della Fondazione Museo del Design ed è amministratore Delegato di Triennale Servizi. Il Direttore Generale è quindi la figura di vertice al quale fanno capo 31 unità di personale assunti a tempo indeterminato così suddivise (dati al 30 giugno 2015): 16 afferenti la Fondazione Triennale, 6 afferenti Triennale Servizi s.r.l., 9 afferenti a Fondazione Museo del Design. Esse operano, insieme ad altre persone assunte a tempo determinato nell ambito di Servizi, alcuni trasversali alle tre entità, altri dedicati a due o a una sola delle tre unità. La responsabilità della gestione operativa del Museo del Design è demandata un dirigente a tempo indeterminato che risponde al Direttore Generale. Sono trasversali alle tre unità del Sistema Triennale (Fondazione Triennale, Triennale Servizi e Fondazione Museo del Design) i seguenti servizi. Affari Generali, composto da 2 persone, la prima preposta alla segreteria generale e la seconda con funzioni di centralinista. Le funzioni principali del Servizio sono l attività di staff alla Direzione Generale, la gestione del Protocollo, l inventario e, in generale, il Coordinamento delle attività a supporto della Direzione Generale. Ufficio Servizi Amministrativi al quale sono dedicate 6 persone che si occupano della gestione amministrativa (ricavi e pagamenti, stipendi e incarichi di collaborazione) e della gestione del personale (controllo presenze, congedi e malattie) Ufficio Servizi Tecnici al quale sono dedicate 5 persone che si occupano della gestione di tutti i servizi tecnici (civili e impiantistici) necessari alla manutenzione e miglioramento dell edificio e alla produzione delle mostre, con particolare riguardo alla scelta del contraente per l affidamento di lavori, servizi e forniture, all approvazione di variante in corso d opera e contabilità lavori, alle verifiche e ispezioni durante le fasi di montaggio e smontaggio degli allestimenti delle mostre. Pag.2 di 7
Ufficio Marketing in cui operano complessivamente 5 persone, le cui funzioni sono suddivise come segue: Fundraising, sponsorship e concessioni con la funzione di gestire le sponsorizzazioni; Publics (scuole, turismo, gruppi, membership, ticketing, customer service) con la funzione di gestire i rapporti con il pubblico; Marketing e progetti speciali con la funzione di gestire eventi e progetti speciali. Sono esplicitamente dedicati alla Fondazione Triennale i seguenti servizi operanti alle dirette dipendenze del Direttore Generale. In essi lavorano complessivamente Biblioteca, Documentazione, Archivi al quale sono preposte 3 persone, una con funzione di Responsabile e 2 che si occupano della Biblioteca e dell Archivio fotografico con particolare riguardo all acquisizione e prestito del materiale Ufficio Stampa e Comunicazione Istituzionale al quale sono dedicate 4 persone che si occupano di Comunicazione con la stampa, dei Social, del Sito web e della relativa grafica. Settore Iniziative in cui operano complessivamente 9 persone, le cui funzioni sono suddivise come segue: Eventi Istituzionali (Esposizione Internazionale, conferenze, coproduzioni, ospitalità, etc); Mostre e Iniziative; Comitato Scientifico, progetti. Sono esplicitamente dedicati alla Fondazione Museo del Design i seguenti servizi operanti alle dirette dipendenze del Direttore del Museo. Archivio del Design Italiano al quale è preposta 1 persona che si occupa dell Archivio degli oggetti del Museo, alla loro acquisizione e eventuali prestiti ad altre mostre; Collezioni e Ricerche museali al quale è preposta 1 persona alla quale compete l istruttoria sulla selezione di oggetti e collezioni; Attività Triennale Design Museum Kids al quale è preposta 1 persona che si occupa dei Laboratori per studenti; Laboratorio di Restauro, Ricerca e Conservazione al quale sono preposte 2 persone dedicate al Restauro degli oggetti del Design italiano e artistici in genere; Ufficio Stampa e Comunicazione al quale è preposta 1 persona che si occupa dei Laboratori per studenti; Settore Iniziative al quale è preposta 1 persona che si occupa della ideazione e del progetto delle mostre di Design e della scelta dei curatori; Pag.3 di 7
Producer attività Museo al quale è preposta 1 persona che si occupa, in stretta collaborazione con il Settore Iniziative della produzione delle mostre di Design e della selezione degli stagisti a ciò necessari. 2.2 - Trasparenza Il Sistema Triennale in ossequio alle normative vigenti, ha da tempo reso pubbliche nel suo sito web le informazioni necessarie ad assicurare trasparenza e visibilità dei suoi processi gestionali. Una descrizione puntuale di tali informazioni è riportata al punto 3. 2.3 - Procedure Interne In aggiunta al Codice Etico e al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, il Sistema Triennale ha da tempo adottato alcune Procedure interne alle quali i dipendenti devono attenersi nella quotidianità del loro lavoro. In particolare esse sono: Gestione Fornitori e Acquisti che disciplina i criteri e le modalità messe in atto dal Sistema Triennale per una corretta scelta, valutazione e gestione dei Fornitori al fine di garantire che tutti i prodotti ed i servizi acquistati siano soggetti ad un iter di approvvigionamento corretto e controllato e che siano conformi alle specifiche concordate; Gestione Contributi Pubblici e Privati che disciplina i criteri di gestione della contribuzione statale, regionale, provinciale, comunale, europea o di qualsiasi ente pubblico o pubblico-economico, alla contribuzione privata, ai lasciti, ai testamenti e alle donazioni e a qualsiasi ulteriore erogazione da chiunque effettuata. 2.4 - Stakeholders Il Sistema Triennale trae la maggior parte delle sue risorse economiche (79% nel 2014) dai suoi stakeholders che possono essere suddivisi nelle seguenti categorie. Visitatori, in numero di 600.000 che hanno visitato almeno un evento in Triennale nel 2014 Sponsor, Enti o persone fisiche che contribuiscono con il loro supporto economico alla realizzazione di iniziative progettati da Triennale Enti o persone fisiche che dispongono per un periodo limitato nel tempo spazi per realizzare iniziative da loro promosse, purché giudicate rientrare nel perimetro culturale di Triennale. 2.5 - Piano triennale 2014-2016 di Prevenzione della Corruzione Il piano è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 28/11/2014 e prevede una classificazione dei rischi delle attività proprie di ciascun servizio. In particolare sono classificate a rischio di grado: Alto attività dei servizi Ufficio Servizi Tecnici e Ufficio Marketing; Medio attività dei servizi Ufficio Servizi Amministrativi, Settore Iniziative, Ufficio Stampa e Comunicazione, Producer attività Museo; Basso attività dei servizi Affari Generali, Biblioteca Documentazione - Archivi, Archivio del Design Italiano, Collezioni e Ricerche museali, Attività Triennale Design Museum Kids, Laboratorio di Restauro, Ricerca e Conservazione Pag.4 di 7
3. - Trasparenza e Prevenzione della Corruzione Al fine di controllare le misure messe in atto dal Sistema Triennale nei riguardi della trasparenza il sottoscritto ha fatto un analisi indipendente del sito web www.triennale.org. La sezione Menu - La Triennale - Amministrazione Trasparente di tale sito è suddiviso nei seguenti capitoli. Organi riporta i profili dei componenti dei vari organi e i redditi del Direttore Generale e dei componenti del Consiglio di Amministrazione della Fondazione Triennale; Consulenti e Collaborazioni riporta i compensi lordi per prestazioni professionali negli anni 2013-2014-2015 dell intero Sistema Triennale; Missioni riporta le spese per missioni effettuate negli anni 2013-2014; Documentazione riporta per ognuna delle tre entità del Sistema Triennale - Statuto; - Codice etico; - Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo; - Piano triennale per la Prevenzione della Corruzione 2014-2016 con indicazione del Responsabile e dell indirizzo mail a cui si possono inviare comunicazioni, anche in forma anonima. Albo Fornitori individua 28 tipologie merceologiche a cui ognuno può chiedere di iscriversi; Bandi e Concorsi elenca i bandi e concorsi in atto e/o appena chiusi; Gare di Appalto elenca le gare in atto ed i vincitori di quelle appaltate; Società Controllate indica gli Utili / Perdite di ognuna delle 3 entità a partire dall anno 2008; Bilanci riporta le Relazioni ai Bilanci a partire dal 2006 e i bilanci 2014: La sezione Menu - Triennale - Lavora con noi indica le posizioni disponibili, le modalità concorsuali, i risultati delle selezioni concorsuali in itinere e definitivi. Al fine di controllare le misure messe in atto dal Sistema Triennale nei riguardi della prevenzione della corruzione il sottoscritto ha effettuato una serie di incontri personali con i responsabili dei diversi servizi che il piano dei rischi 2014 indicava a rischio medio o alto. Per quanto riguarda la Individuazione e gestione dei rischi di corruzione tali colloqui hanno messo in luce che il piano dei rischi 2014 individua con sufficiente chiarezza e completezza i rischi dei singoli servizi. Pag.5 di 7
Per quanto riguarda la valutazione del Sistema di controlli tali colloqui hanno messo in luce che le procedure interne sopra elencate vengono non solo seguite, ma sono ritenute da ciascuno la tutela nei riguardi della correttezza del proprio comportamento. Per quanto riguarda il Codice di comportamento tali colloqui hanno messo in luce che esiste all interno del Sistema Triennale un forte spirito di corpo e una radicata coscienza che ogni possibile atto corruttivo, attivo o passivo sia un atto contrario all Istituzione, ai suoi interessi, al suo prestigio. Non vi sono ricordi, neppure lontani nel tempo, di consegna e/o offerte di danaro, regalie da parte di terzi, pressioni da parte dei superiori finalizzate alla concessione di qualche privilegio. Per quanto riguarda la Tutela del dipendente che segnala illeciti il sottoscritto ha dichiarato la propria completa disponibilità a ricevere eventuali segnalazioni, garantendo l anonimato del denunciante e a gestire in prima persona il processo conseguente ogni denuncia di situazione ritenuta illecita. Considerando il modesto numero di dipendenti non si ritiene necessario divulgare con una segnalazione scritta l iter di eventuali segnalazioni, ma si è preferito creare un rapporto personale di reciproca fiducia fra dipendente e Responsabile della Prevenzione della Corruzione. Per quanto riguarda eventuali misure di Rotazione emerge la considerazione che i servizi del Sistema Triennale sono composti da un ridottissimo numero di persone (talvolta di una sola unità) e sono caratterizzati da un elevato grado di competenze specialistiche necessarie per rispondere alla missione di Triennale con la dovuta qualità. I Responsabili dei Servizi seguono puntualmente le procedure interne sopra indicate e da esse si sentono completamente cautelati. I pochi casi che esulano da dette procedure vengono discussi e demandati alle decisioni del Direttore Generale, che formalizza eventuali deroghe. In definitiva non si ravvisa la possibilità che, all interno di Triennale, uno stesso soggetto possa sfruttare un potere o una conoscenza nella gestione di processi caratterizzati da discrezionalità e da relazioni intrattenute con gli utenti per ottenere vantaggi illeciti. Viceversa è da ritenersi che in Triennale è stato istituito un sistema di segregazione delle funzioni basato sulla distinzione delle competenze, attribuendo ad alcuni servizi il compito di svolgere istruttorie e accertamenti; ad altri di adottare decisioni, ad altri ancora di attuare le decisioni prese, seguendo la prassi di ricondurre alla Direzione Generale ogni decisione che, possa essere ritenuta non perfettamente inquadrabile nell iter previsto nelle procedure interne. Non esistono Inconferibilità e Incompatibilità specifiche per gli incarichi di amministratore e per gli incarichi dirigenziali e non sussistono Attività successive alla cessazione del rapporto di lavoro di dipendenti. E stata condotta, tramite i colloqui sopra indicati, attività di formazione a 12 unità pari al 28% del personale dipendente. 4. - Conclusioni e Raccomandazioni Si dà atto che il sito web attua gli obblighi di pubblicazione ai sensi del d.lgs. n. 33/2013 e della normativa vigente e che tale sito riporta le notizie essenziali per esaudire le richieste di Trasparenza della gestione e delle procedure amministrative, con particolare riguardo, alla persone operanti a livello di vertice, alle spese per Pag.6 di 7
consulenze, collaborazioni e missioni, ai bilanci, ai codici di comportamento, alle forniture di beni e servizi, al reperimento dei collaboratori. Si dà atto che il Piano dei Rischi 2014 è stato ben formulato e coglie, correttamente graduandoli, i rischi potenzialmente connessi con la gestione dei processi in Triennale. Peraltro la presenza di Procedure interne relative all appalto e fornitura di beni e servizi e di Gestione dei Contributi Pubblici e Privati rende documentati in modo completo e trasparente i processi di approvvigionamento, realizzazione, collaudo e pagamento dei beni e servizi acquistati. Si raccomanda di porre in atto nel 2016 le seguenti azioni. 1. Promulgare una procedura interna o documentazione equivalente al Programma triennale per la trasparenza e l integrità in cui siano individuate le misure organizzative volte ad assicurare la regolarità e la tempestività dei flussi delle informazioni da pubblicare, prevedendo anche uno specifico sistema delle responsabilità. 2. Redigere uno storico (a partire dal 2012) delle sponsorizzazioni ricevute in modo da costituire un data base in cui sia possibile correlare con buona approssimazione l entità della sponsorizzazione non solo agli spazi, ma anche al valore della manifestazione mediante opportuni indicatori. 3. Aggiornare e migliorare il sito web implementando quelle parti annunciate ma non completate, anche se non imperativamente prescritte nell ambito delle attuali regole di un Amministrazione trasparente. Il Responsabile della Prevenzione della Corruzione Milano 11 dicembre 2015 Prof. Ing. Giulio Ballio Pag.7 di 7