E.O. Ospedali Galliera di Genova 12 aprile 2013 E.O. Ospedali Galliera Dr. Luciano Grasso Direttore Amministrativo luciano.grasso@galliera.it www.galliera.it
A differenza dei costi standard sanitari per i quali ci sono varie esperienze in sanità, per i costi standard amministrativi la prima esperienza in Italia è stata fatta dal E.O. Ospedali Galliera di Genova. Nel calcolo di tali costi il personale è la risorsa maggiormente impiegata.
Da dove si è partiti: Definizione dei soggetti coinvolti Tutte le strutture dei Dipartimenti Amministrativi, la S.C. Controllo di gestione e la S.C. Spedalità della Direzione Sanitaria
Esperienza E.O. Ospedali Galliera PRODOTTO AMMINISTRATIVO E' il risultato, intermedio finale, di un processo operativo. E' necessaria una premessa PROCESSO AMMINISTRATIVO Il processo aziendale è un insieme di attività interrelate, svolte all'interno dell'azienda, che creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto (output del processo) destinato ad un soggetto interno o esterno all'azienda (cliente).
Procedimento di definizione dei costi standard amministrativi Individuazione di una tassonomia dei prodotti più di 300 prodotti espressi dalla funzione amministrativa
Identificato un prodotto occorre, anche al fine di meglio precisare quali sono gli operatori coinvolti, analizzare i diversi processi che lo costituiscono.
Quali caratteristiche deve avere il prodotto? Il prodotto deve essere misurabile, può derivare da un input interno e in questo caso parleremo di prodotto fisso o da un input esterno generando quindi un prodotto variabile.
Le risorse Quali risorse sono coinvolte nella creazione del prodotto: Personale: tutte le qualifiche Beni e servizi: tutto ciò che viene utilizzato per l'attività (es: carta, penne, toner...) Altri costi: es. utenze
Il personale Una volta stabilita la tassonomia dei prodotti e le risorse impiegate, si è passati alla rilevazione e pesatura del personale impiegato nella realizzazione del singolo prodotto. La quantificazione per qualifica del costo del personale è stata fatta sulla base del costo medio aziendale sul timbrato 2010.
Altri elementi di costo Rilevazione dei costi di beni e servizi e degli altri costi comuni riferibili al prodotto.
Dopo la quantificazione di tutti gli elementi di costo riferiti ai singoli prodotti e l'individuazione del numero dei prodotti, si è potuto determinare il costo di ogni singolo prodotto.
Esempio PRODOTTO DELLA S.C. AFFARI GENERALI: LA CONVENZIONE ATTIVA DENOMINAZIONE PRODOTTO GESTIONE CONVENZIONI ATTIVE (stipula, rinnovo) PROCESSI INTERNI Contatti, corrispondenza preliminare con Direttori medici e/o Aziende Ospedaliere, attività correlate attività istruttoria interna ed esterna elaborazione e stesura provvedimento elaborazione e stesura documenti originali contatti, corrispondenza conclusiva ed attività correlate registrazione ed archiviazione pratica INPUT INTERNO/ ESTERNO esterno DESTINATARIO FINALE soggetti terzi richiedenti
Elementi da individuare a) la quantità del prodotto nell'anno DENOMINAZIONE PRODOTTO QUANTITA' GESTIONE CONVENZIONI ATTIVE 150
Elementi da individuare b) le risorse umane specificatamente dedicate, con i rispettivi profili professionali c) l'impiego % nell'anno oggetto di analisi di ogni singolo operatore per quel determinato prodotto RISORSE UMANE PROFILI PROFESSIONALI IMPEGNO % Rossi Collaboratore amministrativo 10% Bianchi Verdi Assistente amministrativo 40% Coadiutore amministrativo 20%
Individuati gli elementi evidenziati, occorre: RISORSE UMANE a) trasformare l'impegno percentuale nell'effettivo numero di ore di ciascun operatore dedicate a quel prodotto rispetto al totale complessivo delle ore di lavoro. PROFILI PROFESSIONALI ANNUO ORE ANNUE ORARIO IMPEGNO % % ORE DI Rossi Bianchi Verdi Collaboratore amministrativo Assistente amministrativo Coadiutore amministrativo 28.000 1.872 14,96 10% 187 24.000 1.872 12,82 40% 748 20.000 1.872 10,68 20% 374
PRODOTTO b) definire, sulla base del costo orario del/degli operatore/i coinvolti, il costo complessivo del prodotto nell'anno di riferimento e quindi il costo unitario. ROSSI Costo orario 14,96 ORE BIANCHI Costo orario 12,82 ORE VERDI Costo orario 10,68 ORE TOTALE PERSONALE (*) QUANTITA' PRODOTTO MEDIO UNITARIO GESTIONE CONVENZIONI ATTIVE 187 2.797,52 748 9.589,36 374 3.994,32 16.381,2 150 109,21 (*) Per ottenere il costo pieno del prodotto è necessario sommare al costo del personale altre voci di costo quali: - altri costi - costi comuni
Un altro esempio: la procedura concorsuale PROCEDURA CONCORSUALE PRODOTTO N 1 AZZURRO Costo orario 16,29 ORE N 2 GIALLI Costo orario 14,96 ORE N 1 CELESTE Costo orario 12,82 ORE TOTALE PERSONALE (*) QUANTITA' PRODOTTO MEDIO UNITARIO PROCEDURA CONCORSUALE 187 3.046,23 654.5 9.791,32 93,5 1.198,67 14.036,22 12 1.169,68 (*) Per ottenere il costo pieno del prodotto è necessario sommare al costo del personale altre voci di costo quali: - altri costi - costi comuni 12 aprile 2013
Il software...
Direzione Amministrativa Dott. Luigi BERTORELLO responsabile Dip. gestione risorse umane, organizzazione, affari generali e legali Dott.ssa Maria Laura ZIZZO responsabile Dip.gestione economico finanziaria, risorse strumentali, logistica Dott.ssa Cinzia CRAVISANA responsabile Dip.gestione opere edili, manutenzioni, grandi progettualità Dott.ssa Alessia PAVIA responsabile S.S. Organizzazione, costi, monitoraggio obiettivi Dott.ssa Cristina PERI S.S. Organizzazione, costi, monitoraggio obiettivi