COMUNE DI MONTEFLAVIO. Manuale di gestione informatizzata del protocollo e dei flussi documentali

COMUNE DI MONTEFLAVIO Manuale di gestione informatizzata del protocollo e dei flussi documentali APPROVATO CON DELIBERAZIONE DI GIUNTA N. 75 DEL 06/10/2015 1/31

2/31

Sommario SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE...5 Articolo 1 - Ambito di applicazione...5 Articolo 2 - Definizioni...5 SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI...8 Articolo 3 - Aree organizzative omogenee...8 Articolo 4 - Tenuta del protocollo informatico, flussi documentali e archivi...8 Articolo 5 - Unicità del protocollo informatico...9 Articolo 6 - Eliminazione dei protocolli interni...9 Articolo 7 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti...9 SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI...9 Articolo 8 - Regole generali e contenuti minimi...9 Articolo 9 - Formazione dei documenti informatici...10 Articolo 10 - Produzione di copie informatiche di documenti originariamente analogicii...10 Articolo 11 - Ricezione dei documenti informatici...11 Articolo 12 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti analogici...11 Articolo 13 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici 11 SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI...12 Articolo 14 - Ricezione dei documenti su supporto cartaceo...12 Articolo 15 - Ricezione dei documenti informatici...12 Articolo 16 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti analogici...13 SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI...13 Articolo 17 - Documenti soggetti a registrazione di protocollo...13 Articolo 18 - Documenti non soggetti a registrazione di protocollo...13 Articolo 19 - Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo...14 Articolo 20- Registrazione di protocollo dei documenti informatici...15 Articolo 21 - Segnatura di protocollo...15 Articolo 22- Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo...15 Articolo 23 - Segnatura di protocollo dei documenti informatici...15 Articolo 24 - Annullamento delle registrazioni di protocollo...16 Articolo 25 - Registro giornaliero di protocollo...16 Articolo 26 - Registro giornaliero informatico di protocollo...16 Articolo 27 - Registro di emergenza...16 Articolo 28 - Differimento dei termini di registrazione...17 Articolo 29 - Documenti inerenti Atti Giudiziari a Gare d appalto...17 Articolo 30 - Lettere anonime e documenti non firmati...18 Articolo 31 - Corrispondenza personale o riservata...18 Articolo 32 - Documenti di competenza di altre amministrazioni...18 Articolo 33 - Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo...18 SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI...18 Articolo 34 Classificazione e Piano di conservazione dell archivio...18 Articolo 35 - Modalità di esecuzione dell operazione di classificazione dei documenti...19 SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI...19 Articolo 36 - Il processo di assegnazione dei documenti...19 Articolo 37 - Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo...19 Articolo 38 - Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico...19 Articolo 39 - Modifica delle assegnazioni...20 SEZIONE VIII - SCANSIONE DEI DOCUMENTI...20 Articolo 40 - Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati...20 Articolo 41 - Modalità di svolgimento del processo di scansione...20 3/31

SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI...20 Articolo 42 - Formazione ed identificazione dei fascicoli...20 Articolo 43 Processo di formazione dei fascicoli 20 Articolo 44 Gestione dei fascicoli attraverso il sistema informatico...201 Articolo 45 Tenuta dei fascicoli dell archivio corrente...22 SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI...22 Articolo 46 - Spedizione dei documenti su supporto cartaceo...22 Articolo 47 - Spedizione dei documenti informatici...22 SEZIONE XI - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI...23 Articolo 48 - Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti...23 Articolo 49 - Flusso di lavorazione dei documenti spediti...23 Articolo 50 - Flusso di lavorazione dei documenti interni...23 SEZIONE XII - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI...24 Articolo 51 - Comunicazioni ufficiali tra unità organizzative...25 SEZIONE XIII - GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI...24 Articolo 52 - Procedimenti amministrativi e registrazione dello stato di avanzamento...24 SEZIONE XIV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI...24 Articolo 53- Tenuta e conservazione dei fascicoli dell archivio corrente...24 Articolo 54 - Versamento dei fascicoli nell archivio di deposito...24 Articolo 55 - Archivio di deposito e formazione dell archivio storico...25 SEZIONE XV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI...25 Articolo 56 - Archiviazione dei documenti...25 Articolo 57 - Archivio ibrido...25 Articolo 58 Selezione e scarto archivistico dei documenti informatici...26 SEZIONE XVI PROCESSO DI CONSERVAZIONE...26 Articolo 59 Conservazione digitale...26 Articolo 60 Formati elettronici accettati...26 Articolo 61 Schema Flusso processo di Conservazione sostitutiva...27 Articolo 62 Organizzazione dei supporti conservati...28 Articolo 63 Controllo del processo di conservazione sostitutiva...28 Articolo 64 Verifica periodica della leggibilità dei documenti conservati...28 Articolo 65 Tracciabilità, programmazione e controllo degli accessi...28 Articolo 66 Manutenzione ordinaria ed aggiornamenti...28 SEZIONE XVII - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI...29 Articolo 67- Accesso da parte degli uffici utente...29 Articolo 68 - Accesso da parte di utenti esterni all Amministrazione...29 Articolo 69 - Accesso da parte di altre aree organizzative omogenee...29 SEZIONE XVII - PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA...30 SEZIONE XVIII - FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI...30 SEZIONE IX ENTRATA IN VIGORE NORME DI RINVIO...31 Articolo 70 Entrata in vigore e pubblicazione del manuale di gestione...31 Articolo 71 Aggiornamento e revisione manuale di gestione...31 Articolo 72 Norme di rinvio...31 ALLEGATO N 1... ALLEGATO N 2.. ALLEGATO N 3... ALLEGATO N 4... ALLEGATO N 5... ALLEGATO N 6... ALLEGATO N 7 ALLEGATO N 8 4/31

SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE Articolo 1 - Ambito di applicazione Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico e in base Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44- bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi, nonché la conservazione sostitutiva dei documenti del Comune di MONTEFLAVIO 1. Ai fini del presente manuale s intende: Articolo 2 Definizioni a) per Amministrazione, l Amministrazione comunale di MONTEFLAVIO; b) per testo unico, il DPR 28 dicembre 2000, n 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; c) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato [cfr. art. 2, comma 1, lettera n), del DPCM 31 ottobre 2000]; d) per unità organizzativa, un ufficio dell area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti [cfr. art. 2, lettera o), del DPCM 31 ottobre 2000]; e) per Responsabile della Gestione Documentale, il Responsabile del Servizio Amministrativo, in cui è organicamente inserito l ufficio protocollo. f) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa [cfr. art. 1, comma 1, lettera a), del testo unico]; g) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti [cfr. art. 1, comma 1, lettera b), del testo unico]; h) per duplicato informatico si intende il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario; i) per firma digitale, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici [cfr. art. 1, comma 1, lettera n), del testo unico]; j) per impronta del documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicura l univocità del risultato [cfr. art. 1, comma 1, lettere b) e c), del DPCM 8 febbraio 1999, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai 5/31

sensi dell art.3, comma 1, del DPR 513/97]; k) per gestione dei documenti, l insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall Amministrazione, nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato [cfr. art. 1, comma 1, lettera q), del testo unico]; l) per fascicolo si intende un insieme di documenti, ordinati cronologicamente, relativi ad un medesimo procedimento amministrativo o affare oppure alla medesima persona fisica o giuridica, classificati in maniera omogenea; il fascicolo costituisce l unità di base, indivisibile, di un archivio; m) per fascicolo ibrido, si intende un fascicolo o un aggregazione documentale composta da documenti cartacei e documenti informatici; n) per fascicolo informatico, si intende un aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti,documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento amministrativo; nella Pubblica Amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall art. 41 del D. Lgs. 82.2005 Codice dell amministrazione digitale ; o) per fascicolazione, l operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi; p) per assegnazione, l operazione d individuazione dell ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono; q) per firma elettronica, ai sensi dell articolo 2, comma 1, lettera a), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica [cfr. art. 1, comma 1, lettera cc) del testo unico]; r) per firma elettronica avanzata, ai sensi dell articolo 2, comma 1, lettera g), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati siano stati successivamente modificati [cfr. art. 1, comma 1, lettera dd), del testo unico]; s) per firma elettronica qualificata, la firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma [cfr. art. 1, comma 1, lettera ee), del testo unico]; t) per dispositivo per la creazione della firma, ai sensi dell art. 2, comma 1, lettera f), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, l apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica, rispondente ai requisiti di cui all art. 10 del citato decreto legislativo, nonché del testo unico [cfr. art. 1, comma 1, lettera ii), del testo unico]; u) per dispositivo sicuro per la creazione della firma, ai sensi dell art. 2 comma 1, lettera f), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, l apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica, rispondente ai requisiti di cui all art. 10 del citato decreto legislativo, nonché del testo unico [cfr. art. 1, comma 1, lettera ll), del testo unico]; v) per dispositivo di verifica della firma, il programma informatico (software) adeguatamente configurato o l apparato strumentale (hardware) usati per effettuare la verifica della firma elettronica [cfr. art. 1, comma 1, lettera ll), del testo unico]; w) per segnatura di protocollo, l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso [cfr. art. 1, comma 1, lettera s), del testo unico]; 6/31

x) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente [S. GUIATI, La gestione di un archivio di deposito di ente locale, San Miniato (Pisa), Archilab 2000]; y) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico [P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1996]; z) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico [P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1996]; aa) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle competenze dell Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell attività svolta [P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1996]; bb) per piano di conservazione di un archivio, il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico]; cc) per fascicolo, l unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare; dd) per supporto ottico di memorizzazione, il mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD); ee) per archiviazione digitale, il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione; ff) per conservazione digitale, il processo effettuato con le modalità di agli articoli 3 e 4 della Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n 42; gg) per Servizio, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi [cfr. art. 61, comma 1, del testo unico]. hh) per copia o estratto informatico di un documento analogico si intende un documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto; ii) per copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico si intende un documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto (si tratta dell acquisizione del documento mediate il processo di scansione); jj) per copia analogica di un documento informatico si intende un documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto; kk) per copia informatica di un documento informatico si intende un documento informatico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto, ma avente diversa sequenza di valori binari (prodotto ad esempio utilizzando un diverso formato elettronico); ll) per conservatore accreditato si intende un soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione digitale ai sensi del DPCM 3.12.2013 regole tecniche in materia di sistema di conservazione,al quale sia stato riconosciuto dall AgIDil possesso dei requisiti del livello più elevato, intermini di qualità e di sicurezza; mm) per conservazione digitale o semplicemente conservazione si intende l insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di 7/31

conservazione, nel rispetto del DPCM 3.12.2013 regole tecniche in materia di sistema di conservazione. SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 3 - Aree organizzative omogenee Per la gestione dei documenti, l Amministrazione istituisce un unica area organizzativa omogenea descritta nell allegato n 1. Nel medesimo allegato, è riportato il codice identificativo [cfr. art. 12, comma 2, lettera b), del DPCM 31 ottobre 2000] e l insieme delle unità organizzative che la compongono con la loro articolazione gerarchica [cfr. art. 3, comma 1, lettera a), del DPCM 31 ottobre 2000]. Articolo 4 - Tenuta del protocollo informatico, flussi documentali e archivi Nell ambito dell area organizzativa omogenea è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell art. 61, comma 1, del testo unico, funzionalmente individuato nell Ufficio Protocollo e organicamente inserito nel Servizio Amministrativo facente capo al Responsabile di detta struttura, il quale svolge la funzione di Responsabile della gestione documentale. L amministrazione si impegna a favorire la formazione del personale assegnato a tale servizio soprattutto in relazione alle funzioni archivistiche. Nell allegato n. 1, sono riportati: a) la denominazione del Servizio; b) il nominativo del Responsabile del Servizio [cfr. art. 61, comma 2, del testo unico]; c) Il nominativo del salvataggio del Registro Giornaliero; d) il nominativo del vicario del Responsabile del salvataggio del Registro giornaliero in caso di vacanza, assenza o impedimento di questi [cfr. art. 3, comma 1, lettera b), DPCM 31ottobre 2000]. Il Responsabile della gestione documentale: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) conserva le copie di backup dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti; e) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione dell archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico; f) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; g) vigila sull osservanza delle disposizioni del presente manuale di gestione da parte del personale autorizzato e degli incaricati; h) aggiorna costantemente il presente manuale e gli allegati; 8/31

i) predispone il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti secondo quanto previsto dall articolo 4, comma 1, lettera c) del DPCM 3/12/2013 regole tecniche per il protocollo informatico. Il Responsabile della Sicurezza del sistema di gestione del protocollo informatico è individuato nel Responsabile del Servizio Informatico e svolge i seguenti compiti: a) garantisce la funzionalità del sistema; b) provvede a ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni o anomalie; c) effettua le copie e cura la conservazione delle stesse su supporti informatici removibili, in luoghi sicuri e differenti. Articolo 5 - Unicità del protocollo informatico La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all inizio dell anno successivo. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell articolo 57 del testo unico. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. Articolo 6 - Eliminazione dei protocolli interni Con l entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico [cfr. art. 3, comma 1, lettera d), DPCM 31 ottobre 2000]. Articolo 7 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. Le abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero l identificazione delle unità organizzative e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documenti, con i relativi flussi principali sono riportate nell allegato n 2 [cfr. art. 5, comma 2, lettera f), del DPCM 31 ottobre 2000]. SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 8 - Regole generali e contenuti minimi I documenti dell Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell articolo 3 del D. Legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 e successive modificazioni e integrazioni. Possono essere prodotti su supporto informatico o analogico (cioè cartaceo). 9/31

Il Comune di Monteflavio, in ottemperanza a quanto stabilito dall articolo 17 del DPCM 13.11.2014 regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, prevede di adeguarsi entro e non oltre l 11 agosto 2016 affinché gli originali di tutti i documenti da esso prodotti siano informatici. I documenti vanno a costituire l archivio dell Ente il quale, secondo quanto stabilito dall art. 10, comma 2, lettera b), del D. Lgs. 42/04 Codice dei beni culturali e del paesaggio, è un bene inalienabile. Il contenuto minimo di ogni documento è il seguente: - Denominazione e stemma dell Amministrazione; - Indicazione dell area organizzativa omogenea o del servizio o ufficio utente che lo ha prodotto; - Indirizzo completo con numero di telefono, di fax e di posta elettronica; - Data completa: luogo, giorno, mese ed anno; - Estremi di protocollo: numero, classifica o eventualmente numero di fascicolo; - Oggetto del documento; - Sottoscrizione del Responsabile, quando prescritta; - Indicazione del destinatario qualora si tratti di documento in uscita. Articolo 9 - Formazione dei documenti informatici La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni di cui al DPCM del 22 febbraio 2013 regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ; Il documento informatico deve presentare la caratteristica di immodificabilità in modo tale che forma e contenuto dello stesso non siano alterabili durante le fasi di tenuta, accesso e conservazione. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, si utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete dell Amministrazione. Articolo 10 - Produzione di copie informatiche di documenti originariamente analogici Nel rispetto di quanto previsto dall articolo 4, comma 1, del DPCM 13/11/2014, il Comune di Monteflavio produce le copie per immagine su supporto informatico, di documenti originariamente analogici, per mezzo del processo di scansione, che assicura il mantenimento di contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui l immagine scansionata è tratta. Le copie per immagine, in tal modo ottenute, vengono sottoscritte con firma digitale dal pubblico ufficiale preposto al rilascio delle stesse. L efficacia probatoria di tali copie per immagine è la medesima degli originali da cui provengono se la conformità ad essi non è espressamente disconosciuta. Qualora la natura dell attività per cui tali copie sono prodotte richieda l attestazione di conformità all originale, questa sarà inserita nello stesso documento informatico contenente la copia per immagine; il documento in tal modo prodotto sarà sottoscritto con firma digitale dal pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Gli estratti e le copie informatiche, non per immagine, di documenti amministrativi analogici devono garantire, previo raffronto, la corrispondenza del contenuto a quello 10/31

dell originale. Il pubblico ufficiale preposto al rilascio della copia inserisce la dichiarazione di conformità nel documento contenente la copia informatica, sottoscrivendolo con firma digitale. Le copie per immagine, su supporto informatico, di documenti in origine formati su supporto analogico nonché le copie e gli estratti informatici di documenti originariamente analogici, vengono prodotti dal Comune di Monteflavio utilizzando i formati elettronici previsti nell allegato n. 8 del presente manuale. Le copie e gli estratti informatici di documenti originariamente analogici, prodotte secondo le modalità descritte nei precedenti commi hanno, ai sensi dell articolo 23-ter, comma 3 del D.Lgs. 82/2005 Codice dell Amministrazione digitale, il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte. Ai fini della conservazione il comune di Monteflavio mantiene comunque nel proprio archivio, debitamente inseriti nei fascicoli di riferimento, gli originali analogici di tali documenti. Articolo 11 - Produzione di copie analogiche di documenti informatici conformemente a quanto previsto dell art. 23 del D. Lgs. 82/2005, il Comune di Monteflavio produce le copie analogiche di documenti informatici, inserendo all interno della copia analogica l attestazione di conformità all originale eseguita da parte un pubblico ufficiale a ciò autorizzato; le suddette copie analogiche hanno la stessa efficacia probatoria dell originale informatico se la loro conformità all originale non è espressamente disconosciuta. Ai fini della conservazione il comune di Monteflavio procede al mantenimento dell originale informatico. Articolo 12 - Produzione di duplicati informatici Il Comune di Monteflavio produce i propri duplicati informatici mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine; ai sensi dell art. 23-bis del D. Lgs. 82/05, i duplicati informatici in tal modo prodotti hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti. Articolo 13 - Produzione di copie ed estratti informatici di documenti informatici Le copie e gli estratti informatici di un documento informatico sono prodotti dal Comune di Monteflavio, utilizzando i formati idonei alla conservazione digitale previsto dall allegato n. 7 del presente manuale di gestione e mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell estratto informatico a quello del documento informatico da cui sono tratti; tali copie o estratti sono sottoscritti con firma digitale da parte di chi li ha prodotti. Fatto salvo il caso in cui la conformità all originale non sia espressamente disconosciuta, tali copie e estratti, ai sensi dell articolo 23-bis, comma 2 del D. Lgs 82/2005, hanno la stessa efficacia probatoria dell originale da cui sono tratti Ai sensi dell articolo 6, comma 3, del DPCM 13/11/2014, laddove richiesto dalla natura dell attività, l attestazione di conformità della copia o dell estratto informatico all originale è inserita nel documento contenente la copia o l estratto; il documento in tal modo prodotto è sottoscritto con firma digitale da parte del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Ai fini della conservazione, il Comune di Monteflavio procede al mantenimento dell originale informatico. 11/31

SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 14 - Ricezione dei documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Amministrazione attraverso: il servizio postale; la consegna diretta all ufficio di protocollo; gli apparecchi telefax. I documenti che transitano attraverso il Servizio postale vengono ritirati quotidianamente da incaricati del Comune e consegnati all ufficio di Protocollo a cui deve essere convogliata tutta la documentazione comunque pervenuta al Comune dall esterno. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consente l acquisizione in formato elettronico (fax management system), sono trattati come quelli consegnati direttamente all ufficio di protocollo. Con la disponibilità di un fax management system, invece, si applicano le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici. L uso del fax soddisfa il requisito della forma scritta, pertanto il documento pervenuto via fax può non essere seguito da altro originale. Qualora venga registrato un documento via fax e successivamente venga ricevuto lo stesso in originale, è necessario attribuire all originale lo stesso protocollo del fax. In caso di erronea attribuzione di un nuovo numero di protocollo, l ultimo numero assegnato deve essere annullato. La segnatura di protocollo va apposto di norma sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax. Per i documenti che dovessero pervenire tramite telefax corre l obbligo di sottolineare che, ai sensi dell art. 47, comma 2, lettera c), del D. Lgs. 82/2005 non è ammessa la trasmissione dei documenti a mezzo fax tra le pubbliche amministrazioni, pertanto il Comune di Monteflavio non accetta documenti pervenuti in tale modalità provenienti da altre pubbliche amministrazioni. Articolo 15 - Ricezione dei documenti informatici Ai sensi dell articolo 16, comma1, del DPCM 3.12.2013 regole tecniche per il protocollo informatico la ricezione dei documenti informatici indirizzati all area organizzativa omogenea è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale certificata riservata a questa funzione, integrata funzionalmente con il software di protocollo informatico, e accessibile solo all ufficio protocollo. L indirizzo della casella di posta elettronica istituzionale attivata nell area organizzativa omogenea è riportato nell allegato n. 1. Il Responsabile del Servizio provvede a pubblicizzare l indirizzo postale elettronico istituzionale con ogni mezzo di comunicazione e a riportarlo nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni(IPA), avendo cura di comunicare tempestivamente e almeno con cadenza semestrale le variazioni, secondo quanto previsto dall art. 57-bis del D. Lgs. 82/2005 I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questi valutati, ai sensi dell articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico istituzionale dell area organizzativa omogenea. L operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alle disposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n 28, recante standard, modalità di 12/31

trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica dell autenticità, della provenienza e dell integrità dei documenti stessi. Articolo 16 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti analogici o informatici Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, gli uffici utenti abilitati alla ricezione dei documenti sono autorizzati a fotocopiare il frontespizio del documento ove sia già stata apposta la segnatura di protocollo o, in alternativa, può apporre il timbro sulla fotocopia del frontespizio apponendovi anche il numero della registrazione di protocollo. Qualora il documento sia composto di più pagine o contenga degli allegati è sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina. Nel caso in cui, per esigenze di servizio, non sia possibile attribuire immediatamente il numero di protocollo al documento consegnato, il Servizio è autorizzato ad apporre sulla fotocopia dello stesso un timbro-datario. Dal giorno lavorativo successivo a quello della consegna è possibile rivolgersi all'ufficio Protocollo per conoscere il numero di protocollo che è stato assegnato al documento. In alternativa, l ufficio Protocollo esegue la registrazione di protocollo ed emette una ricevuta che riporta gli estremi della registrazione, firmata dall addetto. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall Amministrazione. SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 17 - Documenti soggetti a registrazione di protocollo I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dalle unità organizzative, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo. Devono essere registrati a protocollo tutti i documenti informatici con valenza interna ma utilizzati ai fini amministrativi. Articolo 18 - Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa. Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione per i quali si applicano le modalità di trattamento riportate nell allegato n. 3 [cfr. art. 53, comma 5, del testo unico] 13/31

Articolo 19 - Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito dall Amministrazione, è effettuata una registrazione di protocollo [cfr. art. 53, comma 1, del testo unico]. Tale registrazione è eseguita in un unica operazione, senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell articolo 53, comma 3, del testo unico. La registrazione di protocollo dei documenti informatici viene eseguita dopo aver accertato che gli stessi siano leggibili attraverso i sistemi utilizzati dall Amministrazione; dovranno essere altresì verificate la provenienza e l integrità dei documenti, nonché il formato utilizzato, se leggibile e conforme a quelli adottati dall Ente, l assenza di macroistruzioni o codici eseguibili tali da modificare il contenuto del documento medesimo e la validità temporale dell eventuale firma digitale. Qualora gli accertamenti di cui al comma precedente dovessero concludersi con un esito negativo, laddove sottoscritto con firma digitale scaduta, il documento sarà comunque oggetto della registrazione di protocollo e verrà acquisito sul Sistema; sarà compito del Responsabile del procedimento incaricato della trattazione eseguire le opportune verifiche e valutare il trattamento da riservare a tale documento; in tutti gli altri casi verrà notificata al mittente, laddove identificabile, la condizione di eccezione, affinché provveda al rinvio del documento secondo i criteri dettati dall Ente. Il documento oggetto di eccezione sarà mantenuto fino alla ricezione del documento corretto o, comunque, quanto necessario ai fini di un controllo successivo e, trascorso tale termine, si procederà alla sua eliminazione. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori. I dati obbligatori sono [cfr. articolo 53, comma 1, del testo unico]: numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili. impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrata in forma non modificabile Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono: data di arrivo; luogo di provenienza, o di destinazione, del documento; numero degli allegati; descrizione sintetica degli allegati; estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione; mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione; unità organizzativa di competenza; copie per conoscenza; tipo di documento. 14/31

Articolo 20 - Registrazione di protocollo dei documenti informatici La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l operatore addetto ne ha verificato l autenticità, la provenienza e l integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma [cfr. Circolare AIPA 7 maggio 2001, n 28]. Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo, con l aggiunta, tra i dati obbligatori, dell impronta del documento informatico, generata con la funzione di HASH SHA-256 e registrata in forma non modificabile [cfr. articolo 53, comma 1, lettera f), del testo unico]. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati [cfr. articolo 15, commi 1 e 2, DPCM 31 ottobre 2000]. Il calcolo dell impronta previsto nell operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file acquisiti tramite periferica di acquisizione immagini o allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto [cfr. art. 17, comma 1, DPCM 31 ottobre 2000]. Articolo 21- Segnatura di protocollo L operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo [cfr. art. 55, comma 2, del testo unico]. Articolo 22 - Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l apposizione su di esso di un timbro di protocollo o un etichetta non removibile sul quale sono riportate le seguenti informazioni [cfr. art. 55, comma 1, del testo unico e art. 9 del DPCM 31 ottobre 2000]: a. denominazione dell Amministrazione Comune di Monteflavio; b. codice identificativo dell Amministrazione, se assegnato ; c. codice identificativo dell area organizzativa omogenea [cfr. art. 12 del DPCM 31 ottobre 2000]; d. data e numero di protocollo del documento; e. indice di classificazione. Articolo 23 - Segnatura di protocollo dei documenti informatici I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) definito ed aggiornato dall AgID attraverso il proprio sito internet, come previsto dall articolo 20 comma 1, del DPCM 3.12.2013 regole tecniche per il protocollo informatico. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli articoli 9 e 21 del DPCM 3.12.2013 regole tecniche per il protocollo informatico. Nel caso di documenti informatici in uscita da una pubblica amministrazione, si possono specificare opzionalmente anche le informazioni ai sensi dell'art. 21 DPCM 3.12.2013 regole tecniche per il protocollo informatico. 15/31

La struttura ed i contenuti del file contenente la segnatura di protocollo di un documento informatico sono conformi alle disposizioni tecniche di cui alla Circolare AgID n. 60 del 23 gennaio 2013 Formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le pubbliche amministrazioni. Articolo 24 - Annullamento delle registrazioni di protocollo Le registrazioni di protocollo possono essere annullate dal Responsabile del procedimento di registrazione su autorizzazione del Responsabile della Gestione Documentale. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura ; L'operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di cui all'articolo 8 del DPCM 3.12.2013 regole tecniche per il protocollo informatico. Articolo 25 - Registro giornaliero di protocollo Il Responsabile della Gestione documentale provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno; Il registro giornaliero viene prodotto su supporto informatico e stampato periodicamente; annualmente si provvede alla rilegatura del registro stesso. Articolo 26 - Registro giornaliero informatico di protocollo Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo, al termine della giornata lavorativa, in conformità a quanto disposto dall'articolo 7, comma 5, del DPCM 3.12.2013 regole tecniche per il protocollo informatico, viene trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva, alla struttura di conservazione accreditata eventualmente nominata dal Comune di Monteflavio. Articolo 27 - Registro di emergenza Il Responsabile della gestione documentale autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema informatico. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte nell articolo 63 del testo unico, e precisamente: Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. Qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile della gestione documentale può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate. 16/31

La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa omogenea. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. Sino al completo inserimento è inibito agli altri utenti di procedere a nuove protocollazioni. Articolo 28 - Differimento dei termini di registrazione Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti. Eccezionalmente, il Responsabile del Servizio può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d arrivo. Articolo 29 - Documenti inerenti Atti Giudiziari e a Gare d appalto a) Gli atti provenienti dall Autorità Giudiziaria o notificati dall Ufficiale Giudiziario diretti al Comune e consegnati in busta chiusa, devono essere protocollati sulla busta stessa che, senza essere aperta, deve essere consegnata al nominativo specifico apposto sulla busta, facendosi rilasciare ricevuta dell avvenuta consegna. Qualora la busta riporti l indicazione generica Comune di Monteflavio oppure Sindaco del Comune di Monteflavio, l atto protocollato sulla busta chiusa, che tale deve rimanere, va consegnato secondo questo ordine di priorità: 1. Sindaco; 2. se è assente il Sindaco al Segretario Comunale; 3. se è assente il Segretario al Vice Sindaco; 4. se è assente il Vice Sindaco al Responsabile AA.GG. Anche in questo caso ci sarà la ricevuta dell avvenuta consegna. b) La corrispondenza riportante l indicazione offerta - gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata al settore competente. Dopo l apertura delle buste sarà cura del settore che gestisce la gara d appalto riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti. Articolo 30 - Lettere anonime e documenti non firmati I documenti anonimi e i documenti non firmati potranno essere protocollati o meno, dopo essere stati sottoposti alla verifica da parte del Segretario generale e del Sindaco che decideranno in merito. I documenti non firmati, per i quali la sottoscrizione è prescritta, non completi o palesemente errati vengono comunque inoltrati al settore di competenza con regolare 17/31

registrazione di protocollo. Sarà compito del settore competente provvedere ai necessari controlli ed eventuali integrazioni. Articolo 31 - Corrispondenza personale o riservata La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricati della registrazione di protocollo dei documenti in arrivo. La corrispondenza con la dicitura riservata o personale non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli al più vicino ufficio abilitato alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo. Articolo 32 - Documenti di competenza di altre amministrazioni I documenti di competenza di altre Amministrazioni che arrivino al Comune per errore, saranno restituite all ufficio postale senza la registrazione di protocollo. Quelli invece che sono state spedite al comune ma sono di competenza di altre amministrazioni, dovranno essere protocollate e quindi restituite al mittente con lettera di accompagnamento con indicazione dell ente di competenza. Articolo 33 - Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo. Qualora pervengano all Amministrazione, successivamente per posta, gli originali, ad essi verranno attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax. SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 34 Classificazione e Piano di conservazione dell archivio Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, e dallo stato di trasmissione, devono essere classificati in base al titolario adottato dall ente e allegato al presente manuale (v. allegato n. 4). Il titolario è un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono ai medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. Pertanto la classificazioni non si effettua mai in relazione al mittente o al destinatari, ma all oggetto e al contenuto del documento. La classificazione del documento avviene a cura degli uffici utente e viene eseguita contestualmente alla registrazione di protocollo. La modifica del titolario di classificazione compete al Responsabile della gestione documentale nel rispetto di quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici; eventuali modifiche o aggiornamenti del titolario di classificazione sono, di norma, introdotte dal 1 gennaio dell anno successivo. Il protocollo informatico Halley storicizza le variazioni del titolario, permettendo di ricostruire le modifiche subite nel tempo dalle diverse voci e continuando a consentire l alimentazione dei fascicoli 18/31