MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
Sezione 1 Disposizioni generali Articolo 1.1 Ambito di applicazione Articolo 1.2 Definizioni dei termini Articolo 1.3 Area organizzativa omogenea Articolo 1.4 Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Articolo1. 5 Unicità del protocollo informatico Articolo1. 6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Sezione 2 Formazione dei documenti Articolo 2.1 Regole generali e contenuti minimi Articolo 2.2 Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti Articolo 2.3 Formato dei documenti informatici Articolo 2.4 Sottoscrizione dei documenti informatici Sezione 3 Ricezione dei documenti Articolo 3.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Articolo 3.2 Ricezione dei documenti informatici Articolo 3.3 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti Articolo 3.4 Competenza apertura della posta Articolo 3.5 Consegna e trasmissione dei documenti Sezione 4 Registrazione dei documenti Articolo 4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo Articolo 4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Articolo 4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti Articolo 4.4 Registrazione dei documenti interni Articolo 4.5 Segnatura di protocollo Articolo 4.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo Articolo 4.7 Registro giornaliero di protocollo Articolo 4.8 Registro annuale di protocollo Articolo 4.9 Registro di emergenza Articolo 4.10 Documentazione particolare Articolo 4.11 Documentazione di gare d'appalto Articolo 4.12 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime e documenti non firmati Articolo 4.13 Gestione della posta elettronica Articolo 4.14 Piano di conservazione dei documenti Articolo 4.15 Classificazione dei documenti Sezione 5 Assegnazione dei documenti Articolo 5.1 Assegnazione Articolo 5.2 Modifica delle assegnazioni Sezione 6 Fascicolazione dei documenti in sistema di protocollo centralizzato Articolo 6.1 Formazione e identificazione dei fascicoli Articolo 6.2 Processo di formazione dei fascicoli Articolo 6.3 Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente
Sezione 7 Spedizione dei documenti destinati all esterno Articolo 7.1 Spedizione dei documenti cartacei Articolo 7.2 Spedizione dei documenti informatici Articolo 7.3 Spedizioni con destinatari multipli Sezione 8 Scansione dei documenti su supporto cartaceo Articolo 8.1 Documenti soggetti a scansione Articolo 8.2 Processo di scansione Sezione 9 Conservazione e tenuta dei documenti Articolo 9.1 Memorizzazione dei documenti informatici Articolo 9.2 Trasferimento dei fascicoli nell archivio di deposito Articolo 9.3 Selezione e conservazione dei documenti cartacei Articolo 9.4 Selezione e conservazione dei documenti informatici Articolo 9.5 Salvataggio della memoria informatica (archivio informatico) Sezione 10 Accesso Articolo 10.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all amministrazione Sezione 11 Norme finali Articolo 11.1 Funzionalità del sistema di gestione informatico dei documenti Articolo 11.2 Approvazione pubblicazione divulgazione Articolo 11.3 Revisione SEZIONE 1 DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 1.1 Ambito di applicazione Il presente manuale è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31/10/2000 per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che per la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi del Comune di Viggiù. Articolo 1.2 Definizioni dei termini Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente manuale, si rimanda al glossario. (Allegato n. 1) Articolo 1.3 Settore organizzativo omogeneo Ai fini della gestione dei documenti il Comune di Viggiù ha individuato con la presente deliberazione di Giunta Comunale un'unica Area Organizzativa omogenea denominata Amministrazione Comunale di Viggiù, che coincide con l'intera struttura organizzativa dell'ente. Articolo 1.4 Servizio per la gestione informatica del protocollo/archivio, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Nell'ambito dell'area Organizzativa omogenea è istituito il Servizio per la Tenuta del Protocollo Informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuato funzionalmente nell'ufficio Protocollo e Archivio che è inserito nel settore Affari Generali. La figura del responsabile del servizio Protocollo/archivio coincide con quella del Responsabile del settore Affari Generali, allo scopo nominato con decreto del Sindaco, che opera attraverso un responsabile operativo del procedimento. Il servizio, ai sensi dell'art. 61, comma 3), del DPR 445/2000 ha competenza sulla gestione della intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione ed ordinamento.
Articolo 1.5 Unicità del protocollo informatico La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia con il n. 1 all'inizio dell'anno successivo. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette numeri, ai sensi dell'art. 57 del DPR 445/2000. Esso è un numero ordinale. Qualora il numero sia composto da cifre inferiori a sette, il numero ordinale progressivo si ottiene anteponendo al numero specificato nella segnatura, una successione di numeri zero. Non è consentita l'identificazione dei documenti mediante l'assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. Non è pertanto consentito, in nessun caso, l'utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e il documento in partenza. La documentazione che non è stata registrata in arrivo o in partenza viene considerata giuridicamente inesistente per l'amministrazione. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell'effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità dello stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Articolo 1.6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo centralizzato dove tutte le operazioni di protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti sono gestite dal servizio,(come specificato nel DPS). SEZIONE 2 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 2.1 Regole generali e contenuti minimi I documenti dell'amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti informatici sono definite secondo la normativa vigente recante regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni: - denominazione Comune di Viggiù e stemma; - indicazione del servizio e ufficio che ha prodotto il documento; - indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica dell'ente); - data, luogo, giorno, mese, anno; - destinatario, per i documenti in partenza; - oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo; - classificazione, categoria, classe, fascicolo; - numero degli allegati, se presenti; - numero di protocollo; - testo; - estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90); - sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile del settore. Art. 2.2 Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti descritti nel successivo articolo 4.2. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo e sono soggetti a registrazione particolare le tipologie di documenti riportati nel successivo art. 4.10. Essi sono raccolti in serie e non sono protocollati, ma devono comunque essere acquisiti al protocollo ai fini dell'archiviazione o conservati presso gli Uffici di competenza fino alla loro archiviazione. Ove è possibile sono rilegati in registri e corredati da un proprio repertorio la cui numerazione, di regola, ha cadenza annuale. I documenti anonimi non sono protocollati.
Qualora pervengano all'ente documenti di competenza di altre amministrazioni, questi vanno restituiti con lettera di accompagnamento protocollata. Se il documento viene erroneamente protocollato, il documento deve essere inviato al destinatario con l'annotazione pervenuto erroneamente. Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile il documento deve essere rimandato al mittente. Tutti i documenti che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. Nel caso di spedizioni con destinatari multipli superiori a cinque si potrà inserire nel campo destinatario la dicitura destinatari diversi. L'elenco dei destinatari deve essere unito al documento e registrato come allegato nel sistema del protocollo. Sull'elenco si riporta la segnatura di protocollo. Tutti i documenti in arrivo, pervenuti via fax, a mezzo posta elettronica, o ritirati direttamente presso enti dal personale comunale incaricato, con i relativi allegati, devono essere trasmessi tempestivamente all'ufficio protocollo per la registrazione. Su ogni allegato è riportato il timbro della segnatura di protocollo. Nella registrazione di protocollo si annota il numero degli allegati. Articolo 2.3 Formato dei documenti informatici I documenti informatici prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, al fine di garantire la loro non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. La Giunta Comunale formalizzerà la specifica direttiva concernente i documenti informatici. Articolo 2.4 Sottoscrizione dei documenti informatici La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle disposizioni di legge. L'Amministrazione si avvale pertanto dei servizi di certificazione esterni forniti dalla Ditta autorizzata. SEZIONE 3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 3.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all Ente attraverso: a) il servizio postale b) la consegna diretta all'ufficio protocollo c) gli apparecchi telefax d) ritiro diretto presso enti a cura del personale comunale incaricato. I documenti che transitano attraverso il servizio postale vengono ritirati quotidianamente dal personale comunale incaricato e consegnati all'ufficio protocollo. I documenti che costituiscono integrazioni di pratiche in corso o altro, vengono protocollati in arrivo esclusivamente se corredati da lettera di accompagnamento, come integrazione della pratica in corso o altro e trasmessi al settore competente. Tutti i documenti ricevuti e inviati via fax, se soggetti a registrazione, sono registrati al protocollo a cura del responsabile del procedimento. Qualora successivamente al fax arrivasse anche l'originale del documento, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo. Il modello di trasmissione e l originale del documento spedito via fax devono essere inseriti nel fascicolo. Poichè di norma al fax non segue mai l originale e qualora l originale sia spedito, a seguito del fax, sul documento deve essere apposta la dicitura già inviato via fax, ed essere apposto lo stesso numero di protocollo. Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento e non sulla copertura di trasmissione del telefax. Articolo 3.2 Ricezione dei documenti informatici La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica riservata a questa funzione. La notifica al mittente dell avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzata dall Ente.
La casella di posta elettronica istituzionale è già in uso ed è stata comunicata al CNIPA ( Centro nazionale per l informatica nella pubblica amministrazione) ed inserita nell indice delle amministrazioni pubbliche. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici saranno valutati e, se soggetti a protocollazione o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico dell ufficio preposto alla ricezione dei documenti informatici. Verranno protocollati solamente i messaggi inviati alla casella di posta elettronica istituzionale. La ricezione dei documenti informatici è altresì assicurata tramite una casella di posta certificata (PEC), registrata ad Aruba.it, ed acquisita direttamente attraverso il sito istituzionale del Comune di Viggiù. La comunicazione che il cittadino attiva con gli amministratori, sul sito ufficiale del Comune, ha carattere informale; permanendo l obbligo di utilizzare le caselle ufficiali per la rilevanza giuridica della comunicazione. Per quanto non specificato si rimanda agli art. 4.13 e 7.2 del presente. Articolo 3.3 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti La ricevuta della consegna di un documento cartaceo può essere costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna che costituisce, pertanto, la relativa certificazione. A chi ne fa domanda, compatibilmente con le esigenze del servizio, deve essere anche riportato il numero di protocollo assegnato al documento; in questo caso l'operatore deve provvedere immediatamente alla registrazione dell'atto. Articolo 3.4 Competenza - Apertura della posta Nomina Responsabile operativo Il Responsabile del Servizio Protocollo/Archivio è competente per tutte le attività del servizio, salvo i casi particolari specificati all articolo 4.12 del presente. Il Responsabile può delegare formalmente la responsabilità operativa ad uno o più dipendenti. Articolo 3.5 Consegna e trasmissione dei documenti I documenti in originale, dopo essere stati aperti, classificati, protocollati ed assegnati, con il sistema dell etichettatura, vengono consegnati alle unità organizzative responsabili dei relativi procedimenti. E prevista una distinta che deve essere firmata per ricevuta alla consegna. Qualora sia stato designato il delegato, è previsto il visto di regolarità da parte del Responsabile del servizio, dopo la fase di assegnazione. A richiesta del Sindaco la posta viene visionata dall amministrazione nella persona all uopo designata dallo stesso. Per lo smistamento si terrà conto delle eventuali ulteriori assegnazioni della parte politica. La trasmissione avviene prevalentemente mediante il sistema on-line interno munito di tracciabilità del documento. Alla consegna, qualora un documento tratti più argomenti imputabili a procedimenti amministrativi diversi, deve essere assegnato ai corrispondenti responsabili delle rispettive unità organizzative che lo potranno visionare attraverso la scansione. La posta in partenza deve pervenire all'ufficio protocollo tassativamente entro le ore 08,30 per essere spedita il giorno stesso. Diversamente verrà spedita il giorno successivo. I documenti ricevuti o spediti a mezzo posta elettronica soddisfano il requisito della forma scritta e sono da considerarsi originali a tutti gli effetti di legge solo se sottoscritti con firma digitale e/o attraverso PEC: con altro mezzo idoneo ad accertarne la fonte di provenienza. Le immagini di documenti cartacei acquisite con lo scanner sono rese disponibili agli uffici attraverso la rete interna dell'amministrazione, dopo l'operazione di scansione. SEZIONE 4 REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall'amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati all'articolo successivo, sono registrati al
protocollo. Articolo 4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione, atti di comunicazione esterna-interna della Pubblica Amministrazione, materiale statistico, atti preparatori interni, di gestione del personale e di organizzazione interna (es. richiesta ferie, permessi ecc.) giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi, biglietti augurali, condoglianze, ringraziamenti, stampe varie, plichi di libri e tutti quei documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'ente. Articolo 4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) classificazione: (si veda titolario allegato); h) assegnazione; i) numero degli allegati j) livello di riservatezza. Inoltre possono essere aggiunti: k) mezzo di ricezione (raccomandata fax posta prioritaria) l) ufficio di competenza; m) tipo documento. Articolo 4.4 Registrazione dei documenti interni I documenti prodotti dall'ente a solo uso interno, che non costituiscono atti preparatori e non rientrano in quelli esclusi da protocollazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono protocollati in arrivo. Per le comunicazioni interne, anche legate al protocollo, è possibile avvalersi del sistema intranet già in vigore che consente la tracciabilità delle stesse. Articolo 4.5 Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo. I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: a) denominazione dell'amministrazione; b) data di protocollo; c) numero di protocollo; d) indice di classificazione; e) assegnazione. Articolo 4.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del responsabile del servizio a seguito di motivata richiesta scritta. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo redatto dal
responsabile del servizio. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono pervenire in forma scritta al responsabile del servizio. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione. Articolo 4.7 Registro giornaliero di protocollo Il contenuto del registro informatico è riversato alla fine di ogni giorno attraverso salvataggio su server e su supporti di memorizzazione, conservati a cura di un soggetto appositamente nominato dall'amministrazione e diverso dal responsabile del servizio archivio/protocollo, che vengono successivamente portati da un soggetto appositamente incaricato dall Amministrazione in altro luogo, diverso dalla sede dell ufficio protocollo. Per quanto non specificato, si rimanda all art. 9.5 ed all allegato n. 2 Piano di conservazione dei documenti del presente, nonché al DPS. Articolo 4.8 Registro annuale di protocollo Il 31 dicembre di ogni anno si deve provvedere a riversare le registrazioni del protocollo informatico dell anno precedente su supporti di memorizzazione non rescrivibili, attraverso server. Le registrazioni, prodotte in tre copie, sono conservate una a cura del responsabile del servizio archivio/protocollo, una a cura del responsabile del servizio sistemi informativi e una viene depositata presso la Tesoreria Comunale. Per quanto non specificato, si rimanda all art. 9.5 ed all allegato n. 2 Piano di conservazione dei documenti del presente, nonché al DPS. Articolo 4.9 Registro di emergenza Il responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. Il responsabile del Servizio provvede successivamente ad impartire al personale addetto le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste nell'allegato n. 4. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile del Servizio può autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. La numerazione delle registrazioni di emergenza è unica per l'anno solare e inizia da 1. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuita la numerazione di protocollo del sistema informatico ordinario. Nei casi di cui al comma precedente, verrà annotato anche il numero di emergenza e, se possibile, sul documento originale verrà riportato il numero effettivo di protocollo. Articolo 4.10 Documentazione particolare Sono raccolti in serie i seguenti atti di provenienza interna che, essendo già soggetti a registrazione particolare, non vanno registrati al protocollo: atti rogati dal Segretario Comunale atti di P.G. autorizzazioni di P.S. contratti contrassegni parcheggio zona a traffico limitato contrassegni parcheggio invalidi convenzioni decreti sindacali deliberazioni di Giunta e Consiglio Comunale determinazioni dei responsabili
decreti del Sindaco ordinanze mandati di pagamento reversali d'incasso verbali sanzioni amministrative polizia locale concessioni cimiteriali fatture notifiche (interne) pubblicazioni albo pretorio (interne) atti stato civile e anagrafe (nascite, morte, matrimonio,cittadinanza) autorizzazioni di qualunque genere nulla osta. Articolo 4.11 Documentazione di gare d'appalto La corrispondenza riportante l'indicazione offerta - gara d'appalto o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili e inviata all'ufficio interessato. Dopo l'apertura delle buste sarà cura del responsabile dell'ufficio che gestisce la gara d'appalto riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti e siglati unitamente ai componenti della commissione di gara. Articolo 4.12 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime e documenti non firmati. La posta indirizzata nominalmente al personale dell'ente è regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura "personale", "riservata personale" o s.p.m.. In questo caso la busta sarà trasmessa chiusa al destinatario, il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli al servizio protocollo per la relativa protocollazione. Le lettere anonime non si registrano al protocollo. Le lettere a firma illeggibile delle quali non è identificabile il mittente non si registrano al protocollo, ma si inviano al destinatario che provvederà a eventuali accertamenti. Articolo 4.13 Gestione della posta elettronica La posta elettronica può essere utilizzata per l'invio di comunicazioni, informazioni e documenti. In particolare è sufficiente ricorrere a un semplice messaggio di posta elettronica per convocare riunioni (interne all'ente), inviare comunicazioni di servizio o notizie dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione, diffondere circolari e ordini di servizio, copie di documenti cartacei (copia immagine, l'originale debitamente sottoscritto si conserva nel fascicolo specifico). I documenti spediti in copia immagine devono essere classificati e protocollati. La posta elettronica è utilizzata per spedire copie dello stesso documento a più destinatari. A chi ne fa richiesta deve essere data la risposta dell'avvenuto ricevimento. La posta elettronica individuale non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di documenti a firma digitale per i quali è prevista un'apposita casella ufficiale. Per quanto non specificato si rimanda all art. 7.2 del presente. Articolo 4.14 Piano di conservazione dei documenti Il piano di conservazione dell'archivio (Allegato n. 2) comprende il titolario di classificazione (Allegato n. 2a) e il massimario di selezione (Allegato n. 2b). Il suo aggiornamento compete al responsabile del servizio nel pieno rispetto della vigente normativa. Articolo 4.15 Classificazione dei documenti La classificazione è l'operazione finalizzata all'organizzazione dei documenti, secondo un orientamento logico in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell'amministrazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell'archivio. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo
informatico devono essere classificati in base al titolario. SEZIONE 5 Assegnazione dei documenti Articolo 5.1 Assegnazione L assegnazione dei documenti è effettuata dal responsabile operativo del servizio protocollo. Per assegnazione di un documento si intende l'operazione di individuazione del Settore cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. Questo valuta i documenti ricevuti e li ammette alla registrazione interna, attribuendo agli stessi titolo, classe e ufficio di destinazione tenuto conto dell'oggetto del documento stesso. Contemporaneamente e secondo le specifiche e formali direttive della parte politica, il documento viene inviato secondo i vigenti sistemi di comunicazione interna. Per l ufficio anagrafe-stato civile si provvede con assegnazione diretta. Articolo 5.2 Modifica delle assegnazioni Nel caso di assegnazione inesatta dei documenti, l'ufficio che ha ricevuto il documento è tenuto a trasmetterlo al responsabile del servizio protocollo che provvederà alla riassegnazione per poi trasmetterlo al nuovo assegnatario. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia delle riassegnazioni. SEZIONE 6 FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI IN SISTEMA DI PROTOCOLLO CENTRALIZZATO Articolo 6.1 Formazione e identificazione dei fascicoli Tutti i documenti, già preventivamente classificati, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli o serie documentarie. L'apertura di un nuovo fascicolo è effettuata dal responsabile del settore interessato alla singola pratica attraverso le seguenti informazioni: a) categoria e classe del titolario di classificazione b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale) c) oggetto del fascicolo d) data di apertura e) ufficio a cui è assegnato f) responsabile del procedimento g) livello di riservatezza h) tempo di conservazione. Articolo 6.2 Processo di formazione dei fascicoli In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, il responsabile del Settore interessato di cui all art. 6.1, stabilisce, consultando le funzioni del protocollo informatico, o il repertorio delle Classi, se esso si colloca nell ambito di un affare o di procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento. Se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione viene rimesso al predetto responsabile del settore competente che ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo. Nel caso di documenti informatici il sistema provvede automaticamente all assegnazione della categoria e classe. Tipologia e durata dei fascicoli I fascicoli si dividono nelle seguenti tipologie e la loro durata è strettamente connessa alla natura dell'affare o del procedimento amministrativo: fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi fascicoli relativi al personale dell'amministrazione. Repertorio dei fascicoli I fascicoli identificati nel repertorio delle classi, costituiscono lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli istruiti all'interno di ciascun titolo del titolario.
Il repertorio rappresenta in concreto i documenti che sono o sono stati gestiti dall'amministrazione, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1 gennaio e termine il 31 dicembre di ciascun anno. Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi I fascicoli relativi ad affari o a procedimenti amministrativi sono istruiti nella più stretta osservanza del titolario di classificazione. Pertanto, ciascun fascicolo contiene soltanto documenti identificati con la medesima classificazione. Ne consegue, logicamente, che non possono afferire al medesimo fascicolo documenti aventi diversa classificazione. La durata del fascicolo è stabilita dal responsabile del Settore interessato, sulla base della natura dell'affare o del procedimento amministrativo trattato. Si può parlare di fascicoli relativi ad affari di ordinaria amministrazione, detti annuali in quanto gestibili per anno solare, oppure si può essere in presenza di fascicoli la cui durata coincide necessariamente con quella del procedimento che può estendersi anche nell'arco di più anni solari (per esempio la costruzione di un immobile, la gestione del mandato di un organo dell'amministrazione, etc.). Il fascicolo viene chiuso all'esaurimento dell'affare o al termine del procedimento amministrativo. La data di chiusura si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto o ricevuto. Fascicoli relativi al personale dell'amministrazione Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo, aperto al momento dell'assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro (anche se la produzione/ricezione di documenti si può protrarre nei mesi o negli anni a seguire). A differenza dei fascicoli degli affari ordinari, il fascicolo del personale contiene documenti che riportano classificazione diversa, ma sempre riferita alla gestione della carriera della medesima persona. I fascicoli del personale costituiscono una serie archivistica, da conservare in ordine alfabetico per cognome e nome. Articolo 6.3 Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente I fascicoli dell'archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di Settore e conservati, fino al trasferimento nell'archivio di deposito, presso gli uffici di competenza a cui sono state assegnate le pratiche. SEZIONE 7 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DESTINATI ALL'ESTERNO Articolo 7.1 Spedizione dei documenti cartacei I documenti da spedire sono trasmessi all ufficio protocollo per eseguire le operazioni di registrazione, completi del timbro e della firma autografa del responsabile, nonché delle eventuali indicazioni necessarie ad individuare il procedimento amministrativo di cui fanno parte. I documenti devono pervenire in originale da inviare e in minuta da conservare agli atti degli uffici di competenza i quali sono tenuti ad inserirli nei rispettivi fascicoli e, debitamente, a conservarli. L ufficio protocollo provvede alla classificazione. La procedura sopra descritta potrà essere eseguita anche da parte di altri uffici che verranno individuati appositamente ed abilitati alla protocollazione in uscita dei documenti, condividendo il sistema di software sulla rete. All ufficio protocollo competono inoltre le operazioni di intestazione della busta, imbustamento, pesatura ed affrancatura, mentre resta a carico dell ufficio produttore del documento, la compilazione di eventuali moduli di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere, altri particolari mezzi di spedizione). Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate dal responsabile del Settore Affari Generali e dall operatore del protocollo. Spedizioni di grandi quantità di corrispondenza devono essere concordate con il servizio protocollo in modo tale che non creino un imprevisto maggiore carico di lavoro. Articolo 7.2 Spedizione dei documenti informatici
La spedizione dei documenti, dopo essere stati protocollati, avviene secondo i seguenti criteri generali: sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario abilitato alla ricezione della posta per via telematica; per la spedizione l Amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata; dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti dall ente certificatore prescelto (art. 27, comma 3, DPR 445/00). Quando si utilizza la PEC, gli uffici trasmettono i documenti informatici in partenza all indirizzo elettronico dell ufficio protocollo che esegue le operazioni di classificazione e fascicolazione. L ufficio protocollo provvede ad effettuare l invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale nonché a verificare l avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica e ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo. Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici, gli addetti alla spedizione si attengono a quanto prescritto dall articolo 17, comma 1, DPR 445/00. Per la spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera trasmissione di informazioni, senza che a queste l Amministrazione riconosca un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi. Per quanto non specificato si rimanda agli artt. 3.2 e 4.13 del presente. Articolo 7.3 Spedizioni con destinatari multipli Nel caso di spedizioni con destinatari multipli superiori a dieci si potrà inserire nel campo del destinatario la dicitura Destinatari diversi, elenco nel fascicolo. L elenco dei destinatari deve essere unito al documento e registrato come allegato nel sistema di protocollo. Sull elenco si riporta la segnatura di protocollo. SEZIONE 8 SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO Articolo 8.1 Documenti soggetti a scansione I documenti su supporto cartaceo, di formato inferiore o uguale all A4, dopo le operazioni di registrazione, classificazione e segnatura, possono essere acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner. Articolo 8.2 Processo di scansione Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione; verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei; collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile; memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile; l unitarietà è garantita dal sistema mediante l indice di classificazione e il numero di repertorio della categoria e classe. SEZIONE 9 CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI Articolo 9.1 Memorizzazione dei documenti informatici I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. Le rappresentazioni digitali dei documenti su supporto cartaceo, acquisite con l ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione. Articolo 9.2
Trasferimento dei fascicoli nell archivio di deposito All inizio di ogni anno i responsabili di ogni Settore, individuano, per ogni ufficio, i fascicoli da versare all archivio di deposito, in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, dandone formale comunicazione scritta con apposito elenco al responsabile operativo del Servizio Protocollo, gli stessi provvedono al loro trasferimento e compilano o aggiornano il repertorio/elenco delle categorie e classi con gli appositi fascicoli. Delle operazioni di trasferimento è lasciata traccia documentale (Allegato 2 Piano di conservazione dei documenti ). Il responsabile provvede, sentiti i responsabili dei servizi, a trasferire i fascicoli informatici ed a versarli nelle unità informatiche di conservazione come previsto dal Piano di conservazione. Articolo 9.3 Selezione e conservazione dei documenti cartacei All inizio di ogni anno i responsabili di Settore, prima del trasferimento nell archivio di deposito dei nuovi fascicoli ed in base al massimario di scarto, effettuano la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e attivano il procedimento amministrativo di scarto documentale. I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell archivio storico per la conservazione permanente secondo il Piano di conservazione. Articolo 9.4 Selezione e conservazione dei documenti informatici Il responsabile del servizio operativo provvede, in collaborazione con il responsabile dei Servizi Informatici nonchè con la ditta incaricata della gestione dei servizi informatici e con il supporto della tecnologia disponibile, a mantenere i documenti informatici selezionati per la conservazione permanente secondo il Piano di conservazione, con l avvertenza di controllare secondo la periodicità stabilita dal responsabile del servizio informatico, la leggibilità dei documenti stessi. Si applicano in ogni caso, per l archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali e le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. Articolo 9.5 Salvataggio della memoria informatica (archivio informatico) Alla fine di ogni giorno sono create copie di backup della memoria informatica dell ente, che verranno poi versate su supporti di memorizzazione rimovibili e conservati secondo quanto previsto dal Piano di conservazione. Per quanto non specificato si rimanda all art. 2.3 dell allegato 2 Piano di conservazione e al DPS. SEZIONE 10 ACCESSO Articolo 10.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all Amministrazione La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l uso di profili e password. L operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame; altrimenti il sistema applica automaticamente l inserimento di un livello standard predeterminato. In modo analogo, al momento dell apertura di un nuovo fascicolo deve esserne determinato il livello di riservatezza. Il livello di riservatezza applicato a un fascicolo si estende a tutti i documenti che ne fanno parte. In particolare un documento con livello minore di quello del fascicolo assume il livello del fascicolo di inserimento, mentre mantiene l eventuale livello maggiore. Per quanto riguarda i documenti riservati si rimanda al Regolamento per la disciplina dei procedimenti amministrativi e dell accesso che in generale regola tutte le possibilità di accesso, consultazione e riproduzione dei documenti. SEZIONE 11 NORME FINALI Articolo 11.1 Funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti La procedura applicativa del protocollo informatico utilizzato dall'amministrazione e fornito dalla ditta incaricata è conforme a tutti i requisiti prescritti dal DPR n. 445/2000, come da certificazione agli atti.
Articolo 11.2 Approvazione Pubblicazione e divulgazione Il presente manuale viene approvato dalla Giunta Comunale. Il nuovo Titolario che dovrà essere applicato unitamente a tutte le norme collegate a questa, entrato in vigore il 1 gennaio 2009. Viene effettuata pubblicazione sul sito internet del Comune ed inviato in copia alla competente Soprintendenza archivistica per la Lombardia per i provvedimenti di competenza. Articolo 11.3 Revisione Il presente manuale è rivisto, ordinariamente, ogni due anni su iniziativa del responsabile del Servizio. La modifica o l aggiornamento di uno o tutti i documenti allegati al presente manuale non comporta la revisione del manuale stesso. Qualora se ne presenti la necessità si potrà procedere a revisione del manuale anche prima della scadenza prevista. ALLEGATI 1. Glossario 2. Piano di conservazione dei documenti 2.a Titolario 2.b Massimario di selezione 3. Regole per l'inserimento dei dati nell'anagrafica 4. Registro di emergenza 5. Provvedimento di autorizzazione per annullamento numeri di protocollo 6. Linee guida per le pubblicazioni all albo on line
ALLEGATO 1 GLOSSARIO Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi
Ai fini del presente manuale s'intende: a) per Amministrazione, il Comune di Viggiù; b) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall'amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato che coincide con l intera struttura dell Ente; c) per responsabile, quando non meglio specificato, s'intende il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; d) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa; e) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevati; f) per firma digitale, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite le chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; g) per gestione dei documenti, l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall'amministrazione, nell'ambito del sistema di classificazione adottato; h) per sistema di gestione informatica dei documenti, l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall'amministrazione per la gestione dei documenti; i) per segnatura di protocollo, l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso; j) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; k) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente ed alla consultazione da parte del pubblico; l) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico; m) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell'analisi delle competenze dell'amministrazione, al quale Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi
deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell'attività svolta; n) per piano di conservazione degli archivi; il piano, integrato con il sistema di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali; o) per fascicolo, l'unità archivistica indivisibile di base che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare; p) per classificazione, l'operazione che consente di organizzare in documenti, in relazione alle funzioni ed alle modalità operative dell'amministrazione, in base al titolario di classificazione; q) per fascicolazione, l'operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi; r) per assegnazione, l'operazione di individuazione dell'ufficio competente per la trattazione del procedimenti amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono; s) per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l'operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso; t) per archiviazione ottica, l'operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico; u) per testo unico, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, pubblicato con DPR 28 dicembre 2000 n. 445; v) per servizio, il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi
ALLEGATO 2a TITOLARIO Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi
TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE I Amministrazione generale 1. Legislazione e circolari esplicative 2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica 3. Statuto 4. Regolamenti 5. Stemma, gonfalone, sigillo 6. Archivio generale 7. Sistema informativo 8. Informazioni e relazioni con il pubblico 9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi 10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale 11. Controlli interni ed esterni 12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna 13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti 14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali 15. Forme associative e partecipative per l esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni 16. Area e città metropolitana 17. Associazionismo e partecipazione Repertori Registro protocollo Registro dell'albo Pretorio Registro delle notifiche Ordinanze emesse dal Sindaco: serie con repertorio Decreti emessi dal Sindaco: serie con repertorio Ordinanze emanate dai dirigenti Determinazioni dei dirigenti Deliberazioni del Consiglio Comunale Deliberazioni della Giunta Comunale Contratti Atto rogati dal Segretario Comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa - II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia 1. Sindaco 2. Vice-Sindaco 3. Consiglio 4. Presidente del Consiglio 5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio 6. Gruppi consiliari 7. Giunta 8. Commissario prefettizio e straordinario 9. Segretario e Vice-segretario 10. Direttore generale e dirigenza 11. Revisori dei conti 12. Difensore civico 13. Commissario ad acta 14. Organi di controllo interni 15. Organi consultivi Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi
16. Consigli circoscrizionali 17. Presidente dei Consigli circoscrizionali 18. Organi esecutivi circoscrizionali 19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali 20. Segretari delle circoscrizioni 21. Commissario ad acta delle circoscrizioni 22. Conferenza dei Presidenti di quartiere III Risorse umane 1. Concorsi, selezioni, colloqui 2. Assunzioni e cessazioni 3. Comandi e distacchi; mobilità 4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni 5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro 6. Retribuzioni e compensi 7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo 8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro 9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo 10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza 11. Servizi al personale su richiesta 12. Orario di lavoro, presenze e assenze 13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari 14. Formazione e aggiornamento professionale 15. Collaboratori esterni Serie Fascicoli del personale: un fascicolo per ogni dipendente o assimilato Repertorio Registro infortuni Verbali dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza IV Risorse finanziarie e patrimonio 1. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (/PEG) 2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni) 3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento 4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento 5. Partecipazioni finanziarie 6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili 7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi 8. Beni immobili 9. Beni mobili 10. Economato 11. Oggetti smarriti e recuperati 12. Tesoreria 13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate 14. Pubblicità e pubbliche affissioni Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi