CAMERA DI COMMERCIO DI LUCCA COME PREDISPORRE LA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL BILANCIO DI ESERCIZIO 1) IL FORMATO DEI DIVERSI DOCUMENTI ELETTRONICI A) SOGGETTI OBBLIGATI AL DEPOSITO DEL BILANCIO IN FORMATO XBRL La pratica si compone come segue: a) il prospetto contabile e la nota integrativa codificato esclusivamente in formato XBRL sulla base della vigente tassonomia; b) tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio la relazione sulla gestione, la relazione del collegio sindacale, il giudizio del revisore contabile ed il verbale di approvazione dell assemblea, saranno allegati alla pratica in formato PDF/A. Il bilancio in formato PDF/A (preferibilmente formato da un unico file contente stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa oppure formato da due files separati uno per il prospetto contabile ed uno per la nota integrativa) deve essere aggiunto alla pratica di deposito solo nel caso in cui la vigente tassonomia non sia sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e verità di cui all art. 2423 c.c., per la formazione del progetto di bilancio da sottoporre all approvazione assembleare. ATTENZIONE: alcuni programmi consentono di allegare un unico file in PDF/A composto di prospetto contabile e nota integrativa (ad esempio Fedra codificato con B00) che si sostituirà in consultazione alla visualizzazione del bilancio XBRL. Altri programmi, come BILANCI ON LINE, non permettono l allegazione di un unico file di bilancio in PDF/A, bensì l allegazione di due file che devono necessariamente essere indicizzati come PC (prospetto contabile), NI (nota integrativa) per sostituirsi alla visualizzazione dell XBRL in consultazione nazionale. Il sistema consente anche di allegare la sola nota integrativa in formato PDF/A (NI), quando si ritiene che solo questa non sia sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale. In questo caso in consultazione nazionale sarà visualizzabile il prospetto contabile generato dall XBRL e la nota integrativa così come depositata in PDF/A. B) SOGGETTI NON OBBLIGATI AL DEPOSITO DEL BILANCIO IN FORMATO XBRL La pratica si compone come segue: a) il bilancio costituito da prospetto contabile e nota integrativa dovrà essere depositato in formato PDF/A; b) tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio la relazione sulla gestione, la relazione del collegio sindacale, il giudizio del revisore contabile ed il verbale di approvazione dell assemblea, saranno allegati alla pratica in formato PDF/A N.B: la causa di esenzione dall obbligo del deposito del bilancio in formato XBRL viene dichiarata nella modulistica optando per una delle scelte predefinite. I soggetti che redigono i bilanci in base ai principi contabili internazionali IAS/IFRS, sono esonerati dalla presentazione del bilancio in formato XBRL. Ai fini dell esonero dall adempimento pubblicitario del bilancio in formato XBRL, gli amministratori devono evidenziare nella nota 1
integrativa la dichiarazione in modo esplicito e senza riserve, ai sensi del principio contabile internazionale IAS 1, la piena conformità a tutti i principi contabili internazionali in vigore al momento di formazione del bilancio d esercizio. 2) LA SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI Il bilancio XBRL e tutti i documenti allegati (verbali, relazioni, ecc.) devono essere sottoscritti digitalmente. CHI PUÒ PRESENTARE LA PRATICA E FIRMARE I RELATIVI DOCUMENTI? A) Il legale rappresentante della società (compreso il liquidatore della società). In tal caso lo stesso soggetto è l unico che può firmare anche i documenti che compongono il bilancio. Inoltre nella modulistica dovranno essere indicate le generalità del legale rappresentante che poi procede alla sottoscrizione. Tuttavia, se il legale rappresentante della società si avvale della collaborazione di un intermediario ai fini della spedizione telematica, anche questi dovrà sottoscrivere digitalmente la distinta di presentazione della pratica (che quindi sarà sottoscritta da due soggetti). L intermediario non dovrà invece sottoscrivere i singoli documenti. B) Il professionista incaricato ai sensi dell articolo 31, commi 2 quater e 2 quinquies della legge 24 novembre 2000 n. 340. In questo caso bilancio e relativi allegati devono essere sottoscritti digitalmente dal solo professionista incaricato. Il professionista deve rendere la seguente dichiarazione nella modulistica (per FEDRA: nel modello XX-Note): Il sottoscritto (nome e cognome)nato a ------------- il -----------, iscritto all'albo dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili della provincia di... al n...., dichiara. ai sensi degli artt. 46 e 47 del dpr 445/2000, di non avere provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall'esercizio dell'attività professionale e di stato incaricato dal legale rappresentante pro tempore della società all assolvimento del presente adempimento pubblicitario ai sensi dell'art. 31 commi 2 quater e 2 quinquies della L. 340/2000. New C) Il procuratore. In questo caso alla pratica devono essere allegati come files separati: a) modello di procura che deve essere scaricato dal sito camerale nella sezione bilanci novità campagna bilanci 2016 e sottoscritto con la firma digitale del procuratore (NB: la procura deve essere sottoscritta con firma autografa dai legali rappresentanti della società acquisita tramite scansione ottica ed allegata alla pratica in un file separato. Per chi usa il programma Fedra la procura deve essere indicizzata con il codice E21, mentre nella procedura Bilanci on line deve essere scelta la dicitura altro ) b) copia del di identità di coloro che sottoscrivono il modello procura con firma autografa (questa va sempre presentata in un file separato dal procura ed indicizzata per chi usa il programma Fedra con il codice E20, mentre nella procedura Bilanci on line deve essere scelta la dicitura di riconoscimento) 2
3) LA REDAZIONE DEI DOCUMENTI. Il verbale di assemblea, la relazione sulla gestione, la relazione del collegio sindacale e gli altri eventuali allegati al bilancio devono: contenere l indicazione circa la modalità di esazione dell imposta di bollo; riportare gli estremi di identificazione della società (denominazione, codice fiscale, ecc ); indicare la data in cui è stata apposta la firma autografa; indicare il nome dei firmatari che hanno apposto la loro firma autografa sul originale e la qualifica rivestita nella società; riportare la numerazione delle ; contenere in calce al la dicitura della conformità all originale Queste regole devono essere seguite anche per il bilancio presentato in formato PDF/A dai soggetti non obbligati al formato XBRL, ovvero da coloro che ritengono le tassonomie XBRL non sufficienti a rappresentare la situazione contabile della società, quando quindi in assemblea è stato approvato un bilancio che differisce dalla rappresentazione a stampa del bilancio XBRL. In particolare le dichiarazioni di conformità da apporre su gli allegati al bilancio XBRL ovvero in caso di bilancio depositato anche in formato in PDF/A New N.B: Quando la pratica di bilancio non è presentata dal commercialista esperto contabile incaricato, tutti questi documenti devono essere sempre acquisiti tramite scansione ottica dall originale analogico sottoscritto con firma autografa dal soggetto legittimato. In calce a questi documenti andrà apposta la seguente dicitura di conformità: Il sottoscritto (nome e cognome)nato a ------------- il -----------, dichiara, consapevole delle responsabilità previste ex art. 76 del D.P.R.445/2000 in caso di falsa e mendace dichiarazione resa ai sensi dell articolo 47 del medesimo decreto, che il presente è stato prodotto mediante scansione ottica dell originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso ed il originale ai sensi dell art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014. Quando la pratica di bilancio è presentata dal commercialista esperto contabile incaricato i documenti possono essere prodotti mediante scansione dall originale analogico, ovvero tramite copia informatica in PDF/a del generato tramite programma di videoscrittura che riproduce il contenuto del originale. In calce a questi documenti andrà apposta la seguente dicitura di conformità: il sottoscritto (nome e cognome) ai sensi dell art. 31, comma 2 quinquies della L. 340/2000, dichiara che il informatico è conforme all originale depositato presso la società. La dicitura relativa alla conformità deve essere apposta al termine del In particolare le dichiarazioni di conformità da apporre sul bilancio XBRL New : regole da seguire quando si ritiene che le tassonomie XBRL siano sufficienti a rappresentare la situazione contabile della società e non si allega quindi altro riferito al bilancio (prospetto contabile o nota integrativa in formato PDF/A). 3
1) pratica presentata dal legale rappresentante /liquidatore della società Nessuna dicitura 2) pratica presentata dal Dott. Commercialista/ Rag. Incaricato Il sottoscritto (nome e cognome) ai sensi dell art. 31, comma 2 quinquies della L. 340/2000, dichiara che il informatico in formato XBRL è conforme all originale depositato presso la società. 3) pratica presentata dal procuratore Il sottoscritto (nome e cognome) nato a------- il----------, che, in qualità di procuratore, sottoscrive con firma digitale la copia informatica del presente, consapevole delle responsabilità penali di cui all art. 76 del D.P.R. 445/2000 dichiara ai sensi degli artt. 46 e 47 del dpr 445/2000 che il informatico in formato XBRL corrisponde al informatico consegnatogli dal legale rappresentante della società per l espletamento degli adempimenti pubblicitari. In particolare le dichiarazioni da aggiungere in caso di deposito anche del bilancio depositato in formato in PDF/A per le società non esonerate dall XBRL Si deve indicare la ragione del doppio inserendo la seguente dichiarazione: Si dichiara che lo stato patrimoniale, il conto economico e/o la nota integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall art. 2423 C.C. La dichiarazione deve essere inserita : nel file XBRL: nella sezione Nota integrativa parte finale (tag XBRL utcc-ci: DichiarazioneConformita in calce alla nota integrativa in formato PDF/A (ciò consente a chi consulta solo il bilancio cartaceo di capire perché questo differisce dalla rappresentazione a stampa del file XBRL) Si ricorda comunque di inserire anche le diciture relative alla conformità degli atti come in precedenza evidenziato. In particolare la dichiarazione relativa all assolvimento della imposta di bollo In mancanza di dichiarazione relativa all esenzione dall assolvimento dell imposta di bollo, su ciascun deve essere apposta apposita dicitura relativa all assolvimento dell imposta di bollo: - se l imposta è assolta in entrata dalla CCIAA di Lucca al momento della protocollazione, la dicitura è la seguente: Autorizzazione all esazione del bollo virtuale n.26656 del 30.06.2014 A.E. Dir. Reg. Toscana Direzione Regionale delle entrate Sezione distaccata di Lucca (nel caso di bilancio depositato presso altra CCIAA riportare l autorizzazione attribuita a quella Camera di Commercio). - se lo studio o la società disponga di propria autorizzazione, inserire gli estremi della propria autorizzazione. La CCIAA di Lucca richiede anche per il file in xbrl questa dichiarazione, preferibilmente da inserirsi nella sezione Nota integrativa parte finale (tag XBRL utcc-ci: DichiarazioneConformita ) 4
In particolare la dichiarazione relativa alla distribuzione degli utili Se il verbale assemblea di approvazione del bilancio prevede la distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, in calce al informatico apporre la seguente dicitura: Registrazione effettuata presso l ufficio delle entrate di in data. al n. oppure Registrazione effettuata presso l ufficio delle entrate di in data in corso di registrazione. N.B.: La presenza di utili deve essere evidenziata anche nella modulistica di presentazione della pratica. In particolare la dichiarazione per le cooperative relativa al versamento del tre per cento degli utili annuali In calce al verbale di assemblea per le cooperative che effettuano il versamento del tre per cento degli utili annuali dovrà essere inserita la seguente dicitura: Versamento contributi effettuato con modello F24 in data.. per un importo di.. oppure Il Versamento contributi sarà effettuato con modello F24 (bonifico, ecc indicare la tipologia). 4) LA VERIFICA DELLA CORRETTEZZA DEI FORMATI Consigliamo di effettuare una verifica circa la corretta elaborazione dei file in formato xbrl (tassonomia 2015-12-14) e PDF/A prima di firmarli digitalmente e allegarli alla pratica. Per la validazione sono rese disponibili sul sito telemaco - strumenti software -strumenti on line - apposite funzioni di verifica sia per il formato PDF/a che per il formato XBRL. Le stesse funzionalità sono accessibili dal Sito camerale (www.lu.camcom.it) Sto cercando.- deposito bilanci servizio TEBENI 5
6) RIEPILOGO INDICIZZAZIONE DEI DOCUMENTI per utilizzatori sw fedra Bilanci in formato xbrl La presentazione in formato XBRL è prevista per le istanze di deposito dei bilanci individuati dall elenco seguente: - Bilanci ordinari... (codice atto 711) - Bilanci abbreviati...(codice atto 712) - Bilanci consolidati d'esercizio...(codice atto - 713) - Bilanci patrimoniali dei consorzi....(codice atto - 720) - Bilanci patrimoniali dei contratti di rete....(codice atto - 722) Bilancio B06 XBRL (calcolo automatico) SI Verbale assemblea V01 PDF/A DA 1 A SI Relazione sulla gestione Relazione del collegio sindacale R05 R06 PDF/A DA 1 A SI PDF/A DA 1 A SI Firma digitale N.B: Indipendentemente dal codice tipo continuare ad indicare sempre lo stesso codice atto anche per gli allegati (ad esempio 711) Bilanci in formato PDF/A (eventuale, quando si ritiene necessario il doppio deposito) Fermo rimanendo la presenza del file in XBRL è possibile: 1) aggiungere anche Prospetto contabile PC PDF/A DA 1 A SI Nota Integrativa NI PDF/A DA 1 A... SI Firma digitale 2) sostituire i due files per il prospetto contabile e la nota integrativa in PDF/A con un unico file che rappresenta tutto il bilancio Prospetto contabile e nota integrativa B00 che poi si scompone in PC e NI PDF/A B00 DA 1 A PC pagina finale NI pagina iniziale SI Firma digitale 6
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Bilanci esonerati dal formato XBRL Si precisa che la causa dell esonero deve essere specificata nella modulistica Codici atti: - Bilanci ordinari (codice atto 711) - Bilanci abbreviati (codice atto 712) - Bilanci consolidati d'esercizio (codice atto - 713) - Bilanci patrimoniali di consorzi (codice atto - 720) Sono possibili due casi : Il bilancio in PDF/A è costituito da due file Prospetto contabile PC PDF/A DA 1 A SI Nota integrativa NI PDF/A DA 1 A SI Verbale assemblea V01 PDF/A DA 1 A SI Relazione sulla gestione Relazione del collegio sindacale R05 R06 PDF/A DA 1 A SI PDF/A DA 1 A SI Firma digitale Il bilancio in PDF/A è costituito da un unico file: Prospetto contabile e nota integrativa B00 che poi si scompone in PC e NI PDF/A B00 DA 1 A PC pagina finale NI pagina iniziale SI Firma digitale 7) ASSISTENZA Orario di apertura dello sportello, servizio presente solo sulla sede di Lucca: Lunedì, Mercoledì e Venerdì dalle ore 9,00 alle ore 13,00 Lunedì e Mercoledì pomeriggio: dalle ore 15.00 alle ore 16.00 Assistenza via e-mail: bilanci@lu.camcom.it Assistenza telefonica: 0583/976453 dal lunedì al venerdì dalle ore 11.00 alle ore 13.00 e il lunedì e mercoledì anche dalle ore 15.00 alle ore 16.00 Assistenza tecnica generazione istanza XBRL e su validazione file XBRL : - call center tecnico 199.50.20.10 8