Apporre marca da bollo da 14,62 SERVIZIO ACQUISIZIONE, ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELLE RISORSE MATERIALI Feltre, 5 febbraio 2013 Prot. n. 2894 Classificazione I.6 Spett.le Sined Srl Via XXV Aprile, 34/a 40057 CADRIANO DI GRANAROLO (BO) e, p.c. Dott. Mario Imparato S E D E OGGETTO: contratto triennale di manutenzione ed assistenza full risk per il sistema informatico (hardware e software) in uso presso l Unità Operativa di Nefrologia e Dialisi dell ULSS n. 2 di Feltre. Vs. rif.: 120.515-V4.CdM12-14. CIG ZF005EEBEA. Con la presente si conferma l adesione al contratto in oggetto per il periodo dal 01.01.2012 al 31.12.2014. Canone annuale. 11.770,00, oltre IVA 21% pari ad. 2.471,70 per un importo totale di. 14.241,70, ed un importo complessivo nel triennio di. 42.725,10, compreso IVA. Al fine della regolarizzazione della pratica si chiede la presentazione, entro 10 gg. dal ricevimento della presente, dei seguenti documenti: - Certificato di iscrizione alla C.C.I.A.A. non scaduto con la specifica dicitura antimafia ai sensi dell art. 9 del DPR 252/98; - Dichiarazione sostitutiva di certificazione da restituire debitamente compilata e sottoscritta; - Modello Informazioni sui rischi specifici compilato a pag. 3 e 4 e sottoscritto; - La presente comunicazione bollata ogni 4 pagine e sottoscritta per accettazione. La fornitura è regolata dalle seguenti condizioni: Art. 1. Oggetto Le presenti condizioni contrattuali costituiscono integrazione, sostituzione, modifica o specificazione di quelle contenute nel contratto di manutenzione e assistenza che in versione standardizzata vengono proposte dal fornitore del servizio. Tali condizioni integrative, sostitutive, modificative o specificative prevalgono su quelle contenute nel contratto standard di manutenzione ed assistenza che siano in contrasto o peggiorative. Oggetto del contratto è la manutenzione e assistenza full risk (comprensiva di n. 2 (due) interventi all anno di manutenzione preventiva, aggiornamenti periodici dell archivio farmaci, backup quotidiani dei dati e la sostituzione delle apparecchiature hardware non riparabili) che garantisce illimitatamente la funzionalità operativa e la piena efficienza dei seguenti sistemi hardware e software installati presso l Unità Operativa Complessa di Nefrologia e Dialisi dell ULSS n. 2 di Feltre:
- n. 1 Licenza del software applicativo di monitoraggio EXPERT-SUPERVISORE; - n. 18 Licenze client del software applicativo EXPERT-TERMINAL; - n. 18 Licenze client del software applicativo EXPERT-VIEW; - n. 1 Licenza server del software applicativo di cartella clinica MEDWARE; - n. 19 Licenza client del software applicativo MEDWARE; - n. 20 Dispositivi Instrument Adaprer per il monitoraggio dei Letti-Bilancia elettronici; - n. 1 Modulo interfacciamento software all Anagrafica Ospedaliera; - n. 1 Modulo di interfacciamento software al Laboratorio Analisi DN-Lab, via Repository Solinfo; - n. 2 Computer Server DELL PowerEdge; - n. 2 Licenze MS Windows Server 2003 R2 Standard Editinon; - n. 1 Licenza SQL 2005 Server; - n. 15 Licenze MS Client Access License (CAL); - n. 15 Licenze MS Client Access License TSE (CAL); - n. 1 Monitor DELL LCD 17 ; Art. 2. Tipologia del contratto e copertura E richiesta una manutenzione/assistenza di tipo full risk. Le attività di manutenzione e assistenza devono comprendere: - la manutenzione evolutiva; - la manutenzione adeguativa (con riferimento sia alla legislazione nazionale che regionale); - la manutenzione correttiva su chiamata; - la manutenzione preventiva mediante n. 2 giornate di intervento all anno; - la manutenzione ordinaria; - la riparazione ordinaria; - la formazione; - l aggiornamento periodico dell archivio farmaci; - backup quotidiani dei dati; - la sostituzione delle apparecchiature hardware non riparabili (elencate nell art.1) con dispositivi nuovi di fabbrica, dalle caratteristiche tecniche pari o superiori, in base allo stato dell arte attuale al momento della sostituzione. L assistenza deve essere garantita mediante l assistenza telefonica illimitata (Help Desk Telefonico), l assistenza on site, l assistenza presso la sede dell impresa e la tele assistenza per la soluzione dei problemi e per il supporto all utilizzo del sistema. L impresa deve fornire i servizi richiesti in qualità di unico referente per il sistema informatico costituito dal software applicativo e da tutte le componenti hardware e software di base e di ambiente sopra descritte. Art. 3. Modalità della chiamata, copertura servizio e tempistica intervento 3.1. Premessa Gli interventi per la soluzione dei problemi devono avvenire secondo quanto di seguito indicato e devono comportare, entro i tempi previsti, la soluzione dei problemi fino al completo ripristino del perfetto funzionamento del sistema. Tutte le attività di manutenzione, come sopra specificato rientrano nel canone del contratto. Per i malfunzionamenti ed i danni causati da un non corretto uso delle apparecchiature e/o del software da parte del personale dell ULSS, saranno richieste attività di intervento straordinarie necessarie per la soluzione del problema; tali interventi straordinari dovranno essere effettuati a seguito di accettazione da parte dell Ulss di offerta economica emessa
dall impresa e fatturati a consuntivo. La soluzione dei problemi causati da una carenza di controlli sui dati di input da parte del software applicativo rientra nel canone del contratto. 3.2. Attivazione della chiamata La chiamata viene attivata: - su richiesta dell ULSS (Servizio Nefrologia e Dialisi o Servizio Informatica); - su richiesta dell impresa. In tal caso l impresa dovrà informare l ULSS sui motivi dell intervento, sui problemi a cui viene data soluzione ed il tempo necessario. Le modalità di esecuzione e la data dell intervento dovranno essere concordate con l ULSS. L attivazione delle chiamate, nelle fasce orarie previste al paragrafo 3.3 Periodo Copertura e nel rispetto dei tempi previsti al punto 3.4 Tempi di intervento può avvenire secondo una delle seguenti modalità: 1. chiamata telefonica (da parte del referente del servizio informatizzato o di un referente del Servizio Informatica); 2. fax 24x7X365; 3. e-mail 24x7x365; 4. apposito software (attivo 24x7x365) per la segnalazione e gestione dei problemi; 5. eventuali sistemi di allarme (attivi 24x7x365); Per le modalità previste ai punti 2, 3, 4 e 5 di cui sopra qualora la segnalazione arrivi al di fuori della fascia di copertura, l impresa provvede a rilevare la chiamata non appena riprende l erogazione del servizio come previsto. Sono da considerare richieste di intervento anche le situazioni anomale che il personale dell impresa avesse comunque modo di rilevare, ad esempio in occasione dell esecuzione degli interventi. L impresa mette a disposizione il Servizio Assistenza Clienti tel. 051/6048888 fax 051/6048812 e-mail: service@sined.it a partire dalla data di decorrenza del contratto. L impresa deve inoltre indicare il nominativo del referente per tutti gli aspetti relativi agli interventi di manutenzione e assistenza previsti dal contratto. 3.3. Periodo copertura Giornate lavorative (dal lunedì al venerdì)dalle ore 9.00 alle ore 18.00 3.4. Tempi di intervento Manutenzione Correttiva (hardware e software): Help Desk Teleassistenza interventi onsite apparecchiature sostitutive Problema di tipo bloccante - Primo contatto telefonico ed eventuale inizio dell'intervento in assistenza telefonica e/o teleassistenza nel più breve tempo possibile e comunque entro un ora solare dalla chiamata. - Inizio intervento on-site nel più breve tempo possibile e comunque entro 6 ore solari dalla chiamata; tempi di intervento maggiori dovranno essere concordati con il responsabile dell Unità Operativa Complessa di Nefrologia e Dialisi. L'intervento in caso di problemi bloccanti dovrà essere eseguito senza soluzione di continuità fino alla sua risoluzione nei tempi specificati. Problema di tipo non bloccante - Primo contatto telefonico entro un ora solare dalla chiamata ed eventuale inizio dell'intervento in assistenza telefonica e/o teleassistenza nel più breve tempo possibile e comunque entro 8 ore lavorative dalla chiamata; tempi di intervento maggiori dovranno essere concordati con il responsabile dell Unità Operativa Complessa di Nefrologia e Dialisi.
- Inizio intervento on-site nel più breve tempo possibile e comunque entro 8 ore lavorative dalla chiamata; tempi di intervento maggiori dovranno essere concordati con il responsabile dell Unità Operativa Complessa di Nefrologia e Dialisi. L'impresa deve notificare al responsabile dell Unità Operativa Complessa di Nefrologia e Dialisi, non appena la valutazione del malfunzionamento lo consentirà, il tempo previsto per la soluzione del problema. Manutenzione adeguativa ed evolutiva: Nei termini concordati tra ULSS ed Impresa e comunque entro il termine richiesto da specifiche normative, regolamenti e/o ordinamenti, ecc. nazionali e regionali (adeguativa). Gli interventi in loco non finalizzati ad eliminare malfunzionamenti (aggiornamenti periodici del software; assistenza ordinaria; istruzione del personale; ecc.) dovranno essere pianificati con congruo anticipo (di norma non meno di 10 giorni). 3.5. Tempi di soluzione dei problemi Nel più breve tempo possibile ed entro 24 ore solari dalla chiamata per i problemi bloccanti. Se il problema bloccante riguarda i server e se il tempo di riparazione previsto supera le 24 ore solari, l impresa dovrà mettere a disposizione apparecchiature sostitutive, provvedere alla loro installazione e configurazione ed effettuare tutte le altre azioni necessarie per il ripristino del perfetto funzionamento dei sistemi hardware e software oggetto del contratto. Nel più breve tempo possibile ed entro 16 ore lavorative dalla chiamata per i problemi non bloccanti, tempi di soluzione maggiori dovranno essere concordati con il responsabile dell Unità Operativa Complessa di Nefrologia e Dialisi. 3.6. Modalità di esecuzione L ULSS e l impresa concorderanno in merito alle modalità di assistenza/manutenzione la soluzione più opportuna tra on site, on site con apparecchiatura sostitutiva, tele assistenza, assistenza telefonica o presso la sede SINED per la soluzione del problema. Nel caso di riparazione di dispositivi hardware presso la sede dell Impresa, le spese di spedizione e rispedizione dei dispositivi da riparare o manutenere sono a totale carico dell impresa stessa. L impresa si rende garante dei propri collaboratori, anche per quanto concerne l utilizzo di profili/password critici (es.: amministratore di rete, ecc.), dovrà attenersi alle direttive che saranno impartite dall ULSS, anche al fine di non recare intralcio alle attività sanitarie e dovrà rispettare eventuali regolamentazioni dell ULSS relative all accesso alle aree ospedaliere e agli spostamenti al loro interno. I dipendenti dell impresa dovranno essere dotati degli strumenti e materiali necessari per il regolare espletamento delle attività rientranti nel contratto. 3.7. Chiusura della chiamata La chiamata è considerata chiusa con il completo ripristino del perfetto funzionamento dell intero sistema informatizzato. La chiusura deve avvenire entro il tempo previsto nel paragrafo 3.5. Tempi di soluzione dei problemi. Art. 4. Interventi 4.1. Premessa Qualsiasi intervento sia hardware (punto 4.2) che software (punto 4.3) non deve degradare le caratteristiche qualitative e funzionali del sistema. Il Servizio Informatica, al fine di poter procedere alle valutazioni di merito, dovrà essere avvisato con congruo anticipo di interventi che comportano modifiche al software di base e di ambiente ed alle connessioni di rete. Tali interventi potranno essere effettuati solo dopo essere stati autorizzati dal Servizio Informatica.
Apporre marca da bollo da 14,62 4.2. Interventi sulle componenti hardware Gli interventi relativi a problemi riguardanti le apparecchiature comprendono: - la riparazione delle macchine oggetto di guasto avvenuto in normali condizioni d uso, sono esclusi danni dovuti a cadute, urti, uso improprio delle apparecchiature, e danni per calamità naturali; - la manodopera necessaria per l effettuazione di interventi di manutenzione e riparazione fino al completo ripristino del perfetto funzionamento dell intero sistema informatizzato; - la sostituzione delle apparecchiature eventualmente non riparabili con dispositivi nuovi di fabbrica, dalle caratteristiche tecniche pari o superiori, in base allo stato dell arte attuale al momento della sostituzione; - la sostituzione di pezzi e/o componenti di ricambio necessari alla riparazione, compresi quelli soggetti ad usura; (non sono compresi nel contratto materiali di consumo come cartucce, dischi ottici, floppy disk, carta stampante ecc.); le parti sostituite dovranno essere nuove, originali e, ove non possano essere identiche a quelle sostituite, con caratteristiche non inferiori alle stesse, dette caratteristiche dovranno risultare da specifica dichiarazione/certificazione accompagnatoria della fornitura delle parti di ricambio; - le operazioni necessarie per garantire il completo ripristino del perfetto funzionamento dell intero sistema informatizzato sia sulle apparecchiature riparate che su quelle sostitutive messe a disposizione, in presenza di guasto non immediatamente riparabile. Dovranno altresì essere comprese eventuali reinstallazioni, riconfigurazioni, migrazione di dati, eventuali salvataggi preliminari ecc.; 4.3. Interventi sulle componenti software Gli interventi relativi a problemi riguardanti il software sopra descritto devono comprendere: - la manodopera necessaria per l effettuazione di interventi di manutenzione sui problemi denunciati; - tutte le attività necessarie alla rimozione dei malfunzionamenti fino al completo ripristino del perfetto funzionamento dell intero sistema informatizzato (gli eventuali salvataggi preliminari, reinstallazioni, riconfigurazioni, migrazione di dati, ripristino della coerenza dei dati del data base, test, ecc.). Art. 5. Aggiornamenti software L impresa si impegna a fornire, per il periodo di validità del contratto, senza oneri aggiuntivi le nuove versioni e release del software applicativo gestionale, e gli aggiornamenti del software di base e di ambiente indicati all art. 1. L impresa è tenuta a dare dettagliata e tempestiva comunicazione scritta del rilascio di aggiornamenti del software applicativo gestionale (adeguamento a nuove disposizioni, miglioramenti funzionali, evoluzione tecnologica dell ambiente operativo, ecc.), mettendo gli utenti in condizione di valutare (ove necessario con il supporto del Servizio Informatica) l impatto, sotto l aspetto organizzativo, funzionale e tecnico, delle variazioni apportate. Per il Software applicativo dovranno essere messe in evidenza le differenze rispetto alle versioni precedenti. Nel caso di introduzioni di nuove e significative revisioni hardware e software, l impresa dovrà erogare adeguate sessioni di aggiornamento formativo, da concordarsi con il Responsabile del Servizio Nefrologia e Dialisi e del Servizio Informatica. Se richiesto dovranno essere organizzate saltuarie sessioni di aggiornamento, da concordarsi con il Responsabile del Servizio Nefrologia e Dialisi e del Servizio Informatica, rivolte al personale di nuova assunzione.
Art. 6. Modalità di accesso, esecuzione degli interventi e rendicontazione Le modalità di esecuzione degli interventi, devono essere concordate con il referente individuato dal Responsabile del Servizio Nefrologia e Dialisi, che farà quanto di sua competenza per ottimizzare gli interventi stessi e informerà il referente del Servizio Acquisizione, Organizzazione e Gestione delle Risorse Informative dell ULSS, che, ove necessario, fornirà il supporto tecnico. Durante ciascun intervento, sia on site che per via telematica, il tecnico dovrà: 1. prendere visione del problema, informare l ULSS del tempo previsto per la soluzione, identificare la causa, pervenire alla soluzione, verificare che il problema sia stato realmente risolto e/o che tutte le attività eseguite siano andate a buon fine; 2. verificare che l intervento non abbia generato altri problemi, come, ad esempio, la perdita di qualche funzionalità o il degrado delle prestazioni, la compromissione/perdita di dati e attestare il completo ripristino del perfetto funzionamento del sistema informatico; Le attività eseguite dovranno essere documentate su rapporto di intervento, predisposto dall impresa, nel quale dovranno essere riportati a cura del tecnico intervenuto: 1. data e ora di arrivo del tecnico; 2. tipo, modello, matricola e numero di inventario delle eventuali apparecchiature interessate (HW) e riferimenti del software; 3. specifica delle attività svolte; 4. eventuali materiali sostituiti nel corso dell intervento; 5. data (se diversa da quella di arrivo) e ora di conclusione dei lavori; 6. servizio richiedente; 7. firma leggibile del tecnico preceduta da indicazione in stampatello del nome e cognome. Il rapporto di intervento dovrà essere firmato per accettazione dal referente individuato dal responsabile del Servizio Nefrologia e Dialisi ed immediatamente consegnato al Servizio Acquisizione, Organizzazione e Gestione delle Risorse Informative dell ULSS 2. Art. 7. Penali L impresa si impegna ad accettare integralmente ed a tutti gli effetti le presenti condizioni contrattuali. Le eventuali non conformità rilevate nella prestazione del servizio rispetto alle indicazioni del documento di cui sopra saranno segnalate tramite comunicazione scritta. Qualora l impresa non rispettasse i tempi concordati l Amministrazione potrà applicare le seguenti penali: - 1 dell ammontare netto del contratto per ogni ora di ritardo rispetto a quanto previsto per l inizio dell intervento (punto 3.4 tempi di intervento ) e precisamente oltre le 6 ore solari dalla chiamata per problemi bloccanti ed oltre le 8 ore lavorative dalla chiamata per problemi non bloccanti; - 1 dell ammontare netto del contratto per ogni ora di ritardo rispetto a quanto previsto per la soluzione del problema (punto 3.5 tempi di soluzione dei problemi ) e precisamente oltre le 24 ore solari dalla chiamata per problemi bloccanti ed oltre le 16 ore lavorative dalla chiamata per problemi non bloccanti. La penale potrà ammontare fino ad un massimo complessivo del 10% del valore del contratto, oltre tale importo il contratto potrà essere risolto ferma restando la possibilità per l ULSS di eseguire azione di rivalsa per danni provocati dai ritardi stessi. Il pagamento delle penali potrà avvenire mediante conguaglio con le somme da corrispondere all impresa da parte dell Amministrazione e/o entro il termine di 30 giorni dalla presentazione della nota di debito. Le penali non saranno applicate nell'ipotesi in cui l'impedimento sia dovuto a caso fortuito, forza maggiore o a responsabilità dell ULSS.
Art. 8. Nomina a responsabile del trattamento dei dati personali/sensibili L Impresa è nominata quale responsabile del trattamento dei dati personali/sensibili di cui viene a conoscenza, pertanto sulla stessa incombe l onere di individuare gli incaricati del trattamento e di impartire loro le istruzioni di cui all art. 30 del Decreto Legislativo 196/2003, facendo esplicito riferimento alle responsabilità civili e penali previste. L Ulss n. 2 esegue i trattamenti dei dati necessari all esecuzione del contratto, in ottemperanza agli obblighi di legge, ed in particolare per le finalità legate al controllo della spesa ed al controllo dell adeguatezza delle condizioni di aggiornamento. Il trattamento dei dati sarà improntato al principio di correttezza, liceità e trasparenza e nel rispetto delle misure di sicurezza. Si informa che i soggetti o le categorie di soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati inerenti le offerte presentate sono: personale dell Ulss n. 2 coinvolto nel procedimento, i concorrenti che partecipano alla gara, ogni altro soggetto interessato ai sensi della Legge n.241/1990. Art. 9. Trasferimenti I dispositivi (HW e SW) oggetto del contratto non potranno essere trasferiti in altra sede senza preventiva autorizzazione dell ULSS 2 di Feltre. Art. 10. Durata contratto e importo canone Il presente contratto ha validità per il periodo dal 01.01.2012 al 31.12.2014. Il canone di manutenzione/assistenza viene definito in. 11.770,00 oltre IVA per ciascun anno. Art. 11. Fatturazione e pagamenti. La fatturazione dovrà essere emessa semestrale posticipata. il pagamento, in presenza di un DURC in corso di validità, sarà effettuato a mezzo mandato presso il Tesoriere dell Ente, Unicredit Banca SpA, entro 60 gg. dalla data di accertamento/collaudo del corretto adempimento del servizio da parte del Direttore dell esecuzione, oneri fiscali secondo disposizioni di legge. L accertamento/collaudo viene eseguito di norma entro 30 gg. dalla data ricevimento fattura. Gli oneri bancari connessi alle varie modalità di pagamento sono a carico del beneficiario e vengono calcolati sulla base delle commissioni in vigore. Art. 12. Tracciabilità dei flussi finanziari L Impresa assume l obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla Legge n. 136/2010 Piano straordinario contro le mafie, nonché delega al Governo in materia di normativa antimafia", come modificato dal DL 187/2010 e convertito con modifiche dalla Legge 217/2010. Art. 13. Oneri a carico dell impresa L Impresa dovrà assumere a proprio carico tutti gli oneri assicurativi e previdenziali di legge, osservare le norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti. Art. 14. Recesso L Ulss n. 2 si riserva la facoltà insindacabile di recesso anticipato del contratto, mediante lettera raccomandata con preavviso di 30 giorni, senza che per questo l Impresa possa
avanzare qualsiasi pretesa di natura risarcitoria, nel caso di stipulazione di un contratto a seguito di espletamento di una procedura di affidamento centralizzata a livello regionale. Art. 15. Risoluzione del contratto L Ulss n. 2 si riserva la facoltà di risolvere il contratto, ex art. 1456 c.c., in caso di: 1. frode o di colpa grave nell esecuzione degli obblighi contrattuali; 2. qualsiasi inadempienza non espressamente menzionata che pregiudichi la regolare funzionalità della fornitura. Art. 16. Divieti E fatto divieto all impresa contraente, senza l assenso dell Ulss n. 2, di cedere tutto o in parte il contratto, sotto pena di risoluzione dello stesso e del risarcimento di ogni conseguente danno. L eventuale cessione del credito vantato dall impresa contraente conseguente alla stipula del contratto dovrà essere preventivamente comunicata all ULSS n. 2, e non dovrà comportare modifiche rispetto agli accordi contrattuali. Art. 17. Foro competente Per ogni controversia che dovesse insorgere fra questa Amministrazione e l impresa relativamente all esecuzione degli obblighi contrattuali, sarà esclusivamente competente il Foro di Belluno. Distinti saluti. Per il RUP IL DIRETTORE DEL SERVIZIO (Dott.ssa Margherita Rosato) Responsabile Unico Procedimento: dott. Mario Imparato Direttore dell esecuzione: dott. Mario Imparato Responsabile istruttoria: Sig.a Daniela Manfroi tel. 0439/883631 MR/dm Allegati: dichiarazione sostitutiva modello informazioni sui rischi specifici. Per accettazione Data Timbro e firma